+ Nếu được thực hiện một cách khoa học thì sẽ phát huy được thế mạnh của đội ngũ các nhà quản lý.
+ Quyền lực nếu không được chia sẻ hay uỷ thác cho người khác dẫn đến độc quyền hay tập quyền trong quản lý thì cơ cấu của tổ chức sẽ bị phá vỡ.
- Giao quyền là giao phó quyền hạn cho các cấp quản lý theo từng chức vị trong cơ cấu quyền lực của tổ chức để họ thực hiện thẩm quyền của mình nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Giao quyền sẽ khuyến khích cấp dưới chủ động và chịu trách nhiệm về công việc chung của tổ chức và sẽ tạo ra những nhả quản lý chuyên nghiệp.
- Giao quyền sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh trong nội bộ tổ chức thì sẽ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn.
- Giao quyền là một giải pháp để thích ứng được với những biến đổi. - Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể giao quyề cho cấp dưới:
+ Những nhà quản lý phải được đào tạo để ra những quyết định quản lý phù hợp với quyền hạn được giao.
+ Việc trao quyền sẽ làm mất vai trò kiểm soát của người quản lý cấp cao.
+ Việc giao quyền sẽ dẫn đến các chi phí phát sinh như: phải xây dựng những hệ thống quản lý bổ sung cho phù hợp với cơ cấu và nhà quản lý cấp cao cần phải có phương tiện để kiểm soát.
+ Việc phân quyền sẽ gây ra sự trùng lặp các chức năng dẫn đến tăng chi phí quản lý và vận hành hệ thống.
b. Vai trò của giao quyền
- Cho phép cấp dưới có một sự chủ động và độc lập cần thiết để thực hiện công việc chung của tổ chức, do đó cơ hội thử thách một công việc độc lập và sáng tạo trong khi thực hiện công việc.
- Giảm tải công việc cho nhà quản lý dẫn tới có thể tập trung vào những công việc quan trọng của tổ chức.
- Tạo ra động lực và khuyến khích nhân viên duy trì trách nhiệm và mong muốn thực hiện công việc.
- Tạo sự cân bằng giữa trách nhiệm và quyền hạn.
c. Quá trình giao quyền
- Xác định kết quả mong muốn - Giao nhiệm vụ.
- Giao phó quyền hạn để hoàn thành các nhiệm vụ đó.
- Bắt mọi người phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.
Đây là một quá trình liên tục, không thể tách rời các bước này một cách riêng lẻ.
d. Nguyên tắc giao quyền
- Phải có thông tin đầy đủ về người được giao quyền. - Phải căn cứ vào năng lực để giao quyền tương xứng. - Quyền được giao phải rõ ràng về nội dung.
- Phải kiểm tra, đánh giá việc sử dụng quyền được giao.
e. Nghệ thuật giao quyền.
- Sự chấp thuận của cấp dưới khi nhận quyền. - Thái độ tin tưởng với cấp dưới.
- Sự chia sẻ với cấp dưới.
- Chấp nhận những sai lầm nhất định của cấp dưới. - Xây dựng và sử dụng hệ thống kiểm tra rộng rãi.
- Khen thưởng việc giao quyền có kết quả và việc tiếp nhận quyền hạn được giao tốt của cấp dưới.
Câu 27: Phân biệt thông tin quản lý và thông tin quản trị? Vận dụng trong công việc của anh/chị?
Trả lời:
1. Giống nhau:
Cả thông tin quản lý và thông tin quản trị đều được hiểu là những tin tức mới, được thu nhận, cảm thụ và đánh giá là có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ.
2. Khác nhau
Thông tin quản lý Thông tin quản trị
Thông tin quản lý được hiểu là những tin tức mới, được thu nhận, cảm thụ và đánh giá là có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó.
Thông tin quản trị được hiệu là những tin tức mới, được thu nhận, cảm thụ và đánh giá là có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ trọng quản trị (quản lý)
Ví dụ Ví dụ
Câu 28: Vai trò của thông tin trong cơ quan anh/chị đang công tác? Trả lời:
Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện các chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra.
1. Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý.
Nhà quản lý cần phải:
- Xác định đúng đắn các mục tiêu và áp dụng các biện pháp hữu hiệu để thực hiện được các mục tiêu đã xác định.
- Cần phải nắm vững các hoạt động của tổ chức một cách chính xác, kịp thời bằng những số liệu, tài liệu cụ thể.
- Cần có những thông tin cần thiết để thông tin trở thành tiền đề, thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản lý.
Từ sơ đồ trên ta thấy, trong quá trình điều hành sự hoạt động của tổ chức, nhà quản lý phải thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản:
- Thông tin kế hoạch: là thông tin chỉ đạo hoạt động sản xuất.
- Thông tin môi trường: là thông tin cơ sở, làm căn cứ cho việc đề ra tác động quản lý phù hợp.
- Thông tin thực hiện: là thông tin phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức.
2. Thông tin là công cụ lao động của nhà quản lý
a. Thông tin là cơ sở của công tác kế hoạch hoá
Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng và hiệu quả các vấn đề sau: - Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định: kế hoạch bản thân là một hệ thống bao gồm các chiến lược, quy hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch hàng năm, chương trình, dự án...
- Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức.
- Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu. - Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý.
Đặc biệt, thông tin cần thiết cho việc dự báo để nhà quản lý có kế hoạch và quyết định kịp thời.
b. Hỗ trợ nhà quản lý trong công tác tổ chức
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công và giao quyền.
- Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực của tổ chức.
- Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác.
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức.
c. Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên.
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức.
- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả.
d. Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
- Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra.
- Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn.
- Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể.
3. Thông tin là yếu tố đảm bảo cho người thực hiện
Người thực hiện cần phải được cung cấp những thông tin cần thiết: - Mục đích và mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Chủ thể quản lý
Đối tượng quản lý
Nhiệm vụ kế hoạch Tác động quản lý Thực hiện kế hoạch Tác động nhiễu
Thông tin môi trường
- Các nguồn nhân lực, tài lực, vật lực được sử dụng.
- Cạc thức tiến hành sản xuất, quy trình công nghệ, phương pháp điều khiển sản xuất tiên tiến.
- Chức năng của các bộ phận và quan hệ giữa chúng.
- Thực trạng sản xuất tại thời điểm nhất định và dự báo về phát triển sản xuất trong tương lai.
- Nhu cầu của thị trường trong nước và quốc tế đối với các loại hàng hoá và dịch vụ...
Câu 29: Hãy nêu yêu cầu đối với thông tin quản lý trong cơ quan anh/chị? Trả lời:
Thông tin là một nguồn lực rất quan trọng của sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội, là một loại tài nguyên khai thác vô tận, sử dụng không cạn, mà lại có thể tiến hành tái sản xuất dưới hình thái mở rộng. Loại tài nguyên này tồn tại với khối lượng lớn trong lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, nó đòi hỏi phải khai thác và sử dụng hữu hiệu vào công tác quản lý. Việc quản lý thông tin tốt sẽ giảm trung bình 50% chi phí trong lao động và bảo trì các hệ thống tự động hoá, tránh được đáng kể việc phát triển các hệ thống thừa; cơ quan giảm trung bình được 40% thời gian truy cập và phục hồi các bản ghi và giảm chi phí trung bình tới 50% cho việc bẩo quản các hồ sơ tài liệu; sử dụng thông tin đã có và thu thập thông tin của tương lai.Sơ đồ
Muốn vậy, thông tin quản lý cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
1. Tính chính xác
Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác của thông tin trước hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện, điều đó yêu cầu việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, cố gắng làm cho thời gian, địa điểm, điều kiện và nội dung thông tin được rõ ràng. Sau nữa, nó cũng đòi hỏi thông tin phải được chi tiết đến mức độ cần thiết nhất định, làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn, khả thi, hữu hiệu.
2. Tính kịp thời.