Chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của cuộc kiểm toán, là quá trình KTV tiếp cận với khách hàng, thu thập những thông tin cần thiết cho công việc kiểm toán; từ đó, KTV có cái nhìn sơ bộ về công việc mình cần thực hiện dựa trên những đánh giá và cái nhìn khái quát ban đầu.
Giai đoạn chuẩn bị kiếm toán bao gồm 2 công việc: tiền kế hoạch và lập kế hoạch kiểm toán.
1.3.1.1. Tiền kế hoạch
Tiền kế hoạch là quá trình KTV tiếp cận khách hàng để thu thập những thông tin về khách hàng nhằm giúp KTV tìm hiểu về các nhu cầu của họ, đánh giá rủi ro và khả năng năng phục vụ, cũng như các vấn đề khác như thời gian thực hiện, phí kiểm toán…
Tiếp nhận khách hàng
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220 đoạn 12 - kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán nêu rõ:
“…trong quá trình duy trì khách hàng hiện có và đánh giá khách hàng tiềm năng, công ty kiểm toán phải cân nhắc đến tính độc lâp, năng lực phục vụ khách hàng của công ty kiểm toán và tính chính trực của ban quản lý của khách hàng.”
Vì vậy, doanh nghiệp kiểm toán nên phân công cho những KTV có nhiều kinh nghiệp để phân tích, đánh giá khách hàng và khả năng đảm nhận công việc, cũng như dự kiến về thời gian và phí kiểm toán nhằm tránh rủi ro và cân nhắc tới việc có nên ký hợp đồng hay không.
Đối với khách hàng mới, KTV cần tìm hiểu kỹ những vấn đề như lý do mời kiểm toán, lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính và những thông tin quan trọng khác được thu thập qua báo chí, phương tiện truyền thông. Nếu khách hàng có KTV tiền nhiệm thì cần tìm hiểu lý do thay đổi đơn vị kiểm toán.
Qua những thông tin đã tìm hiểu, KTV nghiên cứu và phân tích sơ bộ về thực trạng tài chính, đánh giá và ước lượng về mức trọng yếu và đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh để quyết định xem có nên nhận lời kiểm toán hay không ?
Đối với khách hàng cũ, KTV cần cập nhật thông tin về hiện trạng tình hình doanh nghiệp để kết hợp với những thông tin đã lưu trữ về khách hàng từ những đợt kiểm toán trước, nhằm đánh giá lại về khách hàng hiện hữu.
Phân công Kiểm toán viên
Việc kiểm toán phải phân công cho những KTV có đầy đủ năng lực và yêu cầu chuyên môn. Thông thường, một cuộc kiểm toán luôn được tổ chức theo nhóm kiểm toán, mỗi phần hành đều được phân công cụ thể cho một hoặc hai KTV đảm nhiệm.
Ngoài ra, đối với những khách hàng lâu năm doanh nghiệp kiểm toán nên hạn chế việc thay đổi KTV để giúp cho KTV nắm vững được những đặc thù của doanh nghiệp khách hàng. Bên cạnh đó cần phải có sự luân chuyển KTV theo định kỳ nhằm tránh việc quá quen thuộc với khách hàng dẫn đến sức ỳ về tâm lý và kiểm tra theo lối mòn, mất đi tính khách quan.
Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng
Khi nhận thấy có thể nhận lời mời kiểm toán, KTV sẽ trao đổi thỏa thuận sơ bộ với khách hàng về một số vấn đề:
- Mục đích và phạm vi kiểm toán;
- Các dịch vụ khác mà KTV có thể phục vụ khách hàng, như góp ý để cải tiến kiểm toán nội bộ, tư vấn quản lý;
- Vấn đề khách hàng cung cấp tài liệu kế toán và các phương tiện để phục vụ cho cuộc kiểm toán;
- Việc sử định nhân viên của khách hàng để tiết kiệm thời gian và phí kiểm toán;
- Vấn đề kiểm tra SDĐK đối với khách hàng mới; - Phí kiểm toán.
Hợp đồng kiểm toán
Sau khi đạt được sự thỏa thuận sơ bộ đối với khách hàng, KTV và khách hàng tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán.
“Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức BCKT, thời gian thực hện và các điều khoản về phí, về xử lý
Hợp đồng kiểm toán phải đảm bảo được những đặc điểm chung của hợp đồng kinh tế và đạt được sự thỏa thuận của các bên, đồng thời, hợp đồng kiểm toán phải tuân thủ đúng theo chuẩn mực VSA 210 – hợp đồng kiểm toán.
1.3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán bao gồm một số công việc như tìm hiểu tình hình kinh doanh và KSNB của khách hàng, xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán để lập kế hoạch và chương trình kiểm toán.
Tìm hiểu khách hàng
Để có thể xây dựng và thực hiện kế hoạch và chương trình kiểm toán hữu hiệu và hiệu quả trước hết, KTV phải có hiểu biết đầy đủ về khách hàng, chủ yếu là về tình hình kinh doanh và hệ thống KSNB của họ. Những hiểu biết này sẽ giúp KTV hoạch định các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, nhất là giúp KTV xác định được các khu vực có rủi ro cao để có những biện pháp thích hợp.
KTV cần phải có những hiểu biết rộng rãi và sâu sắc trên nhiều phương diện, bao gồm:
- Hiểu biết chung về nền kinh tế như thực trạng nền kinh tế, mức độ lạm phát, các chính sách của chính phủ…
- Hiểu biết về môi trường và lĩnh vực hoạt động của đơn vị được kiểm toán như tình hình thị trường và cạnh tranh, các đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, các chuẩn mực, chế độ kế toán cũng như các quy định khác của pháp luật có liên quan đến ngành nghề.
- Hiểu biết về những yếu tố nội tại của đơn vị được kiểm toán, bao gồm những đặc điểm về sở hữu và quản lý, tình hình kinh doanh của đơn vị, khả năng tài chính của đơn vị.
Mức trọng yếu trong kiểm toán là số tiền sai lệch tối đa có thể chấp nhận được của thông tin. Mức trọng yếu được xét trên 2 phương diện:
- Ở mức độ tổng thể BCTC: KTV phải ước tính toàn bộ sai lệch có thể chấp nhận được để bảo đảm rằng BCTC không có sai lệch trọng yếu.
- Ở mức độ từng khoản mục: mức trọng yếu là sai lệch tối đa cho phép của khoản mục. Số tiền này dựa trên cơ sở mức trọng yếu tổng thể của BCTC.
Việc xác định mức trọng yếu phụ thuộc vào sự xét đoán nghề nghiệp của các KTV, vì vậy, công việc này đòi hỏi KTV cần sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để xác lập mức trọng yếu phù hợp.
Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.
Rủi ro này xuất phát từ những sai lệch trong BCTC nhưng không được hệ thống KSNB của đơn vị ngăn chặn hay phát hiện và KTV cũng không tìm ra.
Rủi ro kiểm toán gồm 3 bộ phận: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện. Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát tồn tại độc lập đối với các thử nghiệm cơ bản của KTV. Bởi, dù có tiến hành kiểm toán hay không thì rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát vẫn tồn tại trong hoạt động và môi trường kinh doanh của đơn vị, cũng như nằm trong bản chất của những số dư tài khoản hay các loại nghiệp vụ.
Rủi ro phát hiện có thể được kiểm soát bới KTV thông qua việc điều chỉnh nội dung, thời gian và phạm vi của các thử nghiệm cơ bản. Tùy theo tình hình của đơn vị, KTV sẽ tăng giảm công việc kiểm toán của mình để đạt được mục đích cuối cùng là rủi ro kiểm toán được giảm xuống thấp đến mức chấp nhận được với chi phí hợp lý.
AR = IR x CR x DR hoặc DR = AR / (IR x CR) AR: rủi ro kiểm toán
IR: rủi ro tiềm tàng CR: rủi ro kiểm soát DR: rủi ro phát hiện
Mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Vì vậy, KTV luôn phải xem xét đến tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán để xác định nội dung, thời gian và phạm vi các thử nghiệm cơ bản, sao cho cuối cùng rủi ro BCTC còn có những sai lệch trọng yếu sẽ được giảm xuống thấp ở mức chấp nhận được.
Lập kế hoạch và chƣơng trình kiểm toán
Theo đoạn 2, VSA 300-lập kế hoạch kiểm toán “KTV và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành có hiệu quả”. Vì vậy, KTV cần phải lập kế hoạch kiểm toán dựa trên những hiểu biết của mình thông qua việc tìm hiểu về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, kế hoạch kiểm toán được xây dựng tùy thuộc vào quy mô, độ phức tạp của công việc kiểm toán, kinh nghiệm của KTV.
Kế hoạch kiểm toán bao gồm việc lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch tổng thể:
- Kế hoạch chiến lược: là định hướng cơ bản, nội dung trọng tâm và phương pháp tiếp cận chung của cuộc kiểm toán do cấp chỉ đạo vạch ra dựa trên hiểu biết về tình hình hoạt động và môi trường kinh doanh của đơn vị được kiểm toán.
Kế hoạch chiến lược thường được lập cho những cuộc kiểm toán mang tính chất phức tạp và có quy mô rộng lớn, còn trong những cuộc kiểm toán quy mô nhỏ và ít phức tạp thì không bắt buộc
- Kế hoạch kiểm toán tổng thể: là việc cụ thể hóa kế hoạch chiến lược và phương pháp tiếp cận chi tiết về nội dung, lịch trình và phạm vi dự kiến của các thủ tục kiểm toán. Mục tiêu của việc lập kế hoạch kiểm toán tổng thể là để có thể thực hiện công việc kiểm toán một cách có hiệu quả và theo đúng thời gian dự kiến.
Kế hoạch kiểm toán tổng thể bao gồm những nội dung về sự hiểu biết của KTV về tình hình hoạt động của khách hàng, hệ thống KSNB, xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán, nội dung, thời gian và phạm vi của thủ tục kiểm toán, dự kiến nguồn nhân lực và trách nhiệm của người phụ trách kiểm toán….
Chƣơng trình kiểm toán
Chương trình kiểm toán là toàn bộ chỉ dẫn cho KTV và trợ lý kiểm toán tham gia vào công việc kiểm toán và là phương tiện ghi chép theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện kiểm toán. Chương trình kiểm toán chỉ dẫn mục tiêu kiểm toán từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành.
Như vậy, chương trình kiểm toán được thiết kế cho từng phần hành riêng, tùy theo từng đặc điểm của từng khoản mục mà KTV thiết lập một chương trình kiểm toán phù hợp. Điều đó sẽ giúp KTV thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp với chi phí và thời gian kiểm toán hợp lý.
Các thủ tục kiểm toán được thiết kế trong chương trình kiểm toán bao gồm 2 loại thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
1.3.2. Thực hiện kế hoạch và chƣơng trình kiểm toán
Sau khi đã tiếp cận khách hàng để thu thập nhưng thông tin cần thiết, đáng giá những rủi ro và lập kế hoạch và chương trình kiểm toán cho khoản mục TSCĐ. KTV tiến hành thực hiện kế hoạch và chương trình kiểm toán TSCĐ.
Thực hiện kiểm toán là công việc nhằm thu thập những bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp nhằm làm cơ sở cho ý kiến nhận xét của KTV. Công việc này bao gồm 2 loại thử nghiệm chủ yếu: thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
1.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Tìm hiểu hệ thống KSNB
Theo VSA 400.02 – Đánh giá rủi ro và KSNB - yêu cầu “KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả…”
Vì vậy, việc tìm hiểu hệ thống KSNB rất quan trọng, nó cung cấp cho KTV những hiểu biết cần biết để đáng giá được những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống KSNB nói chung cũng như trong từng bộ phận và từng khoản mục nói riêng.
Trên cơ sở hiểu biết về hệ thống KSNB, KTV hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Từ đó, KTV xác định phương hướng và phạm vi của cuộc kiểm toán. Hệ thống KSNB càng hiệu quả thì phạm vi kiểm toán càng bị thu hẹp và ngược lại.
Đối với khoản mục TSCĐ, KTV cần có các thông tin về KSNB đối với khoản mục này. Hệ thống KSNB được coi là hữu hiệu được thể hiện thông qua việc bảo vệ, quản lý TSCĐ tốt, chu trình mua và thanh lý TSCĐ được kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, KTV có thể đánh giá hệ thông KSNB thông qua:
- Kiểm tra chứng từ và sổ sách liên quan đến TSCĐ; - Tham quan thực tế TSCĐ của khách hàng;
- Phỏng vấn người sử dụng và quản lý TSCĐ; - Lấy xác nhận bên thứ 3;
- Quan sát các thủ tục kiểm soát TSCĐ.
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với TSCĐ, KTV cần lập hồ sơ về những thông tin đã thu thập để chứng minh việc tìm hiểu hệ thống KSNB. KTV có
thể sử dụng lưu đồ, bảng tường thuật hay bảng câu hỏi về KSNB. Tùy theo độ phức tạp và quy mô của từng nghiệp vụ mà hình thức và phạm vi của các hồ sơ này có thể lớn hay nhỏ.
Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát
Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trong việc ngăn chặn và phát hiện sai sót trọng yếu. VSA 400.28 quy định: “ dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và hệ thống KSNB, KTV và công ty kiểm toán phải đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số dư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.”
Nếu rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu liên quan tến TSCĐ được đánh giá là thấp hoặc trung bình thì KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để chứng minh. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức tối đa thì KTV không thể dựa vào KSNB của đơn vị để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ.
Trái lại, KTV phải tăng cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện những hành vi gian lận và sai sót. Trong trường hợp này, KTV không cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Đây là loại thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB. Khi thiết kế thử nghiệm kiểm soát, KTV phải cân nhắc giữa loại bằng chứng cần thu thập và chi phí để thực hiện các thử nghiệm kiểm soát này.
Bảng 1.1: Thủ tục thử nghiệm kiểm soát của TSCĐ
Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: Bảo quản, ghi sổ, phê chuẩn và thực hiện. Kiểm tra sự có thật của các công văn, hợp đồng, biên bản bàn giao và chứng từ.
Quan sát, phỏng vấn về sự tách biệt giữa các chức năng.
Kiểm tra chứng từ, sự luân chuyển chứng từ Mỗi TSCĐ có một hồ sơ theo dõi cụ thể Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của chứng từ Theo dõi riêng TSCĐ thuộc quyền sở hữu
và không thuộc quyền sở hữu của doanh