Một trong những hình thức hoạt động cơ bản của trọng tài là thông qua các phiên họp. Tuy nhiên trong tố tụng trọng tài “phiên họp” có thể là tranh luận trực tiếp của các bên tranh chấp hoặc bằng sựđệ trình các văn bản và các tài liệu có liên quan nếu các bên có thỏa thuận. Nghĩa là có hai hình thức tiến hành phiên họp đó là tranh luận trực tiếp giữa các bên và tố tụng văn bản (trọng tài chỉ căn cứ vào hồ sơ
mà không cần sự có mặt của bất kỳ bên nào). Tố tụng bằng văn bản có thể tránh
được các cuộc tranh luận dài dòng và tốn kém, cho phép giảm tối đa việc lãng phí thời gian. Sựđệ trình bằng văn bản đặc biệt có giá trị trong các tranh chấp nhỏ và ít phức tạp về mặt pháp lý khi mà chi phí của phiên họp tranh luận trực tiếp để giải quyết là rất tốn kém. Thủ tục này khác với thủ tục tố tụng trong Tòa án, bởi trong tố
tụng Tòa án các phiên tòa xét xử bắt buộc phải được tiến hành bằng cách tranh luận trực tiếp trước thẩm phán và phải có sự có mặt ít nhất của một trong các bên (trực tiếp hoặc thông qua đại diện).
Đểđảm bảo nguyên tắc thỏa thuận trong tố tụng trọng tài, Luật Trọng tài quy
định các bên có quyền thỏa thuận về thời gian cũng nhưđịa điểm tổ chức phiên họp. Nếu các bên không có thỏa thuận thì sẽ do Hội đồng trọng tài quyết định.
Một bổ sung quan trọng của Luật Trọng tài để hỗ trợ các bên trong hoạt động tố tụng trọng tài đó là quy định về người làm chứng. Trong trường hợp cần thiết, các bên có thể tự mình hoặc yêu cầu Hội đồng trọng tài mời người làm chứng có mặt tại phiên họp. Nếu người làm chứng đã được Hội đồng trọng tài triệu tập hợp lệ
mà không đến phiên họp nhưng không có lý do chính đáng và việc vắng mặt của họ
gây cản trở cho việc giải quyết tranh chấp, thì Hội đồng trọng tài gửi văn bản đề
nghị Tòa án nơi cư trú của người làm chứng ra quyết định triệu tập người làm chứng đến phiên họp. Đây là sự hỗ trợ hết sức cần thiết của Tòa án đối với quá trình tố tụng trọng tài (Điều 47 và 56 Luật Trọng tài).
Đối với trường hợp vắng mặt của các đương sự trong phiên họp, Luật Trọng
tài quy định có sự phân biệt giữa nguyên đơn và bịđơn, giữa có lý do chính đáng và không có lý do chính đáng. Nếu có lý do chính đáng (như: ốm đau có giấy xác nhận của bác sỹ điều trị hoặc những trở ngại khách quan khác thuộc các trường hợp bất khả kháng), bên vắng mặt có thể yêu cầu Hội đồng trọng tài xem xét hoãn phiên họp. Nếu không có lý do chính đáng thì cách giải quyết sẽ khác nhau đối với nguyên đơn và bị đơn. Đối với nguyên đơn vắng mặt dù đã được triệu tập hợp lệ
hoặc rời phiên họp mà không được Hội đồng trọng tài chấp thuận thì sẽ bị coi là rút
đơn khởi kiện và Hội đồng trọng tài sẽ ra quyết định đình chỉ giải quyết tranh chấp
trừ trường hợp bị đơn có yêu cầu hoặc có đơn kiện lại (Điều 57 và Khoản 2 Điều 59 Luật Trọng tài). Đối với bịđơn vắng mặt dù đã được triệu tập hợp lệ hoặc rời phiên họp giải quyết tranh chấp mà không được Hội đồng trọng tài chấp thuận thì nhằm
đảm bảo tiến trình tố tụng, Hội đồng trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết tranh chấp căn cứ vào tài liệu và chứng cứ hiện có. Tuy Luật Trọng tài không có quy định cụ thể về
việc giải quyết đơn kiện lại của bị đơn trong trường hợp bị đơn vắng mặt. Nhưng theo logic thì Hội đồng trọng tài cũng sẽ không xem xét đơn kiện lại của bị đơn vì
đơn kiện lại cũng coi nhưđã được bịđơn rút.
Giải quyết việc vắng mặt của các bên trong các phiên họp giải quyết tranh chấp, Luật Trọng tài quy định khác so với pháp luật của các nước. Pháp luật của các nước không có sự phân biệt giữa việc vắng mặt của nguyên đơn và bị đơn.
Tại Khoản 2 Điều 28 Quy tắc Trọng tài UNCITRAL 1976 áp dụng cho Trọng tài vụ việc có quy định: “Nếu một bên, mặc dù đã được thông báo đầy đủ
nhưng không hiện diện tại phiên xét xử mà không có lý do chính đáng thì Ủy ban Trọng tài vẫn tiến hành giải quyết”. Hoặc Khoản c Điều 25 Luật mẫu UNCITRAL 1985: “Bất kỳ bên nào không có mặt tại phiên xét xử hoặc không xuất trình các tài liệu, Ủy ban Trọng tài có thể tiếp tục tiến hành tố tụng và đưa ra phán quyết trên cơ
sở những chứng cứ trước đó”.
Theo những quy định trên thì bất kỳ bên nào, dù là nguyên đơn hay bị đơn vắng mặt tại phiên họp không có lý do chính đáng sau khi đã được thông báo, nếu không có yêu cầu dừng tố tụng của bên còn lại thì Hội đồng Trọng tài đương nhiên vẫn có thể tiếp tục tiến hành tố tụng dựa trên những chứng cứ hiện có.
Về tính chất của các phiên họp, để đảm bảo yếu tố bí mật trong kinh doanh,
mọi phiên họp giải quyết tranh chấp đều được tiến hành không công khai nếu các bên không có thỏa thuận khác (khoản 1 Điều 55 Luật Trọng tài). Quy định này trước hết nó bảo vệ thanh danh cho các bên trên thương trường, sau nữa là bảo vệ
sự nghiệp kinh doanh của họ. Vì mỗi điều liên quan đến bí mật kinh doanh đều phải
được giữ gìn, nhất là với các đối thủ cạnh tranh.
Thủ tục tố tụng trọng tài được quy định trên cơ sở tôn trọng quyền tự do định
đoạt và bình đẳng của các bên tranh chấp, đảm bảo vụ tranh chấp được giải quyết một cách khách quan, công bằng, nhanh chóng và có hiệu quả. Do đó trong bất kỳ
thời điểm nào của quá trình tố tụng trọng tài, các bên có quyền tự do thương lượng, hòa giải, thỏa thuận hoặc yêu cầu Hội đồng trọng tài tiến hành hòa giải. Khi các bên thỏa thuận được với nhau về việc giải quyết trong vụ tranh chấp và có yêu cầu thì Hội đồng trọng tài lập biên bản hoà giải thành có chữ ký của các bên và xác nhận của các Trọng tài viên. Hội đồng trọng tài ra quyết định công nhận sự thỏa thuận của các bên. Quyết định này là chung thẩm và có giá trị như phán quyết trọng tài (Điều 9 và 58 Luật Trọng tài).
Đây cũng là một điểm khác biệt của thủ tục tố tụng trọng tài so với tố tụng Tòa án. Theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự thì hòa giải là thủ tục bắt buộc, là nghĩa vụ chứ không phải là quyền của các bên. Trong thời hạn chuẩn bị xét xử sơ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thẩm vụ án, Toà án tiến hành hoà giải để các đương sự thoả thuận với nhau về việc giải quyết vụ án, trừ những vụ án không được hoà giải hoặc không tiến hành hoà giải được (Điều 180, 181 và 182 Luật Tố tụng Dân sự). Còn trong tố tụng trọng tài, hòa giải không phải là một thủ tục bắt buộc. Các bên có quyền lựa chọn việc tiến hành hay không tiến hành hòa giải.