7. Kết luận:
4.1.1Sơ lược về quá trình bán hàng của công ty
+ Xác định lượng hàng
- Hệ thống phân phối của công ty sẽ gửi về tình hình kết quả sản lượng, doanh thu bán ra trong kì vàđề ra kế hoạch sản lượng bán ra ở trong kì tới gửi về Phòng Kinh doanh. Tiếp đến, phòng Kinh doanh sẽ xác định định mức hàng tồn kho, sản lượng bán ra, phân bổ các chỉ tiêu cho từng đơn vị kinh doanh. Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán với nhà cungứng. Các chi nhánh, đơn vị bán hàng lập kế hoạch bán hàng.
- Cách thức đặt hàng: khi công ty có nhu cầu nhận hàng tạicác nhà cung cấp thì sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp, đồngthời đưa phương tiện vận chuyển đến nhận hàng tạicác kho củanhà cung cấp.
* Nhận xét:
- Ưu điểm: Giảm thiểu lượng hàng tồn kho, tránh ách tắc hàng hóa với khối lượng lớn. Cân đối vốn lưu động giúp cho công ty tránh tình trạng khan hiếm tiền mặt, cơ hội đầu tư các kênh sinh lời khác.
- Nhược điểm: Xảy ra tình trạng khan hiếm hàng hóa khi sức mua tăng, hệ lụy là chậm trễ giao hàng cho khách hàng. Không linh động trong khi giá luôn liên tục biến động ảnh hưởng đến giá thành bán ra.
+ Quá trình chào hàng
Sau khi nhập hàng từ nhà cung cấp, công ty sẽ phân bổ các chỉ tiêu sản lượng đến từng đơn vị kinh doanh. Các đơn vị kinh doanh có trách nhiệm thực hiện đúng kế hoạch mà công ty đề ra.
- Nhân viên bán hàng bắt đầu chào hàng đến khách hàng mục tiêu. Sau khi có được đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra đơn hàng có phù hợp và thỏa mãn các điều khoản ký trên hợp đồng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng. Tiếp theo, nhân viên bán hàng tiến hành báo giá cho đơn vị bán hàng ký và gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng không chấp nhận bảng giá thì
trình cho Trưởng đơn vị bán hàng xem xét, còn khách hàng đồng ý thìđơn vị bán hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận.
- Tiếp đến, nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu cung cấp theo quy định cho công ty gửi cho các đơn vị mua hàng (hoặc giao tại kho của đơn vị bán hàng). Khi phương tiện nhận hàng xong thì đơnvị bán hàng trực tiếp lập biên bản giao hàng cho Tổ vận tải/Thủ kho/Nhân viên giao nhận chuyển cho phương tiện vận chuyển và đồng thời thông báo cho khách hàng ngày, giờ và dự kiến phương tiện đến. (Trước khi giao hàng cho bên mua, người giao hàng (bên bán) phải kiểm tra đối chiếu giấy CMND của người nhận hàng phải đúng với biên bản giao nhận hàng đãấn định).
+ Dòng thông tin
Hệ thống thông tin liên lạc của công ty qua điện thoại, máy tính và máy fax. Khách hàng có thể đặt hàng qua các công cụ liên lạc này. Việc sử dụng phương tiện thông tin hiện đại, thủ tục đặt hàng nhanh chóng đơn giản giúp khách hàng đơn giản trong chi phí đi lại.
-Đối với khách hàng là đại lý: thường đặt hàng qua điện thoại khi có nhu cầu vì họ cần hàng đột xuất, muốn có hàng ngay trong ngày để kịp bán, giao cho khách hàng. Thông thường đại lý làm ăn lâu dài và có độ tín chấp khá, thêm nữa là vị trí tọa lạc trên các khu vực lân cận. Công ty dễ dàng kiểm soát nên việc giao dịch qua điện thoại là rất phổ biến.
-Đối với khách hàng là ởxa, mua với số lượng lớn thìđặt hàng qua fax, thực hiện các thủ tục theo quy định, họ fax văn bản đến công ty làm cơ sở để tranh chấp sau này.
Hệ thống thông tin liên lạc luôn thực hiện xuyên suốt trong mạng lưới kênh phân phối của HAMACO. Khi chào bán sản phẩm, giá cả thay đổi, thông tin về chất lượng sản phẩm, và nhận được sự phản hồi trực tiếp từ phía khách hàng, hoặc bằng điện thoại, fax hay thông qua các cửa hàng để có điều chỉnh hợp lý.