Khóa luận tốt nghiệp ủy ban nhân dân quận 8, quản trị văn phòng

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN VỎ THỊ NGỌC ÁNH TÊN ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN VỎ THỊ NGỌC ÁNH TÊN ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN: ThS KIỀU THỊ HỒNG HÀ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi, số liệu kết nghiên cứu nêu khóa luận trung thực, đồng tác giả cho phép sử dụng chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả khóa luận Vỏ Thị Ngọc Ánh LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn em xin cảm ơn tới quý thầy cô khoa Thư viện - Văn phòng tận tụy truyền đạt cho sinh viên kiến thức bổ ích chuyên ngành suốt năm học vừa qua Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến anh chị làm việc UBND Phường Quận - Đặc biệt chị Hồng Ngọc Thanh Trúc (Cơng chức Văn hóa - Xã hội), chị Trần Thị Minh Tâm (Cán văn thư, lưu trữ), cô Trần Thị Bạch Phượng (Cơng chức Văn phịng - Thống kê) tận tình dạy, hướng dẫn, giúp đỡ em tiếp thu thực hành thực tế nghiệp vụ mà em học, bên cạnh cung cấp cho em nhiều tài liệu để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, hết em xin cám ơn Hồng Thị Phương Thúy, người nhiệt tình hướng dẫn em suốt trình thực đề tài Do điều kiện thời gian hồn thành khóa luận có hạn khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Hy vọng khóa luận nhận quan tâm bảo thầy cô để em có điều kiện bổ sung, hồn thiện tốt khóa luận, đồng thời tích lũy, nâng cao kiến thức thân Em xin chân thành cảm ơn! KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP VỎ THỊ NGỌC ÁNH MỤC LỤC TRANG 2.1.1.PHỤ ChứcBÌA i năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND Phường 41 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Phường 43 2.1.3 Tình hình sử dụng lao động UBND Phường 43 2.1.4 Điều kiện làm việc 44 2.2 Giới thiệu khái quát văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường .46 2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường 46 2.2.2 Nhân văn phòng Ủy ban nhân dân Phường 48 2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ văn phòng UBND Phường 49 2.3.1 Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác 49 2.3.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn 52 2.3.3 Nghiệp vụ công tác văn thư 57 2.3.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 71 2.3.5 Nghiệp vụ tổ chức họp, hội nghị 73 2.4 Nhận xét 77 2.4.1 Ưu điểm 77 2.4.2 Hạn chế 80 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 84 Tiểu kết chương 85 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 3.1 Cơ sở đưa giải pháp 86 3.1.1 Cơ sở lý luận 86 3.1.2 Cơ sở pháp lý 86 3.1.3 Cơ sở thực tiễn .86 3.2 Phương hướng hoạt động UBND Phường công tác văn phòng 87 GVHD: ThS HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP VỎ THỊ NGỌC ÁNH 3.3 Yêu cầu mục tiêu giải pháp 87 3.4 Một số giải pháp đề xuất .88 3.4.1 Về phía ban lãnh đạo .88 3.4.2 Về nhân .90 3.4.3 Đầu tư vào trang thiết bị, môi trường làm việc ứng dụng công nghệ thông thông tin quản lý 92 3.4.4 Hoàn thiện nghiệp vụ văn phòng .93 Tiểu kết chương .105 KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 PHỤ LỤC GVHD: ThS HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP VỎ THỊ NGỌC ÁNH DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT 10 11 Chữ viết tắt BĐG ĐC-XD HĐND LĐTB&XH QTVP TC-KT TLLT TP-HT UBND VH-XH VT-LT Cụm từ đầy đủ Bình đẳng giới Địa - Xây dựng Hội đồng nhân dân Lao động thương binh & xã hội Quản trị văn phịng Tài - Kế tốn Tài liệu lưu trữ Tư pháp - Hộ tịch Ủy ban nhân dân Văn hóa - Xã hội Văn thư - Lưu trữ GVHD: ThS HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY VỎ THỊ NGỌC ÁNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP VỎ THỊ NGỌC ÁNH STT Tên hình Hình 1.1 Quy trình quản lý văn đến Hình 1.2 Quy trình quản lý văn Hình 1.3 Quy trình lập hồ sơ Hình 2.1 Trụ sở UBND Phường Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND Phường Hình 2.3 Quy trình soạn thảo văn UBND Phường Hình 2.4 Quy trình quản lý văn đến UBND Phường Hình 2.5 Dấu “Đến” UBND Phường Hình 2.6 Nội dung sổ đăng ký văn đến hệ thống Trang 29 29 33 40 43 53 57 58 59 10 UBND Phường Hình 2.7 Thống kê số lượng văn đến UBND Phường 61 11 12 tháng đầu năm 2021 Hình 2.8 Quy trình quản lý văn UBND Phường 62 Hình 2.9 Nội dung sổ đăng ký văn hệ thống 63 13 14 15 16 17 18 19 20 UBND Phường Hình 2.10 Dấu quan đóng văn Hình 2.11 Bên ngồi sổ theo dõi văn Hình 2.12 Bên sổ theo dõi văn Hình 2.13 Số lượng văn UBND Phường Hình 2.14 Các mẫu dấu UBND Phường Hình 2.15 Hồ sơ cán lập lưu nơi làm việc Hình 2.16 Quy trình tổ chức hội họp UBND Phường Hình 2.17 Phịng họp UBND Phường 64 66 66 67 68 71 73 75 DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang Bảng 2.1 Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng UBND 45 Phường Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn ban hành từ 2019 56 đến tháng 5/2021 GVHD: ThS HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY VỎ THỊ NGỌC ÁNH 04/VP Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung UBND phường Vĩnh viễn 05/VP Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác UBND phường - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, tháng Vĩnh viễn năm 06/VP Hồ sơ hoạt động Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình/ giải trình, trả lời chất vấn HĐND, phát biểu kiện lớn…) Vĩnh viễn 07/VP - Tập lưu, sổ đăng ký văn UBND phường + Văn quy phạm pháp luật + Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn + Văn khác Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm 08/VP - Sổ đăng ký văn đến UBND 20 năm phường 09/VP - Tập văn quan trao 10 năm đổi công tác hành văn phịng 1.2 Tài liệu cơng tác tổ chức máy, tổ chức cán 01/TCCB - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn tổ chức máy, tổ chức cán 02/TCCB - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường công tác tổ chức 20 năm máy, tổ chức cán năm + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng 03/TCCB - Hồ sơ công tác tổ chức máy Vĩnh viễn (thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế hoạt động…) phường 04/TCCB - Hồ sơ công tác cán (điều 70 năm động, bổ nhiệm, thuyên chuyển, phân công, kỷ luật, nâng lương …) phường 05/TCCB - Hồ sơ gốc cán bộ, công chức Vĩnh Viễn 06/TCCB - Tập văn quan trao đổi công tác tổ chức máy, tổ 10 năm chức cán 1.3 Tài liệu công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật 01/TĐKT - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn thi đua khen thưởng, kỷ luật 02/TĐKT Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ Vĩnh viễn quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng 03/TĐKT - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường công tác thi đua khen 20 năm thưởng, kỷ luật năm + Năm, nhiều năm + 6, tháng + Quý, tháng 04/TĐKT - Hồ sơ khen thưởng cho tập Vĩnh viễn thể cá nhân phường 05/TĐKT - Tập văn quan trao 10 năm đổi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật 1.4 Tài liệu công tác tổng hợp – thống kê 01/TH-TK - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn thực lực văn chương trình phát triển khinh tế - xã hội 02/TH-TK - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường tình hình cơng tác 20 năm mặt hoạt động chung năm + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng 03/TH-TK - Hồ sơ hoạt động lãnh Vĩnh viễn đạo phường (trả lời chất vấn kỳ họp HĐND, phát biểu kiện lớn,…) Tài liệu cơng tác địa – xây dựng – đô thị môi trường 2.1 Tài liệu công tác đất đai, tài nguyên, môi trường 01/ĐĐ 02/ĐĐ - Tập văn UBND phường đạo hướng dẫn công tác đất đai, tài nguyên, môi trường - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo phường công tác đất đai, tài nguyên, môi trường + Năm, nhiều năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm + 6, tháng + Quý, tháng 03/ĐĐ - Hồ sơ thẩm tra xác định nguồn gốc, Vĩnh viễn trạng đăng ký sử dụng đất đai địa bàn phường 04/ĐĐ Hồ sơ qui hoạch, kế hoạch sử dụng Vĩnh viễn đất UBND quận, huyện thành phố phê duyệt 05/ĐĐ Hồ sơ đăng ký nhà ở, đất Vĩnh viễn cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất đô thị 06/ĐĐ Hồ sơ địa gồm: Vĩnh viễn + Bản đồ địa + Sổ địa + Sổ mục kê + Sổ theo dõi biến động đất; + Biểu thống kê diện tích đất 07/ĐĐ Tài liệu kênh, rạch, sông địa Vĩnh viễn giới hành 08/ĐĐ Tài liệu tiêu mốc đo đạc, mốc Vĩnh viễn địa giới, mốc lộ phí 09/ĐĐ - Hồ sơ giải khiếu nại, tố Vĩnh viễn cáo, tranh chấp đất đai, tài nguyên, 20 năm môi trường địa bàn phường + Vụ việc nghiêm trọng + Vụ việc khác 10/ĐĐ - Tập văn quan 20 năm công tác đất đai, tài nguyên môi trường địa bàn phường 11/ĐĐ - Tập văn quan trao 10 năm đổi công tác đất đai, tài nguyên môi trường 2.2- Tài liệu công tác xây dựng 01/XDCB - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn xây dựng 02/XDCB - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường công tác xây 20 năm dựng năm + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng 03/XDCB - Hồ sơ cấp giấy phép cải tạo, xây 10 năm dựng cơng trình nhà riêng lẻ địa bàn phường 04/XDCB - Hồ sơ kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật xây dựng địa bàn phường + Nghiêm trọng + Các vụ khác 05/XDCB - Tập văn tình hình hoạt động lĩnh vực xây dựng địa bàn phường Tài liệu cơng tác tài – kế tốn 20 năm năm 20 năm 01/TCKT - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn lĩnh vẹc lực văn tài chính, kế tốn, mua sắm tài sản, trang thiết bị 02/TCKT - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường cơng tác tài 20 năm chính, kế hoạch năm + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng 03/TCKT - Hồ sơ giao tiêu, dự toán thu, Vĩnh viễn chi ngân sách nhà nước địa bàn phường 04/TCKT - Tập văn quan xin 20 năm kinh phí, cấp kinh phí, hỗ trợ kinh phí cho UBND phường 05/TCKT - Tập Báo cáo toán quý, năm Vĩnh viễn UBND phường 20 năm + Năm + Tháng, quý, tháng tháng 06/TCKT - Tập chứng từ kế toán UBND 10 năm phường 07/TCKT - Tập sổ sách kế toán 20 năm UBND phường (sổ cái, sổ quỹ, sổ 10 năm nhật ký, sổ kế toán tổng hợp…) + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết Tài liệu công tác tư pháp- hộ tịch 01/TP-HT - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn tư pháp, hộ tịch 02/TP-HT - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường công tác tư pháp 20 năm 03/TP-HT 04/TP-HT 05/TP-HT 06/TP-HT - hộ tịch + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng - Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác hộ tịch (quốc tịch, khai sinh, khai tử, kết hôn,…) địa bàn phường - Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác chứng thực - Tập tờ khai giấy đăng ký kết hôn, ly hôn địa bàn phường - Tập lưu chứng thực phường năm Vĩnh viễn 07/TP-HT - Tập văn tình hình hoạt động lĩnh vực tư pháp – hộ tịch địa bàn phường 08/TP-HT - Tập văn quan trao đổi công tác tư pháp – hộ tịch Tài liệu công tác văn hóa – xã hội 10 năm 10 năm năm 20 năm 10 năm 5.1 Tài liệu công tác văn hóa, thể thao du lịch 01/VH- - Tập văn quan Theo hiệu TT- DL đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn văn hóa, thể thao du lịch 02/VH- - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn TT- DL cáo phường cơng tác văn hóa, 20 năm thể thao du lịch năm + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng 03/VH- - Hồ sơ tổ chức lễ hội cổ 10 năm TT- DL truyền địa bàn phường 04/VH- - Hồ sơ phong trào toàn dân đoàn 20 năm TT- DL kết xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư nơng thơn, gia đình văn hóa địa bàn phường 05/VH- - Tập văn tình hình hoạt động 20 năm TT- DL lĩnh vực văn hóa, thể thao du lịch địa bàn phường 06/VH- - Tập văn quan trao 10 năm TT- DL đổi công tác văn hóa, thể thao du lịch 5.2 Tài liệu công tác lao động, thương binh xã hội 01/LĐ TBXH - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn lao động, thương binh xã hội 02/LĐ TBXH - Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo phường công tác lao động thương binh xã hội + Năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng 03/LĐ - Hồ sơ thống kê, điều tra TBXH dân số, lao động, việc làm, ngành nghề địa bàn phường 04/LĐ - Hồ sơ theo dõi việc thực chi TBXH trả chế độ người hưởng sách xã hội người có cơng cách mạng địa bàn phường 05/LĐ - Hồ sơ thực chương trình xóa TBXH đói giảm nghèo địa bàn phường 06/LĐ - Hồ sơ tổ chức hoạt động từ TBXH thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật,… địa bàn phường 5.3 Tài liệu công tác y tế 01/YT 02/YT 03/YT 04/YT 05/YT Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 20 năm - Tập văn quan Theo hiệu đạo, quy định, hướng dẫn công tác lực văn y tế - Hơ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo Vĩnh viễn cáo phường công tác y tế 20 năm + Năm, nhiều năm năm + tháng, tháng + Quý, tháng - Hồ sơ tổ chức thực chương trình y tế sở địa bàn phường - Hồ sơ phòng chống loại dịch bệnh địa bàn phường - Tập văn tình hình hoạt động lĩnh vực y tế địa bàn phường 20 năm 20 năm 20 năm Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Phụ lục 11: Quy trình lập hồ sơ UBND Phường UBND QUY TRÌNH PHƯỜNG LẬP HỒ SƠ Mã hiệu: Ngày ban hành: Lần ban hành: QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ Mục đích - Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn cách khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu đồng thời tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hồn chỉnh, đề xuất ý kiến giải công việc có xác đáng kịp thời - Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác lưu trữ, đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu quan Phạm vi áp dụng Áp dụng tồn cán bộ, cơng chức, viên chức UBND Phường Khái niệm - “Hồ sơ” tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - “Hồ sơ công việc” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan kể từ việc bắt đầu đến kết thúc - “Hồ sơ nguyên tắc” tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân - “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Nội dung quy trình Bước Mở hồ sơ - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ - Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực - Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm Bước Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm - Hồ sơ công việc người giao trách nhiệm giải công việc lập trình giải văn đến lập sở thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị + Hồ sơ công việc lập trình giải văn đến, gồm: ž Văn quan, tổ chức bên gửi đến (bản chính) sau có ý kiến phân phối Lãnh đạo quan, đạo, tổ chức thực đến cán bộ, công chức, viên chức giải lập hồ sơ công việc ž Văn quan cán bộ, công chức, viên chức tham mưu (kể dự thảo), hoàn chỉnh, trình lãnh đạo quan ký ban hành, đăng ký làm thủ tục phát hành theo quy định ž Tài liệu khác có liên quan (bài phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo…) ž Phim, ảnh, ghi âm, thiết bị lưu trữ (nếu có) + Hồ sơ cơng việc lập sở thực chức năng, nhiệm vụ quan, gồm: ž Văn quan cán bộ, công chức, viên chức tham mưu thực theo chức năng, nhiệm vụ thực theo đạo lãnh đạo quan (kể dự thảo), hồn chỉnh, trình lãnh đạo quan ký ban hành, đăng ký làm thủ tục phát hành theo quy định ž Tài liệu khác có liên quan (bài phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo…) ž Phim, ảnh, ghi âm, thiết bị lưu trữ (nếu có) - Tài liệu đưa vào hồ sơ phải chính, gốc có giá trị chính; - Tài liệu việc phải đưa vào hồ sơ việc đó, khơng đưa nhầm vào hồ sơ khác (không phân biệt văn văn đến) - Trong trình theo giõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành loại hồ sơ sau: + Hồ sơ việc: Là tập văn có liên quan với việc định + Hồ sơ vấn đề: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề định.+ Hồ sơ nhân sự: Được lập đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán nhằm phục vụ cho việc quản lý sử dụng cán quan, tổ chức , thường gồm văn bản: ž Lý lịch tự thuật; ž Các văn hợp đồng làm việc lần đầu; định tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật; ž Các kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán hàng năm tự kiểm điểm đợt sinh hoạt trị; ž Các đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, văn điều tra xác minh vấn đề liên quan đến cán + Hồ sơ văn lưu: Là tập lưu gốc văn quan, tổ chức xếp theo tên loại văn thời hạn ban hành Bước Kết thúc hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ + Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) + Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) + Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”và hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại Biểu mẫu liên quan BM01: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ………., ngày … tháng … năm 20… MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ (1) (2) (3) Thời gian tài liệu (4) Thời hạn bảo quản Số tờ (5) Ghi (6) (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn , ngày tháng năm 20 Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) BM02: Biên giao nhận tài liệu ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………., ngày … tháng … năm 20… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sa : Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ:…………………………………………………………… - Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) ... ban nhân dân Phường 5, phận giúp việc Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường - Văn phịng Ủy ban nhân dân có chức tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân hoạt... ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN VỎ THỊ NGỌC ÁNH TÊN ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN... KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP VỎ THỊ NGỌC ÁNH CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND CẤP PHƯỜNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng