Quỏ trỡnh tuyển chọn là một quy trỡnh gồm nhiều bước, mỗi bước trong quỏ trỡnh được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viờn khụng đủ cỏc điều kiện đi tiếp vào cỏc bước sau. số lượng cỏc bước trong quỏ trỡnh tuyển chọn khụng phải là cố định mà nú tựy thuộc vào mức độ phức tạp của cụng việc khi tuyển chọn lao động, tớnh chất của loại lao động cần tuyển chọn. Để được nhận vào làm việc, cỏc ứng viờn phải vượt qua được tất cả cỏc bước trong quỏ trỡnh tuyển chọn đề ra. Để đỏnh giỏ cỏc ứng viờn của mỡnh thỡ cú nhiều tố chức thực hiện theo cỏc cỏch khỏc nhau. Hầu hết cỏc tổ chức loại bỏ cỏc ứng viờn khụng thớch họp qua từng bước đế giảm lượng người phải theo dừi trong quỏ trỡnh xin việc, cú một số tổ chức lại thực hiện theo cỏch cho toàn bộ cỏc ứng viờn tham gia toàn bộ quỏ trỡnh tuyển chọn cho đến khi tuyển được những ứng viờn phự họp nhất. Việc vận dụng theo cỏch nào là tựy thuộc vào tỷ lệ tuyển mộ của tựng tổ chức, khả năng tài chớnh cho phộp, mức độ tin cậy của thụng tin thu được.
Khi thiết kế số bước và nội dung của từng bước trong quỏ trỡnh tuyển chọn chỳng ta cần phải thiết kế sao cho thu được cỏc thụng tin đặc trưng nhất và đỏng tin cậy để từ đú mới làm căn cứ quyết định cho việc tuyển hay khụng.
Hỡnh số 1.2. Quy trỡnh tuyển chọn nhõn lực
(Nguồn: ThS Nguyễn Võn Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quõn,, giỏo trỡnh Quản trị nhõn lực, NXB Lao động - Xó hội, Hà Nội 2004)
Nội dung cỏc bước:
Bước 1: Tiếp đún ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Quỏ trỡnh phỏng vấn ở bước này nếu phỏt hiện được cỏc cỏ nhõn khụng cú khả năng phự hợp với cụng việc cần tuyển thỡ loại bỏ ngay, tuy nhiờn để ra được quyết định này thỡ cỏc tiờu chuẩn cần được xõy dựng một cỏch kỹ lưỡng. Bởi vỡ, khi
Tiếp đún ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Sàng lọc qua đơn xin việc
Phỏng vấn bởi lónh đạo trực tiếp
Thẩm tra cỏc thụng tin đó thu được trong quỏ trỡnh tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn
Khỏm sức khỏe và đỏnh giỏ thể lực cỏc ứng viờn
Tham quan cụng việc
Cỏc trắc nghiệm nhõn sự trong tuyển chọn
phỏng vấn thỡ ý chủ quan của người phỏng vấn là cú tớnh chất quyết định nhất do đú cỏc tiờu chuẩn cú tớnh độc đoỏn thỡ khụng nờn dựng nú đế loại người xin việc. Đặc biệt khụng nờn dựng cỏc yếu tố tuổi, giới tớnh, chủng tộc, tụn giỏo, dõn tộc, và cỏc khuyết tật bấm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc, những lý do chớnh đế loại bỏ cỏc ứng viờn ở bước đầu tiờn là họ chưa đỏp ứng được cỏc yờu cầu về giỏo dục, đào tạo, kinh nghiệm, cần thiết để thực hiện cụng việc như khụng cú cỏc kỹ năng như đó thụng bỏo, trỏi nghề, khụng đầy đủ cỏc văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quỏ yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yờu cầu...
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Trong cỏc tổ chức, cỏc ứng viờn muốn cú việc làm thỡ đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quỏ trỡnh tuyển chọn.
Đơn xin việc thường được cỏc tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc cú trỏch nhiệm điền vào đon xin việc theo yờu cầu mà cỏc nhà sử dụng lao động đề ra. Cỏc mẫu đơn xin việc được thiết kế một cỏch khoa học và hợp lý cú thể được coi là một cụng cụ quan trọng đế tuyển chọn một cỏch chớnh xỏc người xin việc, vỡ đơn xin việc giỳp cho ta cỏc thụng tin đỏng tin cậy về cỏc hành vi hoạt động trong quỏ khứ cũng như cỏc kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, cỏc đặc điờm về tõm lý cỏ nhõn, cỏc kỳ vọng, ước muốn và cỏc khả năng đặc biệt khỏc. Đơn xin việc là cơ sở cho cỏc phương phỏp tuyển chọn khỏc như phương phỏp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tờn, nơi đó làm việc, cỏc hồ sơ nhõn sự khỏc.
Bước 3: Cỏc trắc nghiệm nhõn sự trong tuyển chọn
Để giỳp cho cỏc nhà tuyển chọn nắm được cỏc tố chất tõm lý, những kỹ năng và cỏc khả năng đặc biệt của cỏc ứng viờn khi mà cỏc thụng tin về nhõn sự khỏc khụng cho ta biết được một cỏch chớnh xỏc và đầy đủ. Cỏc trắc nghiệm nhõn sự mang lại cho ta những kết quả khỏch quan về cỏc đặc trưng tõm lý của con người như khả năng bẩm sinh, sở thớch, cỏ tớnh của cỏ nhõn này so với cỏc cỏ nhõn khỏc. Cỏc trắc nghiệm giỳp cho việc tỡm hiểu được cỏc đặc trưng đặc biệt trong thực hiện cụng việc của từng cỏ nhõn, cỏc cụng việc cú tớnh đặc thự.
Khi dựng phương phỏp trắc nghiệm để tuyển chọn ta cũng nờn chọn cỏc phương phỏp thớch hợp thỡ mới dự đoỏn được thành tớch thực hiện cụng việc. Muốn thể thỡ khi xõy dựng cỏc bài trắc nghiệm cần phải cú những người am hiểu về cụng việc hoặc đó nghiờn cứu kỹ về cụng việc nhất là bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện. Hiện nay trong thực tế cú rất nhiều loại trắc nghiệm do đú việc lựa chọn để sử dụng loại trắc nghiệm nào là một vấn đề khú khăn. Để đỏnh giỏ cỏc khớa cạnh của cỏc ứng viờn người ta thường sử dụng cỏc bài trắc nghiệm bằng chớnh cụng việc mà sau này cỏc ứng viờn phải làm, hoặc là bài trắc nghiệm mẫu.
Trong trắc nghiệm nhõn sự cú nhiều loại trắc nghiệm và cú nhiều cỏch phõn loại khỏc nhau. Người ta cú thể phõn loại theo nhúm hay cỏ nhõn, dựa vào cơ cấu, hay dựa vào kết quả đỏnh giỏ để phõn loại. Thụng thường người ta chia trắc nghiệm nhõn sự ra cỏc loại trắc nghiệm như: trắc nghiệm thành tớch, trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng, trắc nghiệm về tớnh cỏch và sở thớch, trắc nghiệm về tớnh trung thực, trắc nghiệm y học.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quỏ trỡnh giao tiếp bằng lời (thụng qua cỏc cõu hỏi và cỏc cõu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đõy là một trong những phương phỏp thu thập thụng tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương phỏp phỏng vấn trong tuyển chọn giỳp chỳng ta khắc phục được nhược điểm mà quỏ trỡnh nghiờn cứu đơn xin việc khụng làm được, hoặc cỏc loại văn bằng chứng chỉ khụng nờu hết được.
Mục tiờu của cỏc cuộc phỏng vấn trong tuyển chọn
- Để thu thập cỏc thụng tin về người xin việc, bởi vỡ cỏc thụng tin thu thập được từ cỏc cụng cụ tuyển chọn khỏc cú thể chưa đủ, chưa rừ ràng, quỏ trỡnh phỏng vấn tạo cơ hội cho thụng tin được rừ ràng hơn, được giải thớch cặn kẽ hơn.
- Đề cao cụng ty: Qua phỏng vấn giỳp cho cỏc nhà tuyển chọn giới thiệu về cụng ty của mỡnh, làm cho người xin việc hiểu rừ về những mặt mạnh, ưu thế của cụng ty. Đõy là hỡnh thức quảng cỏo tốt nhất.
- Để cung cấp cỏc thụng tin về tổ chức cho người xin việc, trong khi phỏng vấn nờn giải thớch cho cỏc ứng viờn biết rừ về tỡnh hỡnh cụng ty như mục tiờu của cụng ty, cơ cấu bộ mỏy quản lý, cỏc chớnh sỏch về nhõn sự, cỏc cơ hội thăng tiến, việc làm...
- Thiết lập quan hệ bạn bố, tăng cường khả năng giao tiếp. Cỏc loại phỏng vấn.
Hiện nay người ta thường ỏp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thụng tin. - Phỏng vấn theo mẫu: là hỡnh thức phỏng vấn mà cỏc cõu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yờu cầu của cụng việc, phỏng vấn theo mẫu là hỡnh thức cỏc cõu hỏi đều được chuõn bị kỹ để người đi phỏng võn hỏi và cỏc cõu trả lời của người xin việc.
- Phỏng vấn theo tỡnh huống: là quỏ trỡnh người hỏi yờu cầu cỏc ứng viờn phải trả lời về ứng xử hay cỏch thực hiện, xử lý cỏc cụng việc theo cỏc tỡnh huống giả định hoặc cỏc tỡnh huống cú thật trong thực tế, mà những người phỏng vấn đặt ra.
- Phỏng vấn theo mục tiờu: Phỏng vấn theo loại này là cuộc phỏng vấn dựa vào cụng việc cụ thể mà yờu cầu cỏc ứng viờn phải trả lời theo những mục tiờu xỏc định từ trước. Cỏc cõu hỏi cũng dựa vào sự phõn tớch cụng việc một cỏch kỹ lường để xỏc định cỏc mục tiờu cho cỏc vị trớ việc làm. Phương phỏp phỏng vấn theo mục tiờu là phương phỏp cho ta độ tin cậy cao và đỳng đắn nhất.
- Phỏng vấn khụng cú hướng dẫn: là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng vấn khụng chuẩn bị trước nội dung cỏc cõu hỏi, mà để cho cỏc ứng viờn trao đổi một cỏch thoải mỏi xung quanh cụng việc, người hỏi chỉ cú định hướng cho cuộc thảo luận.
- Phỏng vấn căng thẳng: là hỡnh thức phỏng vấn mà trong đú người phỏng vấn đưa ra cỏc cõu hỏi cú tớnh chất nặng nề, mang nhiều nột của sự chất vấn, hoặc cường độ hỏi dồn dập, cỏch phỏng vấn này mong tỡm kiếm ở cỏc ứng viờn lũng vị tha, sự ứng xử cụng việc trong thời gian eo hẹp. Nú giỳp chỳng ta tỡm được những người đế bố trớ vào những vị trớ việc làm căng thẳng đũi hỏi bản lĩnh nghề nghiệp.
- Phỏng vấn theo nhúm: là hỡnh thức phỏng vấn mà một người hỏi cựng lỳc đối với nhiều người. Loại phỏng vấn này giỳp ta cú thể thu thập được nhiều thụng tin trựng lặp mà cỏc ứng viờn đều cú, mà ta khụng cần hỏi riờng từng người một.
- Phỏng vấn hội đồng: là hỡnh thức phỏng vấn của nhiều người đối với một ứng viờn. Loại phỏng vấn này thớch hợp trong từng trường hợp bố trớ cỏc ứng viờn vào cỏc vị trớ quan trọng mà cần phải cú sự tỏn đồng của nhiều người. Nú trỏnh được tớnh chủ quan khi chỉ cú một người phỏng vấn và nú tạo ra tớnh linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của cỏc ứng viờn.
* Để cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Khõu tổ chức phải chu đỏo như chuẩn bị phũng phỏng vấn, cỏc cõu hỏi phỏng vấn liờn quan đến cỏc vị trớ dự tuyển của ứng viờn, cỏc thiết bị phục vụ cho phỏng vấn...
- Cần tạo dựng, duy trỡ quan hệ tụn trọng lẫn nhau trong suốt cuộc phỏng vấn. - Cõu hỏi đặt ra phải rừ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, trỏnh tỡnh trạng dài dũng ứng viờn khụng nắm bắt hết được ý cõu hỏi của nhà tuyển dụng.
- Trong quỏ trỡnh phỏng vấn nhà tuyển dụng cần ghi lại cỏc thụng tin chớnh trong quỏ trỡnh trả lời của ứng viờn kết hợp quan sỏt sự thay đụi tõm trạng qua cỏc cử chỉ, nột mặt.
- Kết thỳc phỏng vấn phải đỏnh giỏ qua về ứng viờn theo bảng điếm: năng lực. kinh nghiệm, động cơ, kỹ năng hợp tỏc... Nờn cú thời gian thư gión khi phỏng vấn người tiếp theo.
Bước 5: Khỏm sức khỏe và đỏnh giỏ thể lực của cỏc ứng viờn
Để đảm bảo cho cỏc ứng viờn cú sức làm việc lõu dài trong cỏc tổ chức và trỏnh những đũi hỏi khụng chớnh đỏng của người được tuyển về đảm bảo sức khỏe thỡ bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khỏm sức khỏe và đỏnh giỏ thế lực cỏc ứng viờn. Bước này do cỏc chuyờn gia về y tế đảm nhận, phũng nhõn lực cần cung cấp cỏc tiờu chuẩn về thể lực cho vị trớ tuyển dụng đờ cỏc chuyờn gia y tế dựa vào đú để tuyển chọn. Bước này cần phải được xem xột và đỏnh giỏ một cỏch khỏch quan, trỏnh hiện tượng hỡnh thức, qua loa.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lónh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trỏch trực tiếp và sử dụng lao động thỡ cần phải cú sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trỏch để đỏnh giỏ một cỏch cụ thể hơn cỏc ứng viờn, đõy là một bước nhằm xỏc định vai trũ quan trọng của cỏc cấp chuyờn mụn. Nú giỳp ta khắc phục được sự khụng đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Bước 7: Thẩm tra cỏc thụng tin thu được trong quả trỡnh tuyển chọn Để xỏc định độ tin cậy của cỏc thụng tin thu được qua cỏc bước tuyển chọn ta phải thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độ chớnh xỏc của cỏc thụng tin. Cú nhiều cỏch để thấm tra cỏc thụng tin như trao đổi với cỏc tố chức cũ mà người lao động đó làm việc, đó khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đó cấp cỏc văn bằng chứng chỉ... Cỏc thụng tin thẩm tra lại là những căn cứ chớnh xỏc để cỏc nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cựng.
Bước 8: Tham quan cụng việc
Những người xin việc luụn cú kỳ vọng về sự thỏa món cụng việc do đú nếu ta tạo ra sự thất vọng đối với cụng việc do khụng cú đầy đủ cỏc thụng tin thỡ sẽ gõy rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận cụng việc. Do đú để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cựng về việc làm thỡ tổ chức cú thể cho những ứng viờn tham quan hoặc nghe giải thớch đầy đủ về cỏc cụng việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giỳp cho người lao động biết được một cỏch khỏ chi tiết về cụng việc như: mức độ phức tạp của cụng việc, tỡnh hỡnh thu nhập, sự thỏa món đối với cụng việc. Qua đú người ta tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gỡ họ phải thực hiện trong tương lai đờ khỏi phải ngờ ngàng khi gặp những điều khụng phự hợp với sự suy nghĩ của họ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn (tuyển dụng)
Sau khi đó thực hiện đầy đủ cỏc bước trờn đõy và cỏc thụng tin tuyển dụng đó đảm bảo theo đỳng yờu cầu tuyển chọn đề ra thỡ hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào
của phỏng vấn và trắc nghiệm. Khi đó cú quyết định tuyển dụng thỡ người sử dụng lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Những cơ sở phỏp lý của hợp đồng lao động là Bộ luật lao động mà Nhà nước ban hành. Trong hợp đồng lao động nờn chỳ ý một số điều khoản sau đõy: thời gian thử việc, tiền cụng, thời gian làm thờm giờ, cỏc loại bảo hiểm phải đúng cho người lao động.
1.4. HOÀ NHẬP VỚI MễI TRƯỜNG LÀM VIỆC
Hướng dẫn hũa nhập là bước cuối cựng trong quy trỡnh tuyển dụng nhõn lực. Hũa nhập người lao động là một quỏ trỡnh được thiết kế để giỳp đỡ những nhõn viờn mới thớch nghi và phự hợp với bộ phận hay tổ chức mà họ sẽ làm việc. Cụ thể hơn, mục đớch của việc hũa nhập là giỳp nhõn viờn mới hiểu rừ hơn về doanh nghiệp, về cụng việc của họ và những kỳ vọng của doanh nghiệp với họ; giỳp nhõn viờn mới thoải mỏi, cảm thấy mỡnh là một bộ phận của doanh nghiệp, từ đú tham gia vào cỏc hoạt động của doanh nghiệp một cỏch nhanh chúng, hăng say.
Để giỳp đỡ nhõn viờn mới trong quỏ trỡnh hũa nhập vào mụi trường làm việc, doanh nghiệp cần xõy dựng cỏc chương trỡnh hũa nhập và tiến hành từng bước cho nhõn viờn bắt đầu cảm thấy mỡnh là một phần của tổ chức, cảm thấy thoải mỏi trong cụng việc.
Chương trỡnh hũa nhập của người lao động vào mụi trường làm việc cú thể chia thành 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 – Chương trỡnh tổng quỏt, bao gồm:
+ Giới thiệu tổng quỏt về doanh nghiệp: lịch sử hỡnh thành và phỏt triển, khỏch hàng và cỏc đối thủ cạnh tranh, mục tiờu hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, văn húa doanh nghiệp...
+ Cỏc chớnh sỏch chủ yếu và cỏc thủ tục, quy định