II. So sánh với thực tế quy trình ra quyết định tại cơ quan.
1. Các phương pháp lập kế hoạch:
1.1. Phương pháp vận trù học (Operational Management):
- Hướng vào việc phân tích thực nghiệm và định lượng.
- Chuyên nghiên cứu và vận dụng các phương pháp khoa học để phát triển tối đa các điều kiện vật chất đã có (nhân lực, vật lực, tài lực) nhằm đạt được mục đích nhất định.
- Chủ yếu dùng phương pháp toán học để phân tích số lượng, trù tính các quan hệ giữa các khâu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra phương án tối ưu nhất.
- Các bước chính:
+ Bước 1: Xây dựng mô hình toán học về vấn đề.
+ Bước 2: Quy định một hàm mục tiêu làm tiêu chuẩn để tiến hành so sánh các phương án tiến hành hành động cụ thể.
+ Bước 3: Xác định giá trị cụ thể của các tham số trong mô hình.
+ Bước 4: Tìm cách lý giải mô hình, tìm ra lý giải tối ưu để hàm số mục tiêu được giá trị lớn nhất (cực trị).
1.2. Phương pháp hoạch định động:
- Phương pháp lập kế hoạch mang tính linh hoạt, thích ứng cao với sự thay đổi của mỗi trường.
- Tuân theo các nguyên tắc: + Mục tiêu ngắn hạn thì cụ thể.
+ Mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát.
+ Điều chỉnh thường xuyên, kết hợp chặt chẽ giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
- Cơ sở để đưa ra những điều chỉnh nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã xác định: + Kế hoạch đã lập ra qua mỗi thời gian cố định (một quý, một năm…) thì kỳ phát triển ở trạng thái động.
+ Sự thay đổi của điều kiện môi trường. + Tình hình triển khai trên thực tế.
- Mỗi lần điều chỉnh vẫn phải giữ nguyên kỳ hạn kế hoạch ban đầu và từng bước thúc đẩy kỳ hạn hoạch định đến kỳ tiếp theo.
1.3. Phương pháp dự toán – quy hoạch:
- Là phương pháp dự toán được lập ra từ hệ thống mục tiêu. - Phương pháp này gồm các bước:
+ Bước 1: Bộ phận quản lý cấp cao đưa ra hệ thống chiến lược và mục tiêu chung và xác định hạng mục thực hiện mục tiêu.
+ Bước 2: Tính toán và quy hoạch số lượng nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mỗi hạng mục và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
+ Bước 3: Xuất phát từ mục tiêu thứ tự ưu tiên và nhu cầu thực tế của hạng mục để tiến hành phân phối nguồn lực.
+ Bước 4: Đưa dự toán đến bộ phận chức trách và lượng công việc đảm nhận cho các bộ phận khi thực hiện mục tiêu.
1.4. Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT – Project/Program Evaluation & Review Technique): Technique):
- Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng lưới. - Phương pháp thông dụng nhất là PERT:
+ Là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ và sự phối hợp các hoạt động và các sự kiện cần thiết để đạt mục tiêu chung của một dự án.
+ Thường được sử dụng để phân tích và chỉ ra những nhiệm vụ cần phải thực hiện để đạt được những mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định.
- Có 4 yếu tố tạo thành PERT: + Mạng lưới PERT.
+ Đường giăng (Critial Path). + Phân bổ các nguồn lực. + Chi phí và thời gian.
1.5. Phương pháp phân tích SWOT:
- Môi trường bên trong: bao gồm có điểm mạnh (Strenghs), điểm yếu (Wesaknesses) và môi trường bên ngoài bao gồm: cơ hội (Opportunities), thách thức (Threats).
- Phát hiện và nắm bắt các khía cạnh của một chủ thể hay một vấn đề.
- Là một công cụ phân tích chung, mang tính tổng hợp nên thường mang tính phán đoán và định tính nhiều hơn và lấy các số liệu, dẫn chứng để chứng minh.
1.6. Phương pháp phân tích chi phí – lợi ích.
- Ước lượng và tính tổng giá trị tương đương đối với những lợi ích và chi phí của một hoạt động, từ đó xem xét xem có nên đầu tư hay không?
- Đây là phương pháp dánh giá các hoạt động từ góc độ kinh tế học (CBA vs. FA; CBA vs. CEA)
- Lập kế hoạch cũng là một hoạt động mang tính kinh tế, áp dụng CBA là hoàn toàn phù hợp.
- Những nguyên tắc cơ bản của phương pháp CBA có thể ứng dụng vào công việc lập kế hoạch một cách thuận lợi.
- Các dạng CBA: Ex ante CBA; Ex post CBA; In medias res CBA.