3. Việc thể chế hóa quy trình
3.2 Các mục đích khái quát và thực hành khái quát
3.2.1 Thiết lập một chính sách của tổ chức
Khi cần thiết lập một chính sách của tổ chức thì cần phải xác định các mong muốn của tổ chức đối với quy trình, sau đó phải tiến hành tạo văn bản và làm cho các mong muốn trở thành hữu hình và cuối cùng thì áp dụng về mặt tổ chức với sự hỗ trợ tầng quản lý cấp cao.
3.2.2 Quy trình lên kế hoạch
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Bước thứ nhất là xác định cái gì cần được thực hiện với lĩnh vực quy trình để đạt được các đối tượng đã được thiết lập.
Bước thứ hai chuẩn bị một kế hoạch cho việc thực hiện quy trình và xét duyệt lại với những người tham gia.
Bước thứ ba tạo quy trình mô tả đối với quy trình.
gian chu trình và nguồn lực được xây dựng.
3.2.4 Cung cấp nguồn lực
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình thì trước tiên cần xác định nguồn lực trong kế hoạch được cung cấp sau đó xác định nguồn lực bao gồm nguồn dự trữ đầy đủ, các điều kiện vật chất, người có kỹ năng và các công cụ.
3.2.5 Gán trách nhiệm
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Bước thứ nhất là tính toán khả năng được thực hiện thông qua việc thực hiện quy trình và các nhiệm vụ xác định trong quy trình để đạt được các kết quả xác định
Bước thứ hai là xác định các trách nhiệm và những người có trách nhiệm được xác định qua việc sử dụng các mô tả công việc cụ thể hoặc những dự định khác.
Bước thứ ba là xác nhận những người được giao các trách nhiệm và những người này hiểu và chấp nhận chúng
3.2.6 Đào tạo nhân lực
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Bước thứ nhất là đảm bảo mọi người có các kỹ năng và trình độ cần thiết để thực hiện hoặc hỗ trợ quy trình.
Bước thứ hai là cung cấp việc đào tạo thích hợp cho những người sẽ được thực hiện công việc.
Bước thứ ba là cung cấp việc đào tạo để định hướng những người liên quan tới việc thực hiện công việc này.
3.2.7 Thiết lập một quy trình xác định
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Bước thứ nhất là lựa chọn từ một bộ quy trình tiêu chuẩn của tổ chức các quy trình bao gồm các lĩnh vực quy trình đáp ứng được tốt nhất những điều cần thiết của dự án hoặc chức năng của tổ chức.
Bước thứ hai là thiết lập các quy trình mà được xác định bởi việc biến đổi quy trình được lựa chọn tùy theo sự biến đổi hướng dẫn của tổ chức.
Bước thứ ba là đảm bảo rằng các đối tượng quy trình của tổ chức được địa chỉ hóa phù hợp trong quy trình được xác định.
Bước thứ tư là ghi lại bằng văn bản quy trình được xác định và các ghi nhớ của việc biến đổi.
Bước thứ năm là sửa lại các mô tả của quy trình được xác định nếu cần thiết.
3.2.8 Áp dụng trực tiếp
Mục đích dùng để áp dụng trực tiếp nhóm các thực hành khái quát liên quan đến việc quản lý việc thực hiện quy trình, thống nhất lại quản lý hoặc các kết quả công việc của nó và lôi kéo những người liên quan.
3.2.9 Quản lý cấu hình
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Đầu tiên là các khái niệm về việc các kết quả công việc được đặt dưới sự quản lý theo cấu hình.
Sau đó chia thành các phương pháp / loại kiểm soát cấu hình.
3.2.10 Xác định và lôi kéo những người liên quan
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Đầu tiên là xác định và lôi kéo những người liên quan trong các hoạt động như lập kế hoạch, ra quyết định, thông tin, xét duyệt lại, các đánh giá, giải quyết vấn đề.
Sau đó đảm bảo các phản hồi cần thiết được lên kế hoạch, lưu trữ bằng văn bản và được thực hiện.
3.2.11 Theo dõi và kiểm soát quy trình
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình theo trình tự như sau :
Bước thứ nhất là được thực hiện hàng ngày theo dõi và kiểm soát quy trình.
Bước thứ hai là đo đạc các yếu tố của quy trình hoặc các kết quả công việc được tạo bởi quy trình.
Bước thứ ba là xác định và tính toán các ảnh hưởng của sự sai khác giữa kế họach và quá trình thực hiện quy trình.
tra chúng đến khi kết thúc.
3.2.12 Thu thập thông tin cải tiến
Quy trình này được thực hiện đối với mọi lĩnh vực quy trình và có thể áp dụng cho mức 3 và cao hơn. Đối tượng để cải tiến là các quy trình tổ chức và các quy trình có ích được xác định từ việc lựa chọn các kết quả công việc, các đo đạc, các kêt quả đo đạc và các gợi ý cải tiến.