Mục đích khảo sát:
Mục đích khảo sát nhằm tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Tp.HCM theo tiêu chuẩn của COSO 2004, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện và xây dựng.
Việc khảo sát được thực hiện thông qua sử dụng bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế từ những câu hỏi của COSO, có sự chọn lọc và có kết hợp thay đổi một số ít nội dung cho phù hợp với quy mô DNNVV ở Việt Nam do báo cáo COSO được thiết kế chủ yếu cho các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, trong khi DNNVV ở Việt Nam có ít nhiều khác biệt.
Đối tượng khảo sát:
Đối tượng được khảo sát là 75 doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Tp.HCM được chọn ngẫu nhiên, hoạt động trong các ngành nghề khác nhau.
Phương pháp khảo sát:
Chọn mẫu ngẫu nhiên 75 doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM , tiến hành phỏng vấn giám đốc hoặc kế toán trưởng, những người làm việc lâu năm tại doanh nghiệp để được cung cấp thông tin về tình hình tổ chức hệ thống KSNB tại doanh nghiệp họ đang làm. Đối tượng được phỏng vấn được yêu cầu trả lời bảng câu hỏi khảo sát gồm 82 câu liên quan đến tám bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB (xem phụ lục 03 về bảng câu hỏi khảo sát).
Qua thu thập số liệu và phân tích kết quả khảo sát, áp dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh để đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện và xây dựng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp này.
2.3.1 Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và các giá trịđạo đức:
Bảng 2.2: Thống kê kết quả khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức
Câu hỏi Có Không Không
biết
Không trả lời
1. Các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp có được doanh nghiệp xây dựng không ? Nếu có, dưới dạng nào:
93% 7% 0% 0%
+ sổ tay đạo đức 16% - - -
+ lời nói 25% - - -
+văn bản 66% - - -
2. Các vi phạm liên quan đến vấn đề đạo đức có được doanh nghiệp xử lý đúng theo quy định của doanh nghiệp không?
85% 8% 7% 0%
3. Nhà quản lý có thực thi tính chính trực và đạo
đức trong cả lời nói và việc làm của mình? 85% 4% 7% 4% 4. Doanh nghiệp có bị áp lực từ thuế hoặc bên
ngòai dẫn đến việc hành xử trái luật không? 33% 65% 0% 2% 5. Doanh nghiệp có chính sách, biện pháp khuyến
khích nhân viên tuân thủ vấn đề đạo đức không? Nếu có, khuyến khích bằng:
75% 23% 1% 1%
+ vật chất? 17% - - -
Việc ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức, là nhân tố quan trọng tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Có thể thấy các doanh nghiệp cũng khá quan tâm đến việc xây dựng các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức, có đến 93% doanh nghiệp có xây dựng các chuẩn mực này, trong đó 66% các doanh nghiệp xây dựng các vấn đề này dưới dạng văn bản, 16% dưới dạng sổ tay đạo đức và 25% dưới dạng lời nói. Có doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong ba hình thức trên, nhưng cũng nhiều doanh nghiệp có sự kết hợp của nhiều dạng trên. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên ưu tiên áp dụng hình thức dưới dạng văn bản hoặc sổ tay đạo đức, bởi hình thức lời nói không có tính lâu dài, không quy định rõ ràng và cũng không có tính ràng buộc và dễ dàng dẫn đến những sai phạm của nhân viên nếu không được nhà quản lý nhắc tới, đồng thời tính trung thực, đạo đức cũng phụ thuộc vào thái độ chủ quan của nhà quản lý. Thế nên, dù được quan tâm khá cao, nhưng chất lượng của việc xây dựng các vấn đề này vẫn chưa được thỏa đáng, và cần sự quan tâm của nhà quản lý hơn trong việc xây dựng dưới dạng văn bản cụ thể quy định các vấn đề liên quan đến sự trung thực và các giá trị đạo đức trong doanh nghiệp.
Sự trung thực và các giá trị đạo đức của các doanh nghiệp được khảo sát cũng giảm đáng kể khi có đến 33% doanh nghiệp bị áp lực từ thuế dẫn đến việc hành xử trái luật. Điều này sẽ làm giảm đáng kể lòng tin của nhân viên vào những doanh nghiệp này và dễ dẫn đến tình trạng thông đồng trong nhân viên, ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của KSNB.
Xét về khía cạnh thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức, cũng như việc xử lý các vi phạm liên quan đến vấn đề đạo đức thì chỉ có 85% doanh nghiệp có thực hiện tốt. Điều này chứng tỏ còn một tỷ lệ cũng không nhỏ các doanh nghiệp chưa quan tâm đến vấn đề này dễ gây ra hậu quả xấu trong doanh nghiệp và chắc chắn sẽ mang đến một môi trường kiểm soát không lành mạnh trong doanh nghiệp.
Qua khảo sát ta cũng thấy có 75% doanh nghiệp có chính sách biện pháp khuyến khích nhân viên tuân thủ vấn đề đạo đức, trong đó chủ yếu là hình thức khen thưởng, biểu dương (68%), còn hình thức khuyến khích hữu hiệu nhất là bằng vật chất thì lại không cao, chỉ chiếm 17%. Các chỉ số này cũng chưa được cao lắm, các doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến việc này để tạo động lực khuyến khích nhân viên ứng xử trung thực và có đạo đức trong doanh nghiệp.
Đảm bảo về năng lực nhân viên và chính sách nhân sự:
Bảng 2.3: Thống kê kết quả khảo sát về năng lực nhân viên và chính sách nhân sự
Câu hỏi Có Không Không
biết
Không trả lời
6. Trình độ học vấn các cấp trong doanh nghiệp: -Ban quản lý: +sau đại học 31% 65% 1% 3% +đại học 64% 32% 1% 3% +dưới đại học 12% 84% 1% 3% -Trưởng & phó phòng: +sau đại học 12% 76% 1% 11% +đại học 73% 15% 1% 11% +dưới đại học 33% 55% 1% 11% -Nhân viên: +sau đại học 8% 80% 1% 11% +đại học 53% 35% 1% 11%
Câu hỏi Có Không Không biết
Không trả lời
+dưới đại học 68% 20% 1% 11%
7. Nhân viên có lý lịch, chuyên môn,kinh nghiệm,
kiến thức phù hợp với vị trí mình đảm nhiệm? 87% 4% 9% 0% 8. Doanh nghiệp có chính sách hỗ trợ nhân viên
nâng cao trình độ hay không? (như tổ chức các chương trình đào tạo, hay cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo bên ngoài…)
85% 15% 0% 0%
9. Nhân viên hiện tại được tuyển dụng:
+ do quen biết? 31% 67% 1% 1%
+ qua quy trình tuyển dụng/đào tạo? 79% 19% 1% 1% 10.Doanh nghiệp có chính sách:
+tuyển dụng bằng văn bản? 59% 40% 1% 0%
+ đánh giá nhân viên? 64% 35% 1% 0%
+ khen thưởng và kỷ luật? 59% 40% 1% 0% 11.Nhân viên có hiểu rõ việc hành động sai lệch so
với chính sách và quy định của công ty sẽ chịu các hình phạt thích hợp không? (từ nhắc nhở, cảnh cáo, phạt, sa thải… tùy theo mức độ)
93% 1% 6% 0%
Nhân viên có năng lực tốt sẽ dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ được giao, giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu của mình. Chính sách nhân sự tốt sẽ thu hút và giữ
chân được những người có năng lực trong công ty, giúp doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên có chất lượng, đáp ứng được yêu cầu công việc.
Các DN được điều tra cho kết quả tương đối tốt về trình dộ học vấn các cấp. Tỷ lệ Ban giám đốc và trưởng, phó phòng có trình độ từ đại học trở lên tương ứng là 64% và 73% . Tuy nhiên vẫn còn lần lượt 12% và 33% doanh nghiệp cấp quản lý và trưởng, phó phòng các bộ phận có trình độ dưới đại học, chủ yếu tập trung trong những doanh nghiệp nhỏ, quy mô hoạt động không lớn. Về nhân viên, trình độ nhân viên trình độ từ đại học trở lên cũng chiếm tỷ lệ trên 50%. Số lượng doanh nghiệp nhân viên có trình độ dưới đại học cũng chiếm tỷ lệ 68%, và các doanh nghiệp này cần có chính sách đào tạo, hỗ trợ nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện tốt công việc của mình.
Nhân viên có lý lịch, chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với vị trí mình đảm nhiệm chiếm tỷ lệ cũng khá tốt, đạt 87%, tuy nhiên vẫn cần phải chú trọng hơn bởi còn một số DN chưa thực hiện tốt công việc này, dẫn đến không đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của DN.
Để đảm bảo đội ngũ nhân viên có năng lực, các DN cần có chính sách tuyển dụng bằng văn bản để tránh lạm dụng chức vụ, quyền hạn để đưa người thân không có năng lực vào làm. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy vẫn còn nhiều DN chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này bởi có đến 31% DN vẫn áp dụng hình thức tuyển dụng do quen biết, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực tài giỏi cho công ty mình, ảnh hưởng đến chất lượng công việc trong quá trình thực hiện mục tiêu của DN.
Bên cạnh đó, DN cũng cần có chính sách đạo tạo, hỗ trợ nhân viên để nhân viên nâng cao trình độ và tay nghề của mình. Khảo sát cho thấy có 85% DN có quan tâm chú ý đến vấn đề này, chứng tỏ có sự quan tâm không nhỏ của các DN đến việc đào tạo đội ngũ nhân viên có chất lượng cho mình.
Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:
Bảng 2.4: Thống kê kết quả khảo sát về Hội đồng quản trị và ban kiểm soát
Câu hỏi Có Không Không
biết
Không trả lời
12.Có ban kiểm soát? 41% 51% 4% 4%
-HĐQT có đánh giá cáo vai trò của KSNB? 65% 29% 4% 2% 13.Các thành viên HĐQT/ ban kiểm soát:
+ Đủ năng lực? 68% 28% 3% 1%
+ Được đào tạo về quản lý? 55% 41% 3% 1%
+ Được đào tạo về chuyên môn? 60% 36% 3% 1%
+ Giám sát theo kinh nghiệm? 48% 48% 3% 1% 14.Hội đồng quản trị có thường xuyên họp? 65% 35% 0% 0%
-Định kỳ họp:
+ Hàng tháng 21% - - -
+ Hàng quý 39% - - -
+ Hàng năm 7% - - -
+ Khi cần 24% - - -
15.Các cuộc họp trên có lập biên bản họp kịp
thời? 59% 37% 3% 1%
16.HĐQT có được cung cấp thông tin kịp thời
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi HĐQT và ban kiểm soát. Hai thành phần này được xem như người giám sát công tác quản trị của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Do đặc thù riêng tại Việt Nam nên HĐQT ở đây bao hàm HĐQT trong công ty cổ phần, Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn, đồng thời ban kiểm soát cũng không yêu cầu bắt buộc có ở một số loại hình doanh nghiệp.
Kết quả khảo sát cho thấy có 41% doanh nghiệp có thiết lập ban kiểm soát, chủ yếu tập trung ở những doanh nghiệp vừa. Các doanh nghiệp nhỏ còn hạn chế về quy mô hoạt động và vốn, đồng thời số lượng nhân viên cũng tương đối ít nên thường không thiết lập ban kiểm soát, bên cạnh đó cũng một số doanh nghiệp không bắt buộc có ban kiểm soát nên không thành lập.
Kết quả cũng cho thấy HĐQT cũng ở các doanh nghiệp khảo sát cũng chưa nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ bởi chỉ có 65% doanh nghiệp đánh giá cao vai trò này. Bên cạnh đó, HĐQT và ban kiểm soát trong các doanh nghiệp được khảo sát cũng chưa được tốt lắm về mặt năng lực. Thống kê cho thấy chỉ 68% các thành viên là đủ năng lực, 60% được đào tạo về chuyên môn, 55% được đào tạo về quản lý và 48% giám sát theo kinh nghiệm.
Tỷ lệ họp định kỳ của HĐQT trong các doanh nghiệp này cũng chưa được thực hiện tốt, chỉ đạt 65%, tuy nhiên trong đó chủ yếu là hàng quý, chiếm 39%. Tỷ lệ thực hiện hàng tháng và hằng năm lần lượt là 21% và 7% và khi cần là 24%. Việc họp định kỳ thường xuyên giúp HĐQT giám sát hoạt động của Ban giám đốc và công việc kinh doanh được chặt chẽ hơn và hiệu quả hơn, nên tỷ lệ họp định kỳ như trên trong các doanh nghiệp cho thấy tuy có thực hiện họp định kỳ nhưng HĐQT vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác này.
Bên cạnh đó, sau cuộc họp, các doanh nghiệp cần lập biên bản họp kịp thời để ghi nhận đầy đủ nội dung các cuộc họp, là cơ sở cho công tác kiểm tra giám sát sau
này trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy chỉ 59% thực hiện công việc này, và điều này cũng là một yếu điểm cho doanh nghiệp.
Nhìn chung thì HĐQT và ban kiểm soát trong các DNNVV ở Tp.HCM thể hiện vai trò và chức năng của mình ở mức tương đối và các doanh nghiệp vẫn cần tổ chức tốt hơn nữa hoạt động của bộ phận này để công tác KSNB được hữu hiệu.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành:
Bảng 2.5: Thống kê kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành
Câu hỏi Có Không Không
biết
Không trả lời
17.Nhà quản lý quan tâm đến viêc lập BCTC? 91% 7% 1% 1% 18.Nhà quản lý có sẵn sàng điều chỉnh BCTC
khi phát hiện có sai sót? 91% 9% 0% 0%
19.Nhà quản lý chấp nhận rủi ro trong kinh
doanh? 85% 11% 4% 0%
20.Ban giám đốc có thường xuyên tiếp xúc và
trao đổi trực tiếp với nhân viên? 100% 0% 0% 0%
a.Trong công việc hằng ngày 80% - - -
b.Trong các buổi cơm trưa 21% - - -
c.Trong các buổi họp mặt nhân viên 47% - - -
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ tác động đến việc điều hành doanh nghiệp. Khảo sát cho thấy có 91% nhà quản lý có quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và 91% sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài chính khi có sai sót. Khi nhà quản lý thể hiện sự quan tâm đến báo cáo tài chính và sẵn sàng điều chỉnh báo cáo
tài chính khi có sai sót thì vấn đề kiểm soát trong doanh nghiệp cũng được quan tâm và xây dựng chặt chẽ hơn, góp phần hạn chế các sai phạm trong nhân viên. Khi đó, hệ thống KSNB của doanh nghiệp cũng sẽ được xây dựng tốt hơn, nên vấn đề này cũng không kém phần quan trọng.
Vấn đề chấp nhận rủi ro trong kinh doanh cũng là một yếu tố cần được xem xét khi đánh giá đến triết lý quản lý và phong cách điều hành. Kinh doanh là mạo hiểm, rủi ro cao thường đồng hành với lợi nhuận cao, mà đa phần các doanh nghiệp nhỏ và vừa lại đặt mục tiêu lợi nhuận là trên hết, nên khi nhà quản lý càng chấp nhận rủi ro kinh doanh càng cao thì vấn đề kiểm soát càng cần phải được tăng cường để tránh những bất lợi xấu nhất cho doanh nghiệp. Khảo sát cho thấy 85% các doanh nghiệp nhỏ và vừa có chấp nhận rủi ro trong kinh doanh và con số này cho thấy sự mạo hiểm của nhà quản lý ở khu vực này cũng khá cao.
Tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên cũng không kém phần quan trọng trong phong cách điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên và có những thông tin bổ ích hơn để góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp mình. Khảo sát cho thấy 100% doanh nghiệp đều thực hiện công việc này, và hình thức chủ yếu là trong công việc hằng