Tài liệu quản trị thông tin_ Quản trị văn phòng

Chương 1 Hãy phân biệt khái niệm liệu, thơng tin tri thức Cho ví dụ minh họa Khái niệm Dữ liệu (Data) Thông tin (Information) Tri thức (Knowledge) Dữ liệu số, chữ cái, hình ảnh, âm mà máy tính tiếp nhận xử lý Thông tin tập hợp liệu hữu ích, cung cấp kiến thức hiểu biết sâu sắc cách thức cụ thể Thông tin người đúc kết, lưu trữ, phân tích hình thành nên tri thức vật tượng Vd: Từ liệu nhiệt độ độ C Vd: Nhiệt độ ngồi ta biết ngồi trời Vd: Từ thơng tin ngồi trời độ C lạnh trời lạnh mà ta hình thành nên tri thức phải mang theo áo Sự phụ thuộc Dữ liệu không phụ Thông tin dựa vào liệu thuộc vào Thông tin Tri thức Tri thức dựa vào thơng tin Dữ liệu biểu diễn nhiều dạng khác (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v…) Những tri thức người lưu truyền dạng thông tin trở thành tri thức chung người Thông tin thường lưu dạng văn bản, truyền miệng, cơng nghệ thơng tin thơng tin cịn lưu dạng thông tin điện tử video, nhạc Dữ liệu sử Dữ liệu xử lý xếp dụng làm đầu vào theo kiểu cụ thể để tạo đầu ra, tức thông tin Đặc điểm Dữ liệu Thông tin cụ thể tồn định điều mối tương quan gì; khơng có mối quan hệ tồn khối liệu Vd: với liệu có thông tin sau: Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có Vd: Nguyễn Văn danh mục 845102 vào ngày Nam, 845102, 14/10/2002 với số lượng 18 14/10/2002, 18 Ý nghĩa Dữ liệu khơng có ý Thơng tin mang ý nghĩa Nguồn tri thức nghĩa thực định sáng tạo người mang lại lợi ích sống Đơn vị đo Đo bit byte Đo đơn vị có ý nghĩa thời gian, số lượng,v.v Phân tích đặc điểm thơng tin có giá trị - Tính xác: Thơng tin xác thơng tin khơng chứa lỗi Thơng tin khơng xác thường tạo từ liệu khơng xác Thơng tin có độ tin cậy thấp gây cho doanh nghiệp hậu tồi tệ Ví dụ hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, gây phàn nàn từ phía khách hàng Việc dẫn đến giảm số lượng khách hàng doanh nghiệp -Tính đầy đủ: Thơng tin đầy đủ thông tin chứa kiện quan trọng.thể bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin khơng đầy đủ dẫn đến định hành động khơng đáp ứng địi hỏi tình hình thực tế điều làm hại doanh nghiệp Ví dụ: Trong tháng, nhà quản lí có danh sách nhân viên vắng khơng lí ngày cụ thể, chưa có thơng tin đầy đủ để đánh giá chuyên cần thái độ làm việc nhân viên -Tính kinh tế: Thơng tin xem kinh tế giá trị mà mang lại cao chi phí tạo Ví dụ doanh nghiệp bỏ tiền để làm khảo sát nhu cầu ng tiêu dùng thu thơng tin nhu cầu từ cải tiến san phâm thu hút nhieu khách -Tính mềm dẻo: Thơng tin coi có tính mềm dẻo sử dụng cho nhiều mục đích khác ví dụ tin dịch covid dùng đê làm sở thay đổi sách tuyển dụng hoạt động kinh doanh -Tính phù hợp: Tính phù hợp thơng tin người sử dụng quan trọng, thể chỗ có đến đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay khơng.Ví dụ: sử dụng văn tiếng Anh, xác, để gởi đến người dân Việt Nam thời điểm không phù hợp -Tính đơn giản: Thơng tin đến tay người sử dụng cần dạng đơn giản, khơng phức tạp ví dụ Trong số trường hợp, nhiều nàh quản lý không sử dụng số báo cáo chúng có liên quan tới hoạt động thuộc trách nhiệm họ nguyên nhân chủ yếu chúng chưa thích hợp khó hiểu nhiều thơng tin khơng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng nhiều từ viết tắt nghĩa, bố trí chưa hợp lý phần tử thơng tin Điều dẫn đến tổn phí tạo thơng tin khơng dùng, định sai hiểu sai thơng tin -Tính kịp thời: Thơng tin coi kịp thời đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết.ngược lại, thơng tin trở thành lạc hậu khơng cịn ngun giá trị Ví dụ: khách hàng sau trả nợ xong nhận giấy báo địi nợ Tính kiểm tra được: Đó thơng tin cho phép người sử dụng kiểm định để chắn hồn tồn xác -Tính dễ truy cập (khai thác): Đó thơng tin tra cứu dễ dàng người sử dụng có thẩm quyền, theo dạng, vào thời điểm mà họ cần ví dụ sinh viên DHSG dễ dang truy cập vào trang cổng thông tin đào tạo trường để xem thông tin cá nhân ddiem thi, học phí -Tính an tồn: Thơng tin cần bảo vệ trước người sử dụng khơng có thẩm quyền thơng tin nguồn lực quý báu cảu tổ chức vốn nguyên vật liệu cao doanh nghiệp mà tiếp cận bảo vệ người quyền phép tiếp cận bảo vệ người quyền phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an tồn thơng tin gây thiệt hại lớn cho tổ chức Ví dụ: thơng tin kế tốn, tài doanh nghiệp khơng phải người doanh nghiệp có quyền quyền biết Quản trị thông tin gì? - Quản trị trình nhằm đạt đến mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị việc thực hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển - Quản trị thông tin việc tổ chức sử dụng phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến loại bỏ cách hiệu thông tin tổ chức Các thơng tin bao gồm ghi cấu trúc lẫn thông tin chưa cấu trúc Thông qua quản trị thông tin, tổ chức đảm bảo giá trị thơng tin xác lập sử dụng tối đa để hỗ trợ cho hoạt động nội tổ chức góp phần nâng cao hiệu phận cung cấp thông tin Quản trị thơng tin vơ quan trọng vì: - Thơng tin coi loại tài sản quan trọng tổ chức Đối với tổ chức hoạt động lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động dùng vào việc xử lý thông tin Tất cấp phủ cần đến thơng tin để hỗ trợ cho cơng việc điều hành giúp ích nhiều việc thực mục tiêu hoạt động, chứng cho thấy cách thức phủ điều hành cơng việc trao đổi thơng tin phủ thực Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin coi tài sản kinh doanh - Những yêu cầu áp dụng cho tất loại tài sản thông tin tổ chức Lời dẫn tập trung vào thông tin lưu trữ dạng điện tử (bao gồm hình ảnh, đồ, âm video – tất thông tin số hoá) hầu hết quy tắc áp dụng với thơng tin lưu trữ giấy Quản trị thông tin bao gồm lĩnh vực sau:  Quản trị nguồn thơng tin: Tất nguồn thơng tin nói cần phải quản lý Việc quản lý thông tin tổ chức phải đảm bảo tất nguồn thông tin biết tới trách nhiệm phải định cho họ  Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin tổ chức mà điển hình chịu trách nhiệm chức cung cấp thông tin tổ chức tự quản lý nhận từ nhà cung cấp dịch vụ bên ngồi Quản trị thơng tin tổ chức phải hoạt động “Khách hàng am hiểu” sản phẩm dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức cần  Quản trị xử lý thông tin: Tất trình kinh doanh làm gia tăng hoạt động liên quan đến nguồn thông tin tổ chức Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ nén thơng tin cần phải kiểm sốt hợp lý tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin  Quản trị tiêu chuẩn thơng tin sách: Tổ chức cần phải xác định tiêu chuẩn sách quản trị thơng tin Những tiêu chuẩn sách thường phát triển nhân tố chiến lược thơng tin tổ chức Chính sách quản trị quản lý quy trình tráh nhiệm quản trị thơng tin tổ chức: sách tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin tổ chức Các hoạt động chủ yếu quản trị thơng tin bao gồm:  Phân tích hoạt động  Xác định nhu cầu thông tin  Xây dựng kho thông tin  Xác định thông tin thừa thiếu  Duy trì danh mục nội dung thơng tin  Xác định chi phí giá trị thông tin tổ chức  Ghi xếp kỹ chuyên môn  Khai thác tiềm thông tin tổ chức Những nhân tố ảnh hưởng đến trình quản trị thông tin?       Nhân viên sẵn sàng truy cập tất thông tin họ cần để thực công việc Tài sản thông tin khai thác tối đa thơng qua q trình chia sẻ thông tin nội tổ chức với quan Chất lượng thông tin tổ chức phải trì thơng tin sử dụng kinh doanh phải xác, đáng tin cậy, ln cập nhật, toàn diện quán Các yêu cầu mặt luật pháp yêu cầu khác vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực tồn vẹn thơng tin phải thực thi Thông tin cần phải đưa tới người sử dụng cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác Các ghi phần thông tin cần thiết khác phải lưu trữ tốt Có thể hiểu theo cách khác như: Con người: Con người tạo thông tin người sử dụng thơng tin Q trình quản trị thơng tin đạt hiệu nhà quản trị thông tin phải nắm rõ nguyên tắc quản trị thông tin để xây dựng nên chiến lược quản lý hiệu thơng tin có Ví dụ: Giám đốc muốn Trưởng phịng tài báo cáo doanh thu tháng Trưởng phòng phải thu thập số liệu, số xác để hồn thành báo cáo nộp cho Giám đốc Vậy báo cáo thơng tin mà Giám đốc cần sử dụng người tạo Trưởng phịng tài Hệ thống cơng nghệ thơng tin tập hợp có cấu trúc trang thiết bị phần cứng, phần mềm, sở liệu hệ thống mạng để sản xuất, truyền nhận, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số phục vụ cho nhiều hoạt động kỹ thuật, nghiệp vụ đơn vị Nó hỗ trợ cho việc tìm kiếm, xử lý lưu trữ, truyền đạt thơng tin Cơng nghệ đại giúp cho q trình quản trị thông tin hiệu bảo mật Ví dụ: Máy tính, điện thoại, fax, 3.Thơng tin: Thơng tin hiểu thông báo nhằm mang lại hiểu biết cho đối tượng nhận tin Thơng tin q trình thu thập đúng, sai, thừa, thiếu Do đó, q trình quản trị thơng tin phải có sàng lọc để lựa chọn thơng tin cần thiết xác Ví dụ: Cơng ty làm mỹ phẩm cần thông tin khách hàng để tư vấn, hỗ trợ Những thông tin cần gồm: Tên, tuổi, nghề nghiệp, giới tính, tình trạng sức khỏe,… Ngồi khơng cần thơng tin như: sở thích, nhà ở,… Các đối tượng tham gia vào q trình quản trị thơng tin? Các đối tượng tham gia vào q trình quản trị thơng tin : - Người sở hữu thông tin chịu trách nhiệm mục tin cụ thể tính xác , sẵn sàng để sử dụng bảo mật thông tin - Người chăm sóc thơng tin, chịu trách nhiệm bão trị thiết bị truyền thông tin, lưu trữ thông tin - Người sử dụng (trong tổ chức) truy cập sử dụng thông tin người sở hữu thơng tin định người chăm sóc thơng tin cho: Ví dụ : Thơng tin báo cáo kết kinh doanh cơng ty Thì đối tượng tham gia quản trị thơng tin - Người sở hữu thông tin ban giám đốc cơng ty - Người chăm sóc thơng tin nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm làm báo cáo kết kinh doanh cho công ty - Người sử dụng giám đốc phịng kế tốn công ty Kết đạt việc quản trị thơng tin có hiệu gì? Thơng tin nguồn lực then chốt tổ chức với nguồn nhân lực, tài nguồn lực hữu hình khác Thơng tin vấn đề kinh doanh Thơng qua quản trị có hiệu nguồn thông tin hệ thống thông tin tổ chức, nhà quản lý tổ chức có thể:  Tăng thêm giá trị cho dịch vụ cung cấp tới khách hàng  Giảm thiểu rủi ro hoạt động  Giảm chi phí q trình hoạt động cung cấp dịch vụ  Khuyến khích đổi trình hoạt động nội cung cấp dịch vụ cho bên  Thống hoạt động có tổ chức  Là phương tiện để liên hệ với tổ chức để đạt mục tiêu chung  Cung cấp yếu tố đầu vào tổ chức  Việc định nhà lãnh đạo dễ dàng  Tránh việc truyền thông tin sai thật  Mọi thông tin nằm kế hoạch đề  Không tốn thời gian cho việc điều chỉnh thông tin sai  Người nhận người gửi thông tin hiểu  Cấu trúc thơng tin hồn chỉnh ý nghĩa trước truyền  Giúp cho việc quản lý tổ chức hệ thống dễ dàng => Chất lượng hiệu thông tin quản trị phụ thuộc lớn vào biện pháp quản trị điều hành hệ thống thơng tin Ví dụ quản trị thơng tin có hiệu Trong doanh nghiệp muốn phát triển lĩnh vực dầu ăn phải có hệ thống sở vật chất đại ,thu thập thông tin thị trường chặt chẽ nhu cầu,thị yếu người sử dụng có thơng tin sai lệnh phải điều chỉnh tồn trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu tốn thời gian,cơng sức người lao động cải vật chất doanh nghiệp doanh nghiệp trở nên thua lỗ nhận thông tin sai chiều hướng Vì vây thơng tin quan trọng việc phát triển tiềm doanh nghiệp Chương Trình bày xác định ưu nhược điểm mơ hình thơng tin 1.Mơ hình thơng tin tập trung Trong mơ hình này, tất thông tin đến gom đầu mối trung tâm thông tin ưu: Cắt giảm nhân quản lý,giúp giảm chi phí nhân sự, văn phịng thu thập nhiều thơng tin từ nhiều nguồn không cần trải qua nhiều trung gian tiếp cận thơng tin nhanh chóng để đưa định Nhược: khả kiểm soát cao, dễ dẫn đến tình trạng q tải khó giám sát trì kết nối khó khăn việc phê duyệt truy xuất khơng có phân định rõ ràng quyền hạn thiếu tính bảo mật 2.Mơ hình thơng tin trực tiếp Trong mơ hình tổ chức thơng tin gửi nhận thực trực tiếp bên gửi bên nhận Ưu: nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, xác định trách nhiệm quyền hạn nhanh chóng, mang tính bảo mật cao Nhược: làm cho máy quản lý cồng kềnh Gây việc có nhiều đầu mối 3.Mơ hình thơng tin phân tán Là mơ hình thơng tin tập trung thu thập xử lý theo đơn vị thành viên Ưu: hệ thống ứng dụng thống đơn vị cấp dưới, hệ thống liệu ứng dụng đơn vị hoạt động cách độc lập phạm vi đơn vị mình, khơng bị phụ thuộc vào yếu tố thành phần bên mơ hình tổng thể Nhược: Khơng đồng phận, đơn vị Cần nhiều thời gian để đưa thực định khả thi phải tập hợp thơng tin từ nhiều đơn vị 4.Mơ hình thơng tin kết hợp Là mơ hình kết hợp kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ƯU: đồng đơn vị mẹ con, cấp Nhược: tốn nhiều chi phí thời gian để xây dựng mơ hình địi hỏi thống cao từ người trình xây dựng ban đầu Mỗi mơ hình thơng tin có ưu nhược điểm điều kiện áp dụng riêng Chính tổ chức phải lựa chọn mơ hình thơng tin phù hợp có hiệu cho Trình bày số phương pháp thu thập, xử lý phổ biến thông tin quản trị mà bạn biết 1.Phương pháp thu thập thơng tin trình tự thực bước q trình thu thập thơng tin  Phương pháp quan sát  Phương pháp thực nghiệm  Phương pháp thăm dò dư luận  Phương pháp thu thập thông tin bàn  Phương pháp thu thập thông tin trường Mặc dù có nhiều phương pháp sử dụng phương pháp hiệu Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với hoàn cảnh quản trị vấn đề khoa học Những phương pháp thu thập thông tin lựa chọn phải phương pháp tốn kém, đảm bảo chất lượng thu thập thông tin, kịp thời, có hiệu Phương pháp xử lý thơng tin trình tự bước tác động vào thông tin nhằm rút thông tin cần thiết cho trình quản trị  Phương pháp thủ cơng  Phương pháp dùng máy tính điện tử  Phương pháp so sánh  Phương pháp tổng hợp  Phương pháp toán xác suất thống kê  Phương pháp giám định Mỗi phương pháp xử lý có ưu nhược điểm riêng, việc lựa chọn phương pháp xử lý cần thỏa mãn yêu cầu: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế 3.Phổ biến thông tin cách thức mà người ta đưa thông tin đến tay người sử dụng  Bằng công văn  Bằng báo cáo  Bằng đề án  Bằng truyền miệng  Bằng cách thông báo  Bằng hội họp Phổ biến thông tin việc làm không phần quan trọng:Người thừa hành có nhận thị, mệnh lệnh, quyêt định có xác kịp thời hay khơng?Nhà quản trị có nhận thơng tin cần thiết, kịp thời đắn hay không? Vấn đề quan trọng phải nghiên cứu tìm phương pháp phổ biến thông tin cho người sử dụng đạt hiệu cao cơng việc VD MINH HỌA Giám đốc u cầu Thư ký cung cấp thông tin thái độ, trách nhiệm người lao động công ty, Thư ký thu thập cách quan sát thăm dò dư luận bảng hỏi , khảo sát tạo google form Sau sử dụng pp so sánh, tổng hợp số liệu phòng ban lại, phổ biến lại với Giám đốc bảng báo cáo truyền miệng thông tin tổng hợp Chương Trình bày thành phần cơng nghệ hệ thống thơng tin  Phần cứng máy tính điện tử Là thiết bị hữu hình nhìn thấy, cầm nắm được, công cụ kỹ thuật để xử lý, truyền dẫn thông tin  Các thành phần hệ thống máy tính  Cấu trúc logic máy tính số  Bộ vào/ra (bàn phím, POS, ATM, MICR, OCR, máy in,…)  Bộ nhớ, làm tính, điều khiển  Các loại hình hệ thống máy tính  Máy vi tính, máy tính cở vừa, máy tính lớn, siêu máy tính  Các yếu tố cần đánh giá mua sắm phần cứng  Phần mềm máy tính điện tử Là tập hợp câu lệnh viết hay nhiều ngôn ngữ lập trình theo trật tự định nhằm tự động thực số chức hay giải tốn          Phần mềm ứng dụng Cách phân loại pmud Bộ phần mềm ứng dụng (trình duyệt web, thư điện tử, soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính, trình chiếu, quản lý thơng tin cá nhân, nhóm cơng tác) Các giải pháp pmud Phần mềm hệ thống Hệ điều hành, chương trình quản trị hệ thống, ngơn ngữ lập trình, ngơn ngữ dịch vụ web, phần mềm lập trình, phần mềm tiện ích Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: bao gồm phần mềm sử dụng cho cơng việc chun biệt ví dụ như: Phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý tài doanh nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản trị tác nghiệp, phần mềm ứng dụng khoa học tự nhiên, vật lý xã hội Các yếu tố cần đánh giá mua sắm phần mềm Quản trị liệu  Các khái niệm sở: CSDL tập hợp có tổ chức liệu có liên quan với Ví dụ:các liệu có liên quan đến việc quản lý nhân lực, quản lý tài chính, kế tốn… doanh nghiệp CSDL thường quản lý hệ thống quản lý CSDL sử dụng cách rộng rãi sở chia sẻ người dùng chương trình phần mềm ứng dụng khác  Cơ sở liệu, bảng liệu, hệ quản trị CSDL, hệ CSDL  Các hoạt động liên quan đến CSDL  Các cấu trúc CSDL  Các loại hình CSDL  Các kĩ thuật đại quản trị liệu  Viễn thông mạng truyền thông : cho phép tạo, truyền nhận tin tức điện tử tập hợp thiết bị nối với kênh Các thiết bị gửi tín hiệu, nhận tín hiệu vừa gửi vừa nhận tín hiệu  Các yếu tố cấu thành hệ thống viễn thông  Modem, máy chủ, tiền xử lý, thiết bị đầu cuối, tập trung, phân kênh, kiểm soát  Các chức hệ thống viễn thông  Các loại tín hiệu viễn thơng  Các kênh truyền thơng: kênh truyền thông hữu tuyến(Dây dẫn xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp quang), kênh truyền thơng vơ tuyến(sóng viba, vệ tinh, tia hồng ngoại, sóng radio)  Các loại mạng truyền thông  Mạng viễn thông, mạng cục bộ, mạng xương sống, mạng diện rộng, mạng công cộng, mạng riêng, mạng riêng ảo  Mạng Internet lợi ích mạng internet 10 Trình bày vai trị gia tăng giá trị hệ thống thông tin (Là đồ thị biểu diễn tập thực thể, thuộc tính mối quan hệ)  Đỉnh  Cạnh đường nối  Tập thực thể thuộc tính  Mối quan hệ tập thực thể Bài tập 1: Giả sử sau tập hợp yêu cầu phân tích, hoạt động cơng ty ghi chép lại sau: Công ty tổ chức thành đơn vị Mỗi đơn vị có tên nhất, mã số nhất, nhân viên cụ thể quản lý đơn vị Việc nhân viên quản lý đơn vị ghi lại ngày nhân viên bắt đầu quản lý Một đơn vị có nhiều địa điểm Mỗi đơn vị kiểm sốt số dự án Một dự án có tên nhất, mã số địa điểm Với nhân viên lưu giữ lại Họ tên, Mã số, địa chỉ, lương, giới tính, ngày sinh Một nhân viên làm việc cho đơn vị làm việc nhiều dự án nhiều đơn vị kiểm soát Chúng ta lưu giữ lại số làm việc nhân viên dự án Mỗi nhân viên có người giám sát trực tiếp, người nhân viên Mỗi nhân viên có người Những người hưởng bảo hiểm theo nhân viên Với người nhân viên, lưu giữ Họ tên, giới tính, ngày sinh BÀI LÀM  Ghi Bài tập 2: Để quản lý việc phân công nhân viên tham gia vào xây dựng cơng trình Cơng ty xây dựng ABC tổ chức quản lý sau: Cùng lúc cơng ty tham gia xây dựng nhiều cơng trình, cơng trình có mã số cơng trình (MACT), mã số cơng trình xác định thơng tin như: tên gọi cơng trình (TENCT), địa điểm(ĐIAĐIEM), ngày cơng trình cấp giấy phép xây dựng (NGAYCAPGP), ngày khởi cơng (NGAYKC), ngày hồn thành (NGAYHT) Mỗi nhân viên cơng ty ABC có mã số nhân viên(MANV) nhất, mã số nhân viên xác định thông tin như: Họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), phái (PHAI), địa (ĐIACHI) Mỗi nhân viên phải chịu quản lý hành chánh phòng ban Tất nhiên phòng ban quản lý hành chánh nhiều nhân viên Cơng ty có nhiều phịng ban (Phịng kế tốn, phịng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức, phòng chuyên mơn, Phịng phục vụ,…) Mỗi phịng ban có mã số phòng ban(MAPB) nhất, mã phòng ban xác định tên phịng ban (TENPB) Cơng ty phân cơng nhân viên tham gia vào cơng trình, cơng trình phân cho nhiều nhân viên nhân viên lúc tham gia vào nhiều cơng trình Với cơng trình nhân viên có số lượng ngày cơng (SLNGAYCONG) tham gia vào cơng trình đo Bài tập 3: Một thư viện tổ chức việc cho mượn sách sau: Mỗi sách đánh mã sách (MASH) dùng để phân biệt với sách khác (giả sử tác phẩm có nhiều giống có nhiều tập xem có mã sách khác nhau), mã sách xác định thông tin khác : tên sách (TENSACH), tên tác giả (TACGIA), nhà xuất (NHAXB), năm xuất (NAMXB) Mỗi đọc giả thư viên cấp cho thẻ thư viện, có ghi rõ mã đọc giả (MAĐG), với thông tin khác : họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), địa (ĐIACHI), nghề nghiệp(NGHENGHIEP) Cứ lượt mượn sách, đọc giả phải ghi sách cần mượn vào phiếu mượn, phiếu mượn có số phiếu mượn (SOPM) nhất, phiếu mượn xác định thông tin như: ngày mượn (NGAYMUON), đọc giả mượn, sách mượn ngày trả (NGAYTRA) Các sách phiếu mượn không thiết phải trả trong ngày Bài tập 4: Hãy xây dựng lược đồ ER cho CSDL “TRƯỜNG”, dựa ghi chép sau: 1) Trường chia thành trường con: Trường KHTN, Trường KHXH, Trường Công nghệ,… Mỗi trường có hiệu trưởng quản lý Mỗi hiệu trưởng quản lý trường 2) Mỗi trường có nhiều khoa Chẳng hạn, trường KHTN có khoa Tốn, Lý, Hóa,… Mỗi khoa thuộc trường Thông tin Khoa gồm Mã khoa, tên khoa, địa chỉ, số điện thoại, tên trường 3) Mỗi Khoa cung cấp nhiều mơn học Mỗi mơn học gồm có Tên mơn học, mã số, số đơn vị học trình, trình độ, tên Khoa 4) Mỗi mơn học có nhiều học phần.Mỗi học phần lưu giữ thông tin: Mã học phần, Tên môn học, Tên giáo viên dạy, học kỳ 5) Mỗi khoa có nhiều giáo viên làm việc, giáo viên làm việc cho khoa Mỗi khoa có chủ nhiệm khoa, giáo viên 6) Mỗi giáo viên dạy nhiều l học phần khơng dạy học phần 7) Mỗi sinh viên phải học nhiều học phần 8) Mỗi khoa có nhiều sinh viên, sinh viên thuộc khoa Thông tin sinh viên gồm: Mã sinh viên, Họ tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, Lớp, Tên Khoa chế độ đào tạo 9) Mỗi sinh viên có người giám sát (giáo viên chủ nhiệm), người giáo viên 10) Sau học kỳ có danh sách điểm để phân loại Gồm thông tin: Mã sinh viên, mã học phần, điểm chữ, điểm số Bài tập ví dụ Câu 2: Lập biểu đồ ER cho toán quản lý lịch dạy học sau: (4đ) Mỗi giáo viên có mã số giáo viên nhất, mã giáo viên xác định thông tin: họ tên giáo viên, số điện thoại liên lạc Mỗi giáo viên dạy nhiều mơn cho nhiều khoa thuộc quản lý hành khoa Mỗi mơn học có mã mơn học nhất, mã môn học cho biết tên môn học Ứng với lớp mơn học phân cho giáo viên Mỗi phịng học có số phịng học (Số phịng), phịng có chức năng, chẳng hạn phòng lý thuyết, phòng thực hành tin, phịng lab, phịng thí nghiệm vật lý, … Mỗi khoa có mã khoa nhất, mã khoa cho biết tên khoa, số điện thoại khoa Mỗi lớp có mã lớp nhất, lớp có tên lớp, sĩ số lớp Mỗi lớp học nhiều môn nhiều khoa thuộc quản lý hành khoa Hàng tuần giáo viên phải lập lịch báo giảng cho biết giáo viên dạy lớp nào, ngày nào, mơn gì, phịng nào, từ tiết đến tiết nào, tên dạy, ghi tiết dạy này, dạy lý thuyết hay thực hành Nếu “lý thuyết = 1” lý thuyết cịn “Lý thuyết = ” thực hành Ghi Bài: Quản lý đề án công ty CSDL đề án công ty theo dõi thông tin liên quan đến nhân viên, phòng ban đề án Cty có nhiều phịng ban, phịng ban có tên nhất, mã phòng nhất, trưởng phòng ngày nhận chức Mỗi phịng ban nhiều địa điểm khác Đề án có tên nhất, mã nhất, phòng ban chủ trì triển khai địa điểm Nhân viên có mã số, tên, địa chỉ, ngày sinh, phái lương Mỗi nhân viên làm việc phòng ban, tham gia vào đề án với số làm việc khác Mỗi nhân viên có người quản lý trực tiếp Một nhân viên có nhiều thân nhân Mỗi thân nhân có tên, phái, ngày sinh mối quan hệ với nhân viên Ghi TỔNG QUAN VỀ THƠNG TIN QUẢN TRỊ Để quản lý doanh nghiệp, cần nhiều thông tin: từ đặc tính nguyên vật liệu dùng vào sản xuất đến tính cách khả nhân viên; từ tổ đội lao động cách thức hoạt động tổ chức cơng đồn, niên lợi ích tổ chức này; từ tình trạng thiết bị, tình hình cung ứng nguyên vật liệu đến tình hình sử dụng nguồn vốn lao động; từ dự đoán giá cả, sức tiêu thụ sản phẩm thị trường đến dự kiến, kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm; từ chủ trương sách, kinh tế Nhà nước đến hội liên doanh, hợp tác Thơng tin hiểu biết tự nhiên, người xã hội; kiện diễn không gian, thời gian; dự đoán, dự kiến, kế hoạch mà người cần biết cho hoạt động Mỗi loại thơng tin có tính chất riêng Có thơng tin nội dung chậm thay đổi theo thời gian (nhà xưởng, thiết bị, máy móc ), có thơng tin nội dung thay đổi hàng ngày (lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ ) Trong loại thơng tin, có thơng tin sơ cấp có thơng tin kết trình xử lý (như dự báo, kế hoạch) Đối với thông tin sơ cấp, nhiều khơng thu thập kịp thời ln Thơng tin liệu nhận thấy, hiểu xếp lại với thành kiến thức cụ thể Cũng cần phân biệt thông tin với công nghệ thông tin hệ thống thông tin Thông tin liệu nhận thấy, hiểu xếp lại với thành kiến thức cụ thể - Công nghệ thông tin (IT) cách thức thu thập, xử lý phân phối thông tin - Công nghệ công cụ tiếp dẫn thông tin nội dung thơng tin có với người dùng thông tin xác định - Hệ thống thông tin (IS) giải pháp tổ chức kỹ thuật thực tiễn thiết lập để sử dụng nội dung thông tin mà xử lý Thông tin trình trao đổi người gửi người nhận Chúng ta thường nghĩ thơng tin q trình trao đổi thơng điệp lời nói chữ viết hai người Tuy nhiên, để hiểu thông tin tổ chức khái niệm cần mở rộng Chữ viết lời nói khơng kênh cho thông tin phận phát nhận người Trong nhiều tổ chức đại, nhiều thông điệp chuyển hệ thống thông tin quản lý phức tạp nơi mà liệu nhập từ nhiều nguồn phân tích computer, sau chuyển cho người nhận điện tử Vai trò đối tượng thơng tin quản trị kinh doanh Vai trị thông tin Tầm quan trọng thông tin số lượng thời gian mà người dành để giao tiếp nơi làm việc Một nghiên cứu cho thấy người công nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin khoảng 16 đến 46 lần Điều nghĩa họ thông tin với người khác từ hai đến bốn phút, lần Nghiên cứu trách nhiệm thơng tin người lãnh đạo địi hỏi họ phải thông tin nhận thông tin nhiều Những người lãnh đạo cấp thấp dành khoảng 20% đến 50% thời gian họ thông tin lời nói Nếu bao gồm thơng tin văn số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64% Một số nhà quản trị cấp trung cấp cao dành khoảng 89% thời gian họ để thơng tin lời nói, gặp gỡ qua điện thoại Những nghiên cứu khác nhà quản lý dành 70% đến 80% thời gian họ thông tin qua lại cá nhân, hầu hết thơng tin lời nói tương tác trực diện Thông tin xem máu tổ chức; mạch gắn phận phụ thuộc tổ chức lại với Tổ chức hệ thống ổn định hoạt động nơi người làrn việc với để đạt tới mục tiêu chung thông qua thứ bậc vai trị việc phân cơng lao động Mọi hoạt động lĩnh vực kinh doanh nói chung quản trị nói riêng cần có thơng tin theo quan điểm quản trị đại thông tin xem nguồn lực thứ tư tổ chức Theo nghĩa thông thường, thông tin hiểu tin tức truyền cho Hiện có nhiều định nghĩa khác thông tin, số định nghĩa thường gặp: - Thông tin độ đo giảm tính bất định thực biến số - Thơng tin thơng báo tạo thành số dấu hiệu định Như hiểu thơng tin quản trị tất tin tức nảy sinh trongquá trình mơi trường quản trị cần thiết cho việc định để giải vấn đề hoạt động quản trị tổ chức Cần phải ý đặc điểm thông tin là: - Thông tin tin tức khơng thể sản xuất để dùng dần - Thông tin phải thu thập xử lý có giá trị - Thơng tin cần thiết quý giá - Thông tin xác, đầy đủ, kịp thời tốt Mơ hình thơng tin đơn giản quản trị thường thực trực tiếp từ nhà quản trị đến đối tượng quản trị Đối với tổ chức lớn mơ hình thơng tin quản trị phức tạp Để xây dựng mơ hình thơng tin quản trị tổ chức có hiệu thường người ta lựa chọn kiểu mơ hình sau: - Mơ hình thơng tin tập trung: mơ hình tất thông tin đến gom đầu mối trung tâm thơng tin - Mơ hình thơng tin trực tiếp: mơ hình tổ chức thông tin gửi nhận thực trực tiếp bên gửi bên nhận - Mơ hình thơng tin phân tán: mơ hình thơng tin tập trung thu thập xử lý theo đơn vị thành viên - Mơ hình thơng tin kết hợp: mơ hình kết hợp kiểu tổ chức thông tin theo ba cách Mỗi mơ hình thơng tin có ưu nhược điểm điều kiện áp dụng riêng Chính tổ chức phải lựa chọn mơ hình thơng tin phù hợp có hiệu cho Thơng tin có vai trị to lớn quản trị Nhiều cơng trình nghiên cứu tổ chức muốn hoạt động quản trị có hiệu điều khơng thể thiếu phải xây dựng hệ thống thông tin tốt Hơn hiệu kinh doanh việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường cao Chính mà ngày cơng ty, xí nghiệp khơng tiếc tiền đầu tư mua sắm phương tiện kỹ thuật điện tử đại nhằm nâng cao hiệu chất lượng hệ thống thông tin quản trị Vai trị quan trọng thơng tin quản trị thể rõ phương diện sau: Vai trò việc định Ra định cơng việc phức tạp, khó khăn quan trọng nhà quản trị Để định đắn nhà quản trị cần nhiều thông tin Thông tin giúp cho nhà quản trị giải đắn có hiệu vấn đề sau: - Nhận thức vấn đề cần phải định - Xác định hội, mối hiểm nguy kinh doanh - Xác định sở, tiền đề khoa học cần thiết để định - Lựa chọn phương án Vai trò hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành kiểm soát Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành kiểm sốt, thơng tin có vai trị quan trọng phương diện sau: - Nhận thức vấn đề; - Cung cấp liệu; - Xây dựng phương án; - Giải vấn đề; - Uốn nắn sửa chữa sai sót, lệch lạc; - Kiểm sốt Vai trị phân tích, dự báo phòng ngừa rủi ro Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có tầm quan trọng đặc biệt Để phịng ngừa rủi ro có hiệu thơng tin lại có ý nghĩa lớn lao lĩnh vực sau: - Phân tích - Dự báo - Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro Đối tượng thông tin Một yêu cầu quan trọng công tác thông tin quản trị không thừa không thiếu Để làm điều việc cần thiết phải xác định đối tượng thơng tin gì? Theo nhiều tác giả, đối tượng thông tin đối tượng tham gia vào trình thu thập, xử lý truyền bá thơng tin Đó người, việc, số liệu, tượng, trình, quy luật xảy lĩnh vực kinh doanh phục vụ kinh doanh v.v tổ chức kinh doanh Xét theo phương diện xây dựng hệ thống thơng tin lại thấy việc xác định đối tượng cần thiết cụ thể phải thu thập, xử lý phổ biến quan trọng Việc xác định đối tượng cụ thể tùy vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể tổ chức Tuy nhiên doanh nghiệp đối tượng thường là: - Đối tượng thu thập: số liệu, tư liệu xảy trình kinh doanh mơi trường kinh doanh - Đối tượng sử dụng: nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, cổ đông v.v - Đối tượng nhận tin: nhà quản trị, quan phận tham mưu giúp việc - Đối tượng xử lý bảo quản: văn bản, tài liệu v.v Phân loại thông tin quản trị kinh doanh Thơng tin q trình thơng tin hoạt động quản trị phức tạp, phong phú đa dạng Để nghiên cứu áp dụng thành tựu công nghệ thông tin, người ta thường tiến hành phân loại thông tin Về thực chất phân loại thông tin quản trị q trình chia thơng tin thành lớp, dạng đồng số khía cạnh để phục vụ cho trình quản trị Nhờ phân loại thơng tin cách khoa học người ta dễ dàng tìm qui luật phương pháp thực thơng tin có hiệu việc đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo cách sau: - Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người định, thông tin từ kết v.v - Phân loại theo vật mang: Thông tin văn bản, âm thanh, băng, dĩa, tranh ảnh v.v - Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin quan trọng, quan trọng không quan trọng - Phân loại theo phạm vi: Thông tin tồn diện, thơng tin mặt - Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin cho người định v.v - Phân loại theo giá trị: Thơng tin có giá trị thơng tin khơng có giá trị, thơng tin có giá trị - Phân loại theo tính thời sự: Thông tin mới, thông tin cũ, v.v - Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý trình bày: Thông tin thu thập kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập vấn v.v - Phân loại theo phương pháp truyền tin: miệng, sóng điện từ, điện thoại, máy tính, v.v - Phân loại theo mức độ bảo mật: Thông tin mật, tuyệt mật, bình thường - Phân loại theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp Trên thực tế việc sử dụng cách phân loại thông tin quản trị tuỳ thuộc vào vụ việc cụ thể, vào mục đích khả nghiên cứu nhiều yếu tố chủ quan khách quan tổ chức Nguồn thông tin Tin tức thơng tin quản trị nói chung khơng tự nhiên sinh ra, phát sinh từ nguồn gốc cụ thể Có nhiều nguồn sản sinh cung cấp thông tin Tuy nhiên thực tế, tin tức thông tin thường phát sinh tập trung số nguồn có giá trị Nghiên cứu nguồn cung cấp thông tin quản trị việc làm cần thiết để bảo đảm tính kinh tế tính hiệu cơng tác thơng tin Kinh nghiệm rằng, có 100 nguồn cung cấp thơng tin thường có khoảng 20- 30 nguồn có giá trị mà thơi Như việc nghiên cứu nguồn tin cho phép xác định nguồn gốc xuất xứ thông tin, đảm bảo thuận tiện khai thác sử dụng bảo vệ nguồn tin quản trị Trên phương diện lý thuyết người ta phân loại nguồn thông tin quản trị thành loại sau: nguồn sơ cấp nguồn thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài, nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng v.v Để khai thác sử dụng nguồn tin có hiệu người ta thường tập trung khai thác sử dụng nguồn tin có sẵn, kinh tế, rẻ tiền kết hợp bổ sung, tham khảo khai thác nguồn khác tính thời sự, tính khách quan, tính tồn diện, tính kịp thời v.v Mục tiêu chức thông tin Mục tiêu thông tin Thông tin trình phục vụ cho đối tượng cần có tính định hướng Nội dung thơng tin xác định biết rõ thông tin cho đối tượng nào, thơng tin phục vụ ai, phục vụ gì, để giải vấn đề thực v.v nói cách khác mục tiêu thơng tin kim nam cho hoạt động thông tin hay hoạt động thơng tin có hiệu xác định rõ mục tiêu thơng tin ? Có thể thấy rằng, hệ thống quản trị hệ thống phức tạp đa dạng, mục tiêu hệ thống thông tin quản trị phức tạp đa dạng phong phú không Người ta phân loại mục tiêu thơng tin thành loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật v.v Xét theo quan điểm hệ thống thấy ngồi mục tiêu chung; hệ thống thơng tin quản trị cịn có hệ thống mục tiêu riêng phận hệ thống Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu lĩnh vực kinh doanh, định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh nhiều lĩnh vực khác Xác định cho mục tiêu việc đơn giản Muốn xác định đắn mục tiêu hệ thống thông tin quản trị người ta thường dựa sở khoa học sau: - Mục tiêu sách kinh doanh doanh nghiệp; - Nhu cầu thông tin hoạt động quản trị; - Hoàn cảnh thực tế cơng ty; Xét mặt tổng thể qui trình xác định thực mục tiêu thông tin thường thực theo bước sau: Bước 1: Phát xác định vấn dề Bước 2: Xác định nhu cầu thông tin Bước 3: Nghiên cứu khả đáp ứng nhu cầu thông tin Bước 4: Phác thảo sơ mục tiêu thông tin hệ thống thông tin tổ chức Bước 5: Thẩm định lựa chọn mục tiêu Bước 6: Thực kiểm sốt việc hồn thành mục tiêu Chức thông tin Để xây dựng hệ thống thơng tin có hiệu tổ chức ngồi việc phải xác định rõ mục tiêu, phải nhận thức chức mà hệ thống cần phải gánh vác Một chức thông tin hệ thống thơng tin xác định đắn khoa học để xác định nhiệm vụ thông tin cụ thể, để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ tồn hệ thống thơng tin Xét mặt tổng thể chức chủ yếu hệ thống thông tin quản trị là: - Thu thập thông tin; - Xử lý thông tin; - Phổ biến thông tin; - Phục vụ thông tin; - Kiểm soát đánh giá hoạt động quản trị; - Làm sở cho việc định Xác định cho chức thông tin hệ thống thông tin việc quan trọng Nhưng thực cho chức khơng phải việc dễ dàng Chính việc phân tích đánh giá q trình thực hồn thành chức thơng tin việc làm cần thiết Để làm tốt việc người ta phải cụ thể hóa chức thông tin việc làm cụ thể, công việc tổ chức thực cụ thể sau dựa kết cụ thể công việc đánh giá trình thực chức mức độ Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc kiểm soát chức thông tin Theo quan điểm nhiều tác giả nhà quản trị phải coi khâu tất yếu trình thực chức thông tin không nên xem nhẹ chúng Nội dung hình thức thơng tin Nội dung thơng tin Nội dung thông tin khâu quan trọng trình thực thông tin quản trị Những nội dung thông tin chủ yếu quản trị kinh doanh thường là: * Thơng tin đầu vào: Tình hình ngun vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh * Thơng tin đầu ra: Tình hình kết kinh doanh * Thông tin phản hồi: Thông tin phản ứng nhân viên, người thực hiện, trình thực hiện, phản ứng đối thủ cạnh tranh * Thông tin mơi trường quản trị: Tình hình mơi trường kinh doanh (pháp luật, sách, thời tiết, khí hậu v.v ) * Thông tin đối tượng quản trị Thông tin nhân sự, sản phẩm, marketing, tài chính, chất lượng v.v * Thơng tin kết quản trị: Thông tin lợi nhuận, suất hiệu quả, thị phần, cạnh tranh v.v * Thông tin hoạt động quản trị: Thông tin trình định, hoạch định, tổ chức Tùy trường hợp cụ thể nội dung thơng tin khác nhau, nhìn chung nội dung thơng tin quản trị thường xác định mục tiêu nhu cầu thông tin người muốn hay sử dụng Để xây đựng nội dung thông tin quản trị cách khoa học người ta thường phải tuân thủ yêu cầu chung sau đây: - Ngắn gọn - Chính xác - Mạch lạc - Rõ ràng - Đầy đủ - Khách quan Qui trình xây dựng nội dung thơng tin quản trị thường thực theo bước đây: - Xác định mục tiêu - Xác định yêu cầu nội dung - Chuẩn bị tư liệu - Phác thảo sơ nội dung - Xem xét đánh giá - Sửa chữa hoàn chỉnh Chất lượng thơng tin Thơng tin giữ vai trị quan trọng hoạt động quản trị điều biết, làm để thông tin cơng tác quản trị có hiệu lại việc khơng đơn giản Muốn thơng tin có hiệu điều chắn chất lượng thông tin hoạt động thông tin phải cao Có thể khẳng định rằng, chất lượng thơng tin có ảnh hưởng đến hoạt động trình quản trị, đến hiệu kinh doanh, tới sống doanh nghiệp Vậy chất lượng thơng tin gì? Đây câu hỏi để trả lời Theo nhiều tác giả, chất lượng thông tin mức độ thoả mãn nhu cầu thông tin người sử dụng Nó thể mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ xác, mức độ quan trọng v.v Muốn đánh giá chất lượng người ta thường dựa vào tiêu chuẩn Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thơng tin quản trị nhanh, xác, kịp thời, bí mật,đầy đủ v.v Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến khoa học kỹ thuật, người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức v.v Phương pháp nâng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới, đào tạo sử dụng người, tổ chức hệ thống khoa học, có chế quyền lợi trách nhiệm thích hợp v.v Hình thức thơng tin Con người gửi nhận thông tin thông qua ký hiệu, tín hiệu người tiếp nhận thơng tin phải thơng qua hình thức thơng tin cụ thể ký hiệu, tín hiệu Khả tiếp nhận thơng tin người hoạt động quản trị phụ thuộc nhiều vào hình thức thơng tin sử dụng Những hình thức thơng tin chủ yếu quản trị thường lời nói, chữ viết, ký ám hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v Muốn lựa chọn hình thức thơng tin có hiệu người ta thường vào hiệu truyền thông hiệu kinh doanh, vào khả doanh nghiệp, vào chất, ưu nhược điểm hình thức, vào nội dung tính bảo mật v.v hình thức thơng tin Giữa nội dung hình thức thơng tin có mối quan hệ chặt chẽ, quan hệ hai mặt trình, bổ sung hợp tác q trình truyền thơng Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động chuyển tải hết nội dung Để hoàn thiện hình thức thơng tin người ta phải vào yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng số lượng phong phú hình thức thông tin là: tiến khoa học kỹ thuật, người, mơi trường, văn hóa, sở vật chất, nhu cầu hoàn thiện, mức độ quan trọng v.v Sử dụng khai thác yếu tố vừa nêu tổ chức quản trị để hoàn thiện hình thức thơng tin việc làm khơng thể bỏ qua xem nhẹ tổ chức Q trình thơng tin Hệ thống thơng tin quản trị hệ thống phức tạp bị chi phối nhiều yếu tố chủ quan khách quan Nhận thức đầy đủ yếu tố ảnh hưởng đến q trình thơng đạt cần thiết để đảm bảo cho hoạt động thông tin quản trị đạt hiệu cao Hình 4.1 q trình thơng tin quản trị Mơ hình q trình thơng đạt bao gồm thành tố: (1) Nguồn thông đạt (người gởi), (2) Thơng điệp, (3) Mã hóa, (4) Kênh, (5) Người nhận, (6) Giải mã, (7) Phản hồi Thêm vào tồn q trình thơng đạt bị tác động nhiễu, nhân tố gây trở ngại, làm lệch lạc thơng tin ví dụ tiếng ồn, từ ngữ tối nghĩa, thiết bị truyền dẫn chất lượng Q trình truyền đạt thơng tin Q trình thơng đạt nguồn (người gởi), người có ý nghĩ muốn truyền đạt sang người nhận Nguồn người khởi xướng thơng điệp nhiều người làm việc với Thơng điệp tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận Nó bao gồm biểu tượng thiết kế để truyền ý nghĩ người gởi Phần lớn thông điệp chứa đựng ngôn ngữ dạng lời nói chữ viết, nhiên có hành vi phi ngơn ngữ sử dụng để thông tin thông điệp, ví dụ ngơn ngữ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu ) Q trình chuyển thơng điệp dự định thành biểu tượng mà sử dụng để truyền gọi trình mã hóa Việc mã hóa đơn giản có nhiều trường hợp việc mã hóa khó khăn, ví dụ tìm từ ngữ để giải thích việc thực nhiệm vụ thuộc cấp bạn khơng phù hợp Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mã hóa kỹ năng, quan điểm, kiến thức yếu tố văn hóa – xã hội Ví dụ tác giả sách thông đạt cho sinh viên hiểu tốt kỹ viết Quan điểm yếu tố văn hóa xã hội chi phối hành vi từ ảnh hưởng đến thơng đạt Ví dụ giáo viên mong muốn sinh viên nắm bắt nhiều chủ đề, sinh viên theo kịp Cuối cùng, người có kiến thức phạm vi định, tất nhiên thông đạt khơng có hiểu biết Kênh phương tiện mà qua thơng điệp di chuyển từ người gởi đến người nhận Nó đường dẫn thơng tin qua thơng điệp truyền cách vật lý Kênh chủ yếu cho việc thông đạt cá nhân giao tiếp trực tiếp hai người Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo tạp chí, fax, internet Những thông điệp viết giấy cách phổ biến, nhiều tổ chức hướng đến việc sử dụng rộng rãi phương tiện thông tin đại thư điện tử thông qua hệ thống internet Màn hình máy vi tính cho kênh chủ yếu cho thông điệp viết Người nhận thông tin nhận thông điệp từ người gởi cần phải giải mã thơng điệp Giải mã q trình biểu tượng diễn dịch người nhận Việc giải mã chịu ảnh hưởng điều kiện trình mã hóa, nghĩa điều kiện kỹ năng, quan điểm, kiến thức yếu tố văn hóa – xã hội Phản hồi thông điệp từ người nhận đến người gởi Phản hồi có giá trị để đánh giá hiệu q trình thơng đạt Người gởi biết người nhận hiểu ý nghĩ khơng nhờ vào phản hồi Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt phức tạp ta thường nghĩ trình bao gồm nhiều thành tố khơng tác nhân gây nhiễu Hơn nữa, thơng tin từ người sang người khác bị bỏ bớt hay gọi ‘lọc’ Vì vậy, nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp thông tin hữu hiệu để thông đạt Phương pháp thu thập, xử lý phổ biến thông tin Phương pháp thu thập Chất lượng hiệu việc thu thập thông tin phụ thuộc lớn vào phương pháp thu thập nó, hay trình tự thực bước trình thu thập thông tin Trên thực tế người ta thường sử dụng phương pháp thu thập thông tin sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp thực nghiệm - Phương pháp thăm dò dư luận - Phương pháp thu thập thông tin bàn - Phương pháp thu thập thơng tin trường Mặc dù có nhiều phương pháp thu thập thông tin sử dụng phương pháp thu thập thông tin có hiệu Lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin cho phù hợp với hoàn cảnh quản trị thực tế vấn đề khoa học Thông thường để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin có hiệu người ta thường vào yêu cầu cần phải đạt được, mục tiêu việc thu thập thông tin, nội dung thông tin cần thu thập, hoàn cảnh thực tiễn khả doanh nghiệp nhiều yếu tố khác Những phương pháp thu thập thông tin lựa chọn phải phương pháp tốn kém, đảm bảo chất lượng thu thập thơng tin, kịp thời có hiệu Phương pháp xử lý Thông tin thu thập quý, vấn đề cần biết hay cần làm sáng tỏ có sẵn từ thông tin thu thập Thực tế rằng, thông tin thu thập cần sàng lọc xử lý lúc giá trị thông tin tăng lên nhiều Việc thu thập xử lý thông tin ngày trợ giúp nhiều phương tiện đaiû Tuy nhiên áp dụng phương pháp khoa học để xử lý thông tin việc dễ dàng Xét theo chất phương pháp xử lý trình tự bước tác động vào thơng tin nhằm rút thông tin cần thiết cho q trình quản trị Vai trị quan trọng phương pháp xử lý thể việc nhờ mà nhà quản trị hiểu sâu sắc đầy đủ so với thơng tin có chưa xử lý Ngày người ta thường sử dụng phương pháp xử lý thông tin sau: phương pháp thủ cơng, phương pháp máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp giám định v.v Mỗi phương pháp xử lý thơng tin có ưu nhược điểm riêng chúng Tuy nhiên việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị v.v Phương pháp phổ biến thông tin Các hoạt động quản trị việc thu thập xử lý thông tin quan trọng, việc phổ biến thông tin việc làm quan trọng không Những người thừa hành có nhận thị, mệnh lệnh, định v.v người lãnh đạo xác kịp thời hay không? Những nhà quản trị có nhận thơng tin cần thiết, kịp thời đắn hay không? Tất vấn đề phụ thuộc nhiều vào công tác phổ biến thông tin quản trị Xét mặt chất thấy rằng, phổ biến thông tin cách thức mà người ta đưa thông tin đến tay người sử dụng Vấn đề quan trọng phải nghiên cứu tìm phương pháp phổ biến thơng tin cho người sử dụng đạt hiệu cao công việc Trên thực tế ngày người ta thường sử dụng phương pháp phổ biến thông tin sau: công văn, báo cáo, đề án, truyền miệng, cách thông báo, hội họp v.v Vấn đề quan trọng chọn phương pháp phổ biến thông tin để trình phổ biến thơng tin nhanh có hiệu Để làm việc người ta thường phải đánh giá ưu nhược điểm phương pháp, sở lựa chọn phương pháp có nhiều ưu điểm thích hợp với đơn vị Hiệu thơng tin Chất lượng thơng tin tiêu quan trọng, nhiên giác độ quản trị hiệu thơng tin lại cịn quan trọng nhiều Xét chất hiệu thơng tin quản trị phản ánh mối quan hệ chi phí thơng tin kết mà mang lại cho hoạt động quản trị Để đánh giá hiệu thông tin quản trị người ta thường sử dụng tiêu dấu hiệu phản ánh Việc sử dụng tiêu để đánh giá hiệu thông tin trường hợp cụ thể tùy thuộc vào phương pháp đánh giá mà người ta sử dụng Thông thường người ta sử dụng hai phương pháp đánh giá sau: - Đánh giá theo kết thương mại cuối - Đánh giá theo q trình truyền thơng Đánh giá hiệu thông tin quản trị công việc quan trọng, nhiên phân tích nguyên nhân tạo hiệu lại cơng việc có tầm quan trọng khơng Để giúp cho việc phân tích nguyên nhân tác động đến hiệu người ta cần xác định rõ yếu tố ảnh hưởng đến q trình thơng tin quản trị Nhìn chung yếu tố ảnh hưởng đến hiệu thông tin quản trị thường yếu tố ảnh hưởng đến mặt hiệu tính nhanh chóng, kịp thời, xác, quan trọng, chi phí thấp v.v Để nâng cao hiệu thông tin quản trị ngày người ta thường tập trung thực biện pháp nhằm: - Hiện đại hóa cơng nghệ thơng tin - Áp dụng thành tựu khoa học - Sử dụng tốt trang thiết bị sở vật chất phục vụ thơng tin - Nâng cao tay nghề, trình độ cán công nhân viên lĩnh vực thông tin; - Tổ chức hoạt động thông tin cách khoa học v.v Tổ chức quản lý hệ thống thông tin Lao động xã hội đại mang tính chun mơn hóa, quy luật tất yếu Chính việc tổ chức hệ thống thông tin quản trị cần phải tuân theo địi hỏi qui luật khách quan Có nhiều cách tổ chức hệ thống thông tin, tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp hay đơn vị cụ thể địi hỏi nghệ thuật khoa học sáng tạo Nghiên cứu cách tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp giúp cho việc xếp công việc người hệ thống cách hợp lý, giúp cho việc thực hoạt động thơng tin dễ dàng, nhanh chóng có hiệu Cơ sở khoa học việc tổ chức hệ thống thông tin quản trị qui luật tổ chức nói chung tổ chức hệ thống thơng tin nói riêng hồn cảnh cụ thể đơn vị Nghiên cứu vận dụng qui luật tính chất qui luật việc tổ chức hệ thống thông tin truyền thông quản trị việc làm cần thiết Trên thực tế người ta thường vận dụng qui luật tổ chức hệ thống thông tin quản trị việc định nguyên tắc xây dựng hệ thống Những nguyên tắc phổ biến việc xây dựng hệ thống thông tin quản trị là: - Khoa học, - Hiệu quả; - Linh hoạt - Bí mật; - Hiện đại Có nhiều loại mơ hình tổ chức hệ thống thơng tin quản trị, mơ hình phổ biến thường hay áp dụng là: mơ hình tập trung, mơ hình phân tán; mơ hình kết hợp, mơ hình theo chức năng, mơ hình theo nguyên tắc thị trường.v.v Cần vào hoàn cảnh thực tiễn, vào hiệu mơ hình vào khả nhà doanh nghiệp người ta lựa chọn mơ hình tổ chức hệ thống thơng tin thích hợp cho đơn vị Chất lượng hiệu thông tin quản trị phụ thuộc lớn vào biện pháp quản trị điều hành hệ thống thông tin Vậy quản lý điều hành hệ thống thơng tin gì? Nói cách vắn tắt q trình hoạch định, lãnh đạo, tổ chức kiểm soát hoạt động hệ thống thông tin Nghiên cứu cách khoa học cách quản lý hệ thống thông tin quản trị giúp cho hoạt động thông tin thông suốt, xác, đầy đủ có hiệu Những nội dung cơng tác quản lý hệ thống thông tin quản trị quản lý nội dung, phương pháp, hình thức, bước qui trình thơng tin v.v Các hình thức quản lý thơng tin hệ thống thông tin quản trị quản lý theo công việc, quản lý theo chức năng, quản lý theo thời gian, quản lý theo đối tượng v.v Những phương pháp chủ yếu để quản lý thông tin hệ thống thông tin quản trị phương pháp sau: - Hành chính; - Kinh tế; - Xã hội; - Phương pháp tự động hóa; - Phương pháp tập trung; - Phương pháp phi tập trung; - Phương pháp gián tiếp; - Phương pháp trực tiếp; TĨM LƯỢC Thơng tin quản trị tất tin tức nảy sinh trình mơi trường quản trị cần thiết cho việc định để giải vấn đề hoạt động quản trị tổ chức Mọi hoạt động lĩnh vực kinh doanh nói chung quản trị nói riêng cần có thơng tin thơng tin nhiều người xem nguồn lực thứ tư quản lý Thơng tin giữ vai trị quan trong việc định, phân tích, dự báo, phịng ngừa rủi ro thực chức quản trị Cần phải ý đặc điểm thông tin : - Thông tin tin tức khơng thể sản xuất để dùng dần - Thông tin phải thu thập xử lý có giá trị - Thơng tin cần thiết q giá - Thơng tin xác, đầy đủ, kịp thời tốt Mơ hình thơng tin đơn giản quản trị thường thực trực tiếp từ nhà quản trị đến đối tượng quản trị Đối với tổ chức lớn mơ hình thơng tin quản trị phức tạp Một tổ chức cần phải quan tâm mức đến việc xây dựng mơ hình thơng tin quản trị có hiệu để đảm bảo thông đạt tổ chức, góp phần thực nhiệm vụ, mục tiêu ... thống thông tin quản trị Vai trị quan trọng thông tin quản trị thể rõ phương diện sau: Vai trò việc định Ra định công việc phức tạp, khó khăn quan trọng nhà quản trị Để định đắn nhà quản trị cần... Con người tạo thông tin người sử dụng thơng tin Q trình quản trị thơng tin đạt hiệu nhà quản trị thông tin phải nắm rõ nguyên tắc quản trị thông tin để xây dựng nên chiến lược quản lý hiệu thơng... bảo quản: văn bản, tài liệu v.v Phân loại thông tin quản trị kinh doanh Thơng tin q trình thơng tin hoạt động quản trị phức tạp, phong phú đa dạng Để nghiên cứu áp dụng thành tựu công nghệ thông