I. MỞ ĐẦU 1. Khái niệm văn bản Từ thời cổ đại, thông tin được ghi lại trên vật ghi tin giữ vai trò làm bằng chứng, minh chứng. Tài liệu, tiếng Anh, tiếng Pháp là “Document” có nguồn gốc từ tiếng La tinh “documentum” có nghĩa là bằng chứng, minh chứng. Và đây chính là chức năng chính của tài liệu. Theo “Từ điển thuật ngữ lưu trữ” của Ủy ban quốc tế về công tác lưu trữ, tài liệu được xem xét là sự kết hợp giữa vật ghi tin và thông tin trong đó, có thể tạo ra giá trị là bằng chứng hay chỉ dẫn” Từ góc độ giá trị sử dụng và yêu cầu quản lý, tài liệu “là thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và phương tiện ghi tin, được tổ chức, cá nhân tạo ra, tiếp nhận và bảo quản để bảo đảm quyền và nghĩa vụ của mình hay để thực hiện các hoạt động giao dịch”. Sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin dẫn tới xuất hiện nhiều nội hàm mới của văn bản. Trong các hoạt động hành chính và tư pháp Mỹ tiếp cận “văn bản là thông tin được tạo lập trên phương tiện nào đó, bởi kỹ thuật nào đó hiện hành trong hiện tại hay bởi phương tiện nào đó sẽ được phát minh trong tương lai” Theo nghĩa chung và đặc trưng nhất, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu ngôn ngữ) nhất định 2. Khái niệm văn bản quản lý Văn bản trong quản lý (hay gọi là văn bản quản lý) là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt quyết định hoặc các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, được ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục nhất định. 3. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. 4. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Văn bản quản lý hành chính nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 5. Khái niệm tổ chức sử dụng văn bản Theo Từ điển tiếng Việt, sử dụng là dùng trong một công việc. Tổ chức sử dụng là đưa vào nề nếp việc dùng trong một công việc. Trong hoạt động quản lý, để văn bản là nguồn thông tin hữu hiệu phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cần đảm bảo hai yếu tố: Thứ nhất là chất lượng của văn bản được ban hành; Thứ hai là việc tổ chức một cách khoa học các nguồn thông tin pháp lý, thông tin quản lý, thông tin thực tế, thông tin lịch sử khác nhau một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và ý thức, kỹ năng của người lãnh đạo, quản lý khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin đó. Sử dụng văn bản là việc cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin cần thiết rút ra từ các văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý và lãnh đạo là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của việc tổ chức các hệ thống văn bản ở bất cứ cơ quan nào. Tổ chức sử dụng văn bản là quá trình nghiên cứu, đánh giá, tổ chức quản lý và dùng những nội dung thông tin của chúng vào một mục đích quản lý nhất định. Văn bản là ph¬ương tiện, đồng thời là sản phẩm của hoạt động quản lý, do đó tổ chức sử dụng văn bản đ¬ược hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất, sử dụng văn bản như¬ ph¬ương tiện quản lý. Thứ hai, sử dụng văn bản như¬ sản phẩm của hoạt động quản lý. Yêu cầu đặt ra khi tổ chức sử dụng các hệ thống văn bản của các cơ quan là: thuận lợi, chính xác, có hệ thống, đáp ứng được mục tiêu đề ra một cách kịp thời.
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN ĐÀO TẠO TRÌNH ĐỘ THẠC SĨ (Đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý) Tên đề tài: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Họ tên học viên: NGUYỄN DUY LINH Lớp: HC25.N9 Khóa: 25 Ngành: Quản lý cơng Giảng viên giảng dạy: TS Phạm Nguyên Nhung TP Hồ Chí Minh, ngày tháng 10 năm 2021 BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN ĐÀO TẠO TRÌNH ĐỘ THẠC SĨ (Đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý) Tên đề tài: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Điểm Điểm chữ số TP Hồ Chí Minh, ngày tháng 10 năm 2021 I MỞ ĐẦU Khái niệm văn Từ thời cổ đại, thông tin ghi lại vật ghi tin giữ vai trò làm chứng, minh chứng Tài liệu, tiếng Anh, tiếng Pháp “Document” có nguồn gốc từ tiếng La tinh “documentum” có nghĩa chứng, minh chứng Và chức tài liệu Theo “Từ điển thuật ngữ lưu trữ” Ủy ban quốc tế công tác lưu trữ, tài liệu xem xét kết hợp vật ghi tin thông tin đó, tạo giá trị chứng hay dẫn” Từ góc độ giá trị sử dụng yêu cầu quản lý, tài liệu “là thông tin ghi lại khơng phụ thuộc vào hình thức phương tiện ghi tin, tổ chức, cá nhân tạo ra, tiếp nhận bảo quản để bảo đảm quyền nghĩa vụ hay để thực hoạt động giao dịch” Sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin dẫn tới xuất nhiều nội hàm văn Trong hoạt động hành tư pháp Mỹ tiếp cận “văn thơng tin tạo lập phương tiện đó, kỹ thuật hành hay phương tiện phát minh tương lai” Theo nghĩa chung đặc trưng nhất, văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu ngôn ngữ) định Khái niệm văn quản lý Văn quản lý (hay gọi văn quản lý) văn hình thành hoạt động quản lý quan, tổ chức, phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục định Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước văn ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin quản lý, quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân Khái niệm văn quản lý hành nhà nước Văn quản lý hành nhà nước văn ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin quản lý, quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân Khái niệm tổ chức sử dụng văn Theo Từ điển tiếng Việt, sử dụng dùng công việc Tổ chức sử dụng đưa vào nề nếp việc dùng công việc Trong hoạt động quản lý, để văn nguồn thông tin hữu hiệu phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cần đảm bảo hai yếu tố: Thứ chất lượng văn ban hành; Thứ hai việc tổ chức cách khoa học nguồn thông tin pháp lý, thông tin quản lý, thông tin thực tế, thông tin lịch sử khác cách đầy đủ, xác, kịp thời ý thức, kỹ người lãnh đạo, quản lý khai thác, sử dụng hiệu nguồn thơng tin Sử dụng văn việc cung cấp kịp thời xác thông tin cần thiết rút từ văn để phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh đạo nhiệm vụ quan trọng bậc việc tổ chức hệ thống văn quan Tổ chức sử dụng văn trình nghiên cứu, đánh giá, tổ chức quản lý dùng nội dung thông tin chúng vào mục đích quản lý định Văn phương tiện, đồng thời sản phẩm hoạt động quản lý, tổ chức sử dụng văn hiểu theo hai nghĩa: - Thứ nhất, sử dụng văn phương tiện quản lý - Thứ hai, sử dụng văn sản phẩm hoạt động quản lý Yêu cầu đặt tổ chức sử dụng hệ thống văn quan là: thuận lợi, xác, có hệ thống, đáp ứng mục tiêu đề cách kịp thời II NỘI DUNG Các phương pháp tổ chức sử dụng văn Các phương pháp 1.1 Phương pháp logic 1.2 Phương pháp Điều khiển học pháp lý 1.3 Phương pháp phân tích thơng tin Sự cần thiết ứng dụng công nghệ đại vào tổ chức sử dụng văn Sự phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ tác động lớn đến quy trình quản lý, từ địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi tổ chức sử dụng văn nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước Đây nội dung quan trọng nhằm đại hóa hành tiến trình cải cách hành Việt Nam Văn bản, tài liệu đện tử đại diện cho hành điện tử, kết hoạt động Chính phủ điện tử Do loại hình tài liệu mới, với tính năng, đặc điểm khác biệt so với loại văn truyền thống, sở khoa học pháp luật để quản lý tài liệu điện tử vượt giới hạn hệ thống lý luận quản lý loại hình văn truyền thống Nói cách khác, phát triển khoa học cơng nghệ địi hỏi thay đổi lý luận để giải phát sinh thực tiễn quản lý văn bản, tài liệu điện tử Chẳng hạn, quan niệm văn bản, tài liệu vật mang tin, quản lý tài liệu quản lý vật mang tin khơng cịn phù hợp tài liệu điện tử Sự thay đổi quan điểm văn bản, tài liệu vật mang tin sang quan điểm văn bản, tài liệu thông tin quản lý vãn bản, tài liệu điện tử quản lý vịng đời thơng tin xu chung giới nghiên cứu quản lý lĩnh vực thơng tin lưu trữ tồn giới, tảng để hình thành nên lý luận mới, bổ sung cho hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống, hoàn thiện sở lý luận cho việc quản lý tài liệu lưu trữ loại hình, định dạng khác nhau, có tài liệu lưu trữ điện tử Thêm ví dụ điển hình cho cần thiết phải bổ sung lý luận cho lĩnh vực văn thư, lưu trữ vấn đề liên quan đến chữ ký cách thức ký văn Trong môi trường truyền thống, chữ ký hiểu chữ viết tay, mô tả tên ký hiệu riêng người chứng nhận dạng Chữ ký văn việc xác nhận người ký đọc, xem, đồng ý với nội dung thể thức văn Trong môi trường điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số “chữ viết tay”, âm thanh, hình ảnh, dấu hiệu, ký hiệu, mật mã Khi cá nhân “ký số” lên văn điện tử, tương tự việc ký văn giấy, người ký xác nhận việc đọc, xem, đồng ý với nội dung thể thức văn Trong thực tế, thật dễ dàng xác nhận chữ ký văn giấy mắt thường Tuy nhiên, chữ ký diện tử, chữ ký số nhiều trường hợp không lưu lại dấu vết hình ảnh hiển thị văn bản, ẩn bên hệ thống kỹ thuật xác nhận người ký văn thao tác kỹ thuật hỗ trợ phần mềm, hệ thống, máy móc Sự khác biệt lý dẫn đến sửa đổi, bổ sung lý luận văn thư, lưu trữ chuyển dịch từ truyền thống sang điện tử Bên cạnh đó, tác động khoa học cơng nghệ thúc đẩy thay đổi tích cực lý luận quản lý thông tin lưu trữ Ðặc biệt, đời Chính phủ điện tử, Chính phủ di động, Chính phủ số cách mạng cơng nghiệp 4.0 với cơng nghệ số hóa vượt trội Hầu hết thông tin giao dịch quan, tổ chức, cá nhân ngày ghi lại dạng điện tử, dạng số Ðiều khẳng định, tài liệu lưu trữ năm chủ yếu tài liệu điện tử, tài liệu số Ðể quản lý loại hình tài liệu này, việc nghiên cứu để điều chỉnh, bổ sung lý luận văn thư, lưu trữ quản lý thông tin tài liệu cần thiết cấp bách Chính vậy, xét khía cạnh lý luận, việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử nhiệm vụ đặt cho quan quản lý nhà nước văn thư, l ưu trữ bối cảnh xây dựng vận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số Quản lý văn bản, tài liệu điện tử nhằm cung cấp thông tin hoạt động Chính phủ, hoạt động quan, tổ chức nhà nước đến công dân cách nhanh chóng, kịp thời thơng qua phương tiện điện tử yêu cầu tất yếu Chính phủ điện tử, Chính phủ số, Chính phủ hoạt động lợi ích cơng dân mục tiêu Chính phủ Việt Nam đặt cho năm Vai trị việc ứng dụng cơng nghệ đại vào trình tổ chức sử dụng văn Ứng dụng cơng nghệ đại q trình tổ chức sử dụng văn sử dụng trang thiết bị đại, phần mềm ứng dụng hỗ trợ công việc hàng ngày như: máy chủ máy trạm; máy in, máy fax, máy photo, điện thoại…; hệ thống an ninh lưu trữ liệu; thiết bị chuyên dụng sử dụng hoạt động khai thác sử dụng văn Ngoài trang thiết bị hỗ trợ cần đến phần mềm chuyên dụng quản lý, kế tốn, phần mềm văn phịng… thiếu phần mềm quản lý vân Mạng máy tính phần quan trọng tự động hố giúp phân phối chia sẻ thơng tin nhanh chóng, hiệu Như vậy, nhờ vào khả xử lý thơng tin nhanh chóng xác, nâng cao hiệu công việc, công nghệ đại ứng dụng hầu hết hoạt động thư viện như: hoạt động quản lý, văn phòng nghiệp vụ Có thể kể đến số vai trị cơng nghệ đại q trình tổ chức sử dụng văn bản: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Ví dụ: đơn vị học viên công tác văn phân mục bố trí cách hợp lý onedrive tổ chức, tùy theo chức danh nhiệm vụ văn phân quyền cho đối tượng để dảm bảo cung cấp đủ thông tin cho nhân viên trình cơng tác Thứ hai, giúp cho cán bộ, cơng chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Ví dụ: đơn vị học viên công tác, tất tài liệu mã hóa, số hóa không gian mạng Đặc biệt thời điểm đại dịch COVID – 19 diễn biến phức tạp hoạt động đơn vị học viên công tác diễn trực tuyến, tài liệu dễ dàng truy cập có kết nối internet Nhờ vừa đảm bảo yêu cầu chống dịch vừa đảm bảo công việc diến hiệu Thứ ba, ứng dụng công nghệ đại tổ chức sử dụng văn tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Ví dụ: Việc phối cài đặt phần mềm quản lý văn đến, tổ chức đảm bảo văn ký thông qua nằm hệ thống quản lý chung xảy sai sót dễ dàng kiểm sốt truy xuất, đồng thời phần mềm quản lý văn mã hóa cung cấp mật cho người sử dụng đảm bảo bí mật nhà nước III KẾT LUẬN ... ĐỘ THẠC SĨ (Đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý) Tên đề tài: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Điểm Điểm chữ... động lợi ích cơng dân mục tiêu Chính phủ Việt Nam đặt cho năm Vai trò việc ứng dụng cơng nghệ đại vào q trình tổ chức sử dụng văn Ứng dụng công nghệ đại trình tổ chức sử dụng văn sử dụng trang... tổ chức công dân Khái niệm tổ chức sử dụng văn Theo Từ điển tiếng Việt, sử dụng dùng công việc Tổ chức sử dụng đưa vào nề nếp việc dùng công việc Trong hoạt động quản lý, để văn nguồn thông tin