II. So sánh với thực tế quy trình ra quyết định tại cơ quan.
2. Vai trò của kế hoạch:
- Các chức năng khác đều được thiết kế phù hợp với kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch: những mục tiêu được xác định nhằm xác định biên chế, phân công công việc và giao quyền, lựa chọn phong cách lãnh đạo và phương thức kiểm tra thích hợp.
- Khi kế hoạch phải điều chỉnh thì các chức năng khác cũng phải điều chỉnh ở những nội dung tương ứng.
2.2. Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi:
- Sự thay đổi hay tính bất định của môi trường giúp việc lập kế hoạch trở nên tất yếu để phát triển ổn định và ứng phó tính linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Điều đó giúp hỗ trợ nhà quản lý ra được những quyết định tối ưu hơn.
- Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch vẫn cần thiết vì các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cách tốt nhất để đạt mục tiêu và thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai và thực thi nhiệm vụ.
- Một kế hoạch tốt sẽ tạo cơ hội cho tổ chức có thể thay đổi.
2.3. Chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp với các nguồn lực:
- Việc lập kế hoạch chu đáo sẽ đưa ra được phương án tối ưu nhất để thực hiện các mục tiêu, do đó nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực và tiết kiệm được thời gian.
- Việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu hoá chi phí không cần thiết.
2.4. Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức:
- Kế hoạch làm giảm bớt những hành động tuỳ tiện, tự phát, vô tổ chức và dễ đi chệch hướng mục tiêu.
- Tập trung được các mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung nhằm:
+ Thay thế những hoạt động manh mún, không được phối hợp hành một hợp lực chung. + Thay thế những hoạt động thất thường bằng những hoạt động đều đặn.
+ Thay thế những quyết định vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng.
2.5. Là cơ sở cho chức năng kiểm tra:
- Những yêu cầu của kế hoạch về mục tiêu và phương án hành động nhằm đưa ra những tiêu chuẩn của công tác kiểm tra.
- Các kế hoạch được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và thống nhất giúp người quản lý sẽ thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra.
Câu 18: Phân tích các bước trong quy trình lập kế hoạch? Trả lời:
Các bước trong quy trình lập kế hoạch: