Sơ đồ tổ chức bộ máy của báo đấu thầu

Báo Đấu Thầu thành lập năm 2008, quan trực thuộc Bộ Kế hoạch đầu tư Báo Đấu thầu đời sở quy định Luật đấu thầu Theo nội dung liên quan đến việc chi tiêu đầu tư phát triển từ nguồn vốn Nhà nước Trung ương, địa phương, Chính phủ, Bộ, ngành, UBND cấp phải công khai Báo Đấu thầu, từ thông báo mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết lựa chọn nhà thầu, đấu thầu hạn chế… đến sai phạm lĩnh vực đấu thầu Mục tiêu Báo đăng tải thông tin đấu thầu miễn phí rộng rãi nước nhằm đảm bảo cơng khai, minh bạch bình đẳng công tác đấu thầu Tất chủ đầu tư, bên mời thầu – đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, nhà thầu tham gia tải tìm kiếm thơng tin Báo cách dễ dàng thuận tiện Tiền thân tờ Bản tin thông tin đấu thầu (hoạt động từ năm 2004) phạm vi phát hành hẹp số lượng phát hành hạn chế, Báo đấu thầu phát triển mở rộng quy mô hoạt động nước Từ tờ Bản tin với đội ngũ cán chưa đến 10 người, thông tin đăng tải gói gọn nội dung thơng tin kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu…, phát hành số/tuần, Báo Đấu thầu tần suất phát hành lên số/tuần (Thứ đến thứ hàng tuần), mở thêm nhiều chuyên mục khác nội dung quy định bắt buộc phải đăng tải theo Luật Đấu thầu, tăng số lượng phát hành từ 20.000 lên 40.000 phát hành phạm vi toàn quốc Để phản ánh kịp thời thông tin, Báo mở văn phòng chi nhánh TP Hồ Chí Minh Đội ngũ cán Báo từ phóng viên, biên tập viên, thiết kế chế bản, phát hành, quảng cáo… lên tới 50 người Sơ đồ tổ chức máy Báo Đấu thầu: Tổng Biên tập Ban Biên tập thơng tin đấu Phóng viên Ban Biên tập thơng tin đấu thầu Thiết kế, chế Hành chính, kế toán Kinh doanh Phát hành Do đặc thù Báo đăng tải thông tin đấu thầu theo Điều Luật Đấu thầu nên 20 trang báo có tới 16 trang đăng tải thơng tin thông báo mời thầu, kế hoạch đấu thầu kết lựa chọn nhà thầu trang lại đăng tải nội dung cập nhật kinh tế, trị đặc biệt lĩnh vực đầu tư xây dựng chi tiêu sử dụng ngân sách Nhà nước Đảm nhận công việc Ban biên tập thông tin đấu thầu (Ban TTĐT) gồm người, có 01 trưởng nhóm (khơng có trưởng Ban) Hàng ngày, Ban TTĐT xử lý hàng trăm thông tin đấu thầu từ thông tin mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết lựa chọn nhà thầu, danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế, sơ tuyển, tư vấn đến danh sách nhà thầu vi phạm quy định đấu thầu Những thông tin gửi nhiều hình thức khác nhau: gửi trực tiếp (chiếm khoảng 30%), fax (60%), qua đường bưu điện (10%), qua mạng hình thức khác (10%) Để tránh chồng chéo cơng việc (người xử lý công việc người hay thông tin đấu thầu bị xử lý nhiều lần), thành viên Ban TTĐT phân công công việc theo lĩnh vực ngành nghề khác giao thông vận tải, thủy lợi, đê điều, xây dựng sở hạ tầng, sản xuất, khai thác mỏ khoáng sản… Sự phân chia mang tính tương đối thực tế xảy thông tin thông báo mời thầu đăng tải lần số báo hôm trước đăng hôm sau lại lại Thời gian tiếp nhận thông tin từ sáng 16 chiều hàng ngày Khó khăn cho cơng tác tiếp nhận xử lý thông tin Ban TTĐT phần lớn thông tin gửi qua fax, đề cập chiếm khoảng 60% tất hình thức tiếp nhận thơng tin Với đặc điểm nhanh chóng, nhiều chủ đầu tư/bên mời thầu chọn hình thức gửi fax trước cho kịp tiến độ đăng tải nội dung Theo Quy định Tòa soạn, thông tin phải gửi trước ngày kể từ ngày đăng tải số báo đường bưu điện, nghĩa có đủ thời gian cho họ chuẩn bị gửi trước thông tin Khó khăn khâu tiếp nhận fax xử lý thông tin Báo đấu thầu chủ đầu tư/bên mời thầu (đơn vị gửi thông tin) tải khâu tiếp nhận Tòa soạn báo dành riêng máy fax để nhận thông tin đấu thầu đáp ứng nhu cầu số lượng fax gửi nhiều Máy fax thường xuyên trục chặc: tắc giấy, hết mực, hỏng trống… Chưa tình trạng có đơn vị gửi fax nhiều lần cho thơng tin làm cho tình trạng tắc ngẽn trở lên trầm trọng gây lãng phí giấy mực Một khó khăn khác khâu trả lời điện thoại thành viên Ban TTĐT Sau gửi Fax, đơn vị gọi điện lại để xác nhận thơng tin có đăng tải hay không đăng tải số báo ngày Chính tạo tắc nghẽn thông tin Nhiều đơn vị gọi điện thoại điện thoại biên tập viên ln bận Trung bình tỷ lệ gọi thành cơng thường 1/3 Xử lý nhiều thông tin ngày, cộng với việc trả lời điện thoại liên tục gây sức ép cho biên tập viên khiến nhiều thái độ phục vụ họ trở lên tiêu cực (có thể to tiếng với khách hàng), phần đơn vị cung cấp thông tin không rõ ràng không nắm quy định đăng tải thông tin đấu thầu theo quy định Luật đầu thấu văn khác liên quan Hình thức gửi trực tiếp việc chủ đầu tư/bên mời thầu lên tòa soạn gửi trực tiếp thơng tin đấu thầu cho Ban TTĐT Hình thức chủ yếu đơn vị địa bàn TP Hà Nội số tỉnh, thành phố lân cận áp dụng, nhiên khơng đảm bảo tính khách quan mặt đăng tải thơng tin Hình thức tiếp nhận thơng tin qua đường bưu điện (bản gốc) gặp phải khó khăn tương tự Tất văn (thông tin đấu thầu) gửi đến, thành viên Ban TTĐT nhận sau văn thư phân loại theo lĩnh vực, ngành nghề phải đối chiếu lần so với fax để đảm bảo khơng bỏ sót thơng tin Đối với thành viên làm lâu năm họ nhớ hầu hết thông tin (thông tin xử lý chưa xử lý), không nhiều thời gian vào việc kiểm tra gốc fax Còn thành viên cơng việc tỉ mỉ nhiều thời gian Vì gốc gửi qua đường công văn thường đến sau - ngày, có tuần đơn vị gửi muộn (do gửi fax trước) Nếu có văn sai thành viên phải gọi điện cho đơn vị hướng dẫn yêu cầu họ sửa gửi lại văn Hình thức tiếp nhận thơng tin mạng (dauthau.mpi.gov.vn): Các đơn vị đăng ký gửi thông tin qua mạng Ưu điểm gửi thông tin nhanh, liệu không đồng nên trích xuất văn thường bị lỗi biên tập viên phải nhập lại thông tin, gây lãng phí thời gian Một khó khăn khác mạng hoạt động không ổn định, băng thông thấp nên hay bị nghẽn mạng nên đăng ký Sau biên tập xong, biên tập viên gửi thông tin cho trưởng nhóm, người có nhiệm vụ tập hợp gửi lại cho Ban thiết kế, chế Từ mơ hình hoạt động Ban TTĐT thấy có nhiều bất cập cho cơng tác quản lý Thứ nhất, xuất phát từ quy trình làm việc mang nhiều tính thủ cơng thiếu khoa học Phần lớn thông tin gửi đến Ban TTĐT kiểm tra cảm tính nhập liệu tay khơng thể tránh sai sót khâu biên tập đăng sai ngày phát hành hồ sơ mời thầu, thời điểm đóng thầu… hay thơng tin đăng lặp lại báo nhiều lần Thứ hai, áp dụng nhiều hình thức gửi thơng tin tốt đảm bảo linh hoạt cho chủ đầu tư/bên mời thầu, họ lựa chọn hình thức khác phù hợp với điều kiện góc độ lại gây khó khăn cho Ban TTĐT (mất nhiều thời gian kiểm tra thông tin) Bên cạnh ưu điểm, hình thức có nhược điểm riêng gây khơng khó khăn cho Ban TTĐT chủ đầu tư/bên mời thầu Thứ ba, trung bình ngày Báo Đấu thầu tiếp nhận hàng trăm thông tin đấu thầu liên quan Để xử lý thông tin, Ban TTĐT phải trao đổi liên lạc với đơn vị gửi thông tin (thường qua điện thoại, điện thoại thường kéo dài từ – phút) để xác nhận tình trạng văn Điều gây ngẽn mạng điện thoại khiến nhiều đơn vị liên lạc tạo áp lực cho thành viên Ban nhiều câu hỏi hỏi hỏi lại nhiều lần Để khắc phục tình trạng trên, việc Ban TTĐT cần làm tổ chức lại khâu tiếp nhận thông tin theo hướng thuận tiện, đơn giản cho hai bên Các hình thức tiếp nhận thơng tin trì, nhiên, cần giảm bớt điện thoại gọi đến cách trả lời thông tin qua mạng Các văn gửi đến dù hay sai cập nhật mạng Các đơn vị gửi thông tin cần truy cập vào mạng tra cứu tình trạng văn gửi đến, tránh lãng phí thời gian tiền bạc phải liên lạc nhiều lần tránh căng thẳng cho biên tập viên phải trả lời nhiều điện thoại ngày Tuy nhiên cần phải nâng cấp trang website đáp ứng khả Tiến tới triển khai đăng ký tồn thơng tin qua mạng Qua mơ tả quy trình tác nghiệp Ban TTĐT, thấy tồn nhiều bất cập q trình xử lý tiếp nhận thơng tin Ban Những bất cập khơng làm ảnh hưởng đến suất làm việc mà gây lãng phí thời gian tiền bạc cho Tòa soạn báo đơn vị đăng ký thông tin Quản trị hoạt động giúp nhìn nhận vấn đề sản xuất khâu, đánh giá đưa giải pháp hữu hiệu nhằm giúp tổ chức hoạt động hiệu hơn, nâng cao suất chất lượng dịch vụ Như đề cập trên, quy trình tác nghiệp Ban TTĐT cần phải xếp tổ chức lại theo hướng đơn giản hóa, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí thuận tiện cho Ban TTĐT chủ đầu tư/bên mời thầu Từng thành viên Ban phải rà sốt lại quy trình tiếp nhận thông tin đề xuất phương án thực theo hướng cam kết thực phương án cuối Lãnh đạo Báo Đấu thầu thông qua Ban TTĐT phải đánh giá kiểm điểm theo định kỳ trình làm việc thành viên, có chế độ khen thưởng kỷ luật rõ ràng (hiện chưa áp dụng) đảm bảo nội quy Ban tòa soạn tuân thủ nghiêm ngặt Rõ ràng bất cập Ban TTĐT nhìn nhận thấy tồn từ lâu Sắp xếp tổ chức lại quy trình tiếp nhận thơng tin, ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin với nỗ lực thành viên Ban TTĐT nói riêng Tòa soạn Báo Đấu thầu nói chung giải pháp đảm bảo hiệu cắt giảm chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ./ Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hoạt động – Đại học Griggs - Quy chế hoạt động Báo Đấu thầu ... Minh Đội ngũ cán Báo từ phóng viên, biên tập viên, thiết kế chế bản, phát hành, quảng cáo… lên tới 50 người Sơ đồ tổ chức máy Báo Đấu thầu: Tổng Biên tập Ban Biên tập thông tin đấu Phóng viên Ban... tin đấu thầu Thiết kế, chế Hành chính, kế tốn Kinh doanh Phát hành Do đặc thù Báo đăng tải thông tin đấu thầu theo Điều Luật Đấu thầu nên 20 trang báo có tới 16 trang đăng tải thông tin thông báo. .. thông tin Báo đấu thầu chủ đầu tư/bên mời thầu (đơn vị gửi thông tin) tải khâu tiếp nhận Tòa soạn báo dành riêng máy fax để nhận thông tin đấu thầu đáp ứng nhu cầu số lượng fax gửi nhiều Máy fax