Chi phí là một trong những yếu tố ảnh hƣởng đến lợi nhuận của công ty, nhất là giá vốn hàng bán. Muốn có lợi nhuận cao ngoài việc tìm các biện pháp tăng doanh thu còn phải xem xét các chi phí một cách thật hợp lý, nếu chi phí tăng cao hơn doanh thu thì công ty có thể sẽ lỗ. Nên bất cứ công ty nào cũng muốn hạn chế đến mức tối đa các chi phí nhƣng vẫn đạt đƣợc hiệu quả cao trong công việc nhƣng để đạt đƣợc điều đó hoàn toàn không dễ dàng. Để hiểu rõ hơn vấn đề này ta sẽ đi vào tìm hiểu sâu hơn về các thành phầ cấu thành nên chi phí HĐKD, và nguyên nhân vì sao chi phí HĐKD lại chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí của chi nhánh.
Sau đây là bảng phân tích các khoản mục cấu thành chi phí HĐKD của chi nhánh Arysta LifeScience Cần Thơ qua 3 năm( 2011 – 2013):
54
Bảng 4.11: Bảng tổng hợp chi phí hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm (2011-2013).
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 2012/2011 2013/2012
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Giá vốn hàng bán 191.773,28 94,49 220.563,11 94,97 225.647,00 94,34 28.789,83 15,01 5.083,89 2,30 Chi phí bán hàng 10.665,69 5,25 11.206,99 4,83 12.997,45 5,44 541,30 5,08 1.790,46 15,98 Chi phí QLDN 525,22 0,26 473,27 0,20 524,20 0,22 (51,952) (9,89) 50,92 10,76 Chi phí HĐKD 202.964,19 100,00 232.243,37 100,00 239.168,65 100,00 29.279,18 14,42 6.925,28 2,98
55
Qua số liệu từ bảng 4.11 trên ta thấy các thành phần tạo nên chi phí hoạt động kinh doanh có sự biến động giống nhƣ sự biến động chung của chi phí hoạt động kinh doanh. Riêng chi phí quản lý doanh nghiệp có phần giảm nhẹ rồi lại tăng lên trong năm 2013. Giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng luôn tăng qua các năm từ năm 2011 – 2013. Sau đây chúng ta sẽ phân tích cụ thể từng yếu tố cấu thành nên chi phí của doanh nghiệp nhƣ sau:
4.2.3.1 Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là khoản chi phí lớn nhất của công ty qua các năm vì thế mọi biến động của khoản chi phí này ảnh hƣởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến sự biến động của tổng chi phí.
56
Bảng 4.12: Tình hình giá vốn hàng bán theo nhóm sản phẩm của chi nhánh qua 3 năm (2011-2013).
Đơn vị tính: Triệu Đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 2012/2011 2013/2012
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Thuốc trừ sâu 7.670,93 4,00 9.925,34 4,50 10.829,55 4,80 2.254,41 29,39 904,21 9,11 Thuốc trừ bệnh 57.531,98 30,00 58.449,22 26,50 67.684,80 30,00 917,24 1,59 9.235,58 15,80 Thuốc trừ cỏ 126.570,37 66,00 152.188,55 69,00 147.101,65 65,20 25.618,18 20,24 (5.086,90) (3,34) Giá vốn hàng bán 191.773,28 100,00 220.563,11 100,00 225.647,00 100,00 28.789,83 15,01 5.083,89 2,31
57
Năm 2011, giá vốn hàng bán của ngành hàng thuốc trừ sâu là 7.670,93 triệu đồng, thuốc trừ bệnh đạt 57.531,98 triệu đồng và thuốc trừ cỏ là 126.570,37 triệu đồng.
Sang năm 2012, giá vốn hàng bán của 3 loại ngành hàng này tiếp tục tăng. Cụ thể: Giá vốn hàng bán của nhóm thuốc trừ sâu tăng 2.254,41 triệu đồng (tăng 29,39%), thuốc trừ bệnh tăng 917,24 triệu đồng (tăng 1,59%) và thuốc trừ cỏ tăng 25.618,18 triệu đồng (tăng 20,24%) so với năm 2011.
Năm 2013, giá vốn hàng bán của nhóm thuốc trừ sâu và thuốc trừ bệnh tiếp tục xu hƣớng tăng, riêng giá vốn hàng bán thuốc trừ cỏ lại giảm so với năm 2011. Thuốc trừ sâu tăng 904,21 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 9,11%. Thuốc trừ bệnh tăng 9.235,58 triệu động tƣơng đƣơng tăng 15,80%. Giá vốn hàng bán của ngành hàng thuốc trừ cỏ trong năm 2012 giảm 5.086,90%, tƣơng đƣơng giảm 3,34%.
Trong cơ cấu giá vốn hàng bán theo ngành hàng, thuốc trừ cỏ là nhóm sản phẩm chiếm tỷ trọng cao nhất từ 65% đến 69% trong tổng giá vốn hàng bán qua các năm.
Nhìn chung, giá vốn hàng bán của các nhóm sản phẩm biến động không ổn định qua 3 năm. Sự tăng hay giảm của giá vốn hàng bán phụ thuôc nhiều vào yếu tố nhƣ: tình hình tiêu thụ sản phẩm, sự biến động của thị trƣờng, sự tăng giảm của chi phí nguyên vật liệu đầu vào dẫn đến giá bán sản phẩm tăng giảm theo.
4.2.3.2 Phân tích chi phí bán hàng
Nhìn chung chi phí này cũng tăng qua các năm nhƣng không lớn lắm. Chi phí bán hàng năm 2012 tăng 541,30 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 5,08 % so với năm 2011. Đến năm 2013, chi phí này lại tăng thêm một khoản là 1.790,46 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 15,98% so với năm 2012. Để hiểu rõ hơn về chi phí bán hàng của chi nhánh chúng ta sẽ đi vào phân tích từng loại chi phí có ảnh hƣởng lớn tới chi phí bán hàng, cụ thể nhƣ sau:
58
Bảng 4.13 : Phân tích biến động chi phí bán hàng của chi nhánh trong 3 năm 2011-2013.
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch
2012/2011
Chênh lệch 2013/2012
Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền (%) Số tiền (%)
Chi phí nhân viên bán hàng 4.902,57 5.098,34 5.487,45 195,77 4,00 389,11 7,63 Chi phí vật liệu bao bì 1.596,20 1.695,52 1.701,13 99,32 6,22 5,61 0,33 Chi phí công cụ, dụng cụ 0 38,36 52,39 38,36 38,36 14,03 36,57 Chi phí hoa hồng, khuyến
mãi, quảng cáo, hội nghị KH 2.147,93 2.366,47 3.722,47 218,54 10,17 1.356,00 57,30 Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.989,61 2.003,45 2.005,42 13,84 0,69 1,97 0,09 Chi phí bằng tiền khác 29,38 4,45 28,59 (24,93) (84,85) 24,14 5,42
Tổng chi phí bán hàng 10.665,69 11.206,99 12.997,45 541,30 5,08 1.790,46 15,98
59
Chi phí nhân viên bán hàng:
Nhìn chung ta thấy chi phí nhân viên bán hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí bán hàng. Chẳng hạn nhƣ trong năm 2012, chi phí nhân viên bán hàng là 5.098,34 triệu đồng, chiếm 45,49% trong tổng CPBH; năm 2013 chi phí này nâng lên là 5.487,45 triệu đồng, chiếm 42,22% trong tổng CPBH.
Qua bảng 4.13 ta thấy chi phí nhân viên bán hàng đều tăng dần qua các năm. Năm 2011 chi phí nhân viên bán hàng là 4.902,57 triệu đồng thì đến năm 2012 chi phí này là 5.098,34 triệu đồng, tăng 4,00% và đến năm 2013 chi phí này tăng thêm 7,63% nâng chi phí nhân viên bán hàng lên 5.487,45 triệu đồng. Nguyên nhân chi phí nhân viên bán hàng cao có thể đƣợc giải thích nhƣ sau: Do bộ phận kế toán tại chi nhánh xác định ngoài bộ phận nhân viên thị trƣờng trực tiếp bán hàng, các bộ phận khác còn lại nhƣ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, kể cả phòng ban giám đốc đều tính vào chi phí bán hàng ngoại trừ kế toán . Bên cạnh đó, do ảnh hƣởng của các yếu tố bên ngoài nhƣ xăng dầu, ăn ở sinh hoạt, cùng với đó là do đặc thù riêng của ngành này là các đại lý thƣờng cách xa nhau do đó địa bàn hoạt động của các nhân viên bán hàng khá rộng và phải thƣờng xuyên áp sát thị trƣờng để hỗ trợ các đại lý bán hàng. Chính vì thế làm cho chi phí nhân viên bán hàng cao hơn hẳn so với các chi phí khác. Đây cũng là điều dễ hiểu bởi lẽ để các nhân viên làm việc hiệu quả, gắn bó lâu dài với chi nhánh thì chi nhánh cũng phải có những chính sách hợp lý về mức lƣơng-thƣởng, tạo điều kiện để cho nhân viên yên tâm làm việc góp phần làm cho hiệu quả công việc nâng cao.
Chi phí hoa hồng, khuyến mãi, quảng cáo:
Chi phí này là chi phí chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí nhân viên bán hàng. Năm 2011 chi phí hoa hồng, khuyến mãi , quảng cáo là 2.147,93 triệu đồng chiếm 20,14%, năm 2012 chi phí này là 2.366,47 triệu đồng, chiếm 21,12% và năm 2013 chi phí này là 3.722,47 chiếm tới 28,64% trong tổng chi phí bán hàng. Nhìn chung chi phí mà chi nhánh dành cho quảng cáo, khuyến mãi, hoa hồng tăng dần qua các năm. Năm 2012 chi phí này tăng 218,54 triệu đồng so với năm 2011, đến năm 2013 chi phí này có sự gia tăng đột biến với mức tăng 1.356 triệu đồng, tăng hơn 50% so với năm 2012. Có thể thấy rằng trong tổng số chi phí 3.722,47 triệu đồng trong năm 2013 thì chi phí giá vốn thành phẩm xuất kho dùng để phục vụ cho công tác quảng cáo, khuyến mãi bằng sản phẩm là 227,44 triệu đồng chiếm 6,11%, số còn lại là các khoản chi phí dành cho quảng cáo, khuyến mãi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc các hình thức khác. Nhƣ vậy chi phí mà chi nhánh dành cho quảng cáo, khuyến mãi và hoa hồng tƣơng đối lớn điều đó
60
cho thấy việc đầu tƣ rất lớn của chi nhánh vào công tác quảng bá thƣơng hiệu cũng nhƣ giới thiệu các sản phẩm đến tay ngƣời tiêu dùng đƣợc chi nhánh khá quan tâm. Đây cũng chính là một trong những chiến lƣợc quan trọng của chi nhánh để giữ số lƣợng khách hàng cũ và mở rộng thêm các khách hàng mới nhằm đạt doanh số năm sau cao hơn năm trƣớc. Mặc dù chi phí hoa hồng, khuyến mãi, quảng cáo,… không vƣợt quá 10% trong tổng chi phí nhƣng trƣớc sự gia tăng đột biến trong năm 2013, xét thấy chi nhánh cần phải giảm bớt khoản chi phí này trong điều kiện cho phép mà không làm ảnh hƣởng tới doanh thu của chi nhánh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí dịch vụ mua ngoài của chi nhánh bao gồm các khoản phục vụ cho công tác bán hàng nhƣ: chi phí thuê kiểm nghiệm không khí, môi trƣờng kho bãi để sản phẩm, chi phí đi lại, cầu phà, phòng nghỉ của các nhân viên khi đi công tác, ăn uống, điện thoại,…Nhìn chung chi phí này cũng chiếm tỷ trọng tƣơng đối lớn qua các năm với mức tỷ trọng dao động từ 15-18% trong tổng chi phí bán hàng.
Năm 2011 chi phí này là 1.989,61 triệu đồng nhƣng đến năm 2012 chi phí này tăng thêm 13,84 triệu đồng, tăng 0,69% so với năm 2011, đến năm 2013 chi phí này lại tăng thêm với mức tăng nhẹ là 0,09%. Nhƣ vậy, chi phí dịch vụ mua ngoài của chi nhánh tăng dần qua các năm với mức tăng tƣơng đối nhỏ, tuy nhiên đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn chính vì vậy công ty cần kiểm soát hơn nữa để chi phí này giảm trong năm tới góp phần giảm chi phí bán hàng của chi nhánh.
Chi phí vật liệu bao bì:
Chi phí vật liệu bao bì của chi nhánh trong năm 2011 là 1.596,20 triệu đồng, năm 2012 là 1.695,52 triệu đồng và năm 2013 là 1.701,13 triệu đồng. Nhìn chung chi phí này cũng chiếm tỷ trọng tƣơng đối lớn, dao động từ 13% đến 15% trong tổng chi phí bán hàng. Chi phí này đƣợc phòng kế toán cho biết chủ yếu là chi phí xăng dầu phục vụ cho việc đi lấy hàng từ kho hàng của tổng công ty tại Bình Dƣơng về nhập kho rồi xuất từ kho của chi nhánh vận chuyển xuống kho cho đại lý mua hàng. Chi phí này cũng tƣơng đối lớn, tuy nhiên với doanh số bán ở ngƣỡng trên 200 tỷ/năm thì con số này cũng hoàn toàn hợp lý, muốn giảm bớt chi phí này cũng rất khó.
Các chi phí còn lại là chi phí công cụ, dụng cụ; chi phí bằng tiền khác của chi nhánh. Trong năm 2011 chi phí công cụ, dụng cụ dành cho việc bán hàng
61
không phát sinh, năm 2012 khoản chi phí này là 38,36 triệu đồng và năm 2013 là 52,39 triệu đồng. Chi phí bằng tiền khác thì tăng giảm không ổn định, tuy nhiên mức tăng giảm nhỏ, năm 2013 chi phí khác là 28,59 triệu đồng. Hai khoản chi phí này chiếm một tỷ trọng tƣơng đối nhỏ trong tổng chi phí bán hàng do đó sự tăng hay giảm của hai loại chi phí này gần nhƣ không ảnh hƣởng tới chi phí bán hàng hoặc có thì cũng rất nhỏ.
Nhìn chung chi phí bán hàng tăng lên khi doanh thu tăng lên, vậy làm sao để doanh thu tăng mà chi phí không tăng thì quả là rất khó. Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu rằng chi phí bán hàng tăng là do rất nhiều nguyên nhân, các nguyên nhân này sẽ đƣợc xem xét cụ thể để chúng ta có thể đƣa ra đƣợc những giải pháp thiết thực hơn, cụ thể:
Do ảnh hƣởng của lạm phát làm cho giá xăng dầu tăng lên, làm tăng chi phí vận chuyển, làm tăng chi phí cho việc đi lại của các nhân viên bán hàng vì địa bàn hoạt động ở chi nhánh khá rộng. Bên cạnh đó chi nhánh phải có mức lƣơng phù hợp để tạo điều kiện cho nhân viên làm việc tốt nhất.
Địa bàn hoạt động khá rộng vì thế chi nhánh còn phải chi thêm khoản phí nhà trọ để tạo điều kiện huận lợi cho việc bán hàng của nhân viên.
Để nâng cao kỹ năng bán hàng cho nhân viên chi nhánh phải cho nhân viên đi tập huấn và rèn luyện thƣờng xuyên.
Để tăng số lƣợng đặt hàng của các đại lý, chi nhánh phải có mức hoa hồng chiết khấu thu hút nhà phân phối.
Những khoản chi phí cho việc tổ chức hội thảo nông dân nhằm quảng bá sản phẩm nâng cao hiệu quả tiêu thụ.
4.2.3.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nhìn chung, chi phí quản lý doanh nhiệp của chi nhánh là chi phí chiếm tỷ trọng rất thấp (0,20%-0,26%). Nếu so sánh giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ta thấy rằng chi phí bán hàng rất lớn so với chi phí quản lý doanh nghiệp. Sự chênh lệch này cho thấy bộ máy quản lý của chi nhánh đơn giản nhƣng làm việc rất hiệu quả. Qua số liệu bảng 4.14 ta thấy rằng chi phí quản lý doanh nghiệp giảm dần trong 3 năm nhƣng với tỷ lệ thấp. Chi phí này có chiều hƣớng giảm là do thời gian vừa qua chi nhánh đang cố gắng thu hẹp lại hệ thống quản lý và có sự thay đổi trong bộ phận ban giám đốc cũng nhƣ bộ phận quản lý. Chính vì vậy, tiền lƣơng phải trả cho bộ phận này cũng giảm đi đáng kể, đóng
62
Bảng 4.14 : Phân tích tình hình biến động chi phí quản lý doanh nghiệp qua 3 năm 2011-2013
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012
Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền (%) Số tiền (%)
Chi phí nhân viên quản lý 144.177,21 156.844,03 168.502,93 12.666,82 8,78 11.658,90 7,43 Chi phí vật liệu quản lý 593,55 580,00 696,16 (0,14) (2,28) 116,16 20,03 Chi phí vật dụng văn phòng 22.611,82 13.285,00 24.345,46 (9.326,82) (41,25) 11.060,46 83,26 Thuế, phí, lệ phí 4.569,89 4.101,00 4.905,03 (468,89) (10,26) 804,03 19,60 Chi phí dịch vụ mua ngoài 271.494,68 253.295,46 286.725,16 (18.199,22) (6,70) 33.429,70 13,20 Chi phí khác 81.775,79 45.161,23 39.020,83 (36.614,56) (44,77) (6.140,40) (13,60)
Tổng 525.222,94 473.266,72 524.194,57 (51,95) (9,89) 50,92 10,76
63
góp một phần nhỏ trong việc cắt giảm chi phí của công ty. Sau đây chúng ta sẽ phân tích cụ thể hơn các khoản chi phí cấu thành nên chi phí quản lý doanh
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Qua bảng 4.14 ta thấy chi phí dịch vụ mua ngoài chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Năm 2011 chi phí này là 271.494,68 ngàn đồng chiếm 51,69% trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Năm 2012 chi phí dịch vụ mua ngoài giảm còn 253.295,46 ngàn đồng chiếm 53,52% trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Năm 2013 khoản chi phí này lại tăng lên thành 286.725,16 ngàn đồng, chiếm 54,70% trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhƣ vậy, chi phí dịch vụ mua ngoài luôn chiếm tỷ trọng trên 50% tổng chi phí quản lý và có sự tăng giảm không ổn định qua các năm. Chi phí này bao gồm chi phí điện, nƣớc, điện thoại, Internet,…phục vụ cho công tác quản lý của chi nhánh. Chi phí dịch vụ mua ngoài gần nhƣ cố định giữa các chu kỳ kinh doanh và rất khó để cắt giảm các khoản chi phí nhƣ thế này trong một doanh nghiệp.
Chi phí nhân viên quản lý
Nhìn chung chi phí nhân viên quản lý tăng dần qua các năm, tuy nhiên mức biến động tƣơng đối nhỏ. Năm 2012 chi phí này là 156.844,03 ngàn đồng tăng 8,78% so với năm 2011. Năm 2013 chi phí này lại tăng nhẹ với mức tăng 11.658,90 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 7,43%. Đây cũng là chi phí lớn thứ hai