4. Kết quả thực tập theo đề tài:
2.1.3. Bộ máy tổ chức của công ty
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý tại công ty.
Nguồn: trasac.com.vn_Sơ đồ tổ chức Bộ máy Công ty bao gồm Ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng:
Phòng dịch vụ khách hàng. Phòng quản lý hoạt động chung. P. DV Khách hàng P. hoạt độngch ung TT. Phân phối P. Môi giới hải quan P. BV SK & môitrư ờng Đội vận tải đường bộ ĐL. Tàu biển P. Kinh doanh P. Tài chính & Kế toán
Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Giám đốc điều
hành
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 31 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014 Trung tâm phân phối.
Phòng môi giới hải quan. Đội vận tải đường bộ. Đại lý tàu biển.
Phòng kinh doanh. Phòng kế toán.
2.1.3.2. Nhiệm vụ - chức năng từng bộ phận.
Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc đảm nhận vai trò điều hành, quản lý chung trong công ty và là người ra quyết định kinh doanh đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất toàn bộ hoạt động của công ty trước hội đồng quản trị. Tổng giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các
Trưởng phòng sau đó đưa ra quyết định sau cùng. Phòng Dịch vụ khách hàng:
Chủ động thường xuyên tiếp xúc với đối tác khách hàng để nắm bắt kịp thời các thông tin về tình hình công nợ, nhu cầu sử dụng dịch vụ báo cáo của Giám đốc để có kế hoạch tiếp xúc, hợp tác với khách hàng.
Chuẩn bị các số liệu, dữ liệu cần thiết của Công ty để giới thiệu với khách hàng.
Đánh giá, phân tích hồ sơ vụ việc, soạn thảo và đàm phán các hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc để triển khai, chỉ đạo thực hiện việc chăm sóc khách hàng.
Phân tích đánh giá hồ sơ, các hợp đồng kinh tế trong Công ty. Đại lý Tàu biển:
Tiến hành các hoạt động cần thiết để chăm sóc và bảo vệ chu đáo quyền và lợi ích hợp pháp của người ủy thác.
Nhanh chóng thông báo cho người ủy thác các sự kiện liên quan đến công việc được ủy thác.
Tính toán các chi phí có liên quan đến công việc được ủy thác. Phòng Kinh doanh:
Đây là phòng giữ vai trò trọng tâm của hoạt động kinh doanh của công ty và chịu sự trách nhiệm chỉ đạo trực chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Phòng gồm có 2 bộ phận: Bộ phận chứng từ. Bộ phận giao nhận. Chức năng của phòng là: Ký kết hợp đồng. Tổ chức hợp đồng.
Phụ trách các thủ tục xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa tại các cảng.
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 32 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014 Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong các dự án kinh doanh gồm: Giám
đốc Điều hành, Giám đốc Nghiệp vụ, Giám đốc Tài chính. Phòng Tài chính & Kế toán:
Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng.
Quản lý và thực hiện các nguồn tài chính của công ty như: làm Kế toán Kiểm toán các nguồn vốn, các tài khoản, các nguồn tài chính.
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng và Giám đốc trực tiếp lãnh đạo. Các nhân viên còn lại đảm trách nhiệm từng công việc và tài vụ như: Kế toán tổng hợp, tiền lương, quản lý ngân quỹ, theo dõi công nợ… Các cán bộ của phòng Tài Chính Kế Toán còn có vai trò tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch, phương án đầu tư…