QUẢN lý CÔNG tác văn THƯ ở TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ xã LONG mỹ, TỈNH hậu GIANG năm học 2021 – 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA Lớp bồi dưỡng CBQL trường Mầm non, Phổ thông Hậu Giang - năm 2021 Tên tiểu luận QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ XÃ LONG MỸ, TỈNH HẬU GIANG NĂM HỌC 2021 – 2022 Tên học viên: Nguyễn Thanh Liêm Đơn vị công tác: Trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang Hậu Giang, tháng 10/2021 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian tham gia học tập lớp Bồi dưỡng cán quản lý mầm non, phổ thông trường Cán quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh tổ chức Bản thân tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tiễn đơn vị công tác Xin chân thành cảm ơn quý Thầy giáo, Cô giáo trường Cán quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh nhiệt tình trách nhiệm giảng dạy điều kiện dịch bệnh Covid – 19 diễn biến phức tạp nhà trường quý thầy cô với tinh thần trách nhiệm cao tâm huyết giảng dạy chuyên đề công tác quản lý trường phổ thông bao gồm 19 chuyên đề với module, tất chuyên đề quý thầy cô giảng dạy đem lại cho nhiều kiến thức kinh nghiệm công tác quản lý đơn vị Tôi nhận thấy lớp bồi dưỡng thật quý báu với hành trang cho áp dụng q trình làm cơng tác quản lý Tơi xin cảm ơn lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo Hậu Giang, lãnh đạo phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Long Mỹ, trường Trung học Cơ sở Long Trị tạo điều kiện cho mặt thời gian quan tâm động viên tinh thần để tham gia hồn thành khóa học Bồi dưỡng Cán quản lý Trong thời gian học tập nghiên cứu ngắn ngủi nên khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế nội dung hình thức đề tài Tôi mong quý thầy cô quan giúp đỡ góp ý để tơi hồn thành khóa học MỤC LỤC Trang 1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 1.1 Lý pháp lý 1.2 Lý lý luận 1.3 Lý thực tiễn 2.TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN 1 3 THƯ Ở TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ XÃ LONG MỸ, TỈNH HẬU GIANG 2.1 Khái quát trường THCS Long Trị 2.2 Thực trạng quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022 2.2.1 Soạn thảo văn 2.2.2 Đối với việc giải quản lý văn đến 2.2.3 Đối với việc giải quản lý văn 2.2.4 Đối với lập hồ sơ lưu trữ văn trường học 2.2.5 Đối với việc quản lý sử dụng dấu 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức để nâng cao quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 7 2.3.1 Điểm mạnh 2.3.2 Điểm yếu 9 2.3.3 Cơ hội 2.3.4 Thách thức 2.4 Kinh nghiệm thực tế quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 3.KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ XÃ LONG MỸ, TỈNH HẬU GIANG 10 10 4.KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1.Kết luận 4.2.Kiến nghị 4.2.1.Đối với Sở Giáo dục Đào tạo Hậu Giang 4.2.2.Đối với Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Long Mỹ 16 16 16 16 16 12 1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 1.1.Lý pháp lý Để nâng cao công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ tỉnh Hậu Giang, Hiệu trưởng cần văn sau đây: Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tại khoản Điều Thông tư quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư lưu trữ: Tổ chức xây dựng, ban hành đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quản lý sử dụng dấu Khoản Điều 24 Nghị định nêu rõ; chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức quy định Điều Điều Nghị định có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu ban hành quy định quản lý sử dụng dấu quan tổ chức Thơng tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Tại khoản Điều 19 có ghi Thủ trưởng quan có liên quan đạo xây dựng áp dụng thống hệ thống quản lý văn điều hành tổ chức kết nối liên thông phận ngành, địa phương, xây dựng kế hoạch ứng dụng chữ ký số lộ trình sử dụng văn điện tử tiến tới thay cho văn giấy điều hành, xử lý công việc Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Tại khoản Điều Nghị định quy định: Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư, đạo việc nghiên cứu; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư 1.2.Lý lý luận Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn, văn mang tính pháp lý cao Quản lý tốt công tác văn thư giúp hiệu trưởng hệ thống công tác lưu trữ dễ dàng thực công việc quản lý nhà trường Ngày công tác văn thư hiểu hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Văn thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày theo thể thức, kỹ thuật, theo quy định Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư Công tác văn thư công tác quan trọng xem nhẹ trường học giúp ta ghi chép lưu giữ lại thứ diễn nhà trường từ việc tiếp nhận thông tin từ cấp chuyển đến hoạt động trường, kết trình học tập học sinh Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Trong hoạt động quản lý quan phải dựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, thống nguồn thơng tin văn Hoạt động quản lý quan q trình giải cơng việc hàng ngày phải dựa văn Thông tin văn xác việc giải công việc hiệu Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ: Làm tốt cơng tác văn thư có nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải xác có đầy đủ nhầm rút ngăn thời gian giải công việc mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại công việc nói thực khơng tốt ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc Làm tốt công tác văn thư giúp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù hợp thực tế, trái với quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, quan Cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân: Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ: Trong trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ thể thức thực 1.3.Lý thực tiễn Qua nhiều năm công tác trường THCS Long Trị, nhận thấy quản lý công tác văn thư trường Hiệu trưởng quản lý đạo tốt việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Bên cạnh thành đạt số tồn hạn chế sau: Phần lớn tập thể nhà trường chưa hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư mà trọng vào chuyên môn thi đua cá nhân đơn vị Nhân viên phụ trách văn thư giáo viên môn Ngữ văn mà không giảng dạy phải làm kiêm nhiệm công việc để chờ nghỉ hưu tính chun mơn ổn định khơng có, quy trình quản lý văn đi, văn đến chưa quy định, trình bày văn chưa thể thức, trình lập, lưu trữ, thu thập tài liệu chưa kịp thời đầy đủ, ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả, việc bàn giao hồ sơ chưa chặt chẽ, làm qua loa nên tài liệu bị thất lạc nhiều ảnh hưởng đến công tác đánh giá kiểm định chất lượng xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia thu thập tìm kiếm minh chứng khó khăn Trong q trình học tập nghiên cứu Chuyên đề quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo, thân tiếp thu nhiều kiến thức quý báu nhìn nguyên nhân hạn chế nêu Vì vậy, chọn đề tài: “Quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang, năm 2021 – 2022” để làm tiểu luận kết thúc khóa bồi dưỡng, nhằm nâng cao hiệu quản lý cơng tác văn thư góp phần cho phát triển nhà trường 2.TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ XÃ LONG MỸ, TỈNH HẬU GIANG 2.1 Khái quát trường THCS Long Trị Trường THCS Long Trị thành lập qua nhiều lần đổi tên, trước trường cấp 1, Long Trị Từ có Quyết định chia tách khỏi cấp Tiểu học vào năm 1993 theo Quyết định số: 2989/QĐ-UBT-93, ngày 31 tháng 12 năm 1993 UBND tỉnh Cần Thơ trường THCS Long Trị thành lập, đến ngày 29 tháng 11 năm 2009 chia tách địa giới hành chính, xã Long Trị chia thành xã Long Trị xã Long Trị A nên trường THCS Long Trị đổi tên lại thành trường THCS Long Trị theo Quyết định số: 264/QĐ-UBND, ngày 05 tháng 02 năm 2010 chủ tịch UBND huyện Long Mỹ Trải qua 28 năm thành lập, xây dựng, phát triển trưởng thành, trường THCS Long Trị bước vươn lên hồn thành tốt nhiệm vụ Trường THCS Long Trị tọa lạc ấp 8, xã Long Trị, thị xã Long Mỹ có tổng số 39 cán quản lý, giáo viên nhân viên Trong đó: Cán quản lý 02, giáo viên trực tiếp giảng dạy 32, nhân viên 05 Trình độ đạt chuẩn 29 Tổng số học sinh 522 em chia thành 14 lớp, khối 6: 04 lớp, khối 7: 04 lớp, khối 8: 03 lớp, khối 9: 03 lớp Học sinh trường sống rãi ấp xã Long Trị, cịn có học sinh xã, phường lân cận như: xã Long Trị A, Phường Bình Thạnh, xã Long Bình, ấp Phương Quới A xã Phương Bình Huyện Phụng Hiệp học sinh số ấp xã Long Phú Xã Tân Phú thị xã Long Mỹ Đa số người dân nơi sống nghề nơng, trình độ dân trí chưa đồng Cơ sở vật chất nhà trường gồm có 19 phịng, xây dựng kiên cố 14 bán kiên cố 05 Trong sử dụng 07 phịng cho học sinh học buổi sáng 07 lớp (04 lớp 03 lớp 9), buổi chiều 07 lớp (04 lớp 03 lớp 8), 04 phịng học mơn, 01 phịng vi tính, 01 phịng thư viện, 01 phịng dạy cơng nghệ thơng tin 04 phòng sử dụng làm việc Được đạo Sở GD&ĐT Hậu Giang, phòng GD&ĐT thị xã Long Mỹ, quyền địa phương với cố gắng phấn đấu đội ngũ cán bộ, giáo viên, cha mẹ học sinh học sinh, Trường THCS Long Trị đủ tiêu chuẩn UBND tỉnh Hậu Giang công nhận trường đạt chuẩn Quốc gia vào ngày 18 tháng năm 2011 Trong năm qua, trường ngoại thành Trường THCS Long Trị bước khẳng định tín nhiệm cha mẹ học sinh Nhà trường có đội ngũ giáo viên tương đối đồng chun mơn, nghiệp vụ Hằng năm, trường có giáo viên tham gia Hội thi giáo viên giỏi cấp thị xã cấp tỉnh đạt thành tích cao Đã có nhiều cán bộ, giáo viên công nhận danh hiệu chiến sĩ thi đua cấp sở, chiến sĩ thi đua cấp tỉnh Đặc biệt, nhiều năm qua, nhà trường có học sinh đạt giải học sinh giỏi cấp tỉnh; tỷ lệ học sinh lên lớp năm đạt từ 98% trở lên, tỷ lệ đỗ tốt nghiệp THCS đạt 100%; tỷ lệ đỗ vào trường THPT đạt từ 90 – 95%; chất lượng giáo dục đại trà ổn định giữ vững từ 95% trở lên Trường có tổ chức chi Đảng gồm 29 đảng viên, liên tục đạt sở Đảng vững mạnh, giữ vai trò hạt nhân lãnh đạo toàn hoạt động nhà trường Các tổ chức: Cơng đồn, Đồn niên, Đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh, Ban đại diện cha mẹ học sinh hoạt động tích cực, góp phần nhà trường hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Cơng đồn nhiều năm liền đạt vững mạnh đứng tốp khối THCS thị xã; Đoàn đội, Chữ thập đỏ đạt xuất sắc Với cố gắng tập thể nhà trường, trường THCS Long Trị nhiều năm liền đạt danh hiệu trường Tiên tiến xuất sắc UBND tỉnh Hậu Giang tặng khen 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022 Trong nhiều năm qua, công tác văn thư nhà trường có thực hiệu mang lại chưa cao, trường chưa có văn thư riêng mà giáo viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư, qua khảo sát thực tế địa bàn thị xã Long Mỹ trường THCS người làm cơng tác văn thư giáo viên giảng dạy, riêng trường THCS Long Trị người làm công tác văn thư giáo viên dạy Ngữ văn khiếm khuyết thính giác khơng bố trí giảng dạy nên Hiệu trưởng phân công phụ trách công tác văn thư Nhân viên văn thư trình bày văn làm sai sót nhiều, khả sử dụng máy vi tính cịn yếu, chưa qua lớp tập huấn hay bồi dưỡng công tác văn thư sử dụng máy vi tính nên phần lớn báo cáo văn thư nhờ đoàn thể Hiệu trưởng làm Việc quản lý văn đi, văn đến làm chưa tốt, nhận văn đến qua mail nhân viên văn thư in mang vào lưu hồ sơ ghi sổ công văn đến, không nhân không phát công văn đến cho phận nên có nhiều thơng tin cần báo cáo nhà trường làm chậm trể giải không kịp thời Khi gởi văn văn thư khơng thực lưu mà ghi vào sổ công văn đi, cần hồ sơ tìm in ấn lại Việc quản lý dấu chưa thực quy định, nhân viên văn thư giữ dấu thường xuyên cho mượn dấu chưa có đồng ý Hiệu trưởng Từ thực trạng trên, với tư cách Hiệu trưởng băn khoăn làm cách để giải tồn tại, hạn chế Qua trình học tập nghiên cứu Chuyên đề “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo” trường Cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh tơi vận dụng vào quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh hậu Giang, năm học 2021 – 2022 năm 2.2.1.Soạn thảo văn Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Mỗi văn phận nhà trường tạo phải qua phận văn phòng, Hiệu trưởng hướng dẫn nhân viên văn thư xem sửa thể thức, kỹ thuật trình bày in ký nháy vào văn trước mang trình ký Chính mà văn nhà trường ln mang tính thống nội dung hình thức, văn phong văn đảm bảo theo hướng dẫn Hiệu trưởng tuyên truyền Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ để thực cho đồng Hiệu trưởng đạo văn thư ngày vào hộp thư đến mail đơn vị lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời lập mail dùng chung cho toàn trường để chuyển đến thành viên nhà trường biết lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị 2.2.2 Đối với việc giải quản lý văn đến Khi có cơng văn chuyển đến nhân viên văn thư người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ công văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (nơi gửi cơng văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ, (ghi vào sổ) Lưu văn tương ứng thư mục chứa văn nhận Sau vào sổ cơng văn đến Chọn hình thức lưu theo tháng hợp lý dễ tìm Tơi u cầu văn thư mở bìa hồ sơ theo tháng, với văn đến in ra, văn thư đóng dấu đến, vào sổ lưu vào bìa hồ sơ tháng đó, đến ngày cuối tháng khép hồ sơ mở hồ sơ cho tháng Tương ứng với việc đó, hình thành hộp lưu giữ văn đến gồm: 01 văn đến theo quy định bìa kẹp văn đến vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 năm 2.2.3.Đối với việc giải quản lý văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề nghị, Tờ trình, Quyết định… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân ngồi quan Bởi mà Tơi đạo văn thư thực yêu cầu việc quản lý văn theo quy định Cách quản lý văn giống văn đến gồm có hộp lưu giữ văn đi, bên gồm có: Sổ đăng ký văn bìa kẹp loại văn chia cụ thể thành loại báo cáo, kế hoạch, định, tờ trình, cơng văn, thông báo khác nhau, phục vụ cho việc lưu trữ tìm thuận tiện khoa học Các văn chuyển đi, thiết phải in làm 03 bản: 01 gửi đi, 01 để lưu công văn đi, 01 lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia quy định đánh số theo văn đặt vào hộp bên rút văn hủy, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất văn chuyển phải ghi vào sổ công văn trước phát hành Những văn trước ký gửi kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển cơng văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp cứng 2.2.4.Đối với lập hồ sơ lưu trữ văn trường học Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học cơng tác quan trọng, địi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp phải khoa học Khi kết thúc năm, Hiệu trưởng yêu cầu nhân viên văn thư thu hồ sơ phận phân loại, rà soát biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà trường gói hồ sơ năm trước; số lượng hồ sơ phát hành năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau Số lượng bìa hồ sơ cơng việc vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho phận thực việc lưu hồ sơ theo đầu việc mảng công việc phân công Cứ kết thúc năm, phận phải nộp lưu vào lưu trữ nhà trường, sau văn thư vào Danh mục hồ sơ đầu năm xây dựng để thu phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ trước đưa vào lưu trữ Xây dựng Danh mục công việc năm giúp nhà trường khơng có tình trạng bỏ sót cơng việc, hồ sơ lưu lại mặt hoạt động năm Nó giúp Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn, việc thực theo Kế hoạch năm học xuyên suốt việc quản lý hồ sơ nhà trường chặt chẽ nhiều so với trước chưa thực việc lập Danh mục hồ sơ Việc tra cứu khai thác dễ ràng hơn, khoa học Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31 tháng 12 năm tài Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 02 tháng 01, tương tự thực năm Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, dùng bìa hồ sơ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục Cuối năm tất đóng lại thành tập hồ sơ có bìa kẹp thể rõ nội dung nơi phát hành hồ sơ đó, phân loại theo mảng hoạt động, mục lục hồ sơ, biên mục loại đưa vào lưu trữ nội dung thành phần hồ sơ, lưu trữ ngăn nắp, khoa học tủ lưu trữ nhà trường 2.2.5 Đối với việc quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị Nhân viên văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn Hiệu trưởng Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức để nâng cao quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 2.3.1.Điểm mạnh Hiệu trưởng nhà trường có nhiều kinh nghiệm việc đạo thực công tác văn thư Nhân viên phụ trách công tác văn thư giảng dạy môn Ngữ văn nên có vốn kiến thức thực văn bản, khơng kiêm nhiệm cơng việc khác nên có nhiều thời gian thực nhiệm vụ Sự phấn đấu vươn lên tập thể sư phạm nhà trường, đội ngũ giáo viên phần lớn trẻ, khỏe, nhiệt huyết sử dụng thành thạo máy vi tính, có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi Cơ sở vật chất, máy vi tính đầy đủ, đường truyền internet phục vụ tốt 2.3.2.Điểm yếu Lãnh đạo nhà trường phân công người phụ trách công tác văn thư giáo viên không xếp vị trí việc làm nên bố trí làm công tác xét chuyên môn chưa qua đào tạo Người làm công tác văn thư tuổi cao, phản ứng chậm chạp, sử dụng máy vi tính chưa thành thạo, chịu học hỏi soạn thảo văn sai thể thức kỹ thuật trình bày lề, thụt dịng, giãn đoạn, đóng dấu khơng đúng, ghi chức danh, chức vụ chưa vị trí, cập nhật số văn chưa hợp lý, không phân loại văn ghi số liên tục Việc lưu giữ văn văn đến chưa thực nơi, chỗ cụ thể văn không nhân lưu vào hồ sơ, văn đến phát hành không giữ lại mà đưa hẳn cho người cần nhận đến lúc cần cập nhật tìm đồn thể cá nhân để xin lại Việc sử dụng bảo quản dấu chưa chặt chẽ, dấu Phó Hiệu trưởng kế tốn mượn để đóng dấu loại hồ sơ giấy tờ thực công việc Công tác lưu giữ hồ sơ, tài liệu người thực kiểu, không theo quy định hay quy chế chung 2.3.3.Cơ hội Được quan tâm cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương, đạo sâu sát Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Long Mỹ, quan tâm lãnh đạo đoàn thể nhà trường tăng cường thêm sở vật chất cho người làm công tác văn thư trang bị máy photocopy, máy in… Sự bùng nổ công nghệ thông tin cách mạng 4.0 tác động lớn đến trình thu thập xử lý thơng tin Các văn pháp quy công tác văn thư cung cấp đầy đủ hướng dẫn chi tiết 2.3.4.Thách thức Các văn đến chủ yếu nhận qua đường mail nên làm công tác văn thư đòi hỏi phải thường xuyên trau dồi kiến thức chun mơn đặc biệt phải có khả sử dụng máy vi tính để đáp ứng với yêu cầu công việc Hiện nay, văn văn đến cung cấp đến đơn vị nhiều, địi hỏi người làm cơng tác văn thư phải có tính cẩn thận, tận tụy làm việc khoa học, xếp, phân loại hồ sơ lưu trữ Các văn đến phần lớn thực chữ ký số nên đòi hỏi văn thư phải thực quy trình lưu khóa, bảo mật Máy tính để phục vụ cho công tác văn thư thường xuyên hư hỏng khơng có máy sử dụng riêng mà nhiều người dùng chung Đường truyền internet gặp cố liên tục, nhân viên khắc phục lại đến chậm trể làm chậm tiến độ công việc báo cáo, thu thập thông tin 2.4.Kinh nghiệm thực tế quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang *Công tác vận động tuyên truyền: Hiệu trưởng tổ chức họp liên tịch để thảo luận xin ý kiến phân công thành viên khơng xếp vị trí việc làm sau định phân công nhân viên văn thư Hiệu trưởng phối hợp cơng đồn đồn thể vận động người làm công tác văn thư thực tốt chức nhiệm vụ Ví dụ: Khi lựa chọn người làm công tác văn thư đảm bảo lợi ích đơn vị, học sinh giáo viên đồng thời theo nguyện vọng họ cho phù hợp với công việc đáp ứng yêu cầu trình độ tin học, trình độ soạn thảo văn số kỹ phải có tính cẩn thận, sâu sát cơng việc Đây biện pháp quan trọng, giúp Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường hiểu rõ, hiểu công tác văn thư trường học Bản thân Tôi chủ động báo cáo xin ý kiến đạo cấp việc tuyển thêm nhân viên công tác văn thư trường *Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Hiệu trưởng đạo giáo viên mở hộp thư điện tử để báo cáo nhận văn chuyển đến Ví dụ: đầu năm học, Hiệu trưởng yêu cầu giáo viên chủ nhiệm báo cáo việc học sinh tham gia bảo hiểm y tế lớp chủ nhiệm; đồn thể báo cáo hoạt động tháng nghỉ hè gởi văn cho nhân viên văn thư tổng hợp trình lãnh đạo nhà trường nắm để có đạo vận động học sinh tham gia bảo hiểm đồng thời củng cố hoạt động nhà trường Sau tuần thông báo, giáo viên chủ nhiệm đoàn thể báo cáo gởi đến Hiệu trưởng có người gởi đường mail, có người gởi qua phần mềm Zalo, có người gởi văn đánh máy, viết tay Qua xem xét chung Hiệu trưởng nhận thấy có nhiều giáo viên chưa thống cách thức báo cáo gây khó khăn cho nhân viên văn thư tổng hợp trình cấp nên Hiệu trưởng đạo tháng năm 2021 cán bộ, giáo viên, nhân viên trường báo cáo văn thực đánh máy gởi vào hộp thư điện tử đơn vị để văn thư dễ dàng tổng hợp đồng thời Hiệu trưởng định 10 cử giáo viên giảng dạy tin học giáo viên khác giỏi vi tính giúp đỡ giáo viên, nhân viên cịn hạn chế công nghệ thông tin Nhà trường xác định tầm quan trọng công tác này, nên kịp thời đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư với 01 máy tính; máy in Canon 2900 bàn làm việc; 03 tủ lưu hồ sơ lưu trữ; đảm bảo cho việc bảo quản, lưu giữ hồ sơ không bị ẩm mốc, mối mọt Hiệu trưởng hợp đồng thêm nhà mạng Viettel cung cấp đường truyền internet tốc độ cao 65 Mb phủ mạng Wifi toàn trường để phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư *Tập huấn bồi dưỡng công tác văn thư Tổ chức cho giáo viên, nhân viên tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng công tác văn thư, soạn thảo văn Trong trình làm kế hoạch, giáo viên nhân viên văn thư thực soạn thảo văn tốt, nhiên tồn tại, hạn chế thể thức cách trình bày Ví dụ: Nhân viên y tế lập kế hoạch ghi ký hiệu chưa xác; giáo viên giảng dạy lập kế hoạch cịn sai thể thức văn bản, sai lỗi tả; nhân viên văn thư soạn thảo Quyết định bổ nhiệm tổ chuyên môn sai thể thức định, quản lý văn văn đến xếp chưa ngăn nắp, ghi số vào sổ không liên tục để thất lạc nhiều văn đến Qua xem xét kế hoạch cách làm việc nhân viên văn thư, Hiệu trưởng Quyết định mời Cán Phịng Nội vụ trường để tập huấn cơng tác văn thư cho tất giáo viên nhân viên đơn vị Hiệu trưởng phân công cho giáo viên dạy tin học chuẩn bị máy tính, hình lớn; nhân viên văn thư photo cung cấp tài liệu; phối hợp với cơng đồn sở chuẩn bị tổ chức buổi tập huấn lo nước uống; Đoàn niên, Tổng phụ trách đội nhân viên bảo vệ chuẩn bị phịng họp Kết qua tập huấn, tồn trường thực tốt soạn thảo văn giải tốt văn văn đến, việc bảo quản sử dụng dấu hiểu rõ ràng bảo quản tốt *Nguyên nhân đạt Hằng năm, phòng Nội Vụ thị xã Long Mỹ có tổ chức tập huấn cơng tác văn thư - lưu trữ, qua lần tập huấn lần đúc rút số kinh nghiệm, quan trọng phù hợp với đơn vị thực Cơng tác văn thư có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Long Mỹ Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ giáo viên động, 11 nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức, hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Bên cạnh cịn vài giáo viên, nhân viên lớn tuổi chưa thực tốt 3.KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ XÃ LONG MỸ, TỈNH HẬU GIANG Sau nghiên cứu thực tế, thân xây dựng kế hoạch hành động từ tháng đến tháng 12 cụ thể sau: STT TÊN CÔNG VIỆC CÁC YÊU CẦU KHI THỰC HIỆN Kết quả/mục tiêu cần đạt Nhân viên văn thư hiểu rõ vai trị, trách nhiệm Người/đơn vị thực Hiệu trưởng Người/đơn vị phối hợp Phó Hiệu trưởng, đồn thể thực (nếu có) Phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên văn thư Xây dựng quy chế quản lý công tác văn thư lưu trữ nhà trường Điều kiện thực (kinh Dựa vào biên chế cấp giao phí, phương tiện, thời quy mô lớp năm học 2021 – gian thực hiện) 2022 Cách thực Hiệu trưởng họp, trao đổi, lấy ý kiến, định Dự kiến rủi ro, khó khăn thực hiện; biện pháp khắc phục khó khăn, rủi ro… Nhân viên không sẵn sàng chấp nhận Biện pháp khắc phục: Hiệu trưởng phối hợp với công đoàn động viên, vận động Kết quả/mục tiêu cần đạt Xây dựng quy chế hoạt động văn thư rõ ràng, cụ thể Người/đơn vị thực Hiệu trưởng Người/đơn vị phối hợp Nhân viên quan thực (nếu có) Điều kiện thực (kinh Thực theo điều kiện kinh phí phí, phương tiện, thời sở vật chất nhà trường gian thực hiện) tháng năm 2021 12 Lãnh đạo nhà trường xây dựng quy Cách thực chế, họp quan lấy ý kiến đóng góp xây dựng quy chế Dự kiến rủi ro, Xây dựng quy chế chưa sát thực khó khăn thực hiện; Nhân viên chưa thực đầy đủ biện pháp khắc phục khó theo quy chế khăn, rủi ro… Biện pháp khắc phục: Sưu tầm văn Kiểm tra giám sát Triển khai quy chế đến tập thể giáo viên, nhân viên nhà Kết quả/mục tiêu cần đạt Quán triệt quan điểm triển khai quy chế đến tất người Người/đơn vị thực Hiệu trưởng trường Điều kiện thực (kinh Triển khai họp Hội đồng Người/đơn vị phối hợp Văn thư triển khai thực (nếu có) phí, phương tiện, thời sư phạm đầu năm tháng năm 2021 gian thực hiện) Ban hành văn đến người Hiệu trưởng triển khai Văn thư thông qua quy chế Cách thực Dự kiến rủi ro, Một vài giáo viên nhân viên khơng khó khăn thực hiện; chấp nhận thêm cơng việc biện pháp khắc phục khó Biện pháp khắc phục: giải thích, khăn, rủi ro… động viên, nêu lên tầm quan trọng công tác văn thư Phổ biến quy định nhà nước văn thư tập huấn NĐ 30/2020/NĐCP Kết quả/mục tiêu cần đạt Giáo viên, nhân viên nắm rõ quy định Nhà nước công tác văn thư Người/đơn vị thực Hiệu trưởng Người/đơn vị phối hợp Công đồn trường thực (nếu có) Điều kiện thực (kinh Tháng năm 2021 đến 31 tháng 12 phí, phương tiện, thời năm 2021 gian thực hiện) Tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan cơng tác văn thư đóng thành tập Cách thực 13 gởi cho nhân viên văn thư; niêm yết công khai quy chế văn phòng trường Dự kiến rủi ro, Một số người khơng quan tâm khó khăn thực hiện; Biện pháp khắc phục: Quán triệt biện pháp khắc phục khó tồn trường buổi họp Hội khăn, rủi ro… đồng sư phạm Kết quả/mục tiêu cần đạt Giáo viên, nhân viên soạn thảo văn quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán văn thư, giáo viên Người/đơn vị thực Hiệu trưởng Người/đơn vị phối hợp Có thể mời báo cáo viên thực (nếu có) Điều kiện thực (kinh Photo tài liệu, máy vi tính, hình phí, phương tiện, thời lớn trình chiếu, mẫu văn gian thực hiện) Báo cáo viên hướng dẫn Cách thực Dự kiến rủi ro, Thành phần tham gia không đầy đủ khó khăn thực hiện; có người nghiên cứu trước, bận biện pháp khắc phục khó cơng tác khăn, rủi ro… Biện pháp khắc phục: xây dựng kế hoạch, dự kiến thời gian, động viên người tham gia đầy đủ Kết quả/mục tiêu cần đạt Chỉ đạo thực tốt công tác văn thư Văn thư thực yêu cầu soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Người/đơn vị thực Nhà trường Người/đơn vị phối hợp Tất giáo viên, nhân viên thực (nếu có) Điều kiện thực (kinh Căn vào sở vật chất trường 14 phí, phương tiện, thời máy tính, máy in, máy photo, tủ, kệ, hộp đựng hồ sơ, thực từ gian thực hiện) tháng năm 2021 Văn thư hướng dẫn lại Cách thực Dự kiến rủi ro, Một số giáo viên, nhân viên thực khó khăn thực hiện; chưa quy trình hướng dẫn, biện pháp khắc phục khó thực không chức khăn, rủi ro… nhiệm vụ giao Biện pháp khắc phục: Hiệu trưởng theo dõi nhắc nhỡ thường xuyên, kịp thời Kết quả/mục tiêu cần đạt Đánh giá kết hoạt động, đề phương hướng khắc phục thời gian tới Người/đơn vị thực Hiệu trưởng Người/đơn vị phối hợp Tổ trưởng chun mơn thực (nếu có) Nhân viên văn thư Điều kiện thực (kinh Đánh giá thường xuyên tháng phí, phương tiện, thời định kỳ theo học kỳ gian thực hiện) Kiểm tra, đánh giá việc thực cơng tác văn thư Kiểm tra tồn hoạt động văn thư soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Cách thực Dự kiến rủi ro, Không kiểm tra thường xuyên khó khăn thực hiện; định kỳ Có kiểm tra qua loa biện pháp khắc phục khó Văn thư thực chưa đầy đủ khăn, rủi ro… nội dung theo chức nhiệm vụ Biện pháp khắc phục: Lập kế hoạch có ghi rõ thời gian kiểm tra 15 Lập hồ sơ kiểm tra có nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểm thời gian khắc phục 4.KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1.Kết luận Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng, hoạt động đảm bảo thơng tin cho công tác quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho công tác kiểm định chất lượng giáo dục nhà trường Nó giúp cho cán bộ, viên chức đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trể, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; góp phần nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức cá nhân Nó tạo cơng cụ để kiểm sốt thực thi quyền lực nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động đơn vị, phục vụ cho công tác kiểm tra, tra giám sát Nó cịn minh chứng cho cơng tác kiểm định chất lượng giáo dục công nhận trường đạt Chuẩn quốc gia Đồng thời làm tốt công tác văn thư cịn góp phần bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật Đảng, Nhà nước 4.2.Kiến nghị 4.2.1.Đối với Sở Giáo dục Đào tạo Hậu Giang Tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư tạo điều kiện cho nhân viên học tập để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư 4.2.2.Đối với Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Long Mỹ Tham mưu Ủy Ban Nhân dân thị xã Long Mỹ tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư chuyên trách để thực chức năng, nhiệm vụ vị trí việc làm Cần có sách ưu đãi, động viên khen thưởng kịp thời cho nhân viên làm công tác văn thư Tăng cường đầu tư sở vật chất, phòng làm việc, tủ, kệ, máy vi tính, máy photocopy, đường truyền internet tốc độ cao để phục vụ tốt cho công tác văn thư Tổ chức tập huấn chuyên môn nghiệp vụ ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn thư lưu trữ Hậu Giang, ngày 10 tháng 10 năm 2021 Người thực Nguyễn Thanh Liêm 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước 3.Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Bộ nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Giáo dục Đào tạo (2016), Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo (2018), Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng năm 2018 Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Tài liệu học tập “Bồi dưỡng cán quản lý trường phổ thông” trường cán quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh (lưu hành nội năm 2020) Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư Nhà xuất lao động, Hà Nội, 214tr Một số Tiểu luận khóa học trước ... UBND tỉnh Hậu Giang tặng khen 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022 Trong nhiều năm qua, công tác văn thư nhà trường. .. công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 3.KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS LONG TRỊ, THỊ XÃ LONG MỸ, TỈNH HẬU GIANG 10 10 4.KẾT... MỸ, TỈNH HẬU GIANG 2.1 Khái quát trường THCS Long Trị 2.2 Thực trạng quản lý công tác văn thư trường THCS Long Trị, thị xã Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022 2.2.1 Soạn thảo văn 2.2.2