Thực Trạng Kế Toán Bán Hàng Và Kết Quả Tiêu Thụ tại Công Ty Tnhh Mạnh Đức

Luận văn : Thực Trạng Kế Toán Bán Hàng Và Kết Quả Tiêu Thụ tại Công Ty Tnhh Mạnh Đức

PHẦN I: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢTIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

I ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Mạnh Đức được thành lập vào ngày 21 tháng 09 năm1999 theo Giấy phép thành lập doanh nghiệp số 4592 GP/TLDN của Uỷ banNhân dân thành phố Hà Nội và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số073477 GP/ĐKKD của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội Là công tyTNHH 2 thành viên trở lên, công ty có tên giao dịch là Manh Duc CompanyLimited, viết tắt Manh Duc Co.,Ltd Công ty có tư cách pháp nhân, có condấu riêng, mã số thuế: 0100943086, Giấy phép đăng ký xuất nhập khẩu trựctiếp do Cục hải quan Thành phố Hà Nội cấp Trụ sở chính của công ty đặt tạitầng 8, Toà nhà CTM, 299 đường Cầu Giấy, phường Dịch Vọng, quận CầuGiấy, Thành phố Hà Nội, điện thoại: 04.2201589, fax: 04.2201598, website:manhducco.com.vn

Tại thời điểm thành lập, công ty có số vốn điều lệ 1 tỷ đồng Hoạt độngkinh doanh mua bán, cung cấp các thiết bị, máy móc trong ngành côngnghiệp, công ty đã từng bước tìm được chỗ đứng trên thị trường và trở thànhnhà cung cấp thiết bị cho nhiều nhà máy, trường học ở miền Bắc Năm 2003,với mong muốn tiếp cận thị trường tiềm năng ở khu vực phía Nam đang pháttriển hết sức năng động, công ty khai trương 1 văn phòng đại diện tại 163Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh phụ trách thị trườngkhu vực phía Nam Tháng 3 năm 2007, để mở rộng hoạt động kinh doanh,công ty tăng số vốn điều lệ lên 4,9 tỷ đồng Tới nay, sau hơn 8 năm hoạtđộng, công ty Mạnh Đức đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường máy

và thiết bị công nghiệp, trở thành một nhà cung cấp đáng tin cậy của nhiềunhà máy, khu công nghiệp, các viện khoa học công nghệ và các trường đạihọc, cao đẳng, dạy nghề… trên khắp cả nước.

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

2.1 Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường

Công ty TNHH Mạnh Đức là công ty thương mại cung cấp chủ yếu cácsản phẩm ngành công nghiệp, cơ khí, đo lường, điều khiển, điện, điện tử, điệnlạnh, điện dân dụng, tin học, thiết bị giảng dạy, thiết bị phòng thí nghiệm, cácphụ kiện máy công nghiệp, máy khai thác mỏ Đây là nhóm ngành hàng kỹthuật cao, đòi hỏi phải có sự chuyển giao công nghệ tới khách hàng do đócông ty còn cung cấp các dịch vụ lắp đặt, lắp ráp, sửa chữa, bảo trì, bảo hànhcác trang thiết bị, máy móc và sản phẩm công ty kinh doanh nhằm tạo sựthuận tiện tối đa trong việc vận hành máy móc của khách hàng và làm chokhách hàng hài lòng với các sản phẩm mà mình cung cấp.

Do sản phẩm cung cấp thuộc ngành hàng công nghệ hiện đại, nên hầuhết sản phẩm của công ty cung cấp là hàng nhập khẩu từ các nước tiên tiếntrên thế giới Sau hơn 8 năm hoạt động, tới nay công ty đã có mối quan hệ vớinhiều nhà cung cấp ở nhiều quốc gia trên thế giới, như ATERA, ALECOP(Tây Ban Nha), PANAMETRICS, FLUKE, EXTECH, SUN EQUIPMENT,OMEGA (Mỹ), IFR, EUROTHERM, ELCOMETER (Anh), HBM, JUMO,PREUSS, CHIRON, SIEMENS, TESTO (Đức), MITUTOYO, KYOWA,HIOKI, ONO, ICOM (Nhật), SONDAR, KIA, HANA TECH (Hàn Quốc),CARMAR, IEI, EASTAR, SUPERTEC (Đài Loan), S&M (Đan Mạch),LEICA, PROCEQ (Thuỵ Sỹ) …

Nguồn cung cấp sản phẩm của công ty được thể hiện qua biểu đồ sau:.

- Các công ty liên doanh như Công ty Braun Viet Nam Co.,Ltd, Công tyJuki Việt Nam…

- Các nhà máy khu công nghiệp như Nhà máy Zamill Steel, Viglacera,Sông Đà 9…

- Các nhà máy đóng tàu như Công ty công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu 1,Nhà máy Đóng tàu Bến Thuỷ, Dung Quất…

- Các nhà máy thuộc Bộ quốc phòng: Viện kỹ thuật quân sự PKKQ, X46,Z111, Z551

- Các trường Đại học, Cao đẳng: Trường ĐH SPKT Hưng Yên, ĐH TháiNguyên, ĐH SPKT TP.HCM…

- Các nhà máy than và xi măng: Bỉm Sơn, Chinfon, Hoàng Thạch…- Các đơn vị sử dụng nguồn vốn NSNN như Cục Tiêu chuẩn đo lường

chất lượng, Viện Cơ học ứng dụng…- Và các đơn vị khác.

Biểu đồ sau thể hiện doanh thu cung cấp hàng hoá cho các nhóm kháchhàng năm 2007.

Công ty Liên doanh

Khu công nghiệp

Đóng tàu

Quân đội

Than và xi măng

Trường học, dạy nghềKhác

Biểu đồ 02: Doanh thu cung cấp hàng hoá theo nhóm khách hàng năm 2007

Nguồn: Bảng kê doanh thu 2007, Phòng Kế toán

Quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu theo hình thức cung cấptheo hợp đồng do hàng hoá kinh doanh mang tính đặc thù, mỗi loại có đặc

điểm kỹ thuật khác nhau và rất phức tạp, giá thành cao Các hợp đồng thườngcó giá trị từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng Cũng chính bởi lý do này mà hoạtđộng của công ty có liên quan đến các ngân hàng và công ty tài chính để giatăng năng lực tài chính, nguồn vốn lưu động để việc nhập khẩu hàng hoá đượcthuận lợi.

2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh

Như đã trình bày ở trên, việc cung cấp hàng hoá của công ty phần lớnđược thực hiện theo hợp đồng thông qua đấu thầu theo Luật đấu thầu Hànghoá nhập về theo đúng chủng loại, mẫu mã được nhập về kho Sau khi hànghóa được nhập về đầy đủ theo đơn hàng, tiến hành xuất kho hàng hóa giaohàng tại địa điểm ghi trên hợp đồng Quy trình thực hiện một hợp đồng đượcchia thành 3 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng kinh tế

Các nhân viên phòng kinh doanh là người thực hiện nhiệm vụ nghiêncứu, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng Công việc này được thực hiệnở cả 2 văn phòng Hà Nội và Hồ Chí Minh thông qua việc thường xuyên theodõi các báo, tạp chí về đấu thầu và đầu tư, liên lạc với khách hàng cũ để nắmbắt được nhu cầu của khách hàng hoặc khách hàng điện thoại, fax thông báovề nhu cầu của mình

Phòng kinh doanh thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng, thông báocho phòng hỗ trợ về chủng loại, thông số kỹ thuật của thiết bị khách hàng yêucầu

Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phòng kinh doanh, thực hiệntìm kiếm nhà cung cấp qua mạng Internet, e-mail, fax hay điện thoại để nhận

được báo giá sau đó thông báo lại với nhân viên phòng kinh doanh trực tiếpthực hiện hợp đồng.

Từ báo giá phòng hỗ trợ chuyển sang, nhân viên phòng kinh doanh lênphương án kinh doanh đối với từng hợp đồng, trình giám đốc duyệt và báo giátới khách hàng Các loại tài liệu như: báo giá, hồ sơ thầu, catalog, hợp đồngkinh tế… đều do phòng hỗ trợ chuẩn bị Ngay sau khi thắng thầu, công ty tiếnhành thương thảo với khách hàng về các điều khoản hợp đồng và ký kết hợpđồng với khách hàng.

Hợp đồng kinh tế được lưu tại phòng kế toán và phòng hành chính.

Giai đoạn 2: Nhập hàng và giao hàng

Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế, căn cứ vào điều khoản hợp đồng, phòngkế toán thực hiện việc nhận tiền, ghi sổ đối với các khoản tạm ứng của kháchhàng

Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng kinh doanh (cảHà Nội và TP.HCM), tiến hành mặc cả, kiểm tra kỹ thuật với nhà cung cấp vềcác điều khoản và làm hợp đồng ngoại; lên phương án nhập hàng: làm bảohiểm, tờ khai, chứng từ và ký hợp đồng với forwarder; theo dõi tiến độ giaohàng, nhận hàng và thanh toán

Theo yêu cầu của khách hàng, phòng kế toán làm bảo lãnh, ký quỹ mởL/C (đối với đơn hàng nhập khẩu).

Nhân viên kinh doanh làm lại phương án kinh doanh theo form chuẩntrình Giám đốc Khi hàng về, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng thôngbáo cho khách hàng để chuẩn bị nhận hàng, tham gia bàn giao, nghiệm thu vàthanh lý hợp đồng

Giai đoạn 3: Thanh toán

Công việc trong giai đoạn này do phòng kế toán thực hiện, bao gồm việcthanh toán với nhà cung cấp, khách hàng và forwarder; theo dõi công nợ, tiếnhành đối chiếu, đòi nợ.

3 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty

Trong một số năm gần đây, do đã có nhiều kinh nghiệm và tạo được vịthế trên thị trường máy và thiết bị công nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanhcủa công ty ngày một khởi sắc, công ty đã tham gia đấu thầu và đảm nhậnđược những gói thầu có giá trị lớn Tổng doanh thu, lợi nhuận cũng như thuếthu nhập doanh nghiệp đóng góp vào ngân sách nhà nước ngày một tăng đãthể hiện sự phát triển không ngừng của Công ty TNHH Mạnh Đức Điều nàyđược thể hiện qua biểu sau:

Đơn vị: VNĐ

1 Tổng doanh thu 25.913.659.953 29.710.174.033 31.154.516.6392 Lợi nhuận trước thuế 332.591.891 335.498.275 165.063.926

Biểu số 01: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm

Kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây đang gặp mộtsố khó khăn Mặc dù số lượng và giá trị hợp đồng ký được hàng năm tăng vàtổng doanh thu cũng tăng nhưng do ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranhtham gia vào thị trường nên Công ty phải luôn tính toán, cân nhắc giảm tỷsuất lợi nhuận và đưa ra giá bỏ thầu cạnh tranh Bởi vậy, lợi nhuận của Côngty có phần giảm sút.

Vấn đề cân đối trong thu chi tài chính luôn là vấn đề mà các doanhnghiệp nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức quan tâm Do nguồn vốn tự có hạn

chế, công ty phải huy động các nguồn vốn vay từ ngân hàng và hợp tác vớicác công ty tài chính trong việc nhập khẩu hàng hoá Có thể thấy rõ tình hìnhtài chính của công ty qua bảng sau:

1 Tổng tài sản 12.474.628.441 15.284.994.649 32.316.149.6792 Các khoản phải thu 4.631.266.686 9.633.977.148 25.918.717.0163 Các khoản phải trả 11.268.826.479 10.136.806.297 27.041.823.7624 Nguồn vốn chủ sở hữu 1.205.801.962 5.148.688.352 5.274.325.917

Biểu số 02: Tình hình tài chính của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm

Nguồn: Báo cáo tài chính –Phòng Kế toán

Là công ty thương mại, tỷ trọng tài sản cố định trong tổng tài sản ít,nguồn vốn của công ty chủ yếu là vốn lưu động, phục vụ quá trình luânchuyển hàng hoá Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nguồn vốn chủ sở hữukhông nhiều nên doanh nghiệp phải huy động từ các nguồn vốn vay ngắn hạnđể tài trợ cho hoạt động của mình Tuy số vốn lưu động luôn đảm bảo khảnăng thanh toán các khoản nợ nhưng do tỷ trọng các khoản phải thu trong vốnlưu động là tương đối lớn nên nguy cơ gặp rủi ro tài chính của công ty là khácao Việc ứ đọng vốn đã phần nào gây khó khăn và tác động không tốt tới kếtquả hoạt động của doanh nghiệp.

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ theomô hình trực tuyến chức năng Mỗi nhóm chức năng đảm nhiệm những phầnviệc cụ thể như đã trình bày trong phần 2.2 Sự phối hợp nhịp nhàng giữa cácbộ phận giúp cho việc thực hiện các hợp đồng được nhanh chóng, thuận lợi,mang lại thành công cho công ty Các bộ phận của công ty bao gồm:

1 Ban Giám đốc

Giám đốc là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, là người đứng đầu raquyết định quan trọng và chịu trách nhiệm đối với những quyết định củamình.

Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc phụ trách tài chính và kinhdoanh có trách nhiệm thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho Giámđốc.

2 Nhóm trợ giúp

Nhóm trợ giúp chia thành 3 phòng nhỏ, mỗi phòng phụ trách những côngviệc khác nhau có tính chất hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, đólà:

- Phòng hành chính - quản trị có nhiệm vụ quản lý sử dụng mọi tài sản, chiphí văn phòng chung; phân loại và lưu trữ các hồ sơ hành chính, quản lýnhân sự và thực hiện các công việc hỗ trợ kinh doanh như quảng cáo,tiếp thị sản phẩm.

- Phòng kế toán là trung tâm xử lý các dữ liệu tài chính của công ty, trợgiúp ban giám đốc trong việc nắm bắt các thông tin và ra quyết định tàichính.

- Phòng trợ giúp kỹ thuật có nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp, hỗ trợ kỹthuật trong khâu giao nhận và bảo hành sau bán hàng Trưởng phòng trợgiúp có trách nhiệm theo dõi diễn tiến hợp đồng, phân công nhân sựtham gia bàn giao, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng.

3 Nhóm kinh doanh:

Nhóm kinh doanh được chia thành 3 bộ phận: kinh doanh 1, 2, 3 Mỗi bộphận phụ trách những nhóm khách hàng riêng biệt Nhóm kinh doanh chịu sựquản lý trực tiếp từ Ban Giám đốc và có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị

trường và tìm kiếm khách hàng Xem xét kỹ lưỡng các hợp đồng trước khitrình ban giám đốc kỹ duyệt.

4 Chi nhánh TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh TP Hồ Chí Minh gồm 8 nhân viên, thực hiện nhiệm vụ như 1nhóm kinh doanh phụ trách thị trường khu vực phía Nam Trưởng đại diện cótrách nhiệm điều hành chi nhánh và thường xuyên báo cáo Ban Giám đốc đểcó chỉ đạo cụ thể.

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của công ty như sau:

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH MạnhĐức.

Nguồn: Phòng Hành chính

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC

VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

1 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán

Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, bộ máy kế toán củacông ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức theo mô hình tập trung Mọi côngviệc từ khâu lập chứng từ đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đều đượcthực hiện tại phòng kế toán Công ty có 5 kế toán, mỗi người phụ trách vàkiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán

Đứng đầu là Phó Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng, là người trựctiếp quản lý hoạt động của phòng Kế toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lựccho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán Kế toán trưởng tổ chức, phâncông nhiệm vụ cho từng kế toán viên đảm bảo viêc công tác kế toán việc ghichép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tàisản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đưa ra cácđánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốncủa công ty một cách có hiệu quả với chi phí vốn thấp nhất Kế toán trưởngcũng là người phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tàichính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công tyvà thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về côngviệc của phòng.

Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, ngoài các khoản thuế môn bài,thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty còn phải hạch toán thuếnhập khẩu cho các đơn hàng nhập khẩu Do vậy phần hành thuế là rất quantrọng và được giao cho nhân viên kế toán thuế phụ trách Kế toán thuế cũngkiêm là thủ quỹ của công ty Kế toán thuế có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán cácchứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá

đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quanthuế, thường xuyên báo cáo kế toán trưởng các nghiệp vụ về thuế phát sinh vàchuyển dự trù thu-chi về thuế cho nhân viên tài chính hàng tuần Đồng thời,nhân viên này có trách nhiệm bảo quản két tiền mặt của công ty, thu-chinhững chứng từ đã được Giám đốc và kế toán trưởng duyệt, cùng với nhânviên tài chính đi thu tiền và phải thường xuyên đối chiếu, xác nhận quỹ vớinhân viên tài chính vào cuối tháng

Nhân viên kế toán nội bộ là người phụ trách các phần hành kế toánTSCĐ, vật tư hàng hoá và cũng là kế toán thanh toán của công ty Kế toán nộibộ phụ trách tất cả các tài khoản của hệ thống kế toán nội bộ: bao gồm việcđịnh khoản và tổng hợp báo cáo nội bộ hàng tháng vào ngày 05 của tháng sau.Đối với các yêu cầu thanh toán của phòng kinh doanh và phòng hỗ trợ, kếtoán nội bộ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng phêduyệt Kế toán thanh toán phải theo dõi các khoản thanh toán thuế và chuyểndự trù thu chi cho nhân viên tài chính cuối mỗi tuần

Thanh toán và cân đối công nợ là công việc rất quan trọng đối với doanhnghiệp quy mô nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức Nhân viên tài chính làngười điều hành các dòng tiền của công ty Dựa trên dự trù thu chi do các bộphận gửi đến và sổ chi tiết công nợ, nhân viên tài chính lập kế hoạch thu chitài chính và có giải pháp huy động nguồn tiền để đảm bảo khả năng thanhtoán của công ty Thêm vào đó nhân viên tài chính còn có trách nhiệm giữmối quan hệ với các ngân hàng và công ty tài chính, thực hiện các hồ sơ bảolãnh, hợp đồng hạn mức tín dụng…

Nhân viên kế toán kiểm soát là nhân viên làm ngoài giờ tại công ty cótrách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn và giúp đỡ công việc của các nhân viên kếtoán trong công ty.

Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức

2 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán

2.1 Các chính sách kế toán chung

- Công ty TNHH Mạnh Đức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa vànhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006.

- Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 theo hình thức sổNhật ký chung.

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N tính theonăm dương lịch.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.

- Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Giá trị hàng tồn kho xuất, nhập được tính theo phương pháp giá thực tếđích danh.

- Đơn vị tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.- Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Đơn vị ghi nhận doanh thu khi giao hàng và khách hàng chấp nhận thanhtoán.

- Đơn vị sử dụng phương thức tiêu thụ: Chuyển hàng theo hợp đồng.

Kế toán trưởng

Kế toán kiểm soát

Nhân viên tài chínhKế toán

thuế và quỹ

Kế toán nội bộ

- Các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh TP.HCM được duyệt bởi Trưởngchi nhánh Các chứng từ trong tháng được chuyển ra trụ sở chính tại HàNội 2 lần/tháng để hạch toán.

2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Doanh nghiệp tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán quy địnhtrong quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Theo đó, hệ thống chứng từ kế toáncủa doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu:

- Chỉ tiêu lao động tiền lương:- Chỉ tiêu tiền tệ

- Chỉ tiêu tài sản cố định- Chỉ tiêu bán hàng- Chỉ tiêu hàng tồn kho

Hệ thống chứng từ của công ty có từ các nguồn sau:

- Phòng hành chính quản trị soạn thảo và in những mẫu chứng từ dùngchung cho toàn công ty như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy nộp tiền…vàlưu vào 1 folder tại phòng hành chính để các nhân viên sử dụng.

- Phòng kế toán in từ phần mềm kế toán như Phiếu thu, phiếu chi, cácbảng kê, bảng phân bổ.

- Mua hoặc xin cấp tại cơ quan Thuế.

Việc lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của phápluật.

2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số BTC, cụ thể như sau:

48/2006/QĐ Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn

Tài khoản 111 được chi tiết theo từng loại tiền VNĐ và ngoại tệ

Tài khoản 112 được chi tiết theo từng TK ở các ngân hàng của doanhnghiệp Việc chi tiết đến các TK cấp 3 giúp cho việc hạch toán và quản lýđược dễ dàng, tránh nhầm lẫn, mất mát.

Tài khoản 131, 141 được chi tiết theo đầu mối Hà Nội, TP.HCM vàPhòng mỏ TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềmkế toán.

Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên khôngsử dụng các TK 121, 221

Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159.

Doanh nghiệp sử dụng thêm TK 136: Phải thu nội bộ HCM để theo dõinguồn thu và nguồn vốn điều chuyển vào văn phòng HCM.

TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoảnbảo lãnh hợp đồng, mở L/C…

- Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn

Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấuhao TSCĐ Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sửdụng các TK loại 2 khác.

- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả

Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342

- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu

Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sửdụng TK 431.

- Tài khoản loại 5: Doanh thu

Doanh nghiệp đánh số TK Hàng bán bị trả lại là TK 531 - Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh

Doanh nghiệp đánh số TK Chi phí bán hàng, quản lý là TK 641, 642- Tài khoản loại 7: Thu nhập khác

Doanh nghiệp sử dụng TK 711- Tài khoản loại 8: Chi phí khác

Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ và lậpbáo cáo tài chính, in ra và đóng sổ kế toán.

Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoảnSổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết các TK 112, 131, 331…

Ghi chú:

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức

Chứng từ kế toán

Màn hình nhập chứng từ

Sổ kế toánSổ tổng hợpSổ chi tiết

Báo cáo tài chínhBáo cáo quản trịSổ Nhật ký

Sổ chi tiết các tài khoảnSổ Cái các

Tài khoản

Phần mềm kế toán

Nhập số liệuIn sổ

Đối chiếu

2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo:

a, Báo cáo nội bộ:

Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hànhkế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của BanGiám đốc Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tàichính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của cácnhân viên, các bộ phận

- Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày- Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần- Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng- Báo cáo công nợ 2 tuần/lần

- Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng- Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng- Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng

b, Báo cáo tài chính:

Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theoquy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, cácbáo cáo tài chính bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản

Các báo cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính vàđánh giá kết quả hoạt động của công ty trong năm vừa qua và là nguồn thôngtin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế.

III NHỮNG VẤN ĐỀ KINH TẾ ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

1 Đặc điểm hàng hoá

1.1.Hàng hoá

Hàng hóa kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau:

- Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng Các mặt hàng do công tycung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năngkhác nhau Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của kháchhàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ.

- Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đikèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sửdụng và bảo trì, bảo dưỡng.

- Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trongquá trình vận chuyển.

- Các loại máy móc có khối lượng lớn Do vậy việc vận chuyển được thựchiện bằng ô tô chuyên dụng.

- Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%.Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhậpkhẩu từ các nước ngoài Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất

nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị Cuối tháng, thủ kho vàkế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho.

Quy trình nhập kho hàng hóa:

Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vậnchuyển hàng tới kho hàng hóa Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghịnhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứngtừ liên quan Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập khohàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị Thủ khokiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhậpkho Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻkho Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ.

Quy trình xuất kho hàng hóa:

Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho(ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ kýcủa Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ Kếtoán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập,xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh Khi nhậnđược Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liênđể ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh Định kỳ, Thủ khogiao Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ.

2 Các phương thức bán hàng

Công ty thực hiện bán hành theo 2 hình thức: bán hàng qua hợp đồng vàbán lẻ.

2.1 Phương thức bán hàng theo hợp đồng

Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếucủa công ty Theo phương thức này, sau khi thắng thầu hoặc khách hàng chấpnhận báo giá, 2 bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợpđồng kinh tế Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trênhợp đồng Sau khi nhập về đầy đủ máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ kiện đikèm, tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trênhợp đồng.

2.2 Phương thức bán lẻ

Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, phụ kiện có giá trịnhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng Kháchhàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng.Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trảtiền.

IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

TK 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà NộiTK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCMTK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ

1.3 Sổ sách sử dụng:

Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốnhàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiếthàng hoá.

1.4 Nguyên tắc ghi nhận:

Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tínhđơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụngphương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán.

Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có)

- Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai

nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuếcủa Hải quan.

- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có

- Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, nhận hàng, lưu kho

đều được tính vào chi phí bán hàng chi tiết theo từng hợp đồng.

1.5 Quy trình hạch toán:

Công tác hạch toán Giá vốn hàng bán được thể hiện qua Sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán

1.6 Ví dụ:

Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả xin trình bày nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng theo hợp đồng.

Nghiệp vụ 1: Bán hàng theo hợp đồng (hàng nhập ngoại)

Ngày 15/10/2007 công ty gửi hồ sơ dự thầu, tham gia gói thầu số 07:Cung cấp máy phay ngang quay tay trị giá 109.070.640 VNĐ do Tổng Côngty cơ khí xây dựng làm chủ đầu tư và thắng thầu Sau khi thắng thầu, công ty

Màn hình nhập chứng từ

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo kế toánSổ

Nhật ký chung

Sổ chi tiết TK 156, 632Sổ Cái

TK 156, 632

Phần mềm kế toán

Thẻ khoGiấy Đề nghị

xuất kho

thực hiện ký kết Hợp đồng cấp bảo lãnh với ngân hàng Techcombank – chinhánh Đông Đô và ngân hàng đã gửi cho đơn vị chủ đầu tư Bảo lãnh dự thầucó giá trị 20% giá trị gói thầu.

Ngày 31 tháng 10 năm 2007, Công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tếsố 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA với các điều khoản cụ thể như sau:

- Tên hàng hóa: Máy phay ngang quay tay (Loại kích thước bàn 160 x520mm)

- Số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán ghi trên Hóa đơn GTGT- Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 20%

- Bảo lãnh bảo hành: 5% giá trị hợp đồng (trong 12 tháng sau khi bàn giao)- Thanh toán bằng chuyển khoản, chia thành 3 đợt

Đợt 1: 20% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực và nhận được

bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Đợt 2: 70% sau khi nghiệm thu tĩnh thiết bị.

Đợt 3: số tiền còn lại 20 ngày sau khi hai bên ký biên bản nghiệmthu và nhận được bảo lãnh bảo hành.

Sau khi ký kết hợp đồng, công ty tiến hành thương thảo với người bán đểký hợp đồng mua hàng Khi có thông báo hàng đến, công ty làm thủ tục bócchứng từ và khai tờ khai hàng hóa nhập khẩu:

EASTAR MACHINE TOOLS CORP

P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010

8TH FLOOR, CTM BUILDING, 299 CAU GIAY, DICH VONG, CAU GIAY, HN,VIETNAM

Shipped by EASTAR MACHINE TOOLS CORP Per MCP KOPENHAGEB V.S018Sailing on/about DEC, 25, 2007From KAOHSIUNG PORT ToHAIPHONGPORT,

TAIWAN VIETNAM

Marks & Nos.Description of GoodsQuantityUnit PriceSub Amout

1Horizontal milling machineModel H-130

(disclose accessories)

2 setsUSD 2,240.00USD 4,480.00

2High speed precision latheModel MA-1840

(disclose accessories)

2 setsUSD 3,526.00USD 7,052.00

SAY TOTAL FOUR (4) PKGS ONLY

SAY TOTAL U.S DOLLARS ELEVEN THOUSAND FIVE HUNDRED THIRTY TWO ONLY.

DRAWN UNDER: TECHCOMBANK

L/C NO TF0734001002/DDADATED:071213+ THE BENEFICIARY: EASTAR MACHINE TOOLS CORP

P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010+ TOTAL AMOUNT: USD 11,532.00

+ IN ARTICLE 3 OF CONTRACT NO 253-1007/MD-EASTAR

+ THE CREDIT NUMBER AND THE CREDIT DATE: TF0734001002/DDA AND071213

MARKS & NOS.:

CONTRACT NO 253-1007/TH-EASTAR

LOADING PORT: KAOHSIUNG PORT, TAIWANUNLOADING PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAMNAME OF GOODS: H 130/ MA-1840

NO OF CASE: 1-4

MADE IN TAIWAN, R.O.C

EASTAR MACHINE TOOLS CORP

Biểu 03: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu

Sau khi tiến hàng nộp đầy đủ các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGThàng nhập khẩu, công ty tiến hành nhập kho hàng hóa:

CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

Tầng 8, Tòa nhà CTM,299 Cầu Giấy, Hà Nội

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

nhập

với cấu hình chuẩn)

1Máy phay ngang quay tay ( Model H-130)

Bộ02xuất theo HĐ bán 771/HĐKT2007/ MĐ-COMA

EASTAR2Máy tiện chính xác tốc độ cao

(Model MA – 1840)

Bộ02xuất theo HĐ bán 107/HĐKT2007/ MĐ-TN

CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

Tầng 8, tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội

PHIẾU NHẬP MUA NHẬP KHẨU

Ngày 24 tháng 12 năm 2007Số: 14/12Người giao hàng:

Đơn vị: HN0195 – Cty CP Thương mại và Công nghệ CNCĐịa chỉ:

Số hóa đơn: 4208 Seri: Ngày: 24/12/2007Nội dung: Nhập hàng theo Tờ khai số 4208, ngày 21/12/2007Tài khoản có: 331 – Phải trả người bán

Đơn giáThành tiền

1KCT MPNQT001 Máy phay ngang quay tay H-130

1561Bộ2,00 35,952,00071,904,0002KCT MTCX003 Máy tiện chính

xác tốc độ cao MA-1840

1561Bộ2,00 56,592,300 113,184,600

Tổng cộng tiền hàngTổng chi phí

Tổng cộng tiền thanh toán185,088,600

Thuế NK9,254,430

Tổng cộng194,343,030

Thuế GTGT hàng nhập khẩu9,717,151.5

Bằng chữ: Một trăm chín mươi bốn triệu ba trăm bốn mươi ba nghìn không trăm ba mươi đồng chẵn.

Biểu 05: Phiếu nhập mua nhập khẩu

Đến hạn giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh phụ trách hợpđồng viết Giấy đề nghị xuất kho để làm thủ tục xuất kho giao cho khách hàng:

CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

Tầng 8, Tòa nhà CTM,299 Cầu Giấy, Hà Nội

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

Ngày 29 tháng 12 năm 2007

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Người đề nghị: Phạm Văn ChungPhòng: Kinh doanh

Bán cho: Tổng Cty cơ khí xây dựngHợp đồng số: 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA

TTThiết bị và cấu hình(Ghi rõ phụ kiện lắp thêm

so với cấu hình chuẩn)

Đơn vịSốlượng

Mục đíchHãng nhập

1Máy phay ngang quay tay Chiếc02xuất theo HĐ bánEASTAR

Tầng 8, tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 29 tháng 12 năm 2007Số: 09/12Người nhận hàng:

Đơn vị: HN0298 – Tổng Công ty cơ khí xây dựngĐịa chỉ: 125D Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Nội dung: Xuất hàng theo Hợp đồng số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA

Mã vtTên vật tưTknợ

Đơn giáThành tiền

1KCTMPNQT001Máy phay ngangquay tay H-130

Tổng cộng103,876,800

Bằng chữ: Một trăm linh ba triệu tám trăm bảy mươi sáu nghìn tám trăm đồng.

Thủ trưởng đơn vịPhụ trách bộ phậnNgười nhận hàng

Xuất ngày 29 tháng 12 năm 2007

Thủ kho

Biểu 07: Phiếu xuất kho

CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán