III .Q TRÌNH LÀM VIỆC NHĨM
2. Sự gắn kết của nhóm:
2.1 Tầm quan trọng của sự gắn kết nhóm:
Làm việc theo nhóm là một kỹ năng rất quan trọng cần có ở mỗi người. Nếu bạn được bầu làm trưởng nhóm, bạn đã biết cách quản lý thời gian và cơng việc của nhóm một thật hiệu quả chưa? Vai trị của trưởng nhóm có tính chất sống cịn đối với hoạt động của nhóm đó. Để đảm nhiệm vai trị đó một cách thành cơng khơng phải là điều dễ dàng, nó địi hỏi ở bạn rất nhiều thời gian, nỗ lực và tính kiên trì. Việc gắn kết các thành viên trong nhóm lại với nhau là có vai trị rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm. Nếu khơng biết cách quản lý, bạn sẽ biến nhóm của mình thành nhóm những cá nhân hoạt động rời rạc, khơng có sự gắn kết với nhau.
- Sự hài lịng đối với cơng việc
Mong muốn của mỗi cá nhân là khác nhau. Tuy nhiên sự hài lịng đối với cơng việc thì mỗi thành viên trong nhóm đều mong muốn có được. Điều cơ bản là phải thực hiện được các yếu tố: nhiệm vụ phong phú; môi trường làm việc thân thiện;
-QUẢN LÝ NHĨM-
các thủ tục, quy định, chính sách được áp dụng công bằng; sự cân bằng giữa nỗ lực của nhân viên và phần thưởng họ nhận lại; một mức độ tự quản và kiểm soát nhất định cho nhân viên để làm việc mà không cần đến sự giám sát.
Các thành viên của nhóm có tính liên kết thường có khuynh hướng giao tiếp thường xuyên hơn, cảm thấy được thỏa mãn hơn đối với công việc của họ. Sự cam kết chặt chẽ tạo ra suy nghĩ tốt trong các thành viên của nhóm và ít mâu thuẫn hơn các nhóm khơng có tính liên kết.
Các nhân viên trong nhóm muốn một cơng việc có ý nghĩa, một cơng việc có thể sử dụng tài năng và sự u thích của họ, đồng thời có đền bù thỏa đáng cho những gì họ làm - đó khơng chỉ là thưởng về mặt tài chính mà cịn là sự ghi nhận, trao quyền hoặc lãnh đạo.
Bởi vậy, cần phải hiểu được mục đích của nhân viên và chắc chắn rằng họ có các cơng cụ để đạt được mục đích đó. Hãy định ra một số mốc thời gian trong năm để kiểm tra lại và phối hợp với họ nếu cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Phần việc nào họ ưa thích làm nhiều hơn? Điều gì khiến cho cơng việc của họ thú vị hơn?
- Tự nguyện thực hiện các cam kết
Hãy đặt ra những nguyên tắc cơ bản cho nhóm của bạn để mọi người cùng chấp hành như những quy định về sự tham gia, thời gian họp nhóm, vai trị của từng cá nhân trong nhóm (nhóm trưởng, nhóm phó, thư ký, ?)
Thường xun thơng báo cho các thành viên trong nhóm về những nhiệm vụ cần hồn thành trong thời gian sắp tới cũng như tiến độ thực hiện công việc.Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người để ai cũng có phần trong việc hồn thành nhiệm vụ.
- Tăng sức cạnh tranh đối với nhóm khác
Nhóm tức là nhiều cá nhân với nhiều tính cách, thói quen khác nhau cùng làm việc với nhau.Vì vậy, để trở thành một trưởng nhóm thực sự hiểu được các thành viên trong nhóm của mình bạn nên dành thời gian tìm hiểu về cách làm việc với từng kiểu người.
Sự hịa thuận giữa các thành viên trong nhóm sẽ mang lại hiệu quả cơng việc rất lớn vì vậy bạn cần biết tạo ra một mơi trường thân thiện trong nhóm và gắn kết các thành viên lại với nhau. Hãy đối xử công bằng với tất cả mọi người dựa trên hiệu quả cơng việc của họ. Nhóm làm việc có hiệu quả nhằm tăng sự cạnh tranh với các nhóm khác. Tạo mơi trường làm việc sơi động vào đạt hiệu quả cao.
- Cách làm việc tương đồng
Là một trưởng nhóm, bạn sẽ thường xun phải trình bày với cả nhóm về cơng việc do đó, bạn nên luyện tập kỹ năng thuyết trình và phát biểu trước đám đông thật tốt để bài phát biểu hay thuyết trình của mình có sức thuyết phục cao.
Làm việc nhóm vai trị của người trưởng nhóm rất quan trọng.
Các thành viên trong một nhóm thường khơng ngang bằng trong kinh nghiệm, tài năng, giáo dục nhưng họ ngang bằng trong một điểm quan trọng, đó là sự gắn kết để đạt được những điều tốt nhất cho tổ chức. Cách quản lý nhóm là làm sao để mỗi cá nhân trong nhóm đều có sự đóng góp vào cơng việc, đều thấy được vai trị của mình tương đồng nhau. Khơng để cho người mạnh kẻ yếu thể hiện lấn ác nhau trong một nhóm.
Một nhóm khơng chỉ đơn giản là những người làm việc cùng lúc và cùng một nơi với nhau. Nhóm thực sự là một tập hợp các cá nhân khác nhau cùng chia sẻ sự gắn kết với công việc, sinh hoạt để giành được mục tiêu chung đem lại một buổi sinh hoạt lý thú. Một tập hợp người - ở gia đình của bạn, nơi làm việc của bạn và cộng đồng của bạn - sẽ có được kết quả tốt nhất nếu gắn kết trong một nhóm. - Sự sẵn sàng của nhóm đối với sự sáng tạo và thay đổi
Sẽ là không thực tế nếu nói rằng chúng ta có thể sống và làm việc với nhau mà khơng có xung đột, nhưng bằng việc truyền đạt sự khác nhau, tập trung vào mục
-QUẢN LÝ NHĨM-
tiêu chung mỗi nhóm sẽ tạo được những bước dài đến thành công và phát triển vững mạnh. Sự sáng tạo và thay đổi là cần thiết đối với mỗi nhóm, thay đổi để nhóm phát triển.
Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trị của mình chí ít cũng như người khác. Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lịng của tồn nhóm thì đều có thể hoàn thành. Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối. Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.
2.2 Các yếu tố quyết định sự gắn kết của nhóm:
Một kỹ năng thiết yếu không thể thiếu là khả năng và mong muốn gắn kết các thành viên với mục tiêu chung của nhóm. Tất cả những kỹ năng đồng đội khác đều vơ dụng nếu tập thể đó thiếu sự gắn kết. Với tinh thần liên kết này, các thành viên sẽ sẵn lịng đảm nhận bất kì vai trị nào cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao, dù ở vị trí lãnh đạo hay thuộc cấp.
a. Sự tương đồng giữa các thành viên
•Có cùng một mục tiêu chung
•Cùng nhau làm việc để đạt được các mục tiêu hoạt động đã được xác định rõ ràng
•Có cùng một cách tiếp cận trong làm việc tập thể. Trong một nhóm làm việc thực sự, Ngồi việc tuân thủ các quy định và nội quy trong nhóm, phải có sự phụ thuộc lẫn nhau của các thành viên trong nhóm, điều sẽ khơng tồn tại trong một nhóm bất kỳ. Họ hợp tác làm việc với nhau chặt chẽ để hướng tới một mục tiêu chung.
•Các thành viên chịu trách nhiệm liên đới đối với sản phẩm làm việc tập thể. Trừ khi mỗi cá nhân thành viên và cả nhóm cùng chịu trách nhiệm đối với sản phẩm cuối cùng, nếu không họ sẽ không thể cùng nhau trở thành một nhóm. Nếu họ khơng phải chịu trách nhiệm lẫn nhau, có nhiều khả nǎng là các cá nhân sẽ đi ngược lại mục tiêu và lợi ích của cả nhóm.
•Nhóm đặt ra nội quy cụ thể để tất cả các thành viên trong nhóm đều phải tuân thủ theo. Chọn một sự kết quả cuối cùng phải là sự đồng lịng của nhóm kể các những ý kiến của cá nhân đã bị bác bỏ.
b. Quy mơ nhóm: liên quan đến vấn đề quản lý nhóm. Một tập thể vửa phải sẽ
quản lý nhóm tốt hơn là một tập thể có quy mơ rộng lớn. Khi đó sự liên kết giữa các thành viên sẽ gắn bó hơn, chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, nói như thế ta khơng phủ định rằng nhóm có quy mơ lớn . Điều này còn thùy thuộc vào khả năng lãnh đạo, dẫn dắt của trưởng nhóm, người đứng đầu như thế nào.
c. Tương tác giữa các thành viên: Nhóm sẽ vững mạnh nếu như các thành
viên trong nhóm có mối quan hệ tác động qua lại thơng qua giao tiếp, có ảnh hưởng đến nhau. Ví dụ như: Đóng góp ý kiến trên tinh thần xây dựng và hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau, tham gia các hoạt động của nhóm, lắng nghe tiếp thu ý kiến của các thành viên.
d. Thành cơng của nhóm: Đừng bao giờ quên tận hưởng những thành tích mà
nhóm đã đạt được. Có thể là cơng việc hồn thành sớm hơn dự định hay một thành viên nào đó có ý tưởng hay hoặc kết quả làm việc của nhóm vượt trên mức mong đợi. Nên có những phần thưởng nhỏ khích lệ tinh thần chung. Một buổi tiệc liên hoan hay một buổi dã ngoại sau khi gặt hái được thắng lợi sẽ củng cố và đảm bảo tinh thần cho những dịp làm việc sắp tới.
-QUẢN LÝ NHĨM-