Hệ thống thông tin quản lý KS Phương Vy

sơ đồ DFD, ERD

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PHƯƠNG VY GVHD: LÊ THANH SANG SVTH : LÊ NHẬT MINH LỚP : QT08.5 THÁNG 5 NĂM 2011 i Mục lục Mục lục ii Phụ lục iii Tài liệu tham khảo iv Lời mở đầu 1 PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP – DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (DNTN) KHÁCH SẠN PHƯƠNG VY 2 PHẦN II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHO KHÁCH SẠN PHƯƠNG VY 8 Lời cảm ơn 31 Nhận xét của đơn vị thực tập 32 ii Phụ lục iii Tài liệu tham khảo iv Lời mở đầu PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP – DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (DNTN) KHÁCH SẠN PHƯƠNG VY. 1. Giới thiệu quá trình hình thành và định hướng phát triển: 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển DNTN khách sạn Phương Vy (Phuong Vy Hotel) được xây dựng và đưa sử dụng trong năm 2006 do bà Nguyễn Hoàng Phương Thảo làm chủ. Khách sạn có vị trí nằm tại số 31B9 Lê Quý Đôn, P.Phước Trung, Tp.Vũng Tàu. Khách sạn nằm ngay khu vực trung tâm thương mại thuộc tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu, đã từ lâu khách sạn Phương Vy là nơi ăn nghỉ lý tưởng cho mọi du khách trong nước và quốc tế khi đến với thành phố biển Vũng Tàu. Do kinh phí có hạn nên khách sạn đi vào hoạt động với qui mô tương đối nhỏ. Khách sạn gồm 6 tầng lầu. Tầng trệt bao gồm các phòng ban chính như: phòng tiếp tân, phòng giám đốc, phòng kế toán,…Tiền sảnh rộng rãi, có khuôn viên đậu xe. Tầng trên cùng có lợi thế là chỗ nghĩ mát và là nơi trò chuyện cho du khách với dịch vụ café và thức ăn nhẹ. Hiện tại khách sạn Phương Vy có hơn 30 phòng ngủ với trang thiết bị tiện nghi như: Ti vi, tủ lạnh, điện thoại, mạng internet wifi miễn phí,… Đội ngũ cán bộ nhân viên rất nhiệt tình và lịch sự, vui vẻ chỉ dẫn cho khách khi khách có yêu cầu (trong giới hạn cho phép). Khách sạn nằm gần mặt đường thuận tiện cho việc đi lại và đó chính là tuyến đường xuyên ra biển. Khách đến nghỉ tại khách sạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu. Khách sạn luôn luôn quan tâm nâng cấp chất lượng phục vụ. Cho đến hiện nay thì khách sạn có trên 10 đơn vị khách hàng truyền thống, đặc biệt đã ký được nhiều hợp đồng tour và tuyến du lịch trong nước. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn Khách sạn Phương Vy là một cơ sở phục vụ du lịch: phục vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác để đáp ứng nhu cầu về ngủ, nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác của khách du lịch trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp đã kí kết với khách hàng. Xây dựng và thực hiện tốt các kế hoạch đã đề ra, không ngừng nâng cao trình độ quản lý, mở rộng phạm vi hoạt động. Đồng thời từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ tạo uy tín cho khách sạn trong và ngoài nước 1.3. Các hình thức tổ chức kinh doanh tại khách sạn Phương Vy Do nhu cầu của khách tại của các cơ sở lưu trú ngày càng đa dạng hoá đồng thời do yêu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh đa dạng hoá sản phẩm để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cũng như do yêu cầu cạnh tranh giữa các khách sạn nhằm thu hút khách mà khách sạn ngày càng mở rộng và đa dạng hoá các loại hình kinh doanh của mình. Bên cạnh hai dịch vụ chính lưu trú và ăn uống, khách sạn còn kinh doanh các dịch vụ khác như thu đổi ngoại tệ, dịch vụ điện thoại trong và ngoài nước, dịch vụ thuê xe, cung cấp thông tin du lịch, đăng ký vé máy bay …và nhiều dịch vụ cần thiết khác. Tóm lại các hoạt động kinh doanh cơ bản của Khách sạn bao gồm: - Kinh doanh dịch vụ lưu trú - Kinh doanh dịch vụ ăn uống - Kinh doanh các dịch vụ bổ sung Tuy nhiên một số dịch vụ trong khách sạn chưa được triển khai đầy đủ cho nên trong tương lai khách sạn đang tập trung vào khai thác, phát huy các thế mạnh của mình và tạo ra những đổi mới thực sự về chất lượng và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của du khách, giành được uy tín trên thị trường và thành công trong tương lai. 2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của khách sạn: 2.1. Sơ đồ tổ chức Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo. : Quan hệ phối hợp. 2.2. Nhiệm vụ và chức năng từng phòng ban: • Giám đốc khách sạn: Là người chỉ đạo, có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh củ khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn • Phòng kế toán: Tổ chức chỉ đạo hạch toán tới những bộ phận khác, hạch toán tổng hợp toàn khách sạn, có kế hoạch động viên mọi nguồn vốn để đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. thanh toán, kiểm tra, giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận và toàn khách sạn theo đúng quy định pháp lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong khách sạn. ghi chép GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN LỄ TÂN BỘ PHẬN BẢO VỆ -BẢO TRÌ BỘ PHẬN PHỤC VỤ BỘ PHẬN LỮ HÀNH và phân tích các nghiệp vụ phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ và đột xuất. Tính toán lập định mức vật tư, nguyên vật liệu, đơn giá tiền lương và quỹ lương theo kế hoạch của khách sạn. • Bộ phận lễ tân: Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách,bố trí cho khách ở tại khách sạn .Nếu khách có yêu cầu vê các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách.Giữ đồ của khách gửi, thanh toán tiền phòng với khách, tiễn khách, cùng với bộ phận phòng bảo vệ, kiểm tra trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và khách đi. Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ của các hãng du lịch và khách khác tới khách sạn trong từng thời gian để có biện pháp sắp xếp, bố trí theo yêu cầu của khách. Mở sổ sách theo dõi khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày, đăng ký nghỉ với các cơ quan chức năng, nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán đúng quy định. • Bộ phận bảo vệ - bảo trì: + Bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự và toàn bộ tài sản trong toàn phạm vi khách sạn, giám sát, kiểm tra toàn bộ nhân viên và khách khi ra vào khách sạn, theo dõi việc thuê mướn các phương tiên vận chuyển, tiếp nhận và đưa hành lý của khách đúng nơi quy định, an toàn. + Bảo trì: Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc bảo quản, duy tu, bảo dưỡng chống sự xuống cấp của các trang thiết bị trong toàn khách sạn, sửa chữa kịp thời các hư hỏng dù là nhỏ để kịp thời phục vụ khách. Tiến hành tuyên truyền giáo dục, nâng cao ý thức bảo vệ an toàn tài sản trong toàn khách sạn. • Bộ phận phục vụ: Thực hiện chức năng dọn dẹp, làm vệ sinh buồng phòng đáp ứng yêu cầu như chuẩn bị buồng phòng chu đáo, kiểm tra trang thiết bị trong phòng thường xuyên, sẵn sàng phục vụ khách. Cung cấp các dịch vụ khách yêu cầu như giặt là, ăn uống tại phòng, thông qua việc phối hợp với các bộ phận khác. • Bộ phận lữ hành: Làm nhiệm vụ in ấn các tài liệu, ấn phẩm quảng cáo kinh doanh của khách sạn, mở rộng công tác tiếp thị thị trường trong và ngoài nước để thu hút du khách về ăn nghỉ tại khách sạn. Nắm được lịch trình của các đoàn du khách, gọi điện thoại đến các đơn vị để chào các chương trình. Ký hợp đồng với các hãng lữ hành và các tổ chức kinh tế, xã hội, tư nhân về việc đưa đón khách đi tham quan du lịch trong và ngoài nước. tổ chức và tham gia các hội chợ du lịch, quan hệ, giao dịch với mọi tổ chức thành phần kinh tế, xã hội trong và ngoài nước để quảng cáo các hoạt động kinh doanh của khách sạn. 3. Tình hình kinh doanh của khách sạn trong những năm gần đây: Chỉ tiêu ĐVT 2009 2010 So sánh 2010/2009 ± (%) 1. Tổng số khách Lượt khách 4613 5216 603 13,1% a. Khách nội địa 3460 3966 506 14,6% b. Khách quốc tế 1153 1250 97 8,61% 2. Số ngày khách Ngày khách 8047 10854 2807 34,9% a. Khách nội địa 6438 9226 2788 43,3% b. Khách quốc tế 1609 1628 19 1,2% 3. Thời gian LTBQ Ngày 1,74 2,08 0,34 19,5% a. Khách nội địa 1,86 2,33 0,47 25,3% b. Khách quốc tế 1,40 1,30 -0,1 -7,1% Bảng : Tình hình khách đến khách sạn qua 2 năm 2009-2010 (Nguồn: Phòng lễ tân) [...]... hệ thống Các chức năng quản lý khách sạn có thể mô tả bằng mô hình như sau: CẤP 2 ( CHI TIẾT ) CẤP 1 1.1 Tra cứu thông tin CẤP 0 QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG 1.2 Đặt phòng 2.1 Tra cứu thông tin đặt phòng QUẢN LÝ KHÁCH VÀO 2.2 Cho thuê phòng 3.1 Các loại hình dịch vụ QUẢN LÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ 4.1 Tra cứu thuê phòng 4.2 Trả phòng QUẢN LÝ KHÁCH RA 4.3 Thanh toán 5.1 Quản lý phòng HỆ THỐNG 5.2 Quản lý loại phòng QUẢN... 3.2 nghi Quản lý việc đặt phòng Chức năng quản lý đặt phòng cho phép quản lý thông tin về các cuộc đặt phòng của khách Thông tin về cuộc đặt phòng bao gồm: + Thông tin về khách: tên khách, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, số fax, số tài khoản, số chứng minh nhân dân… + Thông tin về cuộc đặt phòng: số phòng, ngày đến, giờ đến, ngày đi, hình thức thanh toán… Chức năng quản lý đặt phòng: QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG... đó thì khách sẽ thanh toán với bộ phận kế toán 3 Quá trình thiết kế hệ thống thông tin quản lý cho khách sạn Sau khi khảo sát, tìm hiểu qui trình hoạt động tại khách sạn Hệ thống khách sạn Phương Vy cần quản lý những phần sau cho mô hình tự động hoá trong việc quản lý: 3.1 Quản lý tài nguyên Các tài nguyên của khách sạn cần quản lý như: loại phòng, phòng, tiện nghi, tài nguyên hỗ trợ cho các dịch... Cuộc đặt phòng Khách Hình 3: …… 3.3 Quản lý khách vào + Khách đã đặt chỗ trước: Khi đến thuê phòng, khách hàng cần đưa ra thông tin liên quan đến cuộc đặt phòng Nhân viên lễ tân sẽ tra cứu thông tin cuộc đặt phòng trên máy tính, xác nhận lại các thông tin thuê phòng và lưu vào cơ sở dữ liệu Thông tin về Quản lý khách vào bao gồm: thông tin khách thuê phòng và thông tin phòng khách thuê + Khách chưa đặt... nghi này sẽ được quản lý theo từng phòng và do nhân viên phục vụ phòng kiểm soát tình trạng khi dọn dẹp trong thời gian khách ở Thông tin về tiện nghi bao gồm: tên tiện nghi, giá tiện nghi, mô tả tiện nghi Quản lý tài nguyên cho phép quản lý dịch vụ mà khách sạn cung cấp, thông tin về dịch vụ bao gồm: tên dịch vụ, giá tiền, dụng cụ sữ dụng Chức năng quản lý tài nguyên: Hình 2: …… QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN P... QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN 5.3 Quản lý tiện nghi 5.4 Quản lý các dịch vụ 6.1.Báo cáo DS khách đã thuê phòng 6.2.Báo cáo DS tình hình các phòng 6.3.Báo cáo doanh thuê phòng thu BÁO CÁO THỐNG KÊ 6.4 Báo cáo doanh thu dịch vụ Hình 7: Bảng mô hình phân cấp chức năng 5 Mô hình hoá dữ liệu: 5.1 Tổng quan hệ thống bằng sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ ngữ cảnh sẽ thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin quản lý, ... hạn chế; hệ thống quản lý vẫn còn có nhiều thiếu sót Rất mong quý Thầy , Cô và các bạn đóng góp ý kiến để em rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn 2 Kiến nghị và hướng phát triển cho hệ thống Bài toán hệ thống thông tin quản lý khách sạn này chủ yếu là áp dụng với khách sạn có quy mô tương đối nhỏ Nếu được thực hiện thì nó sẽ đã đáp ứng được hầu như tất cả các nhu cầu sử dụng của khách sạn Phương Vy trong... triển tiếp đề tài này em sẽ xây dựng hệ thống quản lý bằng website, do hiện nay khách sạn hoạt động với qui mô nhỏ nên chưa có website riêng để quảng bá hình ảnh, tuy nhiên về lâu dài sau này thì khách sạn sẽ ngày càng phát triển với qui mô lớn hơn, vì vậy việc quản lý hệ thống thông quang mạng website riêng sẽ giúp ban quản lý khách sạn rất nhiều Nó có thể quản lý dữ liệu trực tiếp trong cơ sở dữ liệu... Khách chưa đặt chỗ trước: Nhân viên lễ tân sẽ đưa ra thông tin về các phòng còn trống trong khách sạn cho khách thông qua việc truy vấn vào kho dữ liệu Danh sách phòng trên máy tính Khách xác nhận phòng thuê và nhân viên sẽ lưu các thông tin vào cơ sỡ dữ liệu Chức năng quản lý khách vào: QUẢN LÝ KHÁCH VÀO Khách Phòng thuê 3.4 Quản lý sử dụng dịch vụ Thông tin khách sử dụng dịch vụ của khách sạn sẽ được... chi tiết của chức năng quản lý đặt phòng đối với khách chưa đặt phòng trước c Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý sử dụng dịch vụ” Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết của chức năng quản lý dịch vụ d Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý khách ra” Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết của chức năng quản lý khách ra e Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý tài nguyên” Hình . PHƯƠNG VY. 1. Giới thiệu quá trình hình thành và định hướng phát triển: 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển DNTN khách sạn Phương Vy (Phuong Vy Hotel). NGHIỆP TƯ NHÂN (DNTN) KHÁCH SẠN PHƯƠNG VY 2 PHẦN II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHO KHÁCH SẠN PHƯƠNG VY 8 Lời cảm ơn 31 Nhận xét của đơn