Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường đầy những biến động .Các chiến lược kinh doanh, thời cơ và cơ hội chính là những yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp . Vì vậy để có thể tồ

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường đầy những biến động Các chiến lượckinh doanh, thời cơ và cơ hội chính là những yếu tố quyết định sự thành bại củadoanh nghiệp

Vì vậy để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế mới,mỗi doanh nghiệpphải tìm ra cho mình một chiến lươc kinh doanh phù hợp với yêu cầu khắcnghiệt của thị trường mà khâu vô cùng quan trọng đó là tiêu thụ sản phẩm Đâylà khâu cuối cùng, trực tiếp quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh của mỗidoanh nghiệp Hạch toán chính xác việc tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ làcơ sở để doanh nghiệp tìm ra lời giải cho bài toán lựa chọn giá cả, số lượng hàngbán và phương thức tiêu thụ hiệu quả nhất Do tính chất dặc trưng của khâu tiêuthụ là không tuân theo một quy trình nhất định mà diễn ra rất phong phú, đadạng nên các nhà quản lý cần linh động, biết tận dụng tôi đa mọi lợi thế và khắcphục những hạn chế của doanh nghiệp.

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác bán hàng và xácđịnh kết quả kinh doanh.Trong thời gian thưc tập tại công ty TNHH Hỗ Trợ ĐầuTư Hợp Tác Kinh Tế và Chuyển Giao Công Nghệ - 68 Lê Văn Hưu – Hà Nội(IET.Co.,LTD) , được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán của công ty và

sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo:Trần Thị Kim Oanh em đã chọn đề tài :

“Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công tyTNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ”

Kết cấu bài viết của em gồm 3 phần :

Phần I : Khái quát chung về Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp TácKinh Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ (IET Co.,LTD ).

Phần II : Thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và ChuyểnGiao Công Nghệ (IET Co.,LTD ).

Phần III: Nhận xét và đánh giá chung quy mô hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư, Hợp Tác Kinh Tế và chuyểngiao công nghệ (IET Co.,LTD)

PHẦN I

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH HỖ TRỢ ĐẦU TƯ HỢPTÁC KINH TẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

(IET CO , LTD) 1 Quá trình hình thành:

- Công ty TNHH Hỗ trợ Đầu tư Hợp tác kinh tế và chuyển giao côngnghệ được thành lập vào tháng 10 năm 2000.

- Khi mới thành lập, công ty lúc đó chỉ là Trung tâm Hợp tác kinh tế vàchuyển giao công nghệ, thuộc Quản lý Khoa học, Bộ Khoa học Công Nghệ

- Tháng 10 năm 2002 ,Trung Tâm Hợp tác kinh tế và chuyển giao Côngnghệ tham gia ra thành viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam

- Trụ sở chính của công ty đặt tại 68 Lê Văn Hưu, Hà Nội Trong từng giaiđoạn phát triển, công ty thành lập các chi nhánh trực thuộc, các văn phòng đạidiện trong nước và nước ngoài

- Tên công ty : Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế vàChuyển Giao Công Nghệ ( IET Co., LTD )

- Trụ sở chính : Số 68 Lê Văn Hưu , Quận Hai Bà Trưng , Hà Nội - Điện thoại : 04 9454171 /9454181

- Fax : 04 9454191

- Email : ietvietnam@hn.vnn.vn

- Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh :

- Địa chỉ : Số 10 Nguyễn Cảnh Chân , Quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại : 08 8373303

- Fax : 08 8373305 - Văn phòng đại diện tại Đức :

- Địa chỉ : No ABC- GMBH

D – 31162 BAD – SALZDETPURTH Germany- Điện thoại : 49506390710

* Công ty Hỗ trợ và đầu tư hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ(IET.Co LTD ) là một công ty trực thuộc Hội kinh tế Việt Nam

* Quyết định thành lập công ty số 0102006597 ngaỳ 28 tháng 10 năm2002 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội cấp

* Giấy phép hoạt động Hỗ trợ Đầu tư nước ngoài số 07/ BAH – CCHNngày 24/ 11/2002 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp

* Giấy phép hoạt động sở hửu công nghiệp số 112/ QĐ -PCQL ngày 01/01/2003 do cục Sở hữu Công nghiệp – Bộ Khoa học Công nghệ cấp

- Vốn kinh doanh : Vốn cố định : 7.000.000.000 Vốn lưu động : 3.000.000.000 - Hình thức hoạt động : Công ty TNHH.

Lĩnh vực hoạt động của Công ty IET là Hỗ trợ Đầu tư hợp tác kinh tế vàchuyển giao Công nghệ , khoa học kỹ thuật, sở hữu công nghiệp , đầu tư và quảntrị kinh doanh cho các tổ chức trong nước và nước ngoài

2 Quá trình phát triển :

- Sau vài năm, kể từ ngày thành lập Mô hình hoạt động kinh doanhcủa công ty ngày được mở rộng và phát triển mạnh Do vậy , tháng 10 năm2002 Trung Tâm được chuyển thành tên công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư HợpTác Kinh Tế và Chuyển giao Công nghệ ( IET Co LTD ), trực thuộc hội kinhtế Việt Nam

- Trải qua hơn 3 năm xây dựng và trưởng thành , cũng là hơn 3 nămhọc hỏi và chịu sự thử thách của kinh tế thị trường, giờ đây công ty IET với sựlãnh đạo thống nhất, năng động của bộ máy quản lý Công ty, công ty đã dần ổnđịnh tổ chức, đứng vững về mọi mặt kinh doanh quản lý kinh tế

- Hiện nay, trong cơ chế hoạch toán kinh doanh của nền kinh tế thị

trường , mục tiêu chiến lược của Công ty là “ Lấy chất lượng sản phẩm làm yếu

tố hàng đầu ’’ tạo niềm tin khi khách hàng đến với công ty

- Bằng kiến thức, kỷ năng va kinh nghiệm phong phú của mình , IETluôn luôn hoạt động với phương châm :

+ Hiểu rõ mong muốn và hoàn cảnh của khách hàng trước khi tiếnhành cung ứng các dịch vụ.

+ Giúp khách hàng làm các việc đúng ngay từ đầu, trước khi làm đúngcác việc

+ Huy động mọi nguồn lực có thể có để phục vụ khách hàng một cáchthông minh , tận tình, trung thực

+ Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn kinh doanh có hiệu quả , đápứng nhu cầu ngày càng tăng không những về chỉ tiêu số lượng mà cả về chấtlượng sản phẩm của mình đối với khách hàng.

+ Công ty không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh cả về chiều rộng vàchiều sâu, đầu tư mua sắm máy móc thiết bị , nâng cao trình độ nghiệp vụ chocác nhân viên trong công ty, nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chấtlượng sảm phẩm

3 Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty :

3.1 Tư vấn , hỗ trợ về chuyển giao công nghệ:

* Đánh giá công nghệ, lựa chọn công nghệ và phương thức chuyển giaocông nghệ thích hợp (chú trọng công nghệ chế biến ,các lĩnh vực công nghệcao)

* Lượng định công nghệ giá trị, xác định phương thức, điều kiện thanh toánphí chuyển giao công nghệ

* Đàm phán, soạn thảo hợp đồng chuyển giao công nghệ * Giám sát quá trình chuyển giao công nghệ

3.2 Tư vấn ,hỗ trợ về đầu tư và phát triển :

* Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu cơ hội đầu tư, nghiên cứu xác địnhmục tiêu tài trợ.

* Đánh giá, lựa chọn đối tác đầu tư,đối tác thương mại

* Nghiên cứu tiền khả thi, thẩm định tính khả thi của dự án ( ưu tiên côngnghiệp và phát triển hạ tầng ), phân tích rủi ro

* Dàn xếp chính, lựa chọn nguồn tài trợ thích hợp

* Hỗ trợ đàm phán, soạn thảo hợp đồng liên doanh, điều lệ công ty liêndoanh, công ty 100% vốn nước ngoài, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữuhạn Lập hồ sơ xin cấp giấy phép đầu tư ( trong nước, nước ngoài ), giấy phépthành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

* Soạn thảo các chương trình, các dự án tài trợ có mục đích nhân đạohoặc phát triển cộng đồng ( tạo việc làm, cải thiện điều kiện y tế giáo dục ….)

* Đánh giá tác động môi trường của dự án, lựa chọn phương án bảo vệ,cải thiện môi trường

3.3 Tư vấn về đấu thầu theo thông lệ quốc tế:

* Đấu thầu xây dựng

* Đấu thầu mua sắm trang thiết bị* Đấu thầu về tổ chức triển lãm

3.4 Tổ chức và đại diện pháp lý về sở hữu công nghiệp :

* Lập hồ sơ đăng ký các đối tượng sáng chế ,giải pháp hữu ích, nhãnhiệu hàng hoá ,nhãn hiệu hàng hoá, kiểu dáng công nghiệp và quyền tác giả

* Tra cứu các đối tượng sở hữu công nghiệp

* Đại diện pháp luật trong việc xử lý các tranh chấp về quyền sở hữucông nghiệp và độc quyền về thiết bị công nghệ.

* Hỗ trợ đàm phán, soạn thảo kiểm tra hợp đồng chuyển nhượng, quyềnsở hữu công nghệ, hợp đồng góp vốn liên doanh bằng quyền sử hữu côngnghiệp

3.6 Cung cấp thông tin :

 Hệ thống hoá, cập nhật xử lý và cung cấp thông tin về các điều luậtliên quan đến đầu tư phát triển và thương mại

 Tình hình tự nhiên, kinh tế, xã hội liên quan đến đầu tư phát triển vàthương mại

 Cung, cầu cạnh tranh và chính sách của Chính phủ trong một sốngành công nghiệp, dịch vụ

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty IET ( Sơ đồ 1 )

* Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 4 phòng ban , và 2 vănphòng đại diện tại TPHCM và Đức dưới sự lãnh đạo của Giám đốc

* Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung cho mọi người hoạt độngkinh doanh, Giám đốc cùng với các phòng ban phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng vớinhau.

*Tuy nhiên mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ riêng nhưng liên hệ mật thiếtvới nhau trong phạm vi chức năng quyền hạn của bộ phận mình

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán và các phần hành kế toán : ( Sơ đồ 2 )

+ Kế toán trưởng : Là người đứng đầu phòng tổ chức kế toán, có tráchnhiệm tổ chức bộ máy kế toán, hướng dẫn, chỉ đạo, nghi chép sổ sách,báo cáo kế

toán, do các kế toán khác thực hiện, kế toán trưởng có quyền tham gia với cácbộ phận có liên quan lập quyết toán tài chính

+ Kế toán tổng hợp : Lập báo cáo tài chính sản xuất kinh doanh của công ty + Kế toán vật tư : Hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho tại công ty,tiến hành đối chiếu, kiểm tra thẻ kho, sổ sách với tình hình tồn kho thực tế tạikho

+ Thủ kho : Thủ kho dùng thẻ kho để phán ánh tình hình nhập, xuất, tồnvật liệu về mặt số lượng Mỗi chứng ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho đượcmỡ cho từng danh điểm vật liệu

+ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại công ty, trên cơ sở chứng từ thu, chi,kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ Cuối ngàyđối chiếu số tồn quỹ thực tế với kế toán

4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán : ( Sơ đồ 3 )

4.3 Tổ chức hạch toán chứng từ và luân chuyển chứng từ của công ty :

( Sơ đồ 3 )

5 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2004- 2005

Qua bảng dưới đây cho ta thấy, do có sự lãnh đạo của Bộ, sự chỉ đạo củaBan Giám Đốc, sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trongtoàn Công Ty tổng doanh thu năm 2005 so với năm 2004 tăng 23% Mặt khác,chi phí bán hàng của doanh nghiệp năm 2005 so với năm 2004 giảm đến 52%.Đây là thành tích của doanh nghiệp Điều này cho ta thấy daonh nghiệp đã cónhiều cố gắng trong việc hạn chế các khoản chi tiêu lãng phí trong việc bán sảnphẩm và trình độ quản lý chặt chẽ hơn Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinhdoanh năm 2005 so với năm 2004 tăng 28% Đây là thành tích to lớn của doanhnghiệp do chi phí bán hàng giảm và do doanh thu tăng đáng kể Do doanhnghiệp đã thay đổi chiến lược quản lý và thực hiện một cách hiệu quả vì vậy mà

năm 2005 tổng lợi nhuận sau thuế tăng 31.812.000 đồng so với năm 2004 haytăng 36,4% vượt xa so với năm 2004.

Nhìn chung năm 2005 doanh nghiệp đã đạt được những thành công tolớn Và có được thành công như vậy là nhờ vào sự bố trí rất khoa học và hợp lýcủa hệ thống kế toán Công ty

Chênh lệch

Số tiền(đồng)

Tỷ lệ(%)

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢKINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HỖ TRỢ ĐẦU TƯ HỢP TÁC

KINH TẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ (IET CO.,LTD)

I KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY IET1 Các phương thức bán hàng

Việc bán hàng của Công ty IET chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện Tuỳ vào từng phươngthức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng cũng khác nhau.

Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau nó diễn rakhông được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít Đó là điều tấtnhiên.

 Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn.

Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽđàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán), căn cứ vào hợp đồng đã kýkết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám Đốc, phòng kế toán lập hoáđơn giá trị gia tăng Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 1) vừa là hoá đơn bánhàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu Đối vớingười mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị giatăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) :

Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàngngày.

Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơnvị mua.

Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toánghi sổ và làm thủ tục thanh toán.

Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hìnhthức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiềnhàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.

Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầmhoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng Ở kho, khi nhận được hoá đơn,thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán Sổ kho do thủ kho mởhàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá Thủ kho có nhiệm vụ theo dõichi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơnGTGT đến cho phòng kế toán Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loạihàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.

Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ khomang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt Mỗi vật tư đều được kếtoán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phảitra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính Kế toán bán hàng sửdụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bánhàng để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị

Ví dụ:

Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2005.

Giữa Công ty IET và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máyphoto rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đchưa thuế (thuế VAT 10%) ( Biểu số 1, 2 )

Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toáncho Công ty IET theo hình thức tiền mặt Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoáđơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau:

Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đĐồng thời ghi:

Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ

Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiệntheo dõi cộng nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thucủa khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán” Do đó tất cả các nghiệpvụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sựphát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131 Theo ví dụtrên

Cũng trong ngày 5/1/2005 Công ty nhận được tiền do Công ty VINEXADtrả tiền hàng Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng Căn cứ vàophiếu thu ngày 5/1/2005, kế toán công nợ ghi định khoản: ( Biểu số 1 )

Nợ TK 1111: 62 586 000đ

 Kế toán bán hàng theo phương thức bán lẻ.

Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Côngty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽmua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn Nếuviệc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điệntrực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nàođó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2liên( liên 2 và liên 3) cho người giao hàng( thường là nhân viên phòng kinhdoanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tínhhợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.

Ví dụ: Ngày 16/1/2005 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòngcủa công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800 Đơn giá 4.303.636đ( chưa VAT) kèm mega data printer cabble Công ty công trình giao thôngđồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt Khi đó kế toán hàng hoá lập địnhkhoản: ( Biểu số 4 )

Nợ TK 632 : 3 839 400đ Có TK 156 : 3 839 400đVà kế toán công nợ lập định khoản:

Có TK 511 : 4 303 636đ Có TK 33311 : 430 364đ

Tới ngày 17/1/2005 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếuthu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi:

Nợ TK : 1111 4 734 000đ Có TK : 131 4 734 000đ

 Kế toán bán hàng theo phương thức gửi qua đường bưu điện

Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạnhàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau Trongtrường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ ChiMinh, TP Đã Nẵng… Ví dụ như : Công ty VT, Công ty Phát Triển Công nghệThái Bình Dương.

Ví dụ : Ngày 16/1/2005 Công ty VT đã mua của Công ty IET 01 máyphoto FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo như thường lệ Công ty IET sẽ viếthoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty VT, việcchuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh Hàng sẽ được đónghộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty VT.( Biểu số 4 )

Về hình thức thanh toán: Công ty VT sẽ thanh toán bằng hình thứcchuyển khoản.

Khi phát sinh nghiệp vụ bán máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau:

Nợ TK 632 : 35 312 420đ Có TK 156 : 35 314 420đ

Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản:

Cụ thể: Vào ngày31/1/2005 để phục vụ cho công việc quyết toán thuếGTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán

ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT).( Biểu số 3, 4 )

Việc bán hàng cuả Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể kháchhàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với người mua được chính

xác, kế toán Công ty IET đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của khách hàng” để

theo dõi công nợ Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợphải thu đều được thể hiện qua TK 131 Để phục vụ cho việc cung cấp thông tinvề công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổchi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131.

2 Kế toán bán hàng

2.1 Kế toán doanh thu bán hàng :

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì đểphản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK5111.

Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá.

TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm.

TK 5113: Doanh thu của dich vụ

Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tàikhoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.

Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừthuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT

Ví dụ: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2005.

Giữa Công ty IET và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máyphoto rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đchưa thuế (thuế VAT 10%)

Nợ TK 111: 62 586 000đ

Có TK 511 : 56 896 364đ Có TK 3331: 5 689 636đ

Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 2, 5, 6 Số liệutổng hợp của sổ cái TK511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh doanhtrong tháng.

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán

Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng vàghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của sốhàng đã xuất kho Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trungbình hàng xuất kho:

Đơn giá bình quân =

Trị giá mua thực tếhàng còn đầu kỳ +

Trị giá mua thực tếhàng nhập trong kỳSố lượng hàng còn

Số lượng hàng nhậptrong kỳ

Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán Giávốn của hàng đã tiêu thụ được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, đểtheo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toánCông ty IET còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632 Khi có nghiệp vụkinh tế phát sinh như bán hàng hoá

Ví dụ : Ngày 16/1/2005 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty IET 01máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Trong đó giá vốn hàng bán là:35312420đ Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 : 35312420 Có TK 156 : 35312420

vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. ( Biểu số 5, 6 )

2.3 Kế toán chi phí bán hàng:

Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nàochiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trìnhtiêu thụ hàng hoá Công ty IET cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thườngphải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng Để hạch toán chi phíbán hàng kế toán sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” trong TK này các chi phínhư: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệusản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ … Việc hạch toán chi phí bán hàngCông ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phíphát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghivào sổ cái TK 641 Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗitháng Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kếtchuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".

Ví dụ: Tháng 1 năm 2005 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau:

Nợ TK 6417: 370 563đ

Có TK 1123: 370 563đ

- Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ

Có TK 334: 6 078 000đ- Chi tiền gửi hàng:

Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641.( Biểu số 7 )

2.4 Kế toán chi phí quản lý.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chungđến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên vănphòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ,chi phí điện nước … Các chi phí này được hạch toán vào TK642 “chi phí quảnlý doanh nghiệp” Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quanđến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642 và ghi sổ cáiTK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàngcòn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng , sau đó chi phí quản lý sẽ được kếtchuyển vào TK 911 để xác định kết quả.

Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý

Ví dụ: Trong tháng 1/2005 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau:( Biểu số 8, 9 )

- Lương phải trả cho bộ phận quản lý Nợ TK 6421 : 57 550 240đ

Có TK 334 : 57 550 240đ- Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương.

Nợ TK 6421 : 15%* 57.550.240 = 7 542 500đ Có TK 338 : 7 542 500đ

- Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn…cho công ty.Nợ TK 6423 : 3 215 206đ

Có TK 153 : 3 215 206đ

- Chi phí điện nước, điện thoại, Fax… phục vụ quản lý.Nợ TK 6427 : 5 204 360đ

Có TK 111 : 5 204 360đ……….

Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác địnhkết quả kinh doanh"

Nợ TK 911 : 106 646 266đ Có TK 642 : 106 646 266đ

II KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY IET.CO., LTD

Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng được thực hiện theo từng tháng.Hàng tháng căn cứ vào kết quả bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kếtchuyển sau:

Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK911.Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK632) sang bên nợ TK911.Kết chuyển chi phí hàng bán (số liệu TK641) sang bên nợ TK911.Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK642) sang bên nợ TK911 Việc xác định kết quả bán hàng được xác định như sau:

Kết quảhoạt động

bán hàng

= Doanh thuthuần -

Trị giá vốnhàng xuất bán -

Chi phí BHcủa hàng đã

- Chi phí QLDN củasố hàng đã bán

Ví dụ: Tháng 1/2005 Công ty xác định kết quả bán hàng như sau: ( đơn vị tính:VND) ( Biểu số 10 )

- Kết chuyển giá vốn hàng đã bán.

Có TK 632: 1 345 145 759đ- Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.

Có TK 4212: 39 330 283đ

Có được thành tích như trên, Công ty IET đã không ngừng mở rộng thịtrường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời cócác biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắnbó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trườngtiêu thụ luôn ổn định Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sựcố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó cósự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán Với cách bố trí công việckhoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toánhàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty IET đã đi vào nề nếpvà đã đạt được những hiệu quả nhất định.

1.2 Đánh giá công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty IET.

* Ưu điểm:

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty IET được tiếnhành tương đối hoàn chỉnh.

- Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:

+ Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phùhợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.

+ Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành,những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đềuđược ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.

+ Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xửlý kịp thời.

+ Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từđược phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đivào khâu lưu trữ.

- Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp:

+ Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp” mới đượcBộ tài chính ban hành Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kếtoán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thểhơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toánthuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tínhthuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh đượcsự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.

+ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàngtồn kho là hợp lý, vì Công ty IET là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loạihàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoánhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán

- Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách:

+ Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đãgiảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệunhanh chóng, chính xác.

+ Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Tuy nhiên hìnhthức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểmkinh doanh của Công ty.

Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoảnriêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kếtoán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh.

Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, bán hàng và xác định kết quảbán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty.Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách NhàNước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công tytrong lưu thông.

II SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY IET

Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụvà xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty IET đã đạt được, còn có nhữngtồn tại mà Công ty IET có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốthơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.

Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán bán hàng, bánhàng và xác định kết quả bán hàng nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nênkhắc phục như sau:

- Thứ nhất: Công ty IET là một Công ty kinh doanh thương mại, đặc

biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đếnngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênhlệch tỷ giá” và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại” để phản ánh Điều này ảnhhưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ củacác mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ.

- Thứ hai: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý

doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này

cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêuthụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.

- Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty IET có một số khách trả

chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dựphòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xácđịnh kết quả bán hàng.

- Thứ tư: Công ty IET là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành

kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập khosau đó mới đem đi bán Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyêncủa hàng trong kho Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phònggiảm giá hàng tồn kho

III MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG

1 Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng.

Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý,khoa học Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dunglượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối vớitừng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thứcphân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọntiêu thức phân bổ thích hợp.

- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán:- Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau:

Chi phí QLDN phân bổcho nhóm hàng thứ i =

Chi phí QLDN cần phân bổ

x Doanh số bánnhóm hàng thứ iTổng doanh số bán

Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chotừng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh củatừng nhóm hàng, lô hàng theo công thức:

Chi phí BH phân bổ chohàng "i" nhóm hàng thứ

Chi phí bán hàng cần phân bổx

Doanh số bánnhóm hàng thứ

"i"Tổng doanh số bán

2 Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ:

Công ty IET là một công ty kinh doanh Thương Mại và XNK nên việcsử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy nhiên thực tế hiệnnay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ Dovậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi:

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng được xác định là tiêu thụ Có TK 156 : Hàng hoá được xác định là tiêu thụ.Nếu việc thanh toán không thu được tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách.

Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp.

Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếuviệc thu tiền hàng không được thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả bánhàng, từ đó phản ánh không đúng thực trạng bán hàng của Công ty

Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả bán hàng một cách chínhxác kế toán của Công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụliên quan đến ngoại tệ

• Ví dụ cụ thể:

Ngày 7/2 Công ty IET bán cho Công ty Lập Thanh 01 Máy Photo RicohFT 4422, 01 Máy Photo Ricoh FT 5640

Tổng cộng số tiền phải thu là 7 960 USD

Tuy nhiên, việc thanh toán không được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2mới có giấy báo có của Ngân hàng về việc Công ty Lập Thanh thanh toán tiềnhàng.

Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD =15 500 Vậy nếu Công ty sử dụngtỷ giá hạch toán này thì số tiền mà Công ty thu được sẽ là : 7 960USD *15 500VNĐ = 123 380 000 VNĐ.

Còn nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì số tiền thu được là: 7 960 USD * 15400VNĐ = 122 584 000 VNĐ

Số tiền chênh lệch là : 123 380 000đ - 122 584 000đ = 796 000đ, vậy dokhông sử dụng tỷ giá hạch toán đã làm Công ty thất thu một khoản là :796 000VNĐ.

Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán sẽ hạch toán như sau:Nợ TK131 : 135 638 400đ

Có TK511 : 122 584 000đ Có TK33311 : 12 258 400đ Có TK413 : 796 000đKhi thu được tiền kế toán hạch toán :Nợ TK112 : 135 638 400đ

Có TK131 : 135 638 400đ

3 Trích trước chi phí bảo hành

Là một Công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyênphát sinh các khoản chi phí bảo hành Với khối lượng máy bán ra ngoài thịtrường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xảy rakhi khách hàng yêu cầu Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh các vấn đềvề không bình thường: như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty cũng không thểđoán trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách độtngột Chính vì vậy, với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu Công

ty không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rấtnhiều đến việc xác định kết quả bán hàng một cách chính xác

Như vậy, với số lượng máy móc tiêu thụ lớn Công ty cần phải trích trước chi phí bảo hành.

Kế toán trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau:TK 335 : Chi phí trả trước

TK 641: Chi phí bán hàng

Đầu năm, căn cứ vào khả năng bán hàng của Công ty, kế toán tiến hànhtrích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm được xác định: Tỷ lệ phầntrăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán Công ty.Ví dụ, với các mặthàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giávốn hàng xuất bán ( các loại máy photocopy Ricoh ), cũng có thể là 2% của giávốn xuất ra ( như các loại máy vi tính, máy Fax, máy in ) Việc xác định tỷ lệtrích trước không phải đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàngxuất bán cũng được mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bánsản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trước chiphí bảo hành Khi đã tính toán được tỷ lệ trích trước kế toán tiến hành lập địnhkhoản:

Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335:

Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành máy móc, kế toán tiền hành phân bổdần:

Nợ TK 335

Có TK 1111,1112

KẾT LUẬN

Bán hàng có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanhđặc biệt trong ngành kinh doanh thương mại, bán hàng quyết định đến sự tồn tạivà phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổchức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng là một phươngthức quản lý tài chính trong doanh nghiệp.

Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là mộtcông việc phức tạp lâu dài

Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty IET em đã đi sâunghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở ly luận của tổ chức công tác kế toánbán hàng và xác định kết quả kinh doanh Từ cơ sở lý luận đã nêu góp phần làmsáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh phương hướng hoàn thiện Đó là quá trình nghiên cứu được trình bàytrên cơ sở lý luận cơ bản và đựơc vận dụng vào thực tế ở Công ty Các nhận xétnày mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp.

Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đãhọc vào thực tế trong thời gian này Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để

hoàn thành chuyên đề với đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế VàChuyển Giao Công Nghệ”

Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cáchtrình bày và nhận xét vấn đề em mong được các thầy cô, các cán bộ của Công tythông cảm.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn: Trần ThịKim Oanh và các anh chị trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ em hoàn

thành tốt chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn !

PHỤ LỤC

Văn phòng đại diện tại Đức

Ban sở hữu công nghiệp

Ban tài chính kế toán

Ban thông tin tư liệu

Phòng nghiên cứu dự án

Phòng marketing

Phòng phân tích đầu tư

Phòng sáng chế

Phòng nhãn hàng

Phòng thư viện Phòng

thông tin kinh tế

Ban nghiên cứu và dự án