2008.
3.2.4 Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lƣờng các quá trình
Một trong những cơ sở giúp Công ty xác định và đề xuất cải tiến nhằm nâng cao năng suất – hiệu quả của hoạt động đó là kết quả theo dõi – đo lường và phân tích xu hướng của các quá trình trong hệ thống. Vì vậy Công ty cần xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu đánh giá cho từng quá trình cũng như chuẩn mực cụ thể cần đạt.
Trong đó Công ty cần bổ sung chỉ tiêu về chi phí, nguồn lực sử dụng để từ đó có thể tính toán được hiệu quả của quá trình.
Bảng 3.1 Kế hoạch theo dõi và đo lường các quá trình Quá trình Mục tiêu Chỉ tiêu yêu
cầu
Tần suất đánh giá
Trách nhiệm Thực hiện Kiểm tra
Bảng 3.2 Một số quá trình và mục tiêu tham khảo
Tên quá trình Mục tiêu Tần suất đánh giá
Kiểm soát tài liệu Đảm bảo đủ tài liệu, tránh nhầm lẫn, sẵn có, cập nhật kịp thời.
2 lần/năm Kiểm soát hồ sơ Đầy đủ, dễ truy cập. 2 lần/năm Họp xem xét lao động Đủ nội dung, đúng thời gian, kết luận thỏa
đánh và được triển khai đầy đủ.
1 lần/năm Đào tạo Nhân viên đủ kiến thức và kỹ năng làm
việc.
Sau mỗi đợt Tuyển dụng Tuyển đúng người, đúng thời gian. Sau mỗi đợt Bảo trì Tránh sự cố, thiết bị luôn sẵn sàng làm
việc đúng tính năng và công suất, ít ảnh hưởng sản xuất.
2 lần/năm
Đấu thầu Đảm bảo doanh thu theo kế hoạch, hồ sơ tham gia thầu đầy đầy đủ - chính xác – đúng thời gian.
4 lần/năm
Mua hàng Đảm bảo chất lượng phù hợp với giá cạnh tranh, đáp ứng tiến độ thi công.
4 lần/năm Tổ chức thi công Đảm bảo an toàn, tiến độ, chất lượng với
chi phí nằm trong định mức.
2 lần/năm Đo lường thỏa mãn
khách hàng
Đánh giá được mức độ thỏa mãn để kịp thời điều chỉnh nâng cao sự thỏa mãn.
2 lần/năm Đánh giá nội bộ Phát hiện những điểm chưa phù hợp để 1 lần/năm
khắc phục và tìm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống.
Hành động khắc phục Không để tái xảy ra sai lỗi 2 lần.năm
Tùy vào mục tiêu từng năm và tình hình thực hiện của từng quá trình mà trưởng các Phòng ban xác định chỉ tiêu cụ thể cho từng quá trình.
o Định kỳ ít nhất 2 lần/năm, trước cuộc họp xem xét lãnh đạo, hoặc sau khi công trình hoàn thành, trưởng Phòng ban, Ban chỉ huy công trình phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện của từng quá trình.
o Việc theo dõi đo lường các quá trình có thể thực hiện bằng cách áp dụng các kỹ thuật thống kê và xem xét đánh giá theo 5 mức độ như sau:
Rất kém, không chấp nhận (đạt dưới 40% yêu cầu). Chưa đạt, còn thiếu sót (đạt dưới 50% yêu cầu) Đạt yêu cầu, chấp nhận được ( đạt từ 50% - 70%) Có hiệu quả (đạt từ 70% đến 90%)
Tối ưu (trên 90%)