Có một câu chuyện liên quan đến KSNB xảy ra tại một công ty chế tác nữ trang ở Thái Lan được xem như là một kinh nghiệm trong việc chống thất thoát tài sản trong doanh nghiệp. Chuyện bắt đầu từ việc tất cả vụn vàng trong quá trình chế tác đều được
công ty thu hồi. Tuy nhiên, người quản lý công ty thấy rằng vụn vàng gom về vẫn quá ít ở một số bàn, dù rằng năng suất của người chế tác không hề giảm. Người quản lý đã theo dõi và phát hiện ra rằng khi làm việc, những người thợ này thường đưa tay vuốt tóc. Mái tóc dài được vuốt keo kỹ lưỡng chính là nơi cất giấu an toàn vụn vàng. Về nhà họ gội đầu, phân kim nước gội đầu để lấy vụn vàng. Ngày qua ngày, sẽ "tích tiểu thành đại". Sau khi phát hiện thủ thuật này, công ty này quy định rằng thợ chế tác kim hoàn phải tắm trước khi đi về. Đồng thời, họ cũng thiết lập hệ thống xử lý nước thải để gom số bụi vàng trong đó ([tham khảo 20]).
Câu chuyện trên đã cho thấy thiết lập được một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ đem đến một lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Tùy theo loại hình hoạt động, quy mô mà hệ thống KSNB có khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Tiếp theo, người viết xin được trình bày về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB tại các DNNVV ở Estonia trong luận văn thạc sĩ của tác giả Lembi Noorve về “Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với báo cáo tài chính” (tham khảo luận văn thạc sĩ của Trần Quế Anh, 2010).
Lembi Noorvee đã đưa ra bảng câu hỏi khảo sát dựa trên khuôn mẫu lý thuyết của COSO để đánh giá các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB của 3 doanh nghiệp nhỏ và vừa khác nhau về hình thức sở hữu vốn (gọi là A,B,C) cùng hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đầu vào cho ngành xây dựng.
Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống KSNB của doanh nghiệp B là hữu hiệu nhất vì nhà quản lý từ cấp cao nhất cho đến cấp trung đều hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống KSNB và họ luôn ở trạng thái tốt nhất để giải quyết các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên, doanh nghiệp B cũng vẫn còn những yếu điểm liên quan đến các yếu tố trong hệ thống KSNB. Hệ thống KSNB của doanh nghiệp C bị đánh giá là thấp nhất về sự hữu hiệu vì chưa nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB cũng như còn tồn tại nhiều mâu thuẫn trong hệ thống.
Qua kết quả thực trạng khảo sát tại các doanh nghiệp và dựa vào khuôn mẫu lý thuyết của COSO, Lembi Noorvee đã đưa ra những kết luận và kiến nghị sau:
-Các doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hệ thống KSNB của mình để giảm thiểu sự ảnh hưởng của các điểm yếu và phát huy các điểm mạnh, cụ thể:
o Với môi trường kiểm soát, xây dựng bầu không khí thân thiện trong doanh nghiệp; xây dựng bảng mô tả công việc quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cho từng chức năng; tổ chức đào tạo, huấn luyện và đánh giá nhân viên thường xuyên; xây dựng chuẩn mực đạo đức chính thức trong doanh nghiệp; nâng cao năng lực và tính độc lập của Ban kiểm soát.
o Với đánh giá rủi ro: thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro,chú trọng đến vai trò của kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ có thể giúp nhận dạng rủi ro; xây dựng tài liệu hướng dẫn cụ thể việc phân tích rủi ro; phổ biến rộng rãi với nhân viên về tác hại của rủi ro và biện pháp đối phó.
o Với hoạt động kiểm soát: tài liệu hóa những chính sách và thủ tục kiểm soát, hoàn thiện chính sách và thủ tục kế toán; xây dựng chính sách ủy quyền và xét duyệt rõ ràng; cần quan tâm thực hiện phân tích rà soát.
o Với thông tin và truyền thông: mô tả rõ ràng và cập nhật thường xuyên hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán; thu thập kiến nghị của đối tác bên ngoài để cải thiện tốt hoạt động của doanh nghiệp.
o Đối với giám sát: thực hiện giám sát thường xuyên từ nhà quản lý đến nhân viên thông qua hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp; thực hiện giám sát định kỳ bởi kiểm toán độc lập và nội bộ; những khiếm khuyết phát hiện cần được quan tâm và có biện pháp khắc phục.
-Nên áp dụng những hướng dẫn của COSO trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB, có tham khảo mô hình KSNB của các công ty khác, nhưng không có nghĩa là áp dụng giống hệt những mô hình đó.
-Cần xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc xây dựng hệ thống KSNB.
-Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ dễ xây dựng hệ thống KSNB hơn các doanh nghiệp có quy mô lớn vì ít nhân sự, ít cấp quản lý và nhân viên gần gũi trong giao tiếp hơn. Xây dựng hệ thống KSNB cho những doanh nghiệp từ khi chưa có gì sẽ dễ thực hiện hơn so với những doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào công ty mẹ.
-Những doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh thì nhà quản lý chú trọng đến nhiều các chỉ số tăng trưởng và ít quan tâm đến hệ thống KSNB và điều này có thể là một trở ngại cho các doanh nghiệp về sau. Do vậy hệ thống KSNB cần được quan tâm xây dựng, hoàn thiện và không thể xem nhẹ.
-Cân nhắc mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, không xây dựng những thủ tục quá tốn kém chi phí hoặc không đem đến lợi ích hay không cần thiết cho DN.
-Phát huy những hoạt động liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện gian lận: Nhà quản lý cần nhận dạng được tầm quan trọng của vấn đề này và không nên quá tin tưởng vào nhân viên. Muốn vậy thì hệ thống KSNB của doanh nghiệp cần được hoàn thiện, đặc biệt trọng tâm là bộ phận môi trường kiểm soát.
-Hệ thống KSNB của các doanh nghiệp có vốn nước ngoài hữu hiệu hơn các doanh nghiệp trong nước. Các doanh nghiệp trong nước có mức cải tiến thấp; ít kiến thức căn bản; có nhiều thủ tục lạc hậu; nhà quản lý bảo thủ không tiếp thu cái mới, kinh nghiệm bị giới hạn; các nhân viên không chú trọng cũng như không quan tâm đến trách nhiệm của mình trong việc xây dựng hệ thống KSNB.
Đây là những kiến nghị được Lembi Noorvee đúc kết cho việc xây dựng hệ thống KSNB cho các DNNVV ở Estonia, nhưng cũng là những kinh nghiệm thảm khảo cho việc hoàn thiện và xây dựng hệ thống KSNB cho các DNNVV tại Việt Nam.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 trình bày tổng quan về KSNB bao gồm sơ lược lịch sử hình thành, khái niệm về KSNB, 8 nhân tố cấu thành của hệ thống KSNB theo COSO 2004 và những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB. Đồng thời hiện nay do bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng có nhiều cơ hội được tiếp cận với các mô hình hệ thống thông tin khác nhau nên bên cạnh việc chú trọng trình bày đến 8 yếu tố của hệ thống KSNB theo COSO 2004, chương cũng nhấn mạnh thêm phần KSNB trong điều kiện ứng dụng các kỹ thuật liên quan theo COBIT 4.1. Ngoài ra, chương cũng trình bày về khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa ở một số quốc gia trên thế giới và đặc điểm xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB. Đồng thời chương cũng trình bày thêm về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB trên thế giới, đặc biệt là phần kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Estonia của Lembi Noorve được ông đúc kết từ việc khảo sát hệ thống KSNB của 3 doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Estonia trong quá trình ông thực hiện luận văn thạc sĩ kinh tế của mình.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1 Khái niệm và đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nói chung và Tp.HCM nói riêng
2.1.1 Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
Căn cứ điều 3 nghị định 56/2009/NĐ-CP ngày 30-6-2009 của Chính phủ về trợ giúp phát triển DNNVV thì DNNVV được phân loại theo bảng sau:
Bảng 2.1: Phân loại DNNVV ở Việt Nam
Khu vực DN siêu nhỏ DN nhỏ DN vừa Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động Nông, lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người Công nghiệp và xây dựng 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người Thương mại và dịch vụ 10 người trở xuống 10 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 50 người Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng Từ trên 50 người đến 100 người (Nguồn: Nghị định 56/2009-NĐ-CP ngày 30-6-2009)
Theo đó, DNNVV là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp
luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng
nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của
doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu
tiên).Trong đó, tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng hoặc số lao động bình quân
năm không quá 300 người đối với ngành nông, lâm nghiệp thủy sản và công nghiệp
xây dựng và tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng hoặc số lao động bình quân năm
không quá 100 người đối với doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.
2.1.2 Đặc điểm chung doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
Theo Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), tính đến ngày 31- 12-2011, Việt Nam có 543.963 doanh nghiệp, trong đó gần 97% là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Do vậy, có thể thấy DNNVV có vai trò vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế Việt Nam. Các doanh nghiệp này có một số đặc điểm chung như sau:
-Vốn ít.
-Lao động hạn chế về cả số lượng và chất lượng. Một doanh nghiệp nhỏ điển hình ở Việt Nam có khoảng 19 lao động, doanh nghiệp vừa khoảng 112 lao động. Lao động trong nhiều doanh nghiệp có trình độ thấp, chủ doanh nghiệp theo kiểu hình thức cha truyền con nối, nên nhìn chung trình độ của chủ doanh nghiệp chưa cao, cơ sở sản xuất nhỏ.
-Cơ sở vật chất, kỹ thuật lạc hậu. Các doanh nghiệp có cơ sở sản xuất nhỏ thì thường gặp trở ngại trong vấn đề mặt bằng ảnh hưởng tới môi trường lao động doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp cũng không dám đầu tư lâu dài vào nhà xưởng hay lắp đặt máy móc kiên cố. Đồng thời các công nghệ đang sử dụng tại Việt Nam cũng còn nhiều bất cập vì hầu hết đều được đánh giá là lạc hậu và không được cải tiến đổi mới.
-Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ: do số lượng lao động ít nên cơ cấu tổ chức trong DNNVV thường đơn giản, không phức tạp. Do vậy, khi cần có sự thay đổi sẽ dễ thay đổi, dễ thích ứng.
-Năng lực kinh doanh còn hạn chế do quy mô vốn không lớn nên các doanh nghiệp này không có điều kiện đầu tư quá nhiều vào nâng cấp, đổi mới, mua sắm máy móc, thiết bị công nghệ tiên tiến hiện đại.
-Năng lực quản lý còn thấp do đây là loại hình kinh tế còn non trẻ nên trình độ, kỹ năng của nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như của người lao động còn hạn chế. Số lượng DNNVV có chủ doanh nghiệp, giám đốc giỏi, trình độ chuyên môn cao và năng lực quản lý tốt chưa nhiều. Một bộ phận lớn chủ doanh nghiệp và giám đốc doanh nghiệp tư nhân chưa được đào tạo bài bản về kinh doanh và quản lý, còn thiếu kiến thức kinh tế xã hội và kỹ năng quản trị kinh doanh. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp này cũng khó có thể trả lương cao và có các chính sách đãi ngộ hấp dẫn nên khó có thể thu hút và giữ chân những nhà quản lý và người lao động giỏi.
-Chu kỳ sản phẩm ngắn: các doanh nghiệp này thường tiếp xúc rất gần gũi với khách hàng, hiểu nhu cầu khách hàng, nên có thể dễ dàng thay đổi chỉnh sửa khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra. Đồng thời nhu cầu của khách hàng ngày nay về chu kỳ sản phẩm ngắn cũng càng cao nên các doanh nghiệp này thường hay đáp ứng tốt nhu cầu này.
Do các đặc điểm trên mà các DNNVV thường có các thuận lợi sau:
-Dễ khởi sự và hoạt động nhạy bén theo cơ chế thị trường do vốn ít, lao động không đòi hỏi chuyên môn cao, dễ hoạt động cũng như dễ rút lui ra khỏi lĩnh vực kinh doanh.
-Khả năng thích ứng nhanh với những biến động của thị trường. Điều này xuất phát từ đặc tính chu kỳ sản phẩm ngắn, các doanh nghiệp có thể mạnh dạn sử dụng vốn tự có, vay mượn bạn bè, các tổ chức tín dụng để khởi sự doanh nghiệp.
-Dễ dàng thu hút vốn lao động với chi phí thấp nên tăng hiệu suất sử dụng vốn, đồng thời do tính chất dễ dàng thu hút lao động nên DNNVV góp phần đáng kể trong việc tạo công ăn việc làm, giảm bớt thất nghiệp cho xã hội.
-Dễ phát huy bản chất hợp tác sản xuất.
-Ít xảy ra xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động. Mối quan hệ giữa chủ lao động và người lao động thường rất gần gũi, ít có khoảng cách lớn như trong các doanh nghiệp lớn, nên nếu có xảy ra xung đột thì cũng dễ giải quyết.
-Dễ tạo ra sự phát triển cân bằng giữa các vùng vì DNNVV có thể hoạt động và phát triển ở mọi nơi, góp phần tạo ra sự cân bằng giữa các vùng.
-Dễ phát huy tiềm lực của thị trường trong nước vì nước ta hiện đang trong giai đoạn hạn chế nhập khẩu nên các doanh nghiệp có cơ hội lựa chọn các mặt hàng sản xuất thay thế các mặt hàng nhập khẩu với chi phí và vốn đầu tư thấp.
Bên cạnh đó, các DNNVV cũng gặp phải những khó khăn như: -Thiếu vốn, tiếp cận vốn ngân hàng khó khăn.
-Quy mô hạn chế, thiếu tính bền vững: về vốn, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị…
-Đội ngũ cán bộ quản lý nhiều hạn chế về chuyên môn và kỹ năng quản lý, lao động chủ yếu là lao động phổ thông.
-Năng lực áp dụng công nghệ hạn chế, ít có khả năng tiếp cận với công nghệ mới…
-Thiếu mặt bằng sản xuất kinh doanh ổn định, lâu dài. -Sự yếu kém về thương hiệu.
2.1.3 Đặc điểm riêng doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Tp.HCM
Thành phố Hồ Chí Minh là một trong năm thành phố trực thuộc trung ương đồng thời cũng là trung tâm kinh tế, văn hóa, giáo dục quan trọng của Việt Nam. Trong quá trình phát triển và hội nhập, Tp.HCM luôn khẳng định vai trò là một trung tâm kinh tế,
thương mại, dịch vụ của cả nước, là hạt nhân trọng điểm của vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, là một trong ba vùng kinh tế trọng điểm lớn nhất nước. Cũng chính vì thế mà bên cạnh các đặc điểm chung của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM cũng có những đặc thù riêng khác như sau:
-Đa dạng về vốn đầu tư và ngành nghề hoạt động.
-Có tính năng động cao trước những thay đổi của thị trường.
-Hệ thống thông tin của nhiều doanh nghiệp có sự tham gia của công nghệ thông
