Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty tham gia thị trường chứng khoán.doc

Trang 1

CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN ABC1 SƠ DỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY

Ban kiểm soát

Ban giám đốcHội đồng quản trị

Đại hội cổ đông

Bộ phận tài chính kế toánBộ phận

quản lý Sổ cổ đông Bộ phận

tư vấnniêm yết

phát hànhBộ phận

bảo lãnh và phát

hànhBộ phận

đầu tưBộ phận

phát triển KDBộ phận

giao dịch

Bộ phận môi giới

Bộ phận quan hệ khách

Phòng Kiểm soát nội bộ

Văn phòng đại diện

ở Hà Nội

PhòngHành chính nhân sựHội đồng đầu tư

Bộ phận ITBộ phận

tư vấn tài chính

doanh nghiệp

Trang 2

2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN2.1 Bộ phận môi giới

- Tìm kiếm nguồn khách hàng mới;

- Mở và đóng tài khoản giao dịch chứng khoán tất cả các khách hàng bao gồmnhà đầu tư trong nước, nước ngoài, tổ chức hoặc cá nhân;

- Nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại, fax; nhận lệnh tại sàn cho kháchhàng VIP; Kiểm tra số dư tiền, chứng khoán và nhập vào hệ thống trước khichuyển Phiếu lệnh cho Bộ phận Giao dịch;

- Giải đáp thắc mắc của khách hàng về giao dịch và tài khoản;- Thực hiện việc lưu ký chứng khoán;

- Thực hiện các giao dịch thỏa thuận của khách hàng, bao gồm cả giao dịchOTC.

- Chịu trách nhiệm lập hợp đồng, thực hiện hợp đồng, lập Phiếu yêu cầu thanhtoán gửi khách hàng, theo dõi việc thu phí và thanh lý hợp đồng.

2.2 Bộ phận giao dịch

Chức năng :

- Phụ trách nhận, kiểm tra và nhập lệnh của nhà đầu tư bình thường tại Sàn giaodịch của DVSC.

- Tổ chức truyền lệnh lên TTGDCK và xử lý lệnh sau khi được truyền.

- Thực hiện các giao dịch khác tại sàn DVSC như : cầm cố cho vay, ứng trước vàcác giao dịch khác.

Nhiệm vụ :

- Nhận lệnh trực tiếp từ nhà đầu tư bình thường tại sàn giao dịch của Công ty.

Trang 3

- Kiểm tra số dư tiền, chứng khoán trên Phiếu lệnh và nhập lệnh vào hệ thốngcủa Công ty.

- Tổ chức việc truyền lệnh đến Trung tâm GDCK.- Thực hiện đối chiếu kết quả khớp lệnh của từng phiên.

- Cuối ngày, chuyển Báo cáo tổng hợp giao dịch hàng ngày và Báo cáo hoa hồngmôi giới cho Phòng kế toán.

- Kiểm tra đối chiếu số dư tiền mặt và số dư nhà đầu tư với Phòng kế toán vàomỗi cuối ngày giao dịch.

- Lưu các phiếu lệnh tại Phòng giao dịch

- Thực hiện các thủ tục ứng trước và cho vay cầm cố chứng khoán khi nhà đầutư có yêu cầu.

- Thực hiện các quyền liên quan đến cổ phiếu lưu ký theo thông báo củaTTGDCK.

- Luôn thể hiện tính chuyên nghiệp, thái độ niềm nở, ân cần trong khi giao dichvới khách hàng.

- Lập các quy trình quản lý sổ cổ đông cho từng khách hàng

- Thực hiện việc chuyển nhượng sổ cổ đông theo đúng quy trình đề ra cho từngtrường hợp cụ thể, đảm bảo tính chính xác trong công việc chuyển nhượng.- Trả lời các thắc mắc của nhà đầu tư và cổ đông về các vấn đề liên quan đến cổ

đông của Công ty mình ký hợp đồng quản lý sổ cổ đông.

- Kết hợp với phòng kế toán và bộ phận ngân quỹ để thu phí và thanh toán cổ tứccho cổ đông.

- Chịu trách nhiệm về các điều khoản và điều kiện trong Hợp đồng đã ký vớikhách hàng.

- Chủ động lập Phiếu yêu cầu thanh toán các khoản phí trong Hợp đồng và gửicho khách hàng, hỗ trợ Phòng kế toán thu phí về cho Công ty.

Trang 4

2.4 Bộ phận đầu tư

Chức năng :

- Trực tiếp tìm kiếm cơ hội đầu tư trên các lĩnh vực tài chính cho Công ty.- Phân tích tình hình thị trường, thẩm định dự án và kiến nghị đầu tư mang về lợi

ích cho Công ty.

- Trực tiếp quản lý danh mục đầu tư của Công ty; Thực hiện đầu tư theo hạnmức được ủy quyền hoặc được cấp phát.

Nhiệm vụ :

- Xây dựng chiến lược đầu tư; Định kỳ lập kế hoạch đầu tư trình cho BGĐ vàHĐQT (tháng, quý).

- Thực hiện các bước đầu tư theo như kế hoạch đã được duyệt.

- Theo dõi những biến động khác thường của khoản mục đầu tư so với kế hoạchđể báo cáo cho Ban giám đốc.

- Quản lý dự án đầu tư, danh mục đầu tư và thu hồi vốn.

Trang 5

- Chịu trách nhiệm quản lý từng đơn vị phát hành, bảo đảm tiến độ công việcphù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng

- Định kỳ lập báo cáo tiến độ thực hiện từng hợp đồng trình cho BGĐ.

2.6 Bộ phận tư vấn niêm yết phát hành

+ Các dự án tư vấn niêm yết, phát hành chứng khoán

+ Các dịch vụ khác như : lập hồ sơ công ty đại chúng, lập hồ sơ tăng vốn …

2.7 Bộ phận tư vấn tài chính doanh nghiệp

Trang 6

- Tìm kiếm khách hàng và tiếp xúc khách hàng tiềm năng có nhu cầu được cungcấp các dịch vụ tư vấn về tài chính

o Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh

o Cải tiến quy trình kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ

o Các công việc khác tư vấn tài chính khác theo yêu cầu của khách hàng- Phát triển và chăm sóc khách hàng.

- Tuân thủ các nguyên tắc trong quá trình tư vấn theo quy định của pháp luật vànghề nghiệp

Nhiệm vụ :

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán và nhập số liệu vào sổsách kế toán hàng ngày theo quy định.

Trang 7

- Thực hiện đối chiếu số dư tiền mặt và số dư tài khoản nhà đầu tư với bộ phậngiao dịch hang ngày.

- Lập báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm theo quy định của Bộ tài chính,UBCKNN và của Ban lãnh đạo Công ty (HĐQT, BGĐ ).

- Lập các báo cáo nhanh theo yêu cầu của Ban giám đốc và hội đồng quản trị

2.9 Phòng hành chánh nhân sự :

Chức năng :

- Thực hiện các công việc hành chính, quản lý hành chính và quản trị văn phòng.- Hỗ trợ tổ chức và thực hiện công tác hậu cần cho các dịp lễ, tết, tổ chức sự kiện

của Công ty.

- Thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân viên.

- Phối hợp với các bộ phận xây dựng và thực hiện chương trình đào tạo nhân viên.

Nhiệm vụ :

- Quản lý và điều phối các hoạt động hành chánh của công ty.

- Phụ trách theo dõi và thực hiện tất cả các công việc tiếp tân, nhân sự, tổ chức sự kiện và các công việc hành chính khác

- Hỗ trợ BGĐ trong việc xây dựng chính sách quản lý và phát triển nhân sự cũngnhư các chính sách quản trị theo yêu cầu của BGĐ

- Hỗ trợ các phòng ban trong việc cung cấp các tài liệu cũng như công cụ phụcvụ trong quá trình làm việc.

2.10Bộ phận kiểm soát nội bộ

Chức năng :

KSNB giám sát và kiểm tra hoạt động của các bộ phận nhằm :

- Đảm bảo hoạt động đạt hiệu quả cao trong kinh doanh và tuân thủ nghiêm túcmọi quy định liên quan của pháp luật và các quy định, quy chế và quy trìnhnghiệp vụ của Công ty.

- Ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật, quy định,quy chế và quy trình nghiệp vụ của Công ty dẫn đến rủi ro trong hoạt động.

Trang 8

- Bảo đảm an toàn tài sản và uy tín của Công ty.

- Kiến nghị với Ban Giám đốc Công ty trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc banhành mới các quy chế và quy trình nghiệp vụ nhằm tăng cường biện pháp đảmbảo an toàn tài sản, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.Nhiệm vụ

- Hỗ trợ các phòng ban trong việc thiết lập Quy trình hoạt động

- Theo dõi việc thực hiện của các Phòng ban theo quy trình đã thiết kế bằng việckiểm tra đình kỳ hoạt động của các phòng ban, đặc biệt là công tác đối chiếu sốliệu giữa các phòng ban có liên quan để lập Báo cáo định kỳ về hệ thống kiểmsoát nội bộ của các Phòng ban.

- Kiểm tra đột xuất hoạt động của các phòng ban để lập Báo cáo nhanh cho BanGiám đốc về tất cả những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hoạt động củaCông ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.

- Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của các bộ phận trong công ty, đảm bảorằng các bộ phận hoạt động phù hợp với Quy trình đã được thiết kế.

- Cập nhật những thay đổi trong Quy trình hoạt động của các phòng ban, hỗ trợvới Trưởng các phòng ban để điều chỉnh Quy trình cho phù hợp với quy mô vàhoạt động của các phòng ban

Trang 9

- Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện thoại và internet của các nhân viên trongcông ty, bảo đảm phát hiện các thông tin mật bị rò rỉ

2.10 Bộ phận quan hệ khách hàng

Chức năng và nhiệm vụ :

- Phụ trách giải đáp những thắc mắc và phản ánh của khách hàng về các dịch vụcung cấp của công ty

- Tiếp đón những nhà đầu tư quan trọng (VIP, người nước ngoài, các ban ngành)và giới truyền thông.

2.11 Bộ phận phát triển kinh doanh

Chức năng và nhiệm vụ :

- Chủ động tìm kiếm và tiếp xúc khách hàng tiềm năng của công ty.

- Giới thiệu các dịch vụ của công ty đến khách hàng tiềm năng, giới thiệu và hỗtrợ các bộ phận chuyên trách cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

- Ghi nhận nhu cầu của nhà đầu tư và phát triển các dịch vụ cung cấp cho kháchhàng.

2.12 Văn phòng đại diện ở Hà Nội

Định dạng
Số trang	9
Dung lượng	93 KB