Giáo trình Quản trị học: Phần 2 - CĐ Du lịch Hà Nội

(NB) Giáo trình Quản trị học: Phần 2 gồm 3 chương với những nội dung chính sau: Chương 4: Chức năng tổ chức, chương 5: Chức năng lãnh đạo, chương 6: Chức năng kiểm tra. Mời các bạn cùng tham khảo.

3 Q trình hoạch định cơng ty diễn nào? Có phải cơng ty coi trọng hoạch định cơng ty khơng? Vì sao? Tại kinh tế thị trường cần phải hoạch định chiến lược? Quá trình hoạch định chiến lược diễn nào? Ba cấp chiến lược gì? Chúng có khác biệt nào? Mơ hình “Năm lực lượng” M Porter đề cập tới vấn đề gì? Hãy đưa ví dụ minh họa cho việc phân tích năm lượng cho tổ chức Chiến lược Portfolio gì? Hãy lấy ví dụ minh họa để phân tích ngành nghề cơng ty cụ thể Các chiến lược cấp kinh doanh bao gồm loại nào? Các để hình thành chiến lược gì? Việc sử dụng ma trận SWOT để phân tích đem lại lợi ích gì? Lấy ví dụ để minh họa 10 Mơi trường kinh doanh bao gồm yếu tố nào? Tại nói mơi trường kinh doanh khơng ổn định tạo nhiều yếu tố bất lợi cho nhà quản trị? CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Giới thiệu: Các chiến lược, kế hoạch trở thành thực tiễn doanh nghiệp thực Chức tổ chức “Làm“ viết việc triển khai đồng tổng thể nhiều hoạt động Chương tìm hiểu hoạt động xếp người tổ chức để tạo thành ekip ăn ý, hiệu hoàn thành mục tiêu thiết lập Mục tiêu: Sau học xong chương này, sinh viên có thể: Hiểu khái niệm cơng tác tổ chức cấu tổ chức; Nêu vai trò công tác tổ chức; Hiểu khái niệm tầm quản trị; Phân biệt cấu tổ chức có tầm quản trị rộng cấu tổ chức có tầm 99 quản trị hẹp; Nêu hạn chế việc phân cấp quản trị; Liệt kê nhân tố xác định tầm quản trị có hiệu quả; Biết cách phân chia phận tổ chức theo số lượng; Biết cách phân chia phận tổ chức theo thời gian; Biết cách phân chia phận tổ chức theo chức năng; Biết cách phân chia phận tổ chức theo địa dư; Biết cách phân chia phận tổ chức theo sản phẩm; Biết cách phân chia phận tổ chức theo khách hàng; Biết cách phân chia phận tổ chức theo ma trận; Hiểu khái niệm quyền hạn phân quyền; Phân biệt loại quyền hạn; Hiểu loại cấu tổ chức; Hiểu những sai lầm công tác tổ chức giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức 4.1 Khái niệm, vai trị cơng tác tổ chức 4.1.1 Khái niệm Cơng tác tổ chức việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát việc tạo điều kiện cho liên kết ngang, liên kết dọc cấu tổ chức Kết cơng tác tổ chức hình thành nên cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hệ thống gồm nhiều phận có quan hệ chặt chẽ với nhau, phân theo khâu cấp với chức năng, quyền hạn định nhằm thực mục tiêu tổ chức 4.1.2 Vai trị cơng tác tổ chức Việc xây dựng cấu tổ chức khoa học hợp lý có tác dụng sau: - Góp phần thực mục tiêu, nhiệm vụ - Tạo điều kiện ứng dụng có hiệu tiến kỹ thuật cơng nghệ vào hoạt 100 động quản lý - Nâng cao hiệu sử dụng đội ngũ cán quản lý - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra 4.2 Tầm quản trị 4.2.1 Khái niệm tầm quản trị Một tổ chức tồn cấp quản trị Sự tồn cấp quản trị số lượng cấp quản trị lại phụ thuộc vào tầm quản trị Vậy tầm quản trị gì? Tầm quản trị số lượng nhân viên hay phận trực thuộc mà nhà quản trị kiểm sốt cách có hiệu Mối quan hệ cấp quản trị tầm quản trị biểu diễn theo hai loại cấu tổ chức sau: Cơ cấu tổ chức có tầm quản trị hẹp Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức có tầm quản trị hẹp Ưu điểm: - Cấp giám sát chặt chẽ công việc cấp - Thông tin lưu thông nhanh cấp cấp Nhược điểm: - Cấp dễ can thiệp sâu vào công việc cấp làm hạn chế tính chủ động cấp - Sinh nhiều cấp quản lý, làm cho máy quản lý cồng kềnh, động Cơ cấu tổ chức có tầm quản trị rộng 101 Sơ đồ 4.2: Cơ cấu tổ chức có tầm quản trị rộng Ưu điểm: - Cấp buộc phải phân quyền cho cấp dưới, tạo điều kiện cho cấp chủ động công việc - Hạn chế số cấp quản trị Nhược điểm: - Dễ dẫn đến tình trạng tải cơng việc cấp - Có nguy cấp khơng kiểm sốt hoạt động cấp 4.2.2 Những hạn chế việc phân cấp quản trị - Bộ máy cồng kềnh, tốn chi phí - Làm phức tạp nhiễu thơng tin - Gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra Tuy nhiên ngày tập đoàn lớn doanh nghiệp có xu hướng mở rộng tầm quản trị Ví dụ: Trong doanh nghiệp có 16 cơng nhân Hãy thiết lập cấu tổ chức doanh nghiệp: - Tầm quản trị cấp thấp 4, cấp cao - Tầm quản trị cấp thấp 8, cấp cao 4.2.3 Các nhân tố xác định tầm quản trị có hiệu Trong tổ chức cần phải xác định người quản lý giám sát trực tiếp nhân viên, phận có hiệu Tìm lời giải đáp cho câu hỏi người ta thấy khả cá nhân người quản lý có sáu yếu tố chung ảnh hưởng đến số lượng tần suất mối quan hệ 102 - Trình độ đào tạo ý thức nhân viên trực thuộc Những nhân viên quyền có trình độ đào tạo cao có ý thức cơng việc có khả thực nhiệm vụ tổ chức có hiệu Thời gian mà nhà quản trị dành để giám sát kiểm tra nhân viên quyền giảm đi, nhà quản trị có khả để nâng cao tầm quản trị - Sự phân chia quyền hạn hợp lý rõ ràng Nội dung giúp cho thành viên tổ chức nắm rõ công việc, trách nhiệm công việc mà họ phải đảm nhận q trình làm việc Thơng qua nhà quản trị quản trị nhân viên, kiểm sốt cơng việc họ có hiệu Từ nâng cao khả quản trị phận với số lượng nhân viên ngày lớn - Có kế hoạch rõ ràng Một kế hoạch thực mục tiêu tổ chức thông qua cấp giúp cho tiến trình thực cơng việc mục tiêu tổ chức dễ dàng hơn, hiệu Qua nhà quản trị có khả kiểm soát mục tiêu tốt hơn, nâng cao tầm quản trị - Sự ổn định tổ chức Một tổ chức có mơi trường làm việc tốt, có nhân ổn định, phận, nhân viên đoàn kết, hướng mục tiêu chung điều kiện quan trọng để nhà quản trị thực hoạt động quản trị có hiệu quả, nâng cao tầm quản trị - Các phương tiện thông tin Công nghệ thông tin đại, với kênh truyền đạt thông tin thiết lập hiệu giúp nhà lãnh đạo thực trình quản trị phạm vi rộng Quy mô quản trị phận doanh nghiệp có số lượng lớn hơn, hiệu - Thời gian cần thiết mà người quản lý dùng để tiếp xúc với nhân viên Nếu thời gian mà nhà quản trị cần sử dụng để tiếp xúc với nhân viên nhiều thời gian mà họ dành cho chức quản trị quan trọng khác giảm Vì làm giảm hiệu quản trị nhà lãnh đạo - Truyền thống tổ chức: Một tổ chức có lịch sử hình thành phát triển ổn định, có văn hóa doanh nghiệp tiên tiến góp phần quan trọng việc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch mục tiêu doanh nghiệp hiệu Thơng qua nhà quản trị nâng cao khả tầm quản trị 4.3 Cách phân chia phận Một phần công tác tổ chức thiết lập phận Bộ phận thể 103 lĩnh vực riêng biệt, chi nhánh mà người quản lý có quyền hạn thực hoạt động chun mơn định Có cách phân chia phận sau: 4.3.1 Phân chia phận theo số lượng Cách phân chia phương pháp quan trọng khâu tổ chức lạc, thị tộc quân đội Nó cịn số ứng dụng định xã hội văn minh Nội dung phương pháp tách người tiến hành công việc đặt kiểm soát người quản lý Điều quan trọng tổ chức người làm gì? Làm đâu? hay làm với mà chỗ thành cơng q trình thực phụ thuộc vào số lượng người có liên quan Sự phân chia theo số lượng ngày tác dụng cấu tổ chức công nghệ ngày phát triển, nghề nghiệp ngày khác nhau, chun mơn hóa ngày sâu Đồng thời yếu tố ngồi khả t người trở nên có ý nghĩa sở phân chia theo số lượng khả đưa lại kết tốt 4.3.2 Phân chia phận theo thời gian Đây hình thức phân chia phận lâu đời nhất, thường sử dụng cấp thấp tổ chức Cách phân chia nhóm gộp hoạt động theo thời gian, chẳng hạn việc tổ chức sản xuất theo ca, kíp 4.3.3 Phân chia phận theo chức Là nhóm nhân viên lại sở kiến thức kinh nghiệm chung họ sở họ sử dụng nguồn sở vật chất kỹ thuật Đây hình thức phân chia phận áp dụng rộng rãi thực tiễn Nó bao quát tất việc mà doanh nghiệp thường thực Chẳng hạn, việc nhóm gộp hoạt động theo chức kỹ thuật, sản xuất bán hàng, maketing, tài v.v 104 TỔNG GIÁM ĐỐC Marketing Kỹ thuật Sản xuất Tài  Nghiên cứu thị trường  Lập kế hoạch maketing  Tuyên truyền quảng cáo  Quản lý bán hàng  Quản lý kỹ thuật  Thiết kế sơ  Kỹ thuật điện  Kỹ thuật khí  Bao gói  Lập kế hoạch sản xuất  Kỹ thuật công nghệ  Kỹ thuật sản xuất  Kế hoạch tài  Ngân quỹ  Kế toán  Thống kê Sơ đồ 4.3: Phân chia phận theo chức Ưu điểm: - Phản ánh lơgíc chức - Chun mơn hóa ngành nghề Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp - Giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu - Đơn giản hóa việc đào tạo - Tạo biện pháp kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm: - Chỉ có cấp cao có trách nhiệm với lợi nhuận - Tạo cách nhìn hẹp nhân viên chủ chốt Thiếu phối hợp hành động phòng ban chức - Hạn chế phát triển người quản lý chung - Giảm phối hợp chức 4.3.4 Phân chia theo địa dư Đây phương pháp phân chia phổ biến doanh nghiệp hoạt động phạm vị địa lý rộng Theo cách phân chia này, hoạt động khu vực nhóm gộp giao cho người quản lý 105 TỔNG GIÁM ĐỐC Marketing Nhân Sản xuất Tài Vùng phía Tây Vùng phía Nam Vùng Trung tâm Vùng Đông Nam Sơ đồ 4.4: Phân chia phận theo địa dư Ưu điểm: - Chú ý đến thị trường vấn đề địa phương - Tăng cường kết hợp theo vùng - Tận dụng tính hiệu hoạt động địa phương - Có thơng tin tốt với địa phương - Đề chiến lược chương trình cơng tác theo đặc điểm nhu cầu thị trường cụ thể Nhược điểm: - Cần có nhiều người làm cơng việc quản lý chung - Khó trì hoạt động thực tế chiều rộng cách quán - Khó trì việc đề qui định kiểm tra cách tập trung - Vấn đề kiểm sốt khó khăn 4.3.5 Phân chia phận theo sản phẩm Hình thức phân chia có vai trị ngày tăng doanh nghiệp có quy mơ lớn với nhiều dây chuyền công nghệ TỔNG GIÁM ĐỐC Maketing Nhân Sản xuất Tài Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C Sản phẩm D Sơ đồ 4.5: Phân chia phận theo sản phẩm 106 Ưu điểm: - Hướng ý nỗ lực vào tuyến sản phẩm - Đặt trách nhiệm lợi nhuận cho cấp khu vực - Cải thiện việc phối hợp hoạt động chức - Tạo sở đào tạo có ý nghĩa nhà quản lý chung - Cho phép đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ - Cho phép giám đốc phân bổ doanh thu lợi nhuận cách dễ dàng cho phận Nhược điểm: - Sự cạnh tranh giành nguồn lực tuyến dẫn đến phản hiệu - Cần có nhiều người có lực quản lý chung - Có xu làm cho việc thực dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn - Gây khó khăn việc kiểm soát cấp - Một số nhiệm vụ chiến lược bị coi nhẹ 4.3.6 Phân chia phận theo khách hàng Cách phân chia tìm thấy nhiều cơng ty mà khách hàng chìa khóa để phân chia hoạt động theo nhóm TỔNG GIÁM ĐỐC Ngân hàng thị công cộng Ngân hàng cho vay bất động sản Ngân hàng nghiệp Ngân hàng hợp tác xã Ngân hàng nông nghiệp Sơ đồ 4.6: Phân chia phận theo khách hàng 107 Ưu điểm: - Khuyến khích ý đến đòi hỏi khách hàng - Tạo cho khách hàng cảm giác họ có nguồn cung ứng tin cậy - Phát triển chuyên sâu khu vực khách hàng Nhược điểm: - Khó kết hợp hoạt động nhu cầu khách hàng trái ngược - Cần có người quản lý chuyên gia tham mưu vấn đề khách hàng - Các nhóm khách hàng khơng phải ln xác định rõ ràng 4.3.7 Phân chia phận theo thị trường Một hình thức phân chia xuất việc tổ chức doanh nghiệp xoay quanh thị trường mục tiêu xoay quanh lĩnh vực marketing sử dụng Cả hai phương pháp xây dựng nhằm trọng đến hoạt động marketing làm cho có hiệu Tuy nhiên, cách tổ chức xoay quanh kênh marketing đòi hỏi cấu tổ chức phải tiếp cận khách hàng chính, cịn cách tổ chức lấy thị trường làm trung tâm nhằm nhóm góp hoạt động hỗ trợ hoạt động marketing thị trường then chốt TỔNG GIÁM ĐỐC Bộ phận hàng tạp phẩm Bộ phận dược mỹ phẩm Bộ phận chất tẩy công nghiệp Bộ phận đồ dùng cho bể bơi Sơ đồ 4.7: Phân chia phận theo thị trường Ưu điểm: - Làm cho việc tập trung vào thị trường kênh marketing khu vực thực 108 nhiệm vụ chung công ty Khi bà giám đốc kiểm tra, thấy nhân viên than phiền nhiều nhân viên B, nhân viên lảng tránh khơng chịu làm cơng việc chung Sau nói chuyện bà giám đốc bắt đầu quan sát nhân viên bán hàng chặt chẽ nhận thấy hầu hết người thờ với công việc họ thiếu hợp tác với Bà giám đốc cảm thấy cần phải làm điều Cuộc nói chuyện với nhân viên B không mang lại kết Tuy nhiên cửa hàng cần tới nhân viên B nhân viên có kỷ lục bán hàng nhiều Trong tinh thần làm việc nhân viên bán hàng cửa hàng có nhiều sa sút Theo Anh (Chị) bà giám đốc công ty nên làm gì? Tiêu chuẩn thực nhiệm vụ gì? Có nên thay đổi chúng khơng? Nếu có nên thay đổi theo hướng nào? Bà giám đốc nên làm để khôi phục lại tinh thần nhân viên bán hàng sa sút? Tình Ơng tổng giám đốc công ty thiết bị điện Vanlock vừa nhận báo cáo sản xuất - kinh doanh phản ánh: Lượng bán hàng giảm, chi phí tăng, lợi nhuận giảm, khách hàng phàn nàn nhiều hơn, số lượng công nhân luân chuyển đặc biệt cao Tổng giám đốc triệu tập giám đốc chức năng, trưởng ban tra cán chủ chốt khác đến văn phịng ơng ta Tại họp, ơng tun bố: “Tôi vừa nhận báo cáo việc hiệu sản xuất kinh doanh thiếu sâu sát cấp quản trị Vì cần phải giám sát chặt chẽ kiểm điểm nhiều Khi người khơng hồn thành nhiệm vụ, nhắc nhở họ lần, họ không chịu tuân theo nên sa thải họ Gần nhiều khách hàng phàn nàn họ không thỏa mãn hàng hóa chất lượng thiếu trách nhiệm người bán hàng Tôi muốn kiểm tra người bán hàng chặt chẽ cách phục vụ khách hàng Không ngần ngại việc nghe trộm nói chuyện họ điện thoại Có thể bạn ghi lại điện thoại chuyển cho Các uỷ viên hội đồng quản trị họp đồng ý với nhận xét giám đốc công ty Song chị Sơn Ca trợ lý giám đốc đưa câu hỏi 158 cơng ty có nên q xa vào việc kiểm tra cách đặt máy điện thoại nghe trộm không? Trong thực tế chị cho người muốn làm việc tốt, có hội tốt Thậm chí chị ta cịn cho có lẽ thực tế cơng ty chưa sử dụng hết tiềm người nhân viên ngày đào tạo tốt trước họ muốn tham gia vào trình định Chị ta đề nghị tổng giám đốc nên giải thích cho nhân viên việc hoạt động cỏi cơng ty sau đề nghị họ hợp tác việc nâng cao suất lao động Tổng giám đốc ngạc nhiên trước lời nhận xét chị Sơn Ca nói chị khơng nắm đầy đủ thơng tin Sau thuộc cấp phải đến họp dự kiến vào thứ hai tới báo cáo bước cụ thể mà người thực để đưa công ty vào khuôn khổ kiểm tra có hiệu Hãy thảo luận tình với nội dung sau: Theo Anh (Chị) quan điểm tổng giám đốc công ty chất người gì? Quan điểm trợ lý tổng giám đốc chất người gì? Nếu bạn trợ lý tổng giám đốc bạn có đề nghị để cố vấn cho tổng giám đốc cải thiện cách tổ chức mặt người? Tình Tháng năm 1998, Xí nghiệp Thành Mỹ trực thuộc công ty CADIVI Việt Nam cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 Năm nay, CADIVI tiếp tục thực việc áp dụng hệ thống ISO 9000 xí nghiệp Long Biên, Tân Á, Khí cụ điện Kỹ sư Phạm Trọng Hải, giám đốc CADIVI cho biết: “Thực cho hệ thống ISO 9000 khó khăn chẳng sản xuất kinh doanh Biết khơng thể khơng làm hướng tốt để doanh nghiệp đứng vững hồ nhập vào thị trường quốc tế” Dây cáp điện sản phẩm cạnh tranh gay gắt thị trường doanh nghiệp nước, liên doanh nước sản phẩm nhập ngoại Nhận định tình hình, lãnh đạo cơng ty kịp thời đề chủ trương biện pháp đắn, từ việc tổ chức lại sản xuất, đảm bảo thiết bị, cung cấp đầy đủ vật tư cho xí nghiệp đến việc đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ với khách hàng ngành điện Những biện pháp 159 giúp CADIVI đạt mức tăng trưởng cao, tổng doanh thu năm 258 tỷ đồng, tỷ lệ tăng trưởng 6% (Năm1998) CADIVI cung ứng cho nhu cầu nước 200 sản phẩm gồm dây cáp điện hạ thế, trung thế, cao thế, khí cụ điện dân dụng cơng nghiệp, sản phẩm nhơm hình thau Các sản phẩm mang thương hiệu độc quyền CADIVI dẫn đầu nước chất lượng, độ an toàn chiếm từ 50 - 60 % thị phần nước Để phấn đấu giữ vững vị doanh nghiệp Nhà nước lớn xuất loại dây cáp điện đạt tiêu chuẩn chất lượng cao theo tiêu chuẩn quốc tế, CADIVI liên tục đổi công nghệ, thiết bị đồng cho dây chuyền sản xuất Hiện nay, CADIVI triển khai nhanh dự án đầu tư với trị giá vốn lớn để sản xuất cáp vặn xoắn, cáp ngầm Đồng thời đẩy mạnh tiến độ hoàn thiện nhà máy liên doanh dây đồng Việt Nam, sản xuất theo công nghệ Mỹ đủ nguyên liệu để sản xuất dây cáp điện Việt Nam thay cho ngun liệu nhập Bên cạnh cơng ty tập trung trước hết cho công tác tiếp thị, mở rộng mạng lưới đại lý nước đồng thời mở rộng thị trường nước ngồi Ơng giám đốc cho biết: “Chúng tơi hình thành “mặt trận” tiếp thị Đối với hợp đồng có giá trị cao ngành điện, CADIVI hoàn chỉnh qui chế đấu thầu, định mức lại nguyên vật liệu, lao động chào giá cạnh tranh để tăng hội trúng thầu” Nêu lý thuyết làm nên thành công CADIVI? Những yếu tố môi trường ảnh hưởng đến CADIVI, biện pháp để quản trị nó? Theo Anh (Chị) để thực mục tiêu CADIVI cần có biện pháp chiến lược nào? Tình Cơng ty dệt Phong Phú vừa nghe giảng cách quản trị theo mục tiêu định đưa thực hiện, với hy vọng tạo tiến triển hệ thống quản trị cơng ty Song q trình triển khai nảy sinh nhiều vấn đề Giám đốc tài muốn biết: “Cơng ty có mục tiêu Tổng công ty giao hay chưa?” 160 Giám đốc cơng ty trả lời: “Khơng, tơi chưa có Tơi đợi văn phịng tổng cơng ty nói cho tơi biết điều cần thiết, dường họ không đả động tới vấn đề này” “Thế cơng ty cịn làm nữa?” Giám đốc tài hỏi với hy vọng khơng có hoạt động định Ơng giám đốc nói Tôi dự định liệt kê triển vọng cơng ty, khơng có bí mật vấn đề Tơi dự định bán lượng hàng trị giá triệu đôla, lợi nhuận thu từ lượng hàng bán trước nộp thuế 80%, khoản thu hồi đầu tư 15%, có chương trình cho mục đích thiết thực trước ngày 30/6, với đặc trưng riêng mà sau liệt kê để phát triển nhà quản trị tương lai riêng vào cuối năm, với mức lưu chuyển nhân viên ổn định mức 5% Ban tham mưu sửng sốt người lãnh đạo họ suy nghĩ cách rõ ràng chắn mục tiêu xác đáng Họ ngạc nhiên chân thành mong muốn ông ta để đạt mục tiêu “Trong tháng tới, tơi muốn người chuyển hóa mục tiêu thành mục tiêu xác đáng cho chức riêng tất người Tất nhiên khác cho phận tài chính, marketing, kỹ thuật quản trị hành Tuy nhiên người phát biểu mục tiêu đó, tơi chờ đợi chúng để bổ sung thêm vào việc thực mục tiêu chi nhánh” Giám đốc cơng ty đưa mục đích hay mục tiêu xác đáng không, Tổng công ty chưa giao phó chúng cho ơng ta? Loại hình thơng tin có giúp đỡ có từ phía cơng ty mà bạn cho quan trọng giám đốc? Bạn có tin giám đốc tiến hành việc xác lập mục tiêu theo cách thức tốt hay không? Tình Ngân hàng cổ phần ABC có văn phòng đặt khắp tỉnh nước có phần thắng lợi mà nhiều tổ chức tài muốn có: Đó phát triển thành công ngân hàng cổ phần Nhưng ban quản trị nhận thấy phương pháp quản trị trước khơng cịn đáp ứng nhu cầu 161 Do ơng chủ tịch mở hội thảo phương hướng hoạt động tương lai ngân hàng Sự cần thiết phải sớm có hệ thống kế hoạch trở thành hiển nhiên Tuy nhiên, ngân hàng chưa có kế hoạch có hệ thống ban quản trị khơng biết triển khai Do ơng chủ tịch muốn thuê cố vấn Phó chủ tịch tài khơng đồng ý vấn đề Bà nói: “Chúng ta đạt thành tựu khứ mà không cần đến giúp đỡ từ bên ngồi tơi sợ chi phí q cao cho việc thuê cố vấn vượt lợi ích mà có” Hơn bà ta cho “Quá trình lập ngân quỹ ngân hàng hệ thống lập kế hoạch đủ” Tuy nhiên, chủ tịch hội đồng quản trị phủ nhận ý kiến tiếp xúc với số cố vấn để thiết kế hệ thống lập kế hoạch chiến lược kết hợp với phương thức quản trị theo mục tiêu Bà Phó chủ tịch cịn hồi nghi khơng biết hệ thống mang lại kết Giả thuyết Anh (Chị) người cố vấn mời giúp đỡ ngân hàng, làm để bạn thuyết phục bà phó chủ tịch phụ trách tài giá trị hoạt động lập kế hoạch chiến lược? Bạn đánh giá môi trường bên nào? Bạn xem xét yếu tố nào? Những yếu tố quan trọng ngân hàng cổ phần ABC Bạn đánh giá môi trường bên ngân hàng nào? Bạn dự kiến sử dụng hệ thống kế hoạch nào? Hãy phác thảo mơ hình kế hoạch dể rõ biến số quan trọng mối quan hệ chúng Tình Giám đốc R.Watson cơng ty ABB có cảm tưởng cung cách lãnh đạo khơng thực chọn lựa mà tuỳ thuộc phần lớn vào biến số có liên quan mục tiêu sản xuất, văn hóa, tình cảm thái độ nhân viên, công nghệ sản xuất, khách hàng Giám đốc tình trạng phải rút bớt thời gian sản xuất để giao sản phẩm cho khách hàng tình hình sản xuất kinh doanh có nhiều biến chuyển Vì giám đốc định giao quyền rộng rãi cho nhân viên, thiết lập thêm chức huy khâu sản phẩm hoạt động song song với dàn cán phụ trách bình thường 162 Như cơng ty ABB có cấu tổ chức theo chức chuyển sang cấu tổ chức theo sản phẩm Ông giám đốc vẽ máy công ty giấy để tổ chức thực Nhưng đưa mơ hình vào hoạt động nhận điều phiền tối, có xung đột có khả nảy sinh Trước hết ơng giám đốc cảm tưởng cán quản lý cho cấu tước quyền họ, thực cấu sản phẩm giám đốc sản phẩm chịu trách nhiệm chiến lược sách thực sản phẩm, cán quản trị khác giữ vai trị giúp đỡ huy sản phẩm họ cần R.Watson sợ cán quản trị cố ý hay vơ tình cản trở hoạt động guồng máy Hơn việc cải cách cấu máy đụng chạm trực tiếp đến nhiều người nhà quản trị phải thay đổi cung cách lãnh đạo họ Như ông giám đốc đương đầu với phản ứng nhân viên, mà với nhiều nhân viên quản trị thuộc công ty, cộng thêm tất xáo trộn, rắc rối kèm Theo Anh (Chị) giám đốc R.Watson phải tiến hành phân tích, lý giải định tình để đảm bảo đoàn kết nội có cấu tổ chức tối ưu để hoàn thành hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao Để thiết lập cấu tổ chức theo sản phẩm giám đốc cần phải ý đến vấn đề quan trọng nào? Tình 10 Công ty VP công ty thành lập, chuyên tư vấn đầu tư nghiên cứu thị trường Ông Cao Đàm, nguyên chuyên gia kinh tế, cử làm giám đốc công ty Vì chức mơi trường Việt Nam cịn mới, nên từ nhận chức giám đốc, ông Cao Đàm suy nghĩ phải tiến hành xây dựng tổ chức có kỷ luật chặt chẽ, có tác phong thái độ làm việc nghiêm túc Với suy nghĩ ông bắt tay vào việc, sau thời gian ngắn hoạt động công ty khép vào kỷ luật ông mong muốn Nhân viên làm mặc đồng phục, nơi làm việc đầy đủ tiện nghi, sẽ, thái độ làm việc nhân viên coi trọng giấc, nội quy cơng ty, khơng khí làm việc khẩn trương nghiêm túc Ông giám đốc hài lịng điều hy vọng kết hoạt động công ty đạt kết mong muốn Tuy nhiên, sau thời gian hoạt động công ty không phát triển có chiều hướng xấu Để tìm hiểu ngun nhân, ông giám đốc cho mời ông Hà Tôn Vinh, giáo sư dạy quản trị kinh doanh trường Đại 163 học danh tiếng, đến công ty tìm hiểu tình hình trao đổi nhằm tìm nguyên nhân gây tình trạng cơng ty Ơng Vinh đến cơng ty tìm hiểu tuần, sau ngồi thảo luận với Ơng Đàm Ơng Cao Đàm cho ngun nhân nguyên nhân bên ngoài, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp Đồng thời ông tự hào kỷ luật cơng ty Ơng Đàm hỏi Ơng Vinh rằng: “Ơng có nhận xét cơng ty nhân viên chúng tơi khơng? Họ nhân viên có kỷ luật chứ?” Ông Vinh trả lời rằng: “Vâng, ông nói đúng, công ty thật có kỷ luật, trật tự sẽ, tôi cảm thấy có điều bất ổn người có kỷ luật đó, nhân viên cơng ty làm mặc đồng phục điều tốt thể tính kỷ luật Mơi trường làm việc tốt, sẽ, ngăn nắp, điểm tốt tạo điều kiện cho nhân viên làm việc với suất hiệu cao Nhưng tất nhân viên ông suy nghĩ hành động theo khuôn mẫu định ông đề ra, theo tơi có lẽ ngun nhân chính? Ơng Đàm bất ngờ câu trả lời mà ơng khơng lường trước Ơng Đàm mời ơng Vinh tham gia tiếp xúc hai người đến xin việc Nguyễn Vũ Trần Minh Về bề Vũ người cẩn thận, ngăn nắp, quần áo đẹp, đắt tiền, chải chuốt Vũ trả lời câu hỏi ông Đàm cách trơn tru cố gắng tranh luận với ông Đàm vấn đề khó giải quyết, cuối Vũ nói: “Tơi sẵn sàng làm việc mà ơng giao ln hồn thành công việc cách tốt nhất” Ngược lại Minh người nhìn bề ngồi có dáng dấp người trải, quần áo lịch vừa phải, tác phong mức, có thái độ ơn hồ tôn trọng người khác Qua tiếp xúc Minh tranh luận với ông Đàm biện pháp giải khó khăn cơng ty Nhiều lúc làm ơng Đàm phải lúng túng vấn đề ơng đặt để giải khó khăn táo bạo, tranh luận Minh ln bảo vệ ý kiến tôn trọng ý kiến ông Đàm Sau tiếp xúc, ông Đàm cho hai người hẹn gặp lại sau có định thức Quay sang ơng Vinh, ơng Đàm nói hài lịng Vũ người có kỷ luật dễ hồ nhập với cơng ty hỏi ý kiến riêng ơng Vinh vấn đề Ơng Vinh rằng: “Tôi chọn Minh” ông không giải thích thêm Sau ơng Vinh đề nghị cải tiến hoạt động công ty sau: - Tổ chức công ty không phù hợp với nhiệm vụ môi trường công ty 164 - Phần lớn nhân viên cơng ty khơng có khả hoạt động độc lập, tính bảo thủ cao khơng thích hợp mơi trường đầu tư nghiên cứu thị trường Các biện pháp chủ yếu mà công ty nên áp dụng sau: - Xác định rõ ràng mục tiêu nhiệm vụ công ty - Xây dựng máy phù hợp với nhiệm vụ môi trường - Thu hút chuyên gia lĩnh vực kinh tế, tài chính, luật, ngân hàng, tin học, kỹ thuật Phát huy tính sáng tạo chủ động nhân viên biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần Ông Vinh giám đốc cơng ty uỷ quyền phụ trách phận phân tích, có tồn quyền thực biện pháp tổ chức lại công ty, sau tháng mặt công ty thay đổi, nhân viên thay đổi phần lớn, hệ thống cộng tác viên rộng rãi, tinh thần làm việc công ty theo ý tưởng “Hiệu công việc, kỷ luật, đồn kết để phát triển cơng ty” Lúc cơng ty ổn định, có dấu hiệu phát triển tốt Hãy phân tích tình hình công ty trước ông Vinh đến, theo Anh (Chị) có ngun nhân làm cho cơng ty khơng phát triển Theo Anh (Chị) ông Vinh lại chọn Minh buổi tiếp xúc với người nhận việc Ông Vinh thực chức quản trị nào? Ông Đàm giám đốc công ty thực tốt chức quản trị nào, chưa thực tốt chức quản trị nào? Tình 11 Ơng Văn quản trị trưởng phịng nghiên cứu marketing cơng ty dệt Phong phú 10 năm Tuy không đào tạo chuyên môn bậc đại học Song ông tự bồi dưỡng kiến thức thân qua thực tế buổi Semina Từ ngày vào công ty, ông xem người giàu nghị lực, thật, thẳng thắng, nhiều cộng lãnh đạo tín nhiệm, ơng có biệt tài tổ chức Tất nhiên ơng ta có thói quen bất di, bất dịch, thiếu sáng kiến, công việc chạy người lãnh đạo hiểu rõ người ông, thị xác Hoạt động ơng khơng có độc đốn sáng tạo, ông có phương pháp chặt chẽ công việc nên thường hồn thành xuất sắc 165 cơng việc giao Thế ông giám đốc công ty, người lãnh đạo ông từ 10 năm qua đến tuổi hưu Điều khiến cho công tác nghiên cứu marketing ơng gặp nhiều trở ngại Ơng Bình, người lãnh đạo trẻ có chủ trương giao quyền tối đa cho nhân viên, muốn cho công tự hoạt động, có ý kiến có cơng việc thật đặc biệt mà thơi Ơng Văn bắt đầu gây rắc rối cho cơng ty như: than phiền tiêu chuẩn công ty ngày xuống theo ông công ty sử dụng nhiều người thợ thiếu khả Chẳng có người phịng làm vừa ý ơng ta, biết có người thay ơng ta sau Ơng bắt đầu xen vào cơng việc người khác, đặc biệt xen vào công việc khâu sản xuất, thực khơng có quan hệ logic với khâu ơng Ơng đột ngột cho nhân viên làm việc năm nghỉ việc, trích người kể ban giám đốc cho họ làm rắc rối việc Giám đốc phải bỏ nhiều thời gian để nghiên cứu trường hợp nhận thấy trích ơng ta thiếu sở cụ thể, trí tưởng tượng ông ta xa thực tế Tình trạng kéo dài gần năm, gây nhiều lộn xộn, căng thẳng, mâu thuẫn cơng ty Sau có thay đổi tổ chức, giám đốc Bình nhận nhiệm vụ Tổng công ty đưa ông Hồ làm giám đốc cơng ty Giám đốc Hồ định làm việc thẳng thắn với ban quản trị thuộc cấp mình, dù có phải liệt Buổi làm việc căng thẳng, sau xem xét lại toàn hành vi quản trị viên cấp Giám đốc Hồ u cầu ơng Văn cho biết lại có thái độ Ông Văn trả lời, người lãnh đạo trước không ý đến ông, bỏ rơi ông Anh (Chị) đánh lực lãnh đạo giám đốc Bình Đánh giá lực ông Văn công tác marketing Theo Anh (Chị) giám đốc cũ hưu, giám đốc lên thay, ông Văn lại gây nhiều rắc rối cơng ty Tình 12 Công ty Putnam công ty đứng đầu đất nước nghành thiết kế sản xuất thiết bị điều hồ khơng khí lĩnh vực công nghiệp thương mại Trong hầu hết sản phẩm mặt hàng tiêu chuẩn, 166 cịn có số lượng đáng kể sản phẩm thiết kế đặc biệt nhà quan nhà máy lớn Bên cạnh việc có đổi thiết kế sản phẩm có phận phục vụ khách hàng tốt, công ty tiếng sản phẩm chất lượng cao khả việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng thiết bị cách nhanh chóng Do cơng ty phát triển nhanh, phải thận trọng yêu cầu quĩ tiền mặt mình, đặc biệt cho việc tốn thu nhận cho khoản dự trữ Trong nhiều năm công ty giữ dự trữ với kiểm tra chặt chẽ mức 1,8 lần doanh số bán hàng hàng tháng, số chuyển vốn gần lần năm Bỗng nhiên gần khơng có báo trước, mức dự trữ tăng lên gấp lần doanh số bán hàng hàng tháng cơng ty có mức dự trữ q mức bình thường 12 triệu la Khi tính chi phí thực dự trữ 30 % giá trị dự trữ (Bao gồm chi phí tiền tồn đọng, thuế kho bảo quản, khấu hao vơ hình) dễ dàng ước tính khoản dự trữ vượt tiêu tốn công ty gần 3.6 triệu đôla năm khoản lợi nhuận trước thuế Ngoài điều buộc công ty phải vay ngân hàng nhiều mức mong đợi Richard Simson, chủ tịch cơng ty Putnam, lo lắng nóng cách có biết tới điều Ơng ta báo cáo lý tăng dự trữ việc mua trước nhiều nguyên vật liệu khan xảy trước làm việc khơng đạt u cầu mong đợi chương trình máy tính mới, mà làm cho người sản xuất người mua khơng có thơng tin đầy đủ xảy công việc dự trữ vài tháng Ơng Simson, với quan điểm khơng có cơng ty lại để xảy việc việc dự trữ thừa mà khơng ý trước, khơng có nhà quản trị lại trơng mong vào việc kiểm tra doanh nghiệp dựa sở khứ, thị cho phó chủ tịch phụ trách tài ơng ta đưa chương trình kiểm tra tốt vấn đề dự trữ tương lai Bạn thấy sai lầm cơng tác kiểm tra Putnam? Hệ thống kiểm tra lường trước giúp khơng? Tình 13 Ơng chủ tịch hãng hàng không ABC, nhận thấy nguy khả kiểm sốt chi phí phát triển công ty, sử dụng tài trẻ, vừa tốt nghiệp ngành kế toán làm trợ lý cho Anh ta u cầu giúp đỡ cơng ty giải vấn đề 167 Nhân viên trợ lý tập hợp ban tham mưu bao gồm kỹ sư công nghệ chất lượng cao, nhà phân tích tài số sinh viên xuất sắc vừa tốt nghiệp từ số khoa quản trị kinh doanh trường tiếng Sau trình bày vấn đề mà cơng ty gặp phải, phân công người điều tra vấn đề chi phí phương pháp quản lý phận điều hành, bảo dưỡng, kỹ thuật kinh doanh công ty Sau số cơng trình nghiên cứu, nhân viên trợ lý tìm nhiều nguyên nhân hiệu phận khác đề xuất số thay đổi biện pháp thực Ngồi cịn trình nhiều báo cáo lên vị chủ tịch để trình bày cụ thể hoạt động phi hiệu mà ban tham mưu tìm ra, biện pháp sửa đổi chúng, báo cáo cho thấy với nhiều dẫn chứng cụ thể, tiết kiệm hàng triệu đôla nhờ hoạt động Chính lúc chương trình cắt giảm chi phí thực vị phó chủ tịch phụ trách điều hành, bảo dưỡng, kỹ thuật kinh doanh yêu cầu chủ tịch phải sa thải người trợ lý Vì nhân viên trợ lý làm tốt công việc lại bị vị phó chủ tịch địi sa thải? Điều khơng ổn đâu? Giả sử điều mà nhân viên trợ lý tham mưu tìm đúng, vị chủ tịch, nhân viên trợ lý phó chủ tịch cần phải làm để phát trở nên hữu ích? Tình 14 Ông Tân tuyển dụng trợ lý mới, anh Huy, để đảm nhiệm số công việc cải tiến tổ chức công ty Một DN phát triển từ văn phòng nhỏ với nhân viên thành công ty lên tới 100 nhân viên Là công ty thương mại cổ phần xuất nhập nhiều loại mặt hàng Văn phịng cơng ty đặt thành phố Hà Nội, ngồi cịn có chi nhánh khác đặt miền Nam nước Đông Âu Đài Loan Trở nước sau tốt nghiệp QTKD trường đại học nước ngoài, Huy làm việc phận Marketing cơng ty lớn Ơng Tân có ấn tượng tốt đẹp người niên trẻ tuổi mời anh làm việc cho công ty với quy định anh báo cáo trực tiếp với ông, công việc Huy giao tìm hiểu cơng ty đưa số biện pháp nhằm cải tổ công ty 168 phát triển tốt năm qua song định công ty hoàn hảo Chẳng hạn hệ thống lương bổng chưa tiêu chuẩn hóa, mức độ phân quyền việc định chưa rõ ràng Yếu điểm bộc lộ số quản trị viên nhiều định mà không báo cáo với ông Tân Huy bắt đầu cơng việc với tất lịng nhiệt tình Tuy nhiên nghiệm thấy có chống đối từ nhiều chi nhánh, khơng có hợp tác khơng có tỏ thân thiện với anh Huy nhận anh u cầu cung cấp số thơng tin mà khơng thể đọc trực tiếp anh muốn thu thập tìm hiểu Huy định phải học cách tìm hiểu cơng ty tìm cách thực nhiệm vụ Câu hỏi thảo luận: Anh (Chị) gợi ý cho Huy nên làm gì? Những cản trở mà anh Huy gặp phải ? Theo Anh (Chị) Huy cần có kỹ để đảm nhận cơng việc này? Tình 15 Trong nhiều năm, công ty bán lẻ Giordano International Hongkong biết đến nhờ mẫu áo thun đầy màu sắc bán cho khách du lịch Nhưng kinh doanh áo thun sụt giảm, khủng hoảng sóng du khách đến Hongkong giảm Trong trình chèo chống vượt qua suy thóai châu cạnh tranh với nhà bán lẻ khác, Peter Lau, 46 tuổi, người mua lại Giordano năm 1994 biết chuyển vận rủi thành thắng lợi Một thành công Lau định đóng cửa nhà máy sản xuất công ty Trung Quốc khởi đầu tư nước có đồng tiền Hàn Quốc Malaysia Trong năm qua, định giúp cơng ty cắt giảm chi phí sản xuất đến 20% nhờ sụp đổ đồng tiền nơi đồng nhân dân tệ đứng vững Mặt khác, Lau cắt giảm chi phí bán lẻ đến khoảng 10% cách thương thảo lại hợp đồng thuê kho, nhà cửa, mặt hàng giá bất động sản giảm xuống, đồng thời tinh giản tối đa số nhân viên phải trả lương Khơng cắt giảm chi phí, Lau cịn làm tăng hấp dẫn hệ thống 169 Giordano Hongkong, trước có loại áo thun độc chiếm quầy hàng có mặt loại áo sơ mi, áo choàng, quần kaki màu trang nhã trắng Những mặt hàng bán có lãi áo thun người mua mặc làm dạo hay nghỉ cuối tuần “Ở thời điểm người ta thông minh cách tiêu tiền” Lau nói Những thay đổi nói mang lại kết Doanh số quý công ty Hongkong, nơi chiếm tỷ trọng lớn toàn doanh số, tăng 18% so với năm ngối Doanh số Singapore có nhảy vọt vậy, Hàn Quốc tăng gấp đôi Cổ phiếu Giordano tăng lên năm lần Merill Lynch dự đốn năm lợi nhuận cơng ty tăng lên gấp đôi, tổng doanh số đạt 365 triệu đôla Với dự trữ vốn lưu động tăng lên 52 triệu đơla, Lau có kế hoạch lao vào thử thách Ông mở cửa hàng Giordano Melbourne bốn cửa hàng đại lý tiêu thụ Ông quan tâm đến thị trường Nhật Bản Ở nội địa, Lau thử nghiệm ý tưởng xây dựng hệ thống cửa hàng Giordano Ladies, chuyên bán lẻ mặt hàng áo quần phụ nữ “ Khủng hoảng hội vàng để khỏi mắt xích yếu kém” Lau nói Hãy nêu định mà Peter Lau đề để giúp công ty bán lẻ Giordano biến khủng hoảng kinh tế châu Á thành hội cho công ty Các định mà Lau thực thành công thuộc chức quản trị? 170 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG Địa chỉ: Số 175 Giảng Võ - Hà Nội Điện thoại: 04 38515380; Fax: 04 38515381 Email: info@nxblaodong.com.vn Website: www.nxblaodong.com.vn Chịu trách nhiệm xuất bản: VÕ THỊ KIM THANH Biên tập: Mai Thị Thanh Hằng Thiết kế bìa: Hoasach.,jsc Trình bày sửa in: Hoasach.,jsc LIÊN KẾT XUẤT BẢN Công ty CP Hoa Sách Địa chỉ: số 32, ngõ 353/38, đường An Dương Vương, Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội In 1000 cuốn, khổ 14x20,5 cm, Công ty CP Hoa Sách - SL Số xác nhận ĐKXB: 440-2015/CXBIPH/39-35/LĐ Số định: 1141/QĐ-NXBLĐ ngày 16 tháng 10 năm 2015 Mã ISBN: 978-604-59-4783-8 In xong nộp lưu chiểu quý IV năm 2015 171 ... kiểm tra 4 .2 Tầm quản trị 4 .2. 1 Khái niệm tầm quản trị Một tổ chức tồn cấp quản trị Sự tồn cấp quản trị số lượng cấp quản trị lại phụ thuộc vào tầm quản trị Vậy tầm quản trị gì? Tầm quản trị số lượng... Thời gian mà nhà quản trị dành để giám sát kiểm tra nhân viên quyền giảm đi, nhà quản trị có khả để nâng cao tầm quản trị - Sự phân chia quyền hạn hợp lý rõ ràng Nội dung giúp cho thành viên tổ... vào số chức quản trị Đối tượng kiểm soát định kỳ thường quản trị viên thừa hành quản trị viên thực Mục đích kiểm tra định kỳ: - Giúp quản trị viên cấp xem xét lại cách tồn diện quản trị viên cấp