Khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng UBND phường tân tạo, HCM

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN LÊ HUỲNH PHƯƠNG TRÂM TÊN ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO – QUẬN BÌNH TÂN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN LÊ HUỲNH PHƯƠNG TRÂM TÊN ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO – QUẬN BÌNH TÂN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN: THS KIỀU THỊ HỒNG HÀ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, số liệu kết nghiên cứu nêu luận văn trung thực, đồng tác giả cho phép sử dụng chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả luận văn Lê Huỳnh Phương Trâm LỜI CẢM ƠN Đề tài nghiên cứu “Nghiệp vụ quản trị văn phòng” bước đệm quan trọng việc học tập giúp em có trải nghiệm thiết thực để học hỏi tiếp thu kinh nghiệm cho chun ngành Để hồn thành luận văn tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu – quý thầy Trường Đại học Sài Gịn, q thầy Khoa Thư viện – Văn phòng truyền dạy kiến thức chun ngành vơ bổ ích Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Hồng Thị Phương Thúy tận tâm hướng dẫn, bảo cho em thực tốt đề tài Với gợi ý cho hướng giải vấn đề suốt trình nghiên cứu thực học vô quý giá em cho trình viết luận hoạt động chun mơn nghiên cứu sau Và cuối em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo cán bộ, công chức tạo điều kiện hỗ trợ em tìm hiểu, khảo sát lấy số liệu để hồn thành khóa luận Mặc dù cố gắng để hoàn thiện luận văn với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến q báu thầy để bổ sung nâng cao kiến thức từ hoàn thành đề tài nghiên cứu cách tốt Em xin chân thành cảm ơn! Khóa luận tốt nghiệp Lê Huỳnh Phương Trâm MỤC LỤC TRANG BÌA i PHỤ DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CBCC CNTT UBND HĐND QPPL VB Cán công chức Công nghệ thông tin Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Quy phạm pháp luật Văn DANH MỤC CÁC BẢNG TT 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Tên bảng Tổng hợp số lượng CBCC Kết đánh giá CBCC Kết đánh giá công dân CBCC Thống kê số liệu ban hành văn 2018-2020 Kết điều tra thực trạng soạn thảo ban hành văn Thống kê số lượng văn đến GVHD: ThS Hoàng Thị Phương Thúy Trang 41 44 45 47 52 57 Khóa luận tốt nghiệp Lê Huỳnh Phương Trâm DANH MỤC CÁC HÌNH – SƠ ĐỒ TT 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 Tên hình – sơ đồ Sơ đồ quy trình tuyển dụng Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Sơ đồ quy trình quản lý văn Trụ sở UBND phường Tân Tạo Văn phòng UBND phường Tân Tạo Sơ đồ hệ thống ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn quan Quy trình xử lý văn đến Mẫu dấu đến, dấu khẩn, mật Giao diện quản lý văn đến Quy trình xử lý văn Giao diện phần mềm hệ thống quản lý văn Mẫu sổ đăng ký văn Một số mẫu dấu UBND phường Tân Tạo Quy trình lập hồ sơ quan Mẫu mục lục hồ sơ Một số tài liệu chưa chỉnh lý Trang 16 22 27 28 36 39 46 48 54 55 56 57 59 60 61 62 63 68 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận đa nhiệm với nghiệp vụ rộng Hiện nay, văn phịng khơng nơi giải thủ tục hành chính, thực nghiệp vụ đơn giản hay thực thi công việc hậu cần mà nơi tham gia thực vào GVHD: ThS Hồng Thị Phương Thúy Khóa luận tốt nghiệp Lê Huỳnh Phương Trâm công việc quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Khi đất nước đổi ngày, để tồn phát triển lớn mạnh quan, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cần phải có trung tâm điều hành, văn phịng để đáp ứng cơng tác quản lý điều hành tổ chức cách tốt Vậy làm để phát huy hết khả tuyệt đối phận đa nhiệm này? Hoạt động quản trị văn phịng phương pháp tối ưu để nâng cao hiệu quản trị văn phịng, giúp văn phịng trì hiệu suất, góp phần nâng cao chất lượng cơng việc theo mục tiêu đề ra, phát huy hết tiềm mạnh mình, giúp lãnh đạo nắm bắt xử lý kịp thời vấn đề gắn liền với hoạt động quan Thực tế cho thấy, quản trị văn phòng hoạt động lĩnh vực có nội dung phong phú phức tạp, điều Nhà nước ta quan tâm phát triển Vì khơng phải nhà lãnh đạo, quản lý có đầy đủ lực nhận thức đắn nghiệp vụ để giảm thiểu nguyên nhân hạn chế gây tác động đến mục tiêu chung quan, tổ chức Tại UBND phường Tân Tạo dù thời đại nào, nghiệp vụ quản trị văn phòng hoạt động khơng thể thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến trình quản lý, hiệu thực thi nhiệm vụ định thành bại quan Chính vậy, năm qua song song với nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa việc triển khai thực nghiệp vụ văn phịng UBND phường Tân Tạo ln vấn đề ý phát triển nhằm tiến đến việc xây dựng hành hiệu Tuy nhiên, để nghiệp vụ quản trị văn phòng phát huy vai trò ý nghĩa quan, với khối lượng cơng việc cần thiết địi hỏi cá nhân làm việc phạm vi lĩnh vực phải đảm bảo tất chức quản trị phối hợp đạt mức suất cao Trong suốt trình khảo sát, tiếp xúc thực tế UBND phường Tân Tạo, vấn đề liên quan đến nghiệp vụ quản trị văn phịng khía cạnh thú vị gần gũi, bên cạnh tồn vấn đề bất cập định Thông qua nhận thức tầm quan trọng nghiệp vụ quản trị văn phòng từ GVHD: ThS Hồng Thị Phương Thúy Khóa luận tốt nghiệp Lê Huỳnh Phương Trâm yêu cầu cấp bách xã hội, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành em chọn đề tài “Hồn thiện nghiệp vụ quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo – quận Bình Tân” nhằm nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề cịn bất cập mong muốn góp phần đưa biện pháp để giải quyết, hoàn thiện thực trạng củng cố, nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịng quan Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu hệ thống hóa kiến thức sở lý luận quản trị văn - phòng nghiệp vụ quản trị văn phòng Nghiên cứu làm rõ thực trạng, nguyên nhân từ hạn chế tồn từ đề xuất giải pháp hồn thiện, nâng cao nghiệp vụ quản trị văn phòng UBND phường Tân Tạo Đối tượng nghiên cứu Nghiệp vụ quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo – quận - Bình Tân – Thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu Khơng gian: Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo – quận Bình Tân – Thành phố Hồ - Chí Minh - Thời gian: 2018-2021 Phạm vi nội dung: Do thời gian nghiên cứu hạn chế nên em tập trung khảo sát thực trạng đưa giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu nghiệp vụ quản trị văn phòng cụ thể như:  Nghiệp vụ quản trị nhân  Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn  Nghiệp vụ văn thư  Nghiệp vụ lưu trữ Ý nghĩa khóa luận Đề tài nghiên cứu nhằm giúp Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo tổng hợp lại thực trạng nghiệp vụ quản trị văn phòng diễn để có hướng điều chỉnh hồn thiện nâng cao hoạt động quản trị văn phòng đạt hiểu công việc cách tốt Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khóa luận thực phương pháp nhằm tìm hiểu, nghiên cứu khái niệm, lý luận chung liên quan đến nghiệp vụ quản trị văn phòng từ giáo trình, tài liệu, sách báo nhằm có sở khái qt chung GVHD: ThS Hồng Thị Phương Thúy Khóa luận tốt nghiệp - Lê Huỳnh Phương Trâm Phương pháp quan sát, phân tích: Căn vào tình hình thực tế quan để xem xét làm sáng tỏ thực trạng thông qua vấn đề, nội dung, quy trình - hoạt động nghiệp vụ quản trị văn phòng quan Phương pháp thống kê – so sánh: Chú trọng thống kê loại số liệu so sánh kết thực tế quan với mục đích đảm bảo nội dung khóa luận có đầy đủ ý - nghĩa khoa học thực tiễn Phương pháp đánh giá, tổng hợp: Thu thập, tổng hợp nội dung từ tài liệu có liên quan để làm sở liên kết mặt vấn đề từ tạo nên nhìn chung, tổng thể hoạt động Đồng thời xác định nguyên nhân gây mặt hạn chế thực đánh giá cách khách quan để đưa giải pháp khắc phục Cấu trúc đề tài nghiên cứu Ngoài lời mở đầu, kết luận chung, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn thể qua chương: Chương Cơ sở lý luận chung quản trị văn phòng nghiệp vụ quản trị văn phòng Chương Thực trạng nghiệp vụ quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo Chương Các giải pháp hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm Nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” sử dụng rộng rãi giới nghiên cứu đến thực tiễn quản lý đời thường Khi nói đến văn phịng mường tượng nhiều yếu tố liên quan từ nơi làm việc khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ Sự xâm nhập khái niệm vào đời thực văn phịng quan niệm gắn liền với hình ảnh nơi làm việc hoạt động công việc liên quan đến văn bản, sổ sách Ngoài ra, có GVHD: ThS Hồng Thị Phương Thúy Khóa luận tốt nghiệp 10 Lê Huỳnh Phương Trâm thể hiểu nơi làm việc cá nhân, lãnh đạo, quản lý trụ sở công ty, doanh nghiệp, đơn vị có chun mơn ngành nghề, lĩnh vực Thông qua cách tiếp cận trên, khái niệm văn phịng hiểu theo cách nghĩ thơng thường “chính máy điều hành quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức” (Trường Đại học Sài Gòn, 2016, tr 2-3) Trên sở pháp lý, văn phịng tên giao dịch tổ chức với tư cách pháp nhân văn phịng cơng chứng, văn phịng luật sư phận tổ chức, doanh nghiệp khơng có chức kinh doanh trung tâm xúc tiến thương mại, văn phịng đại diện Việc thích ứng với môi trường công nghệ thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành phận quan trọng cấu tổ chức quan, doanh nghiệp nhằm đảm bảo thực hiện, phối hợp kiểm sốt hoạt động tồn quan thông suốt, trôi chảy Ngày nay, phận văn phòng nước ta trọng với phát triển vượt bậc dần khẳng định vị vốn có quan, doanh nghiệp Ở góc độ, văn phịng nhìn nhận “là phận tương đương với phịng ban, khơng thể tách rời quan, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp” (Trường Đại học Sài Gòn, 2016, tr 4) 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng Mỗi phận văn phịng có chức cụ thể sau: - Chức tham mưu - tổng hợp Với vị trí giúp việc trực tiếp, văn phịng phận tham mưu cho lãnh đạo việc quản lý xem hoạt động cần thiết để điều GVHD: ThS Hoàng Thị Phương Thúy Số ký hiệu Hồ sơ (1) 60/TPHT 61/TPHT 62/TPHT Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) hộ tịch (quốc tịch, khai sinh, khai tử, kết hơn, cải chính, thay đổi, đăng ký hộ tịch….) địa bàn phường năm 2019 Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác chứng thực địa bàn phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) viễn Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Trang 10 năm Nguyễn Thanh Trang Tập hồ sơ đăng ký kết hôn địa bàn phường năm 2019 10 năm Nguyễn Thanh Trang Hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ ký Vĩnh viễn Nguyễn Thanh Trang Tập lưu hồ sơ, tài liệu chứng thực Nguyễn Thanh 63/TPHT từ chính, y Ủy 2-5 năm Trang ban nhân dân phường năm 2019 Nguyễn Hồng Hà Hồ sơ quản lý, theo dõi công tác Đỗ Thị Ngọc 64/TPHT thi hành án, thi hành pháp luật 20 năm Minh địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ quản lý, theo dõi công tác Đỗ Thị Ngọc 65/TPHT hòa giải địa bàn phường năm 20 năm Minh 2018 Các sổ hộ tịch: đăng ký kết hôn; Nguyễn Thanh khai sinh; khai tử; cha, mẹ, con, giám Vĩnh 66/TPHT Trang hộ; nhận nuôi ni; thay đổi, cải viễn hộ tịch,…… năm 2019 Hồ sơ xây dựng quy ước tổ dân Vĩnh 67/TPHT phố, gia đình văn hóa địa bàn Huỳnh Văn Mến viễn phường năm 2019 5.2 Tài liệu công tác tiếp công dân, tra, giải khiếu nại, tố cáo Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác tiếp công dân giải khiếu nại, tố cáo địa bàn phường Đỗ Thị Ngọc năm 2019 68/KNTC Minh Vĩnh - Dài hạn, hàng năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Số ký hiệu Hồ sơ (1) 69/KNTC 70/KNTC Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường cơng tác phịng, chống tham nhũng năm 2019 - Hàng năm - Tháng, quý Hồ sơ kiểm tra, tra công vụ vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo, tranh chấp năm 2019 71/KNTC - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Tài liệu tổ chức hoạt động Thanh tra nhân dân năm 2019 72/KNTC - Báo cáo năm Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Nguyễn Thị Minh Hiệp 20 năm năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn năm - Tài liệu khác Đơn từ, thư khiếu nại, tố cáo quan, tổ chức, cá nhân gửi đến 73/KNTC không thuộc thẩm quyền giải năm Ủy ban nhân dân phường năm 2019 Các loại sổ sách: sổ tiếp nhận đơn Vĩnh 74/KNTC thư, theo dõi giải khiếu nại tố viễn cáo,… năm 2019 5.3 Tài liệu pháp chế Tập văn công tác pháp chế: kiểm tra, rà soát văn quy 75/PC phạm pháp luật Hội đồng nhân 20 năm dân Ủy ban nhân dân phường năm 2019 Tài liệu địa chính, xây dựng, thị mơi trường 6.1 Tài liệu công tác đất đai, tài nguyên, môi trường 76/ĐĐ Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường Nguyễn Thị Minh Hiệp Đỗ Thị Ngọc Minh Đỗ Thị Ngọc Minh Đỗ Thị Ngọc Minh Đỗ Thị Ngọc Minh Đỗ Thị Ngọc Minh Lâm Ngọc Phấn Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) công tác đất đai, tài nguyên, môi trường năm 2019 - Dài hạn, hàng năm 77/ĐĐ 78/ĐĐ 79/ĐĐ - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ thẩm tra, xác nhận nguồn gốc, trạng đăng ký sử dụng đất đai địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ theo dõi biến động đất đai địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ giải khiếu nại, tố cáo, tranh chấp đất đai, tài nguyên môi trường địa bàn phường năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng 80/ĐĐ 81/ĐĐ 82/ĐĐ - Vụ việc khác Hồ sơ đo đạc, lập đồ địa năm 2019 Hồ sơ cho thuê, chuyển quyền sử dụng đất cho tổ chức cá nhân địa bàn phường năm 2018 Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai năm 2019 - Nghiêm trọng Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Lâm Ngọc Phấn Vĩnh viễn Lâm Ngọc Phấn Lâm Ngọc Phấn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn - Các vụ khác 20 năm 6.2 Tài liệu công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y năm 2019 83/NN Vĩnh - Dài hạn, hàng năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 84/NN Tập văn phòng, chống dịch 20 năm bệnh trồng, vật nuôi Lâm Ngọc Phấn Lâm Ngọc Phấn Lâm Ngọc Phấn Cam Thanh Quan Cam Thanh Quan Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) địa bàn phường năm 2019 Tập văn quan trao đổi 85/NN công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y năm 2019 6.3 Tài liệu công tác thủy lợi 86/TL 87/TL Hồ sơ xây dựng cơng trình thủy lợi nhỏ, tu bổ đê điều địa bàn phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) 10 năm Cam Thanh Quan Theo tuổi thọ cơng trình Nguyễn Hồng Lực Hồ sơ công tác quản lý bảo vệ đê điều, kênh rạch địa bàn phường năm 2019 Vĩnh - Vụ việc nghiêm trọng viễn - Các vụ việc khác 20 năm 6.4 Tài liệu cơng tác phịng, chống lụt bão, thiên tai Tập văn Ủy ban nhân dân 88/PCLB phường cơng tác phịng, chống lụt 20 năm bão, thiên tai năm 2019 6.5 Tài liệu cơng tác xây dựng Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác xây dựng năm 2019 89/XDCB Vĩnh - Dài hạn, hàng năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 90/XDCB Hồ sơ xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc, xây dựng cơng trình địa bàn phường năm 2019 - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu Vĩnh mới; cơng trình xây dựng điều viễn kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hóa - Các cơng trình khác (nhóm B, C, Theo sửa chữa lớn…) tuổi thọ Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Hô sơ quản lý xây dựng :cấp phép cải tạo, xây dựng, sửa chữa cơng 91/XDCB trình nhà riêng lẻ địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ kiểm tra thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật xây dựng địa bàn 92/XDCB phường năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng - Các vụ việc khác Tập văn tình hình hoạt động 93/XDCB lĩnh vực xây dựng địa bàn phường năm 2019 6.6 Tài liệu công tác giao thông vận tải 94/GTVT Hồ sơ đầu tư xây dựng, tu sửa dự án đường cầu cống địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông địa bàn 95/GTVT phường năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng - Các vụ việc khác Hồ sơ huy động, đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng 96/GTVT đường giao thông, cầu, cống địa bàn phường năm 2019 6.7 Quản lý sử dụng nhà ở, đất Tài liệu thực sách nhà 97/QLN địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ giải khiếu kiện, tranh 98/QLN chấp nhà địa bàn phường năm 2019 99/QLN Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất; chuyển quyền sử dụng nhà ở, đất địa Thời hạn bảo quản (3) cơng trình 10 năm Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực 20 năm năm 20 năm Nguyễn Hồng Lực Theo tuổi thọ cơng trình Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực 20 năm năm 20 năm Nguyễn Hồng Lực Vĩnh viễn Phan Nguyễn Duy Phương 20 năm Phan Nguyễn Duy Phương Vĩnh viễn Phan Nguyễn Duy Phương Số ký hiệu Hồ sơ (1) 100/QLN 101/QLN Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) bàn phường năm 2019 Hồ sơ công tác quản lý xây dựng: sửa chữa nhà, danh mục cơng trình, xây dựng sửa chữa địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ công tác quản lý số nhà năm 2019 Tập văn công tác thu thuế năm 2019 6.8 Địa giới hành Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường địa giới hành năm 2019 103/ĐGHC - Dài hạn, hàng năm 102/Th Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) 20 năm Phan Nguyễn Duy Phương 20 năm Lâm Ngọc Phấn 10 năm Nguyễn Văn Lại Vĩnh viễn 20 năm năm Lâm Ngọc Phấn - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ, tài liệu việc đặt tên, đổi tên Vĩnh 104/ĐGHC phường, đường phố, cơng trình cơng Huỳnh Văn Mến viễn cộng địa bàn phường năm 2019 6.9 Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ Hồ sơ, tài liệu quản lý mua bán, 105/SXKD kinh doanh, giết mổ gia súc, gia cầm, 20 năm Cam Thanh Quan vật nuôi năm 2019 Hồ sơ quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, sở kinh doanh, Vĩnh 106/SXKD Cam Thanh Quan hộ kinh doanh, loại dịch vụ viễn địa bàn phường năm 2019 Tập văn lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, sản 107/SXKD 10 năm Cam Thanh Quan xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ năm 2019 6.10 Quản lý đô thị Tài liệu quản lý chiếu sáng đô thị 108/QLĐT Ủy ban nhân dân phường năm 20 năm Nguyễn Hồng Lực 2019 109/QLĐT Tập văn Ủy ban nhân dân 20 năm Nguyễn Hồng Lực phường cơng tác cấp, nước Số ký hiệu Hồ sơ (1) 110/QLĐT Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) năm 2019 Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác quản lý trật tự đô thị, trật tự lòng lề đường trật tự xây dựng năm 2019 - Hàng năm, nhiều năm - tháng, tháng, quý - Tháng Tập hồ sơ xử phạt vi phạm hành lĩnh vực trật tự thị, trật tự 111/QLĐT lịng lề đường trật tự xây dựng năm 2019 6.11 Vệ sinh, môi trường Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác quản lý vệ sinh môi trường đô thị năm 2019 112/MT - Hàng năm, nhiều năm 113/MT 114/MT Thời hạn bảo quản (3) - tháng, tháng, quý - Tháng Hồ sơ, tài liệu quản lý công tác thu gom rác, chất thải địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ giải quyết, xử lý vụ việc ô nhiễm môi trường địa bàn phường - Nghiêm trọng - Các vụ khác Tài liệu tài – kế tốn 7.1 Tài liệu tài chính, kế tốn Hồ sơ giao tiêu, dự toán thu, 115/TCKT chi ngân sách nhà nước địa bàn phường năm 2019 116/TCKT Hồ sơ kiểm tra, tra, kiểm toán tài Ủy ban nhân dân Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Tổ quản lý trật tự đô thị Vĩnh viễn 20 năm năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Tổ quản lý trật tự thị Lê Hồng Lâm Lê Hồng Lâm Lê Hồng Lâm Trần Minh Thư Trần Minh Thư Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) phường năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng 117/TCKT 118/CKT - Vụ việc khác Tập văn quan xin, đề xuất kinh phí, cấp kinh phí, hỗ trợ kinh phí cho Ủy ban nhân dân phường năm 2019 Tập Kế hoạch, Báo cáo tài tốn ngân sách Ủy ban nhân dân phường năm 2019 - Hàng năm Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Trần Minh Thư Trần Minh Thư - Tháng, quý, tháng, tháng Tập chứng từ kế toán Ủy ban nhân dân phường sử dụng trực tiếp 119/TCKT 10 năm Trần Minh Thư để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài năm 2019 Chứng từ kế tốn Ủy ban nhân dân phường khơng sử dụng trực tiếp 120/TCKT năm Trần Minh Thư để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài năm 2019 Tập sổ sách kế tốn Ủy ban nhân dân phường năm 2019 (sổ cái, sổ quỹ, sổ nhật ký, sổ kế toán tổng hợp, 121/TCKT Trần Minh Thư …) - Sổ tổng hợp 20 năm - Sổ chi tiết 10 năm Tập văn quan trao đổi 122/TCKT 10 năm Trần Minh Thư cơng tác tài chính, kế tốn năm 2019 7.2 Tài liệu lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ sách cán bộ, công chức, nhân viên phường Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo cơng tác xây dựng thang Vĩnh 123/LĐTL Trần Minh Thư bảng lương, đề xuất chế độ viễn sách, phụ cấp quan năm 2019 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức 124/LĐTL 20 năm Trần Minh Thư năm 2019 125/LĐTL Tập văn quan trao đổi 10 năm Trần Minh Thư Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) lao động, tiền công, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chế độ sách cán bộ, công chức, nhân viên Ủy ban nhân dân phường năm 2019 Tài liệu văn hóa – xã hội 8.1 Tài liệu công tác văn hóa, thể thao du lịch Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường 126/VHTTD cơng tác văn hóa, thể thao du lịch L năm 2019 - Hàng năm, nhiều năm Thời hạn bảo quản (3) Vĩnh viễn 20 năm năm Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Huỳnh Công Trường - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa khu 127/VHTTD dân cư, phường văn hóa, cơng sở văn 20 năm Huỳnh Văn Mến L minh, người tốt việc tốt, gia đình văn hóa tiêu chuẩn văn hóa khác địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ tổ chức ngày “Đại đoàn kết 128/VHTTD dân tộc” tổ dân phố địa bàn 20 năm Huỳnh Văn Mến L phường năm 2019 129/VHTTD Hồ sơ tổ chức lễ hội cổ truyền 10 năm Huỳnh Văn Mến L địa bàn phường năm 2019 130/VHTTD Hồ sơ, tài liệu cơng tác phịng, Vĩnh Nguyễn Ngọc Lâm L chống tệ nạn xã hội năm 2019 viễn Hồ sơ tổ chức hoạt động thể 131/VHTTD dục thể thao, xây dựng hoạt động 20 năm Huỳnh Văn Mến L đội, nhóm năm 2019 Tài liệu cơng tác kiểm tra quản lý 132/VHTTD sở kinh doanh dịch vụ văn Vĩnh Huỳnh Văn Mến L hóa, quản lý bảo tồn khu di viễn tích lịch sử, danh lam thắng cảnh 8.2 Tài liệu công tác thông tin – truyền thông, phát thanh, tuyên truyền 133/TTTT Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo Huỳnh Văn Mến cáo Ủy ban nhân dân phường công tác thông tin, truyền thông, phát Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) thanh, tuyên truyền năm 2019 - Hàng năm, nhiều năm Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Vĩnh viễn 20 năm năm - tháng, tháng - Quý, tháng Tập văn tình hình hoạt động lĩnh vực thông tin, truyền 134/TTTT 20 năm thông, phát thanh, tuyên truyền năm 2019 8.3 Tài liệu công tác lao động, thương binh xã hội Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác lao động, thương binh xã 135/LĐTBX hội năm 2019 Vĩnh H - Hàng năm, nhiều năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ thống kê, điều tra 136/LĐTBX Vĩnh lao động, việc làm, ngành nghề H Viễn địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ theo dõi số lượng tình 137/LĐTBX hình biến động đối tượng 20 năm H sách lao động, thương binh, xã hội địa bàn phường năm 2019 138/LĐTBX Danh sách lĩnh tiền trợ cấp xã hội Vĩnh H năm 2019 viễn Hồ sơ theo dõi thực chi trả chế độ người hưởng 139/LĐTBX sách xã hội người có cơng 20 năm H cách mạng địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ thực chương trình 140/LĐTBX giảm nghèo, tăng hộ địa bàn 20 năm H phường năm 2019 141/LĐTBX Hồ sơ tổ chức hoạt động từ 20 năm H thiện nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ, chăm lo cho gia đình có hồn cảnh khó khăn, người già Huỳnh Văn Mến Phạm Văn Út Phạm Văn Út Phạm Văn Út Phạm Văn Út Phạm Văn Út Trần Ngọc Ngân Tuyền Phạm Văn Út Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) đơn, người tàn tật địa bàn phường năm 2019 142/LĐTBX Hồ sơ, tài liệu xây dựng nhà tình H nghĩa, tình thương năm 2019 Tập văn công tác đạo, 143/LĐTBX quản lý, thực loại hình bảo H hiểm địa bàn phường năm 2019 144/LĐTBX Tập văn cơng tác Vì tiến H phụ nữ Bình đẳng giới năm 2019 Hồ sơ tổ chức hoạt động 145/LĐTBX Tổ cán xã hội tình nguyện phường H năm 2019 Hồ sơ công tác bảo vệ chăm 146/LĐTBX sóc trẻ em địa bàn phường năm H 2019 8.4 Tài liệu công tác y tế Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác y tế năm 2019 147/YT - Hàng năm, nhiều năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ công tác vệ sinh an toàn 148/YT thực phẩm địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ cơng tác phịng, chống 149/YT loại dịch bệnh người địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ thực chương trình dân 150/YT số kế hoạch hóa gia đình địa bàn phường năm 2019 8.5 Tài liệu công tác giáo dục, đào tạo 151/GDĐT Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác giáo dục, đào tạo năm 2019 - Hàng năm, nhiều năm Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Vĩnh viễn Phạm Văn Út 20 năm Phạm Văn Út 20 năm Phạm Thị Trà Mi 20 năm Phạm Văn Út 20 năm Phạm Thị Trà Mi Vĩnh viễn 20 năm năm Y tế 20 năm Nguyễn Ngọc Lâm 20 năm Cam Thanh Quan 20 năm Phạm Thị Trà Mi Võ Thị Ngọc Tuyết Vĩnh viễn Số ký hiệu Hồ sơ (1) 152/GDĐT 153/GDĐT 154/GDĐT Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ quản lý, kiểm tra trường, lớp, hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa bàn phường năm 2019 Tài liệu giáo dục theo độ tuổi năm 2018 Tài liệu hoạt động Trung tâm học tập cộng đồng phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) 20 năm năm (5) Vĩnh viễn Võ Thị Ngọc Tuyết 20 năm Võ Thị Ngọc Tuyết 02 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm 02 Hồ sơ có thời hạn bảo quản theo tuổi thọ cơng trình 04 Hồ sơ có thời hạn bảo quản năm (4) Võ Thị Ngọc Tuyết 71 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 15 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm Ghi 20 năm Bản Danh mục hồ sơ có 154 loại hồ sơ, bao gồm: 62 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm Đơn vị/ người lập hồ sơ Phụ lục 15 Quy trình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Bướ c Trình tự, nội dung cơng việc Trách nhiệm Thời gian Biểu mẫu BM A1 B1 Viết phiếu yêu cầu khai thác tài liệu Cá nhân có nhu cầu Trong ngày B2 Tiếp nhận xử lý yêu cầu khai thác đơn vị, cá nhân Văn thư – Lưu trữ Trong ngày B3 Xem xét tổ chức khai thác - Phục vụ ngay: Văn thường - Xin ý kiến lãnh đạo: Văn mật, văn phục vụ điều tra Công an, Báo chí, nước ngồi Văn thư – Lưu trữ Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác Văn thư – Lưu trữ B4 Trong ngày 01-02 ngày Phụ lục 16 Biểu mẫu A1 01-02 ngày BM A2 ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ĐƠN XIN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Kính gửi: Họ tên độc giả: Ngày/tháng/năm sinh: Số điện thoại: Số CMND/CCCD: Chức vụ: Địa liên hệ: Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Đề tài nghiên cứu: Thời gian: Tôi xin cam đoan thực nghiêm túc nội quy, quy chế quan quy định pháp luật hành bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tân Tạo, ngày tháng năm Người làm đơn Người phê duyệt Phụ lục 17 Biểu mẫu A2 SỔ THEO DÕI KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ – TÀI LIỆU LƯU TRỮ S Ngày Họ tên Chức Nội dung Tài liệu – Ngày Gh T nghiên người vụ nghiên cứu hồ sơ trả i T cứu nghiên cứu nghiên cứu ... quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo Chương Các giải pháp hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG... pháp hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ quản trị văn phòng UBND phường Tân Tạo Đối tượng nghiên cứu Nghiệp vụ quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo – quận - Bình Tân – Thành phố Hồ Chí Minh... thiện, nâng cao hiệu nghiệp vụ quản trị văn phòng cụ thể như:  Nghiệp vụ quản trị nhân  Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn  Nghiệp vụ văn thư  Nghiệp vụ lưu trữ Ý nghĩa khóa luận Đề tài nghiên