2008.
2.3.5 Quản lý hệ thống vàcác quá trình
Quá trình xây dựng và áp dụng TCVN ISO 9001 : 2008 chính là quy trình xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng theo các quá trình:
- Các hoạt động cần thiết, thứ tự thực hiện và mối tương tác giữa chúng khi xem xét và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng được xác định và dần được xác lập, chuẩn hóa qua 6 năm triển khai áp dụng qua mô hình tương tác giữa các quá trình (Hình 2.4)
- Về hoạt động xem xét tính phù hợp cảu hệ thống đã được lãnh đạo cao nhất duy trì và thực hiện khá tốt: 146/195 thành viên đánh giá cao tính thường xuyên và sự đầy đủ của hoạt động xem xét này. Tuy nhiên, công tác triển khai thực hiện các các kết luận của việc xem xét chưa triệt để (74/195 thành viên đánh giá các hoạt động sau khi xem xét chưa thật sự đem lại hiệu quả). Thông qua hệ thống và các quá trình này, các yêu cầu, các mong đợi của khách hàng được ghi nhận, xem xét và xác định phương pháp đáp ứng:
- 102/195 ý kiến nhận xét rằng các yêu cầu của khách hàng được chủ động xem xét và đáp ứng một cách hiệu quả.
- Các nhu cầu của các thành viên trong tổ chức về sự thừa nhận, thỏa mãn trong công việc và phát triển năng lực được 99/195 ý kiến đánh giá là được Ban Giám đốc Công ty xem xét và đáp ứng khá tốt.
Hình 2.4 Mô hình tương tác giữa các quá trình Nguổn: Sổ tay chất lượng Công ty
Tổng hợp các ý kiến thu thập từ cuộc khảo sát về hoạt động quản lý hệ thống và các quá trình tại Tiến Phước như sau:
- Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được hoạch định khá hoàn thiện: 100/195 ý kiến, đặc biệt là khối công trường 77/135 ý kiến đánh giá cao sự chuẩn hóa các quy trình làm việc cũng như xác định mối tương tác giữa các hoạt động.
- Hoạt động triển khai và vận hành hệ thống chưa đồng bộ giữa khối văn phòng và công trường:
o Khối văn phòng: việc áp dụng các quy trình đã được ban hành khá tốt, 70% cho rằng các quy trình được tuân thủ cao và đem lại kết quả tốt.
o Khối công trường: 75/135 nhận xét việc áp dụng các quy trình còn bị động, và chỉ có 25/135 ý kiến đánh giá rằng các quy trình được tuân thủ và đem lại kết quả tốt.
- Công tác phân tích hiệu quả và cải tiến các quá trình ở khối văn phòng được thực hiện tốt hơn nhưng còn hạn chế: 45/195 thành viên cho rằng hoạt động này được thực hiện một cách bị động.
2.3.6 Các hoạt động phân tích, đo lƣờng và cải tiến
- Công tác đánh giá nội bộ: Hoạt động đánh giá nội bộ được duy trì 01 lần/năm và thường được tổ chức trước lần đánh giá giám sát hoặc tái đánh giá chứng nhận của tổ chức bên ngoài. Số điểm không phù hợp qua các lần đánh giá nội bộ giảm dần cho thấy mức độ tuân thủ các yêu cầu của hệ thống được cải thiện, nhiều bộ phận áp dụng rất tốt như Ban an toàn, Phòng hợp đồng vật tư, Phòng đảm bảo chất lượng
Bảng 2.9 Số điểm không phù hợp được phát hiện qua đánh giá nội bộ
Phòng ban 2008 2009 2010 2011 2012 Ban lãnh đạo 3 2 3 2 2 Công trường 17 19 15 15 13 Hành chánh - Tổ chức 2 1 2 5 4 Kỹ thuật – Dự thầu 4 0 2 7 5 Hợp đồng vật tư 2 2 3 8 6 Kế toán 4 3 3 2 2
Ban quản lý thiết bị 2 3 1 3 2
Ban an toàn 2 3 0 2 2
Ban đảm bảo chất lượng 2 2 3 6 7
Phòng kiểm soát nội bộ 3
Phòng đầu tư 5
Tổng cộng 38 36 34 48 48
- Theo dõi và đo lường quá trình – hệ thống: qua 6 năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động thi công, Tiến Phước chỉ mới tập trung theo dõi và đo lường quá trình thi công (tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư, chất lượng từng công tác thi công,…) mà chưa quan tâm đúng mức đến việc theo dõi và đo lường sự biến động cũng như hiệu quả của các quá trình khác (tuyển dụng – đào tạo, quản lý kho …). Đến năm 2011, kế hoạch theo dõi và đo lường các quá trình theo định kỳ hàng năm được lập nhưng mang tính đối phó với yêu cầu của tổ chức bên ngoài và không được theo dõi thực hiện.
Bảng 2.10 Kết quả khảo sát về hoạt động phân tích, đo lường quá trình – hệ thống
Nội dung theo dõi và đo lƣờng Không thực hiện Bị động Chủ động Chủ động và đem lại kết quả Thƣờng xuyên cải tiến và đem lại kết quả Tổng cộng Sự thỏa mãn của khách hàng 27% 56% 17% 100% Sự phù hợp của HTQLCL 33% 67% 100% Các quá trình trong hệ thống 33% 67% 100% Sự phù hợp của sản phẩm 63% 34% 3% 100%
Nguồn: Tác giả thống kê từ hồ sơ chất lượng của Công ty
- Phân tích dữ liệu: việc áp dụng các kỹ thuật thống kê còn ở mức đơn giản, chủ yếu là ghi nhận mà chưa đi sâu vào việc phân tích xu hướng hay nguyên nhân của những tồn tại để đề xuất các biện pháp phòng ngừa hay cải tiến. Nội dung phân tích dữ liệu chỉ mới tập trung vào sự thỏa mãn của khách hàng và chất lượng công trình, 83/195 thành viên nhận xét còn bị
động và các thành viên còn lại cho rằng hoạt động này chưa đem lại hiệu quả.
- Hành động khắc phục phòng ngừa và cải tiến:
o Việc thực hiện các hành động khắc phục – phòng ngừa còn mang tính bị động và chưa ghi nhận hồ sơ một cách đầy đủ (83/195 ý kiến) và 112 ý kiến cho rằng các hành động khắc phục chưa đem lại hiệu quả cao.
o Xem xét xu hướng sự không phù hợp của các quá trình chỉ mới tập trung ở khối công trường và 75 ý kiến cho rằng việc xem xét này được thực hiện một cách bị động.
o Các phương pháp và công cụ cải tiến chưa được áp dụng (20 ý kiến) hoặc áp dụng nhưng chưa mang lại kết quả (100 ý kiến).
o Công tác tổ chức áp dụng chương trình 5S được triển khai và duy trì trong thời gian dài, nhưng đến nay vẫn chưa xây dựng được ý thức “sẵn sàng’ cho nhân viên, mà nhất là đội ngũ nhân viên mới.
2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TCVN ISO 9001 : 2008 TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN CHẤT LƢỢNG THEO TCVN ISO 9001 : 2008 TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN PHƢỚC
2.4.1 Thành quả
- Đã xây dựng một phương pháp làm việc mới trong tổ chức: làm việc theo mục tiêu, theo kế hoạch và quan tâm đến hành động phòng ngừa, đặc biệt là nhận thức về cải tiến thường xuyên ở khối công trường. - Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí không chỉ liên
quan đến chất lượng mà còn trong những lĩnh vực khác: nhân sự, tài chính, đối ngoại…
- Xây dựng được một hệ thống tài liệu, giúp các nhân viên thực hiện thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng, đặc biệt là các nhân viên mới có thể nhanh chóng hội nhập vào hoạt động của Công ty.
- Công ty đã phân tích rõ ràng các quá trình ảnh hường đến chất lượng công trình và xác định mối tương tác giữa chúng từ đó hoạch định hệ thống quản lý chất lượng nhằm giải quyết thỏa đáng các yêu cầu khách
hàng trên cơ sở tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và đảm bảo lợi ích của các bên liên quan.
- Công tác kiểm soát công trình được triển khai ở từng công tác thi công, từng giai đoạn thi công và được ghi nhận hồ sơ.
- Việc tổ chức thực hiện và dy trì hệ thống quản lý chất lượng trong thời gian qua, đã tạo dựng được lòng tin đối với khách hàng và đối tác thể hiện qua các hợp đồng hợp tác.
2.4.2 Tồn tại
2.4.2.1 Về thực hiện chính sách – mục tiêu
- Lãnh đạo các cấp cơ sở chưa chú trọng vào công tác truyền đạt định hướng, chính sách cho các thành viên trong bộ phận.
- Kết quả thực hiện mục tiêu khá thấp.
- Việc triển khai thực hiện các mục tiêu còn bị động, hoạt động theo dõi, giám sát và đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu chưa được triển khai thường xuyên để đảm bảo mục tiêu đặt ra được hoàn thành.
- Một số mục tiêu chất lượng chưa xác định được chỉ tiêu đo lường cụ thể: các mục tiêu về an toàn, về đào tạo.
2.4.2.2 Về hệ thống tài liệu
- Công tác lưu trữ hồ sơ – tài liệu – bản tại các công trình chưa thống nhất, còn lộn xộn khó truy tìm, tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời, bản vẽ lỗi thời vẫn còn tồn tại.
- Việc áp dụng tài liệu đã ban hành tại các công trường chưa được thực hiện triệt để. 75/135 thành viên khối công trường đánh giá hệ thống tài liệu hiện tại còn chưa đầy đủ, sẵn sàng cũng như phù hợp với hoạt động thực tế,và 63 ý kiến nhận xét công tác cải tiến tài liệu còn bị động.
2.4.2.3 Về quản lý các nguồn lực
- 93/135 thành viên khối công trường đánh giá kế hoạch tuyển dụng chưa đem lại kết quả như mong đợi, tình trạng thiếu nhân sự làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công vẫn còn tồn tại và 83/135 thành viên khối công trường đánh giá các lớp đào tạo chưa thật sự hiệu quả.
- Tính sẵn sàng của thiết bị phục vụ cho hoạt động thi công chưa cao: 42/135 thành viên khối công trường nhận xét công tác bảo trì sửa chữa thiết bị thi công còn bị động gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ và chất lượng thi công.
- Thông tin từ hoạt động và các thông tin về thị trường – khách hàng chưa được tập hợp và quản lý nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu cho hoạt động cải tiến. Hoạt động trao đổi thông tin còn bị động.
- Công tác hoạch định nhu cầu và kiểm soát về nguồn lực tài chính cho hoạt động chưa hiệu quả: chỉ có 25/135 thành viên khối công trường cảm nhận được tính hiệu quả của kế hoạch này, còn 68% khối văn phòng cho rằng công tác lập kế hoạch tài chính và kiểm soát hiệu quả tài chính được thực hiện một cách bị động.
2.4.2.4 Về triển khai thi công và kiểm soát chất lượng công trình
- Các ý kiến khiếu nại của khách hàng được giải quyết chậm và bị động, các khiếu nại về chất lượng còn nhiều và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số khiếu nại.
- Trình trạng cung ứng vật tư trễ tiến độ vẫn còn tồn tại.
- Các hành động khắc phục phòng ngừa trong hoạt động thi công chưa được triển khai triệt để.
2.4.2.5 Về quản lý hệ thống và các quá trình
- Các hoạt động sau khi xem xét hệ thống của Ban Giám đốc theo định kỳ chưa được thực hiện một cách hiệu quả.
- Hoạt động triển khai và vận hành hệ thống chưa thật sự đồng bộ giữa hai khối văn phòng và công trường.
- Việc phân tích, đánh giá hiệu quả của từng quá trình chưa được triển khai triệt để nhằm tạo cơ sở cho hoạt động cải tiến.
2.4.2.6 Các công tác theo dõi – đo lường – cải tiến hệ thống
- Công tác đánh giá hiệu quả của các chương trình cải tiến chưa được thực hiện tốt nên chưa động viên, khuyến khích được tinh thần cải tiến của các thành viên trong tổ chức.
- Hoạt động đánh giá nội bộ chưa đi sâu vào đánh giá hiệu quả công việc và phần lớn tập trung vào việc xem xét mức độ tuân tủ hệ thống tài liệu. - Việc ghi nhận các hành động không phù hợp để phân tích nguyên nhân
và đưa ra các hành động khắc phục phòng ngừa còn hạn chế. Cũng như hành động áp dụng kỹ thuật thống kê nhằm phân tích và cải tiến hoạt động chưa được triển khai một cách hiệu quả.
- Chưa cụ thể hóa các chỉ tiêu để theo dõi và đo lường hiệu quả của các quá trình, các hoạt động.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chương 2, tác giả tiến hành thu thập các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp gồm: - Hệ thống tài liệu nội bộ Công ty.
- Hồ sơ quản lý chất lượng của Công ty từ năm 2007 đến tháng 05 năm 2013. - Kết quả khảo sát tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN
ISO 9001 : 2008 tại Công Ty TNHH Tiến Phước .
Nhằm xác định những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 : 2008 tại Công Ty TNHH Tiến Phước và những nguyên nhân của chúng. Từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của Công Ty TNHH Tiến Phước đến năm 2020 ở Chương 3.
CHƢƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TCVN ISO 9001 : 2008 TẠI
CÔNG TY TNHH TIẾN PHƢỚC ĐẾN NĂM 2020
3.1 MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY ĐẾN NĂM 2020 NĂM 2020
3.1.1 Mục tiêu của Công ty
Ban Giám đốc đã xác định mục tiêu và nhiệm vụ của Công ty cho giai đoạn 2013 : 2020 như sau:
- Mục tiêu:
Xây dựng uy tín Công ty xứng tầm thương hiệu quốc gia.
Tốc độ tăng trưởng Công ty cao hơn tốc độ tăng trưởng bình quân ngành.
Chuyển đổi mô hình Công ty sang mô hình công ty cổ phần và niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán.
Đảm bảo mức cổ tức hợp lý.
Giữ vững các chỉ tiêu tài chính ổn định.
- Để đạt được mục tiêu trên cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
Hoàn thiện mô hình tổ chức theo hướng công ty cổ phần, phát huy và huy động tốt nhất các nguồn lực và chuyên môn hóa cao.
Mở rộng thị trường, thiết lập các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài và tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác trong nước. Quyết tâm ứng dụng thành công hệ thống quản trị nguồn nhân lực ERP để tăng năng suất lao động, hiệu quả sản xuất và kiểm soát rủi ro. Đưa vào vận hành 6 phân hệ: tài chính, mua hàng, tồn kho và quản trị dự án, quản trị nhân sự và phân tích kinh doanh.
Áp dụng những tiến bộ mới nhất trong quản lý thi công xây dựng cũng như công nghệ tiên tiến nhất trong thi công.
Hoàn thiện các quy chế quản trị, thang bảng lương.
Đào tạo và bồi dưỡng lãnh đạo, nhân viên về mọi mặt, bao gồm kiến thức kỷ năng, tay nghề, thái độ làm việc. Tổ chức nhiều chương trình đào tạo nội bộ ngắn hạn, và khuyến khích tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài. Tổ chức công đoàn cần phát huy vai trò, trách nhiệm trong việc chăm lo đời sống tinh thần và vật chất cho nhân viên.
Giữ vững uy tín, niềm tin đối với khách hàng, đối tác và nâng cao thương hiệu Công ty.
Khai thác cơ hội trong lĩnh vực đầu tư bất động sản với việc góp vốn đầu tư ở mức phù hợp tại các dự án khả thi để mở rộng quan hệ hợp tác.
3.1.2 Định hƣớng phát triển của Công ty
Nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của Công ty và thực thi những cam kết về chất lượng với khách hàng, Ban giám đốc đã xác định phát triển và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 : 2008 theo hướng tin học hóa hệ thống quản lý:
Ứng dụng sâu hệ thống công nghệ thông tin vào công tác quản lý thi công, đưa vào vận hành sớm nhất phên hệ quản lý dự án và các phân hệ hai của hệ thống ERP.
Duy trì và nâng cao chất lượng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN