Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An

LỜI NÓI ĐẦU

Theo số liệu thống kê, hiện nay cả nước có trên 300 doanh nghiệp sản xuất,kinh doanh và xuất nhập khẩu phân bón, vật tư nông nghiệp với trên 3.000 loạisản phẩm khác nhau Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt cộng với diễn biến phứctạp của thị trường là những thách thức không hề đơn giản đòi hỏi các doanhnghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này phải hết sức nhạy bén và linh hoạt Trongđiều kiện đó việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyểnhàng hóa, xác định kết quả kinh doanh nói riêng luôn được xem là công cụ hữuhiệu để quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Có điều đó chính là vì vai trò xương sống huyết mạch của lưu chuyển hànghóa trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại - là chuỗi vậnđộng xuyên suốt kể từ khâu thu mua hàng hóa cho đến khi bán hàng, xác địnhkết quả kinh doanh cuối cùng Do vậy việc tổ chức một cách khoa học công táckế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh cũng đồng nghĩavới việc quản lý tốt tình hình tiêu thụ và quay vòng vốn, làm cơ sở vững chắc đểban lãnh đạo đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại vàphương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

Xuất phát từ những vấn đề lý luận nói trên và qua thời gian thực tập tạiTổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An em nhận thấy công tác kếtoán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng Công ty đãcó những chuyển biến tích cực và đạt được những thành tựu nhất định Tuynhiên bên cạnh đó là những hạn chế cần được hoàn thiện trong thời gian tới.

Chính vì vậy em đã quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyểnhàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nôngnghiệp Nghệ An” cho báo cáo chuyên đề.

Chuyên đề của em ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung gồm có:

Chương I: Tổng quan về Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ AnChương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kếtquả kinh doanh tại Tổng công ty

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyểnhàng hóa và XĐKQKD tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An.

Em xin chân thành cảm ơn các cô chú anh chị ở Tổng công ty CP Vậttư Nông nghiệp Nghệ An và cô giáo PGS TS Phạm Thị Gái đã hướng dẫntận tình để em hoàn thành báo cáo này.

Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2009

Sinh viên

Nguyễn Thị Tuyết Mai

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦNVẬT TƯ NÔNG NGHIỆP NGHỆ AN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An với thương hiệuAGRIMEXHA là một tên tuổi lớn và lâu năm trong làng kinh doanh vật tưnông nghiệp của cả nước Được thành lập ngày 06/06/1960 với tiền thân làCông ty Tư liệu sản xuất Nghệ Tĩnh, trải qua gần 50 năm hoạt động Tổngcông ty đã có nhiều mốc phát triển lịch sử có ý nghĩa quan trọng Cho dùthực hiện nhiệm vụ cấp phát, cung ứng hay kinh doanh vật tư nông nghiệp(VTNN) phục vụ cho bà con nông dân trong tỉnh hay cả nước thì Tổng côngty cũng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình

Tháng 5/ 1990, Tổng công ty là một trong số các đơn vị được chọn tiếnhành thí điểm tách Tỉnh Nghệ Tĩnh thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh, hoạtđộng theo mô hình Tổng công ty với tên gọi Tổng công ty Vật Tư Nôngnghiệp Nghệ An.

Năm 1995 đánh dấu cột mốc Tổng công ty tham gia vào lĩnh vực nhậpkhẩu uỷ thác phân bón và xuất khẩu uỷ thác nông sản với Tổng Công tyNông nghiệp Việt Nam.

Năm 1992 Tổng công ty đầu tư xây dựng 1 phân xưởng sản xuất NPK ởThành phố Vinh, năm 1996 thêm 1 cơ sở ở Đô Lương và năm 1997, mộtphân xưởng sản xuất ở Yên Thành.

Năm 1999, Tổng công ty quyết định xây dựng dây chuyền thiết bị theocông nghệ mới với công suất là 5 vạn tấn/năm

Năm 2005, Tổng công ty là một trong các doanh nghiệp đầu tiên củatỉnh thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp theo QĐ số 816/QĐ/UB – ĐMDNngày 18/03/2005 của UBND tỉnh Nghệ An với số vốn điều lệ ban đầu là 46tỉ đồng

Sau khi chuyển đổi Tổng công ty đã bổ sung thêm nhiều ngành nghề kinhdoanh mới Ngoài việc sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàngtruyền thống của Tổng công ty như phân bón, nông sản, giống cây trồng vàthức ăn chăn nuôi, thuốc BVTV, thuốc thú y; Tổng công ty còn mở đại lýxăng dầu, kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, dịch vụ tổng hợp,kinh doanh vật liệu xây dựng và khai thác khoáng sản.

Tháng 1 năm 2009, công ty chính thức đổi tên thành Tổng công ty cổphần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An.

Tên giao dịch quốc tế: Agrimexna, Jstock Comppany

Trụ sở văn phòng: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ AnĐiện thoại: 0383.853836

Số Fax: 0383.853836MST: 2900326255

Những năm qua, Tổng Công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An luônhoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và là lá cờ đầu trong mọi phongtrào ở tỉnh Nghệ An Công ty đã được Chính phủ, các cấp, bộ, ngành TW vàUBND tỉnh ghi nhận tặng thưởng nhiều danh hiệu thi đua cao quí cho tậpthể và cá nhân như:

- Huân chương Lao động hạng Nhất (1996)- Giải Bạc Chất lượng Việt Nam (1997)

- Giải Vàng Chất lượng Việt Nam.(1998,1999,2000)- Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới (2000)

- Giải thưởng Chất lượng Quốc tế Châu Á- Thái Bình Dương (2003)- Huân chương Độc lập hạng Ba (2004)

- Cúp vàng ISO của Bộ Khoa học công nghệ (từ 2006 đến 2008)

Chúng ta có thể thấy rõ vai trò của Tổng công ty trong nền kinh tếthông qua một số chỉ tiêu tài chính ở bảng 1 như sau:

Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty giai đoạn 2006 – 2008

Đơn vị: VND

Tổng Doanh thu 808.559.266.713 1.005.721.517.7742192.877.695.343Tổng chi phí 790.222.927.668966.183.093.8092.141.568.482.131

Tổng LNST 18.336.339.04535.421.653.55244.124.058.693Tổng Tài sản 352.361.144.384430.881.926.141499.406.522.180Vốn chủ sở hữu 55.601.189.46289.486.070.789142.413.670.217TNBQ/người/tháng 2.600.0003.700.0004.800.000

Nguồn: Báo cáo tài chính công ty 3 năm 2006-2007-2008

Qua bảng trên, ta có thể thấy Tổng công ty nhiều năm liền kinh doanhhiệu quả, có điều kiện mở rộng quy mô tài sản cũng như nguồn vốn Doanhthu liên tục tăng mạnh, đặc biệt là trong năm 2008 (tăng 218% so với năm2007) Nguồn VCSH các năm tuy chiếm tỉ trọng chưa cao nhưng liên tụcđược bổ sung và lợi nhuận tăng trưởng tốt.

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh.

Tổng công ty CP VTNN Nghệ An thực hiện việc tổ chức quản lý kinhdoanh ở cả Tổng công ty và các trạm vật tư nông nghiệp trực thuộc Việc tổchức bộ máy quản lý hiện nay về căn bản vẫn dựa trên mô hình của Tổng côngty VTNN Nghệ An trước đây là theo mô hình trực tuyến chức năng, giữ nguyêncác phòng ban chức năng chỉ thay đổi ban giám đốc công ty theo đúng mô hìnhcông ty cổ phần với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty qua sơ đồ 1 sauđây:

Sơ đồ 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng CTY CPVTNN NA

Chú thích Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức quản lý của công tynhư sau:

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyết định cao nhất tại Tổng công ty.

Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định những công việc quan trọng liênquan đến định hướng phát triển của công ty Đó là những quyết định liên quanđến cổ phần; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, quyếtđịnh mức thù lao, thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và một số quyềnhạn khác đã được pháp luật cho phép.

Hội đồng quản trị là cơ quản lý cao nhất có quyền nhân danh Tổng công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Tổng công ty

BAN GIÁM ĐỐC

P Tổ chức - HCPhòng Kinh doanhP Kế toán- Tài vụ

Nhà máy sản xuất NPK Sao

QUẢN TRỊĐẠI HỘI ĐỒNG

CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

giữa hai nhiệm kỳ Đại hội (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồngcổ đông) Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm và Hội đồng quản trị baogồm 5 người.

Ban kiểm soát gồm có 3 thành viên, là cổ đông của Tổng công ty Ban

kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu có trách nhiệm giám sát mọi hoạt độngkinh doanh, quản trị điều hành công ty.

Ban giám đốc là bộ phận đứng đầu Tổng công ty có trách nhiệm quản

lý, giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược, chiến thuật trong tất cả cáchoạt động của Tổng công ty Trong đó:

Tổng giám đốc là người phụ trách chung, đứng đầu bộ máy quản lý của

Tổng công ty Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trong côngtác quản lý của Tổng công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cấp trên,Nhà nước và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về mọimặt của Tổng công ty Quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh, quảnlý toàn diện để công ty hoạt động kịp thời, hiệu quả Hiện tại Tổng giám đốccũng là Chủ tịch Hội đồng quản trị của Tổng công ty.

Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh là người giúp việc cho

Tổng giám đốc điều hành công tác kinh doanh của Tổng công ty Phó TổngGiám đốc kinh doanh kiêm Trưởng phòng kinh doanh nên phải trực tiếpđiều hành công tác nghiệp vụ cụ thể của phòng Kinh doanh

Phó Tổng giám đốc phụ trách Tổ chức hành chính có trách nhiệm

tham mưu cho Tổng Giám đốc về các lĩnh vực công tác tổ chức trong toàncông ty Phó Tổng Giám đốc kiêm trưởng phòng tổ chức hành chính nênphải trực tiếp thực hiện chức năng của phòng tổ chức hành chính Các saisót của phòng do Phó Tổng giám đốc chịu trách nhiệm

Để tăng cường hơn nữa chất lượng phục vụ sản xuất Ban giám đốc sẽ

cùng với các phòng chức năng đi cơ sở (chủ yếu là kho, quầy) của các kho,

các trạm để kiểm tra toàn diện các mặt hoạt động nhằm đưa chất lượng phụcvụ ngày càng tốt lên

Phòng Kinh doanh hoạt động cụ thể trên các lĩnh vực tiếp nhận và

cung ứng phân bón Phòng còn có các đại diện ở ngoại tỉnh phải chịu tráchnhiệm toàn bộ từ khâu nhận hàng, bán hàng, nộp thuế VAT nhập khẩu hoặcchuyển chứng từ nộp thuế VAT nhập khẩu về phòng tài vụ đúng hạn, thanhlý hợp đồng, thanh toán tiền hàng.

Phòng cũng phụ trách mua nông sản để xuất khẩu, thực hiện cung cấpthông tin, báo cáo nhanh, viết hoá đơn bán hàng, ký hợp đồng vận tải theotừng năm đối với các xe đăng ký vận tải hàng Tổng công ty.

Phòng Tài vụ có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình

hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí của Tổng công ty; kê khai -nộp và kiểm tra kế hoạch nộp thuế hàng tháng, hàng quý, năm

Tổng công ty có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc đồng thờiđóng vai trò là các đại lý tiêu thụ (các trạm huyện ) nên phòng còn chịutrách nhiệm kiểm tra toàn bộ các hoạt động tài chính, tình hình quản lý sửdụng các nguồn vốn, chi phí của các đơn vị trực thuộcTổng công ty

Phòng chịu trách nhiệm lập báo cáo quyết toán đảm bảo thời gian quyđịnh của Nhà nước và in ấn biểu mẫu theo từng loại nghiệp vụ thanh toán,quyết toán để thực hiện thống nhất chung trong toàn công ty.

Phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc

về các khâu công việc thuộc phạm vị công tác tổ chức như: Tuyển dụng, đềbạt, bố trí và sắp xếp lao động trong toàn ngành Lập quy hoạch cán bộ đểcó kế hoạch đào tạo, sử dụng nhằm từng bước thực hiện tiêu chuẩn hoá cánbộ theo yêu cầu công tác trong giai đoạn mới Ngoài ra phòng còn lập kế

hoạch trang bị bảo hộ lao động cho toàn công ty Kiểm tra việc thực hiện antoàn lao động để tránh rủi ro trong sản xuất

Các trạm vật tư nông nghiệp huyện thực hiện kế hoạch bán ra các

mặt hàng do Tổng công ty giao Mở đủ quầy ốt để phục vụ nhu cầu bán lẻtrên địa bàn, tăng cường kiểm tra việc bán hàng của các ốt do trạm quản lý.Trạm phân công một bộ phận nhân viên làm nhiệm vụ bán hàng tại trạm vàđưa hàng đi nơi khác để bán.

Các trạm có trách nhiệm nộp đủ các khoản nghĩa vụ như khấu hao,phân bổ, BHXH, thuế doanh thu phần hàng trạm tự kinh doanh; lập và gửiđầy đủ các báo cáo quyết toán về văn phòng tổng công ty đúng thời gian quyđịnh.

Nhà máy phân bón Sao vàng phụ trách sản xuất, đảm bảo đáp ứng

đầy đủ, kịp thời loại sản phẩm chính do công ty giao kế hoạch quý, năm.Nhà máy được Tổng Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng lao động với số laođộng ngoài cơ quan phục vụ sản xuất thời vụ và bốc dỡ hàng hoá tại nhàmáy.

Trạm tiếp nhận hàng hoá Cửa lò có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ số

hàng hoá nhập vào các cảng trong tỉnh theo kế hoạch công ty, chịu tráchnhiệm từ khi tàu vào cảng cho đến khi dỡ hết hàng trên tàu Nếu là hàng rờithì tổ chức đóng gói và xuất theo kế hoạch của công ty, xuất hàng theo lệnhđiều chuyển hoặc hoá đơn xuất kho của công ty.

1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán luôn là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lýtrong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ý thức được điềunày, Tổng công ty đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoahọc và hợp lý.

Tổng Công ty hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi trạm trực thuộc đều có mộtbộ phận kế toán nên công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tậptrung, vừa phân tán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty như sau:

Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức phòng kế toán

Kế toán trưởng là người phụ trách chung, điều hành chỉ đạo tực tiếp kế

toán tại Tổng công ty Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với ban giám đốc về cácnghiệp vụ tài chính và phải thường xuyên kiểm tra hoạt động kinh doanh, kịpthời phát hiện các sai sót và tham mưu cho Tổng giám đốc.

Kế toán tổng hợp tại Tổng công ty được kế toán trưởng kiêm nhiệm, chỉ

đạo hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ Kế toán tổng hợp có trách nhiệm theodõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định (TSCĐ), tình hìnhtăng giảm TSCĐ, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ, theo dõi tàichính tại các đơn vị trực thuộc, kiểm tra và lên báo cáo định kỳ.

Kế toán trưởng

Kế toán vật tư

Kế toán

Kế toán trạm huyện

Kế toán tổng hợp

Kế toán thuế

Kế toán ngân hàng phụ trách theo dõi thu chi tiền gửi, đối chiếu xác nhận

với ngân hàng hàng tháng Đồng thời theo dõi các khoản vay, lập kế hoạchvay và hoàn thành hồ sơ thủ tục vay ngân hàng, theo dõi và lập các phiếu thu,phiếu chi.

Kế toán công nợ phụ trách mảng thanh toán với khách hàng và nhà

cung cấp, theo dõi phải thu, phải trả, công nợ nội bộ và các khoản phải thu,phải trả khác, theo dõi và thanh lý các hợp đồng kinh tế Ngoài ra kết toáncông nợ cũng chịu trách nhiệm lập và tính bảng lương hàng tháng, theo dõithanh toán lương và các khoản trích theo lương.

Kế toán vật tư theo dõi nhập xuất vật tư, thường xuyên so sánh đối

chiếu số liệu với thủ kho của các kho để nắm được số liệu vật tư tồn kho,theo dõi và tổng hợp báo cáo vật tư của các trạm huyện Kế toán vật tư cũngkiêm trách nhiệm tính giá thành sản phẩm phân hỗn hợp NPK do nhà máy tạitrụ sở ở ngoại thành TP Vinh sản xuất.

Kế toán thuế phụ trách theo dõi và lập các bảng quyết toán thuế hàng

tháng phát sinh tại Tổng công ty, cập nhập thuế phát sinh tại các kho và trạmhuyện.

Thủ quỹ phụ trách quỹ tiền mặt tại Tổng công ty, thực hiện thu chi khicó chứng từ hợp lý, hợp lệ Thủ quỹ thường xuyên đối chiếu với kế toán

thanh toán và xác nhận số dư cuối ngày Định kỳ (hàng quý) lập biên bảnkiểm kê tiền mặt gửi kế toán trưởng.

Kế toán tại các trạm huyện có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, lập tờ

khai, báo cáo vật tư, chuyển chứng từ về công ty theo thời gian quy định Kếtoán tại các trạm huyện cung phải thường xuyên liên hệ với kế toán công tyđể nắm bắt những thông tin cần thiết trong lĩnh vực tài chính.

1.3.2 Hình thức sổ kế toán

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổvà phương pháp ghi sổ bằng kế toán máy Sau đây là sơ đồ ghi sổ tại Tổngcông ty :

Sơ đồ 3 - Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Tổng Công ty đi vào áp dụng kế toán máy kể từ năm 2004, phần mềmđang được sử dụng hiện nay là phần mềm kế toán của công ty cổ phần dầukhí Petrolimex Việc ghi sổ trên máy tính được thực hiện theo quy trình nhưsau:

Chứng từ kế toánSổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔBảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết Sổ Cái

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sơ đồ 4 - Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) là phương pháp khấu

trừ, thuế GTGT tăng đầu vào được hạch toán chi tiết cho từng đối tượnghàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường

xuyên và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền.

Sổ kế toán tổng hợp.Sổ kế toán chi tiết

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ

TÀI CHÍNH

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập trên cơ sở chênh lệch kớn

hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần củahàng tồn kho là giá bán ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tínhcần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ trong ghi chép là VNĐ, trong xuất nhập

khẩu (XNK) có phát sinh ngoại tệ thì việc hạch toán ngoại tệ áp dụng theo tỉgiá mua và bán ngoại tệ của ngân hàng giao dịch.

Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao đường thẳng

theo thời gian sử dụng ước tính theo quyết định 206/2003/AĐ – BTC ngày12/12/03 của BTC

Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong hai năm

2005 – 2006 và được giảm 50% thuế trong thời hạn hai năm kể từ năm2007.

Hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán được xem là bước đầu tiên trong quy trình kế toán,chứng minh tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa làphương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó Chứng từ kế toánđang áp dụng tại Tổng công ty rất đa dạng.

Bên cạnh việc tuân thủ hệ thống chứng từ bắt buộc theo mẫu có sẵn màNhà nước ban hành như: Hệ thống chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền lương,chứng từ hàng tồn kho, chứng từ tài sản cố định Kế toán Tổng công ty cònin thêm một số chứng từ cần thiết phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh vànhu cầu trong hạch toán như: Nhật ký vận tải, hóa đơn thanh toán cước phívận chuyển, phiếu kế toán kết chuyển chi phí

Hệ thống tài khoản

Nhờ đi vào áp dụng kế toán máy nên hệ thống tài khoản chi tiết củaTổng công ty khá gọn nhẹ nhưng hợp lý Tổng công ty chỉ mã hóa TK chitiết đến cấp 2 còn trên máy sẽ theo dõi theo từng đối tượng cụ thể

Ví dụ như TK 112 được chi tiết theo loại tiền:TK 1121 – VND và TK1122 – USD Khi nhập mã TK, màn hình máy tính sẽ tự động mở ra 3 ngânhàng giao dịch của công ty là Ngân hàng Quốc tế Vinh, ngân hàng CôngThương Vinh và Ngân hàng Techcombank Vinh.

Tương tự, một số TK khác như TK 632 được chi tiết thành: TK Giá vốn hàng hóa, TK 6322- Giá vốn cung cấp dịch vụ TK 641 chi tiếtthành: TK 6411- chi phí nhân viên, TK 6412 chi phí vật liệu bao bì, TK6414 – chi phí khấu hao TSCĐ TK 136 được chi tiết theo từng trạm vật tưhuyện

6321-Báo cáo tài chính

Tổng công ty tuân thủ hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) mà nhà nướcquy định tại quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởngBộ tài chính Tuy nhiên do đặc điểm của công ty là có các đơn vị trực thuộc(các trạm vật tư nông nghiệp huyện) hạch toán phụ thuộc nên trong hệ thốngbáo cáo của công ty ngoài các BCTC của toàn công ty còn có các báo cáolập theo văn phòng công ty, theo trạm huyện Các báo cáo được lập theotừng quý và theo năm như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinhdoanh, bảng cân đối số phát sinh, bảng kê TSCĐ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNGHÓA VÀ XĐKQKD TẠI TỔNG CTY CP VTNN NGHỆ AN2.1 Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ:

Đặc điểm hàng hóa

Vật tư nông nghiệp là một loại hàng hóa đặc biệt, giữ vai trò quan trọngtrong việc nâng cao năng suất và chất lượng cây trồng, ảnh hưởng gián tiếp đếnđời sống con người Vì vậy, mỗi sản phẩm từ khi sản xuất đến khi tiêu thụ đềuphải đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn hết sức chặt chẽ

Các sản phẩm kinh doanh của Tổng công ty CP VTNN Nghệ An rất đadạng và phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau nhưng nhìn chung có những đặcđiểm sau:

Phân bón là sản phẩm kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng lượng

hàng hóa kinh doanh của Tổng công ty với hơn 20 loại phân bón khác nhau nhưphân Urea, Kalyclorua, DAP, phân lân, NPK Trong đó sản phẩm phân bónNPK do Tổng công ty tự sản xuất nhưng doanh thu chủ yếu của Tổng công tyvẫn là từ các mặt hàng khác.

Thuốc bảo vệ thực vật – thú y và thức ăn gia súc cũng là một lĩnh vực kinh

doanh của Tổng công ty Các mặt hàng gồm có: Thuốc và dụng cụ trừ sâu, thuốctrừ cỏ Forxone, cám ăn con cò, vắc xin thú y

Ngoài ra Tổng cty cũng tham gia nghiên cứu và kinh doanh giống câytrồng Các giống lúa tám thơm, Q5, CR203, X23, C70, Nếp 352, Q.Ưu1, Q.Ưu

6 ngô lai của Tổng cty hiện rất được bà con ưa chuộng.

Như vậy, xuất phát từ đặc điểm hàng hóa kinh doanh và qua nhu cầu thịtrường vật tư nông nghiệp nước ta hiện nay, ta có thể thấy các sản phẩm kinhdoanh của công ty đều mang tính ổn định, có tính liên tục cao, thiết thực đối vớiđời sống và nhu cầu về sản phẩm của Tổng Công ty là khá lớn.

Các phương thức tiêu thụ

Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng các hình thức tiêu thụ chính là bánbuôn qua kho trực tiếp, bán hàng qua đại lý VTNN huyện và bán qua các vănphòng đại diện ngoại tỉnh Để thu hút khách hàng, Tổng công ty còn xây dựngnhững chính sách giá cả khác nhau tùy theo khu vực, tùy theo khách hàng

Về sự phân quyền trong hoạt động bán hàng, Tổng Công ty đảm nhiệm

việc bán buôn qua kho (gồm có bán buôn trực tiếp và gửi bán đại lý), dưới đại lýquản lý việc bán lẻ Đối với các văn phòng đại diện ngoại tỉnh thì bán theo chỉđạo trực tiếp của phòng kinh doanh

Với hình thức bán buôn qua kho, Tổng công ty bán buôn qua hợp đồngtheo giá trị lớn, hàng được chia ra để nhận nhiều lần Giá bán là giá đã thỏathuận trong hợp đồng hoặc giá thị trường tại thời điểm nhận hàng Theo hợpđồng kinh tế đã ký, đến ngày giao hàng khách hàng có thể đến kho của Tổngcông ty để nhận hàng hoặc Tổng Công ty sẽ vận chuyển hàng đến địa điểm đãnhất trí trong hợp đồng, phí vận chuyển do hai bên thỏa thuận.

Với hình thức gửi hàng đại lý, Tổng công ty cho đại lý hưởng chiết khấuthương mại với giá thấp hơn thị trường từ 200 – 300 đồng/Kg để đại lý giảm giácho bà con nông dân và bán đúng giá quy định để hưởng hoa hồng đại lý Tỷ lệhoa hồng này chỉ được thực hiện khi các đại lý thanh toán tiền mua hàng choCông ty đúng hạn và được tính vào chi phí bán hàng của Tổng Công ty

Hình thức thanh toán Tổng công ty áp dụng là trả ngay bằng tiền mặt, trả

bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm và thanh toán qua L/C đối với trườnghợp xuất khẩu Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh và tăng độ mậtthiết, Tổng công ty luôn có các chính sách như chiết khấu thanh toán, chiết khấuthương mại cho khách hàng Thời điểm cho khách hàng hưởng chiết khấu thanhtoán là khi đã thanh quyết toán toàn bộ hợp đồng Thông thường Tổng công ty

áp dụng chiết khấu thanh toán 1,5 % trên hóa đơn bán hàng cho những kháchhàng mua hàng trả tiền ngay trong vòng 30 ngày.

Như vậy với khối lượng khách hàng rất lớn của Tổng công ty đòi hỏi kếtoán tiêu thụ phải quản lý được chính xác tình hình thanh toán của khách hàngđể đôn đốc việc thanh toán nợ, tránh bị chiếm dụng vốn Ngoài ra, số lượngnghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và trải ra trên nhiều địa điểmtrong cả nước đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của Tổng công ty cũng đượcthiết kế cho phù hợp với khối lượng giao dịch lớn.

Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:

 Hệ thống TK sử dụng: TK 156, TK 157, TK 632, TK 5111, TK 641, TK

642 Các TK này được chi tiết theo từng mặt hàng và nội dung.Ví dụ TK 156được chi tiết thành:

TK 1561 – Giá mua hàng bán TK 1562 – Chi phí thu mua.

TK 1561 lại được chi tiết theo từng mặt hàng: Urê, DAP Chính vì vậy,tổng công ty cũng sử dụng TK 1561 để phản ánh giá vốn của mặt hàng NPK doTổng công ty sản xuất mà không sử dụng TK 155 – Thành phẩm.

 Chứng từ sử dụng: Trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa, các chứng từ

Tổng công ty thường sử dụng là: Hợp đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ, hóađơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hànghóa, bảng thanh toán hàng đại lý

 Sổ sách sử dụng: Tổng công ty mở đầy đủ các sổ chi tiết và sổ cái cho

tất cả các tài khoản như: sổ chi tiết TK 1561, sổ cái TK 1561, sổ chi tiết TK5111, sổ cái TK 5111

 Quy trình hạch toán: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán Tổng Công ty

vào phần hành “hàng hóa” để nhập nội dung các chứng từ Sau đó, phần hành kếtoán sẽ tự động nhập các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Có thể khái quát trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng theo sơ đồ5 sau đây:

Sơ đồ 5 - Hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Ghi chú: ghi hàng ngày Kế toán viên thực hiệnGhi cuối kỳ Máy tính tự động K/c

2.2 Thu mua và nhập kho hàng hóa

Sổ cái TK 131,136.33311,

5111, 157, 136, 112 Sổ tổng hợp chi tiết

TK131, 157,136

Kế toán viên cập nhập các chứng từ gốc

Bảng cân đối SPS các TK 131, 3331,

5111, 157, 136, 112, 1561

Báo cáo tài chính

S

Hiện nay, ngoài sản phẩm phân bón NPK với thương hiệu Sao Vàng do

Tổng công ty tự sản xuất và cung ứng, Tổng công ty phải thu mua các mặt hàngphân bón còn lại như phân Urê, phân DAP các loại, phân lân, Kali Tổng Công

ty CP VTNN NA có hai nguồn mua hàng là mua hàng nội địa và hàng nhậpkhẩu

Các đối tác cung cấp hàng nội địa cho Tổng công ty chủ yếu là là các côngty sản xuất phân bón trong ngành như Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầukhí, Công ty Phốt phát Lâm Thao, Công ty Phân bón Bình Điền,

Trong điều kiện sản xuất phân bón trong nước mới chỉ đáp ứng đượckhoảng hơn 55% nhu cầu, còn lại vẫn phải nhập khoảng 40 % Tổng công tycũng là một trong số các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón lớn trên thị trườngVTNN cả nước.

Tuy nhiên, trong khuôn khổ của báo cáo này, em xin không đề cập đếnphương thức mua hàng và phương thức thanh toán với nhà cung cấp cũng nhưhóa đơn chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa mà chỉ chú trọng đếnhoạt động thu mua trong nước của Tổng công ty CP VTNN NA.

Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại Tổng công ty

là một trong những phương pháp sau: trả bằng chuyển khoản, trả chậm đối vớimột số nhà cung cấp quen, đặt trước tiền đối với các nhà cung cấp mới và hìnhthức thư tín dụng (L/C) đối với nhà nhập khẩu.

Tổ chức thu mua hàng hóa: Tổng công ty kinh doanh mặt hàng phân

bón, cây giống phục vụ cho sản xuất nông nghiệp nên doanh thu phụ thuộc rấtnhiều vào yếu tố thời vụ Mặt khác, thị trường phân bón nước ta đang diễn biếnrất phức tạp chịu ảnh hưởng của thị trường phân bón thế giới nên với mỗi giaiđoạn khác nhau thì nhu cầu và môi trường kinh doanh cũng khác nhau

Phòng kinh doanh là bộ phận có trách nhiệm theo dõi chung tốc độ lưuchuyển hàng hóa của Tổng công ty, theo dõi nhu cầu thị trường trong nước và

thế giới cũng như hàng hóa trong Tổng công ty để xác định nhu cầu hàng Trêncơ sở đó phòng sẽ xây dựng kế hoạch thu mua, tổ chức triển khai hoạt động xúctiến để tìm kiếm đối tác trong nước và quốc tế để nhập hàng Sau khi nghiên cứunhà cung cấp phù hợp và kế hoạch thu mua được Tổng giám đốc phê duyệt,phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục cần thiết để ký hợp đồng mua hàng choTổng công ty.

Căn cứ vào thoả thuận đã ký trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyểnthẳng tới địa điểm đã thoả thuận cho Tổng công ty, phần chi phí vận chuyển cóthể do Tổng công ty hay nhà cung cấp chịu Hiện nay Tổng công ty đang tổ chức17 trạm vật tư cấp huyện và 4 vùng kho trung chuyển tại: Cửa Lò, Móng Cái,Quy Nhơn và TP Hồ Chí Minh để dự trữ hàng Trong đó, kho Cửa Lò là tổngkho của Tổng công ty Từ đây sẽ cung cấp hàng cho các trạm VTNN huyện.trong báo cáo này, em xin lấy các ví dụ ở kho Cửa Lò.

Thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ thu mua

Chứng từ sử dụng trong thu mua gồm có: Hợp đồng kinh tế, phiếu nhậpkho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm hàng hóanhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa

Thủ tục thu mua và nhập kho

Mỗi lần nhập hàng, Tổng công ty đều cử cán bộ đi kiểm tra hàng nhập, đikèm với hàng thường có phiếu kiểm tra chất lượng của nơi sản xuất tuy nhiênnếu có nghi ngờ cán bộ thu mua của Tổng công ty sẽ lấy mẫu để kiểm nghiệm(đối với các lô hàng nhập khẩu và nhà cung cấp mới thì đây là điều kiện bắtbuộc) Nếu hàng giao nhận đã được đảm bảo thì cán bộ thu mua sẽ ký xác nhậnvào “Biên bản giao nhận hàng hóa” do bên cung cấp lập để làm thủ tục nhậpkho

Tại kho, sau khi kiểm tra chất lượng, khối lượng lô hàng cán bộ kho chínhthức làm thủ tục nhập kho Trên phiếu nhập kho, thủ kho chỉ có trách nhiệm ghi

các chỉ tiêu số lượng, quy cách bao bì, màu sắc của hàng nhập thực tế Chỉ tiêuđơn giá và thành tiền do kế toán ghi khi nhận được chứng từ.

Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên (đặt giấy than viết một lần), trong đó:Liên 1: Giao cho thủ kho viết thẻ kho, lưu kèm tập thẻ kho

Liên 2: Cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để nhập số liệu vào phiếunhập kho.

Thông thường, hàng và hóa đơn về cùng một lúc Phòng kinh doanh sẽ lànơi nhận hóa đơn GTGT và chuyển về cho phòng kế toán Phòng kế toán tiếnhành nhập hóa đơn GTGT vào máy tính Khi thực hiện xong hợp đồng cán bộhai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.

Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về, quá trình quản lý và ghi sổ đượcchia làm hai bước: Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho để nhập vàomáy nội dung của phiếu nhập kho theo đơn giá đã được thỏa thuận trong hợpđồng nhưng chưa phản ánh thuế GTGT Khi hóa đơn GTGT về, kế toán thanhtoán căn cứ vào hóa đơn để phản ánh thuế GTGT.

Trình tự hạch toán nghiệp vụ thu mua và thanh toán với người bán

 TK sử dụng: TK 331, TK 33311, TK 1561, TK 1562

Hiện nay ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ mua hàng dù thanh toán dưới hình thức nào (thanh toán trước hay trả chậm) đều được hạch toán thông quaTK 331.

Do vậy Tổng công ty sử dụng linh hoạt TK này để ghi định khoản vàocả bên Nợ và bên Có TK 331

 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung cấp, Ủynhiệm chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng

 Sổ sách sử dụng

Kế toán theo dõi hàng hóa trên các sổ chi tiết và sổ cái của các tài khoản:TK 1561, TK 1562, TK 1331, TK 1121, TK 331.

 Quy trình ghi sổ

Căn cứ để ghi sổ là hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kếtoán và định khoản ngay trên các hóa đơn, số liệu được tự động kết chuyểnvào Sổ chi tiết TK 1561, TK 331 Phần mềm tự động lập một chứng từ ghisổ hàng tháng để vào sổ cái các TK trên.

Để thanh toán cho người bán, kế toán viết ủy nhiệm chi cho nhân hàngthanh toán và nhận giấy báo Nợ của ngân hàng Khi nhận được giấy báo Nợcủa ngân hàng, kế toán nhập vào máy số liệu để vào sổ chi tiết TK 331, TK1121 Phần mềm kế toán máy cũng lập chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các TKtrên Cuối quý, kế toán tiến hành lập Sổ tổng hợp phát sinh để đối chiếu.

Ví dụ 1: Ngày 01/11/2008 Theo Hợp đồng kinh tế số 1210/2008, Tổng

công ty VTNN Nghệ An mua của Công ty TNHH MTV Phân đạm và Hóachất dầu khí Miền Bắc lô hàng 3.000 tấn Phân Urê Phú Mỹ với đơn giá4530/kg Hàng được giao tại Kho Cửa Lò

Tuân thủ thủ tục mua hàng và quá trình luân chuyển chứng từ nghiệpvụ mua hàng trên ta có mẫu hóa đơn GTGT số 55668 mà nhà cung cấp giaocho Tổng công ty (Biểu số 2) và nội dung nhập HĐ GTGT số 55668 (biểusố 3) trên máy tính.

Từ nội dung phiếu nhập hóa đơn này, phần mềm kế toán sẽ tự động kếtchuyển vào sổ chi tiết TK 1561 , TK 331 – MTV Miền Bắc (biểu số 4) vàlập chứng từ ghi sổ số 312 (biểu số 5) để vào sổ cái các TK trên.

Ngày 3/11/2008 kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi (biểu số 6) gửingân hàng Techcombank để ngân hàng chuyển tiền trả cho công ty MTVHC và DK Miền Bắc Đồng thời cũng nhận được giấy báo Nợ của Ngânhàng, kế toán nhập vào máy, số liệu được chuyển vào Sổ chi tiết TK 331 -

MTV Miền Bắc Cuối quý kế toán lập Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán vớinhà cung cấp (biểu số 7) để đối chiếu và so sánh số phát sinh.

Các mẫu bảng biểu lần lượt như sau:

Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01GTKT-3LL

(Liên 2: giao cho khách hàng) AA/2008B Ngày 01 tháng 11 năm 2008 CR 55668

Đơn vị bán hàng: CT TNHH MTV Phân Đạm và Hóa chất Dầu khí Miền BắcĐịa chỉ: Số tài khoản: Họ tên người mua: Đơn vị mua hàng: Công ty CP –Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp NA

Điạ chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An

Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST : 290032655

dịch vụ

Đơn vịtính

Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn tỷ hai trăm sáu mươi chín triệu năm trăm

nghìn chẵn

Người mua hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu số 3: Nội dung hóa đơn GTGT 55668 cập nhập vào máy tính

1561 – Ur

Phú mỹ 331 – MTV MB 13.590.000.000

2 Thuế GTGT đầu vào

Biểu số 5 (trích): SỔ CHI TIẾT TK 331

Công ty TNHH MTV Phân bón và Hóa chất dầu khí Miền Bắc

Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008

Ur -P 13.590.000.000VAT lô hàng 1331679.500.00052/BN 03/11Trả tiền hàng

bằng CK

1121Tech

Biểu số 6: ỦY NHIỆM CHI

Số: 11

Liên2 (Lưu tại đơn vị) Lập ngày: 03/11/2008

CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN, THƯ ĐIỆN

Tên đơn vị trả tiền: Công ty CP – Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp Nghệ An

Số tài khoản: **************

Tại Ngân hàng: Thương mại CP kỹ thương Việt Nam – CN Vinh

Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH MTV

Phân đạm vàHóa Chất Dầu khí Miền Bắc

Ngân hàng AGhi sổ ngày……… Kế toán T phòng kế toán

Ngân hàng BGhi sổ ngày: Kế toán T phòng kế toán

Phần do ngân hàng ghi:

Tài khoản nợ Tài khoản có……… ……….Số tiền bằng số14.250.000.000

Biểu số 7 (trích): Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán

2.3 Kế toán bán hàng

2.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

2.3.1.1 Kế toán doanh thu

Như đã giới thiệu ở trên, doanh thu từ kinh doanh các mặt hàng vật tưnông nghiệp của Tổng công ty là từ bán buôn trực tiếp cho khách hàng vàbán hàng qua đại lý

 Tài khoản sử dụng

Để phản ánh doanh thu bán hàng, Tổng công ty sử dụng TK 5111 – Doanhthu hàng hóa cho cả hai trường hợp xuất bán trực tiếp cho khách hàng và xuấtbán cho các đại lý hạch toán phụ thuộc.

 Chứng từ sử dụng

Với mỗi trường hợp xuất hàng, Tổng công ty lại sử dụng các chứng từ

khác nhau, gồm có các chứng từ nguồn phản ánh mục đích bán hàng như hợp

đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ các chứng từ thực hiện như hóa đơn

GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa,bảng thanh toán hàng đại lý

 Sổ sách sử dụng

Để theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán Tổng công ty mở sổ Báo cáo bán

hàng cho từng mặt hàng, Sổ chi tiết TK 5111 và sổ tổng hợp số phát sinh TK5111

 Quy trình ghi sổ

Đối với trường hợp bán buôn trực tiếp thì căn cứ ghi sổ là hóa đơn GTGT,

doanh thu được ghi nhận ngay khi xuất hàng

Khách hàng khi có nhu cầu sẽ liên hệ với Ban giám đốc Tổng công ty đềnghị mua hàng Căn cứ vào đề nghị cung cấp hàng hóa, phòng kinh doanh có

nhiệm vụ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cũng như khả năng cungcấp hàng hiện tại của Tổng Công ty Nếu chấp nhận bán hàng thì hai bên sẽ faxcác điều khoản thỏa thuận và họp mặt ký kết hợp đồng kinh tế.

Khi xuất hàng bán, phòng kinh doanh viết hóa đơn GTGT Sơ đồ luânchuyển hóa đơn GTGT như sau:

Sơ đồ 6 - Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT được phòng kinh doanh lập thành 3 liên (đặt qua máy viếthóa đơn), khách hàng cầm hóa đơn xuống kho để thực hiện giao nhận hàng.

Liên 1: Lưu tại gốc

Liên 2: Giao cho người mua hàng

Liên 3: Giao cho phòng kế toán nhập số liệu và lưu.

Căn cứ vào hóa đơn do phòng kinh doanh chuyển xuống, trong đó nêu đầyđủ thông tin về khách hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của từngloại hàng, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và cộng thanh toán, thủ kho tiến hànhlập phiếu xuất kho, giao hàng và lập biên bản giao nhận với khách hàng Sau khithủ tục tại kho hoàn thành, bộ phận kho thông báo lên Tổng công ty để xácnhận Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

Liên 1: Thủ kho viết thẻ kho, lưu kèm tập thẻ kho Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu.Khách

TGĐ & kế toán trưởng

Kế toán thanh toánPhòng

KD

Ký duyệtLập HĐ

GTGTKý hợp

Thủ kho

Phiếu xuất kho

Trường hợp khách hàng không đến nhận tại kho mà hàng do Tổng công typhụ trách vận chuyển thì phiếu xuất kho được giao hai liên cho bộ phận vận tải.Sau khi giao hàng và khách ký xác nhận vào phiếu xuất, một liên khách hànggiữ và một liên được đem về kho.

Ví dụ 2: Ngày 17/11/2008, Tổng công ty xuất hàng bán 100 tấn phân Đạm

Phú Mỹ (kho Cửa Lò) cho doanh nghiệp tư nhân (DNTN) Hoành Sơn – Hà Tĩnhtheo Hợp đồng mua bán nguyên tắc số 25 -10/HĐMBNT đã ký giữa hai công tyngày 25/10/2008 Sau khi tuân thủ thủ tục bán hàng như trên ta có nghiệp vụxuất hàng theo hóa đơn GTGT số 22627 (biểu số 8) Hóa đơn được kế toán nhậpliệu vào máy với các thông tin như biểu số 9.

Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ tự động kết chuyển vào báo cáo bánhàng khối VP Tổng công ty mục chi tiết Urê Phú Mỹ (biểu sổ 10) và sổ chi tiếtTK 5111.

Biểu số 8: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL

Liên 3: Nội bộ 2008B Ngày 17 tháng 11 năm 2008 AK 22627Đơn vị bán hàng: CTCP – Tổng CTY Vật tư Nông nghiệp Nghệ AnĐịa chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An Số TK

Điện thoại: Mã số

Họ tên người mua: Đơn vị mua hàng: Công ty tư nhân Hoành Sơn

Điạ chỉ: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu số 9: Nội dung hóa đơn GTGT22627 cập nhập vào máy ngày 17/11

Nợ

TKCó

Tên hàng: Phân Urê Phú Mỹ

22627 17/11

Đối với trường hợp xuất bán nội bộ cho các đại lý, căn cứ ghi sổ doanh

cũng là hóa đơn GTGT tuy nhiên doanh thu không được ghi nhận ngay mà phảichờ cuối tháng, khi các trạm huyện gửi báo cáo bán hàng, bảng thanh toán hàngđại lý và bảng kê hóa đơn bán ra Tổng công ty mới xuất hóa đơn một lần cho tấtcả khối lượng hàng đã tiêu thụ Còn trong tháng, khi xuất hàng cho đại lý là cáctrạm huyện, Tổng công ty ghi sổ theo nội dung phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ.

Khi trạm huyện gọi điện yêu cầu phòng kinh doanh Tổng công ty xuấthàng, phòng kinh doanh lập “Lệnh điều động nội bộ” Lệnh điều động nội bộsau khi được kế toán trưởng phê duyệt về việc xuất hàng xuống các trạm huyệnlà cơ sở để bộ phận kế toán Tổng công ty lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ”.

Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thựchiện theo sơ đồ 7 như sau:

Sơ đồ 7 – Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên:Liên 1: Lưu tại phòng kế toán

Liên 2: Giao cho các trạmLiên 3: Giao kho

Trong trường hợp xuất bán nội bộ Tổng công ty chưa lập Hóa đơn GTGTngay mà kế toán chỉ tiến hành vào máy số liệu của Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ theo chỉ tiêu số lượng (do Tổng Công ty tính giá xuất theophương pháp bình quân gia quyền) Đến cuối quý, khi máy tính kết xuất đượcgiá vốn xuất bán thì máy tính sẽ tự động cập nhập thông tin về giá trị xuất trêncác chứng từ sổ sách liên quan.

Tại trạm huyện, khi xuất bán hàng cho khách kế toán trạm xuất hóa đơnbán lẻ Định kỳ 10 ngày các trạm sẽ làm công tác báo cáo nhanh về Tổng côngty để thông báo số lượng hàng bán được ( mục đích là để kế toán theo dõi nhanhchỉ tiêu số lượng phục vụ công tác quản trị và điều chuyển giữa các kho khi cầnthiết) Cuối tháng, khi các trạm báo cáo cụ thể về tình hình tiêu thụ các mặt hàngqua bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn GTGT thì khi đó phòngkinh doanh mới lập hóa đơn GTGT cho khối lượng hàng tiêu thụ trong thángcủa đại lý Doanh thu bán hàng qua đại lý lúc này mới được ghi nhận vào báocáo bán hàng khối trạm huyện và lên Sổ chi tiết TK 5111 – doanh thu hàng hóa.

Ví dụ 3 : Ngày 04/11/2008 theo yêu cầu của Xí nghiệp Vật tư Nông

nghiệp và Dịch vụ tổng hợp Tương Dương, lệnh điều động nội bộ sốTrạm vật

Kế toánPhòng

kinh doanh

Ký duyệtLệnh điều

động nội bộGọi điện

yêu cầu xuất hàng

Phiếu xuất kho kiêm v/c nội bộ

Thủ kho

Xuất kho

14238NB/2008, kho Cửa Lò xuất cho xí nghiệp một số mặt hàng theo phiếuxuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 014251 (biểu số 11)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ được kế toán nhập số liệuvào máy với các thông tin như biểu số 12.

Biểu số 11: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số:03PXX – 3LL

KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ PA/2008K Số 012451

Liên 3: Nội bộ

Ngày 04 tháng 11 năm 2008

Căn cứ vào lệnh điều động số 14238/NB ngày 14/12/2008 của BGĐvề việc xuấthàng cho Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp và Dịch vụ tổng hợp Tương Dương Họ tên người vận chuyển: Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: KT1 – 79 Nghi Tân

Nhập tại kho: KT12 – Tương Dương

Tên, nhãn hiệu, quy cáchphẩm chất vật tư

1Phân urê phú mỹ bao 50kgUr –PTấn5.0002Phân urê TQ bao 50kgUr – TTấn2.0003Lân lâm thap bao 50kgP - LTTấn3.000

Xuất ngày 04 tháng 12 năm 2008 Nhập ngày 4 tháng 11 năm 2008

Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 12: Nội dung cập nhập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Kho nhập KT 12

Vào cuối tháng 11, căn cứ vào bảng thanh toán hàng đại lý do trạmTương Dương gửi lên (biểu số 13) và bảng kê hóa đơn bán hàng do XNVTNN&DVTH Tương Dương (biểu số 14) gửi lên Sau khi xuất hóa đơn số22639 cho trạm (biểu số 15) Kế toán nhập nội dung hóa đơn vào máy Tuânthủ quy trình ta có mẫu Báo cáo bán hàng các trạm huyện - Phân Urê Phúmỹ quý IV(biểu số 16)

Biểu số 13: BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ

Ngày 30 tháng 11 năm2008

Quyển số 1425 Số 04

Nợ TK 136 CóTK 112

Căn cứ Hợp đồng số ngày tháng năm về việc bán hàng đại lý Chúng tôi gồm:

Ông Trương Văn Thành Chức vụ: Trưởng Phòng kinh doanh Đại diện Tổng công ty CP VTNN Nghệ AnBà: Nguyễn Thị Tâm Chức vụ: Giám đốc XN VTNN và DVTH Tương Dương

I Thanh quyết toán số hàng đại lý từ ngày 30/11/2008 đến ngày 31/12/2008 như sau:

Tên SPĐVđầu kỳTồnNhậptrongkỳ

Tổng số

Số hàng đã bán trong kỳSố lượngtồn cuối

II Số tiền còn Nợ kỳ trước:12.000.000

III Số tiền phải thanh toán đến kỳ này: 495.256.200

- Số tiền đã được thanh toán: 185.162.810- Hoa hồng: 11.000.000

- Thuế GTGT nộp hộ: 24.162.810- Tiền hàng đã ứng: 150.000.000

IV Số tiền thanh toán kỳ nàyV Số tiền nợ còn lại: 310.093.390

Giám đốc đơn vị gửi hàng đại lý Đại diên nhận bán hàng đại lý Kế toán trưởng đơn vị gửi hàng đại lý

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Người lập bảng

(Ký, họ tên)