KẾ TOÁN bán HÀNG và CÔNG nợ PHẢI THU tại CÔNG TY XĂNG dầu hà TĨNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA KINH TẾ ====&==== HOÀNG ANH TUẤN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đơn vị thực tập : Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh Đề tài : “KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH” Ngành : KẾ TOÁN Vinh, tháng / 2011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA KINH TẾ ====&==== BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài : “KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH” Ngành : KẾ TOÁN Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Thanh Hịa Sinh viên thực : Hồng Anh Tuấn Lớp : 48CQ.801B Vinh, tháng / 2011 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ Mục LỜI MỞ ĐẦU Nội dung PHẦN THỨ TỔNG QUAN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÔNG TY NHẤT XĂNG DẦU HÀ TĨNH………………………………… 1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Xăng dầu Hà Tĩnh……………………………………………………… Trang 1 1.2 Đặc điểm hoạt động, cấu tổ chức máy……………… 1.2.1 Chức nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh…………………… 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.3 1.4.4 Đặc điểm tổ chức kinh doanh…………………………………… Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý……………………………… Đánh giá khái qt tình hình tài chính……………………… Phân tích tình hình tài sản nguồn vốn………………………… Phân tích tiêu tài chính…………………………………… Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty Xăng dầu Hà Tĩnh……………………………………………………………… Tổ chức máy kế toán Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán……………………………… Các phận kế toán máy kế toán……………………… Tổ chức thực phần hành kế toán……………………… Một số đặc điểm chung………………………………………… Các phần hành kế tốn cơng ty……………………………… 10 Tổ chức thực Báo cáo tài chính…………………… 15 Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn………………………… 15 1.5 Những đánh giá cơng tác kế tốn Cơng ty Xăng dầu Hà Tĩnh……………………………………………………………… 16 1.5.1 Thuận lợi………………………………………………………… 16 1.5.2 Khó khăn………………………………………………………… 16 1.5.3 Hướng phát triển………………………………………………… 16 PHẦN THỨ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ HAI CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH…………… 2.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN NGAY……………………………………………… 2.1.1 Đặc điểm hàng hố quản lý hàng hóa Cơng ty … 2.1.1.1 Quản lý hàng hóa…………………………………………… 2.1.1.2 Giá bán xăng, dầu…………………………………………… 2.1.1.3 Lệ phí Xăng, dầu…………………………………………… 2.1.1.4 Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho…………………… 2.1.2 Các phương thức tiêu thụ hàng hố cơng ty………… 2.1.2.1 Bán lẻ……………………………………………………… 2.1.2.2 Bán buôn…………………………………………………… 2.1.2.3 Tái xuất, điều động nội ngành…………………………… 2.1.3 Phương thức toán………………………………… 2.1.3.1 Phương thức tốn…………………………………… 2.1.3.2 Hình thức tốn……………………………………… 2.1.4 Chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ tài khoản sử dụng…………………………………………………… 2.1.4.1 Chứng từ sử dụng…………………………………………… 2.1.4.2 Quy trình luân chuyển chứng từ……………………………… 2.1.4.3 Tài khoản sử dụng………………………………………… 2.1.5 Hạch toán chi tiết hạch toán tổng hợp q trình bán hàng……………………………………………………… 2.1.5.1 Hạch tốn chi tiết…………………………………………… 2.1.5.2 Hạch tốn tổng hợp………………………………………… 2.2 KẾ TỐN CƠNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG……… 2.2.1 Đặc điểm khoản phải thu …………………………… 2.2.1.1 Ngun tắc hạch tốn……………………………………… 2.2.1.2 Quy trình xét duyệt bán chịu……………………………… 2.2.1.3 Dự phịng phải thu khó địi………………………………… 2.2.2 Chứng từ, quy trình ln chuyển chứng từ tài khoản sử dụng…………………………………………………… 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng…………………………………………… 2.2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ……………………………… 2.2.2.3 Tài khoản sử dụng………………………………………… 2.2.3 Trình tự kế tốn…………………………………………… 2.2.3.1 Bán lẻ thu tiền sau ( Cấp phiếu dịch vụ )…………………… 2.2.3.2 Bán buôn ( trả sau )………………………………………… 17 17 17 17 17 17 18 18 18 19 19 19 19 19 19 19 20 20 22 22 27 31 31 31 31 31 31 31 32 32 32 32 33 2.2.4 Hạch toán chi tiết hạch toán tổng hợp công nợ phải 2.2.4.1 2.2.4.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 thu khách hàng…………………………………………… Hạch toán chi tiết…………………………………………… Hạch toán tổng hợp………………………………………… ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH……………………………………………………… Ưu điểm…………………………………………………… Hạn chế…………………………………………………… Một số kiến nghị…………………………………………… KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬT KÝ THỰC TẬP GIẤY XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP PHỤ LỤC 33 33 39 41 41 41 42 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA GTGT Giá trị gia tăng TSNH Tài sản ngắn hạn TSDH Tài sản dài hạn PS Phát sinh TK Tài khoản TKĐƯ Tài khoản đối ứng TSCĐ Tài sản cố định TM Tiền mặt TGNH Tiền gửi ngân hàng SH Số hiệu DANH MỤC BẢNG BIỂU BẢNG BIỂU TÊN BẢNG BIỂU TRANG Bảng 1.1 Bảng phân tích tình hình Tài sản Nguồn vốn năm 2008- 2009 Bảng 1.2 So sánh tiêu tài năm 2008 - 2009 Biểu 2.1 Mẫu Hóa đơn GTGT số 0042816 22 Biểu 2.2 Màn hình nhập hóa đơn GTGT số 0042816 23 Biểu 2.3 Sổ chi tiết tuỳ chọn ( trích)Tài khoản 632 Sổ chi tiết tài khoản 33392 (trích) Sổ chi tiết tuỳ chọn ( Trích) Tài khoản 511 Nhật ký chứng từ số (Trích) Bảng kê số (Trích) Sổ Tài khoản 156 Sổ Tài khoản 632 Sổ Tài khoản 511 Sổ Tài khoản 33392 24 Màn hình nhập Giấy báo có 4431 Màn hình nhập hóa đơn GTGT số 001824 Sổ chi tiết phát sinh công nợ Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ Biên đối chiếu công nợ ( Sao chụp từ phần mềm ) 34 Biên đối chiếu công nợ Bảng kê số 10 (ghi Nợ TK 131) Nhật ký chứng từ số 10 (ghi Có TK 131) Sổ Tài khoản 131 38 Biểu 2.4 Biểu 2.5 Biểu 2.6 Biểu 2.7 Biểu 2.8 Biểu 2.9 Biểu 2.10 Biểu 2.11 Biểu 2.12 Biểu 2.13 Biểu 2.14 Biểu 2.15 Biểu 2.16 Biểu 2.17 Biểu 2.18 Biểu 2.19 Biểu 2.20 25 26 27 28 29 29 30 30 34 35 36 37 39 39 40 DANH MỤC SƠ ĐỒ SƠ ĐỒ TÊN SƠ ĐỒ TRANG Sơ đồ 1.1 Quy trình kinh doanh Cơng ty Xăng dầu Hà Tĩnh Sơ đồ 1.2 Mơ hình tổ chức máy Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh Sơ đồ 1.3 Mơ hình tổ chức máy kế tốn Sơ đồ 1.4 Quy trình thực kế tốn máy Sơ đồ 1.5 Quy trình kế tốn vốn tiền 10 Sơ đồ 1.6 Quy trình kế tốn cơng nợ 11 Sơ đồ 1.7 Quy trình kế tốn CCDC, vật tư hàng hố 12 Sơ đồ 1.8 Quy trình kế tốn TSCĐ 13 Sơ đồ 1.9 Quy trình kế tốn tiền lương khoản trích theo lương 14 Sơ đồ 1.10 Quy trình thực kế tốn bán hàng xác định kết kinh doanh 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công Thương - Tổng công ty xăng dầu Việt Nam (2008), Chế độ kế toán áp dụng Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Hà Nội Công ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh (1996), 40 năm Công ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh 19561996, Nhà xuất giao thông vận tải, Hà Nội Học viện tài chính, GS.TS.Ngơ Thế Chi, TS.Trương Thị Thuỷ (2008), Giáo trình kế tốn tài chính, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Một số tài liệu khác Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh, số báo cáo thực tập anh chị khóa trước Website: http://www.webketoan.vn http://www.baohatinh.vn PHỤ LỤC Phụ lục đính kèm bao gồm: Giấy phép đăng ký kinh doanh Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh Báo cáo tài năm 2009 : - Bảng cân đối kế toán năm 2009 - Báo cáo kết kinh doanh quý IV năm 2009 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2009 Chứng từ : - Hóa đơn GTGT số 001824 - Hóa đơn GTGT số 0042816 - Biên đối chiếu công nợ với Công ty Cổ phần thương mại Mitraco - Sổ TK 33392 – Phí, lệ phí - Bảng kê chi tiết xuất Xăng dầu cửa hàng Xuân Giang *** BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TK 511: Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/12/2010 Đầu kỳ: Nợ Có Đơn vị tính: VNĐ Phát sinh PS NỢ PS CÓ 385,696,883,787 248,054,151 385,944,937,938 385,944,937,938 Tổng PS Cuối kỳ Người lập (Ký, họ tên) TKĐƯ 131 641 911 385,944,937,938 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.11: Sổ Tài khoản 33392 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK 33392: PHÍ, LỆ PHÍ Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/12/2010 Đầu kỳ: Nợ Có Đơn vị tính: VNĐ Phát sinh PS NỢ PS CÓ 19.552.644.350 19.235.977.500 2060500 9690000 Tổng PS Cuối kỳ 19.235.977.500 Người lập (Ký, họ tên) 19.564.394.850 328.417.350 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.2 KẾ TỐN CƠNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG 2.2.1 Đặc điểm khoản phải thu 2.2.1.1 Nguyên tắc hạch toán 30 TKĐƯ 131 1121 64112 641115 6419 8118 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP  Các khoản phải thu khoản nợ cá nhân, tổ chức đơn vị bên bên doanh nghiệp số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư khoản dịch vụ khác chưa toán cho doanh nghiệp Bao gồm : - Phải thu khách hàng - Phải thu nội - Phải thu khác  Nguyên tắc hạch toán - Phải mở sổ chi tiết theo đối tượng phải thu, theo khoản nợ lần tốn - Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên có dư Nợ lớn định kỳ phải phân loại, tiến hành kiểm tra đối chiếu khoản nợ phát sinh, thu hồi số nợ, cần thiết phải yêu cầu xác nhận nợ văn 2.2.1.2 Quy trình xét duyệt bán chịu Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa Cơng ty, họ gửi phiếu u cầu cung cấp hàng đến cơng ty Sau đó, Công ty tiến hành xét duyệt bán chịu Khi Công ty chấp thuận cho khách hàng nhận nợ, khách hàng đến Công ty để ký kết hợp đồng Như vậy, nguyên tắc, khách hàng muốn mua chịu phải có hợp đồng ký kết với Cơng ty Tuy vậy, Công ty thường quy định chặt chẽ thời gian toán, mức dư nợ tối đa khách hàng nhận nợ Với quy định chặt chẽ giúp tạo nguồn tiền vào dồi cho doanh nghiệp 2.2.1.3 Dự phịng phải thu khó địi  Phải thu khó địi : Là khoản nợ mà mà người mắc nợ khó khơng có khả trả nợ kỳ hạn theo hợp đồng  Quán triệt nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập dự phịng có chứng tin cậy khoản phải thu khó địi ( khả toán, phá sản, thiên tai….)  Lập dự phịng phải thu khó địi việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp khoản để có khoản nợ khó địi, khơng địi tình hình Tài doanh nghiệp khơng bị ảnh hưởng Việc lập dự phịng phải thu khó địi thực vào cuối niên độ kế toán, trước lập báo cáo kế toán tài khoản dự phịng khác 2.2.2 Chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ tài khoản sử dụng 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng Ngoài chứng từ nêu mục 2.1.4.1., Kế toán sử dụng thêm tài liệu, chứng từ sau : - Hợp đồng cung cấp dịch vụ (… /HĐMB/CP) - Phiếu yêu cầu cấp hàng 31 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP - Biên đối chiếu cơng nợ … 2.2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ Bước1: Khách hàng đề nghị mua nợ hàng thông qua đơn đặt hàng Bước 2: Công ty tiến hành xét duyệt bán chịu Bước 3: Căn vào hợp đồng kí kết, khách hàng đến nhận hàng cửa hàng theo hợp đồng Bước 4: Kế tốn cửa hàng viết hóa đơn GTGT cho khách hàng, sau chuyển phịng kế tốn định kỳ ngày lần Đồng thời, kế toán cửa hàng nhập liệu vào phần mềm PESEM ( phần mềm quản lý bán hàng) truyền liệu công ty Bước 5: Kế tốn cơng ty theo dõi chi tiết khách hàng theo mã số mà phòng kinh doanh mã hố (mã hóa theo loại khách hàng bán buôn, bán đại lý hàng bán lẻ) Cuối kỳ lập bảng kê chi tiết công nợ biên đối chiếu cơng nợ Bước Kế tốn bảo quản bàn giao văn thư lưu trữ chứng từ 2.2.2.3 Tài khoản sử dụng Về , kế toán sử dụng tài khoản mục 2.1.4.3, có số điểm khác, : - Trường hợp khách bn mua nợ sử dụng TK1312 Nếu khách lẻ mua nợ kế tốn dùng thêm TK 1311 TK 1311 : Phải thu khách hàng trả sau Nội dung chủ yếu TK để phản ánh khoản khách hàng trả sau - Thêm số TK : + TK 136 : Phải thu nội bộ; TK 138 : Phải thu khác; TK 139 : Dự phịng phải thu khó địi; TK 635 : Chi phí hoạt động Tài chính, TK 641: chi phí bán hàng 2.2.3 Trình tự kế tốn 2.2.3.1 Bán lẻ thu tiền sau ( Cấp phiếu dịch vụ )  Hàng ngày, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, Phiếu yêu cầu cấp hàng cửa hàng gửi lên, kế toán vào phần mềm PBM máy tự động vào sổ theo định khoản : Nợ TK :1311 ( Chi tiết khách hàng ) ( Chi tiết mặt hàng ) Có TK : 5111 Có TK:33311 Có TK: 33392  Cuối tháng, khách hàng tốn, cửa hàng xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng Khi đó, kế tốn phản ánh khoản tiền khách hàng toán theo định khoản : Nợ TK : 1111,1121 ( Chi tiết Ngân hàng) Có TK : 1311 ( Chi tiết khách hàng ) 32 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP  Số tiền khách hàng nợ xét thấy phải trích lập dự phịng, kế tốn thực bút tốn : Nợ TK : 641 Có TK :139 2.2.3.2 Bán bn ( trả sau ) Trình tự kế tốn tương tự mục 2.2.3.1, điểm khác kế toán sử dụng TK 1312 để hạch toán khách hàng không sử dụng Phiếu yêu cầu cấp hàng, mà dùng hợp đồng kí kết để lấy hàng 2.2.4 Hạch tốn chi tiết hạch tốn tổng hợp cơng nợ phải thu khách hàng 2.2.4.1 Hạch toán chi tiết Phần trình bày phương pháp kế tốn bán bn trả sau [Ví dụ ] Ngày 01/6/2009 Cơng ty Cổ phần thương mại Mitraco ký kết hợp đồng số 1744/ HĐMB với Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh để mua nợ xăng dầu phục vụ cho sản xuất kinh doanh Khách nợ nhận hàng cửa hàng trực thuộc Cơng ty Tính đến ngày 01/10/2010 số dư nợ Công ty Cổ phần thương mại Mitraco 1.869.536.935 đồng Ngày 27/10/2010, Công ty Cổ phần thương mại Mitraco tốn cho Cơng ty 500.000.000 đồng, theo Giấy báo có số 4431 Kế tốn TGNH Cơng ty vào phần mềm PBM theo định khoản (theo biểu 2.12): Nợ TK 1121: Có TK 1312: 500.000.000 500.000.000 Biểu 2.12: Màn hình nhập Giấy báo có 4431 33 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ngày 01/12/2010 theo hóa đơn GTGT số 001824, số seri AA/2010T Công ty Cổ phần thương mại Mitraco đến nhận 8055 lít dầu Diesel 0.25%S cửa hàng Xăng dầu Kỳ Anh Kế toán cửa hàng Xăng dầu Kỳ Anh hợp đồng khách mang đến, vào phần mềm PBM (theo biểu 2.13) Biểu 2.13: Màn hình nhập hóa đơn GTGT số 001824 Sau vào phần mềm PBM, máy tự động kết chuyển vào sổ chi tiết (như trình bày mục 2.1.5.1), xin trình bày việc vào sổ chi tiết TK 1312 Biểu 2.14: Sổ chi tiết phát sinh cơng nợ TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CƠNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH SỔ CHI TIẾT PHÁT SINH CÔNG NỢ 34 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Từ ngày: 01/10/2010 đến ngày 31/12/2010 TK Công Nợ: 1312 Phải thu cửa hàng trực thuộc Chi tiết Nợ: 30022223 Công ty Cổ phần thương mại Mitraco Nợ Có Dư đầu kỳ: 1,869,536,935 Phát sinh: 7,709,896,495 Dư cuối kỳ: 8,582,000,000 997,433,430 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Mã Số Ngày Diễn giải Số HĐ VAT NH1 4431 27/10/2010 HH2 HH2 HH2 001118 29/10/2010 001214 31/10/2010 001216 11/11/2010 001623 HH2 001824 01/12/2010 001824 003214 003216 Số tiền Nợ … Công ty Cổ phần thương mại Mitraco trả Công ty Diesel 0.05%S Diesel 0.05%S Diesel 0.05%S ……… Diesel 0.25%S ……… Người lập (ký, họ tên) 500,000,000 52 220 000 60 055 253 76 140 900 116,418,915 Kế toán trưởng (ký, họ tên) 35 Số tiền Có BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Biểu 2.15: Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH BẢNG KÊ CHI TIẾT PHÁT SINH CÔNG NỢ Từ ngày: 01/10/2010 Đến ngày: 31/12/2010 TK Công Nợ: 131 phải thu khách hàng Đơn vị tính: VNĐ KHCB 11011015 11011025 11011058 11011066 30022223 Dư đầu kỳ Nợ Có 800,000,900 Tên KHCB Công ty CP Vận tải PETROLIMEX Cửa hàng XD Kỳ Anh Cửa hàng XD Thạch Hà Cửa hàng XD Thạch Linh Công ty CP Thương mại MTRACO 30023222 Công ty Cổ phần XD 298 30023229 Công ty CP Minh Kì 30023255 Hộ KD Lê Na … … Cộng Phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có 146,540,404 Nợ 30,031,998,356 Có 30,978,539,660 60,796,187 78,265,950 679,443,721 1,869,536,935 8,518,091,971 16,148,772,942 13,003,344,900 7,709,896,495 8,561,729,885 16,216,606,422 13,584,480,645 8,582,000,000 17,158,273 10,432,470 98,307,976 997,433,430 73,435,220 240,000,000 156,159,153 20,000,000 190,522,660 … 138,687,473 250,000,000 190,52,660 … 90,906,900 10,000,000 … … 27,636,924,551 39,340,838 447,427,336,288 … … 494,098,484,963 11,409,193,419 482,758.381 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 36 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Biểu 2.16: Biên đối chiếu công nợ ( Sao chụp từ phần mềm ) 37 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Thực tại: CƠNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH TK Cơng Nợ: 1312 Phải thu cửa hàng trực thuộc Từ ngày: 01/10/2010 Đến ngày: 31/12/2010 Hôm nay, ngày 31 tháng 12 năm 2010 Chúng gồm: - Phan Quốc Nam - Đại diện: Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh - Phạm Thị Hoa - Đại diện: Công ty CP Thương mại Mitraco Tiến hành đối chiếu phát sinh công nợ mua bán hàng hóa xác nhận sau: I Dư đầu ngày: 01/10/2010 Dư Có Dư Nợ: 1.869.536.935VND II Phát sinh nợ kỳ: III Phát sinh có kỳ: IV Dư cuối ngày: 7.709.896.495 VND 8.582.000.000 VND 31/12/2010 Dư Có Dư Nợ 997.433.430VND Vậy, đến hết ngày 31/12/2010 Cơng ty CP Thương mại Mitraco cịn nợ CNXăng dầu Hà Tĩnh số tiền: 997.433.430đ (Bằng chữ: Chín trăm chín mươi bảy triệu bốn trăm ba mươi ba ngàn bốn trăm ba mươi đồng chẵn) Đề nghị quý khách hàng đối chiếu có kế hoạch toán khoản nợ theo điều khoản hợp đồng ký hai bên vào TK: Chi nhánh Xăng dầu Hà Tĩnh số TK 0201000000.51 Ngân hàng Ngoại thương Hà Tĩnh; số TK 5201.000000.2875, Ngân hàng Đầu tư phát triển Hà Tĩnh số TK 3700.201001.120 Ngân hàng NN & PTNT Hà Tĩnh Biên đối chiếu công nợ gửi đến Quý khách hàng 02 có giá trị ngang Đề nghị quý khách hàng ký đóng dấu gửi 01 cho địa chỉ: Chi nhánh Xăng dầu Hà Tĩnh - Số 29 - Đường Trần Phú - thành phố Hà Tĩnh ĐẠI DIỆN CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH ĐẠI DIỆN Công ty CP Thương mại Mitraco Biểu 2.17: Biên đối chiếu công nợ 38 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 2.2.4.2 Hạch toán tổng hợp Cuối kì, kế tốn thực bút tốn tự động, số liệu cập nhật vào Nhật kí chứng từ, sổ Biểu 2.18: Bảng kê số 10 (ghi Nợ TK 131) ( Trích ) TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH BẢNG KÊ SỐ 10 Ghi Nợ TK: 131 Từ ngày 01/10/210 đến ngày 31/12/2010 Mẫu số: 03b-Tcty Đơn vị tính: VNĐ Dư Nợ đầu kỳ: 27,636,924,551 Ngày Cộng 111 Ghi Nợ TK 131, Ghi Có TK 336 334 511 112 333 95,200,000 3,630,785,150 54,357,219,93 95,200,000 3,630,785,150 54,357,219,930 3,393,015,376 641 Cộng Nợ 90,300,00 385,696,883,787 18,800,200 145,131,845 447,427,336,288 3,393,015,376 90,300,000 385,696,883,787 18,800,200 145,131,845 447,427,336,288 Biểu 2.19: Nhật ký chứng từ số 10 (ghi Có TK 131) 39 515 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH Ngày 111 112 113 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có TK: 131 Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/12/2010 133 136 Ghi Có TK 131, Ghi Nợ TK 138 241 242 Mẫu số: 03a-Tcty Đơn vị tính: VNĐ 334 344 641 Cộng Có 7,440,015,700 473,398,335,058 12,648,053,270 4,707,440 32,316,454 80,480,396 85,909,000 120,255,800 18,000,000 125,280,000 145,131,845 494,098,484,963 Cộng 7,440,015,700 473,398,335,058 12,648,053,270 4,707,440 32,316,454 80,480,396 85,909,000 120,255,800 18,000,000 125,280,000 145,131,845 494,098,484,963 Dư Nợ cuối kỳ: 11,409,193,419 40 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Biểu 2.20: Sổ Tài khoản 131 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK 131: Phải thu cửa hàng trực thuộc Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/12/2010 Nợ Đầu kỳ: Có 27,636,924,551 Đơn vị tính: VNĐ Phát sinh PS NỢ 95,200,000 3,630,785,150 PS CÓ 7,440,015,700 473,398,335,058 12,648,053,270 4,707,440 32,316,454 80,480,396 85,909,000 120,255,800 54,357,219,930 90,300,000 3,393,015,376 18,000,000 125,280,000 Tổng PS Cuối kỳ 385,696,883,787 18,800,200 145,131,845 447,427,336,288 11,409,193,419 Người lập (Ký, họ tên) 145,131,845 494,098,484,963 TKĐƯ 111 112 113 133 136 138 241 242 333 334 336 344 511 515 641 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH 2.3.1 Ưu điểm  Bên cạnh việc áp dụng phần mềm kế toán máy (PBM - phần mềm đặc thù ngành, phần mềm PESEM- quản lý bán hàng ) vào công tác kế tốn cột bơm gắn chíp điện tử nên góp phần khơng nhỏ vào việc giảm bớt khối lượng cơng việc phịng Cụ thể : 40 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP - Căn vào số lượng lũy kế cột bơm, kế tốn nắm xác lượng xăng dầu bán - Các kế toán viên cửa hàng nhập hóa đơn GTGT vào phần mềm PESEM, sau truyền liệu vào phần mềm PBM - Phần mềm cài đặt sẵn giá tiền hàng hóa, sản phẩm mã hóa nên tránh nhầm lẫn giá mặt hàng, giúp quản lý hàng hóa cách khoa học chặt chẽ  Quy trình xét duyệt bán chịu chặt chẽ, hợp đồng mua bán quy định cụ thể giúp kế tốn cơng nợ thuận lợi cơng tác hạch tốn  Các chứng từ phần hành kế toán bán hàng công nợ phải thu lập rõ ràng, đầy đủ, quy định Bộ Tài Trình tự luân chuyển chứng từ công ty tổ chức khoa học  Các sổ kế toán chi tiết sử dụng Công ty rõ ràng, phản ánh số liệu chi tiết theo cửa hàng đại lý khách hàng theo loại sản phẩm  Giá bán buôn giá thực chiết khấu thương mại nên kế tốn khơng cần sử dụng TK 521- chiết khấu thương mại, điều giúp làm giảm khoản chi phí bị khống chế theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2.3.2 Hạn chế  Mặc dù áp dụng kế tốn máy vào cơng tác kế tốn, số lượng nghiệp vụ cửa hàng nhiều nên kỳ hạch tốn thường có khơng khớp bảng kê hóa đơn bán  Cơng ty có nhiều khách nợ nên công tác theo dõi số lượng khách nợ vất vả Và nữa, số trường hợp cơng ty phải tiến hành lập dự phịng Tuy nhiên, khơng sử dụng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp nên Cơng ty hạch tốn vào TK 641- chi phí bán hàng Điều khơng với quy định hành  Công ty không mở TK 521 "Chiết khấu thương mại", TK 532 " Giảm giá hàng bán" để hạch toán khoản giảm trừ Điều khơng với chế độ kế tốn hành  Do địa bàn kinh doanh rộng nên công tác kiểm tra chứng từ kế toán vất vả 2.3.3 Một số kiến nghị  Công ty cần thường xuyên tiến hành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho kế toán viên cửa hàng để giảm thiểu sai sót q trình vào phần mềm 41 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP  Công ty nên theo dõi khoản giảm trừ doanh thu tài khoản riêng.Căn vào khoản giảm trừ, kế toán định khoản sau: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 111,112,131… Số tiền trả lại cho khách hàng  Đối với khoản phải thu cần trích lập dự phịng, kế toán cần tuân thủ chế độ kế toán hành Cụ thể: Căn vào mức cần trích lập, kế tốn định khoản sau: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi  Cuối cùng, Cơng ty cần giao trách nhiệm cụ thể cho kế toán viên cửa hàng việc kiểm tra chứng từ trước chuyển lên phịng kế tốn./ 42 KẾT LUẬN Kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu đóng vai trị quan trọng cơng tác quản lý Cơng ty Việc hạch tốn nghiệp vụ bán hàng, theo dõi công nợ kịp thời giúp lãnh đạo Cơng ty nắm tình hình tiêu thụ hàng hóa, tiến độ tốn khách hàng mà cịn giúp đưa tham mưu giá, thị trường tiêu thụ đặc biệt hiệu kinh doanh cửa hàng trực thuộc Trong trình thực tập Cơng ty, em có vài nhận xét sau : Bản thân rút kinh nghiệm liên quan đến cơng việc kế tốn viên, là: - Cẩn trọng, tỉ mỉ - Việc hạch toán cần phải tuân thủ chế độ hành, đặc biệt nghiệp vụ kinh tế phát sinh ln phải có chứng từ chứng minh nghiệp vụ - Phải tổ chức quy trình ln chun chứng từ khoa học cần kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp hợp lệ chứng từ 2.Về bản, cơng tác kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh tuân thủ chế độ kế toán hành Thế nhiên, đặc điểm đặc thù kinh doanh riêng nên số tài khoản công ty không mở theo quy định, điều gây khó khăn cho việc hạch toán kế toán viên Trên đây, nội dung đề tài “Kế tốn bán hàng công nợ phải thu Công ty Xăng dầu Hà Tĩnh” em lựa chọn thời gian thực tập vừa qua Báo cáo viết góc nhìn sinh viên thực tập nên chắn khơng tránh khỏi sai sót Sau cùng, mong nhận góp ý quý thầy cô / ... CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ HAI CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH…………… 2.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN NGAY……………………………………………… 2.1.1 Đặc điểm hàng hoá quản lý hàng hóa... cơng tác kiểm tra kế tốn cửa hàng 16 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHẦN THỨ HAI : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ TĨNH 2.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG... để quản lý việc bán hàng cửa hàng phòng tin học công ty tự thiết kế phần mềm PESEM - Phần mềm quản lý bán hàng cửa hàng trực thu? ??c Hàng ngày, hàng hóa bán kế toán nhập liệu cửa hàng phản ánh,