Do áp dụng phương pháp nhập xuất thẳng nên khi mua vật tư thì Phòng vật tư sẽ lập đồng thời phiếu nhập kho kèm với phiếu xuất kho. Do đó, chứng từ kế toán là phiếu xuất.
Ngoài ra còn có một số chứng từ liên quan khác: - Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Phiếu chi.
Phương pháp lập phiếu xuất kho
- Căn cứ vào mẫu để lập: Phiếu được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn, vào cuối tháng đóng thành quyển.
- Ghi rõ ngày tháng năm xuất.
- Ghi họ, tên, địa chỉ người nhận hàng.
- Ghi rõ lý do xuất, xuất tại kho: vật liệu nhập xuất thẳng.
- Ghi rõ tên vật liệu, số lượng yêu cầu và thực xuất, đơn giá của từng loại. - Dòng cuối cùng, tổng cộng số tiền thanh toán ghi cả số và chữ, người bán.
42 Phương pháp luân chuyển
Dựa vào định mức vật tư, ứng với từng tiến độ công trình do phòng kỹ thuật lập đã được Giám Đốc duyệt, phòng vật tư tiến hành mua vật liệu và xuất thẳng về công trình. Khi nhận được hoá đơn có chữ ký của Đội Trưởng hoặc người được uỷ quyền nơi thi công và chữ ký của bên giao hàng, Phòng vật tư thiết bị lập 4 liên phiếu nhập kho (có ghi rõ là do đội mua hoặc Công ty mua) kèm theo phiếu xuất kho gồm 4 liên:
+ Liên 1: lưu tại Phòng vật tư + Liên 2: Phòng kế toán + Liên 3: giao thủ kho
+ Liên 4: đưa xuống công trình
Phiếu nhập: lập 4 liên + Liên 1: lưu tại Phòng vật tư. + Liên 2: lưu tại Phòng tài chính kế toán.
+ Liên 3: định kỳ tháng gửi về kho để theo dõi lượng vật tư đã mua. + Liên 4: lưu tại công trình.