Bộ phận quản trị công ty
Bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật là những người trực tiếp lãnh đạo cũng như theo sát quá trình kinh doanh và đưa ra những phương án, chiến lược kinh doanh cho công ty. Đứng đầu là Giám đốc với quyền hạn cao nhất.
Phó giám đốc kinh doanh
Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phòng Hành chánh Phòng Tài Chính Phòng Kỹ thuật Phòng Giám sát thi công
27 Giám đốc
Là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm cao nhất, có quyền quyết định và điều hành trực tiếp toàn bộ hoạt động của các phòng ban trong công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật, chỉ định của Nhà nước theo thỏa ước tập thể của công nhân viên chức.
Giám đốc quyết định phương hướng phát triển của công ty, quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn.
Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty. Điều phối mọi hoạt động để đảm bảo cho hoạt động thông suốt với hiệu quả cao nhất.
Phó giám đốc kinh doanh
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động thương mại, chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức nghiên cứu thực tế nhằm lập chiến lược kinh doanh của từng dự án. Tham mưu cho Giám đốc vế chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn.
Khi được ủy quyền của giám đốc, được phép chỉ đạo và điều hành những phần việc thuộc quyền hạn của giám đốc.
Chỉ huy điều động, đề xuất tăng lương, tăng hạn bậc và kỹ thuật cho các nhân viên trực thuộc.
Phó giám đốc kỹ thuật
Xây dựng, thực hiện và liên tục cải tiến hệ thống chất lượng công trình, tổ chức nhiệm vụ và bàn giao công trình.
Trực tiếp chỉ huy công nhân trong việc thực hiện các yêu cầu kỹ thuât của công trình.
Các bộ phận khác Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc đảm bảo sản phẩm phù hợp cho từng dự án, từng điều kiện, thảo luận với khách hàng và hướng dẫn khách hàng về phương thức sử dụng sản phẩm để đạt kết quả tối ưu nhất.
28 Phòng tài chính – kế toán
Phòng kế toán hoạt động nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược của công ty. Kế toán trưởng do Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm đồng thời cũng chịu sự chỉ đạo của Phó giám đốc để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, quy chế quản lý tài chính, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Tiến hành thu thập, phân tích, xử lý số liệu phát sinh từ các hoạt động kế toán tại công ty và lập báo cáo tài chính.
Phòng giám sát kỹ thuật
Chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp bộ phận thi công về kỹ thuật, chất lượng thi công. Đảm bảo việc thi công đúng thiết kế, theo các tiêu chuẩn đề ra trong hồ sơ dự thầu. Trong quá trình thi công nếu xảy ra những vướn mắt, khó khăn về thi công, vị trí lắp đặt không phù hợp mà bản vẽ chưa đề cập đến bộ phận giám sát sẽ phụ trách xử lý.
Đội thi công
Phụ trách công việc thi công các hạng mục tại các công trình. 3.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
3.5.1 Cơ cấu bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là kế toán kế trưởng thể hiện như sơ đồ sau:
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Phòng Hành chánh, Công ty TNHH Hoàng Phúc
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công trình Kế toán vật tư Kế toán lương Kế toán TSCĐ Thủ quỹ
29 3.5.2 Chức năng và nhiệm vụ Kế toán trưởng
Là người tổ chức chỉ đạo công tác hạch toán của công ty, giám sát đánh giá và theo dõi việc tuân thủ theo nội quy, quy định làm việc trong phòng kế toán của Công ty, ý thức kỷ luật và tác phong làm việc của mọi nhân viên.
Thiết lập các loại biểu mẫu, sổ sách và báo cáo theo quy định kế toán hiện hành, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các bộ chứng từ thanh toán liên quan đến các hoạt động kinh doanh của công ty trước khi trình Phó giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt.
Cập nhật và phổ biến thông tin thay đổi về luật thuế hiện hành cho các bộ phận có liên quan trong công ty, chỉ đạo triển khai các quy định về thuế liên quan trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh.
Kế toán tổng hợp
Là người trực tiếp hướng dẫn kiểm tra các kế toán viên làm việc, in ấn lưu trữ chứng từ, kết hợp cùng kế toán công nợ, bán hàng thường xuyên kiểm tra các phiếu bán hàng và viết hóa đơn cho phù hợp, nhanh chóng, trao tận tay khách hàng khi có yêu cầu.
Phối hợp với kế toán trưởng báo cáo thuế, kiểm tra tính thủ tục và chứng từ gốc liên quan trước khi lập phiếu chi các khoản chi phí của công ty.
Kế toán thanh toán
Theo dõi và phản ánh các khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền vay của chi nhánh, kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ theo quy định của nhà nước, hàng tháng cùng thủ quỹ kiểm kê quỹ tiền mặt. Thực hiện việc chi lương, thanh toán các khoản tạm ứng, lập kiến nghị và tiếp nhận vốn từ công ty. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ thu chi trước khi làm các thủ tục thanh toán.
Kế toán vật tư
Theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình xuất- nhập- tồn của nguyên vật liệu. Theo dõi tiêu hao vật tư, thành phẩm thực tế trên cơ sở đó kiến nghị mức tiêu hao vật tư nguyên liệu trong công trình hợp lý. Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo đúng phương pháp đã lựa chọn.
Kế toán công trình
Theo dõi toàn bộ CP phát sinh của công trình XD, tập hợp toàn bộ CP như: CPNVLTT, CPNCTT, CPMTC, CPSXC...của từng công trình hạng mục.
30
Cuối tháng, cuối kỳ hoặc khi công trình hoàn thành phải báo cáo toàn bộ các chi phí cho giám đốc và kế toán trưởng.
Kế toán lương
Tính số ngày công thực tế củng từng nhân viên trong tháng, thống kê số ngày làm toàn bộ nhân sự trong công ty để thanh toán tiền công của nhân viên. Thực hiện tính toán, trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí.
Kế toán tài sản cố định
Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí. Theo dõi tình hình xuất- nhập- tồn kho công cụ dụng cụ, tính và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí. Thực hiện việc ghi chép, đối chiếu công nợ phải trả. Lập các sổ thẻ chi tiết để theo dõi, giám sát TSCĐ hiện tại của công ty.
Thủ quỹ
Quản lý quỹ tiền mặt tại chi nhánh, thực hiện thu chi theo đúng chế độ. Hàng tháng theo dõi và ghi chép vào sổ quỹ. Cuối tháng cùng kế toán thanh toán kiểm kê tồn quỹ tiền mặt.
3.6 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY 3.6.1 Hình thức kế toán 3.6.1 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo các định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết.
Các sổ sách bao gồm: -Sổ nhật ký chung. -Sổ nhật ký đặc biệt. -Sổ cái.
31
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán GHI CHÚ:
: Ghi hằng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu.
3.6.2 Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số: 48/2006- QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho chi nhánh bao gồm 10 loại tài khoản trong đó các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thực hiện theo phương pháp ghi kép, còn tài khoản loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi đơn.
3.6.3 Tổ chức sử dụng chế độ chứng từ kế toán Áp dụng theo hình thức nhật ký chung. Áp dụng theo hình thức nhật ký chung.
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu được xem như nguồn nguyên liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do có vai trò
SỔ CÁI Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
32
như vậy nên việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán.
3.6.4 Tổ chức sử dụng hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong công ty, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của công ty cũng như cho các đối tượng khác ngoài công ty trong đó có cơ quan chức năng của Nhà Nước.
Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo được Nhà Nước quy định thống nhất mà công ty có trách nhiệm lập đúng theo mẫu quy định, đúng phương pháp, nộp đúng thời hạn. Hiện nay báo cáo tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
3.6.5 Các phương pháp cơ bản tại Công ty
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng Phương pháp thuế GTGT:Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 3.6.6 Tổ chức trang thiết bị sử dụng trong phòng kế toán
Tại công ty có trang bị hệ thống máy vi tính phục vụ cho bộ phận kế toán máy vi tính, máy in, mạng nội bộ, mạng Internet. Hiện tại công ty sử dụng phần mềm kế toán misa để hổ trợ cho công tác kế toán.
3.7 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY
Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nó phản ánh toàn bộ phần doanh thu đã thực hiện được trong kỳ và phần chi phí tương xứng tạo nên kết quả đó
3.7.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2010 – 2012)
Để biết được quá trình hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào ta tiến hành phân tích các chỉ tiêu quan trọng là doanh thu và chi phí để đánh giá lợi nhuận.
33
Bảng 3.1: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012
ĐVT: Triệu đồng. Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011 Số tiền (%) Số tiền (%) Doanh thu 39.614 52.048 58.117 12.434 31,4 6.070 11,7 Chi phí 34.740 46.070 51.381 11.329 32,6 5.311 11,5 LNTT 4.874 5.978 6.737 1.105 22,7 759 12,7 Thuế TNDN 1.218 1.046 1.684 (172) (14,1) 638 61,0 LNST 3.655 4.932 5.053 1.277 34,9 121 2,4
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty TNHH Hoàng Phúc
Tình hình doanh thu qua 3 năm của công ty tăng đều nhau. Doanh thu năm 2011 tăng gần 12.434 triệu đồng tăng khoản 31,4% so với năm 2010. Do trong năm 2011 ký được nhiêu hợp đồng xây dựng, công ty đẩy nhanh tốc độ thi công, giảm các công trình dở dang cuối kỳ làm doanh thu tăng cao. Trong năm 2012 doanh thu tiếp tục tăng so với năm 2011 là 6.070 triêu đồng tương đương tỷ lệ là 11,7%. Trong 3 năm 2010, 2011, 2012 thì doanh thu của năm 2011 tăng cao hơn đến năm 2012 lại tăng chậm.
Chi phí của công ty nhìn chung trong 3 năm hoạt động có nhiều chuyển biến phức tạp do ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Vì nền kinh tế có nhiều biến động, lạm phát tăng cao, công ty có nhiều hợp đồng nên tuyển thêm lao động. Chi phí năm 2011 tăng 11.329 triệu đồng so với năm 2010 chiếm 32,6%. Trong năm 2012 chi phí tiếp tục tăng so với năm 2011 là 5.311 triệu đồng chiếm 11,5%.
Lợi nhuận của công ty trong 3 năm điều được cố gắng duy trì để tăng đều. Mọi công ty kinh doanh hoạt động vì mục đích lợi nhuận, nên lợi nhuận là chỉ tiêu được quan tâm nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của cổ đông. Năm 2011 do tình hình hoạt động có nhiều chuyển biến tốt nên lợi nhuận cũng tăng so với năm 2010 là 1.105 triệu đồng chiếm 22,7%. Đồng thời trong năm này Công ty đã đăng ký thương hiệu sản phẩm mới với tên là MAXDOR POWER nên được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp là 30%. Trong năm 2012 lợi nhuận tăng 759 triệu đồng chiếm 12,7% lợi nhuận tăng chủ yếu phụ thuộc vào chi phí của công ty nên cần phải hạn chế chi phí thấp để có lợi nhuận cao nhất.
34
3.7.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm của Công ty (2011- 2013). (2011- 2013).
Chỉ khi sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thì doanh nghiệp mới có điều kiện để mở rộng và phát triển sản xuất. Ngược lại nếu thua lỗ sẽ có nguy cơ dẫn đến phá sản. Vì vậy cần phải xem xét và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh.
Bảng 3.1: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 6 THÁNG ĐẦU NĂM CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2011, 2012, 2013
ĐVT: Triệu đồng.
Chỉ tiêu
6 tháng đầu năm Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Số tiền (%) Số tiền (%) Doanh thu 10.105 14.580 30.512 4.474 44,3 15.932 109,3 Chi phí 8.858 11.000 26.648 2.142 24,2 15.648 142,3 LNTT 1.248 3.579 3.864 2.332 186,9 284 7,9 Thuế TNDN 312 895 966 583 186,9 71 7,9 LNST 936 2.685 2.898 1.749 186,9 213 7,9
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty TNHH Hoàng Phúc
Trong 6 tháng đầu năm thì tình nhìn chung tình hình hoạt động của công ty điều có tình hình khả quan là do ký được hợp đồng và hoàn thành một vài hạn mục ngắn hạn để kịp bàn giao sớm. Như 6 tháng đầu năm 2012 thu nhập của Công ty TNHH Hoàng Phúc là 14.580 triệu đồng tăng 4.474 triệu đồng tương ứng với tỉ lệ 44,3% so với năm 2011 (10.105 triệu đồng). Đến năm 6 tháng đầu năm 2013 doanh thu lại tăng vượt trội đó là do các công trình còn dở dang năm 2012 và công ty đã cố gắng hoàn thành sớm vào đầu năm 2013 với mức doanh thu 6 tháng năm 2013 là 30.512 triệu đồng tăng 15.932 triệu đồng tương ứng 109,3% so với 6 tháng đầu năm 2012. Qua đó cho thấy công ty đã nâng cao chất lượng hoạt động và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
Cùng với việc tăng doanh thu thì bên cạnh đó chi phí cũng tăng theo đáng kể, cụ thể là 6 tháng đầu năm 2012 chi phí của Công ty tăng là 2.142 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2011 (từ 8.858 triệu đồng lên 11.000 triệu đồng) tương ứng với tỷ lệ 24,2%. Đến 6 tháng đầu năm 2013 chi phí cao hơn so với 6 tháng đầu năm 2012 là 15.648 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ là 142,3%. Nguyên nhân là do cạnh tranh thị trường ngày càng gay gắt xuất hiện
35
của một số đối thủ cạnh tranh nên để tăng cường hoạt động thì Công ty cần tăng số lương thiết bị hiên đại để phục vụ cho việc thi công tốt các thiết bị được nhập từ nước ngoài nên chi phí sẽ cao nhưng sẽ đảm bảo chất lượng tốt