2008.
3.2.2Hoàn thiện hệ thống tài liệu
Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, Ban đảm bảo chất lượng của Tiến Phước phải đảm bảo nguyên tắc sau quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
o Các thành viên trong tổ chức phải tham gia công tác soạn thảo và góp ý kiến.
o Trưởng các bộ phận, Ban chỉ huy công trường phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty.
o Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
o Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Công ty.
Đề xuất một số nội dung để hoàn thiện hệ thống tài liệu như sau:
o Về hình thức: điều chỉnh cách cho ký hiệu tài liệu dựa trên góp ý của các thành viên. Ký hiệu tài liệu được quy định lại như sau: XX-YY-ZZ trong đó:
XX: viết tắt của nhóm tài liệu gồm:
Nhóm tài liệu Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QT Hướng dẫn HD
Quy định QĐ Biểu mẫu BM
Bản vẽ BV Sổ tay ST
YY: viết tắt của nhóm bộ phận soạn thảo tài liệu:
Bộ phận Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Hành chính nhân sự HC Hợp đồng – vật tư VT
Tài chính – Kế toán TC - KT Ban an toàn AT
Phát triển dự án PTDA Ban quản lý thiết bị TB
Quản lý dự án QLDA Đảm bảo chất lượng CL
Kinh doanh KD
Các ký hiệu tài liệu như trên sẽ giúp cho các phòng ban và Ban đảm bảo chất lượng dễ dàng kiểm soát hệ thống tài liệu. Đồng thời cùng với danh mục tài liệu, các thành viên trong tổ chức sẽ dễ dàng tra cứu tài liệu của từng phòng ban.
ZZ: là số thứ tự tài liệu có trong nhóm của từng bộ phận. o Về nội dung:
Rà soát và điều chỉnh một số quy trình để tránh trùng lắp với nội dung hoặc không cần thiết: Quy định an toàn vệ sinh lao động và Quy trình
sức khỏe và an toàn; Quy trình liên thông đấu thầu – hợp đồng – thi công và Quy trình triển khai thi công; Quy trình kiểm soát tiến độ thi công và Quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng; các Quy trình kế toán tài chính.
Cùng với sự hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và nhằm nâng cao vai trò quản lý thiết bị thi công và kiểm soát an toàn thi công cả Ban quản lý thiết bị, Ban an toàn, các quy trình thuộc trách nhiệm của hai ban này nên tách ra khỏi nhóm Quy trình thi công. Ngoài ra, nên tách cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, mô tả công việc ra khỏi sổ tay chất lượng và lập thành một quy định riêng để dễ dàng tra cứu và điều chỉnh. Nên gộp chung các hướng dẫn kiểm tra công việc (thực chất là các biểu
mẫu kiểm tra và ghi nhận kết quả thực hiện công việc) và hướng dẫn thực hiện công việc để tăng tính logic cho tài liệu.
Cần bổ sung nội dung về trách nhiệm thu thập, phân tích và kiểm soát thông tin, các chỉ tiêu kiểm soát hiệu quả công việc vào hệ thống tài liệu.
o Về công tác cập nhật và quản lý:
Duy trì việt cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của Công ty. Đồng thời thông báo những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp giao ban đầu quý.
Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lượng trong từng phòng ban, công trường để cập nhật, quản lý tài liệu à kiểm soát tình hình áp dụng. Ban đảm bảo chất lượng cần lập kế hoạch để hỗ trợ và giám sát tình
hình áp dụng tài liệu ở từng đơn vị, đặc biệt là khối công trường.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});