III .Q TRÌNH LÀM VIỆC NHĨM
3.Q trình phát triển nhóm:
Sự phát triển của nhóm thường trải qua năm giai đoạn và ở mỗi giai đoạn họ cần sự hướng dẫn, giúp đỡ khác nhau từ người quản lý của mình. Người quản lý nhóm cũng phải điều chỉnh phong cách quản lý để phù hợp với sự phát triển của nhóm qua từng giai đoạn.
3.1 Giai đoạn 1: Hình thành
- Đặc điểm:
Giai đoạn định hình cho sự phát triển của nhóm, số người nhất định tập hợp lại thành một nhóm vì một nhiệm vụ hay mục đích nào đó (nhóm dự án, phịng ban mới, nhóm sản xuất…)
Trong giai đoạn đầu tiên của sự phát triển nhóm, các thành viên có xu hướng khép kín, dè dặt, lo âu bởi sự thiếu lòng tin vào nhau, vào tổ chức và cấp trên của mình, chưa tích cực thể hiện mình mà cịn phụ thuộc lẫn nhau trong điều hành, sự an toàn và cảm giác của các thành viên trong nhóm.
Các thành viên tán thành kế hoạch do người đứng đầu hoặc bất kỳ thành viên nào có ảnh hưởng lớn trong nhóm đề ra. Trong giai đoạn này, các thành viên tìm kiếm sự ủng hộ của các thành viên khác hơn là tập trung giải quyết cơng việc của mình. Họ tỏ vẻ rất lịch sự và ít khi bày tỏ quan điểm trái ngược với các thành viên khác.
- Vai trò của người quản trị:
Các nhà lãnh đạo nên thể hiện vai trò lãnh đạo của mình ngay thời điểm này. Họ cần thiết lập mục tiêu chung và hướng đi đúng cho cả nhóm.
Định hình cấu trúc nhóm, xác định vị trí của từng thành viên trong nhóm thơng qua các cuộc họp định kỳ để cho các thành viên thấy được tầm quan trọng của mình đối với tập thể.
Tạo động lực để các thành viên thoát khỏi sự thụ động để cống hiến tích cực hơn cho tổ chức.
Các nhà lãnh đạo có thể xác định được mình có làm tốt công việc trong giai đoạn này không bằng cách xem xét thái độ của nhân viên dưới quyền, họ có xem mình là người lãnh đạo nhân từ, độ lượng và có tài hay khơng.
Nếu định hướng đúng, nhóm sẽ trưởng thành, chuyển từ giai đoạn 1 sang giai đoạn 2 trong vịng hai tháng. Đó là thời gian vừa đủ để nhóm lao động định hình. Tuy nhiên, có đến 25% số nhóm khơng thể phát triển trong giai đoạn đầu này nên các nhà lãnh đạo phải tiếp tục vận dụng phương thức quản lý của mình lâu hơn thời gian dự kiến.
3.2 Giai đoạn 2: Xung đột
- Đặc điểm:
Là một giai đoạn mâu thuẫn trong nội bộ nhóm.Các thành viên chấp nhận sự tồn tại hiện hữu của nhóm, nhưng có sự chống đối lại sự kiểm sốt mà nhóm áp đặt lên các cá nhân.
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp trên và các thành viên trong nhóm bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung của nhóm và tìm cách giải quyết vấn đề thế nào, do đó mâu thuẫn thường xuyên xảy ra.
Nhiệm vụ của nhóm trong giai đoạn này là phát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và chương trình hành động. Các thành viên thể hiện quan điểm và cái tôi cá nhân một cách rõ nét, khơng khí khơng hợp tác và khơng cởi mở, các cuộc tranh luận thường diễn ra gay gắt.
- Vài trò của người quản trị:
Vấn đề mấu chốt là gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chung của nhóm. Chính vì vậy, các người quản trị phải làm gương trong việc tạo dựng niềm tin đồng đội qua việc giao quyền và phân quyền cho các cá nhân có năng lực.
-QUẢN LÝ NHĨM-
Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tập trung vào chứng tỏ vai trị của mình, phải có các biện pháp giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
Người quản lý phải tạo bầu khơng khí thân thiện cởi mở, hợp tác trong nhóm, tăng cường việc giao tiếp, đối thoại một cách bình đẳng.
Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có thể được xem là giai đoạn khó khăn, thách thức nhất của nhà quản lý. Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ, thuận lợi, giai đoạn này sẽ kéo dài hai tháng.
3.3 Giai đoạn 3: Quy tắc hóa – chuẩn hóa
Đây là giai đoạn mà trong nhóm phát triển các mối quan hệ bền chặt và nhóm thể hiện sự liên kết chặt chẽ, bền vững nhất. Lúc này trong nhóm cũng có một ý thức rất mạnh về sự đồng hóa và xây dựng tình bạn thân thiết.
Được định hình bởi các cuộc thương lượng, đàm phán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ chức nhóm và quy trình làm việc. Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không thể tránh khỏi trong giai đoạn 2, các thành viên tin tưởng nhau thì sự hợp tác, gắn bó giữa các thành viên ngày càng tăng lên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướng đến công việc nhiều hơn.
3.4 Giai đoạn 4: Thi hành – thực hiện
- Đặc điểm:
Thời kỳ kiểm nghiệm hiệu quả làm việc của nhóm.
Sự xung đột sẽ giảm xuống khi các thành viên tập trung vào công việc và giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng lẫn nhau. Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm củng cố mối quan hệ với nhau.
Nhóm sẽ ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động có hiệu quả trên cơ sở trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành cơng chung của cả nhóm.
Các nhà lãnh đạo sẽ thấy rằng cơng việc của họ sẽ dễ dàng hơn. Họ không cần phải can thiệp nhiều vào hoạt động của nhóm như các giai đoạn đầu nữa mà chỉ cần lo giữ cho mọi người, mọi việc đi đúng quỹ đạo đã vạch ra.