3.2.1.1 Đối với doanh nghiệp vừa
3.2.1.1.1 Giải pháp hoàn thiện đối với môi trường kiếm soát
-Thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên trong doanh nghiệp làm việc có trách nhiệm và hiệu quả tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức thường là một cấp quản lý. Với các doanh vừa, doanh nghiệp nên phân cơ cấu tổ chức thành hai hay ba cấp quản lý để việc truyền đạt thông tin và giám sát tốt hơn. Cơ cấu tổ chức cần phải rõ ràng, không có sự chồng chéo giữa các chức năng và quyền hạn để hoạt động kiểm soát được hữu hiệu. Tùy vào
đặc điểm của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể tổ chức cơ cấu tổ chức theo dạng tập quyền hoặc phân quyền cho phù hợp. Tuy nhiên, nếu đã thiết lập theo dạng tập quyền thì cần phải đảm bảo tính chính trực và đạo đức của nhà quản lý. Còn nếu theo khuynh hướng phân quyền nên thiết lập cơ chế giám sát để có thể giám sát được việc thực thi công việc của cấp dưới. Ngoài ra định kỳ cần đánh giá cơ cấu tổ chức để có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
-Tạo dựng một bầu văn hóa thân thiện và gần gũi trong công ty như tổ chức các hoạt động vui chơi cho nhân viên, thường xuyên tiếp xúc và trao đổi với nhân viên trong công việc hằng ngày…
-Lập bảng mô tả công việc rõ ràng, đảm bảo truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty, thực hiện phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng để nhân viên biết đích xác nhiệm vụ của mình và mối liên quan với các phòng ban khác, tránh việc đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố.
-Đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức: đây là công việc vô cùng quan trọng bởi nhân lực chính là nguồn vốn quý giá và then chốt của doanh nghiệp. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống KSNB được hiệu quả. Nhà quản lý doanh nghiệp cần nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của yếu tố con người trong doanh nghiệp mình nói chung và hệ thống KSNB nói riêng để xây dựng và đào tạo một đội ngũ nguồn nhân lực có chất lượng cho doanh nghiệp mình. Muốn vậy, doanh nghiệp cần có chính sách đào tạo và phát triển để khuyến khích nhân viên gắn kết lâu dài với công ty như:
o Tuyển dụng những nhân viên có đạo đức tốt. Quá trình khen thưởng và đề bạt nhân viên cũng cần xây dựng trên nền tảng đạo đức. Có như vậy công ty mới có được đội ngũ nhân viên trung thực, có trách nhiệm trong công việc và cùng ý thức đến sự phát triển của công ty.
o Tạo điều kiện nâng cao kiến thức cho nhân viên thông qua các chương trình đào tạo, các buổi hội thảo, các khóa học… Công ty có thể cử những cán bộ chủ chốt
tham gia các khóa học hay các buổi hội thảo về quản lý, kinh doanh…hay khuyến khích nhân viên tự học tập để nâng cao và trau dồi kiến thức cho riêng mình bằng chính sách tăng lương cho những ai đạt được một chứng chỉ chuyên môn nào đó. Bên cạnh đó, công ty cũng cần xây dựng một mạng lưới thông tin tốt nhân viên có thể nắm bắt và cập nhật những thông tin kiến thức mới liên quan đến công việc của mình nhanh chóng và kịp thời. Việc thực hiện chính sách sử dụng nguồn nhân lực lâu dài, phân công công việc hợp lý sẽ tạo được môi trường tốt nhất để nguồn nhân lực phát triển đồng hành cùng với sự phát triển của công ty.
o Chú trọng phát triển đội ngũ nguồn nhân lực nội bộ và đội ngũ kế thừa. Đồng thời có thể tuyển dụng bổ sung nguồn nhân lực từ bên ngoài và các chuyên gia nước ngoài có khả năng huấn luyện, đào tạo.
o Xây dựng chính sách đề bạt, khen thưởng và phúc lợi hợp lý và rõ ràng, giữ chân những nhân viên chủ chốt và có năng lực trong doanh nghiệp. Và xây dựng một chính sách đánh giá nhân viên khách quan, dựa trên năng lực để khuyến khích nhân viên tích cực làm việc và đóng góp trong việc xây dựng và phát triển công ty.
-Xây dựng các chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp và các biện pháp xử lý khi phát sinh sự việc để duy trì việc ứng xử trung thực và có đạo đức trong doanh nghiệp. Cần có chính sách, biện pháp khuyến khích nhân viên tuân thủ vấn đề đạo đức như khen thưởng, biểu dương, khuyến khích vật chất để nhân viên có động lực duy trì và phát huy sự trung thực và các giá trị đạo đức. Doanh nghiệp nên ban hành thành văn bản các quy định liên quan đến vấn đề này để có cơ sở xử lý khi nhân viên vi phạm vấn đề đạo đức. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần phải thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm để làm gương cho nhân viên. Có như vậy thì doanh nghiệp mới xây dựng được một môi trường kiểm soát tốt với đội ngũ nhân viên luôn đảm bảo tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm.
-Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Tùy từng doanh nghiệp và quy mô mà doanh nghiệp có thể có ban kiểm soát hay không. Tuy nhiên để hiệu quả thì các doanh nghiệp không có bộ phận này cần cân nhắc bố trí một cá nhân có năng lực và không tham gia vào việc quản lý điều hành doanh nghiệp để thực hiện công việc này để hệ thống KSNB hoạt động được hữu hiệu hơn bởi lẽ một trong những điểm yếu tiềm tàng của hệ thống KSNB là không ngăn chặn được gian lận do chính nhà quản lý thực hiện. Các thành viên Hội đồng quản trị và ban kiểm soát cần phải là những người có năng lực, được đào tạo về quản lý, chuyên môn để phát huy vai trò của bộ phận này. Hội đồng quản trị cũng cần định kỳ tổ chức các cuộc họp để tìm ra chính sách giúp xác định mục tiêu, chiến lược quản lý doanh nghiệp cũng như phương cách nhằm xem xét và đánh giá lại hiệu quả doanh nghiệp.
-Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về vai trò của KSNB: Nhà quản lý là người quyết định các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó có cả việc xây dựng hệ thống KSNB, do vậy nhà quản lý cần phải nhận thức được vai trò và lợi ích của hệ thống KSNB đối với DN thì mới tích cực trong việc đề ra các chính sách và thủ tục nhằm xây dựng một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Muốn vậy, nhà quản lý cần phải nghiên cứu tài liệu hoặc tham gia các chương trình đào tạo, các buổi hội thảo liên quan về KSNB và quản trị rủi ro để có thể tiếp cận và nhìn nhận đúng đắn, tổng thể về các kiến thức này một cách nghiêm túc và khoa học. Ngoài ra, để xây dựng được một hệ thống KSNB vận hành tốt thì bản thân nhà quản lý cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự chính trực và đạo đức nghề nghiệp với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra, giám sát; thận trọng trong việc ra quyết định… Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần phải thường xuyên đánh giá hệ thống KSNB để phát hiện và ngăn chặn các sai sót, góp phần xây dựng một hệ thống
KSNB phù hợp hơn. Khi xây dựng hệ thống KSNB, thì nhà quản lý cũng cần quan tâm đến vấn đề lợi ích và chi phí để lựa chọn các thủ tục kiểm soát phù hợp nhất với quy mô của doanh nghiệp mình. Một khi hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được các mục tiêu chung và riêng của mình.
