Tiểu luận quản trị học quản lý nhóm

-QUẢN LÝ NHÓM- MỤC LỤC  LỜI MỞ ĐẦU .4 I.HÌNH THÀNH NHÓM .5 Khái niệm nhóm: Phân loại nhóm: .5 2.1 Các nhóm thức : 2.2 Nhóm khơng thức : .7 2.3 Nhiệm vụ đặc điểm hình thức nhóm: 2.4 So sánh nhóm thức nhóm khơng thức .10 2.5 Cách thức nhóm hoạt động: .11 II.NHỮNG YẾU TỐ ĐẦU VÀO CỦA Q TRÌNH LÀM VIỆC NHĨM .12 Kết cấu nhóm: 12 1.1 Tiềm đặc trưng thành viên: 12 1.2 Thu hút thành viên gia nhập nhóm: 17 Vai trò thành viên: 20 2.1 Vai trị nghiệp vụ nhóm: .21 2.2 Vai trị trì nhóm: 22 2.3 Vai trò tự định hướng: 23 Quy mơ nhóm: 25 3.1 Quy mơ nhóm tương tác: 25 3.2 Quy mơ nhóm hiệu suất: 25 3.3 Tại hiệu suất nhóm ổn định chí giảm kể kích thước tăng lên? 26 4.Vai trò người lãnh đạo: 27 Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 1 -QUẢN LÝ NHĨM- III.Q TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM 31 1.Chuẩn mực làm việc nhóm: 31 1.1 Các tuyên bố công khai : .32 1.2 Các kiện quan trọng : .32 1.3 Người đứng đầu: 32 1.4 Các hành vi tiếp nối: 35 Sự gắn kết nhóm: 35 2.1 Tầm quan trọng gắn kết nhóm: .35 2.2 Các yếu tố định gắn kết nhóm: 38 Q trình phát triển nhóm: 40 3.1 Giai đoạn 1: Hình thành 40 3.2 Giai đoạn 2: Xung đột 41 3.3 Giai đoạn 3: Quy tắc hóa – chuẩn hóa 42 3.4 Giai đoạn 4: Thi hành – thực .42 3.5 Giai đoạn 5: Kết thúc – ngừng lại 43 IV THÚC ĐẨY SỰ ĐỔI MỚI BẰNG CÁCH SỬ DỤNG NHÓM ĐẶC NHIỆM 43 1.Nhóm khởi xướng: 44 Nhóm tự quản: .45 2.1 Khái niệm: 45 2.2 Các yêu cầu để nhóm tự quản đạt hiệu cao: 45 2.3 Lợi ích mơ hình nhóm tự quản: 47 Nhóm ảo: .47 3.1 Khái niệm: 47 3.2 Phân loại: 50 Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 2 -QUẢN LÝ NHĨM- 3.3 Các yêu cầu để nhóm ảo đạt hiệu cao: 50 3.4 Lợi ích mơ hình nhóm ảo 51 V ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT QUẢN LÝ NHÓM TRONG THỰC TIỄN: 52 Ứng dụng quản lý công việc: 52 1.1 Nhiệm vụ/công việc cụ thể người lãnh đạo/nhóm trưởng: 52 1.2 Nhiệm vụ/cơng việc cụ thể người nhóm viên: .54 Ứng dụng học tập: .54 2.1 Buổi gặp mặt 55 2.2 Các buổi họp nhóm tiếp theo: 55 2.3 Một số lưu ý tiến hành họp thảo luận vấn đề: 56 Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 3 -QUẢN LÝ NHĨM- LỜI MỞ ĐẦU L àm việc theo nhóm xu làm việc phát triển hiệu doanh nghiệp Đối với người Việt trẻ, từ "team work" hay "work in group" nói đến nhiều "nghe nói" chưa thực nghĩa Họ thành cơng dự án làm việc theo nhóm nhận hỗ trợ nhiều thành viên, nhiều phận chuyên biệt cơng ty Những hiểu biết từ việc thành lập nhóm, tạo văn hóa cho nhóm đối đầu với mâu thuẫn thay đổi nhóm điều cần thiết cho người nhà quản lý Việt Nam Hầu hết người nhận thức lợi ích làm việc nhóm nhiên lại không tâm đầy đủ yếu tố quan trọng q trình làm việc nhóm, phương pháp cách thức để xây dựng nhóm làm việc hiệu Thông qua tiểu luận “Quản lý nhóm”, Nhóm đề cập thơng qua nội dung sau: Hình thành nhóm Các yếu tố q trình làm việc nhóm Q trình làm việc nhóm Nhóm đặc nhiệm Ứng dụng thực tiễn Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy bạn lớp Đêm – K20 Chân thành cám ơn! Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 4 -QUẢN LÝ NHĨM- I HÌNH THÀNH NHĨM Khái niệm nhóm: Nhóm xác định hai hay nhiều cá nhân mà họ tới việc đạt mục tiêu thực tế họ có ảnh hưởng phụ thuộc lẫn Người đứng đầu đội ngũ dịch vụ khách hàng nhân viên nhóm Ngược lại, 12 người thang máy văn phịng khơng phải nhóm họ khơng gắn kết nỗ lực chung, mục tiêu Nhóm đặc nhiệm hay đội dạng đặc biệt nhóm Các thành viên có kỹ bổ sung cam kết mục đích chung, tập hợp mục tiêu cơng việc, tiếp cận công việc Làm việc theo nhóm có nghĩa có hiểu biết cam kết với mục tiêu nhóm tất thành viên nhóm Các khái niệm khác: • “Nhóm hai hay nhiều người làm việc với để đạt mục tiêu chung” (Lewis McClear) • “Nhóm số người với kỹ bổ sung cho nhau, cam kết làm việc chia sẻ trách nhiệm mục tiêu chung” (Katzenbach Smith) Phân loại nhóm: Nhóm làm việc Nhóm thức Nhóm chức Nhóm khơng thức Nhóm nhiệm vụ Nhóm sở thích Nhóm bạn bè Hình – Phân loại nhóm Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 5 -QUẢN LÝ NHĨM- 2.1 Các nhóm thức : Các nhóm thức nhóm xác định cấu tổ chức thức cho mục đích riêng Các nhóm loại người ta thường xác định công việc cách rõ ràng phân chúng thành thao tác thức hóa Trong nhóm thức hành vi thành viên đính ước quy định trực hướng mục đích tổ chức Nhóm thức bao gồm: nhóm điều khiển nhóm theo nhiệm vụ cơng việc: + Nhóm điều khiển quy định sơ đồ tổ chức Nó bao gồm từ người quyền phải báo cáo trực tiếp cho người quản lý quy định Một ông cửa hàng trưởng cửa hàng 12 nhân viên bán hàng ông ta hợp thành nhóm điều khiển + Nhóm nhiệm vụ: nhóm người làm việc với để hồn thành nhiệm vụ cơng việc Điểm đặc thù hình thành nhóm khơng bị hạn chế ranh giới tổ chức thức không bị hạn chế người cấp theo thứ bậc trực tiếp Nó xun qua mối quan hệ điều khiển Ví dụ, chẳng hạn, sinh viên trường đại học bị kết tội vi phạm quy chế ký túc xá, lúc địi hỏi việc thơng tin phối hợp người như: Chủ nhiệm khoa giáo viên chủ nhiệm lớp học, cán phịng cơng tác trị sinh viên, phụ trách bảo vệ vị cố vấn đỡ đầu sinh viên Như ví dụ này, hệ thống tổ chức hình thành nhóm theo nhiệm vụ Chúng ta dễ dàng nhận thấy tất nhóm điều khiển nhóm theo nhiệm vụ; nhiên nhóm theo nhiệm vụ xuyên ngang qua tổ chức, nên ngược lại thường khơng Các hình thức thể nhóm thức: • Nhóm điều hành đa chức cấp giám đốc, có trình độ chun mơn cao; • Nhóm làm việc đa chức có tất cấp, dùng kiến thức chuyên môn để giải vấn đề điều hành dự án; Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 6 -QUẢN LÝ NHĨM- • Nhóm kinh doanh có tất cấp số tổ chức, gồm thành viên có chun mơn làm việc lâu dài nhằm đảm nhận đề án cụ thể; • Nhóm hỗ trợ thức giúp quản lý chun mơn nội lĩnh vực 2.2 Nhóm khơng thức : Một nhóm khơng thức thành lập cá nhân cách tự nhiên, tổ chức, để phục vụ cho lợi ích thành viên nhu cầu giao tiếp xã hội Những nhóm có khơng có mục tiêu mang tính tổ chức Nhóm khơng thức bao gồm: nhóm tình bạn hữu nhóm sở thích hay lợi ích: + Nhóm theo sở thích hay lợi ích nhóm thành viên liên kết để đạt mục tiêu cụ thể, mà với mục tiêu người ta gắn bó lại với Những cán công nhân viên tự nguyện hợp lại thành hội du lịch hay huy động vốn đầu tư để mua sắm đất đai nhằm hợp sức kiếm lời, kết hình thành liên minh nhóm Việc đời liên minh để xúc tiến thực mối quan tâm chung họ + Nhóm tình bạn hữu nhóm thường hình thành phát triển thành viên riêng lẻ có hay nhiều đặc tính chung Các liên minh có chung đặc tính xã hội, mở rộng bên ngồi nơi vị trí làm việc, đặt sở giống tuổi tác, ủng hộ đội bóng, giống quan điểm trị, quê hương, họ, học nước ngồi v.v… Các hình thức thể nhóm làm việc khơng thức: • Nhóm theo dự án tạm thời làm việc với để thực nhiệm vụ cụ thể; • Nhóm tạo thay đổi thảo luận chiến lược xử lý cố vấn đề cụ thể xảy lần; Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 7 -QUẢN LÝ NHĨM- • Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đề án địi hỏi có sáng tạo đảm bảo tính độc lập dự phát biểu thảo luận; • Nhóm cơng tác tạm thời giải khơng thức vấn đề cơng việc cụ thể thời gian ngắn 2.3 Nhiệm vụ đặc điểm hình thức nhóm: HÌNH THỨC NHĨM NHÓM ĐIỀU HÀNH NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM - Quản lý hoạt động hàng ngày tổ Nhóm đa chức chức phận Thường xuyên có nhóm trưởng điều hành Các họp theo chương trình theo thành viên chọn theo vai báo cáo trò, chẳng hạn giám đốc tài - Căn thông tin phận cấp Nếu việc kiểm tra biểu yếu kém, nên tổ chức họp để giải tranh chấp cá NHÓM ĐA CHỨC NĂNG nhân - Tháo gỡ trở ngại cách trao đổi Nhóm làm việc theo đa ngành, ý tưởng khác nhiệm vụ cụ liên phịng ban, hình thành thể, chẳng hạn khởi xướng sản phẩm cấp công ty - Các thành viên nhóm dùngnhững lĩnh vực chun mơn kỹ khác để giải NHÓM KINH DOANH vấn đề hay công việc - Điều hành phận tối ưu hóa kết Một nhóm người chịu trách nhiệm điều hành lây dài dự - Phụ thuộc vào trưởng nhóm – người thường án phận xuyên có thay đổi với nhóm để tối ưu tổ chức hóa cách làm việc thường chịu giám sát NHÓM tương đối chặt chẽ CHÍNH - Mang nặng cách làm việc theo thói quen., THỨC HỖ TRỢ chẳng hạn phận văn thư, hiệu Nhóm hỗ trợ cung cấp phận thiếu thành dịch vụ tài chính, hệ cơng chung nhóm Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 8 -QUẢN LÝ NHĨM- thống thơng tin, hành - Phụ thuộc vào quy trình làm việc, đưa bố trí nhân phạm vi nâng cao suất theo cách làm NHÓM DỰ ÁN việc nhóm, có khuynh hướng cục - Yêu cầu có nhiều tiểu nhóm cơng việc Một nhóm gồm người chia nhỏ, lập kế hoạch chi tiết kỷ luật tuyển chọn làm việc với làm việc nghiêm thời hạn dự - Phụ thuộc vào hiểu biết gần gũi án, chẳng hạn xây dựng thành viên làm việc tổ chức tốt cơng trình NHĨM TẠO RA SỰ THAY - Tạo ảnh hưởng văn hóa cơng ty để cải thiện ĐỔI kết thơng qua ứng dụng Một nhóm gồm chun gia phương pháp có nhiệm vụ tạo thay đổi - Lãnh đạo người tin tưởng vào Giá trị công việc phụ thuộc vào thay đổi cống hiến nhiều cho tổ chức khả tập thể nhóm Đơi cơng việc khơng thuộc sở trường nhóm NHĨM “NĨNG” - Tập trung vào nhiệm vụ thâm Là phận độc lập với nhập thị trường tạo chương phận khác, thường trình sản phẩm làm việc địa điểm xa công ty - Gồm nhóm người đạt thành tích cao, độc lập, linh họat, nghiên cứu nhiều tình NHĨM CƠNG TÁC THỜI đạt kết nhanh chóng TẠM - Thiết lập hệ thống công nghệ thông tin mới, tháo gỡ vướng mắc sản xuất Một phận thành lập tham gia nhiệm vụ tương tự, thường thời gian ngắn để nghiên làm việc áp lực cao cứu giải vấn đề - Sử dụng quy trình khơng thức đưa công việc cụ thể báo cáo khả lựa chọn kết cho ban quản lý Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 9 -QUẢN LÝ NHĨM- 2.4 So sánh nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm làm việc thức lãnh đạo có khuynh hướng nguyên tắc: quy định quy trình làm việc công ty phải tuân thủ, thường xuyên thực báo cáo, ghi chép tiến độ kết đạt Cũng theo cách thức nhóm khơng thức làm việc theo quy tắc chặt chẽ Những ý tưởng phương pháp giải cho vấn đề nhóm khơng thức đưa khơng thường xun.Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý nhóm phải ln hướng đến kết quả, cho dù nhóm thức hay khơng thức Ví dụ, đặc thù tính chất nhóm “nóng” tạm thời, không thường xuyên, việc thảo luận đề án lý để làm nguyên tắc chung nhóm Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 10 -QUẢN LÝ NHĨM- đón đầu đổi tạo đa dạng sản phẩm dịch vụ lấp đầy dòng sản phẩm có (Stevens 1995) Nhóm tự quản: 2.1 Khái niệm: Là nhóm bao gồm nhân viên trao quyền giải nhiệm vụ diễn liên tục Nét đặc trưng nhóm chia sẻ vai trò lãnh đạo, mức tự trị cao, thảo luận cởi mở để đến định dân chủ kiểm sốt hoạt động nhóm, dám chịu trách nhiệm toàn bộ, tất dựa thành cá nhân nhóm Tóm lại, nhóm tự quản gồm yếu tố: • Một là, bao gồm cá nhân có chung kiến thức có kỹ chức khác nhau, kỹ kết hợp đủ để thực nhiệm vụ có tổ chức quan trọng • Hai là, nhóm tiếp cận nguồn lực thơng tin, tài chính, máy móc thứ cần thiết khác để thực nhiệm vụ hồn chỉnh • Ba là, nhóm trao quyền chủ động định miễn hoàn thành tốt mục tiêu giao 2.2 Các yêu cầu để nhóm tự quản đạt hiệu cao: Mặc dù đánh giá cao số trường hợp, nhóm có thành viên khơng hướng tới mục tiêu nhóm, tự quản kém, không lường trước việc gây khó khăn cho nhóm Nhóm tự quản trở thành xu hướng làm việc nhóm đạt mục tiêu mà khơng có huấn luyện hỗ trợ thường xuyên Các việc cần thiết để nhóm tự quản đạt hiệu cao: • Nhóm thường đáp ứng hiệu tự trị vấn đề • Nhóm tự quản chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu cho • Nhóm tập trung vào việc thỏa mãn khách hàng • Nhóm u cầu hỗ trợ cần cần mà thơi Bảng so sánh nhóm làm việc truyền thống nhóm tự quản: Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 45 -QUẢN LÝ NHĨM- Phân việc Thiết kế công việc Truyền thống Một người- Một việc Tự quản Nhóm cơng việc theo Cơ cấu tổ chức Mức lương Cao hẹp Tăng dần nhóm Rộng phẳng Dựa vào hoạt động, động Quyền định Giám sát Quan hệ nhân viên Chất lượng Từ xuống Chịu giám sát Đối thủ Bị kiểm soát Chia sẻ Hợp tác Hợp tác Theo kế hoạch Nhóm tự quản Nhóm truyền thống Tiến theo hướng tăng dần việc tự quản lý Người lãnh đạo chịu trách nhiệm hoạt động hàng ngày có quyền định cao vấn đề ảnh hường tới nhóm Người lãnh đạo chịu trách nhiệm giải trình sản phẩm chất lượng nhóm, nhóm tự giải tất nhiệm vụ cơng việc hàng ngày Nhóm chịu trách nhiệm sản phẩm hàng ngày tổ chức lập kế hoạch cơng việc Nhóm khơng tổ chức cơng việc mà cịn chịu trách nhiệm hành vi suất thành viên Nhóm giải nhiệm vụ với chức nguồn nhân lực hành cao Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 46 -QUẢN LÝ NHĨM- Nhóm tồn quyền quản lý, giài nguồn ngân sách mình, bổ nhiệm cơng việc chức nhân 2.3 Lợi ích mơ hình nhóm tự quản: • Nhận thức rõ ràng: cá nhân tham gia vào trình định góp phần thực chúng khiến họ nhận thức rõ ràng mục tiêu nhóm • Loại bỏ cảm giác bị quản lý: việc chủ động định tự chịu trách nhiệm giúp thành viên cảm giác họ có tự chủ cơng việc • Học nhiều hơn: thành viên học hỏi lẫn người tham gia giải khó khăn chung • Nhiều hội hơn: thành viên nhóm có nhiều hội để đạt đến số nhu cầu cao họ như: lòng tự trọng, cơng nhận tự hồn thành • Xóa bỏ ngăn cách: giảm thiểu phân biệt địa vị lãnh đạo nhân viên, điều thúc đẩy việc giao tiếp cởi mở chân thành họ • Tăng khả lãnh đạo: cá nhân nhóm có hội rèn luyện nhiều kỹ liên quan đến khả lãnh đạo • Quyết định hiệu quả: định có tính hiệu cao thường thành cơng sức lao động tập thể Nhóm ảo: 3.1 Khái niệm: Nhà kinh tế học William Knoke, tác giả “Thế giới phía trước” nhắc đến “Cơng nghệ placelessness” tiến kỹ thuật dẫn đến hình thành nhóm ảo Nhóm ảo thành lập từ thành viên phân tán mặt tổ chức hay địa lý chia sẻ mục đích chung liên kết với chủ yếu thông qua công nghệ viễn thơng thơng tin Các thành viên nhóm sử dụng e-mail, voice mail, video-conferencing, công nghệ Internet intranet dạng phần mềm khác để thực công việc họ gặp mặt trực tiếp Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 47 -QUẢN LÝ NHĨM- Cơng dụng nhóm ảo tạm thời hoạt động theo dự án cụ thể, nhóm dài hạn, tự định hướng Các nhóm ảo đơi bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, chí đối thủ cạnh tranh với để có ý tưởng tốt hoàn thành dự án Việc sử dụng nhóm ảo cho phép tổ chức sử dụng người tốt cho công việc cụ thể, họ đâu, cho phép đáp ứng nhanh với áp lực cạnh tranh Vd: IBM cần nhân cho dự án, lập danh mục kỹ cần thiết cho phận nguồn nhân lực, họ cung cấp nhóm người sẵn có kỹ thế, mà thường người vị trí khác IBM ước lượng khoảng 1/3 nhân viên họ tham gia vào nhóm ảo Mặc dù có nhiều lợi ích, nhóm ảo có số khó khăn cho việc lãnh đạo Những nhà lãnh đạo nhóm truyền thống theo dõi thành viên nhóm làm việc nào, người lãnh đạo nhóm ảo khơng thể thấy thành viên nhóm làm việc Các nhà lãnh đạo nhóm ảo phải tin tưởng người thực cơng việc họ mà không cần giám sát liên tục, họ biết tập trung vào kết công việc vào q trình thực chúng Kiểm sốt q nhiều giết chết nhóm ảo, người lãnh đạo phải từ bỏ hầu hết kiểm sốt đồng thời phải khuyến khích, hỗ trợ, phát triển Hơn nữa, để thành công, lãnh đạo nhóm ảo tinh thơng kỹ sau đây: • Lựa chọn thành viên: tổ hợp nguời thích hợp nhóm Các thành viên nhóm cần phải có kiến thức cơng nghệ, kỹ đặc tính để làm việc cách hữu hiệu môi trường ảo Khi người có kỹ tính chun nghiệp cao họ không cần giám sát hay theo dõi theo cách truyền thống Cũng kiểu nhóm khác, nhóm ảo nhỏ có tính gắn bó làm việc với hữu hiệu Tuy nhiên, đa dạng hóa quan điểm kinh nghiệm quan trọng cho thành cơng nhóm ảo Đa dạng hóa thường dùng để thiết lập nhóm ảo, vấn đề vị trí khơng cịn quan trọng thành viên thường có tảng kiến thức quan điểm đa dạng Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 48 -QUẢN LÝ NHĨM- • Tạo dựng tin cậy thông qua việc thiết lập liên kết Lãnh đạo nhóm ảo làm việc tích cực để thiết lập liên kết người, nhờ tạo dựng tin cậy Khơng đơn giản thay tương tác trực tiếp ban đầu để tạo dựng tin cậy nhanh chóng Các nhà lãnh đạo đưa thành viên nhóm ảo đến với bắt đầu dự án vị trí, họ bắt đầu tạo dựng quan hệ cá nhân hiểu biết mục tiêu trách nhiệm nhóm Cuộc gặp gỡ ấn tượng cho phép nhóm nhanh chóng bước qua giai đoạn định hình dơng tố nói phần trước Các nghiên cứu nhóm ảo cho q trình thực tốt làm lúc nơi Thỏa thuận qui tắc tảng Các nhóm làm việc với để chọn phần mềm hợp tác, công nghệ truyền thông họ sử dụng sau thực hành trực tiếp Ở thời điểm bắt đầu làm việc nhóm, tất thành viên cần hiểu sâu sắc mục tiêu nhóm cá nhân, thời hạn cuối, kỳ vọng tham gia thực Điều cho phép người theo dõi công việc điều chỉnh hành vi đáp ứng với bạn nhóm Sự thỏa thuận qui ước truyền thơng điều Nhóm phải thỏa thuận vấn đề có vượt thể vượt khỏi hạn định hay khơng, có giới hạn thời gian trả lời mail hay khơng… • Sử dụng cơng nghệ hiệu Truyền thơng hữu hiệu vấn đề lớn nhóm ảo, ý tưởng sử dụng kênh truyền thông điện tử giúp nhà lãnh đạo hiệu Khi nhà lãnh đạo nên sử dụng buổi gặp gỡ trực tiếp, cần phải có gặp gỡ vui vẻ chẳng hạn giải vấn để, hiểu lầm đe dọa làm tác dụng làm việc nhóm Các nhà lãnh đạo lập kế hoạch định kỳ để người tương tác trực tuyến đảm bảo tất thành viên nhóm huấn luyện sử dụng hữu hiệu phương tiện truyền thơng điện tử Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 49 -QUẢN LÝ NHĨM- 3.2 Phân loại: Người ta phân loại đội, nhóm ảo dựa mục đích nhóm Theo cách phân loại gồm có: nhóm nghiên cứu, nhóm trọng điểm nhóm hỗn hợp • Nhóm nghiên cứu: hình thành nhu cầu kiến thức Các thành viên nhóm thường có lượng kiến thức lớn lĩnh vực Họ bắt đầu trình phối hợp từ việc học tập tìm hiểu vấn đề Mỗi cá nhân bắt đầu việc nghiên cứu học hỏi cách tìm kiếm tài liệu đưa câu hỏi, vấn đề thắc mắc Trong trình thảo luận vấn đề quan tâm đó, nhiều sáng kiến ý tưởng đời kết việc thảo luận cải tiến chí làcả phát minh Mục đích rõ ràng nhóm theo mơ hình làphát triển kiến thức • Nhóm trọng điểm: thường quan tâm đến việc bắt đầu dự án, mắt sản phẩm hay dịch vụ hướng tới mục tiêu cụ thể Các thành viên thường có kiến thức lĩnh vực quan tâm từ nhóm bắt đầu hình thành, nênmức độ phạm vichuyên sâu người khác Vì họ phối hợp với cách trao đổi kiến thức kỹ từ trau dồi cho thân nhằm cho mục đích cụ thể • Nhóm hỗn hợp: theo tên gọi, quan tâm đến hai mục tiêu trên, họ vừa nghiên cứu nhằm phát triển kiến thức nói chung vừa nhằm mục đích cụ thể Dựa kiến thức chun mơn họ trao đổi nhằm tìm kiếm phương án tối ưu cho mục đích đó, mục đích khơng đạt th ì họ đạt mục đích làm giàu tri thức 3.3 Các yêu cầu để nhóm ảo đạt hiệu cao: Duarte Snyder (1999) cho để nhóm ảo hoạt động hiệu cần xác định yếu tố tổ chức quan trọng sau đây: • Thiết lập hệ thống khen thưởng thích hợp với việc xóa bỏ cách xếp cơng việc truyền thống khơng phù hợp Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 50 -QUẢN LÝ NHĨM- • Tạo điều kiện để thành viên nhóm đạo tạo thường xun • Các quy trình nhóm cần vận dụng cách rõ ràng linh hoạt • Các nguồn lực hỗ trợ công nghệ phải phổ biến rộng rãi, phù hợp với chun mơn thành viên • Sự đa dạng văn hóa phải đánh giá chấp nhận • Các nhà lãnh đạo phải làm mẫu việc sử dụng công nghệ thực mức độ cao • Tất thành viên nhóm phải có kinh nghiệm việc áp dụng công cụ công nghệ, thoải mái môi trường ảo họ 3.4 Lợi ích mơ hình nhóm ảo Về mặt nguồn nhân lực: • Mở rộng nguồn kiến thức chuyên môn cho thành viên cho tổ chức • Tăng cường khả lãnh đạo dựa phối hợp nhóm, từ giảm thiểu tỷ lệ quản trị viên số cơng nhân có trình độ cao • Việc chia sẻ kiến thức kinh nghiệm diễn kịp thời, thời điểm cần thiết Do giảm độ trễ phối hợp thành viên tránh lãng phí • Gia tăng tỷ lệ cơng việc mang tính thách thức Nâng cao kỹ làm việc khả sáng tạo cải tiến • Tập hợp nguồn nhân lực tài từ nhiều địa bàn khác • Tăng cường thỏa mãn động lực nhân viên có trình độ cao, linh hoạt tính phối hợp cao cơng việc • Củng cố phát triển kỹ giao tiếp thành viên • Tăng số lượng nhóm đa chức • Giảm va chạm bất đồng thành viên mà liên quan đến công việc Trên phương diện tài chính: Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 51 -QUẢN LÝ NHĨM- • Giảm thiểu chi phí lại ăn ở, giảm bớt tỷ lệ phải cơng tác xa • Giảm chi phí liên quan đến nghiên cứu thu thập thơng tin • Giảm chi phí đào tạo tuyển dụng Giảm chi phí liên quan đến cơng sở, thiết bị chung • Tăng hiệu khai thác sử dụng thông tin, giảm chi phí lưu trữ • Tăng doanh thu Những lợi ích tổng thể doanh nghiệp: • Củng cố mối quan hệ với đối tác • Gia tăng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm thiểu phàn nàn chê trách • Giảm thiểu hoạt động trung gian Hình thức độinhóm rấtthành cơngkhi áp dụng vào nhiều công ty, gồmcác công tynhưHeinz, General Motors, Boeing, Hewlitt-Packard, XeroxvàTenix.Việc áp dụnghình thức đội nhómđãđạt đượcsự ý, đặc biệtnhư mộtcáchđể thúc đẩysự đổi mới, nâng cao chất lượngvàdễ dàngtạo hiệu quả(Reich 1987) Theoước tính, 80phần trămcác cơng tyvới100thành viên trở lênsử dụngđội cách đó, và50phần trăm số nhân viên tham gia đội (Gordon năm 1992;Coradettinăm 1994;Fennnăm 1995;WallStreetJournal1994) V ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT QUẢN LÝ NHÓM TRONG THỰC TIỄN: Ứng dụng quản lý cơng việc: Nhóm theo cơng việc thường tổ chức chặt chẽ, đa số nhân viên cơng ty, tập đồn Nhóm trưởng người quản lý nhóm, thường có kinh nghiệm người chịu trách nhiệm cơng việc giao.Nhóm viên người làm trực tiếp phần hành theo phân cơng nhóm trưởng 1.1 Nhiệm vụ/cơng việc cụ thể người lãnh đạo/nhóm trưởng: a Đảm bảo hợp tác nhóm: Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 52 -QUẢN LÝ NHĨM- Muốn có hợp tác, người lãnh đạo phải nêu rõ mục đích, mục tiêu cơng việc giai đoạn Nhóm viên xác định họ hợp tác gì, họ hiểu rõ mục đích, mục tiêu b Sử dụng quyền người lãnh đạo: - Người lãnh đạo điều hành cơng việc nhóm có nhiệm vụ thực cơng việc mà nhóm thảo luận trí Người lãnh đạo khơng ép nhóm viên phải làm trái với lợi ích nhóm - Tuy nhiên có trường hợp người trưởng nhóm phải sử dụng quyền để định miễn định khơng trái với lợi ích nhóm - Trong số trường hợp cónhóm trưởng có quyền định Do cần người lãnh đạo biết sử dụng quyền c Phân công, giao việc, đôn đốc, kiểm tra: - Người trưởng nhóm giống người thuyền trưởng, có trách nhiệm phân công người làm việc để lái tàu đích - Phân cơng vừa sức - Giao việc khả - Đôn đốc công việc trôi chảy kiểm tra xem kết công việc có u cầu đề hay khơng d Duy trì trật tự, kỷ luật: - Mọi người cótrách nhiệm tn theo nội quy nhóm Nhóm trưởng tựmình - chấp hành nội quy vàyêu cầu người tuân theo Các công việc cần tiến hành cho khớp với kế hoạch nhằm đạt mục tiêu Nhóm trưởng có quyền u cầu người tơn trọng làm bàn bạc e.Phát triển tinh thần tập thể (giữ lửa): - Khen thưởng lúc việc - Phê phán cách, lúc, nơi –trên tảng tinh thần tôn trọng lẫn - Cần ý rằng, người nhóm cónhững đặc điểm riêng cánhân họ Họ hịa vào nhóm theo mục đích chung nhóm khơng phải để trở thành người khác theo khn mẫu định sẵn Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 53 -QUẢN LÝ NHĨM- 1.2 Nhiệm vụ/cơng việc cụ thể người nhóm viên: a Hãy giờ, điều giúp cho thành viên khác nhóm làm việc khơng phải thêm thời gian nhắc lại thảo luận cho bạn b Luôn đặt mục tiêu thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện chủ đề khơng liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung c Hãy nghĩ phần nhóm khơng phải cá nhân riêng lẻ, Thảo luận với nhóm với người ngồi cạnh bạn Hãy rõ ràng ngắn gọn Luôn ý thức bạn sử dụng thời gian tất người d Đừng ngắt lời người khác Hãy lắng nghe cố hiểu họ Cũng đừng nghĩ ý kiến trình bày mình, ý người khác nói Nếu có chưa rõ, hỏi lại họ kết thúc e Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung Khơng có đầy đủ kiến thức vấn đề nào, có họ đóng góp nhiều hay mà thơi Hãy thuyết phục người lý lẽ dẫn chứng, khơng phải cảm xúc f Đừng trích Đừng phản đối ý kiến người khác dù bạn có thấy thiếu thực tế đến đâu Cũng đừng gắn cá nhân với ý kiến họ, thảo luận ý kiến thơi, đừng trích riêng g Hãy tâm niệm rằng, kết cuối thu nhận phải đồng lịng nhóm,kể cá nhân có ý kiến bị bác bỏ Việc khơng thể nhanh chóng đạt mà phải cần có thời gian h Hãy cố gắng tôn trọng thành viên khác hướng tới mục tiêu chung Ứng dụng học tập: Làm tập theo nhóm phần khơng thể thiếu bạn sinh viên suốt trình học tập Đây hội để bạn giao lưu kết bạn, học hỏi lẫn nhau, trao dồi kĩ giao tiếp, vừa dịp giúp bạn rèn luyện kĩ làm việc theo nhóm - kĩ quan trọng cần thiết cơng việc sau bạn trường Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 54 -QUẢN LÝ NHÓM- Đối với học viên vừa làm vừa học học viên cao học việc nắm kỹ làm việc nhóm giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, công sức đạt kết cao việc học tập Sau số ý kiến để nâng cao hiệu việc học nhóm: 2.1 Buổi gặp mặt Buổi họp mặt có vai trị quan trọng để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, cụ thể: • Đây thời điểm để thành viên nhóm làm quen với nhau: thành viên tự giới thiệu làm quen với để hợp tác giải cơng việc sn sẻ • Bầu chọn nhóm trưởng: để dẫn dắt nhóm làm việc liên hệ trao đổi với thầy nhóm khác • Xác định vị trí địa điểm học nhóm phù hợp: tốt nên chọn nơi yên tĩnh, thoáng đỗng Tuy nhiên việc chọn nơi học nhóm tốt thường gặp nhiều khó khăn Hiện học viên thường chọn thư quán sinh viên, quán cà phê vắng khách để làm nơi học nhóm • Xác định thời gian sinh hoạt nhóm: thường xuyên linh hoạt theo thời điểm, người nên thảo luận để chọn thời gian phù hợp thành viên có thời gian làm việc, sinh hoạt khác 2.2 Các buổi họp nhóm tiếp theo: Ở buổi họp nhóm thành viên đóng góp ý kiến để giải cơng việc nêu ra: • Xác định vấn đề cần giải phân chia cơng việc cho nhóm viên: Việc chia nhỏ cơng việc góp phần nâng cao hiệu cơng việc Tuy nhiên việc chọn nhóm viên số lượng người cho vấn đề phải phù hợp Ít nên có hai người làm vấn đề để bổ sung, đóng góp ý kiến cho nhau, tránh sai lầm chủ quan • Xác định thời gian biểu để hồn thành cơng việc nhóm viên để nhóm trưởng tổng hợp lại: Điều để bảo đảm cơng việc hồn thành Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 55 -QUẢN LÝ NHĨM- thời hạn Nên dự phịng khoảng thời gian để giải trường hợp chậm trễ, vấn đề phức tạp cần có góp sức nhiều người nhóm • Xem xét lại vấn đề khó, cịn chưa rõ: cần có phối hợp nhiều người nhóm thảo luận để giải quyết: Việc để bảo đảm ý kiến đưa để giải vấn đề phù hợp • Thống tồn vấn đề giải cơng việc: Cả nhóm thống tồn cách giải vấn đề nhóm trưởng tổng hợp để hồn thành cơng việc • Họp thảo luận để đánh giá hiệu công việc: Đánh giá điểm đạt chưa được, đánh giá việc hồn thành cơng việc cá nhân, đưa hướng giải cơng việc tới Có thể tổ chức ăn mừng hồn thành tốt cơng việc giao, góp phần gia tăng mối quan hệ với thành viên nhóm 2.3 Một số lưu ý tiến hành họp thảo luận vấn đề: • Trình bày vấn đề: Khi trình bày vấn đề cách giải vấn đề, thành viên nhóm nên trình bày rõ ràng, cụ thể để thành viên khác nghe phản biện Việc trình bày đồng thời đưa tài liệu tham khảo để người nghe xem xét lại có đồng thuận cao • Lắng nghe: Việc lắng nghe ý kiến thành viên khác có ý nghĩa quan trọng Tập trung lắng nghe ghi chép lại ý kiến hay, phản biện lại ý kiến chưa phù hợp giúp thành viên khắc sâu, mở rộng học Lắng nghe thể tôn trọng với thành viên khác nhóm • Ghi chép: Các thành viên nên ghi lại vấn đề thảo luận cử thành viên ghi lại ý kiến thảo luận thành viên nhóm Thành viên trình bày lại ý kiến người sau thảo luận để người đánh giá lại Việc tránh trường hợp không đưa vào kết thảo luận ý kiến hay, quan trọng đưa vào ý kiến chưa phù hợp thảo luận Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 56 -QUẢN LÝ NHĨM- • Kết luận: Khơng nên kết luận vấn đề nhanh Điều dẫn đến sai lầm, lạc hướng giải vấn đề Chỉ nên kết luận thành viên nhóm thông suốt, thắc mắc giải thỏa đáng nhóm có nhìn tồn diện với vấn đề nêu • Trao đổi thông tin: Hiện việc sử dụng internet phổ biến Điều giúp cho việc trao đổi thông tin nhóm viên trở nên dễ dang Việc sử dùng mail để đưa ý kiến để người góp ý hình thức phổ biến việc học nhóm • Đánh giá hồn thành cơng việc cá nhân: Do số nguyên nhân, số thành viên không tham gia tham gia chưa hiệu cơng việc nhóm Các thành viên nên xác định lại trách nhiệm, có hình thức xử lý phù hợp để nâng cao hiệu làm việc cá nhân hiệu nhóm Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 57 -QUẢN LÝ NHÓM- TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang web: http://www.slideshare.net/alibobo/leadership-ch10-nhom http://bacgiangonline.net/diendan/archive/index.php?t-6573.html http://www.cadviet.com/cadtips/28965_Dich_vu_Teambuilding/873/ http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Quanly/Cac_loai_hinh_nhom_lam_viec/ http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Quanly/Tao_lap_nhom_lam_viec_trong_doanh_nghiep/ http://vietbao.vn/Van-hoa/Tam-quan-trong-cua-nhom/40198531/184/ http://vietbao.vn/Van-hoa/Can-nhac-voi-quyet-dinh-thanh-lapnhom/40198534/184/ http://vietbao.vn/Van-hoa/Huan-luyen-nhom-ao/40198575/184/ http://vietbao.vn/Van-hoa/Quan-ly-nhom-ao/40198573/184/ http://vietbao.vn/Van-hoa/Nhom-ao/40198570/184/ www.kynang.edu.vn www.kenhsinhvien.net http://pailema.edu.vn http://quantri.com.vn http://vietbao.vn/Viec-lam/Quan-ly-nhom/40180307/267/ http://www.hrclub.com.vn/index.php? option=com_content&view=article&id=388:7-cach-xay-dng-mt-i-ng-trungthanh&catid=58:phan-tich-chung&Itemid=145 http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-lam-viec-nhom/81-cac-nguyen-tac-lam-viecnhom.html http://www.bes.vn/NewsDetail.aspx? ColumnId=4&PostDate=1/12/2009%209:25:00%20AM&NewsId=3&lang=vi http://khoisukinhdoanhk107.makeforum.net/t461-topic http://vietbao.vn/Van-hoa/Truong-nhom/40198543/184/ http://dantri.com.vn/c0/s0-132789/7-buoc-de-quan-ly-nhom-hieu-qua.htm Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 58 -QUẢN LÝ NHĨM- http://www.teambuildingviet.edu.vn/chia-sa-ebook/991-34-quy-tac-quan-lynhom.html http://vietbao.vn/Viec-lam/8-nguyen-tac-vang-de-lam-viec-nhom-hieuqua/30215116/267/ http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-lam-viec-nhom/450-7-ky-nang-co-ban-delam-viec-nhom-mot-cach-hieu-qua.html  Sách: Tạ Thị Hồng Hạnh (2007), Giáo trình Hành vi tổ chức, trường ĐH Mở TP.HCM  James H Donnelly.JR James L Gibson - John M.Ivancevich , Quản Trị Học Căn Bản; Người dịch: T.S Vũ Trọng Hùng, Hiệu đính: T.S Phan Thăng, NXB Lao Động Xã Hội  Management (A Pacific Rim),The McGraw - Hill companies, Inc Research 2007  Jenifer Rotondo, Mike Rotondo (2004), Các Kỹ Năng Trình Bày Dành Cho Nhà Quản Trị, Biên dịch: ECO press, Hiệu đính: Nguyễn Cao Thắng, NXB Thống Kê  Nguyễn Thanh Hội, Phan Thăng (2010), Quản Trị Học, NXB Hồng Đức  PTS Đào Duy Huân (2009), Quản trị học, trường Đại học Kinh tế Tp HCM, Khoa Quản trị Kinh doanh, Bộ môn Quản trị Nhân Chiến lược Kinh doanh, NXB Thống Kê  T.S Nguyễn Quốc Tuấn, Th.S Nguyễn Thị Loan, Phát Triển Kỹ Năng Quản Trị, NXB Tài Chính Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 59 ... Phân loại nhóm: Nhóm làm việc Nhóm thức Nhóm chức Nhóm khơng thức Nhóm nhiệm vụ Nhóm sở thích Nhóm bạn bè Hình – Phân loại nhóm Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 5 -QUẢN LÝ NHĨM- 2.1 Các nhóm thức... nhóm làm việc hiệu Thơng qua tiểu luận ? ?Quản lý nhóm? ??, Nhóm đề cập thông qua nội dung sau: Hình thành nhóm Các yếu tố q trình làm việc nhóm Q trình làm việc nhóm Nhóm đặc nhiệm Ứng dụng thực... 50 Nhóm Đêm – Cao học Khóa 20 Trang 2 -QUẢN LÝ NHĨM- 3.3 Các u cầu để nhóm ảo đạt hiệu cao: 50 3.4 Lợi ích mơ hình nhóm ảo 51 V ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT QUẢN LÝ NHÓM TRONG