Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử

LỜI GIỚI THIỆU Hiện với phát triển không ngừng khoa học công nghệ , công nghệ thơng tin có phát triển vượt bậc ứng dụng hầu hết ngành nghề xã hội Một số ứng dụng phổ biến quan trọng ứng dụng văn phịng Để đáp ứng nhu cầu cơng việc người cần có kỹ soạn thảo văn thành thục Giáo trình Soạn Thảo Văn Điện Tử đởi nhằm cung cấp cho người soạn thảo kỹ cần thiết giúp cho người soạn thảo tự tin trình bày văn phù hợp với yêu cầu công việc Giáo trình gồm Bài giúp HSSV có nhìn tổng quan phần mềm MS Office 2010, thao tác làm quen với giao diện chương trình Bài cuối hướng dẫn sinh viên cách thiết lập chế độ bảo mật in ấn tài liệu Giáo trình Soạn thảo văn điện tử xây dựng theo chương trình khung cho nghề Tin học văn phòng với nội dung gần gũi với thực tế nhằm mong muốn tạo cho học sinh sinh viên thực thao nhằm rèn luyện kỹ soạn thảo định dạng văn để ứng dụng vào thực tế công việc Ngày 15 tháng năm 2016 Người biên soạn Kim Thị Thương MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI MỞ ĐẦU Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Khởi động thoát khỏi MS Word 2.1 Khởi động 2.2 Thoát khỏi MS Word Làm quen với môi trường làm việc BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD Thao tác với thực đơn file 1.1.Tạo tài liệu 1.2 Mở tài liệu tồn đĩa 1.3 Ghi tài liệu lên đĩa Các thao tác 2.1 Sao chép, di chuyển văn 2.2 Xoá, đổi tên văn 2.3 Tìm kiếm thay đoạn văn 10 Bài tập rèn luyện 11 BÀI 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 13 Định dạng nội dung trang văn 13 1.1 Định dạng ký tự 13 1.2 Định dạng dòng khoảng cách đoạn 14 1.3 Định dạng trang văn 14 Chia cột báo, tạo chữ lớn đầu đoạn, thiết lập Tab 16 2.1 Chia cột văn 16 2.2 Tạo chữ lớn đầu đoạn (Dropcap) 18 2.3 Thiết lập Tab cho văn 19 Tạo quản lý Style 20 3.1 Tạo Style 20 3.2 Định dạng cho Style 21 3.3 Đánh mục lục tự động 23 Bài tập rèn luyện 26 BÀI 3: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG MS WORD 29 Trang Chèn đối tượng vào văn 29 1.1 Chèn ký tự đặc biệt 29 1.2 Đánh số trang cho văn 29 Tạo ngắt trang, ngắt đoạn, liên kết 30 2.1 Ngắt trang 30 2.2 Ngắt đoạn 31 2.3 Tạo liên kết 32 Các hiệu ứng đặc biệt 33 3.1 Tạo hiệu ứng cho Font chữ 33 3.2 Tạo màu chữ 34 3.3 Chèn lời thích 35 Bài tập rèn luyện 36 BÀI 4: THAO TÁC TRÊN BẢNG 38 Tạo cấu trúc định dạng bảng 38 1.1 Tạo cấu trúc bảng 38 1.2 Định dạng đường viền bảng 39 1.3 Định dạng cho hàng, cột, ô 40 Tính tốn xếp liệu bảng 46 2.1 Sắp xếp liệu bảng 46 2.2 Tính toán liệu bảng 48 Bài tập rèn luyện 50 BÀI 5: CÔNG CỤ VẼ TRONG MS WORD 52 Vẽ hình đơn giản tạo chữ nghệ thuật Word 52 1.1 Vẽ hình Word 52 1.2 Tạo chữ nghệ thuật 52 1.3 Vẽ sơ đồ 54 1.4 Vẽ biểu đồ 55 Chèn tranh, ảnh vào văn 56 2.1 Chèn tranh ảnh vào văn 56 2.2 Hiệu chỉnh hình ảnh 57 Bài tập rèn luyện 59 BÀI 6: TRỘN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 62 Khái niệm Trộn thư: 62 Tập tin data source 62 Tập tin main document 62 Trang Bài tập rèn luyện 70 BÀI 7: BẢO MẬT VÀ IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 73 Bảo mật 73 Định dạng trang in 78 In tài liệu 79 Bài tập rèn luyện 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 Trang CÁC TỪ VÀ THUẬT NGỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt MS Microsoft MĐ Mô đun LT Lý thuyết TH Thực hành KT Kiếm tra MÔ ĐUN SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Mã mô đun: MĐ 21 * Vị trí: Mơ đun bố trí sau học sinh học xong mô đun chung * Tính chất: Là mơ đun sở bắt buộc nghề Tin học văn phịng Mục tiêu mơn học: * Kiến thức: Trình bày vai trị, chức phần mềm Microsoft Word Giải thích chức số cơng cụ phần mềm Microsoft Word * Kỹ năng: Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn theo quy định * Thái độ: Tuân thủ yêu cầu giáo viên nội quy phịng học Nội dung mơn học: STT Nội dung Phân bổ thời gian Tổng LT TH Bài mở đầu 1 Bài 1: Làm quen với Microsoft Word 3 Bài 2: Định dạng văn 20 10 15 Bài 3: Chèn đối tượng MS Word Bài 4: Thao tác bảng 15 Bài 5: Công cụ vẽ MS Word 10 Bài 6: Trộn tài liệu MS Word Bài 7: Bảo mật in tài liệu MS Word Kiểm tra kết thúc mô đun Cộng 75 KT 2 2 30 37 BÀI MỞ ĐẦU Mục tiêu Trình bày chức Microsoft Word Giải thích ý nghĩa, tác dụng thao tác đơn giản với Microsoft Word Thực thao tác khởi động, thoát khỏi Microsoft Word Nội dung: Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Microsoft Word, biết đến với tên khác Winword, chương trình soạn thảo văn phổ biển công ty phần mềm tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô (text), hiệu ứng phông chữ, màu sắc, với hình ảnh đồ họa (graphics) nhiều hiệu ứng đa phương tiện(multimedia) khác âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn thuận tiện Ngồi có cơng cụ kiểm tra tả, ngữ pháp nhiều ngơn ngữ khác để hỗ trợ người sử dụng Các phiên Word thường lưu tên tập tin với đuôi doc, hay docx phiên từ Word 2007 trở Hầu hết phiên Word mở tập tin văn thơ (.txt) làm việc với định dạng khác, chẳng hạn xử lý siêu văn (.html), thiết kế trang web Lịch sử phát triển Phát hành Phiên Chú thích Word 1.0 Phiên Word chạy hệ điều hành MS-DOS 1989 Word for Windows Phiên Microsoft Word chạy Windows 1991 Word for Windows 2.0 Word 2.0 trở nên phổ biển người sử dụng trước có Word 6.0 1993 Word for Windows Word 6.0 dùng cho DOS Windows dùng cho DOS 1995 Word 95 hay Word 7.0 Cùng với đời Windows 95, phiên 32-bit hệ điều hành Windows, Microsoft cho phát hành Word 95, biết đến với tên Word 7.0 1997 Word 97 Đây phiên phổ biến tiếp theo, thuộc gói sản phẩm Microsoft Office 97 11.1983 Trang Phát hành Phiên Chú thích 1999 Word 2000 Đi kèm với phần mềm Microsoft Office 2000 2001 Word XP Đi kèm với phần mềm Microsoft Office XP Còn gọi Word 2002 2003 Office Word 2003 Đi với gói cơng cụ văn phịng Microsoft Office 2003 2006 Office Word 2007 2010 Word 2010 2013 Word 2013 Đi kèm với Microsoft Office 2007 Đi với gói cơng cụ văn phịng Microsoft Office 2010 Đi với hệ điều hành Windows 10 (chỉ cần cài Windows 10 có Word 13 máy) Bảng Bảng lịch sử phát triển MS Word Microsoft Word cịn có phiên dành cho hệ điều hành khác Mac OS hay OS/2 Khởi động thoát khỏi MS Word 2.1 Khởi động - Cách 1: Kích đúp chuột trái vào hình Desktop biểu tượng MS Word - Cách 2: Thực theo đường dẫn: Start/ Programs (All Programs)/ Microsoft/ Microsoft Office 2010 2.2 Thoát khỏi MS Word - Cách 1: Thực lệnh File – Exit - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 -Cách 3: Kích chuột trái vào biểu tượng hình Làm quen với mơi trường làm việc Trang Close góc phải cửa sổ Hình Màn hình giao diện MS Word Thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access: Chứa lệnh thường sử dụng Thước ngang: Dùng để canh chỉnh lề trên, lề văn Vùng soạn thảo văn bản: nơi nhập nội dung văn Thanh cuộn dọc: Dùng để cuộn văn theo chiều dọc, xem phần văn bị che khuất Thước dọc: dùng để canh chỉnh lề trên, lề văn Thanh cuộn ngang: Dùng để cuộn văn theo chiều ngang Thanh trạng thái: Cho biết thong tin trạng thái hành, tổng số trang,dòng cột hành Thanh Ribbon: Liệu kê chức MS Word, chức gom thành nhóm đặt thẻ khác Bảng Các thành phần hình giao diện Các tab mặc định giao diện Ribbon: Tab File: gồm tùy chọn lưu file (Save), mở file (Open), đóng file (Close), tạo file (New),… Tab Home: gồm chức định dạng (cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, hiệu ứng chữ…), canh chỉnh văn (canh trái, canh phải, canh giữa, canh đều, giãn dòng…), thiết lập ký tự đầu đoạn, thiết lập số đầu đoạn… Tab Insert: gồm chức chèn đối tượng đồ họa, tạo bảng, tạo Header/ Footer, phóng to ký tự đầu đoạn, chèn công thức, chèn ký tự đặc biệt… Tab Page Layout: gồm chức chia cột văn bản, ngắt trang, chỉnh lề, tạo đường viền, màu trang… Tab References: cung cấp số cơng cụ cho việc chèn thích cuối trang, thích cuối tài liệu, tạo hiệu chỉnh mục lục… Tab Maillings: cung cấp tính trộn thư Tab Review: cung cấp chức cho phép xem tài liệu, ghi lại phần cần thích… Tab View: gồm chức chức cho phép ẩn, hiển thị thước kẻ, đường lưới, phóng to, thu nhỏ văn bản… Ngồi ra, giao diện Ribbon điều chỉnh ẩn Group mặc định, thêm Tab… Trang Hình 6.10 Thư mời Nhấn Next sang bước 5, bước nhấn vào nút >> đề xem trước thư mời Hình 6.11 Hộp thoại Mail Merge bước Nhấn nút Next sang bước thứ Trang 68 Hình 6.11 Hộp thoại Mail Merge bước Chọn Print… muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Hình 6.12 Hộp thoại Merge to New Document Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người b Envelopes Tạo bì thư cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Envelops thay chọnFrom letter bước1 c Labels Tạo nhãn cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Labels thay chọn From letter bước1 d Catologes Tạo văn kiểu danh sách cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Catologes thay chọn From letter bước1 Ribbon cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bước trình Wizard.Bằng cách sử dụng Ribbon, bạn truy Trang 69 cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn tự động kiểm tra tìm lỗi trước bạn hồn tất việc hịa trộn.Ngồi cịn có yếu tố nâng cao, chẳng hạn sử dụng trường để thể thao tác tính tốn tài liệu Hình 6.13 Cơng cụ Preview Resullts Những lệnh dùng thẻ Mailings bốn nhóm sau: - Start Mail Merge: Đây điểm nơi chọn loại tài liệu sau chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách người nhận - Write & Insert Fields: Đây nơi chèn Merge Field sử dụng Rules để thể thao tác tính tốn cho tài liệu - Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu hòa trộn, bạn sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động - Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài liệu cá nhân vào tài liệu toàn diện, hay in chúng gửi thư điện tử Bài tập rèn luyện Yêu cầu: Soạn thảo font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 Bài 1: Dùng chức trộn văn để in giấy báo nhập học cho sinh viên Soạn danh sách sinh viên trúng tuyển lưu vào file có tên “DSTrungTuyen” Soạn mẫu sau thực trộn giấy báo nhập học tự động cho sinh viên: Trang 70 Bài 2: Dùng chức trộn văn để in giấy mời a Soạn danh sách lớp sau lưu vào file có tên “DSLop” b Soạn mẫu sau thực trộn giấy mời tự động: Trang 71 Trang 72 BÀI BẢO MẬT VÀ IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD Mục tiêu Trình bày chế độ cách hiệu chỉnh trước in cho văn Giải thích bước đặt mật cho File văn Thực thao tác đặt mật cho file văn Chọn lựa chế độ hiệu chỉnh trước in ấn thực tốt thao tác in văn giấy Nội dung Bảo mật Microsoft Word cung cấp bảo vệ cao cho tài liệu.Người sử dụng lập mật cho tài liệu để chặn việc đọc chỉnh sửa tài liệu người khác.Hoặc muốn đọc mà chỉnh sửa tài liệu.Mục hướng dẫn làm để lập mật để bảo vệ ngăn chặn việc chỉnh sửa định dạng Lập mật bảo vệ Word 2010 Khi người dùng lập mật bảo vệ cho tài liệu người dung mở tài liệu họ biết mật khẩu.Nếu người dùng quên mật khơng có cách để mở tài liệu.Vì phải thật cẩn thận lập mật cho tài liệu quan trọng Các bước sau để lập mật cho tài liệu - Bước 1: Mở tài liệu muốn lập mật - Bước 2: Chọn thẻ File chọn Info, sau chọn Protect Document, hiển thị danh sách tùy chọn Hình 7.1 Hộp thoại Protect Document Trang 73 - Bước 3: Chọn Encrypt with Password, hiển thị hộp thoại Encrypt Document hỏi người dùng mật cho tài liệu Một hộp thoại giống xuất hiển lần hai để nhập mật lần hai.Sau nhập mật lần, nhấn nút OK Hình 7.1 Hộp thoại Encrypt Document - Bước 4: Lưu thay đổi, cuối người dùng có tài liệu bảo vệ mật vừa lập Lần sau có cố gắng mở tài liệu này, hỏi mật trước hiển thị nội dung tài liệu.Hãy nhớ tài liệu người dùng bảo vệ mật cần nhớ mật để mở tài liệu Hình 7.3 Hộp thoại Password Trang 74 Xóa mật Word 2010: Người dùng xóa mật mở thành cơng Sau bước đơn giản để xóa mật tài liệu - Bước 1: Mở tài liệu muốn xóa mật - Bước 2: Trên Ribbon chọn thẻ File chọn Info sau chọn Protect Document , hiển thị danh sách tùy chọn: Hình 7.4 Hộp thoại Protect Document Bước 3: Chọn Encrypt with Password, hiển thị hộp thoại Encrypt Document mật xuất hiển dạng dấu chấm Người dùng cần xóa hết dấu chấm để xóa mật Hình 7.5 Hộp thoại Encrypt Document Trang 75 Thiết lập hạn chế chỉnh sửa định dạng Word 2010: Sau bước thiết lập hạn chế chỉnh sửa định dạng - Bước 1: Mở tài liệu muốn thiết lập hạn chế chỉnh sửa - Bước 2: Trên Ribbon chọn thẻ File, chọn Info cuối chọn Protect Document để hiển thị tùy chọn Hình 7.6 Hộp thoại Protect Document - Bước 3: Chọn Restrict Editing, mở tài liệu đưa tùy chọn để người dùng hạn chế chỉnh sửa tài liệu khu vực Restrict Formatting and Editing Tại người dùng thiết lập hạn chế chỉnh sửa định dạng cho tài liệu Hình 7.7 Cửa sổ Restrict Formatting and Editing Trang 76 - Bước 4: Sau làm xong, nhấn Yes, nút Start Encrypt Protection hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection hỏi người dùng mật để khơng khác thay đổi thiết lập Người dùng nhập mật khơng nhập, có nghĩa khơng có mật bảo vệ cho bảo vệ Hình 7.8 Hộp thoại Start Enforcing Protection - Bước 5: Cuối nhấn nút OK người dùng thấy tài liệu bảo vệ (chỉnh sửa định dạng) Xóa hạn chế chỉnh sửa định dạng Word 2010: Nguời dùng gỡ bỏ hạn chế thiết lập theo bước sau: - Bước 1: Mở tài liệu mà bạn muốn xóa hạn chế chỉnh sửa - Bước 2: Trên Ribbon chọn thẻFile, chọn Info cuối nhấn nút Protect Document hiển thị hộp thoại tùy chọn Hình 7.9 Hộp thoại Protect Document Trang 77 - Bước 3: Chọn Restrict Editing, hiển thị khu vực Restrict Formatting and Editing hình Hình 7.10 Cửa sổ Restrict Formatting and Editing - Bước 4: Bây nhấn nút Stop Protect Nếu người dùng lập mật cho việc giới hạn chỉnh sửa định dạng cần mật tương tự để xóa việc giới hạn Sử dụng Unprotect document Dialog Box Định dạng trang in Các bước thực định dạng trang in sau: - Bước 1: Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout, sau mở hộp thoại Page Setup - Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup + Thẻ Margins: Top: Khoảng cách từ văn đến lề trang giấy Bottom: Khoảng cách từ văn đến lề Left : Khoảng cách từ văn đến lề trái Right: Khoảng cách từ văn đến lề phải Gutter: Khoảng cách gáy văn Gutter position: Vị trí gáy + Orientation: giấy dọc Portrait: Hướng Landscape: Hướng giấy ngang Hình 7.11 Hộp thoại Page Setup + Preview: Hiển thị định dạng Trang 78 - Bước 3: Chọn OK để hoàn tất thiết lập định dạng In tài liệu - Bước 1: Mở tài liệu Trên Ribbon chọn thẻ File chọn Print hiển thị Preview bên cột phải Hình 7.12 Cửa sổ Print Preview - Bước 2: Thiết lập tùy chọn Hình 7.13 Cửa sổ thiết lập Print Preview Trang 79 STT Tùy chọn miêu tả Copies Thiết lập số in, theo mặc định có in tài liệu Print Custom Range: Sử dụng để in trang cụ thể tài liệu mà số trang nhập vào tùy chọn Pages Nếu muốn in trang từ đến 10, phải ghi rõ tùy chọn 7-10 Print One Sided: Theo mặc định người dùng in mặt trang giấy, nhiên chọn để in hai mặt trang Collated: Mặc định tất in in Collated, muốn in uncollated,thì chọn tùy chọn Uncollated Orientation: Theo mặc định văn in dạng Portrait, muốn in in dạng Landscape, chọn chế độ Landscape A4:Theo mặc định tài liệu in khổ giấy A4, muốn in khổ giấy khác, chọn kích thước có danh sách Custom Margin: Nhấn Custom Margins để chọn lề tài liệu Ví dụ, bạn muốn in số lượng trang hơn, chọn lề hẹp muốn có nhiều khoảng trống, chọn lề rộng Page Per Sheet:Theo mặc định trang giấy trang tài liệu, muốn in nhiều trang trang giấy, nhấn vào tùy chọn Page Per Sheet để thiết lập Bảng 7.1 Bảng tùy chọn thiết lập trang in - Bước 3: Khi thiết lập xong tùy chọn, nhấn nút Print để gửi tài liệu tới máy in Hình 7.14 Cửa sổ in tài liệu Trang 80 Bài tập rèn luyện Bài1: Luyện tập thiết lập mật bảo vệ cho tài liệu bất kỹ Bài 2: Luyện tập thiết lập định dạng trang in phù hợp cho tập trước Trang 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO - TiengViet_Word2010_Training Book – Diendanbaclieu.net - http://tinhocvanphong.edu.vn/tai-lieu-thanh-vien/word/giao-trinh-word-2010tu-co-ban-den-nang-cao/ Trang 82 ... thiệu trình soạn thảo văn MS Word Microsoft Word, biết đến với tên khác Winword, chương trình soạn thảo văn phổ biển công ty phần mềm tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô... lề trên, lề văn Vùng soạn thảo văn bản: nơi nhập nội dung văn Thanh cuộn dọc: Dùng để cuộn văn theo chiều dọc, xem phần văn bị che khuất Thước dọc: dùng để canh chỉnh lề trên, lề văn Thanh cuộn... luyện Yêu cầu: Soạn thảo font Time New Roman , cỡ chữ 13 Bài : Soạn thảo định dạng văn theo mẫu Microsoft Word chương trình nằm phần mềm văn phòng MS Office Microsoft xử lý văn bản, chức giúp