Bài tập lớn số 4 Nghiên cứu hệ thống và ứng dụng giải pháp sẵn có:Phân tích các yêu cầu đã xác định trong BTL số 3...

Nghiên cứu hệ thống và ứng dụng giải pháp sẵn có:Phân tích các yêu cầu đã xác định trong BTL số 3, Cài đặt, thử nghiệm và mô tả chi tiết các hệ thống, Vẽ và mô tả quy trình tổng thể

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HỌC PHẦN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG TMĐT BÀI TẬP LỚN SỐ Đề bài: Nghiên cứu hệ thống ứng dụng giải pháp sẵn có: - Phân tích yêu cầu xác định BTL số - Cài đặt, thử nghiệm mô tả chi tiết hệ thống - Vẽ mơ tả quy trình tổng thể - Danh sách thành viên nhóm 4: Vũ Văn Hoan Trần Đức Hưng Ngô Thu Hương Trần Lan Hương Võ Thị Hương Đỗ Thu Hường Nguyễn Quang Huy Đặng Thị Thu Huyền Trần Thị Huyền I Phân tích yêu cầu xác định tập Tác vụ 1.1 Tạo trang - Người dùng có liên quan tới tác vụ: người dùng cá nhân, người dùng trả phí, nhóm, doanh nghiệp tạo trang riêng ứng dụng - Để thực tạo trang trước tiên ta phải đăng nhập vào ứng dụng thơng qua tài khoản gmail, vào trực tiếp web tải app - Trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Khi người sử dụng muốn tạo trang để ghi chép sử dụng tác vụ - Lợi ích: Đối với người dùng: Có thể dễ dàng thêm thơng tin vào đoạn văn ẩn trang mà ko lên dài dịng khó theo dõi - Các công cụ sử dụng để thực tác vụ: người dùng ấn vào dấu chấm gõ lệnh /page - Số lượng, tần xuất ước tính thực tác vụ: người sử dụng tạo không giới hạn số page - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Các kí tự viết người dùng sử dụng hệ thống, hệ thống kí tự hình vẽ gợi ý cho người dùng, nội dung dạng ( dox Pdf img fox die,….) người dùng lên 1.2 Chia sẻ - Người dùng có liên quan: Là người dùng theo nhóm doanh nghiệp dụng muốn chia sẻ nội dung ghi chép ứng dụng sẻ phải sử dụng chức - Các tác vụ cần hồn tất trước đó: Để chia sẻ nội dung ta cần phải tạo nội dung thông qua chức ứng dụng - Trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Khi người dùng muốn chia sẻ nội dung - Lợi ích: Nó giúp cho người sử dụng dễ dàng chia sẻ thơng tin đến người khác thông qua ứng dụng - Các công cụ sử dụng: Sử dụng chia sẻ cách chọn vào trang cần chia sẻ ứng dụng ấn vào nút share bên góc bên hình Ta cấp quyền tùy chỉnh với người chia sẻ như: quyền chỉnh sửa, quyền lưu - Số lượng, tần st: Ở người dùng miễn phí bị giói hạn số người chia sẻ người cịn trả phí cịn lại số người không giới hạn - Tên số mảng nội dung tsac vụ thực hiện: liên quan đến nội dung khơng có sẵn mà người dùng tự tạo 1.3 Tải tệp lên - Người dùng có liên quan: Người sử dụng - Các tác vụ cần hoàn tất trước đó: Để thực việc tải tệp lên ta cần tạo trang tải lên - Các trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: người dùng muốn thêm liệu từ máy tính - Các lợi ích : Giúp người dùng thuận tiện việc tra cứu xem lại nội dung trước đọc - Cách công cụ sử dụng: Công cụ tải lên - Số lượng, tần suất: Với người dùng miễn phí người dùng bị giới hạn dung lượng file tải lên 5MB cịn với trả phí cịn lại khơng bị giới hạn dung lượng file tải lên Người sử dụng tải thức từ: âm thanh, hình ảnh, văn file tùy thích vào ứng dụng - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Nhóm nội dung khơng có sẵn người dùng tự tạo nên 1.4 Thêm thành viên cộng tác thời gian thực - Người dùng có liên quan: Tác vụ thực người nhóm người thực chỉnh sửa văn hay làm việc thời gian ứng dụng - Các tác vụ cần hồn tất trước đó: ta phải thực tác vụ thêm thành viên vào nhóm cách gửi link mời tham gia nhóm qua ứng dụng - Các trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Trường hợp nhóm người tổ chức muốn chỉnh sửa tài liệu trực tiếp với thời gian - Các lợi ích: Giảm thời gian trao đổi cơng việc, thay phải gửi đợi phản hồi từ đối phương ta sửa, đóng góp ý kiến lúc - Cách công cụ sử dụng: Công cụ giúp chép link lời mời tham gia nhóm, cơng cụ quản lí admin group - Số lượng, tần suất: Tác vụ sử dụng cho nhóm cho doanh nghiệp không giới hạn số người làm việc - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Nhóm nội dung khơng có sẵn người dùng tự tạo 1.5 Tạo không gian làm việc mẫu - Người dùng có liên quan: Người dùng cá nhân, nhóm doanh nghiệp sử dụng - Các tác vụ cần hoàn tất trước đó: Người dùng cần đăng nhập vào ứng dụng sử dụng tác vụ - Các trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Bản mẫu dùng cho người sử dụng ứng dụng để dễ dàng ghi chú, người dùng quen tự tạo thiết kế trang theo sở thích riêng - Các lợi ích: Có thể cá nhân hóa theo người dùng qua tạo trả nghiệm tốt với người dùng để người dùng sử dụng tối đa khả ứng dụng - Cách công cụ sử dụng: Công cụ giúp tạo trang template - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Nội dung ko có sẵn ứng dụng người dùng tạo 1.6 Xuất file - Người dùng có liên quan: Người sử dụng cá nhân, nhóm doanh nghiệp - Các tác vụ cần hồn tất trước đó: Cần chuẩn bị file cần xuất - Các trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Khi người sử dụng muốn xuất thành cứng hợp đồng,… - Các lợi ích: Tiện theo dõi hơn, không cần phải chéo sang phần mềm khác để xuất in - Cách công cụ sử dụng: Công cụ liên quan đến việc xuất file - Số lượng, tần suất: Không giới hạn số lượng file xuất - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Nội dung khơng có sẵn người dùng tạo 1.7 Bảo mật - Người dùng có liên quan: Nhà quản lí ứng dụng - Các tác vụ cần hồn tất trước đó: Các tác vụ liên quan đến quản lí - Các trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Khi người dùng nhập thông tin cá nhân nội dung vào ứng dụng nhà quản lí cần phải thực biện pháp nhằm bảo mật thơng tin người dùng - Các lợi ích: Đảm bảo lợi ích an tồn cho người dùng - Cách công cụ sử dụng: Công cụ phần mềm bảo mật - Số lượng, tần suất: Cung cấp cho tài khoản, riêng tài khoản doanh nghiệp bảo mật tốt - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Nội dung có sẵn ứng dụng 1.8 Hỗ trợ ưu tiên - Người dùng có liên quan: Nhà quản lí - Các tác vụ cần hồn tất trước đó: Kiểm tra xem người sử dụng có vấn đề sử dụng ứng dụng hay không - Các trường hợp cụ thể cần thực tác vụ: Trong trình sử dụng ứng dụng xảy lỗi liệu đến từ hệ thống người dùng liên hệ với phận chăm sóc khách hàng bên ứng dụng để nhận trợ giúp từ nhân viên - Các lợi ích: Đảm bảo quyền lợi, phân loại người sử dụng, cho người sử dụng thấy quyền lợi sử dụng ứng dụng với trả phí cao - Cách công cụ sử dụng: Công cụ hỗ trợ chăm sóc khách hàng - Số lượng, tần suất: Khi xảy lỗi khách hàng yêu cầu hỗ trợ lúc - Tên số mảng nội dung tác vụ cần đến: Nội dung có sẵn ứng dụng Cơng cụ Quản lí tài khoản: - Người dùng cơng cụ gồm nhóm người dùng doanh nghiệp nhóm người dùng ngồi doanh nghiệp Nhóm người dùng doanh nghiệp đội ngũ quản lí hệ thống Nhóm người dùng thứ khách hàng hệ thống - Các tác vụ cần sử dụng công cụ bảo mật quản lý ; hỗ trợ người dùng - Đối với người dùng quản lí hệ thống, quản lí thơng tin khách hàng phần thiếu cơng việc họ, có thay đổi thông tin tài khoản khách hàng hay tài khoản nhân viên phận quản lí người kiểm sốt phải sử dụng đến cơng cụ quản lí tài khoản Đối với người dùng khách hàng, khách hàng muốn vào xem thông tin tài khoản ( xem có thay đổi khách quan không?) muốn đăng xuất, thêm tài khoản họ sử dụng công cụ - Đối với doanh nghiệp, công cụ thiếu, việc quản lí thơng tin khách hàng vơ cần thiết quan trọng Nó công cụ quan trọng người dùng, công cụ không khách hàng sử dụng thường xuyên phải có xuất hệ thống - Công cụ cung cụ để phục vụ cho tác vụ nêu bên Khi đội ngũ quản lí hệ thống kiểm tra, rà sốt thơng tin người dùng, công cụ cung cấp đầy đủ thông tin tài khoản , thay đổi tài khoản giúp người quản lí kiểm sốt tốt thông tin thay đổi tài khoản thiết bị khách hàng Đối với khách hàng, thao tác liên quan đến đăng nhập, đăng xuất tài khoản thực công cụ này, ngồi cơng cụ cịn cung cấp thơng tin tài khoản cho khách hàng - Tần suất sử dụng cơng cụ phận quản lí liên tục, cịn khách hàng tần suất sử dụng thấp - Với việc cung cấp tính thông báo thay đổi tài khoản, trình bày thơng tin tài khoản, đăng nhập, đăng xuất thêm tài khoản công cụ quản lý đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng cho phận quản lí khách hàng – người sử dụng Tìm kiếm - Khách hàng nhóm người sử dụng cơng cụ - Người dùng sử dụng công cụ nhằm mục đích thực việc nhanh đến trang tạo trước cách tìm kiếm - Khi người dùng cần tìm trang đó, họ sử dụng cơng cụ tìm kiếm Có thể tìm kiếm người dùng muốn, họ trang có tìm kiếm để mở trang khác phục vụ nhu cầu sử dụng - Khi có cơng cụ này, người dùng khơng cần phải tìm kiếm rà sốt danh sách trang tạo thân, mà mở trang cách nhanh chóng Cơng cụ có ích lớn người sử dụng thời gian dài người có cơng việc bận rộn, lượng trang tạo lớn, tìm kiếm thủ công nhiều thời gian - Khi người dùng tìm kiếm từ khóa đó, hệ thống rà soát danh sách trang người dùng đưa danh sách trang có chứa từ khóa tiêu đề để người dùng lựa chọn Từ khóa xuất trang tìm kiếm đưa kết chuẩn xác - Người dùng hệ thống không sử dụng đến công cụ thực tác vụ Thay vào đó, người dùng lâu năm có lượng cơng việc quản lý hệ thống gần sử dụng công cụ liên tục đăng nhập vào hệ thống - Với việc tích hợp cơng cụ tìm kiếm vào hệ thống, người dùng trải nghiệm nhanh hơn, thông minh tính khác hệ thống cung cấp Cài đặt nâng cấp - Người dùng công cụ gồm nhóm người dùng doanh nghiệp nhóm người dùng ngồi doanh nghiệp Nhóm người dùng doanh nghiệp đội ngũ quản lí hệ thống Nhóm người dùng thứ khách hàng hệ thống - Tất tác vụ liên quan đến sử đổi nâng cấp sử dụng đến công cụ : sửa đổi thông tin tài khoản, thông báo, ngôn ngữ, phơng nền,… nâng cấp tài khoản (trả phí), bảo mật thơng tin,… - Khi hệ thống có thơng tin liên quan đến nâng cấp thơng báo nhờ cơng cụ Bộ phận quản lí hệ thống sử dụng cơng cụ để kiểm sốt hoạt động cài đặt thay đổi khách hàng Đồng thời kiểm soát việc nâng cấp tài khoản ( trả phí) để phân loại người dùng hệ thống Khách hàng sử dụng cơng cụ với nhiều mục đích khác nhau: để thay đổi thơng tin tài khoản, cài đặt hệ thống, nâng cấp tài khoản,… - Công cụ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lí hệ thống, đưa cập nhật cho khách hàng cách nhanh chóng, từ dễ dàng dựa vào để phân loại nhóm khách hàng sử dụng Đối với khách hàng người sử dụng trực tiếp, khách hàng dễ dàng tự quản lí thơng tin cá nhân hệ thống, thay đổi nhu cầu sử dụng thông qua cập nhật nâng cấp cài đặt phổ thông - Khi người dùng quản lí hệ thống, cơng cụ yêu cầu thay đổi thông tin ( liên quan đến tài khoản ) cần người quản lí phê duyệt xác nhận mật nâng cấp tài khoản Người dùng khách hàng, họ sử dụng công cụ để đưa yêu cầu thay đổi nâng cấp Các thay đổi không liên quan đến tài khoản ngôn ngữ, phông nền,… tự động chấp nhận, thay đổi khác phải chờ có phê duyệt từ người quản lí hệ thống Sau nâng cấp tài khoản, người quản lí có nhiệm vụ phải thay đổi lại cài đặt tài khoản người dùng cho phù hợp với nâng cấp ( giao diện, chức năng,…) - Người quản lí phải sử dụng cơng cụ thường xuyên nhằm trách xảy sai sót q trình quản lí hệ thống để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sử dụng khách hàng Những người dùng khách hàng sử dụng việc thay đổi cài đặt hay nâng cấp khơng mang tính thường xun - Cơng cụ cung cấp đầy đủ thông tin việc cài đặt thay đổi, nâng cấp cho người sử dụng tính liên quan cài đặt cách tối ưu để đáp ứng chu cầu sử dụng người sử dụng Tạo trang : - Công cụ phục vụ cho người dùng khách hàng hệ thống - Tác vụ mà người dùng thực hiện, sử dụng công cụ công cụ nhỏ công cụ chủ yếu Người dùng tạo trang nhằm mục đích quản lí cơng việc học tập thân sử dụng công cụ nhỏ để quản lí tiến độ cơng việc,… - Ngay từ đăng nhập hệ thống, mục đích lớn người dùng hướng đến sử dụng công cụ Công cụ sử dụng người dùng muốn lập kế hoạch cơng việc, học tập,… đó, người dùng muốn theo dõi tiến độ công việc, học tập thân,… người dùng hoàn thành xong việc muốn ghi lại nó, … - Công cụ nơi nguồn liệu hệ thống trở nên vơ phong phú đóng góp từ nhiều người dùng Người dùng sử dụng cơng cụ để thực mục đích thân quản lí cơng việc, học tập cơng cụ có vị trí quan trọng hệ thống - Công cụ đưa lựa chọn cho người dùng để tạo trang mới, thiết kế theo ý muốn thân, phục vụ nhu cầu công việc khác Khi người dùng tạo trang có cơng cụ khác giúp người dùng thực làm việc với trang, thiết kế trang phù hợp với nhu cầu thân Khi có trang hồn chỉnh, người dùng sử dụng công cụ để tạo thêm nhiều trang nhỏ trang tiến hành chỉnh sửa trang Ngồi ra, q trình quản lí cơng việc học tập trang, công cụ đưa gợi ý hỗ trợ người dùng - Đây công cụ sử dụng người dùng khách hàng hệ thống nên cơng cụ sử dụng nhiều nhất, thường xuyên - Công cụ cung cấp nhiều chức cho người dùng hệ thống Các công cụ xếp khoa học từ lớn đến nhỏ theo nhu cầu sử dụng Lớn tạo trang, sau cơng cụ lựa chọn tạo khối, template, database,… tạo khối lại có cơng cụ khác cho người dùng lựa chọn định dạng trang Ngồi cịn có công cụ nhỏ khác dễ dàng share tài liệu cho đồng đội nhóm để họ nhận xét chỉnh sửa với Google Docs, xuất file pdf , xóa, sửa trang, đổi tên,… Người dùng Hệ thống có nhóm người dùng Mỗi nhóm có yêu cầu riêng biệt hệ thống Vì vậy, để hệ thống hoạt động cách hiệu người phát triển cần phải tối ưu yêu cầu người dùng 3.1 Nhóm người dùng quản trị hệ thống (hay gọi Admin)  Đặc tính: Admin có tồn tay quyền lực cao hệ thống Tất định admin phải nhóm người dùng khác bắt buộc thực Đi đơi với định quyền lực admin đồng thời họ phải chịu trách nhiệm toàn vấn đề trình làm việc nhân viên Họ coi người có vị trí cao máy hệ thống có nhiệm vụ vừa điều hành vừa phát triển giúp hệ thống lên Sử dụng thông tin số liệu phân tích hệ thống thời điểm để lựa chọn chiến lược phù hợp, hay định hướng nội dung cho hệ thống phát triển Đồng thời admin phải giữ hệ thống hoạt động cách an tồn Tất cơng việc liên quan đến nhóm người dùng, hoạt động, phát triển hệ thống phải có đồng ý Admin Yêu cầu nhóm người quản trị hệ thống: - Bảo mật thông tin: Admin người nắm giữ thông tin tuyệt mật hệ thống họ có khả bảo mật tốt - Kỹ lập trình phát triển phần mềm: Đây kỹ mà quản trị hệ thống buộc phải có để đảm bảo hệ thống ln ln an tồn có đầy đủ tính - Có kiến thức tốt công nghệ thông tin: Admin người tạo dựng xây dựng hệ thống Vì kiến tức công nghệ thống tin điều cần thiết đới với admin - Có kiến thức tốt quản lý: Am hiểu rõ quản lý ln có nhiều sáng tạo góp phần giúp cho cơng tác quản lý thực đơn giản, dễ dàng - Có khả cập nhật công nghệ mới: Đối với hệ thống công nghệ, việc cập nhật công nghệ khiến hệ thống phát triển hoạt động mạnh mẽ - Có khả chịu áp lực cơng việc dự đoán rủi ro tiềm ẩn: Mỗi hệ thống mạng máy tính gặp cố ảnh hưởng đến doanh nghiệp, trách nhiệm nhóm người quản trị hệ thống lại trở nên nặng nề nhiều  Các tác vụ thực bới nhóm người dùng quản trị: 5.4.1.3 Miền phép tự động tham gia Mọi người dễ dàng tự động tham gia vào không gian làm việc bạn với tư cách thành viên họ đăng nhập email công việc họ  Đi tới Settings & Members  Nhấp vào Settings bên cửa sổ bật lên  Cuộn xuống phần có tiêu đề Allowed email domains  Nhập miền email mà bạn muốn tự động cấp quyền truy cập (tức miền email cơng ty bạn) Nhấn enter  Bạn thêm nhiều miền phép trường này, bạn thêm miền có tài khoản thành viên không gian làm việc 5.4.1.4 Xóa thành viên  Đi tới Settings & Members Bấm vào Members tab  Ở bên phải tên người đó, nhấp vào menu thả xuống chọn Remove from team  Người quyền truy cập vào không gian làm việc bạn trang Private phần bên họ bị ẩn 5.4.2 Đối với khách 5.4.2.1 Thêm khách Trên trang bạn muốn chia sẻ với khách:  Chuyển đến Share bên phải Bấm vào Invite  Nhập địa email khách bạn muốn mời  Chọn cấp độ truy cập cho khách từ menu thả xuống nhấn Invite  Họ nhận email có liên kết đến trang  Nếu họ chưa sử dụng Notion, họ đăng ký để truy cập trang bạn 5.4.2.2 Thay đổi cấp độ truy cập khách Khi bạn thêm khách vào trang, bạn ln thay đổi cấp độ truy cập họ sau  Chuyển đến Share bên phải Bạn thấy khách trang liệt kê menu thả xuống  Nhấp vào menu bên phải tên khách Chọn cấp độ truy cập mà bạn muốn cấp cho khách từ tùy chọn sau: + Tồn quyền truy cập: Họ chỉnh sửa chia sẻ trang (Điều khơng áp dụng cho khách sử dụng Gói cá nhân miễn phí.) + Có thể chỉnh sửa: Họ chỉnh sửa nội dung trang, họ khơng thể chia sẻ trang + Có thể bình luận: Họ đọc bình luận, khơng chỉnh sửa chia sẻ + Có thể đọc: Họ đọc nội dung khơng thể chia sẻ nội dung + Xóa: Thu hồi quyền truy cập họ vào trang 5.4.2.3 Xem khách quyền Bạn xem danh sách tất khách khơng gian làm việc trang mà họ có quyền truy cập cách nhấp vào Settings & Members đầu bên bên trái bạn Members chọn tùy chọn Chọn Gueststab  Trong danh sách thành viên không gian làm việc bạn, tìm danh sách khách mời bạn  Ở bên phải, bạn thấy khách mời vào trang Nhấp để xem chuyển đến trang mà họ truy cập  Trên trang số này, bạn chỉnh sửa cấp độ truy cập xóa chúng 5.4.2.4 Biến khách thành thành viên Biến khách thành thành viên nhằm cung cấp khách khả xem tồn khơng gian làm việc bạn  Đi tới Settings & Members  Nhấp vào Gueststab cuộn xuống để tìm danh sách khách mời bạn  Nhấp vào menu thả xuống bên phải khách bạn muốn chuyển đổi Chọn Convert to member Họ chuyển xuống cuối danh sách thành viên bạn  Trong danh sách thành viên mình, bạn chọn đặt người thành Admin xóa họ khỏi nhóm Chỉ quản trị viên thay đổi cài đặt khơng gian làm việc mời thành viên 5.4.2.5 Xóa khách Để xóa khách trang cụ thể: Đi tới Share, tìm tên khách, nhấp vào menu thả xuống bên phải tên họ chọn Remove Để xóa khách khỏi tất trang khơng gian làm việc lúc:  Truy cập Settings & Members, nhấp vào Gueststab, cuộn xuống để tìm khách phù hợp nhấp vào menu thả xuống bên phải tên họ  Chọn Remove Họ truy cập trang 5.4.3 Các nhóm 5.4.3.1 Tạo nhóm  Chuyển đến Settings & Members đầu bên bên trái bạn  Chọn Members tab bên cửa sổ  Bạn thấy danh sách tất thành viên Ở bên phải tiêu đề     Members, nhấp vào Groups Bấm vào Create a group Đặt tên chọn biểu tượng cho nhóm bạn Trong nhóm bạn, nhấp vào + Add a member Thêm thành viên vào nhóm tùy thích Bạn nhấp vào Remove bên phải thành viên nhóm  Bạn kéo thả để xếp lại nhóm Chỉ cần nhấp vào ⋮⋮ biểu tượng xuất di chuột kéo lên xuống  Để đổi tên xóa nhóm, nhấp vào ••• bên phải tên nhóm  Bạn ln tìm kiếm tên email để xem họ thuộc nhóm 5.4.3.2 Chia sẻ với nhóm Đối với trang nào, chọn nhóm đọc, nhận xét, chỉnh sửa chia sẻ trang  Nhấp vào Share, sau Invite Bạn thấy tất nhóm cuối cửa sổ bật lên  Chọn nhóm, sau chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho nhóm từ menu thả xuống: tồn quyền truy cập, chỉnh sửa, bình luận, xem, xóa  Sau nhóm thêm vào, bạn thấy nhóm Share menu bạn điều chỉnh cấp độ truy cập họ menu thả xuống 5.5 Mơ hình hoạt động ID/Pass Getting start Page Page Quick note Page Page Personal Hone Page Page Task List Page Journal Page Page Reading list Page Đăng nhập Để đăng nhập Notion, người dùng truy cập vào https://www.notion.so/onboarding Chọn “Continue with Google” “Continue with Apple” Lúc này, hệ thống cửa sổ đăng nhập Người dùng vui lòng nhập ID Password, chọn “tiến hành” để tiếp tục đăng nhập Tiếp theo, bạn chọn option để sử dụng: “with my team” “For myself” tùy theo mục đích bạn Page Tiến hành tác vụ có Notion Sau chọn option, hệ thống giao diện chính: Người dùng tiến hành lựa chọn cơng cụ phía bên trái hình thực hoạt động ghi Trong công cụ: Getting started, Quick Note, chia thành nhiều page nhỏ khác theo chủ đề, nội dung Bạn thấy nhiều lệnh để sử dụng cho page nhỏ:  Empty with icons/ Empty Tạo thư mục trống với biểu tượng/ thư mục trống không biểu tượng Bạn thêm nhiều lựa chọn để định dạng cho Block page nhỏ: text, page (tạo thêm page nhỏ hơn, to list, heading, thẻ tiêu đề,…) Bạn thêm hình ảnh, video, audio hay file bạn muốn cần đảm bảo dung lượng không 5MP  Template Nếu bạn ngwoif thích dùng mẫu có sẵn lựa chọn tốt dành cho bạn Notion cung cấp cho bạn kho Template phong phú theo chủ đề để lựa chọn Bạn cần nhấn “Use this Template” để chọn template muốn Ngồi bạn chỉnh sửa Template theo ý thích rieeg Đây ưu điểm thu hút người dùng Notion  Import Đây công cụ giúp bạn thêm nội dung từ cơng cụ khác bên ngồi như: Google Docs, Trello,…  Database Công cụ giúp định dạng page thành Table, Timeline, Calendar, để dễ dàng sử dụng Người dùng cần lưu ý chọn định dạng cho page sử dụng định dạng đó, chèn thêm Text hay Media  Sử dụng dấu “/” Notion Bạn tạo nội dung page cách gõ dấu/ kèm theo lệnh cần dùng Một số cách dùng “/” thông dụng như: /page: tạo trang /text: đánh văn thơng thường /h1, /h2, /h3: tạo dịng có tiêu đề /file: tải file vào nội dung viết /table: tạo table /calendar: tạo lịch III Vẽ mơ tả quy trình tổng thể Quản trị viên Người dùng (QTV) (ND) ND đăng kí tạo tài QTV xác nhận phê ND định loại tài khoản duyệt yêu cầu đăng kí khoản mà sử tài khoản dụng QTV cập nhật chức ND toán theo phù hợp cho tài yêu cầu (nếu có) khoản mà ND đăng kí h ND liên kết với tài khoản toán ND đăng nhập vào tài khoản ND ghi nội dung ND lập kế hoạch ND trao đổi, chia sẻ (to list) thông tin ND theo dõi tiến độ Mơ tả quy trình tổng thể Quản trị viên: Bất kỳ nhóm khơng có người lãnh đạo nhanh chóng bị hỗn loạn Đó lý bạn thấy tất nhóm lớn hay nhỏ có quản trị viên, quản trị viên điều chỉnh thảo luận sử dụng quyền kiểm sốt để giữ an tồn cho lợi ích chung cần thiết Quản trị viên có nhiều đặc quyền thành viên thơng thường Khơng vậy, họ cịn có trách nhiệm giữ cho không gian ảo hữu ích Thơng thường, người quản trị có nhiệm vụ sau  Thêm xóa quản trị viên người kiểm duyệt Quản trị viên có quyền định người điều hành Tuy nhiên, người điều hành khơng thể định vai trị quản trị viên người điều hành cho thành viên khác Quản trị viên có quyền phê duyệt thêm, xóa tài khoản người dùng - Quản lý cài đặt Quản trị viên có quyền thay đổi cài đặt Có thể tên nhóm, ảnh bìa, trang liên kết, cài đặt quyền riêng tư, - Phê duyệt tài khoản người dùng Quản trị viên có quyền phê duyệt, thêm, xóa tài khoản người dùng  Quản trị viên có quyền phê duyệt thành viên - Xóa chặn người Nếu quản trị viên người điều hành cảm thấy vi phạm nguyên tắc nhóm, họ xóa người chí chặn họ khỏi nhóm Thành viên báo cáo thành viên đồng nghiệp hành vi sai trái với quản trị viên, họ xóa chặn họ Quyền thuộc quản trị viên người điều hành nhóm cụ thể - Phê duyệt từ chối viết Các nhóm có cài đặt gọi phê duyệt Khi bật, cung cấp quyền cho quản trị viên người kiểm duyệt phê duyệt từ chối tất đăng từ thành viên Bất đăng nhóm vậy, viết phải phê duyệt - Xóa bình luận viết Khác với người dùng xuất bình luận đăng, quản trị viên người kiểm duyệt xóa chúng khỏi nhóm Nếu họ cảm thấy có vi phạm quy tắc nhóm, họ xóa nội dung mà không cần xin phép - Phê duyệt câu chuyện Không giống trang Facebook nơi quản trị viên đăng câu chuyện, nhóm thêm vào câu chuyện Tuy nhiên, quản trị viên người điều hành có quyền phê duyệt câu chuyện Bạn bật cài đặt Cài đặt nhóm> Phê duyệt câu chuyện nhóm - Tạo thông báo Quản trị viên người điều hành có vai trị khác tạo thơng báo Họ tạo thơng báo từ đăng có sẵn dạng đăng ghim Bạn truy cập thông báo khác từ tab Thông báo Người dùng : Sau đăng kí tài khoản thành cơng người dùng sử dụng số chức sau - Text: Dùng để nhập văn Phù hợp bạn cần viết blog, viết luận nội dung khác - Page: Tạo Page nhỏ Page - To-do-list: Tạo danh sách công việc với checkbox, để bạn dễ dàng tick chọn cơng việc hồn thành - Heading 1/2/3: Các thẻ tiêu đề, giống viết blog web đánh văn Word Thẻ H1 lớn nhất, nhỏ thẻ H3 Bạn thường dùng thẻ nhập văn Text cần phân khu mục Page - Bulleted list: Danh sách liệt kê với chấm tròn đẹp mắt gọn gàng đầu câu - Toggle list: Tương tự Bulleted, bạn cho ẩn thành phần Định dạng hích hợp để viết từ nghĩa từ nè - Divider: Tạo đường phân cách để bạn phân biệt mục Page - Quote: Được dùng bạn muốn trích dẫn câu nói hay ho - Ở phần Database, bạn thấy vài định dạng cho liệu Table – Bảng, List – Danh sách, Timeline – Dòng thời gian, Calendar – Lịch,… Bạn ý lựa chọn Inline Full Page kèm Nếu bạn chọn Inline, định dạng hiển thị Page Còn chọn Full Page, định dạng tạo thành Page trực thuộc Page Khác nha - Ở phần Media, bạn thêm Image – Hình ảnh, Web bookmark – Chèn link website, Video – chèn video từ Youtube, Audio – chèn nhạc từ Soundcloud Spotify, File – Cho bạn tải file lên Page Với Notion phiên Free, file/hình ảnh bạn khơng nặng q 5MP Đăng ký tài khoản làm quen với giao diện Bạn sử dụng trực tiếp trang web download ứng dụng laptop/tablet/smartphone - Trước tiên, bạn cần Đăng Ký tài khoản Notion Email Sau đó, xác nhận qua Email đăng ký tài khoản tảng thông thường - Tiếp theo, bạn đăng nhập với tài khoản vừa tạo Trên giao diện Notion, bạn thấy Workspace – tức “không gian” bạn ứng dụng Bạn đặt tên tùy theo ý thích QTV xác nhận phê duyệt yêu cầu đăng kí tài khoản Khi nhận yêu cầu đăg kí từ người dùng quản trị viên tiến hành kiểm duyệt điều kiện người đăng kí theo quy định đạt yêu cầu cấp tài khoản người dùng ND định loại tài khoản mà sử dụng Sau quản trị viện cấp tài khoản, Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà người dùng chọn loại tài khoản phù hợp :  Khách hàng cá nhân có nhu cầu thơng thường: - Ghi nội dung cơng việc, viết blog, viết nhật kí… - Lập kế hoạch ngày, tuần, tháng, năm cho thân; xếp thời gian cách thơng minh - Theo dõi tiền độ hồn thành công việc, dự án - Tạo trang giống wiki liên kết kiến thức thông tin để dễ dàng tra cứu lại - Quản lý công việc học tập, quản lý chi tiêu, quản lý dự án… - Lưu trữ liệu, đặt lời nhắc, tạo checklist, chèn hình ảnh, mà không cần chuyển đổi qua lại nhiều app khác - Thỏa sức sáng tạo, tô điểm cho workspace riêng - Đồng nhanh chóng tảng khác  Khách hàng cá nhân có nhu cầu cao lưu trữ chia sẻ liệu: Nhóm người dùng có nhu cầu nhóm khách hàng nhóm, tổ chức chia sẻ liệu, không gian lưu trữ, dung lượng lưu trữ…  Khách hàng nhóm, tổ chức: Ngồi yêu cầu khách hàng cá nhân, khách hàng nhóm đặt yêu cầu riêng biệt như: - Trao đổi, theo dõi quản lý dự án - Chia sẻ nội dung với tất người nhóm - Khơng gian lưu trữ, kích thước upload file số lượng file upload khơng giới hạn - Hỗ trợ ưu tiên lịch sử phiên bản, cho phép người dùng đưa liệu trở lại phiên vòng 30 ngày Tóm lại, hệ thống dùng cho cá nhân tổ chức Với gói chi phí khác nhau, người dùng có tính tác vụ khác để đáp ứng yêu cầu mà người dùng đặt Đây thống phù hợp với tất người, từ người muốn thứ có tổ chức, hiệu đến người thích sáng tạo, muốn trí, xếp thơng tin theo ý Bởi hệ thống cho người dùng nhiều linh hoạt Người dùng liên kết tài khoản để toán Người dùng tiến hành liên kết tài khoản ngân hàng cá nhân để tốn có nhu cầu mua tính nâng cao tài khoản phí Hệ thống cho phép người dùng sử dụng đa dạng loại thẻ toán: visa, tín dụng , ví điện tử, Người dùng tiến hành toán Sau liên kết tài khoản tốn thành cơng tùy thuộc vào loại khách hàng lựa chọn đăng kí mà khách hàng tiến hành toán cho hệ thống Sau lựa chọn loại tài khoản muốn đăng kí với tính người dùng nhận u cầu tốn từ hệ thống Người dùng thực toán tài khoản liên kết trước theo hướng dẫn cung cấp từ hệ thống, sau chọn xác nhận để hồn tất tốn QTV cập nhật chức phù hợp cho tài khoản mà ND đăng kí Sau khí người dùng đăng kí tài khoản tốn thành cơng u cầu cấp tài khoản gửi tới quản trị viên Quản trị viên tiến hàng kiểm tra xác nhận yêu cầu => Quản trị viên cập nhật chức theo loại tài khoản mà người dùng đăng kí