TSCĐ là một trong các nhân tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh. Phần lớn hoạt động kinh doanh trong đơn vị đều cần đến TSCĐ để sản xuất, bán
hàng, quản lý. Mặt khác, TSCĐ thường chiếm tỷ trọng đáng kể so với tổng tài sản trên BCĐKT. TSCĐ gồm rất nhiều loại và luôn được sử dụng trực tiếp bởi các cá nhân hàng ngày.
Vì vậy, TSCĐ thường là đối tượng dễ xảy ra sai phạm trong việc quản lý, đầu tư mua sắm, sử dụng, ghi nhận thông tin và thanh lý.
Khi quyết định đầu tư TSCĐ, doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm như:
- Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của đơn vị; - Mua TSCĐ với giá cao.
Trong quá trình sử dụng, đơn vị dễ mắc sai phạm khi:
- Sử dụng TSCĐ không đúng mục đich, sử dụng lãng phí làm giảm hiệu quả;
- Sử dụng TSCĐ không đúng công suất; - Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân; - Đánh cắp TSCĐ.
Việc ghi nhận thông tin đối với TSCĐ thường sai phạm vì: - Ghi chép TSCĐ không chính xác và kịp thời;
- TSCĐ đã đưa vào sử dụng nhưng chưa cập nhật trên sổ sách;
- Không ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho các TSCĐ lớn;
- Thất thoát TSCĐ do không kiểm kê định kỳ. Quá trình thanh lý TSCĐ cũng dễ dàng sai sót vì:
- Không xóa sổ TSCĐ thanh lý; - Nhượng bán với giá thấp; - Tham ô TSCĐ.
Đối với khoản mục CPKH, các sai phạm thường gặp là việc doanh nghiệp chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian sử dụng của TSCĐ, hạch toán sai các khoản CPKH hay không tuân thủ những quy định về việc trích khấu hao TSCĐ.
1.2.5. Mục đích của KSNB đối với Tài sản cố định và Chi phí khấu hao
Mục tiêu chính của KSNB là nâng cao hiệu của sử dụng, hạn chế tối đa những sai phạm. Việc KSNB giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cơ bản sau:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động; - BCTC đáng tin cậy;
- Tuân thủ pháp luật và các quy định.
Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: sự hữu hiệu là việc đầu tư, mua sắm, sử dụng quản lý TSCĐ giúp doanh nghiệp đảm bảo kế hoạch sản xuất, ổn định giá thành, giao hàng đúng niên độ, đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ giúp đơn vị đạt được mục tiêu kinh doanh và tốc độ tăng trưởng. Mục tiêu hiệu quả là mối tương quan so sánh giữa chi phí bỏ ra cho việc mua sắm, sửa chữa tài sản với thu nhập tài sản mang lại.
BCTC đáng tin cậy: là những khoản mục BCTC liên quan đến việc đầu tư, mua sắm, sử dụng, sửa chữa. Thanh lý TSCĐ được trình bày một cách trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế như nguyên giá TSCĐ, giá trị còn lại của TSCĐ, CPKH, lợi nhuận.
Sự tuân thủ pháp luật và quy định: việc mua sắm TSCĐ phải tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như của đơn vị.
Đối với khoản mục CPKH, mục tiêu của việc KSNB là việc giúp cho đơn vị lựa chọn đúng phương pháp khấu hao phù hợp, hạch toán đúng khoản mục chi phí và tuân thủ chế độ, chuẩn mực kế toán đề ra đối với khoản mục khấu hao TSCĐ.
1.2.6. Các thủ tục kiểm soát TSCĐ và Chi phí khấu hao
1.2.6.1. Xây dựng kế hoạch đầu tư Tài sản cố định
Vào đầu năm, các công ty thường lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ, do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách. Kế hoạch thường bao gồm những vấn đề chính sau: kế hoạch đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, thanh lý, nhượng bán và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch này. Việc lập kế hoạch nhằm đảm bảo tính hiệu quả của dự án đầu tư, tránh việc lãng phí. Mặt khác, việc lập dự toán còn là cơ hội để đơn vị rà soát lại hiện trạng những TSCĐ đang sử dụng và mức độ sử dụng chúng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất của năm kế hoạch.
Khi lập kế hoạch cho TSCĐ, cần phải tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính, kế toán trên cơ sở phân tích nhu cầu sản xuất, khả năng hiện tại của TSCĐ, đồng thời cân đối với khả năng huy động các nguồn vốn đầu tư của đơn vị.
Đồng thời, cần xem xét lại hiệu quả của việc đầu tư TSCĐ của năm trước, nếu việc đầu tư đó mang lại hiệu quả tốt thì nên xem xét tới việc lập kế hoạch tương tự. Ngược lại, nếu kế hoạch cũ không tốt, đơn vị nên xem xét việc thay đổi kế hoạch đầu tư trong tương lai.
1.2.6.2. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Đơn vị phải áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: đề nghị mua tài sản và xét duyệt, xét duyệt nhà cung cấp và thực hiện việc mua tài sản, sử dụng tài sản và ghi sổ kế toán. Việc phân chia này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân nắm nhiều chức năng họ có thể lạm dụng.
Chức năng xét duyệt mua tài sản tách biệt với đề nghị mua tài sản: trong đơn vị, bộ phận có nhu cầu sử dụng tài sản sẽ đề xuất yêu cầu mua tài sản, còn chức năng xét duyệt mua tài sản thuộc về các nhà quản lý cấp cao.
Chức năng xét duyệt nhà cung cấp và thực hiện việc mua tài sản: hai chức năng này cần tách biệt với nhau để tránh sự thông đồng giữa người mua tài sản và người lựa chọn nhà cung cấp. Tránh việc biển thủ tài sản, mua với giá cao để hơn gây tổn thất cho đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chức năng ghi chép không được kiêm nhiệm với chức năng sử dụng tài sản: Kế toán TSCĐ ghi sổ chi tiết, sổ cái TSCĐ, chuẩn bị các báo cáo về TSCĐ. Còn việc sử dụng, mua sắm tài sản, xây dựng, sửa chữa bảo trì do bộ phận khác đảm nhiệm.
1.2.6.3. Các công cụ kiểm soát khác
- Hệ thống ghi sổ chi tiết TSCĐ: đơn vị cần mở chi tiết cho từng lọai TSCĐ, bao gồm sổ chi tiết, thẻ chi tiết, hồ sơ chi tiết.
- Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu tư XDCB: nhằm đảm bảo việc đầu tư TSCĐ đạt hiểu quả cao. Cần xây dựng những quy định và quy trình chung trong việc mua sắm và đầu tư TSCĐ.
- Thủ tục thanh lý hay nhượng bán TSCĐ: doanh nghiệp cần xây dựng các quy định về thanh lý tài sản, trong mọi trường hợp thanh lý cần phải có sự đồng ý của các bộ phận liên quan và phải thành lập 1 hội đồng thanh lý gồm các bên theo quy định.
- Các quy định về phân biệt giữa các khoản chi phí được tính vào nguyên giá của TSCĐ hay phải tính vào chi phí của niên độ: doanh nghiệp nên thiết lập tiêu chuẩn để phân biệt hai khoản này, tiêu chuẩn cần dựa trên chuẩn mực hay chế độ kế toán hiện hành và cụ thể hóa theo đặc điểm của đơn vị.
- Chế độ kiểm kê tài sản định kỳ: nhằm kiểm tra về sự hiện hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng, cũng như phát hiện các tài sản để ngoài sổ sách hoặc bị thiếu hụt, mất mát.
- Các quy định bảo vệ vật chất đối với TSCĐ như thiết kế và áp dụng các biện pháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hỏa hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản.
- Các quy định về tính khấu hao: thông thường thời gian tính khấu hao đối với từng loại TSCĐ phải được Giám đốc phê chuẩn trước khi áp dụng.
1.3. Quy trình kiểm toán Tài sản cố định và Chi phí khấu hao trong kiểm toán Báo cáo tài chính toán Báo cáo tài chính
Việc kiểm toán TSCĐ là một phần hành của quá trình kiểm toán BCTC. Vì vậy, kiểm toán TSCĐ cũng được tuân thủ theo 3 giai đoạn: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kế hoạch và chương trình kiểm toán, hoàn thành kiểm toán.
Để đạt được hiệu quả tốt nhất, phải xây dựng một kế hoạch kiểm toán cụ thể và chi tiết, phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, KTV tham gia kiểm toán phần hành TSCĐ cần tuân thủ chặt chẽ theo kế hoạch.
1.3.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của cuộc kiểm toán, là quá trình KTV tiếp cận với khách hàng, thu thập những thông tin cần thiết cho công việc kiểm toán; từ đó, KTV có cái nhìn sơ bộ về công việc mình cần thực hiện dựa trên những đánh giá và cái nhìn khái quát ban đầu.
Giai đoạn chuẩn bị kiếm toán bao gồm 2 công việc: tiền kế hoạch và lập kế hoạch kiểm toán.
1.3.1.1. Tiền kế hoạch
Tiền kế hoạch là quá trình KTV tiếp cận khách hàng để thu thập những thông tin về khách hàng nhằm giúp KTV tìm hiểu về các nhu cầu của họ, đánh giá rủi ro và khả năng năng phục vụ, cũng như các vấn đề khác như thời gian thực hiện, phí kiểm toán…
Tiếp nhận khách hàng
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220 đoạn 12 - kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán nêu rõ:
“…trong quá trình duy trì khách hàng hiện có và đánh giá khách hàng tiềm năng, công ty kiểm toán phải cân nhắc đến tính độc lâp, năng lực phục vụ khách hàng của công ty kiểm toán và tính chính trực của ban quản lý của khách hàng.”
Vì vậy, doanh nghiệp kiểm toán nên phân công cho những KTV có nhiều kinh nghiệp để phân tích, đánh giá khách hàng và khả năng đảm nhận công việc, cũng như dự kiến về thời gian và phí kiểm toán nhằm tránh rủi ro và cân nhắc tới việc có nên ký hợp đồng hay không.
Đối với khách hàng mới, KTV cần tìm hiểu kỹ những vấn đề như lý do mời kiểm toán, lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính và những thông tin quan trọng khác được thu thập qua báo chí, phương tiện truyền thông. Nếu khách hàng có KTV tiền nhiệm thì cần tìm hiểu lý do thay đổi đơn vị kiểm toán.
Qua những thông tin đã tìm hiểu, KTV nghiên cứu và phân tích sơ bộ về thực trạng tài chính, đánh giá và ước lượng về mức trọng yếu và đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh để quyết định xem có nên nhận lời kiểm toán hay không ?
Đối với khách hàng cũ, KTV cần cập nhật thông tin về hiện trạng tình hình doanh nghiệp để kết hợp với những thông tin đã lưu trữ về khách hàng từ những đợt kiểm toán trước, nhằm đánh giá lại về khách hàng hiện hữu.
Phân công Kiểm toán viên
Việc kiểm toán phải phân công cho những KTV có đầy đủ năng lực và yêu cầu chuyên môn. Thông thường, một cuộc kiểm toán luôn được tổ chức theo nhóm kiểm toán, mỗi phần hành đều được phân công cụ thể cho một hoặc hai KTV đảm nhiệm.
Ngoài ra, đối với những khách hàng lâu năm doanh nghiệp kiểm toán nên hạn chế việc thay đổi KTV để giúp cho KTV nắm vững được những đặc thù của doanh nghiệp khách hàng. Bên cạnh đó cần phải có sự luân chuyển KTV theo định kỳ nhằm tránh việc quá quen thuộc với khách hàng dẫn đến sức ỳ về tâm lý và kiểm tra theo lối mòn, mất đi tính khách quan.
Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng
Khi nhận thấy có thể nhận lời mời kiểm toán, KTV sẽ trao đổi thỏa thuận sơ bộ với khách hàng về một số vấn đề:
- Mục đích và phạm vi kiểm toán; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các dịch vụ khác mà KTV có thể phục vụ khách hàng, như góp ý để cải tiến kiểm toán nội bộ, tư vấn quản lý;
- Vấn đề khách hàng cung cấp tài liệu kế toán và các phương tiện để phục vụ cho cuộc kiểm toán;
- Việc sử định nhân viên của khách hàng để tiết kiệm thời gian và phí kiểm toán;
- Vấn đề kiểm tra SDĐK đối với khách hàng mới; - Phí kiểm toán.
Hợp đồng kiểm toán
Sau khi đạt được sự thỏa thuận sơ bộ đối với khách hàng, KTV và khách hàng tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán.
“Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức BCKT, thời gian thực hện và các điều khoản về phí, về xử lý
Hợp đồng kiểm toán phải đảm bảo được những đặc điểm chung của hợp đồng kinh tế và đạt được sự thỏa thuận của các bên, đồng thời, hợp đồng kiểm toán phải tuân thủ đúng theo chuẩn mực VSA 210 – hợp đồng kiểm toán.
1.3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán bao gồm một số công việc như tìm hiểu tình hình kinh doanh và KSNB của khách hàng, xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán để lập kế hoạch và chương trình kiểm toán.
Tìm hiểu khách hàng
Để có thể xây dựng và thực hiện kế hoạch và chương trình kiểm toán hữu hiệu và hiệu quả trước hết, KTV phải có hiểu biết đầy đủ về khách hàng, chủ yếu là về tình hình kinh doanh và hệ thống KSNB của họ. Những hiểu biết này sẽ giúp KTV hoạch định các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, nhất là giúp KTV xác định được các khu vực có rủi ro cao để có những biện pháp thích hợp.
KTV cần phải có những hiểu biết rộng rãi và sâu sắc trên nhiều phương diện, bao gồm:
- Hiểu biết chung về nền kinh tế như thực trạng nền kinh tế, mức độ lạm phát, các chính sách của chính phủ…
- Hiểu biết về môi trường và lĩnh vực hoạt động của đơn vị được kiểm toán như tình hình thị trường và cạnh tranh, các đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, các chuẩn mực, chế độ kế toán cũng như các quy định khác của pháp luật có liên quan đến ngành nghề.
- Hiểu biết về những yếu tố nội tại của đơn vị được kiểm toán, bao gồm những đặc điểm về sở hữu và quản lý, tình hình kinh doanh của đơn vị, khả năng tài chính của đơn vị.
Mức trọng yếu trong kiểm toán là số tiền sai lệch tối đa có thể chấp nhận được của thông tin. Mức trọng yếu được xét trên 2 phương diện:
- Ở mức độ tổng thể BCTC: KTV phải ước tính toàn bộ sai lệch có thể chấp nhận được để bảo đảm rằng BCTC không có sai lệch trọng yếu.
- Ở mức độ từng khoản mục: mức trọng yếu là sai lệch tối đa cho phép của khoản mục. Số tiền này dựa trên cơ sở mức trọng yếu tổng thể của BCTC.
Việc xác định mức trọng yếu phụ thuộc vào sự xét đoán nghề nghiệp của các KTV, vì vậy, công việc này đòi hỏi KTV cần sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để xác lập mức trọng yếu phù hợp.
Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.
Rủi ro này xuất phát từ những sai lệch trong BCTC nhưng không được hệ thống KSNB của đơn vị ngăn chặn hay phát hiện và KTV cũng không tìm ra.
Rủi ro kiểm toán gồm 3 bộ phận: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện. Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát tồn tại độc lập đối với các thử nghiệm cơ bản của KTV. Bởi, dù có tiến hành kiểm toán hay không thì rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát vẫn tồn tại trong hoạt động và môi trường kinh doanh của đơn vị, cũng như nằm trong bản chất của những số dư tài khoản hay các loại