Bài giảng công tác phục vụ bạn đọc

KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ VIỆN …… BÀI GIẢNG CƠNG TÁC BẠN ĐỌC LỜI NĨI ĐẦU Sù ph¸t triĨn khoa học công nghệ xu h-ớng toàn cầu hoá đà tác động mạnh mẽ đến phát triển lĩnh vực ng-ời, có hoạt động th- viện thông tin Hoạt động th- viện thông tin chu trình bao gồm nhiều công đoạn, s-u tầm, bổ sung tài liệu kết thúc giai đoạn đ-a sách phục vụ bạn đọc Chất l-ợng công đoạn cuối hệ công đoạn tr-ớc Vậy làm để bạn đọc khai thác tài liệu cách tốt nhất? Là cán th- viện cần phải làm để trì hoạt động th- viện diễn th-ờng xuyên, liên tục? phục vụ nào? cách thức sao? Đó thách thức lớn đặt cho th- viện Việt Nam nói riêng, nh- quan, đơn vị thông tin giới nói chung Th- viện mảnh đất tốt để thử thách rèn luyện đạo đức, hoàn thiện nhân cách cho ng-ời đọc, công tác bạn đọc cầu nối th- viện ng-ời đọc, giúp bạn đọc lựa chọn tài liệu cần, góp phần tuyên truyền chủ nghĩa Mác Lênin, t- t-ởng Hồ Chí Minh, đồng thời bồi d-ỡng khả sáng tạo nghệ thuật, giúp bạn đọc có đ-ợc thị hiếu thẩm mĩ sáng, cao đẹp Biết nhận thức đánh giá đẹp đời sống xà hội Phục vụ bạn đọc giúp bạn ®äc biÕt c¸ch tra cøu nhanh chãng, khai th¸c néi dung tài liệu, nâng cao trình độ, kiến thức Quan trọng giúp hình thành nhu cầu, hứng thú đọc bạn đọc, biến giây phút buồn tẻ thành giây phút lý thú có ý nghĩa đời Nh- Môngtexkiơ nói Thích đọc sách biết đánh đổi phút buồn tẻ tránh đ-ợc đời lấy phút lý thú Tập giảng đ-ợc biên soạn không nằm mục đích Học xong môn học này, bạn đọc/ng-ời dùng tin nắm đ-ợc kiến thức sau: - Những vấn đề lý luận công tác phục vụ bạn đọc - Biết đ-ợc nhu cầu đọc hứng thú đọc sách bạn đọc th- viện - Nắm đ-ợc nguyên tắc ph-ơng pháp nghiên cứu bạn đọc - Biết đ-ợc ph-ơng pháp công tác với bạn đọc - Biết đ-ợc hình thức ph-ơng pháp tuyên truyền th- viện - Nắm đ-ợc vai trò th- viện việc phát triển tự học - Biết đ-ợc cách nghiên bạn đọc th- viện - Biết đ-ợc cách tổ chức công tác bạn đọc Tập giảng đ-ợc biên soạn lần đầu, chắn không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đựơc đóng góp chân thành đồng nghiệp, ng-ời sử dụng để lần sau đ-ợc hoàn thiƯn h¬n Bài giảng Cơng tác bạn đọc Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC I Khái niệm công tác phục vụ bạn đọc Định nghĩa Theo tài liệu sử học khảo cổ học, thư viện xuất vào khoảng 2750 năm trước CN Đó thư viện nhà vua Xarơgon I thành phố Acađơ Đặc biệt váo khoảng ký thứ III trước CN, thư viện Alêchxăngđri thành lập bên bờ biển phía tây Ai cập coi thư viện công cộng giới Ở nước ta thư viện xuất sớm, tàng thư Trần Phúc (1011), tàng kinh Bát Giác (1021), tàng kinh Đại Hưng (1023) Đặc biệt phải kể đến Bí Thư xây dựng Quốc Tử Giám thời Lý Nhân Tơng (1087) “Bí Thư Các Bí Thư Giám Quốc Tử Giám sở lớn chứa khắc ván in thành sách, tàng trữ in sách Các triều đại từ Lý, Trần, Lê coi trọng sở tàng trữ này” Cùng với việc thư viện xuất hiện, bạn đọc (đối tượng sử dụng thư viện) ngày đông đảo Chữ Hán gọi bạn đọc độc giả Theo Đại từ điển tiếng Việt Nguyễn Như Ý: độc đọc, giả người kẻ Tiếng Anh gọi bạn đọc Reader Tuy thuật ngữ gọi khác chất chúng không khác nhiều, chúng có nghĩa người sử dụng sản phẩm dịch vụ thư viện quan thông tin Mỗi thư viện dùng thuật ngữ khác để ám quan điểm đối tượng phục vụ dịch vụ, sản phẩm cung cấp Trong mơn học thống gọi bạn đọc chung cho tất thuật ngữ Định nghĩa bạn đọc: Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc Theo từ điển giải nghĩa thư viện học tin học Anh Việt bạn đọc người sử dụng thư viện (library user) Trước đây, thư viện đời với chức chủ yếu tàng trữ sách (do thư viện gọi nhà tàng kinh: tàng bảo quản, kinh sách) đối tượng bạn đọc hạn hẹp, đa số vua chúa, quan lại thân nhân hoàng tộc Ở Việt Nam, sau đối tượng sử dụng thư viện dần mở rộng hơn, bao gồm tầng lớp em nhân dân thi trúng tuyển (Thái học sinh) vào Quốc Tử Giám Do chức đối tượng sử dụng thư viện lúc chưa có khái niệm bạn đọc đến mà thư viện vào phục vụ đơng đảo quần chúng cơng tác phục vụ bạn đọc thực đời Ở Việt Nam thực tiễn công tác phục vụ bạn đọc năm đầu kỷ XX, song phải đến năm 1959, 1960 lý luân công tác phục vụ bạn đọc đưa vào giảng dạy khoa Thư viện Thông tin, trường Đại học Văn hoá Hà Nội (trường Lý luận nghiệp vụ Bộ văn hóa) chun gia Liên Xơ (Xêrốp) Từ năm 1960 đến công tác phục vụ bạn đọc nhiều người nghiên cứu chủ yếu dạng giảng luận văn tốt nghiệp đại học cao học Định nghĩa công tác phục vụ bạn đọc: Hiện giới chưa thấy có định nghĩa công tác phục vụ bạn đọc, nhiên Việt Nam có số định nghĩa khác công tác phục vụ bạn đọc Định nghĩa Công tác phục vụ bạn đọc nghiên cứu mối quan hệ sách người sở tâm lý học, giáo dục học xã hội học cụ thể Công tác phục vụ bạn đọc nghiên cứu mối quan hệ cung cầu công tác thông tin – thư viện – thư mục tài liệu sách báo ngành khoa học lĩnh vực kinh tế Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc quốc dân Công tác phục vụ bạn đọc nghiên cứu hình thức, phương pháp tuyên truyền sách hướng dẫn đọc sách, tổ chức phục vụ thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc sách bạn đọc thư viện thư viện Công tác phục vụ bạn đọc thước đo hiệu luân chuyển tài liệu sách báo tác dụng đời sống xã hội Định nghĩa Công tác phục vụ bạn đọc hoạt động thư viện nhằm tuyên truyền đưa phục vụ dạng tài liệu chúng, giúp đỡ người tới thư viện việc lựa chọn sử dụng tài liệu Cơng tác xây dựng kết hợp trình liên quan chặt chẽ với việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin, tra cứu Chúng ta thấy định nghĩa 1chưa nêu bật nội hàm công tác phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc thực tế không nghiên cứu mối quan hệ sách người cách chung chung mà vào nghiên cứu cụ thể nhu cầu, hứng thú đọc bạn đọc với loại tài liệu khác để nhằm thoả mãn cách đầy đủ Định nghĩa trình bày chưa khái quát hết nội dung định nghĩa cơng tác phục vụ bạn đọc việc nghiên cứu nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu bạn đọc Nếu thư viện phục vụ bạn đọc mà không tiến hành nghiên cứu nhu cầu, hứng thú đọc họ thư viện khơng chủ động để phục vụ bạn đọc, đồng thời không đáp ứng tối đa nhu cầu đọc họ Qua định nghĩa đưa định nghĩa coi đầy đủ nhất: Công tác phục vụ bạn đọc hay việc tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc hoạt động thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu bạn đọc thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn cung cấp tài liệu hình thức khác Cơng tác phục vụ bạn đọc bao gồm hình Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc thức tổ chức phương pháp phục vụ bạn đọc ngồi thư viện Đồng thời cơng tác phục vụ bạn đọc thước đo hiệu luân chuyển tài liệu tác dụng đời sống Đối tượng nghiên cứu vị trí cơng tác phục vụ bạn đọc 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác phục vụ bạn đọc môn học khoa học thư viện nhằm nghiên cứu nội dung, hình thức, phương pháp cơng tác với bạn đọc; mối quan hệ sách bạn đọc thông qua việc tổ chức phục vụ cán thư viện (qua vai trò người cán thư viện) 2.2 Vị trí cơng tác phục vụ bạn đọc Cơng tác phục vụ bạn đọc chiếm vị trí quan trọng luon gắn liền với hai đối tượng thư viện sách bạn đọc, hai đối tượng ln ln biến động Nhìn cách hình tượng cơng tác phục vụ bạn đọc khâu trung tâm, trực tiếp định toàn kết hoạt động công tác thư viện Trong thực tiễn cơng tác phục vụ bạn đọc khâu cuối thực việc luân chuyển tài liệu tới tay bạn đọc, kể từ sách nhập vào chúng đưa phục vụ thư viện Bổ sung - đăng ký – phân loại – mô tả - xếp giá - phục vụ Thực tế cho thấy khâu mô tả, phân loại, có tốt khâu phục vụ yếu kém, sách khơng đến tay bạn đọc, vịng quay sách chậm, hiệu thư viện không phát huy Tuy nhiên để làm tốt công tác phục vụ bạn đọc đòi hỏi khâu khác phải làm tốt Ví dụ: Nếu cán thư viện mô tả sai định chủ đề sai, thủ thư khơng thể khó tìm tài liệu kho sách phong phú cho dù thủ thư có nhiều kinh nghiệm Một thủ thư giỏi khơng thể nắm bắt hết tồn nội dung kho sách cách chi tiết Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc Với ý nghĩa xác định cơng tác thư viện mặt trận (mặt trận văn hố) cơng tác phục vụ bạn đọc tiền tuyến mặt trận, trực tiếp chiến đấu Vai trị cơng tác phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc ví “chiếc cầu” nối liền thư viện với bạn đọc Thư viện thu thập, tàng trữ sách báo cần phải đưa phục vụ để bạn đọc sử dụng ngày nhiều Bạn đọc thư viện có mục đích, u cầu khác đến thư viện song họ có chung mong muốn tìm tài liệu cần Điều phải thơng qua cơng tác phục vụ bạn đọc thấy tác dụng, có thơng qua liên hệ chặt chẽ với bạn đọc để tìm hiểu tình hình đọc tài liệu họ, thư viện vận dụng hình thức phục vụ thích hợp để giới thiệu tài liệu mình, giúp họ tìm tài liệu cần thiết làm thoả mãn nhu cầu bạn đọc Trong mối quan hệ công tác phục vụ bạn đọc có mối quan hệ hai chiều Một mặt đem vốn tri thức chứa đựng sách báo tới bạn đọc, giúp họ khai thác triệt để vốn tri thức Mặt khác địi hỏi cần thoả mãn, cần đáp ứng nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu bạn đọc lại thúc đẩy cơng tác phục vụ bạn đọc khơng ngừng hồn thiện phát triển dịch vụ Do đó, với vai trò “chiếc cầu” nối liền, thức tốt thư viện thu hút nhiều bạn đọc tăng thêm uy tín mình, đáp ứng ngày đầy đủ nhu cầu đọc bạn đọc, từ thúc đẩy nghiệp thư viện ngày phát triển Thông qua công tác phục vụ bạn đọc thư viện kiểm tra, đánh giá hoạt động khâu công tác khác Một mặt ý nghĩa khâu cuối thực việc luân chuyển sách báo tới bạn đọc, sách báo khơng đến tay bạn đọc khâu cơng việc trước dù có làm tốt đến đâu vô nghĩa Mặt khác, qua thực tiễn công tác phục vụ bạn đọc, thư viện dễ dàng nhận biết chất lượng công tác khâu khác thư viện Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc + Chẳng hạn khâu bổ sung: Qua việc phục vụ, thủ thư dễ dàng nhận sách bổ sung có phù hợp với nhu cầu bạn đọc không, số lượng đáp ứng lượng bạn đọc chưa, loại sách cần nhiều bản, loại sách cần bản, tên sách bạn đọc hay yêu cầu Hoặc thông qua việc mạn đàm trao đổi thủ thư biết tài liệu tác dụng, cần lý +Trong công tác phân loại, lấy sách phục vụ thủ thư nhận tài liệu phân loại chưa đúng, cịn chung chung chưa đáp ứng việc tìm tin chi tiết bạn đọc + Trong công tác biên mục, cán thư viện xếp mục lục không tốt nhiều phiếu bị rách, mất, nhiều tài liệu chưa phản ánh tủ mục lục hay sở liệu thư viện Thơng qua công tác phục vụ bạn đọc, cán thủ thư giúp họ phát sai sót thực nhiệm vụ Với lý nên công tác phục vụ bạn đọc phải phát triển sở công tác phận khác thư viện Chúng ta cần phải có liên hệ mật thiết với Công tác phục vụ bạn đọc biện pháp quan trọng để thực pphương châm nguyên lý giáo dục Đảng phục vụ đông đảo quần chúng nhân dân, người lao động sáng tạo cải vật chất tinh thần cho xã hội Nói cách khác biện pháp quan trọng để thư viện phục vụ nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước Thơng qua sách báo giáo dục họ đạo đức, tư tưởng, tình cảm cách mạng, kiến thức văn hố, khoa học kỹ thuật Ví dụ: để thự nhiệm vụ trị Đảng vào ngày lễ lớn đất nước, thư viện thường tổ chức triễn lãm sách theo chủ đề như: Nhân kỷ niệm 990 năm Thăng Long – Hà Nội, thư viện Hà Nội có triển lãm quy mơ lớn chủ đề Hà Nội; Nhân ngày sinh nhật Bác 19/05/2003 Thư viện Nghệ An triển lãm sách đời hoạt động Hồ Chí Minh; Nhân ngày thành lập Đảng Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc nhiều thư viện tổ chức nói chuyện nghiệp lãnh đạo Đảng cơng cơng nghiệp hố - đại hóa đất nước Nhiều thư viện cịn tổ chức buổi toạ đàm, giới thiệu sách, thi kể chuyện theo sách chủ đề Thông qua cơng tác phục vụ bạn đọc, đánh giá hiệu xã hội thư viện (qua lượt bạn đọc, vòng quay sách, lượt sách cho mượn) Cơng tác phục vụ bạn đọc cịn biện pháp để thư viện thự nhiệm vụ II V ị trí, ngun tắc, nhiệm vụ cơng tác phục vụ bạn đọc Vị trí tầm quan trọng công tác phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc chiếm vị trí quan trọng ln gắn liền với hai đối tượng thư viện sách bạn đọc, hai đối tượng ln ln biến động Nhìn cách hình tượng cơng tác phục vụ bạn đọc khâu trung tâm, trực tiếp định toàn kết hoạt động công tác thư viện Trong thực tiễn cơng tác phục vụ bạn đọc khâu cuối thực việc luân chuyển tài liệu tới tay bạn đọc, kể từ sách nhập vào chúng đưa phục vụ thư viện Bổ sung - đăng ký – phân loại – mô tả - xếp giá - phục vụ Thực tế cho thấy khâu mô tả, phân loại, có tốt khâu phục vụ yếu kém, sách không đến tay bạn đọc, vòng quay sách chậm, hiệu thư viện không phát huy Tuy nhiên để làm tốt công tác phục vụ bạn đọc đòi hỏi khâu khác phải làm tốt Ví dụ: Nếu cán thư viện mô tả sai định chủ đề sai, thủ thư khơng thể khó tìm tài liệu kho sách phong phú cho dù thủ thư có nhiều kinh nghiệm Một thủ thư giỏi khơng thể nắm bắt hết tồn nội dung kho sách cách chi tiết Với ý nghĩa xác định cơng tác thư viện mặt trận (mặt trận Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc Mượn ngắn hạn 1000đ/giờ giới hạn 21 ngày Không Tài liệu tham khảo ngày Tài liệu thính thị 1000đ/tuần ngày 1000đ/tuần Cán bộ, ấn phẩm rời giảng viên Cán từ ấn phẩm rời nơi khác đến Cộng đồng Tài liệu rời 4.4 Mẫu đăng ký Sau xem xét giấy tờ hợp lệ giải thích cho bạn đọc hiểu điều kiện thành viên, thư viện phát cho bạn đọc tờ phiếu hồ sơ bạn đọc (mẫu đăng ký) để bạn đọc khai thông tin nộp cho thư viện (Hồ sơ để thư viện làm thẻ đọc quản lý bạn đọc mình) Mẫu hồ sơ bạn đọc Thư viện: Hồ sơ bạn đọc Số: Họ tên: Dân tộc: Giới tính: Ngày sinh: Số chứng minh thư: Trình độ: Nghề nghiệp: Chỗ tại: Người soạn: Trần Dương 96 Bài giảng Công tác bạn đọc Địa nơi làm việc (học tâp) Số điện thoại: Ký tên Khi thu hồ sơ thẻ đọc cán thư viện cần kiểm tra lại thơng tin đầy đủ xác chưa, đồng thời thu ảnh (nếu cần chụp ảnh chỗ cho bạn đọc), thu lệ phí viết giấy hẹn ngày trả Mẫu giấy hẹn Giấy hẹn Họ tên: Số thẻ: Ngày lấy: Ngày tháng năm Người cấp ký tên Một vài thư viện có bạn đọc, chẳng hạn số thư viện chuyên ngành, khơng sử dụng mẫu đăng ký nhập thông tin bạn đọc trực tiếp vào máy tính, việc làm dễ dẫn đến rui ro máy tính hỏng vi rút Trong thư viện đại, muốn truy cập thông tin chi tiết bạn đọc đăng ký thư viện, ta cần đọc mã vạch hay đánh số mã thẻ bạn đọc vào hộp thoại phân hệ quản lý bạn đọc, chi tiết bạn đọc họ tên, địa chỉ, hình 4.5 Làm thẻ đọc Trước để làm thẻ đọc cho bạn đọc, hầu hết thư viện phải in sẵn mẫu thẻ phù hợp với thư viện mình, có bạn đọc u cầu làm thẻ thư viện lại ghi thông tin cá nhân bạn đọc vào thẻ sau đóng dấu thư viện cấp thẻ cho bạn đọc Mẫu thẻ đọc Người soạn: Trần Dương 97 Bài giảng Công tác bạn đọc Mặt trước Thư viện THẺ ĐỌC Số thẻ: Họ tên: Nam, Nữ Năm sinh: Ngày cấp thẻ: Nghề nghiệp: Nơi làm việc: Chổ nay: Ngươì đăng ký Bạn đọc Ký tên Ký tên Mặt sau Ghi Phải giữ gìn thẻ Trường hợp làm thẻ phải báo cho phòng đọc Xuất trình thẻ khi: a Vào thư viện a Nhận trả tài liệu b Thư viện yêu cầu Không cho người khác mượn thẻ Ngày nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư viện, cho phép thư viện quản lý bạn đọc tiến hành hàng loạt hoạt động nghiệp vụ có liên quan đến bạn đọc cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, Nhiều công ty ứng dụng tin học xây dựng phần mềm tích hợp quản trị thư viện với nhiều phân hệ khác Trong có phân hệ quản lý bạn đọc cho phép thư viện tạo mẫu thẻ khác với hệ thống mã vạch Thay cho việc ghi chép thông tin cá nhân vào thẻ bạn đọc, cán thư viện cập nhật thông tin bạn đọc như: ngày sinh, họ tên, ảnh, thông tin thẻ như: số thẻ, loại thẻ (cán hay sinh viên), ngày cấp, vào sở liệu ngwoif đọc để phục vụ cho việc tra cứu, quản lý lưu thông tài liệu, thống kê bạn đọc in thẻ cho bạn đọc Đồng thời, để giúp cho việc in thẻ, phân hệ bạn đọc cung cấp cho người sử dụng chức tạo khuôn dạng thẻ, cập nhật thông tin bạn đọc vào thẻ sau lệnh in Chú ý: Khi làm thẻ cho bạn đọc thư viện cần làm hai thẻ trường hợp thư viện có dịch vụ cho mượn tài liệu mang sử dụng (số thẻ hai thẻ phải trùng nhau) - Thẻ cấp cho bạn đọc dùng để mượn, đọc, xuất trình thư viện yêu cầu - Thẻ là sổ mượn để theo dõi việc đọc mượn tài liệu bạn đọc Người soạn: Trần Dương 98 Bài giảng Công tác bạn đọc 4.6 Sắp xếp sổ mượn Sắp xếp sổ mượn việc làm cần thiết thư viện truyền thống Đối với thư viện đại công việc máy đảm nhiệm chức quản lý bạn đọc phân hệ lưu thông tài liệu Yêu cầu đặt xếp để tìm sổ nhanh qua sổ mượn quản lý, theo dõi việc đọc tài liệu bạn đọc chặt chẽ, giúp cho vòng quay sách bạn đọc nhịp nhàng, từ yêu cầu có số cách xếp sau: - Xếp theo vần chữ tên bạn đọc - Xếp theo số thẻ ghi sổ bạn đọc - Xếp theo đơn vị công tác, học tập củabạn đọc - Xếp theo thứ tự thời gian trả mượn sách Tuy nhiên trình xếp sổ mượn cung kết hợp cách với kết hợp vần chữ với đơn vị công tác tuỳ theo thư viện cụ thể Phục vụ bạn đọc Đây khâu công việc chủ yếu cán thư viện, bao gồm: nhận phiếu yêu cầu, lấy sách phục vụ, nhận trả tài liệu, dành trước, giữ lại, gia hạn mượn giải thủ tục đền bù bạn đọc làm hư hỏng tài liệu 5.1 Đối với thư viện truyền thống - Nhận phiếu yêu cầu: Bạn đọc muốn đọc mượn tài liệu trường hợp thư viện tổ chức kho đóng phải viết phiếu u cầu Các yêu cầu bạn đọc thể nguyện vọng bạn đọc với tài liệu, đồng thời phiếu yêu cầu thủ tục cần thiết để cán thư viện vào mà tìm tài liệu cho bạn đọc nhanh chóng xác Thông qua phiếu yêu cầu, cán thư viện biết nhu cầu đọc tài liệuc bạn đọc nắm thành phần nội dung kho sách có đáp ứng yêu Người soạn: Trần Dương 99 Bài giảng Công tác bạn đọc cầu bạn đọc hay khơng Phiếu u cầu có hai phần: phần để gập vào thẻ đọc bạn đọc mượn tài liệu, phần cịn lại để vị trí sách bị rút phục vụ (gọi phích ma) Mẫu phiếu yêu cầu: Thư viện Phiếu yêu cầu Thư viện Phiếu yêu cầu Số thẻ: Số thẻ: Họ tên: Họ tên: Nới công tác: Nới công tác: Tên sách, báo: Tên sách, báo: Ký hiệu: Ký hiệu: Ngày tháng năm Ngày tháng năm Ký tên Ký tên Khi thủ thư nhận phiếu yêu cầu cần kiểm tra lại xem thông tin tài liệu mà bạn đọc viét vào phiếu chưa, sai yêu cầu họ viết lại, tài liệu khơng thuộc phận phục vụ phịng hướng dẫn bạn đọc đến nơi có tài liệu Thí dụ: có bạn đọc viết ký hiệu sách kho phòng mượn lại đến phòng đọc yêu cầu - Lấy sách phục vụ: Sau nhận phiếu yêu cầu, cán thư viện vào kí hiệu ghi phiếu để lấy sách phục vụ bạn đọc Tuỳ theo cách tổ chức kho mà cán thư viện lấy sách phục vụ Nếu có sách kho thủ thư mang sách cho bạn đọc mượn (trong trường hợp thư viện có phiếu theo dõi sách hay cịn gọi lý lịch sách thủ thư ghi tên người mượn, ngày mượn trả, số thẻ để theo dõi vòng quay sách Sau ghi xong xếp phiếu theo dõi sách vào ô ngày mượn trả, bạn đọc trả tài liệu phiếu lại gắn trả vào túi nhỏ mặt bìa Người soạn: Trần Dương 100 Bài giảng Cơng tác bạn đọc sách Khi khơng có sách lý từ chối, cán thư viện viết lý cụ thể để bạn đọc biết Nếu tài liệu bạn đọc yêu cầu mà có bạn đọc khác mượn cán thư viện theo dõi sách trả thông báo cho bạn đọc đến mượn Trong trường hợp cần thiết cán thư viện giới thiệu cho bạn đọc tài liệu khác có nội dung tương tự Đối với việc phục vụ phòng mượn cán thư viện cần ý: trước cho bạn đọc mượn sách cán cần kiểm tra lại sách, ghi tên sách, số đăng ký cá biệt, ngày cho mượn, ngày phải trả tình trạng sách vào sổ mượn sau yêu cầu người mượn ký vào sổ mượn - Nhận trả tài liệu Trước nhận sách trả người mượn cán thư viện cần kiểm tra xem có sách thư viện khơng, sách có bị hư hỏng khơng, bạn đọc trả sách hẹn hay sai hẹn Nếu cán thư viện nhận sách đóng dấu vào sổ mượn, bạn đọc làm sách cắt xén phải bồi thường cho thư viện Việc bồi thường tiến hành theo hình thức như: đền sách thư viện cho mượn, chụp lại, đền sách có nội dung tương tự thư viện đồng ý khơng đền tiền Mức đền tiền phụ thuộc vào thư viện sách (giá trị nội dung, sách q - hiếm) Căn vào ngày trả mượn sách ghi sổ mượn bạn đọc để thư viện nhắc nhở bạn đọc mượn sách hạn Trong trường hợp thư viện viết thưđịi sách theo mẫu thư viện, phí tổn cho lần đòi sách người mượn phải chịu - Gia hạn Bạn đọc gia hạn thêm thời gian họ chưa đọc xong tài liệu, việc gia hạn thơng qua điện thoại đến trực tiếp thư viện, gửi thư điện tử Thời gian cho mượn kéo dài thêm trừ có bạn đọc khác hỏi mượn tài Người soạn: Trần Dương 101 Bài giảng Công tác bạn đọc liệu Thư viện giới hạn số lần gia hạn phép để đảm bảo bạn đọc khơng thể giữ tài liệu lâu - Dành trước Khi bạn đọc biết thư viện có tài liệu mà họ cần, họ gọi điện gửi thư điện tử yeu cầu thư viện giữ lại tài liệu để họ đến sử dụng Trong trường hợp tài liệu mượn hết, bạn đọc đăng ký quyền mượn Khi tài liệu trả lại, cán thư viện thông báo đến bạn đọc đăng ký mượn - Giữ lại Cất sang bên sách cho mượn gọi giữ lại, hạn chót trả tài liệu thư viện yêu cầu Việc thường thực bạn đọc đọc tài liệu hết phục vụ họ yêu cầu thủ thư giữ lại tài liệu để buổi sau đọc tiếp (thơng thường tài liệu yêu cầu giữ lại tối đa ba ngày) 5.2 Đối với thư viện đại Việc phục vụ bạn đọc hỗ trợ phận hệ mượn trả Hoạt động tự động hoá tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công cán thư viện bảo đảm sách ngwoif đọc chấp hành chặt chẽ Phân hệ lưu thông phân hệ quan trọng để thực việc luân chuyển tài liệu, theo dõi tất cá hoạt động liên quan đến công tác mượn trả thống kê bạn đọc, lượt sách * Phân hệ cung cấp khả sau - Cung cấp dịch vụ cho người dùng: mượn qua mạng, xem thông tin bạn đọc, gia hạn qua mạng - Cho phép mượn trả tay đầu đọc Barcode Ghi lại lịch sử lưu thông tài liệu, bạn đọc - Điều chỉnh tham số liên quan đến lưu thông: tài liệu cho mượn tối đa, tài liệu mượn hạn, mượn Người soạn: Trần Dương 102 Bài giảng Công tác bạn đọc - Cung cấp chức quản lý bạn đọc: cấp, huỷ, gia hạn thẻ, quản lý hồ sơ bạn đọc Các tham số liên quan đến bạn đọc: trình độ, nghề nghiệp, quyền mượn, đơn vị cơng tác, * Chương trình tự động: - Hợp lệ bạn đọc: Kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc mượn, vị trí bạn đọc hàng chờ đợi, sách bạn đọc hạn - Hợp lệ ấn phẩm: ấn phẩm xếp hàng cho ai, mã xếp giá rỗi, loại đối tượng mượn ấn phẩm, ngày trả ấn phẩm Chương trình tự động in phiếu ghi mượn, trả máy đọc mã vạch (bar code scanner) Ngoài phân hệ tự động lên danh sách ấn phẩm mượn hạn gửi thư nhắc nhở qua email thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định Phân hệ lưu thông cho phép thư viện linh động việc cho mượn tài liệu họ Hệ thống tự động phục vụ nhiều bạn đọc mượn tài liệu khác với thời hạn mượn khác Để mượn tài liệu qua hệ thống tự động, thủ thư cần quét mã vạch thẻ bạn đọc mã vạch tài liệu vào máy đọc, chi tiết tài liệu nhập vào hồ sơ bạn đọc phần quản lý mượn trả hiển thị hình Tương tự vậy, muốn biết bạn đọc mượn tài liệu thư viện, tài liệu trả, tài liệu mượn, có tài liệu mượn hạn không? ta cần quét mã vạch bạn đọc vào máy đọc đánh số thẻ người vào phần quản lý mượn trả, tài liệu bạn đọc mượn hiển thị hình Cụ thể phân hệ lưu thông bao gồm chức sau: - Quản lý bạn đọc - Mượn tài liệu - Trả tài liệu Người soạn: Trần Dương 103 Bài giảng Công tác bạn đọc - Hàng đợi - Gia hạn - Phạt Với hình thức cán thư viện làm việc phịng họ chọn hình làm việc tương ứng * Mượn tài liệu Là chức quan trọng phân hệ lưu thơng Màn hình làm việc liệt kê tồn tài liệu có lưu thông tên bạn đọc sử dụng tài liệu Để thực việc cho mượn thủ thư làm sau: - Chọn nút thêm (người mượn tài liệu) - Nhập số thẻ bạn đọc(có thể tay đầu đọc barcode) - Nhấn Enter để lên thông tin liên quan đến bạn đọc - Nhập mã tài liệu cho mượn(thường mã đăng ký cá biệt) - Nhấn Enter để lên thông tin chi tiết tài liệu cho mượn - Chọn nút chấp nhận để đưa tài liệu vào lưu thông * Trả tài liệu Đây chức quan trọng hình làm việc thủ thư làm việc phận nhận tài liệu trả Màn hình liệt kê tồn bạn đọc tài liệu trả Để thực việc nhận trả sách thủ thư thao tác sau: - Chọn nút thêm mới(người trả tài liệu) - Nhập mã tài liệu cần trả - Nhấn Enter, hệ thống đưa tên tài liệu thông tin bạn đọc sử dụng tài liệu - Chọn nút chấp nhận để lưu lại việc trả - Để tiếp tục với tài liệu khác ta làm * Hàng đợi Khi bạn đọc tra cứu trực tuyến đăng ký mượn tài liệu thông qua tra cứu trực Người soạn: Trần Dương 104 Bài giảng Cơng tác bạn đọc tuyến u cầu tự động chuyển vào hàng đợi Thủ thư cân đối số lượng yêu cầu với tài liệu thực có kho để đưa thơng báo đáp ứng u cầu bạn đọc hay khơng Để biết có mượn tài liệu hay khơng họ hỏi trực tiếp thủ thư hay xem thông tin phần yêu cầu phân hệ tra cứu Opac Các bước thực hiện: - Từ giao diện chương trình chọn chức hàng đợi - Chọn nút tìm liếm cơng cụ - Nhập thơng tin tìm kiếm theo tiêu chí khác như: số thẻ, tên bạn đọc trạng thái (thông thường chọn theo trạng thái yêu cầu) - Lúc thông tin hàng đợi hiển thị hình phân hệ lưu thơng - Nháy dúp chuột vào tên bạn đọc mà cho mượn - Chọn nút chấp nhận chuyển sang trạng thái mượn * Xin gia hạn Khi thời gian mượn tài liệu bạn đọc hết họ gửi thư đến trực tiếp thư viện để yêu cầu xin gia hạn thời gian mượn tài liệu - Chọn chức gia hạn - Nhập mã tài liệu cần gia hạn - Nhấn Enter, xuất thông tin tài liệu cần gia hạn thông tin bạn đọc giữ tài liệu - Nhập ngày cần gia hạn - Nhấn vào nút chấp nhận để tài liệu tiếp tục đưa vào lưu thông 5.3 Thống kê bạn đọc lượt sách Thống kê bạn đọc lượt sách luân chuyển công việc thiếu công tác phục vụ bạn đọc Thông qua việc thống kê, kết phục vụ thư viện ghi lại cách đầy đủ cho phép đánh giá hiệu hoạt động thư viện, đồng thời cứu để đề phương hướng, nhiệm vụ phục vụ Người soạn: Trần Dương 105 Bài giảng Công tác bạn đọc thư viện giai đoạn Hơn nữa, kết thống kê sở thư viện nghiên cứu nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu bạn đọc, thành phần bạn đọc, Trước công việc chủ yếu ghi chép cán thư viện Khi bạn đọc đến thư viện họ phải xuất trình thẻ sau cán phục vụ vào thẻ đọc cụ thể mà ghi chép bạn đọc Các thông tin chue yếu bạn đọc như: nghề nghiệp, giới tính, lứa tuổi, trình độ văn hố, Mẫu thống kê lượt bạn đọc (xem phụ lục 1) Nếu việc thống kê bạn đọc vào thông tin cá nhân việc thống kê lượt sách lại dựa vào việc luân chuyển tài liệu theo môn loại Mẫu thống kê lượt sách (xem phụ lục 2) Để hỗ trợ cho việc thống kê lwotj bạn đọc lượt sáchcác nhà lập trình thiết kế tiện ích thống kê phân hệ lưu thông tài liệu Công việc thực đơn giản, thư viện muốn thống kê theo tiêu chí cần chọn đường liên kết tiêu chí giao diện nhấn đúp chuột vào nút “tìm kiếm’ kết hiện, cần phân hệ giúp vẽ sơ đồ thống kê theo nhiều tiêu chí khác khau Việc thống kê nhiều tiêu chí hay khơng phụ thuộc vào số trường thiết kế Ví dụ: Thống kê: Thống kê theo độ tuổi bạn đọc Thống kê theo nhóm bạn đọc Thống kê theo ngành nghề Thống kê theo đoen vị công tác,… 4.4 Phục vụ tra cứu Trong thư viện hệ thống mục lục truyền thống, mục lục đọc máy để giúp cho bạn đọc việc tra tìm tài liệu, thư viện cịn có loại tài liệu tra cứu khác bách khoa toàn thư, loại thư mục, niên giám, từ điển danh nhân, từ điển ngôn ngữ, almanach, sở liệu toàn văn hay sở liệu kiện, đĩa Người soạn: Trần Dương 106 Bài giảng Công tác bạn đọc CD-ROM, Đối với thư viện lớn, loại sách tra cứu tổ chức thành kho riêng (phòng tra cứu) Tại bạn đọc tự lựa chọn sách tra cứu giá ngồi đọc chỗ, tra cứu CSDL thư viện, tra cứu trực tuyến mạng Để giúp đỡ bạn đọc tra cứu thư viện ngồi việc bố trí cán chun làm nhiệm vụ hướng dẫn tra cứu thư viện dán bảng hướng dẫn tra cứu phòng Đối với thư viện nhỏ, tài liệu tra cứu thường đặt gần bàn thủ thư nhằm quan sát dễ giúp bạn đọc tra cứu trường hợp họ có yêu cầu số thư viện bố trí máy tính (có nối mạng khơng) đặt bàn thủ thư, máy có chứa CSDL tài liệu thư viện, nhằm hỗ trợ cán việc trả lời yêu cầu tài liệu bạn đọc II Tổ chức phục vụ bạn đọc thư viện Phục vụ bạn đọc thư viện hay gọi phục vụ lưu động dịch vụ truyền thống triển khai nhiều nơi nước ta nhiều nước giới Việt Nam loại dịch vụ hkởi đầu vào năm chiến tranh chống Mỹ, nhiên lại phát triển mạnh tỉnh phía Nam thư viện Bà Rịa-Vũng Tàu, Cà Mau, Bạc Liêu, Lý Một nguyên tắc thư viện Việt Nam phục vụ quần chúng nhân dân, nhiên thực tế nhiều nơi điều kiện kinh tế cịn khó khăn khơng có điều kiện xây dựng thư viện Hơn tỉnh miền núi dân cư sống không tập trung nên điều kiện lại bà đến thư viện khó khăn Để đáp ứng nhu cầu đọc tài liệu đai đa số quần chúng nhân dân thư viện cần tổ chức phục vụ lưu động Điều tạo hội cho bạn đọc có điều kiện đọc sách khuyến khích cho người làm quen với việc đọc sách Đối tượng phục vụ lưu động bà vùng sâu, vùng xa, hải đảo, biên giới; Người soạn: Trần Dương 107 Bài giảng Công tác bạn đọc người làm việc hồn cảnh khơng thể đến thư viện như: người tàu biển, làm giàn khoan Mục đích - Cung cấp đầy đủ kiến thức thơng tin hình thức sách báo cho người vùng sâu vùng xa - Đẩy mạnh việc đọc sách làm cho người có thói quen đọc sách - Thuyết phục người sử dụng thời gian rảnh vào việc đọc sách Một số hình thức cụ thể Có nhiều hình thức khác như: gói sách, rổ sách thư viện lưu động, xuồng máy thư viện lưu động, xe buýt thư viện lưu động, ô tô thư viện lưU động, gánh sách Ở nước ta có số hình thức thư viện lưu động tiêu biểu như: - Thư viện lưu động - Túi sách - Chi nhánh thư viện - Trạm sách - Ô tô thư viện lưu động 3.1 Thư viện lưu động (còn gọi kho sách lưu động) Thực chất phận sách báo có tổ chức tách từ thư viện cố định luân chuyển tới công, nông trường, thôn, bản, Về mặt hoạt động, thư viện lưu động hoạt động giống thư viện cố định, có phần đơn giản phục vụ việc cho mượn tập thể Ví dụ: Thư viện quân đội cho thư viện sở mượn sách Thư viện Kn Tum đưa sách xuống điểm bưu điện văn hoá xã 3.2 Túi sách Đây túi sách nhỏ (thường từ 15 đến 20 cuốn) thư viện lưu động luân chuyển đến phận, đơn vị mượn tập thể 3.3 Chi nhánh thư viện Người soạn: Trần Dương 108 Bài giảng Công tác bạn đọc Chi nhánh thư viện thực chất phận sách báo có tổ chức thư viện cố định tách đem đến thành lập chi nhánh nơi dân cư thường xuyên tụ tập đông người theo thời gian định Ví dụ: khu nghỉ mát, an dưỡng vào mùa hè nơi xã thư viện cố định (xã, phường, ) Kho sách thư viện chi nhánh thường lớn kho sách thư viện lưu động cán thư viện cố định phụ trách Thư viện chi nhánh có đầy đủ giá sách, tủ mục lục, sổ theo dõi bạn đọc thư viện cố diịnh 3.4 Trạm sách Trạm sách nơi cho mượn sách theo ký kết thống thư viện chi nhánh sở 3.5 Ơ tơ thư viện lưu động Hình thức áp dụng rộng rãi nhiều nước giới Phương thức hoạt động đơn giản cụ thể tồn sách báo tổ chức xe tơ, xe thường có giá nhỏ chứa sách Ví dụ: Thư viện Bà Rịa-Vũng Tàu thành lập đội phục vụ lưu động có trang bị tô 25 chỗ ngồi Bộ phận gồm cán bộ, vốn tài liệu có 45.000 sách, 15 loại báo, tạp chí Đội thường phối hợp với thư viện huyện sở để chọn địa điểm phục vụ lưu động định kỳ 10-12 ngày xe ô tô thư viện lưu động lại trở lại lần Mỗi đợt phục vụ 2.000 sách, 150 báo, tạp chí TÀI LIỆU THAM KHẢO - Đồn Phan Tân, Cơ sở thơng tin học, Đại học Văn hố Hà Nội, 1998 - Nghiêm Phú Diệp, Công tác phục vụ bạn đọc, Đại học Văn hoá Hà Nội, 1996 - Giáo trình cơng tác độc giả/ Phan Văn.-H: Đại học Tổng hợp Hà Nội Người soạn: Trần Dương 109 Bài giảng Công tác bạn đọc Nhập môn khoa học thư viện thông tin/ PGS.TS Phan Văn, ThS Nguyễn Huy Chương – H.: Đại học Quốc gia, 2001 – 169 tr - Phạm Thế Khang Nâng cao hiệu phục vụ bạn đọc hệ thống thư viện công cộng// Công tác phục vụ bạn đọc hệ thống thư viện công cộng: Kỷ yếu hội nghị.- H.: TVQGVN, 2003.-tr12 Người soạn: Trần Dương 110 ... thức khác Cơng tác phục vụ bạn đọc bao gồm hình Người soạn: Trần Dương Bài giảng Công tác bạn đọc thức tổ chức phương pháp phục vụ bạn đọc ngồi thư viện Đồng thời cơng tác phục vụ bạn đọc thước đo... tắc, nhiệm vụ công tác phục vụ bạn đọc Vị trí tầm quan trọng cơng tác phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc chiếm vị trí quan trọng ln gắn liền với hai đối tượng thư viện sách bạn đọc, hai đối... pháp cơng tác với bạn đọc; mối quan hệ sách bạn đọc thông qua việc tổ chức phục vụ cán thư viện (qua vai trò người cán thư viện) 2.2 Vị trí cơng tác phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc chiếm