Hình 2: Quy trình đánh giá thực hiện công việc
Nguồn: Bài giảng đánh giá thực hiện công việc_Đại học Thương Mại
2.2.4.1. Xác định mục tiêu
Người quản lý cần xác định được mục tiêu mà đánh giá thực hiện công việc hướng đến là gì? Để giúp nâng cao tay nghề của người lao động, là công cụ cho việc trả lương, trả thưởng, đề bạt, thăng chức hay chấm dứt hợp đồng? Tùy vào mục tiêu chính mà tổ chức xác định khi xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà cách thức đánh giá sẽ khác nhau.
Đánh giá thực hiện công việc hướng đến nhiều mục tiêu khác nhau như:
-Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về năng lực và mức độ hoàn thành thực hiện công việc so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác.
-Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai lầm trong quá trình thực hiện công việc
-Kích thích tạo động lực cho nhân viên thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ
-Cung cấp thông tin làm cơ sở cho các vấn đề tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo phát triển, trả công, tổ chức, …
-Tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới
2.2.4.2. Phương pháp đánh giá và tiêu chuẩn đánh giá
-Có rất nhiều các phương pháp đánh giá khác nhau như: phương pháp cho điểm, phương pháp so sánh cặp đôi, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp nhật ký-lưu trữ, phương pháp quản trị bằng mục tiêu,... Mỗi phương pháp đòi hỏi phải thực hiện theo một trình tự nhất định và có những ưu điểm, hạn chế riêng. Do vậy việc xác định và lựa chọn các phương pháp cần đảm bảo thực hiện mục tiêu của cả doanh nghiệp và cá nhân đánh giá, đảm bảo sự giao tiếp thoải mái, bình đẳng, thẳng thắn giữa người đánh giá và người được đánh giá, có tin cậy và chính xác cao từ đó tạo lập môi trường làm việc thuận lợi trong doanh nghiệp.
-Về cơ bản, khi lựa chọn phương pháp đánh giá cần đảm bảo phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp và cho từng bộ phận cụ thể của doanh nghiệp. Có thể trong cùng một doanh nghiệp, các bộ phận trực thuộc có thể chọn các phương pháp đánh giá khác nhau tùy đặc điểm công việc riêng của mỗi bộ phận, mỗi đối tượng nhân viên cụ thể (như bộ phận tiếp thị, cửa hàng, xưởng sản xuất, phòng tổ chức hành chính, trưởng phòng kinh doanh, quản đốc phân xưởng, cán bộ kế hoạch tổng hợp...).
2.2.4.3. Tiêu chuẩn thực hiện công việc
-Đó là một hệ thống chỉ tiêu/tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc về mặt số lượng và chất lượng
-Một số lưu ý khi xác định tiêu chuẩn đánh giá thưc hiện công việc
•Tiêu chuẩn phải dựa vào công việc chứ không phải người thực hiện công việc. Thông thường có thể sử dụng kết quả phân tích công việc trong thiết kế tiêu chuẩn đánh giá thưc hiện công việc
•Tiêu chuẩn đánh giá mang tính thách đố. Thông thường, tiêu chuẩn đánh giá được thiết kế cao hơn một chút so với năng lực của người lao động nhằm khích lệ tinh thần thi đua.
•Tiêu chuẩn đánh giá phải được công bố trước nghĩa là phải được xác định qua sự bàn bạc, thống nhất với người được đánh giá, như vậy tiêu chuẩn mới có thể phản ánh được nguyện vọng chung và định hướng được nỗ lực của họ.
-Các yêu cầu cơ bản khi xác định tiêu chuẩn đánh giá thưc hiện công việc
•Tương thích với chiến lược: tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc phải phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao
•Phải bao quát và chi tiết. Việc thu thập, lưu trữ và xử lý những thông tin chi tiết sẽ giúp việc đánh giá thực hiện công việc được chính xác hơn
•Phải sát thực: các tiêu chuẩn đánh giá có thể điều chỉnh với các thay đổi của môi trường. Sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng tới đánh giá thực hiện công việc, do vậy, việc thiết kế bản tiêu chuẩn đánh giá thưc hiện công việc cần phù hợp với điều kiện tại thời điểm tiến hành đánh giá.
•Phải có độ tin cậy cao: Tiêu chuẩn đánh giá phai so sánh được, kết quả so sánh phải đo lường được, có tính chất ổn định và thống nhất cao.
2.2.4.4. Truyền thông đánh giá thực hiện công việc
-Khi tiến hành đánh giá, bên cạnh việc cần xác lập các chỉ tiêu và phương thức đánh giá thì công ty còn cần gửi thông điệp rõ ràng gửi đến từng nhân viên về quyền lợi và nghĩa vụ khi triển khai chương trình đánh giá. Hãy để nhân viên thực sự hiểu được mục tiêu và ý nghĩa của việc đánh giá vì điều này rất có ý nghĩa trong việc động viên tinh thần của họ.
-Khi hoàn tất việc đánh giá thực hiện, việc truyền thông cũng hết sức cần thiết nhằm giúp người được đánh giá hiểu được rõ vị trí của họ trong mắt nhà quản lý và của tổ chức, do vậy cuộc thảo luận giũa nhà quản lý và nhân viên sau khi tiến hành đánh giá là hết sức cần thiết. Theo một CPO người Việt có kinh nghiệm thì “Sẽ là một sai lầm lớn nếu doanh nghiệp không chuẩn bị một hệ thống trao đổi thông tin nội bộ tốt trước khi triển khai đánh giá. Hệ thống thông tin nội bộ đó có thể là: tờ tin nội bộ, forum, mail group, các buổi meeting … “PR” nội bộ về lợi ích khi triển khai đánh giá thực hiện như là một công cụ gắn kết các công việc và mục tiêu cá nhân để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp”.
2.2.4.5. Thực hiện đánh giá
Tiến hành đánh giá là việc kết hợp giữa phương pháp đánh giá đã được thiết kế với tiêu chuẩn thực hiện công việc và thực tế thực hiện công việc của người lao động để đưa ra một con số cụ thể phản ánh mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Để có thể đưa ra được con số chính xác, người đánh giá phải thường xuyên quan sát, theo dõi quá trình thực hiện công việc của người lao động, ghi nhận lại quá trình thực hiện công việc và những kết quả mà người lao động đã đạt được. Bên cạnh những yếu tố liên quan đến đặc thù công việc, người đánh giá cần quan sát những yếu tố khác liên quan đến tinh thần, thái độ, ý thức, trách nhiệm với công việc.Người đánh giá cần phải trung thực với những gì mình nhìn nhận thấy nhằm đảm bảo việc đánh giá là chính xác và công bằng với tất cả mọi người. Cuối mỗi đợt đánh giá, cần phải tổng hợp lại kết quả đánh giá và thông báo cho người lao động.
2.2.4.6. Sử dụng kết quả đánh giá
Một hệ thống đánh giá tốt có thể đủ để khuyến khích nhân sự.Nhân sự được khuyến khích rất có thể sẽ làm việc chăm chỉ hơn và mang lại hiệu quả cao hơn. Như vậy, hệ thống đánh giá thực hiện công việc nói chung của doanh nghiệp và đánh giá cán bộ quản lý nói riêng cần được gắn kết với các quyết định về tiền lương, tiền thưởng và các khoản tiền khuyến khích cho cán bộ quản lý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng muốn sử dụng kết quả đánh giá cho các mục đích khác nhau như là xem xét nguồn nhân lực, đào tạo, tạo động lực, trả lương và trao quyền. Hệ thống đánh giá và trao phần thưởng thường có mối quan hệ rất gần gũi nhưng việc xem xét thực hiện chúng là việc phỏng vấn riêng lẻ.
-Sử dụng kết quả đánh giá vào đào tạo – phát triển nhân lực
•Trình độ, năng lực chuyên môn của NLĐ là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp về: đối tượng, nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo và phát triển. Các yếu tố như trình độ chuyên môn, tay nghề, năng lực, các đặc tính cá nhân của NLĐ, quyết định ai là người cần thiết được đào tạo và định hướng phát triển, những kỹ năng, kiến thức cần thiết nào cần lĩnh hội hay chú trọng trong quá trính đào tạo và phát triển.
-Sử dụng kết quả đánh giá vào đãi ngộ nhân lực
•Đánh giá thực hiện công việc nhằm chỉ ra sự cống hiến và khả năng cống hiến của NLĐ trong hiện tại và tương lai. Dựa vào kết quả của đánh giá nhân viên là cơ sở để DN
đưa ra những chính sách đãi ngộ hợp lý đối với tất cả các vị trí công tác trong DN để từ đó có những quyết định khen thưởng, đãi ngộ hợp lý.
-Sử dụng kết quả đánh giá vào tuyển dụng nhân lực
•Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để DN xác định nhu cầu tuyển dụng trong hiện tại hoặc tương lai, đó là cơ sở để lựa chọn nguồn tuyển dụng nội bộ hay bên ngoài và đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn.
-Sử dụng kết quả đánh giá vào bố trí nhân lực
•Đánh giá thực hiện công việc đem lại những kết quả cần thiết về cơ cấu tổ chức, cách bố trí và sử dụng nhân lực của DN. Xem xét tính hợp lý của cách bố trí và sử dụng nhân lực để từ đó đưa ra những quyết định quy hoạch thay đổi cơ cấu tổ chức, thuyên chuyển, thôi việc.