hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34

Trong những năm gần đây, các ngành đua nhau sản xuất, cung cấp sản phẩm của mình ra thị trường, đáp ứng nhu cầu thị trường. Để sản xuất kinh doanh hiệu quả, vấn đề cơ chế quản lý kinh tế trong

Lời nói đầu

Nền kinh tế nớc ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, đáp ứng sự đòi hỏi tất yếu của công cuộc đổi mới cải cách hành chính nhà nớc và xây dựng nhà nớc pháp quyền Trong những năm gần đây, các ngành đua nhau sản xuất, cung cấp sản phẩm của mình ra thị trờng, đáp ứng nhu cầu thị trờng Để sản xuất kinh doanh hiệu quả, vấn đề cơ chế quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp đợc đặt ra một cách cấp thiết Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quan trọng giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp quản lý một cách hữu hiệu mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Ngành xây dựng là một ngành quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Mặc dù ngành này mang những nét đặc thù riêng nhng cũng nh các ngành khác thì công tác tổ chức tài chính kế toán đóng vai trò không thể thiếu, bởi việc quản lý tài chính mà phù hợp và đúng đắn sẽ bảo vệ đợc tài sản của Công ty, tránh thất thoát, giúp Công ty phát triển Tuy nhiên, với đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp thì công rác hạch toán kế toán của ngành bị ảnh hởng không nhỏ

Công ty xây dựng số 34 là một thành viên của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội Do đặc điểm kinh doanh của ngành, ban lãnh đạo Công ty đã luôn quan tâm đến công tác kế toán, tìm cách điều chỉnh công tác kế toán để ngày càng phù hợp với thực tế và chế độ kế toán hiện hành Trong thời gian kiến tập ở đây, với sự giúp đỡ của cô giáo hớng dẫn cùng các cô chú trong phòng Tài chính- kế toán của Công ty đã giúp em có cái nhìn tổng quát về công tác kế toán tại một đơn vị cụ thể Trong báo cáo kiến tập của em, ngoài Lời nói đầu và Kết luận, nội dung báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: Tổng quan về Công ty xây dựng số 34 Phần II: Tổ chức hệ thống kế toán

Phần III: Nhận xét và các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34

Nhng do thời gian kiến tập ngắn, khả năng lại hạn chế nên một số vấn đề em tìm hiểu và trình bày còn nhiều thiếu sót Em rất mong đợc sự chỉ bảo, hớng dẫn và góp ý của các thầy cô để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn

Phần I: tổng quan về công ty xây dựng số 34

I.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty xây dựng số 34

Tiền thân của Công ty Xây dựng số 34 là Xí nghiệp Xây dựng số 4 thuộc Công ty Xây dựng số 3 đợc thành lập ngày 1/4/1982 Ngày 1/4/1983 theo quyết định số 442/BXD-TCLD Xí nghiệp Xây dựng số 4 đợc tách thành Xí nghiệp Xây dựng số 34 trực thuộc tổng công ty Xây dựng Hà Nội – Bộ Xây Dựng.

Ngày 26/3/1993 Công ty Xây dựng số 34 chính thức đợc thành lập theo quyết định số 140A/BXD-TCLD của Bộ trởng Bộ xây dựng và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108071 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 24/4/1993 Là đơn vị có t cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội – Bộ xây dựng( Có kèm theo bản quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép đăng ký, chứng chỉ hành nghề xây dựng).

Công ty có tên gọi: Công ty xây dựng số 34.

Tên giao dịch quốc tế: Construction Company No 34

Địa chỉ : Phờng Thanh Xuân Trung Quận Thanh Xuân Hà Nội– –

- Xây dựng lắp đặt các trạm biến thế và các đờng dây tải điện.

- Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp.

- Sản xuất kinh doanh vật t thiết bị, cấu kiện, vật liệu xây dựng.- Lắp đặt các thiết bị: Điện nớc, điện lạnh và trang trí nội ngoại thất.

- Đầu t kinh doanh phát triển nhà.- Kinh doanh vận tải, vật liệu xây dựng.

Công ty xây dựng số 34 là đơn vị có truyền thống lâu đời, tiền thân của Công ty là một đơn vị chuyên xây dựng và sửa chữa các sứ quán, trụ sở các đoàn ngoại giao tại Việt Nam Do vậy đã tuyển chọn đợc một đội ngũ kỹ s, công nhân đã từng đợc đào tạo và tu nghiệp, làm việc tại nớc ngoài Đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp.

Trong những năm gần đây, với tiềm năng sẵn có và chiến lợc phát triển đúng đắn, giá trị sản xuất của công ty tăng lên không ngừng Công ty xây dựng số 34 đã và đang thi công nhiều công trình dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn, tốc độ thi công nhanh, kết cấu hiện đại nh: Các liên doanh ôtô VMC, TOYOTA, VIDAMCO, FORD, DAEWOO, HANEL, Nhà máy gốm Granit Thạch Bàn, Liên doanh sản xuất xe máy Honda, Nhà máy xi măng Nghi Sơn và trụ sở nhà làm việc UBND – HDND các tỉnh Thanh Hoá- Vĩnh Phúc, Trờng công nhân kỹ thuật Hàn Quốc, Các trờng học vốn ADB, ODA, Bệnh viện đa khoa ở Bắc Giang Tuyên Quang

Ngoài việc phát triển dân dụng và công nghiệp Công ty đã mở rộng và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh tham gia thi công các công trình hạ tầng kỹ thuật, thi công đờng giao thông Xây dựng các kênh mơng thuỷ lợi, kè đê biển; kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh nhà

Các công trình đạt huy chơng vàng chất lợng:- Công trình trung tâm kỹ thuật đa ngành

- Trung tâm bảo hành, giới thiệu xe KIA, MAZDA.- Trụ sở nhà làm việc UBND tỉnh Vĩnh Phúc.

- Nhà phễu của nhà máy xi măng Nhi sơn.Các công trình đợc cấp bằng chất lợng:- Công trình du lịch, thơng mại Vinh.

- Nhà máy lắp ráp ti vi, tủ lạnh DAEWOO- HANEL.- Biệt thự K2 Nghi Tàm.

- Trung tâm trng bày bảo hành xe ôtô BMW.- Sở y tế Tuyên Quang.

- Trờng công nhân kỹ thuật Việt Nam- Hàn Quốc.

Với địa bàn hoạt động trên cả nớc Công ty xây dựng số 34 chuyên tổng nhận thầu xây lắp các công trình với hình thức chìa khoá trao tay hoặc nhận thầu trực tiếp từng công trình và từng hạng mục công trình.

Bên cạnh đó, Công ty xây dựng số 34 có khả năng về vốn để tiến hành liên doanh liên kết với mọi hình thức, mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nớc để sản xuất vật liệu thi công xây lắp và kinh doanh bất động sản.

II - Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng số 34

1 Đặc điểm của sản phẩm và công nghệ sản xuất của sản phẩm.

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân Thông thờng, công tác xây dựng cơ bản do đơn vị xây lắp nhận thầu tiến hành Ngành sản xuất này có các đặc điểm sau:

- Sản phẩm xây lắp là các công trình xây dựng, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài Do đó đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công) Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thớc đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp.

- Sản phẩm xây lắp đợc tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu t (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hoá của sản phẩn xây lắp không thể hiện rõ (vì đã quy định giá cả, ngời mua, ngời bán sản phẩm xây lắp có trớc khi xây dựng thông qua hợp đồng giao nhận thầu ).

- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất khác phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm.

- Khác với sản phẩm thông thờng, sản phẩm xây lắp thờng có kích thớc lớn, yêu cầu về độ bền vững cao, thời gian sử dụng lâu dài Do độ dài về thời gian sử dụng nên sản phẩm xây lắp có nhu cầu về sửa chửa lớn, sửa chữa thờng xuyên, cải tạo hoặc mở rộng Do giá trị của sản phẩm xây dựng thờng lớn hơn nhiều

so với hàng hoá thông thờng nên phí đầu t cho một công trình xây dựng có thể rải ra trong nhiều kỳ.

- Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nớc ta nói chung và ở Công ty xây dựng số 34 nói riêng phổ biến theo phơng thức “khoán gọn” các công trình, hạng mục công trình, khối lợng công việc hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp ) Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lơng mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán.

2 Quy trình hoạt động của Công ty xây dựng số 34

Hàng năm, Công ty thờng tiến hành hoạt động tìm kiếm công việc thông qua các hợp đồng kinh tế đợc ký kết với các đối tác trong và ngoài nớc Quy trình hoạt động của công ty có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Tiếp thị

Hồ sơ dự thầu

Nhận thầu

Thi công

Kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao

- Tiếp thị: là công việc tổ chức hệ thống tiếp cận và nắm bắt các thông tin để tìm kiếm việc làm Việc tìm kiếm này nhằm nắm bắt các diễn biến về giá cả và nhu cầu thị trờng trong và ngoài nớc, chuẩn bị số liệu cần thiết để giới thiệu, quảng cáo với khách hàng và phục vụ việc tham gia đấu thầu sác công trình.- Lập hồ sơ dự thầu bao gồm:

+ Bóc tiên lợng dự đoán + Biện pháp tổ chức thi công + Đa ra tiến độ thi công

Bớc này do phòng Kinh tế – Kỹ thuật thực hiện dới sự chỉ đạo của ban Giám đốc.

- Nhận thầu: sau khi lập hồ sơ dự thầu và gửi đến đơn vị khách hàng để tham gia đấu thầu theo NĐ 88/1999.CP Nếu trúng thầu thì tiến hành tổ chức thi công công trình.

- Tiến hành thi công: việc tổ chức thi công dựa vào hồ sơ dự thầu và yêu cầu của bên chủ đầu t Những công việc nhìn chung bao gồm:

+ Tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu bản vẽ thiết kế, đề xuất ý kiến thay đổi hoặc bổ sung thiết kế cho phù hợp với điều kiện thi công song phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật.

+ Lập các biện pháp thi công, biện pháp an toàn.

+ Kiểm tra giám sát, hớng dẫn các đơn vị trong quá trình tổ chức thi công đảm bảo chất lợng, kỹ thuật và các biện pháp an toàn lao động.

+ Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng vật t, thiết bị máy móc, kiểm tra xác nhận khối lợng công việc hoàn thành, thanh quyết toán.

+Lập chơng trình áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ +Soạn thảo hớng dẫn và phổ biến các quy trình quy phạm kỹ thuật mới cho các cán bộ đơn vị trực thuộc.

- Công trình sau khi hoàn thành đợc kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị chủ đầu t.

+Vốn nhà nớc ( Bao gồm: Vốn ngân sách cấp, vốn có nguồn gốc từ ngân sách và vốn do doanh nghiệp tự tích luỹ ): 6.659.491.699,đ

Trong đó, vốn tự tích luỹ: 3.946.266.201,đ Vốn ngân sách cấp: 2.713.255.498,đ +Vốn vay của ngời lao động trong doanh nghiệp: + Vốn vay tín dụng trong nớc: 31.302.800.359,đ +Vốn phải trả khác: 32.753.717.498,đ

Đối với công tác quản lý và thu hồi vốn ban lãnh đạo Công ty có quy định bằng văn bản rất rõ:

+Để đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng bị bên A chiếm dụng vốn, các công trình trớc khi ký hợp đồng thi công ngời đại diện và các phòng ban chức năng phải tìm hiều, kiểm tra nguồn vốn, thông tin chính xác để tham mu cho Giám đốc Công ty xem xét cân nhắc khi ký hợp đồng.

+Công ty chỉ duyệt cho các đơn vị trực thuộc vay vốn tối đa = 70% khối ợng thực hiện trong tháng, trong một giai đoạn quy ớc, cho một hạng mục công trình +Các đơn vị sản xuất có yêu cầu vay vốn đều phải trả lãi suất hàng tháng theo quy định của ngân hàng từ khi vay cho đến khi hoàn trả Mức độ vốn vay tuỳ thuộc vào năng suất sản xuất của đơn vị, giá đấu thầu và dự toán ban đầu cũng nh thực tế khối lợng công việc yêu cầu.

+Khi công trình đã thi công xong theo giai đoạn quy ớc, nếu phải vay thêm vốn để tiếp tục thi công, đơn vị phải làm bản khối lợng đã hoàn thành, biên bản nghiệm thu đợc bên A ký xác nhận, thì Công ty mới cho đơn vị vay vốn để thi công giai đoạn tiếp theo.

+Tất cả công trình Công ty ký hợp đồng giao nhận thầu xây lắp, khi bên A tạm ứng hay thanh toán tiền phải làm thủ tục chuyển ngay quỹ hay tài khoản Công ty Các đơn vị trực thuộc không đợc tiếp nhận tiền khi không có uỷ quyền của Công ty.

Tại thời điểm thành lập, Công ty có tổng số vốn sản xuất kinh doanh là 41,708( triệu ) Sau 10 năm hoạt động, Công ty đã chứng tỏ đợc sự lớn mạnh của mình khi nguồn vốn hoạt động tăng lên 112,8 lần (2001), 107 lần (2002), 145 lần (2003) Ta có thể thấy rõ điều này qua bảng sau:

Do đặc thù của ngành xây dựng là sản xuất có thể kéo dài trong nhiều kỳ, nhiều năm, thu hồi vốn chậm nên công ty thờng xuyên phải huy động vốn thông qua vay ngắn hạn,dài hạn ở ngân hàng hoặc chiếm dụng vốn của các bên đối tác (nhà cung cấp, khách hàng ) nh: mua chịu, trả chậm, nhận tiền ứng trớc của bên A, nợ tiền mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, lơng nhân công lao động, nên tỷ lệ nợ phải trả/tổng tài sản(%) rất cao Ta có thể thấy rõ qua bảng sau:

Bảng 2: Mối tơng quan tổng tài sản và nợ phải trả của Công ty Đơn vị: Đồng

Tổng tài sản 47.257.932.745 45.075.470.797 61.026.533.041Nợ phải trả 43.925.110.389 41.710.478.683 57.136.907.793

Các công trình thi công thờng có quy mô lớn, tốc độ nhanh, tiến độ gấp rút, thu hồi vốn theo từng gói thầu theo sự thỏa thuận giữa hai bên nên tài sản lu động (gồm tiền vay ngân hàng, tiền mặt, phải thu khách hàng, trả trớc cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, chi phí sản xuất dở dang ) chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản của doanh nghịêp.

Bảng 3: Mối tơng quan giữa tổng tài sản và tài sản lu động.

Đơn vị: Đồng

Tổng tài sản 47.257.932.745 45.075.470.797 61.026.533.041TSLĐ 44.303.373.212 42.679.820.733 59.230.243.285

Khả năng thanh toán nhanh của công ty.

Bảng 4: Khả năng thanh toán nhanh của công ty

Đơn vị: Đồng

Tiền hiện có 1698.805.212 1.595.019.667 2.962.541.498Nợ ngắn hạn 43.925.110.389 41.710.478.683 57.136.907.493

Trình độ CBCNV:

- Cán bộ có trình độ đại học và trên đại học: 85, trong đó Nữ: 23- Cán bộ có trình độ trung cấp, cao đẳng: 21, trong đó Nữ: 7- Công nhân kỹ thuật: 311, trong đó Nữ: 44- Lao động phổ thông, tạp vụ: 2, trong đó Nữ: 1

Tuỳ vào đặc điểm của từng công trình (cần nhiều lao động phổ thông tay chân không cần trình độ cao, giá cả đời sống, chi phí sinh hoạt tại nơi thi công rẻ, địa điểm thi công ở xa ) hoặc theo sự thoả thuận với bên A nh: phía bên A sẽ cung cấp lao động hay công trình đợc xây dựng nhằm mục đích tạo công ăn việc làm cho lao động

ở địa phơng v v mà Công ty đa các đội xây lắp sẵn có hoặc không cần huy động các đội xây lắp mà tận dụng nguồn lao động sẵn có ở địa phơng để tiết kiệm chi phí.

Đối với công nhân viên và lao động thuê ngoài Công ty có những quy định về việc thực hiện chế độ lơng bổng nh sau:

+ Hợp đồng giao khoán, bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo mẫu biểu, có chữ ký ngời chấm công, ngời giao khoán, nhận khoán, kỹ thuật xác nhận chất lợng công việc, hợp đồng làm khoán phải đợc chấm công và bảng chấm lơng có chữ ký của từng ngời trong tổ.

+ Bảng tạm ứng lơng kỳ I phải lập danh sách từng ngời, từng tổ sản xuất, không đợc ghi gộp vào tên tổ trởng, cuối tháng thanh toán lơng kỳ II phải căn cứ vào hợp đồng giao khoán, bảng chấm công khoán và công thời gian để lên bảng lơng Bảng thanh toán lơng yêu cầu phải rõ ràng, không đợc tẩy xoá Tiền lơng đợc phát đến tận tay ngời lao động, trờng hợp đặc biệt nhận thay phải ghi rõ tên ngời ký nhận thay.

+ Đối với chứng từ lơng (hợp đồng giao khoán, bảng chấm công thời gian và bảng thanh toán lơng): Khi nhận tiền ứng kỳ I, tháng sau phải nộp chứng từ thanh toán lơng tháng trớc về phòng tài chính kế toán để tập hợp làm cơ sở cho việc trích các khoản nh kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, và làm nghĩa vụ đối với nhà nớc.

+Công ty quy định việc trả lơng cho cán bộ CNV 1 tháng 2 kỳ, kỳ I lơng tạm ứng ngày 20 của tháng, kỳ II lơng thanh toán vào ngày 10 của tháng sau Chứng từ xin tạm ứng và thanh toán lơng gửi về Công ty trớc 2 ngày để làm thủ tục (ngày 18 và ngày 08 hàng tháng) Thông qua phòng Kinh tế – Kế hoạch – Kỹ thuật xác nhận khối lợng, phòng Tổ chức lao động kiểm tra trớc khi thanh toán.

+ Định kỳ hàng tháng Công ty nộp nghĩa vụ theo quy định của Bộ luật lao động: 15% BHXH, 2% mua BHYT, 2% (tổng quỹ lơng ) kinh phí công đoàn Ngoài ra Công ty còn chi trả tiền lơng nghỉ phép, chi phí cho công tác huấn luyện, phụ cấp an toàn viên, mua sắm dụng cụ an toàn và trang bị Bảo hộ lao động đối với lực lợng lao động dài hạn của Công ty; chi khen thởng thi đua, lợi nhuận cuối năm, trả lơng và mọi chi phí phục vụ cho khối cơ quan.

Tình hình thu nhập của công nhân viên có thể thấy rõ qua bảng lơng trong các năm:

B¶ng 5: Thu nhËp cña c«ng nh©n viªn.

B¶ng 6: Doanh thu, lîi nhuËn, c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch.

1.385.263.3621.093.681.125743.759.752

III- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.

1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty.

Bộ máy tổ chức của Công ty xây dựng số 34 đợc tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Giám đốc công ty, giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc phụ trách các mảng khác nhau, bên cạnh đó Kế toán trởng giúp đỡ Giám đốc quản lý về mặt tài chính, tiếp theo đó là các phòng ban chức năng, các đội xây dựng và các xí nghiệp xây lắp Ta có thể có những hình dung ban đầu về bộ máy tổ chức quản lý của Công ty qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty.

Giám đốc công ty

Phó giám đốc Phó giám đốc

PHòng phòng phòng phòng phòng TCHC tckt ktkh kttc qltbvt

xnxd xnxd xnxd xnxd đội xd đội xd đội xd các đội tổ tổ bảo số 1 số 2 số3 số 4 số 2 số 5 số 6 công pvcg vệ

trình

chi nhánh tại vpđd tại bắc giang

2.Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận, phòng ban.

- Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, tổng giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt đồng của Công ty Giám đốc có quyền hạn cao

nhất trong Công ty nh: Tổ chức, điều hành các hoạt động của Công ty, xây dựng các phơng án, kế hoạch mở rộng đầu t, liên doanh, liên kết

- Phó giám đốc Công ty: Phó giám đốc Công ty giúp việc cho Giám đốc theo phận sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty.

- Kế toán trởng Công ty: Kế toán trởng Công ty giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức việc thực hiện phân công công tác kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.

- Các phòng ban chức năng:*Phòng tài chính kế toán (TCKT):

+ Hàng tháng căn cứ vào khối lợng các đơn vị thực hiện đã đợc kiểm tra, xác nhận từng công trình để cho vay vốn theo quy chế sau khi đợc Giám đốc phê duyệt.

+ Kiểm tra việc sử dụng vốn vay của các đơn vị để đảm báo chi đúng mục đích và nâng cao hiệu quả của đồng vốn.

+ Kiểm tra việc báo cáo hạch toán thu chi của các đơn vị theo mẫu biểu Công ty hớng dẫn, các chứng từ vật t, tiền lơng và chứng từ chi khác theo quy định của nghị định 59/CP và các Thông t hớng dẫn của Bộ Tài Chính, nếu phát hiện có sai sót hoặc cha hợp lý yêu cầu đơn vị sửa ngay để đảm bảo tính chính xác của số liệu.

+ Kết hợp với phòng TCHC và phòng KTKH và các đơn vị để lập kế hoạch thu hồi vốn, đôn đốc và cùng các đơn vị trực thuộc thu hồi vốn hàng tháng.

+ Hạch toán giá thành, phân tích hoạt động kinh tế của Công ty trên cơ sở các Thông t hớng dẫn của Bộ tài Chính và Chế độ chính sách của Nhà nớc.

* Phòng kinh tế- kế hoach- tiếp thị

+ Là đầu mối trong công tác tiếp thị tìm kiếm công việc và chuẩn bị hồ sơ dự thầu và đấu thầu.

+ Nhận hồ sơ thiết kế, dự toán và các tài liệu có liên quan để giao lại cho đơn vị nhận thi công, là đầu mối giao tài liệu quyết toán trớc khi trình Giám đốc ký duyệt, nhận tài liệu khi đã đợc chủ đầu t và đơn vị chủ quản phê duyệt để sao gửi cho các đơn vị và phòng ban có liên quan.

+ Tham gia cùng đơn vị tính toán điều chỉnh bổ sung đơn giá, xây dựng đơn giá đối với những công việc khác biệt, kiểm tra dự toán, quyết toán của các công trình trớc khi trình giám đốc.

+ Chuẩn bị mọi thủ tục giao nhiệm vụ cho đơn vị thi công sau khi đã đợc Giám đốc Công ty giao việc.

+ Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu với bên A, theo dõi đơn vị thi công trong quá trình thực hiện hợp đồng để điều chỉnh hoặc bổ sung (nếu có thay đổi thiết kế hoặc khối lợng phát sinh).

+ Kết hợp với đơn vị trực thuộc tiến hành thanh lý hợp đồng giữa Công ty với bên A sau khi công trình hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng.

+ Kiểm tra, tính toán xác nhận khối lợng thực tế thực hiện của các đơn vị hàng tháng để Giám đốc Công ty ký duyệt tạm ứng tiền mua vật t, tạm ứng tiền lơng và các chi phí khác khi cha có quyết toán A- B và làm cơ sở cho quyết toán chính thức.

+ Lập và kết hợp với đơn vị trực thuộc để lập biện pháp ttổ chức thi công, kèm theo biện pháp an toàn lao động cho các công trình.

+ Kiểm tra, giám sát tiến độ, kỹ thuật, chất lợng an toàn bảo hộ lao động các công trình theo chức năng nhiệm vụ.

* Phòng Kỹ thuật thi công AT:

+ Theo dõi giám sát quá trình thi công trên các công trình của các đội, xí nghiệp, các công trình trực thuộc Công ty: nghiệm thu, bàn giao công trình.

+ Quản lý kỹ thuật công trình, kiểm tra khối lợng thực hiện các công trình, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật và chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc.

Qu¶n lý vµ cÊp ph¸t v¨n phßng phÈm

Phần II- tổ chức hệ thống kế toán

I- đặc điểm của bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc, ở các xí nghiệp xây lắp, đội xây dựng không có bộ máy kế toán Phòng kế toán của Công ty có 6 ngời, gồm 1 Kế toán trởng và 5 Kế toán viên, dới nữa là các nhân viên kế toán của các đội, xí nghiệp Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình sau:

Kế toán trởng

Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toántổng hợp CPSX thuế – lơng TSCĐ-VT quỹ

Nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Ngoài chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán còn có chức năng làm công tác kế toán Nhiệm vụ chính của công tác kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các Báo cáo tài chính Phòng kế toán gồm các thành viên:

*Kế toán tr ởng:

+ Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện + Chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính nói chung từ các đoàn đội, các phòng ban đến các xí nghiệp trực thuộc.

+ Nghiệm thu khối lợng công trình đã hoàn thành cho các xí nghiệp trực thuộc, cùng các phòng chức năng xây dựng cơ chế quản lý, kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới.

+ Liên hệ với các cơ quan chủ quản nh ban tài chính Tổng Công ty, Tổng cục thuế, Cục quản lý doanh nghiệp

*Kế toán tổng hợp:

+ Vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng.

+ Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của khối cơ quan, Công ty.

+ Tổng hợp bảng cân đối phát sinh của các đội xây lắp, các xí nghiệp trực thuộc để lập bảng cân đối phát sinh toàn Công ty.

+ Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài chính và hoạt động thu nhập bất thờng.

+ Lập báo cáo tài chính toàn Công ty.*Kế toán chi phí sản xuất và giá thành:

+ Tập hợp và kết chuyển các chi phí nhân công, nguyên vật liệu trực tiếp, các chi phí khác.

+ Tổng hợp biểu chi phí giá thành công trình của các đơn vị trực thuộc + Kết chuyển giá thành và tính lãi- lỗ từng công trình.

*Kế toán thuế và tiền l ơng :

+ Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT đầu vào của các đơn vị khoán để lập bảng kê thuế GTGT với Cục thuế Hà nội, lập bảng kê khai thuế GTGT đầu ra.

+ Xác định thuế GTGT phải nộp và đợc khấu trừ hàng tháng.

+ Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc.

+ Căn cứ bảng kê phân bổ tiền lơng hàng tháng để báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị làm việc tại các công trình về phòng Tổ chức lao động tiền lơng theo mẫu quy định tại Công ty.

+ Vào sổ tổng hợp vật t, công cụ dụng cụ.

+ Lên bảng kê và hạch toán cũng nh vào thẻ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật t.

+ Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ các đơn vị.

II Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại đơn vị.

- Hệ thống sổ kế toán gồm: 1 Sổ quỹ tiền mặt 2 Sổ tiền gửi ngân hàng 3 Nhật ký chung

4 Sổ cái tiền mặt

5 Sổ cái tiền gửi ngân hàng- Hệ thống chứng từ sử dụng:

+ Tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi.

+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.

+ Tiền lơng:Bảng chấm công và chia lơng, Bảng thanh toán lơng chi tiết, Bảng tổng hợp thanh toán lơng, Bảng phân bổ lơng.

+ Chi phí: Bảng kê chi phí vật liệu, Bảng kê chi phí nhân công, Bảng kê chi phí máy thi công, Bảng kê chi phí khác, Bảng kê chứng từ chi phí.

- Hình thức ghi sổ đợc Công ty áp dụng là hình thức Nhật lý chung

Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vu kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (NKC) Sau đó căn cứ

vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho 2 tài khoản có liên quan.

Phần mềm Công ty sử dụng là phần mềm kế toán CAP 3.00 do Công ty phát triển tin học Bình Minh viết riêng cho toàn Công ty Trình tự tổ chức sổ sách kế toán đợc mô tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Trình tự ghi chép sổ sách

Chứng từ gốc

Nhật ký chung Sổ/thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

- Hình thức hạch toán kế toán tại Công ty xây dựng số 34 là hình thức hạch toán kế toán tập trung.

Các chứng từ kế toán Phòng TCKT Sổ kế toán của đội, xí nghiệp trực thuộc

Theo hình thức này toàn công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất để tập trung giải quyết toàn bộ công tác kế toán Còn ở các bộ phận trực thuộc không tổ chức hạch toán riêng mà chỉ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu Định kỳ chuyển chứng từ về phòng tài chính kế toán công ty để kiểm tra và ghi sổ tổng hợp, sổ kế roán chi tiết toàn bộ các

nghiệp vụ, các hệ thống tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận công ty Cuối tháng, quý, năm lập báo cáo tài chính toàn công ty.

- Hệ thống Báo cáo tài chính:

Theo chế độ kế toán hiện hành tại Công ty xây dựng số 34 định kỳ mỗi quý Kế toán tổng hợp tiến hành khoá sổ các tài khoản, ghi các bút toán điều chỉnh, tính ra các số d cuối kỳ của các tài khoản, dựa vào đó lập các khoản mục trên các báo cáo tài chính để cung cấp cho các đối tợng quan tâm( Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, cục thuế, Giám đốc Công ty ) về thực trạng hoạt động tài chính của Công ty Các báo cáo tài chính mà Công ty phát hành bao gồm:

+ Bảng cân đối kế toán( BCĐKT)

+ Báo cáo kết quả kinh doanh(BCKQKD) + Báo cáo lu chuyển tiền tệ( BCLCTT) + Thuyết minh báo cáo tài chính(TMBCTC)

Các BCĐKT, BCLCTT, TMBCTC đợc lập theo biều mẫu thông dụng do chế độ ban hành.

Riêng BCKQKD thì có sự khác biệt vì ngoài 3 phần ( PhầnI: Lãi – lỗ, Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc, Phần III: thuế GTGT đợc khấu trừ, đ-ợc giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa) còn có thêm phần IV: Báo cáo giá thành, doanh thu công trình, hạng mục công trình Đây là biểu mẫu đợc dùng phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp áp dụng bắt buộc đối với từng đơn vị xây lắp Trong đó cung cấp cho ngời sử dụng các thông tin về giá thành sản xuất sản phẩm xây lắp và giá thành toàn bộ (bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp).

III Tổ chức các phần hành của đơn vị

1 Kế toán vốn bằng tiền

Trong mọi doanh nghiệp tiền là một loại tài sản có tính “lỏng” cao, nó có thể dễ dàng chuyển sang một hình thái khác mà vẫn giữ nguyên giá trị Do vậy tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tiền đợc sử dụng để tạo các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất Tiền còn là phơng tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng kinh tế

Cũng nh các đơn vị khác, tiền tại Công ty xây dựng số 34 tồn tại dới 2 hình thức: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi (Ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác)

a Hạch toán tiền mặt

- Hệ thống tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động tăng giảm lợng tiền mặt tại quỹ, Kế toán Công ty đã sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” Tài khoản này đợc chi tiết thành: 1111 “Tiền Việt Nam”.

- Hệ thống chứng từ sử dụng:

Theo chế độ hiện hành và theo quy định quản lý của Công ty mọi khoản thu chi tiền mặt phải có Phiếu thu và Phiếu chi Các Phiếu thu, Phiếu chi này luôn phải đi kèm với các chứng từ chứng minh nội dung của khoản thu hoặc khoản chi nh:

+ Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy đề nghi nộp tiền + Bảng thanh toán lơng + Giấy nộp tiền BHXH

Do đặc thù của Công ty là khoán gọn công việc cho các đội, các xí nghiệp theo hình thức tàm ứng tiền, nên khi các đội có nhu cầu vay tiền Công ty sẽ tiến hành vay ngân hàng Thủ quỹ sử dụng một loại sổ đặc biệt: Sổ theo dõi tiền về hàng ngày các công trình để theo dõi số tiền cần vay đã vay đợc cha Mẫu sổ nh sau:

Sổ theo dõi tiền về hàng ngày các công trình

Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền

Ngời nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền

Phòng kế toán Xem xét ký duyệt công ty

Kế toán thanh toán Lập phiếu thu

Kế toán trởng, Ký duyệt phiếu thu Thủ trởng đơn vị

Thủ quỹ Thu tiền nộp vào quỹ

Kế toán thanh toán Bảo quản, lu trữ

+ Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế, giấy đồng ý thanh toán từ phía chủ đầu t.v.v Ngời nộp tiền (Khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng Tài chính kế toán.

+ Tại đây Kế toán thanh toán sẽ xem xét phiếu thu và chuyển chờ Kế toán trởng ký duyệt Phiếu thu đợc lập làm 3 liên: 1 liên kế toán thanh toán lu lại, 1 liên giao cho ngời nộp tiền, liên còn lại gửi thủ quỹ.

+ Sau khi phiếu thu tiền đợc Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị ký xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền đúng theo số tiền ghi trên phiếu thu Đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới Kế toán thanh toán.

*Các nghiệp vụ chi tiền:

Các khoản chi ở Công ty xây dựng số 34 chủ yếu là chi tạm ứng cho các công trình, chi trả lơng quản lý, chi nộp ngân sách, chi thanh toán với các nhà cung cấp xi măng Nghi Sơn và sắt thép TISCO ở đây ta xét trờng hợp đặc trng là chi tạm ứng, đ-ợc mô tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tạm ứng.

Ngời xin chi tiền Lập giấy đề nghị chi tiền

Phòng kế hoạch Xem xét ký duyệt kỹ thuật

Kế toán thanh toán Lập phiếu chi

Kế toán trởng, Ký duyệt phiếu chi Thủ trởng đơn vị

Thủ quỹ Chi tiền

+ Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, lao động thuê ngoài và các chi phí khác ngời xin chi tạm ứng (thờng là các chủ nhiệm công trình, đội trởng đội xây dựng) sẽ viết giấy vay tạm ứng Trong đó nêu rõ mục đích tạm ứng, số tiền xin tạm ứng.

+ Giấy đề nghị tạm ứng này đợc gửi để phòng Kinh tế kế hoạch, trên cơ sở khối lợng thực tế đơn vị thực hiện đợc, trởng phòng sẽ ký xác nhận để xác định số tiền mà đội đề nghị là hợp lý, phù hợp.

+ Sau đó giấy đề nghị tạm ứng đợc đa đến phòng Tài chính kế toán, Kế toán trởng sẽ ký duyệt sau khi đã xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % đợc hởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty.

+ Tiếp theo đó, Giám đốc Công ty sẽ ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật t, tạm ứng lơng và các chi phí khác khi cha có quyết toán A-B theo yêu cầu của đội, xí nghiệp.

+ Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết, các chữ ký, giấy đề nghị vay tạm ứng sẽ đợc gửi lại phòng Kế toán Kế toán thanh toán lập phiếu chi (lập 3 liên: 1 liên gửi ngời nhận tiền, 1 liên lu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ).

+ Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời ghi và sổ quỹ và báo cáo quỹ.

+ Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ cuối cùng là kẹp các chứng từ liên quan đa vào sổ theo dõi theo tháng.

- Hệ thống sổ sách sử dụng:*Sổ sách tổng hợp

Sổ sách tổng hợp mà Công ty áp dụng là: Sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 1111, không áp dụng nhật ký thu- chi tiền mặt.

Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán thanh toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung, đồng thời phản ánh vào Sổ cái TK1111 Cuối ngày, kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu so sánh với thủ quỹ về số tiền để kiểm tra tính hợp lý Cuối tháng, hoặc cuối quý kế toán tiến hành cộng dồn xác định số d để đa lên báo cáo kế toán.

- Việc hạch toán tiền mặt tại Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt

TK1121 TK1111 TK1413 Rút TGNH Chi tạm ứng cho các đội

TK131 TK152,211 Khách hàng thanh toán Chi mua vật liệu, TSCĐ

hoặc ứng trớc

TK311 TK334,338 Vay ngắn hạn ngân hàng Chi trả lơng, BHXH

TK711,515 TK333 Thu nhập tài chính, Chi nộp ngân sách

bất thờng

TK511 TK331 Thu TM từ bán hàng Chi trả nhà cung cấp

và cung cấp dịch vụ

b Hạch toán tiền gửi ngân hàng.

- Công ty xây dựng số 34 sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để hạch toán, tuy nhiên khác với đơn vị bạn, Công ty chi tiết TK 112 theo từng đối tợng tín dụng Cụ thể:

TK 11211: Tiền gửi VNĐ tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam TK 11212: Tiền gửi VNĐ tại Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân

TK 11214: Tiền gửi VNĐ tại Sở giao dịch I Đầu t và phát triển Việt Nam- Hệ thống chứng từ sử dụng:

Để ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ, Công ty uỷ nhiệm cho ngân hàng thông qua các chứng từ gốc nh: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Các chứng từ này thờng đi kèm các hoá đơn và các chứng từ khác để minh chứng cho nội dung thu chi hộ Ví dụ:

+ Hoá đơn GTGT, giấy đề nghị vay tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt, bảng kê nộp BHXH, giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản

+ Quyết toán A-B, giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, uỷ nhiệm thu của khách hàng

- Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH

Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi

Kế toán thanh toán Lập UYC, UYT

Kế toán trởng Xem xét ký duyệt

Thủ trởng đơn vị Ký duyệt

Ngân hàng Thực hiện dịch vụ

Kế toán thanh toán Lu trữ và bảo quản

+ Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liệu, TSCĐ đối với nhà cung cấp, các dịch vụ đối với nhà thầu phụ, Kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi (UYC), uỷ nhiệm thu (UYT) Các chứng từ này đợc lập thành 4 liên, đặt giấy than viết một lần nhng phải ký trực tiếp trên cả 4 liên bởi Kế toán thanh toán, Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị 4 liên đợc gửi cả đến ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan (Hoá đơn GTGT, bảng kê BHXH, giấy nộp tiền vào ngân sách ).

+ Ngân hàng sẽ kiểm tra số d TGNH của Công ty, so sánh đối chiếu với số tiền trên UYC, UYT và thực hiện dịch vụ: Gửi 1 liên tới đối tợng thanh toán, 1 liên đến ngân hàng nhận hoặc chi tiền, 1 liên ngân hàng giữ lại lu trữ và bảo quản, liên cuối cùng ngân hàng sẽ gửi trả lại Công ty kèm theo Giấy báo số d khách hàng (ghi rõ số TGNH d đầu ngày, số tiền đã chuyển và đã nhận trong ngày, cũng nh số TGNH d cuối ngày) và Phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn (thông báo dịch vụ của ngân hàng, lệ phí cộng với phần thuế GTGT của dịch vụ này).

+ Sau khi nhận đợc UYC, UYT do ngân hàng trả lại, Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết và lu trữ UYC, UYT đợc lu trữ cùng với Hoá đơn

GTGT, Giấy báo số d khách hàng, Phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn trong tập chứng từ theo dõi theo tháng.

- Sổ sách tổng hợp: Do Công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung nên sổ sách tổng hợp đợc sử dụng bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK11211, 11212, 11214.

- Sổ sách chi tiết: Hàng ngày, căn cứ vào các UYC, UYT đợc thực hiện bởi các ngân hàng khác nhau, Kế toán thanh toán sẽ ghi vào sổ chi tiết TK TGNH tại các ngân hàng.

- Sơ đồ hạch toán TGNH

Việc hạch toán kế toán TGNH của Công ty tơng tự nh hạch toán kế toán tiền mặt.

2 Hạch toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Tại Công ty xây dựng số 34 nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành công trình Các loại nguyên vật liệu bao gồm: gạch, đá, cát sỏi, vôi vữa, xi măng sắt thép các nguyên vật liệu này tham gia một lần vào quá trình sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị công trình.

- Tài khoản sử dụng: do Công ty hoạt động theo hình thức khoán gọn công việc nên việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu không phải là trách nhiệm của Công ty Công ty chỉ tạm ứng tiền chứ không tạm ứng nguyên vật liệu cho công trình Vì vậy, để theo dõi nguyên vật liệu, kế toán tại công ty sử dụng các tài khoản sau:

+ TK 152: nguyên vật liệu TK này đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản 152- Xi măng, 152- Sắt thép.

+ TK 621: chi phí nguyên vật liệu ở các đội, xí nghiệp.

- Hệ thống chứng từ sử dụng:Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu, các chứng từ đợc sử dụng bao gồm: Phiếu nhập kho (PNK), Phiếu xuất kho (PXK).

- Quy trình luân chuyển chứng từ:

* Đối với nguyên vật liệu ở kho Công ty

Không giống nh những Công ty khác, nguyên vật liệu đợc sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất, ở Công ty xây dựng số 34 nguyên vật liệu đợc mua về chủ yếu

nhằm mục đích kinh doanh Nguyên vật liệu chủ yếu đợc mua lu kho Công ty là xi măng và sắt thép Các nguyên liệu này đóng vai trò là hàng hoá do đó khi xuất bán kế toán ghi tăng giá vốn đồng thời phản ánh doanh thu.

Nguyên vật liệu quản lý tại kho công ty theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, giá xuất kho là giá bình quân sau mỗi lần nhập.

+ Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT do cán bộ thu mua gửi về, nhân viên phụ trách cung tiêu sẽ lập Phiếu nhập kho (PNK): Thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ, nhập kho hàng hoá sau đó giải các chứng từ liên quan tới phòng Tài chính kế toán; Kế toán vật t tiến hành ghi sổ chi tiết, lập thẻ kho, ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản lu trữ.

+ Đối với nghiệp vụ xuất kho: Nguyên vật liệu xuất kho là phục vụ cho mục đích kinh doanh nên quy trình này đợc bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng Trình tự luân chuyển nh sau:

Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho vật t tại kho Công ty Khách hàng Hoá đơn bán hàng

Bộ phận phụ Phiếu xuất kho trách cung ứng

Thủ kho Xuất kho

Kế toán trởng, Ký duyệt Thủ trởng đơn vị

Kế toán vật t Lu trữ bảo quản

Trên cơ sở hoá đơn bán hàng gửi đến đợc Thủ trởng đơn vị duyệt, cán bộ phụ trách cung ứng sẽ lập Phiếu xuất kho Sau đó PXK chuyển tới thủ kho, thủ kho căn cứ vào số lợng, chủng loại (xi măng, sát thép) tiến hành xuất kho (theo giá bình quân sau mỗi lần nhập) Phiếu xuất kho cùng với hoá đơn bán hàng sau khi đợc ký duyệt bởi Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị thì chuyển tới phòng Tài chính kế toán

Tại đây, Kế toán vật t phản ánh vào sổ tổng hợp Sau đó kẹp các chứng từ có liên quan cùng với phiếu xuất kho bảo quản lu giữ theo từng quyển.

* Nguyên vật liệu tại kho công trình.

Kế toán ở đơn vị không theo dõi tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu ở kho công trình mà các công trình sẽ làm nhiệm vụ này Các công trình sẽ tự quản lý nguyên vật liệu, tự tìm kiếm nguồn cung cấp (thậm chí tự khai thác các nguyên vật liệu nh tre nứa, cát sỏi ), tự xuất dùng, tự lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho (mẫu do công ty ban hành), ngoài ra còn làm cả nhiệm vụ định khoản trên các phiếu xuất- nhập kho nói trên.

Các công trình khi nào có nhu cầu nguyên vật liệu thì mới mua về đồng thời cũng xuất ngay, do đó giá xuất kho nguyên vật liệu tại chân công trình là giá thực tế đích danh Khi phát sinh nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu (mua ngoài) nhân viên kế toán ở đội sẽ tiến hành định khoản nh sau:

Nợ TK 152, 153: Giá mua cả thuế GTGT

Có TK 3386: Nhập chi phí sản xuất (đơn vị khoán gọn)Khi xuất dùng nhân viên kế toán đội ghi:

Nợ TK 621, 627: Ghi tăng chi phí sản xuất

Có TK 152, 153: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng.

Định kỳ cuối tháng nhân viên kế toán hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang hoá đơn GTGT cùng với Phiếu xuất- nhập kho nộp về Công ty để Kế toán phụ trách đội, xí nghiệp tổng hợp và lập Bảng kê chi phí.

Mẫu số 2: Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu

Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu

Số hiệu Ngày tháng Nội dung chi phí Tổng số tiền

Trong đó chi tiếtVL-621 1331Tổng cộng

- Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết: