hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty dược Ðà nẵng

hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty dược Ðà nẵng

Chính vì vậy qua quá trình thực tập tại Công ty kết hợp với lý luận em đã

chọn đề tài: ''Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Ðà Nẵng'' để

Em xin chân thành cám ơn thầy Trần Thượng Bích La cùng các cô chú, anh chị Phòng kế toán và Công ty Dược Ðà Nẵng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này.

2 Các mối quan hệ phát sinh trong hoạt động lưu chuyển hàng hóa:

+ Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa

+ Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng là mối quan hệ phát sinh trong qúa trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài.

+ Quan hệ thanh toán nội bộ bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức, quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc với nhau (về phân phối vốn, các khoản thu hộ, trả hộ, về mua bán nội bộ )

- Thuế giá trị gia tăng (VAT) là loại thuế gián thu được thu trên phần giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ.

II NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ NHIỆM VỤ CỦA HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA.

1 Nội dung:

- Lưu chuyển hàng hóa thể hiện qua ba khâu:

+ Mua vào là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa Thông qua mua hàng, quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán tiền - hàng giữa người mua và người bán về trị giá hàng hóa được thực hiện Là một doanh nghiệp thương mại

mua hàng về để bán nên việc lựa chọn hàng mua phải căn cứ vào nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng và khả năng kinh doanh của doanh nghiệp

+ Dự trữ hàng hóa đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bình thường và liên tục, nhất là những mặt hàng có tính thời vụ Một chính sách dự trữ hàng hóa hợp lý giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi vốn, thúc đẩy nhanh quá trình lưu thông, đảm bảo khả năng sinh lời của vốn.

+ Bán ra là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng hàng hoá được thực hiện Bán ra trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông phục vụ sản xuất và đời sống xã hội Ðây là vũ khí cạnh tranh quan trọng của doanh nghiệp với các đối thủ của mình, là khâu quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp.

2 Ý nghĩa:

- Lưu chuyển hàng hóa đóng vai trò trung gian không thể thiếu được trong quan hệ giữa sản xuất và tiêu dùng, là tiền đề của sản xuất, là hậu cần của tiêu dùng và không thể thiếu được trong quá trình tái sản xuất xã hội Với vị trí đó lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa:

+ Ðảm bảo cung ứng vật tư, hàng hóa cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng cho nhu cầu xã hội.

+ Thúc đẩy việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất.

+ Thực hiện việc dự trữ các yếu tố sản xuất và hàng tiêu dùng, giúp cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và người tiêu dùng giảm bớt dự trữ lớn ở nơi sản xuất và dự trữ tiêu dùng cá nhân.

+ Ðảm bảo điều hòa cung cầu, nó làm đắt những nơi có nguồn hàng nhiều, phong phú và rẻ hàng hóa ở những nơi khan hiếm.

3 Nhiệm vụ của hạch toán lưu chuyển hàng hóa.

- Hàng hóa được xem là đối tượng hạch toán đặc trưng nhất trong ngành thương mại nên việc tổ chức tốt hạch toán lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp.

Hạch toán lưu chuyển hàng hóa có những nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào, dự trữ và bán ra.

+ Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hóa theo yêu cầu quản lý đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng

+ Tổ chức thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua bán và dự trữ hàng hóa.

+ Tổ chức lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

+ Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp.

III HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng.

1.1 Phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ a Phương thức mua hàng:

- Ðể đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa theo nhu cầu của thị trường thì các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác thu mua tạo nguồn hàng Công tác thu mua tạo nguồn hàng trong các doanh nghiệp thương mại được thực hiện theo các phương thức:

+ Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Theo phương thức này, đơn vị có thể đến nhận hàng tại kho của bên bán (nhận hàng) hay bên bán chuyển đến cho doanh nghiệp thương mại (chuyển hàng):

• Phương thức nhận hàng: trách nhiệm vận chuyển thuộc về người mua mọi tổn thất xảy ra khi đem hàng về kho người mua phải chịu.

• Phương thức chuyển hàng: trách nhiệm vận chuyển thuộc về người bán người mua chỉ chịu trách nhiệm về vật chất khi hàng chuyển đến và giao xong.

+ Mua hàng không theo hợp đồng: việc mua bán diễn ra mà các bên không kí kết hợp đồng kinh tế.

+ Mua hàng qua hệ thống đại lý: mua hàng theo phương thức này có ưu tiên là doanh nghiệp có thể mua được những mặt hàng không tập trung, không

thường xuyên Khi mua hàng, doanh nghiệp thương mại cần quy định rõ chất lượng, giá cả, qui cách hàng hóa.

b Thủ tục chứng từ mua hàng:

* Nguyên tắc kiểm nhận hàng hóa:

Trước khi hàng nhập kho phải được kiểm nhận thông nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hóa trực tiếp tiến hành

Khi tiến hành kiểm nhận phải căn cứ vào chứng từ của bên bán hay là hợp đồng kinh tế (nếu chưa có chứng từ bên bán) đối chiếu số nhận thực tế về ố lượng chất lượng để lập ''biên bản kiểm nghiệm'' (nếu hàng hóa mua về nhiều, phức tạp, quý hiếm) Biên bản kiểm nghiệm được lập thành hai liên: 1 liên giao cho phòng cung tiêu và 1 liên giao cho phòng kế toán Nếu hàng hóa nhập kho không đúng yêu cầu trên hóa dơn thì phải lập thêm một liên kèm theo chứng từ có liên quan gởi đến cho bên bán giải quyết (nếu theo phương thức chuyển hàng) Cần chú ý trong quá trình nhập kho phải căn cứ vào xuất xứ hàng nhập khẩu để tính giá nhập kho cho phù hợp.

* Thủ tục chứng từ mua hàng:

+ Nếu mua hàng có hóa đơn bên bán: căn cứ vào hóa đơn của bên bán và biên bản kiểm nghiệm (nếu có) bộ phận mua hàng lập ''phiếu nhập kho'' (2,3 liên): liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng kế toán, liên 3 người nhập giữ.

+ Mua hăng không có hóa đơn của bên bán : người mua lập “Phiếu kê mua hàng” được giám đốc duyệt chi và chịu trách nhiệm trước pháp luật Sau khi nhận hàng xong, người mua cùng người bán kí vào phiếu, người mua chuyển phiếu cho người có thẩm quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho giống như trên.

+ Nhập hàng từ liên doanh, gia công, điều chỉnh nội bộ: kế toán phải có căn cứ xuất xứ hàng hóa để lập phiếu nhập kho theo đúng chế độ kế toán Nhập hàng từ liên doanh hay được cấp phải có ''biên bản kiểm kê hàng hóa''

1.2 Phương pháp tính giá hàng mua vào:

- Giá vốn hàng hóa là giá thực tế của hàng hóa mua vào, gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hàng hóa mua.

+ Hàng hóa được cấp:

đến hàng được cấp+ Hàng hóa mua vào:

Giá vốn hàng hóa = giá mua trên hóa đơn + các chi phí liên quan đến hàng hóa mua vào + thuế nhập khẩu, thuế TTÐB phải nộp - giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại

Nếu hàng hóa thuộc đối tượng phải nộp VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trên hóa đơn và chi phí liên quan không bao gồm thuế VAT Nếu đối tượng nộp VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp VAT thì giá mua trên hóa đơn và chi phí liên quan bao gồm cả thuế VAT.

+ Hàng hóa nhập từ gia công chế biến:

Giá vốn hàng hóa = giá thực tế hàng gia công + chi phí gia công + chi phí vận chuyển hàng từ DN đến nơi gia công và ngược lạiNếu hàng hóa thuộc đối tượng nộp VAT theo phương pháp khấu trừ thì chi phí gia công và phí vận chuyển không bao gồm thuế VAT Nếu hàng hóa không thuộc đối tượng nộp thuế hay nộp theo phương pháp trực tiếp thì chi phí gia công và chi phí vận chuyển bao gồm cả thuế VAT.

Giá vốn = Giá thực tế của hàng + các chi phí liên quan trực tiếp hàng hóa hóa trên thị trường đến hàng biếu tặng

+ Hàng hóa nhận liên doanh:

Giá vốn = Giá do hội đồng liên + các chi phí liên quan trực tiếp hàng hóa doanh đánh giá đến hàng nhận liên doanh

1.3 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng.

a Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên:

- Nội dung kết cấu tài khoản sử dụng:+ TK 156 - Hàng hóa

Chi tiết: TK 1561: giá mua hàng hóaTK 1562 : chi phí mua hàng

• Tài khoản 1561: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng hóa trong kho của doanh nghiệp theo giá mua.

+ TK 151 - Hàng mua vào đang đi trên đường

TK này dùng để phản ánh gía trị hàng hóa vật tư doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho.

- Trình tự hạch toán

+ Trường hợp mua hàng ở các doanh nghiệp thương mại, không phải lúc nào hàng cũng về đầy đủ và đúng theo các nội dung trên hóa đơn Trong thực tế, hàng hóa mua hàng về có thể xảy ra thừa hoặc thiếu Ngoài ra để hàng hóa tiêu thụ nhanh thì nhà cung cấp thường áp dụng các chính sách khuyến mại như giảm giá hàng mua, hàng không đúng quy cách có thể trả lại hay chiết khấu đối với những khách hàng thanh toán sớm hay mua với số lượng nhiều Ðối với các doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng chịu VAT và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ trực tiếp thì số tiền ghi trên TK 151, 156 không có thuế Còn đối với các doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hay nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì như trên TK 151, 156 bao gồm cả thuế GTGT.

b Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

- Nội dung kết cấu TK sử dụng.

TK 1561- Giá mua hàng hóa trong kho tăng

+ Nhập kho + Kiểm kê thừa + Ðánh giá tăng

- SDCK: giá mua hàng tồn cuối kỳ

- Giá mua hàng hóa trong kho giảm- Xuất kho: + Bán

+ Dùng- Kiểm kê thiếu- Đánh giá giảm

TK 151- Giá mua hàng hóa, vật tư đã mua nhưng cuối kỳ chưa nhập kho- SDCK: Giá mua hàng hóa, vật tư chưa về nhập kho cuối kỳ

- Nhập kho vật tư, hàng hóa hay chuyển thẳng đi bán.

Chi tiết: TK 6111 : mua nguyên liệu, vật tư

TK 6112 : mua hàng hóa (chi tiết : giá mua, chi phí mua)

+ TK 151, 156, 157: dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

- Trình tự hạch toán:

Giá trị của hàng hóa, vật tư mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên TK riêng (TK mua hàng) không được theo dõi trên TK hàng tồn kho Các TK yồn kho chỉ được sử dụng ở đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ.

TK 611- Kết chuyển giá mua hàng tồn đầu kỳ

- Kết chuyển chi phí mua của hàng đầu kỳ

- Giá mua của hàng trong kỳ- Chi phí mua phát sinh trong kỳ

- Giảm giá hàng mua

- Giá mua của hàng trả lại cho người bán- Kết chuyển giá mua của hàng tồn cuối kỳ- Kết chuyển giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ

- Chi phí mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ

- Chi phí mua phân bổ cho hàng tiêu thu trong kỳ

TK 111, 112,331 hàng hoá bán ra TK 1561

Giá mua hàng tồnMua hàng chưa Cuối kỳ trong kho

VAT trong kỳ

(4) cuối kỳ TK 157 Kết chuyển

Giá mua hàng gởi đi bán

Giá mua hàng tồncuối kỳ ở cơ sở gccb

TK 1562

VAT được khấu trừ CP thu mua phân bổ Cho hàng tồn cuối kỳ

2.1 Phương thức, thủ tục chứng từ bán hàng.a Phương thức bán hàng gồm:

* Phương thức bán buơn: Phương thức này được thực hiện bằng các phương thức sau:

+ Phương thức bán hàng qua kho: hàng hĩa mua về nhập kho rồi mới xuất bán được thực hiện theo hình thức:

• Chuyển hàng: doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng Hàng hĩa được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong cho người kí vào chứng từ giao hàng Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển đến người mua doanh nghiệp chịu trách nhiệm.

• Nhận hàng: bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp Sau khi giao hàng xong, bên mua kí vào chứng từ bán hàng thì hàng hĩa xác định tiêu thụ Vì vậy mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển người mua sẽ chịu.

+ Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng: bán thẳng hàng hĩa cho người mua khơng qua kho gồm hai hình thức sau:

• Vận chuyển thẳng cĩ tham gia thanh tốn: Doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp và vận chuyển hàng đến bán thẳng cho người mua, về mặt thanh tốn doanh nghiệp vẫn phải trả tiền hàng cho nhà cung cấp và thu tiền của đơn vị mua.

• Vận chuyển thẳng thơng qua tham gia thanh tốn: Hàng hĩa được giao thẳng cho bên mua do người mua đến nhận hàng về Về mặt thanh tốn, doanh nghiệp khơng làm nhiệm vụ thanh tốn cho nhà cung cấp và thu tiền của đơn vị mua Tùy từng hợp đồng, doanh nghiệp được hưởng một tỉ lệ thủ tục phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp.

+ Phương thức bán lẻ: Aïp dụng ở các quầy hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của dân cư và được tiến hành theo các hình thức:

• Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng vừa là người trực tiếp thu tiền, giao hàng cho khách hàng và ghi hàng đã bán vào thẻ quầy hàng Cuối ngày hoặc cuối ca nhân viên phải kiểm tiền và nộp tiền cho thủ quỹ hoặc nộp vào ngân hàng.

• Bán lẻ thu tiền tập trung: Tách rời giữa nghiệp vụ bán hàng và thu tiền Ở mỗi cửa hàng, quầy hàng bố trí nhân viên thu tiền riêng cĩ nhiệm vụ viết hĩa đơn hay phiếu thu tiền và cho khách hàng đến nhận hàng tại quầy qui định Cuối ngày hoặc cuối ca nhân viên thu tiền, tổng hợp tiền và xác định doanh số bán.

• Bán hàng đại lý: Doanh nghiệp thực hiện bán hàng thơng qua hệ thống đại lý Sau khi kết thúc hợp đồng bán hàng, doanh nghiệp sẽ trả cho các đại lý một khoản thù lao về việc bán hàng hay gọi là hoa hồng đại lý.

• Bán hàng trả gĩp: Aïp dụng đối với hàng hĩa cĩ giá trị tương đối cao Khi mua khách hàng cĩ thể thanh tốn ngay lần đầu tại thời điểm mua một phần số tiền phải trả Phần cịn lại trả dần trong nhiều kỳ và chịu một lãi suất nhất định.

• Các phương thức bán lẻ khác: Thơng qua mạng điện thoại đặt trước b Thủ tục chứng từ bán hàng:

- Ðối với bán buơn: Khi bán hàng, kế tốn lập hĩa đơn bán hàng hay hĩa đơn GTGT và phiếu xuất kho nếu hàng bán qua kho Hĩa đơn là căn cứ để doanh nghiệp ghi sổ kế tốn và được lập thành 3 hoặc 5 liên tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

- Ðối với bán lẻ: Lập bảng kê bán lẻ hàng hĩa, dịch vụ gởi cho bộ phận kế tốn làm căn cứ để tính và thu thuế GTGT.

2.2 Hạch tốn nghiệp vụ bán hàng.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, hàng hố được mua vào từ nhiều nguồn khác nhau, tại các thời điểm khác nhau nên giá mua thường thay đổi Vì vậy cần phải cĩ phương pháp xác định giá mua của hàng xuất kho Cĩ 4 phương pháp:

+ Phương pháp bình quân gia quyền (LIFO)+ Phương pháp nhập trứoc xuất trước (LIFO)+ Phương pháp nhập sau xuất trước

Theo phương pháp này, trước hết cần tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng, có thể tính vào thời điểm cuối kỳ hoặc tại các thời điểm xuất kho hàng hoá

Phương pháp nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này, hàng nhập trước thì xuất trước , nghĩa là phải xuất hết giá trị hàng nhập vào kho trước thì mới xuất đến hàng nhập kho sau giá mua của hàng xuất kho được tính theo đơn giácủa hàng mua vào nhập kho tại thời điểm đầu, giá mua của hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá mua của hàng mua vào sau cùng

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Theo phương pháp này hàng nhập kho sau thì xuất kho trứơc Khi tính giá mua của hàng xuất kho sẽ căn cứ vào đơn giá mua của hàng nhập kho gần lần xuất nhất Giá mua của hàng xuất kho là giá muc của hàng hoá mua vào nhập kho sau, giá mua của hàng tồn kho là giá mua của hàng hoá mua vào nhập kho trước

- Phương pháp thực tế đích danh: xuất kho hàng thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá của lô đó để tính giá mua của hàng xuất kho.

b Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp này xác định giá mua của hàng xuất kho tại thời điểm cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê của hàng tồn cuối kỳ

Phương pháp bình quân gia quyền: giá mua của hàng xuất kho được xác định vào thời điểm cuối kỳ hạch toán nên phương pháp tính giá là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.

Đơn giá bình quân hàng i cả kỳ dự trữ

Giá mua hàng i tồn kho đầu kỳ

Giá mua hàng i nhập kho trong kỳ+

=

Số lượng hàng i tồn kho đầu kỳ

Số lượng hàng i nhập kho trong kỳ+

hàng i cả kỳ dự trữx

Giá mua hàng i

tồn kho trong kỳ = tồn kho đâù kỳ Giá mua hàng i x Giá mua hàng i mua vào trong kỳ xGiá mua hàng i tồn cuối kỳ

Phương pháp nhập trước - xuất trước (như trên) Phương pháp nhập sau - xuất trước:

Phương pháp thực tế đích danh

2.3 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng:

a Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

* Nội dung kết cấu TK sử dụng:

+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dich vụ.

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh Ngoài ra nó cũng dùng để phản ánh các khoản được nhận từ nhà nước về trợ cấp trợ giá khi thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo yêu của nhà nước.

TK 511- Thuế TTĐB, thuế XK

- Kết chuyển giảm giá hàng bán.

- Kết chuyển doanh thu hàng bán trả lại- Kết chuyển doanh thu thuần

- Doanh thu bán sản phẩm, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ

+ TK 512: doanh thu bán hàng nội bộ + TK 157: hàng gởi đi bán

TK này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa, sản phẩm doanh nghiệp đã gửi đi cho khách hàng, hàng hóa nhờ bán đại lý kí gửi nhưng chưa được xác định tiêu thụ.

+ TK 632: Giá vốn hàng bán

Dùng để phản ánh giá vốn của hàng bán, thành phẩm lao vụ dịch vụ đã xuất bán trong kỳ.

+ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.Giá mua hàng i

tồn kho cuối kỳ

Số lượng hàng i tồn kho cuối kỳ

điểm đầu kỳ x

Giá mua hàng i

xuất kho trong kỳ = tồn kho đâù kỳ Giá mua hàng i x nhập kho trong kỳGiá mua hàng i xGiá mua hàng i tồn cuối kỳ

TK này dùng để phản ánh số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.

* Trình tự hạch toán:

Khi doanh nghiệp bán hàng thì phải thực hiện đồng thời hai bút toán là hạch toán doanh thu và hạch toán giá vốn của hàng bán ra Trong kinh doanh, ở các doanh nghiệp thương mại có 2 phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ.

(1) bán tiền thu ngay :

TK 155, 156 TK 632 TK 511 TK 111, 112

(1a) Giá mua của hàng Giá bán tiêu thụ trong kỳ chưa thuế

TK 3331 Tổng tiêu Thụ

(2) Bán chưa thu tiền => khách hàng chấp nhận trả và chưa trả

3b hoa hồng hanh toán (3b) 3c thu tiền ở cho đại lý TK 3131 TK 131 đại lý

Chưa thu tiềnở đại lý

(3b) : Khi nhận được báo cáo bán hàng do bên nhận đại lý gửi :

TK 5113 TK 331 (bên giao đại lý) TK 111, 112, 131

(3a) Ðịnh kỳ xác định hoa hồng (3b2) giá bán đại lý được hưởng

3c khi thanh toán tiền cho bên giaođại lý

(3a) Khi nhận được hàng do bên giao đại lý gửi đến :Nợ TK 003 : giá bán

(3b) : Khi bán được hàng(3b1) : Có TK 003 - Giá bán(4) Bán trả chậm, trả góp

(4a) # (1a)(4b) : giá bán

TK 515 TK 3387 (4b2) kết chuyển

bất kỳ

(5) Hạch toán chiết khấu thương mại chiết khấu thanh toán

TK 111, 112, 131 TK 521 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 635 (CPTC)

(5b) cuối kỳ (5a) CKTM kết chuyển

CKTM gồm VAT Nếu là người mua

Khấu hao

TK 3331Giảm VATphải nộp

Nếu là người mua ghi giảm giá mua

(6) Hạch toán hàng bán bị trả lại :

• Bán năm trước trả lại năm nay

• Bán kỳ trước trả lại kỳ này

• Bán kỳ này trả lại kỳ trước

(6d) chi phí phát sinh liên quanđến hàng bán bị trả lại

TK 133

b Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

- Theo phương pháp KKÐK, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán chỉ hạch toán doanh thu không hạch toán giá vốn, đến cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm

kê, kế tốn xác định giá trị hàng tồn, sau đĩ xác định giá trị hàng xuất Aïp dụng một trong các phương pháp tính giá mua của hàng xuất kho để tính giá mua của hàng tồn cuối kỳ, từ đĩ tính giá mua của hàng bán trong kỳ.

Khi hàng tiêu thụ ( giá bán, cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ :

TK 3331

3 Hạch toán hàng tồn kho:

3.1 Hạch toán chi tiết hàng tồn kho :

Hạch toán chi tiết hàng tồn kho được tiến hành đồng thời ở kho và bộ phận kế toán Có 3 phương pháp:

* Ghi thẻ song song

- Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi về số lượng, bộ phận kế toán theo dõi số lượng và gia trị.

- Trình tự ghi chép:

+ Ở kho: Hằng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất ghi số lượng hàng thực nhập thực xuất vào thẻ kho.Hằng ngày hoặc định kì, thủ kho sau khi vào thẻ kho thì chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán.

+ Ở phòng kế toán: hằng ngày hoặc định kì khi nhận được các chứng từ nhập xuất từ kho gởi lên, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất sau đó ghi vào thẻ hay sổ chi tiết có liên quan cả số lượng lẫn giá trị Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về tổng số nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa Sau khi đối chiếu khớp đúng kế toán lập bảng cân đối nhập - Xuất - Tồn hàng hóa về mặt giá trị để đối chiếu với kế toán tổng hợp.

+Tại phòng kế toán:hằng ngày hoặc định kì kế toán kho hàng xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và kí ngay trên thẻ kho để chứng thực kết quả kiểm tra Sau đó đem toàn bộ chứng từ cùng phiếu giao nhận chứng từ kế toán ghi đơn giá và ghi thành tiền rồi ghi vào bảng lũy kế nhập xuất tồn (được mở cho từng kho) Tiếp đó cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng

để tính ra số dư cuối tháng của từng loại hàng.Số dư này dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư.

* Sổ đối chiếu luân chuyển:

+ Ở kho: vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm hàng hóa (vật liệu) như phương pháp thẻ song song.

+ Ở phòng kế toán: định kì khi nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất từ thủ kho chuyển lên, kế toán lập ra bảng ra bảng kê nhập, bảng kê xuất Cuối tháng tổng cộng các bảng kê nhập, bảng kê xuất tính ra tổng số nhập, tổng số xuất của từng loại hàng hóa để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển được lập theo từng kho và ghi tổng số nhập, tổng số xuất trên cơ sở đó tính ra số tồn cuối tháng về số lượng và giá trị cho từng loại hàng hóa Mỗi loại được ghi 1 dòng trên sổ Cuối tháng, kế toán thực hiện việc đối chiếu số tồn của từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với tồn từng loại trên thẻ kho, số tổng cộng trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

3.2 Hạch toán kết quả kiểm kê:

+ Ðối với trường hợp hao hụt mất mát hàng tồn kho:

Căn cứ vào biên bảng mất, hao hụt mất mát hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị hao hụt mất mát:

Nợ TK 138(1) - Tài sản thiếu chờ xử lýCó TK 151, 152, 153, 154, 155, 156Căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 334 (phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632: giá vốn hàng hóa (các khoản hao hụt mất mát trừ (-) phần bồi thường)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.

3.3 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

- Cuối năm kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi:Nợ TK 642

Mức dự phòng giảm giá HTK

Số lượng hàng hoá tồn kho giảm

giá tại thời điểm 31/12 (năm báo

hàng hoá i trên sổ kế toán x

Đơn giá thực tế hàng hoá i trên

TT thời điểm 31/12 năm BC-

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG

A GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG.

I Quá trình hình thành phát triển và chức năng nhiệm vụ của công ty Dược Đà Nẵng.

1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty Dược:

Vào thời nền kinh tế nước ta còn đang trong cơ chế bao cấp, sự vận động của hàng hóa phải nằm dưới sự quản lý của nhà nước Ðối với dược phẩm, một mặt hàng thiết yếu và quan trọng nhà nước độc quyền quản lý Công ty Dược Ðà Nẵng lúc bấy giờ chỉ là một hiệu thuốc của thành phố trực thuộc Tỉnh với chức năng phân phối và lưu thông dược phẩm trong phạm vi thành phố.

Khi nền kinh tế nước ta mở cửa áp dụng kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, hàng hóa nói chung và dược phẩm nói riêng vận động theo quy luật cung cầu của thị trường.

Năm 1990, theo Quyết định số 1037/TCKT của Bộ Bảo vệ Sức khỏe, Quyết định số 177/QÐ-UB của UBND tỉnh Quảng Nam Ðà Nẵng và cấp giấy phép kinh doanh số 1040088/TTKT vào tháng 3/1991 Công ty Dược thành lập với chức năng bán buôn, bán lẻ dược phẩm dược liệu, vật tư y tế và được phép sản xuất một số mặt hàng như rượu bổ Sâm Quy Hà, sâm tinh rồng vàng

Công ty Dược đã đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dịch quốc tế viết tắc là DAPHACO theo giấy phép số 13028 tại sở đăng ký giấy phép công nghiệp thuộc Bộ khoa học và môi trường Trụ sở chính đặt tại số 02- Phan Ðình Phùng thành phố Ðà Nẵng Với nguồn vốn ban đầu tự bổ sung 96.998.600 VNÐ Có tài khoản ngân hàng công thương Ðà Nẵng số 710A - 00174 và tài khoản ngoại tệ số 362.111.370.240 bằng tiền USD tại chi nhánh ngân hàng công thương Ðà Nẵng

Sau một thời gian hoạt động, công ty đã trải qua nhiều khó khăn: nguồn vốn hạn chế, cơ sở vật chất còn lạc hậu, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý còn yếu kém, chưa có hiệu quả Tuy nhiên, dưới sự khuyến khích chỉ đạo của nhà nước cùng với sự nổ lực quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã phát triển cơ sở sản xuất, chỉnh đốn bộ máy quản lý, mở rộng quy mô hoạt động, từng bước khắc phục những điểm yếu, công ty ngày càng đáp ứng vấn đề y tế của con

người Và khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, đời sống ngày càng được nâng cao, vấn đề sức khỏe đã được đặt lên hàng đầu nên thị trường ngành y trở nên phong phú và đa dạng.

Ðến năm 1997, Ðà Nẵng chính thức là một thành phố trực thuộc Trung Ương Theo quyết định số 4986/QÐ-UB của UBND thành phố Ðà Nẵng yêu cầu sắp xếp lại các doanh nghiệp đóng trên địa bàn thành phố Ðà Nẵng, công ty Dược phẩm QNÐN đã sát nhập vào công ty Dược Ðà Nẵng vào ngày 30/11/1997

Cho đến nay, từ một hiệu thuốc của thành phố trực thuộc tỉnh, công ty dược Ðà Nẵng đã có một mạng lưới gồm một cửa hàng trung tâm (đa chức năng), hai kho, 13 cửa hàng chuyên sâu và các quầy bán sỉ, lẻ Ðội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng lớn mạnh Hiện nay công ty có 667 công nhân viên, trong đó có 42 cán bộ nhân viên quản lý Nguồn vốn kinh doanh của công ty đến cuối năm 2000 là 3,4 tỷ, với vốn ngân sách cấp là 740 triệu đồng

Lợi nhuận đạt được không ngừng tăng lên: Năm 1996 là 166 triệu, năm 1998: 418 triệu, năm 2000: 508 triệu Công ty đã thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nước.

2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh tại công ty Dược Ðà Nẵng.

a Chức năng, nhiệm vụ:

- Công ty Dược Ðà Nẵng vừa là doanh nghiệp thương mại vừa là doanh nghiệp sản xuất cho nên công ty không ngừng chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh dược phẩm, dược liệu y tế để cung cấp thị trường bên ngoài mà còn phải nghiên cứu thị trường (nhu cầu thuốc chữa bệnh) tổ chức khai thác thu mua các loại dược phẩm Tổ chức mạng lưới bán buôn bán lẻ cho các đơn vị kinh doanh Dược ngoài công ty và đến được người tiêu dùng.

- Công ty luôn có nhiệm vụ bảo quản, dự trữ, phân phối theo đúng quy định riêng của ngành Dược và chế độ của nhà nước thực hiện các chế độ liên quan đến vấn đề quản lý kinh tế tài chính, sử dụng các nguồn vốn tài sản bảo đảm kinh doanh có hiệu quả Quan tâm đến công tác tổ chức quản lý nhân sự, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao năng lực chuyên môn

b Ðặc điểm hoạt động:

Sức khỏe của con người được đặt lên hàng đầu Chính vì thế dược phẩm là một mặt hàng thiết yếu và quan trọng cho nhu cầu phòng tránh, điều trị bệnh tật cho con người Với sự đa dạng, phong phú về chủng loại và số lượng, đồng thời yếu tố chất lượng đặt lên hàng đầu, công ty luôn phải giám sát, kiểm tra chặt chẽ từ khâu sản xuất đến khâu bảo quản lưu thông cho từng loại sản phẩm theo quy định riêng của ngành Công ty luôn phải nắm bắt tình hình bệnh tật để có kế hoạch sản xuất hợp lý về chủng loại để tránh những tồn đọng dữ trữ dư thừa dược phẩm Với sự phát triển khoa học ngày càng tiến bộ thì việc đáp ứng nhu cầu dược phẩm cho người tiêu dùng sẽ không còn khó khăn Ðây là điều kiện cho công ty phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình.

III Ðặc điểm sản xuất, phương thức mua và bán tại công ty.1 Ðặc điểm sản phẩm:

Dược phẩm dược liệu, vật tư y tế là những loại hàng hóa rất quan trọng đối với cộng đồng Nó làm sức khỏe của con người tốt hơn hay xấu hơn do quy cách của từng loại đòi hỏi phải chế biến theo đúng quy cách, bảo quản chặt chẽ và nghiêm ngặt về thời gian sử dụng cũng như chất lượng của nó Việc kinh doanh sản xuất mặt hàng này đòi hỏi công ty phải có những đội ngũ chuyên môn riêng của ngành và trình độ nhất định.

2 Phương thức mua hàng:

Những mối quan hệ sẵn có về chào hàng (có khuyến mãi) của nhà cung cấp, nhu cầu biến động hàng hóa trên thị trường, lượng hàng hóa tồn kho mà công ty sẽ tiến hành đặt hàng, mua hàng theo hợp đồng kinh tế Việc mua hàng sẽ tiến hành theo phương pháp đặt hàng hoặc thông qua hợp đồng kinh tế với 2 hình thức chuyển hàng hoặc nhận hàng Ðối với những mặt hàng của công ty ngoài địa phương hay của nước ngoài khi lượng hàng tồn kho chiếm khoảng 20 - 30% tổng số hàng thì tiến hành đặt hàng Tùy khoảng cách địa lý, phương tiện vận tải mà công ty có kế hoạch ký hợp đồng kinh tế để luôn bảo đảm lượng hàng trong công ty Nếu có nhu cầu hàng hóa, công ty sẽ trực tiếp mua những mặt hàng có trong phạm vi thành phố Ðà Nẵng hay tỉnh Quảng Nam Việc thanh toán tiền hàng có thể xảy ra ngay thời điểm mua hoặc 10 ngày hay một tháng sau.

Riêng với hàng nhập khẩu sử dụng giá CIF để thanh toán Thanh toán theo các phương thức sau:

+ Phương thức chuyển tiền: T/T là hình thức điện báo: ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận.

+ Phương thức nhờ thu: nhờ thu chứng từ.

DIP (nhờ thu trả ngay): người trả tiền thanh toán hối phiếu thì ngân hàng mới giao chứng từ hàng hóa.

D/P (nhờ thu trả chậm): người trả tiền chấp nhận thì ngân hàng mới giao chứng từ hàng hóa

+ Phương thức thanh toán tín dụng chứng tư:ì

Mở L/C: Thư tín dụng (L/C) là một bức thư do một ngân hàng viết theo theo yêu cầu người nhập khẩu (người xin mở thư tín dụng) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng lợi) nộp số tiền nhất định trong một thời gian nhất định với điều kiện người này thực hiện đầy đủ những điều khoản quy định trong lá thư đó.

3.Phương thức bán hàng tại Công ty Dược:

Công ty thực hiện bán hàng theo hai phương thức:

- Bán buôn: phương thức này được công ty tiến hành theo hình thức chuyển hàng hoặc hình thức nhận hàng.

- Bán lẻ: thu tiền trực tiếp từ cửa hàng bán lẻ.

Công ty chuyên cung cấp cho công ty Sài Gòn hàng nhập khẩu, bệnh viện, bảo hiểm y tế các tỉnh thành lân cận.

Hình thức thanh toán: thu tiền ngay, nợ 10 ngày hoặc một tháng có chiết khấu đối với khách hàng mua khối lượng lớn hay thanh toán sớm.

III Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty.1 Tổ chức bộ máy quản lý.

a Sơ đồ bộ máy:

- Cơ cấu bộ máy Công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng.

- Bộ máy quản lý gồm một giám đốc, 2 phó giám đốc làm nhiệm vụ tham mưu điều hành công tác chuyên môn Công ty có 4 phòng chức năng : Phòng kế hoạch - kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính , Phòng kế toán vật tư, Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm Ngoài ra công ty còn có 1 phân xưởng sản xuất và hệ

thống câc chi nhânh, văn phòng đại diện, quầy thuốc cửa hăng khắp địa băn thănh phố Ðă Nẵng vă khu vực lđn cận.

GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc phụ trách KD

Phó giám đốc sản

8 CH sỉ

2 CH vật tư ytế

CH đông

CH bán lẻ

PX sản xuất

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

b Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

+ Giám đốc: Là người điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trước nhà nước và người lao động.

+ Phó giám đốc kinh doanh: Lập và thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, nghiên cứu phương pháp, mở rộng hoạt động để đạt hiệu quả cao.

+ Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Giám sát toàn bộ quá trình sản xuất dược phẩm.

+ Phòng kế hoạch kinh doanh: Tổ chức điều hành thu mua nguyên vật liệu, tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng kinh tế, thống kê các loại sản phẩm bán cho khách hàng hàng tháng, quý, năm Dự đoán số lượng các loại sẽ tiêu thụ trong năm kế hoạch, bảo quản vật tư trong kho, giám sát các cửa hàng chuyên sâu

+ Phòng KCS: Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức điều độ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu kỹ thuật, mẫu mã của sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện có đúng trong sản xuất hay không không cho phép sản xuất kinh doanh các sản phẩm không đạt yêu cầu.

+ Phòng kế toán tài vụ: Báo cáo tổng hợp đối với yêu cầu về vật tư, lao động chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán thống kê tài chính của công ty Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp phân tích tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

+ Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc các chính sách về tiền lương, tiền thưởng, điều động nhân sự nhằm tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của công ty.

+ Phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất ra sản phẩm.

+ Cửa hàng chuyên sâu: chuyên môn hóa một loại dược phẩm của một hoặc hai công ty nhất định.

+ Cửa hàng trung tâm: là cửa hàng chính phân phối các sản phẩm và hàng dược phẩm

+ Cửa hàng vật tư y tế: kinh doanh các mặt hàng vật tư y tế (cung cấp cho bệnh viện).

+ Cửa hàng đông dược: cung cấp các loại sản phẩm đông y Sự hoạt động của