Lu hanh ni b CACH TIN HANH CONG VIC

Xuất bản: Global E & D, HR DNJP (Chỉnh lý : Tháng 10/2006) Lưu hành nội Biên dịch: HR DMVN (Chỉnh lý: Tháng 7/ 2007) CÁCH TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC CỦA DENSO GIÁO TRÌNH The DENSO Approach to Working Lời mở đầu Công nghệ sản xuất ô tô bước vào thời đại cạnh tranh tồn cầu Khơng nằm ngồi quy luật đó, DENSO gấp rút tiến hành tồn cầu hố giao dịch với khách hàng khắp nơi giới Ngày nay, cạnh tranh ngày gay gắt dẫn đến nguyện vọng khách hàng biến đổi theo Không nâng cao chất lượng, giảm giá thành, bước thay đổi để đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng kỹ thuật mơi trường, hệ thống hố, hợp hố, internet hố Để hồn thành nhiệm vụ đó, cần phải tiến hành kinh doanh mà thành viên nhận biết ưu cạnh tranh DENSO Ưu DENSO thể điểm, “Tầm nhìn xa” “Sự tin tưởng khách hàng, đặc biệt chất lượng” Để DENSO tiếp tục thành công môi trường ngày biến đổi, việc đào tạo nhân tài, monozukuri nhằm phát huy tối đa mạnh phải đặt lên hàng đầu, đồng thời việc tập trung trí tuệ, ý tưởng doanh nghiệp giới phát huy tinh thần đồng đội ngày trở nên quan trọng Để phát huy tinh thần tập thể, cần phải coi trọng quan điểm, giá trị quan đa dạng giới, đồng thời phổ biến thực theo “Cách tiến hành công việc DENSO” dựa quan điểm giá trị quan DENSO nuôi dưỡng ngày Đây giáo trình văn hố cách thức tiến hành công việc DENSO, dựa điều đề cập trên, nhằm giới thiệu cho thành viên DENSO khắp giới Bằng cách đó, hiển thị hố bí quyết, kiến thức, trí tuệ mà người trước đúc kết nhiều năm trình làm việc Hãy vận dụng điều học giáo trình vào thực tế Và kể với đồng nghiệp, bạn bè kết đạt Như vậy, chắn bạn hiểu sâu hơn, xa biến thành kinh nghiệm Hãy hợp sức để chiến thắng cạnh tranh gay gắt nhé! i Khái niệm cách tiến hành công việc DENSO Cơng việc gì? Cơng việc cho chuỗi giải vấn đề Bởi việc người thường xuyên phát vấn đề mới, sau lập mục tiêu hồn thành làm tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp DENSO hình thành cấu kết hợp trí tuệ người, nhận thức rõ tinh thần tập thể, giải vấn đề cách tích cực khơng chịu thoả hiệp trước khó khăn Nhờ vậy, DENSO cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tính vượt ngồi trơng đợi họ Hơn nữa, với việc thường xuyên giải vấn đề, cảm nhận tiến lực động, hoạt bát cơng việc CÔNG VIỆC = GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Cách tiến hành công việc PDCA sở để tiến hành cơng việc Vì thực tốt vịng tuần hồn PDCA, cách phát huy điểm tốt rút kinh nghiệm điểm chưa tốt, giải công việc cách hiệu hợp lý Giao tiếp đóng vai trị quan trọng để tiến hành tốt PDCA nhằm tiến hành công việc thuận lợi Do nhiều trường hợp vấn đề cơng việc ta khơng thể tự giải mình, mà phải bàn bạc với người khác, nhờ họ giúp đỡ, hỗ trợ, giải thực khơng phát huy tinh thần tập thể Vì thế, giao tiếp có hệ thống, cấu tổ chức quan trọng Bằng việc tăng cường giao tiếp tổ chức hội nghị, báo cáo, liên lạc, thảo luận, soạn văn truyền đạt thông tin cho người liên quan, giải vấn đề cách hệ thống, nhờ mà phạm vi hoạt động, tiến hành công việc rộng hơn, giải chắn Giáo trình giới thiệu nội dung:Chương 1: Giải vấn đề; Chương 2: PDCA; Chương 3: Kỹ giao tiếp PDCA + = Giao tiếp ii Giải vấn đề Mục lục Lời mở đầu Chương Cách tiến hành công việc DENSO Phần Giải vấn đề cách tiến hành công việc DENSO Chương PDCA Phần PDCA giai đoạn tiến hành Phần Nội dung cụ thể giai đoạn PDCA 10 Chương Giao tiếp Phần HO-REN-SO 22 Phần Soạn thảo văn 31 Phần Phụ lục Điều hành họp 48 Cách lập bảng, biểu đồ 55 iii Chương Cách tiến hành công việc DENSO Chương Thế Cách tiến hành công việc DENSO? Chương 1: Mục tiêu Hiểu tầm quan trọng giải vấn đề Cách tiến hành cơng việc DENSO Để làm điều đó, trước hết phải làm rõ vấn đề Từ đó, học Cách tiến hành giải vấn đề Chương Cách tiến hành công việc DENSO Phần 1: Giải vấn đề cách tiến hành cơng việc DENSO Tầm quan trọng việc giải vấn đề Khi gặp khó khăn cơng việc bị khách hàng phòng ban liên quan phàn nàn hay đứng truớc mục tiêu đặt cá nhân hay tập thể phát triển sản phẩm hay hợp lý hoá nhà máy, phải đối mặt trước trở ngại vấn đề cần giải Nói cách khác, cơng việc ngày liên tục giải vấn đề Cũng có người cho “khơng gặp khó khăn, trở ngại tốt hơn” hay “khó khăn dồn vào thật phiền tối” Tuy nhiên, quản lý tập thể có người tiêu cực sao? Nếu ta hài lịng với thực tế, thực cơng việc theo đạo lãnh đạo doanh nghiệp nhân viên làm việc khơng thể trưởng thành Trong thời đại mở rộng kinh doanh toàn cầu cạnh tranh ngày gay gắt, việc ứng phó thay đổi mơi trường yêu cầu lớn doanh nghiệp Trước tình hình đó, để đạt mục tiêu lớn công ty, người phải tự nhận thức vai trò cá nhân tập thể, phải thường xuyên phát vấn đề mới, lập mục tiêu, phát huy vai trò tập thể để giải vấn đề Việc giải vấn đề vấn đề trình phát triển sản phẩm, đơn giản vấn đề cải tiến dụng cụ thao tác công việc tạo khác biệt lớn với đối thủ cạnh tranh, nhờ tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Hơn nữa, liên tục giải vấn đề làm nảy sinh ý tưởng, dẫn đến phát triển liên tục công ty Với mong muốn ngày hôm tốt hôm qua, ngày mai tốt hơm nay, DENSO khai thác trí tuệ ý tưởng sáng tạo toàn thể nhân viên, không ngừng giải vấn đề cách tự lực, tự chủ phấn đấu liên tục cải tiến nhỏ Nhờ đó, cung cấp cho khách hàng sản phẩm mà tính chất lượng chúng vượt mong đợi họ Như vậy, việc giải vấn đề nảy sinh động lực phát triển cơng ty Ngồi ra, nhờ việc khơng ngừng giải vấn đề mà cảm nhận tiến lực thân, đồng thời cảm nhận người đầy sức sống động Chương Cách tiến hành công việc DENSO Vấn đề gì? Vậy “vấn đề” hiểu nào? Chúng ta thường xuyên đề cập đến “vấn đề” cơng việc gia đình, hay đời sống xã hội, nhiên định nghĩa “vấn đề” rộng Ta đưa định nghĩa vấn đề khía cạnh cơng việc sau: “Vấn đề chênh lệch trạng thái thực tế nhận thấy có nguyện vọng điều gì, đưa mục tiêu cần đạt được” Hay nói cách khác, “vấn đề chênh lệch trạng thái mong muốn trạng thái thực tế” Trạng thái thực tế không gồm khó khăn tại, mà cịn bao hàm khó khăn tương lai Chúng ta hiểu rõ xét ví dụ sau Người chịu trách nhiệm quản lý nhập hàng có mục tiêu: “Nhập 1000 sản phẩm trước thời hạn Nhưng với tình hình sản xuất thời, nhập 500 sản phẩm Vấn đề “ 1000 sản phẩm (mục tiêu phải đạt được) – 500 sản phẩm (thực tế) = 500 sản phẩm (sự chênh lệch)” Trong trường hợp này, giải vấn đề việc thực phương án, khai thác ý tưởng nhằm nhập thêm 500 sản phẩm trước thời hạn Từ ví dụ thấy, giải vấn đề, việc đặt mục tiêu nguyện vọng, đồng thời việc nhìn rõ trạng thực tế sẵn sàng giải vấn đề quan trọng Vì vậy, mang theo nguyện vọng mục tiêu cố gắng để hồn thành nó, mang theo “vấn đề” phát sinh phải sẵn sàng giải vấn đề Những người “khơng có vấn đề khúc mắc nào” người gặp khó khăn! Hay nói cách khác, việc có vấn đề tồn hồn tồn khơng phải việc xấu, mà nhờ có vấn đề khiến tiến trưởng thành Hãy vui vẻ giải vấn đề nhé! Chương Cách tiến hành công việc DENSO Cách tiếp cận vấn đề Như nói, “Vấn đề chênh lệch trạng thái mong muốn trạng thái thực tế” Tuy nhiên, tùy vào mức độ xác định trạng thái mong muốn mà trạng thái thực tế khác Ví dụ: “Ngày hơm đó, đồng hồ nơi làm việc nhiên ngừng chạy Cả nhân viên (A, B & C) nhận đồng hồ ngừng chạy Do gặp khó khăn cơng việc khơng có đồng hồ nên họ định phải giải vấn đề Anh A nhận thấy đồng hồ hết pin đưa trạng thái mong muốn “đồng hồ nạp đầy pin” , trạng thái thực tế “đồng hồ hết pin” vấn đề “không thay pin cho đồng hồ” Và anh A cho giải vấn đề cách thay pin cho đồng hồ Mặt khác, anh B nhận thấy “nếu thay pin trước đồng hồ chết khơng gặp khó khăn gì”, anh B đưa trạng thái mong muốn “Hiểu rõ lượng pin đồng hồ, thay pin trước đồng hồ chết”; trạng thái thực tế “không kiểm tra lượng pin” vấn đề “chưa tiến hành hoạt động bảo dưỡng” Vì anh B cho cách giải vấn đề “tiến hành kiểm tra pin đồng hồ định kỳ” Người cuối cùng, anh C lại thấy “Cả hai cách giải trên: thay pin đồng hồ chết hay kiểm tra lượng pin xem xét có cần thiết phải thay pin hay khơng bất tiện Giá có cách tốt cách thay pin cho đồng hồ hay khơng?”, từ suy nghĩ anh đặt trạng thái mong muốn “không cần tiến hành bảo dưỡng để thay pin”; trạng thái thực tế “tốn thời gian công sức phải tiến hành bảo dưỡng” vấn đề trường hợp “sử dụng đồng hồ cần tiến hành bảo dưỡng” Từ đó, anh C đưa phương án giải “sử dụng đồng hồ chạy lượng mặt trời” Chưa cần biết đưa phương án trước mắt ta thấy với tình (sự bất tiện xảy đồng hồ chết) người đưa phương án khác Như thấy với cách đặt vấn đề khác cho phương án giải khác Ta nhận thấy có vấn đề là: “Vấn đề nhìn thấy”, “Vấn đề chưa nhìn thấy” “Vấn đề sáng tạo” (1) Vấn đề nhìn thấy Vấn đề nhìn thấy tình hiển thị rõ, nhìn thấy rõ, địi hỏi phải có đối sách vấn đề nhầm lẫn, sai sót chất lượng sản phẩm hay phàn nàn từ phía khách hàng Do vấn đề hiển rõ xử lý ngay, nên vấn đề tương đối dễ giải Chương Cách tiến hành cơng việc DENSO (2) Vấn đề chưa nhìn thấy Vấn đề chưa nhìn thấy vấn đề phải tìm hiểu từ dấu hiệu, tượng bất thường sau tìm cách giải trước vấn đề phát sinh Điều quan trọng giải vấn đề phát sinh mà phải tìm kiếm phát vấn đề chưa xảy Hãy ý đặt nghi vấn có dấu hiệu bất thường, dù nhỏ công việc nơi làm việc “hình có khơng ổn”, “làm tốn công sức hơn” để phát sớm vấn đề chưa hiển (3) Vấn đề sáng tạo Vấn đề sáng tạo vấn đề chưa phát sinh, phát sinh biến đổi môi trường thời đại vấn đề phải tiến hành để cải thiện tình trạng Để phát vấn đề này, cần phải đoán vấn đề chưa phát sinh dựa trình kết làm việc “liệu tiếp tục tiến hành cũ có ổn khơng” cần xem xét cơng việc theo góc độ khác “làm để cải tiến công việc tốt hơn” Trong vấn đề nào, việc tăng cường nắm bắt thông tin lĩnh vực công việc đảm nhiệm để phác thảo nên trạng thái mong muốn từ thơng tin có chất lượng thu được, đồng thời việc phát huy trực giác, trí tuệ kinh nghiệm, việc nắm bắt tình trạng thực tế không lý luận sách tuyệt đối quan trọng Vấn đề nhìn thấy 【Trạng thái mong muốn】 Pin đầy 【Sự chênh lệch = vấn đề】 Khơng thay pin Vấn đề chưa nhìn thấy 【Trạng thái mong muốn】 【Trạng thái thực tế】 Pin hết 【Trạng thái mong muốn】 Kiểm tra lượng pin thay pin Không cần thiết tiến hành bảo trước pin hết dưỡng thay pin 【Sự chênh lệch = vấn đề】 Chưa tiến hành hoạt động bảo dưỡng Đối sách : Thay pin Vấn đề sáng tạo 【Sự chênh lệch = vấn đề】 Sử dụng đồng hồ cần bảo dưỡng Đối sách : Kiểm tra lượng pin định kỳ 【Trạng thái thực tế】 Không kiểm tra lượng pin Đối sách: Thay đồng hồ chạy pin mặt trời 【Trạng thái thực tế】 Tốn thời gian công sức phải tiến hành bảo dưỡng Chương Cách tiến hành công việc DENSO Tổng kết Cách tiến hành cơng việc DENSO giải vấn đề Vấn đề chênh lệch trạng thái mong muốn trạng thái thực tế Tuỳ theo cách tiếp cận khác nhau, vấn đề hiểu theo loại, “Vấn đề nhìn thấy”, “Vấn đề chưa nhìn thấy” “Vấn đề sáng tạo” Chương Giao tiếp Tham khảo Bảng kiểm tra 5S nơi làm việc Làm đẹp nơi làm việc khơng giúp mà cịn cho người xung quanh có mơi trường làm việc thoải mái Hơn nữa, cịn hoạt động quan trọng nhằm làm tăng hiệu công việc suất lao động Hãy xác nhận trạng thái xung quanh bảng kiểm tra Trạng thái xung quanh Cả văn phịng ＜Trên tủ＞ Có để vật khơng cần thiết tủ khơng? □ Có chất đống tài liệu khơng? □ □ Có để vật khơng cần thiết khơng? □ Có để đồ đạc lộn xộn khơng? □ Có ngăn nắp, khơng? □ Có ra指示の受け方と報・連・相 bàn cịn bừa bộn 第４節 khơng? ＜Trong tủ＞ １．仕事の進め方と報・連・相 ＜Dưới bàn＞ □（１）コミュニケーションの重要性 Có vật dụng không cần thiết □ bàn □ Có xếp tài liệu file dễ nhìn khơng? Có để đồ cá nhân tài liệu q hạn lưu giữ khơng? khơng? チームの力で最大の効果を発揮するためには、おたがいを理解し合うための、一方通行で □ Có phân loại tài liêu, vật dụng, giấy tờ theo loại, はない双方向のコミュニケーションが日常的に大切です。組織の目標へ向かい、情報を共 dễ lấy khơng? ＜Ngăn kéo＞ 有し合い、相互理解を深め、納得のいくまで話し合って結論を導き出す。“総智・総力”の □ Có □ vật không cần thiết không? デンソースピリットのもと、自由闊達に情報や意見を交し合える、生き生きとした風土づ Tài liệu vật dụng cơng くりがどこの職場でも必要です。 việc có xếp gọn gàng khơng? □ Có cất giữ vật sở hữu chung khơng? ＜Trong phịng＞ □ □ Có vệ sinh thường xun khơng? Có để bừa bãi vật khơng cần thiết, không? ＜Ở lockers＞ □ Mọi thứ có xếp gọn gàng khơng? ＜Lối đi＞ □ Ghế có vướng lối khơng? ＜Bảng thơng báo＞ □ Có dán thơng báo q hạn không? 46 Chương Giao tiếp Tổng kết phần Tiêu chí để soạn thảo văn (1) Lưu ý đến đối tượng đọc Nhận biết rõ mục đích văn bản, sử dụng câu hỏi 5W2H (2) Ngắn gọn Sắp xếp thơng tin theo thứ tự, trình bày kết trước (3) Chính xác Đảm bảo khơng viết sai, viết nhầm viết thiếu (4) Nghiêm túc Chú ý sử dụng ngôn ngữ lịch bày tỏ thái độ bạn (5) Trình bày thật Truyền đạt xác thơng tin dựa sở “hiện trường vật” (GENCHI-GENBUTSU) (6) Dễ hiểu Sử dụng tiêu đề, đánh số từ ngữ dễ hiểu Trong trường hợp sử dụng thư điện tử, gửi cho người liên quan sau bạn xếp nội dung cách dễ hiểu Lưu giữ văn Thực lưu giữ văn theo quy tắc 5S 47 Chương Giao tiếp Phần Điều hành họp Đây phần cuối nội dung Giao tiếp Ở phần trước, học giao tiếp hội thoại hình thức HO-REN-SO giao tiếp văn Ở phần học cách giao tiếp với nhóm người thơng qua việc “Điều hành họp” Họp gì? Tại họp quan trọng? Tổ chức họp khó khăn phải thống nhóm người Chỉ tập hợp người lại chưa gọi họp Họp nghĩa nhóm người tập trung lại, sau trao đổi ý kiến, thông tin đưa kết luận chung Vậy tổ chức họp để đưa kết luận chung cần thiết? Tại DENSO, tiến hành cơng việc theo quy trình PDCA Tuy nhiên, người thực riêng lẻ, PDCA xoay vòng Điều quan trọng tổ chức họp, việc thống ý kiến người để đưa kết luận chung Chỉ vậy, PDCA tiếp tục xoay vịng, cơng việc tiến hành liên tục phát huy tinh thần làm việc theo nhóm Mục đích họp Mục đích tổ chức họp liên quan điều Tổ chức họp làm thời gian nhiều người Vì vậy, thường xuyên thảo luận để làm rõ lý tổ chức họp Ln nhớ họp mang tính chất tập hợp, hình thức làm lãng phí thời gian người tham dự (1) Thống ý kiến Nhằm thống ý kiến người tham dự sau trình thảo luận, nâng cao ý thức thực điều quy định họp (2) Tăng hiệu chung Do họp tập trung nhóm người, nên cách gợi ý, khuyến khích làm nảy sinh nhiều ý tưởng (3) Hiệu hố Nhằm truyền đạt thơng tin cho nhiều người cách hiệu 48 Chương Giao tiếp Cách chuẩn bị họp Để điều hành tốt họp, công việc chuẩn bị quan trọng Sau học cách chuẩn bị tiến hành họp (1) Chọn đề tài thảo luận Điều quan trọng phải làm rõ mục đích họp Cần rút ngắn nội dung họp mức thấp - Đề tài thảo luận tối đa đề tài - Ưu tiên nội dung quan trọng - Không đề cập đến nội dung không cần thiết (2) Tập trung người tham dự Hãy dựa vào tiêu chí lựa chọn người tham dự Chỉ nên lựa chọn nhiều người, cho người phát biểu ý kiến - Người đặt vấn đề - Người liên quan trực tiếp đến vấn đề - Người nắm giữ thông tin vấn đề - Người có quyền định giải vấn đề - Người gặp rắc rối vấn đề (3) Ban hành thông báo họp Trước tổ chức họp phải thông báo trước Hãy ghi lại điều mục “Bản thông báo họp” sau: - Mục đích: Họp để làm gì? - Cách tiến hành: Tiến hành họp nào? - Thời gian: Khi tiến hành họp? Thời gian dự định bắt đầu kết thúc? - Địa điểm: Tiến hành họp đâu? - Người tham gia: Là ai? - Nội dung: Thời gian cách thức tiến hành với vấn đề ( báo cáo -> thảo luận, đề xuất -> thảo luận -> định) Ngoài ra, trước ban hành thông báo họp, phải xác nhận nội dung nêu với cấp Hãy thông báo họp chậm trước 10 ngày trước ngày dự kiến họp Hãy tiến hành họp vòng tiếng Vì lực tập trung hoạt động khoảng thời gian Nếu vượt tiếng tập trung này, người tham dự mệt mỏi uể oải Hãy kết thúc họp thời gian ngắn Bí để tiến hành họp hiệu nên phát tài liệu liên quan đến nội dung thảo luận với thông báo họp cho người tham dự, đồng thời thông báo thông tin cho họ trước tiến hành họp 49 Chương Giao tiếp (4) Thảo luận, trao đổi trước với người có liên quan Khi tiến hành họp, người tổ chức người có liên quan phải trao đổi thống trước Người tổ chức phải đoán định trước phương huớng đưa kết luận họp, hay nói cách khác phải nắm bắt “điểm thắt nút”, phải hỏi ý kiến người tham dự đóng vai trị chủ chốt, sau tiến hành điều chỉnh Cách thực trao đổi trước gọi “NEMAWASHI”, giai đoạn quan trọng để tiến hành họp hiệu Nghĩa gốc “NEMAWASHI” việc chiết rễ cây, sau 1- năm di chuyển gốc để làm tăng số rễ nhỏ, để lớn nhanh Trong công việc, đàm phán, thương lượng hay họp, “NEMAWASHI” việc tiến hành xử lý trước việc để thực công việc hiệu Từ sử dụng để hành động bất việc đàm phán mật đấu thầu, nhiên “NEMAWASHI” có ý nghĩa việc thảo luận không công khai trước công tác chuẩn bị để thảo luận họp hiệu quả, nâng cao tác dụng họp Cách tiến hành họp cách thức tham gia họp Tiếp theo học từ việc chuẩn bị đến việc tiến hành họp (1) Chuẩn bị ngày diễn buổi họp Trước hết, xác nhận công việc chuẩn bị sau: Xác nhận địa điểm họp Kiểm tra layout bàn ghế, đèn chiếu sáng, máy chiếu, hình, bút laser, bảng, bút viết bảng, vv Chuẩn bị tài liệu Kiểm tra số copy, cách xếp tài liệu Xác nhận trình tự tiến hành Xác nhận thời điểm phát tài liệu, cách thảo luận theo mục đích họp Xác nhận công việc người tổ chức họp (tiếp tân, người ghi chép ) Khi họp có quy mô lớn, phải nghĩ đến nhiều cơng việc bố trí lễ tân, người ghi biên họp, đảm bảo thứ xếp theo trật tự phòng họp, vv, phải liên lạc phân cơng cơng việc trước với người có liên quan Xác nhận lại người đóng vai trị chủ chốt họp Xác nhận lại thời gian việc chuẩn bị người đảm đương nhiệm vụ báo cáo, phát biểu đưa định quan trọng, vv 50 Chương Giao tiếp (2) Vai trò người chủ tọa Để đạt mục tiêu họp, người chủ toạ có vai trị điều hành diễn biến thảo luận sở có thống tất người Trong họp, người chủ tọa có vai trị người hướng dẫn, có nhiệm vụ dẫn dắt họp thơng qua việc khuyến khích người tham dự nêu ý kiến, thảo luận đưa kết Khi thực vai trò chủ tọa, cần lưu ý điểm đây: Xác nhận với người mục đích họp, kết mong muốn thời gian họp Thông báo với người liên quan tiến trình định họp trước, đồng thời xác nhận mục đích cách tiến hành họp lần Tạo khơng khí thoải mái để người đưa ý kiến Cần phải cố gắng thực điều sau để người tham gia khơng bị chi phối tình cảm cá nhân để người có ý thức tham gia họp - Tạo khơng khí thoải mái cách bắt đầu họp chuyện vui để người giảm bớt căng thẳng - Với ngưới nói, nên chủ động đề xuất họ nêu ý kiến Bình đẳng với tất người Tạo điều kiện cho tất người tham dự phát biểu ý kiến, không tập trung vào Không chệch nội dung họp Khi thảo luận trở nên gay gắt, có xu hướng chệch hướng, tóm tắt nội dung, điểm quan trọng lên bảng Như vậy, xác nhận mức độ hiểu nội dung người tham dự Khi có kết luận, xác nhận xem người tham dự có đồng ý với kết luận đưa hay không Làm rõ vấn đề định vấn đề chưa định thống ý kiến người Với việc định, xác nhận kế hoạch thực cụ thể Xác nhận làm gì, đến hồn thành có trách nhiệm thúc đẩy việc thực (3) Các công việc sau họp Ta tiến hành đánh giá kết sau công việc đạo họp diễn theo kế hoạch Không phần quan trọng so với việc điều hành họp, việc thực bước sau họp cần thiết Cách viết phát biên họp Biên họp phải lập sau kết thúc họp, phát ln cho người tham dự Ngồi ra, phải phát cho phòng ban liên quan để tham khảo 51 Chương Giao tiếp Kiểm tra việc tiến hành định Kiểm tra xem định họp có tiến hành theo kế hoạch hay khơng, có vấn đề phát sinh hay không - Tiến hành họp riêng trường hợp có vấn đề nảy sinh - Tổ chức họp lại cần thiết (4) Cách tham dự họp Tiếp theo học cách tham gia họp Người tham dự cần phải hỗ trợ người chủ toạ để họp tiến hành thành công Hãy học lưu ý người tham dự, lưu ý điều sau: Chuẩn bị trước tham dự Người tham dự cần hoàn thành việc chuẩn bị việc trước tham gia họp: - Hiểu rõ mục đích họp thu thập trước thơng tin cần thiết - Xác nhận với người mời họ việc tham dự, không tham dự hay đến muộn - Đọc nghiên cứu tài liệu nhận - Nghĩ cách giải riêng - Chuẩn bị tài liệu cho cần thiết Tham gia tích cực theo dẫn người chủ toạ Hãy tham dự họp cách tích cực, tuân thủ quy định, theo điểm sau: - Hỏi lại chưa hiểu - Không nhấn mạnh ý kiến mình, cần lắng nghe ý kiến người khác - Khi có mâu thuẫn ý kiến, cần hiểu rõ ý kiến người nói, sau làm rõ điểm giống khác với ý kiến mình, sau tiến hành phản luận Tuân theo điều định buổi họp Sau đưa định dựa thống ý kiến người, việc có ý kiến phản đối vi phạm quy tắc Bạn phải thực thể hợp tác hoàn toàn với vấn đề định 52 Chương Giao tiếp Báo cáo kết họp Không người báo cáo đại diện phịng mà người tham dự phải tóm tắt nội dung buổi họp báo cáo lại cho cấp thời gian ngắn sau kết thúc họp 53 Chương Giao tiếp Tổng kết phần Cách chuẩn bị họp Những việc cần chuẩn bị (1) Chọn đề tài thảo luận (2) Mời người tham dự (3) Ban hành thông báo họp (4) Trao đổi trước với người liên quan Cách điều hành họp (1) Chuẩn bị ngày diễn họp Xác nhận địa điểm, tài liệu phát, người tham dự (2) Vai trị người chủ toạ Tạo khơng khí, khuyến khích người tham dự đóng góp ý kiến (3) Các bước sau họp Lập phát biên họp (4) Tham dự họp Chuẩn bị trước tham dự thể thái độ hợp tác 54 Chương Giao tiếp Cách lập bảng biểu, vẽ đồ thị Phụ lục Đồ thị bảng biểu cơng cụ thích hợp để biểu thị cách dễ hiểu nội dung muốn truyền đạt nhằm thực HO-REN-SO, soạn thảo văn hay giao tiếp họp cách thuận lợi Phần phụ lục giải thích cách lập bảng biểu cách vẽ biểu đồ １．Cách vẽ biểu đồ （１）Biểu đồ cột Những điểm cách lập biểu đồ cột Vạch chia giá trị phía đồ thị Đơn vị （Người） Khoảng cách cột 1/2 chiều rộng cột 30 25 20 15 10 Bao gồm giá trị “0” Ａ Sử dụng biểu đồ cột ・So sánh giá trị liệu ・Sắp xếp thứ hạng, vị trí Những điểm cần lưu ý ・Chiều rộng cột ・Chọn màu khác biệt muốn nhấn mạnh ・Mục “khác” đặt vị trí cuối 55 Ｂ Ｃ Ｄ khác Chương Giao tiếp (2) Biểu đồ tròn Những điểm cách lập biểu đồ trịn ＜Kim ngạch xuất linh kiện tơ＞ Mục “Khác” vị trí cuối Đường ranh giới Linh kiện khác 10,718(11%) Linh kiện giảm xóc phanh 7,312(7%) Linh kiện động 15,826(16%) Linh kiện thân xe 24,912(25%) Kim ngạch xuất linh kiện ô tô năm ○○ 100,017 (Tỉ Yên) Linh kiện lái truyền động 18,431(18%) Từ lớn đến nhỏ (Theo chiều kim đồng hồ) Linh kiện điện, thiết bị đo 23,106(23%) Điền chi tiết hạng mục tỉ lệ phần trăm Điền tổng số Sử dụng biểu đồ tròn ・So sánh tỉ lệ phần trăm Những điểm cần lưu ý ・Đường ranh giới vẽ thẳng từ tâm đường trịn lên phía ・Xếp theo chiều kim đồng hồ theo thứ tự hạng mục có tỉ lệ lớn ・Mục “khác” đặt vị trí cuối ・Chọn màu khác biệt muốn nhấn mạnh 56 Chương Giao tiếp (3) Biểu đồ đường gấp khúc Những điểm cách lập biểu đồ đường gấp khúc So sánh doanh số bán hàng thực tế với công ty khác (100 mil.) million yen Đơn vị Tô đậm đường muốn nhấn mạnh Vạch chia giá trị Điểm nút (Chọn ký hiệu lớn） 10 ▼ ● ▼ ● ◆ ▼ ● ▼ ● ◆ ◆ ▼ ■ ◆ ■ ● ● ◆ ▼ ▼ ● ◆ ◆ ■ ■ ■ Cty A Cty Cty B Cty C ■ ■ Đơn vị ‘05/1 ‘05/3 ‘05/5 ‘05/7 ‘05/9 ‘05/11 ‘06/1 (Năm/tháng) Gốc toạ độ Sử dụng biểu đồ đường gấp khúc ・Muốn biểu thị thay đổi liệu theo thời gian Những điểm cần lưu ý ・Những điểm nút phải biểu thị to, rõ ・Tô đậm đường liệu cần nhấn mạnh có nhiều đuờng biểu thị 57 Chương Giao tiếp Cách lập bảng biểu (1) Bảng kế hoạch (Gantt chart) Những điểm cách lập bảng kế hoạch Hạng mục công việc cần xử lý Ngày / Tháng Người đảm nhiệm Hạng mục PIC Phòng (1) Kiểm tra bảng hướng dẫn XX hệ thống Phòng ○ Phòng (2) Phát triển hệ thống XX (3) Điều tra ảnh hưởng đến Các hệ thống phận phận (4) Thử nghiệm hệ thống (5) Đào tạo người vận hành (6) Vận hành thực tế Năm ○○ Kết thực tế Kế hoạch Năm ○ 10 11 12 Thu nhận thông tin từ phận 10 Kiểm tra công việc Phát triển Kiểm tra lỗi hệ thống Triển khai cho phần/ F/B Các phận Phòng XX Thử nghiệm/ Cải tiến điểm không phù hợp Thực đào tạo Các phận Hoạt động Biểu thị kết thực tế mũi tên nét liền (Để phân biệt với kế hoạch) Biểu thị kế hoạch mũi tên nét đứt (Để phân biệt với kết thực tế) Sử dụng bảng kế hoạch ・Muốn nắm bắt lịch trình kế hoạch tiến độ cơng việc ・Muốn kiểm sốt q trình thực cơng việc Những điểm cần lưu ý ・Biểu thị thời gian (lịch trình) chiều ngang, mục cần giải chiều dọc ・Về nguyên tắc, trình bày trang, biểu thị bảng ・Biểu thị rõ khác biệt kế hoạch kết thực tế (Ví dụ: mũi tên nét liền nét đứt) 58 Chương Giao tiếp (2) Lưu đồ (Follow Chart) Những điểm cách lập Lưu đồ Trình tự hành động Bộ phận chịu trách nhiệm Bộ phận yêu cầu Tình trạng Người chịu trách nhiệm Người Người yêu cầu phê duyệt Bộ phận〇〇 Nhận mẫu đơn yêu cầu Lập phiếu yêu cầu Điền thông tin vào đơn Phê duyệt đơn yêu cầu Phê duyệt Xác nhận đơn yêu cầu Gửi mail liên lạc giải Tiếp nhận yêu cầu Kết thúc trả lời Xác nhận trả lời mail Điền mục công việc Sử dụng bảng Follow Chart ・Khi muốn làm rõ nguyên nhân - kết công việc theo trình tự theo biến đổi vật việc Những điểm cần lưu ý ・Để Follow Chart không trở nên rắc rối, phức tạp cần ý xếp phận, phòng ban chịu trách nhiệm cách hợp lý 59 Chương Giao tiếp (3) Ma trận Những điểm cách lập Ma trận Đối tượng đánh giá Các hạng mục đánh giá Đánh giá (Đơn vị:100 Triệu) Kế hoạch Các vùng Nhật 8,000 Bản Bắc & 2,700 Nam Mĩ Mục tiêu % so với So với % % năm Đánh trước Kế Kế năm (cùng tỉ giá hoạch hoạch trước lệ) 8,000 ±0 100% 104% 104% 2,780 +80 103% 103% 103% ○ Chú thích Đang dần tiến theo kế hoạch Châu Âu 1,800 1,720 ▲80 96% 99% 99% × Châu Á 1,600 1,620 +20 102% 131% 131% ○ Tăng, đặc biệt xe hãng Nhật ( A B) Giảm so với năm trước so với kế hoạch Thị trường sôi động, đặc biệt Thái Lan Ấn độ Sử dụng ma trận ・Muốn so sánh đánh giá mục tiêu quản lý theo đối tượng, đề mục khác Những điểm quan trọng: ・Trục tung biểu thị đối tượng đánh tên cơng ty, tên sản phẩm Trục hồnh biểu thị mục đánh giá ・Biểu thị cấp độ đánh giá phần trăm, thứ hạng (1～ ) hay cấp bậc (ABC) ＊DNJP thường sử dụng 〇（Tốt）, ∆（Trung bình）, ×（Kém） 60 ... cách hiệu Hằng ngày phải b? ?o cáo kết q trình cơng việc, liên lạc thông tin, hay thảo lu? ??n, b? ?n b? ??c với cấp người có liên quan b? ?n khoăn trước định Như vậy, cơng việc b? ?nh thường hàng ngày HO-REN-SO... tính chất b? ??t buộc khơng gọi phát huy tính chất làm việc tập thể Khi xảy cố điều phải nhanh chóng thơng b? ?o, khơng chậm trễ giấu diếm việc B? ?? khách... thông tin đảm b? ??o b? ??n không b? ?? qua thông tin cần thiết nào.(Quy tắc 1&2) Ngắn gọn Trình b? ?y lộn xộn, thiếu súc tích khơng thể truyền đạt nội dung xác tới người đọc Hãy sử dụng gạch đầu dòng, biểu