III .Q TRÌNH LÀM VIỆC NHĨM
1.3 Người đứng đầu:
Thách thức về mặt quản lý đáng chú ý nhất trong q trình triển khai cơng việc của nhóm là vai trị của trưởng nhóm. trưởng nhóm phải thực hiện nhiều chức năng của một nhà quản lý truyền thống như đảm bảo công việc được lập kế hoạch và tổ chức hợp lý, dẫn dắt nhóm đi đúng hướng và hoạt động phù hợp với ngân sách, thường xuyên báo cáo kết quả và khó khăn lên cấp cao hơn (trong
trường hợp này là nhà tài trợ), v.v. Trưởng nhóm phải gánh trách nhiệm nặng nề hơn các thành viên khác về kết quả làm việc của nhóm. Các trưởng nhóm thường cảm thấy thoải mái khi nhận lấy phần lớn trách nhiệm và vẫn thực hiện chức năng của mình một cách hiệu quả. Nhưng nhiệm vụ lãnh đạo quen thuộc phải được tiếp cận từ góc độ khác vì hai lý do sau:
a. Nhiều thành viên, nếu khơng muốn nói là tất cả, khơng có mối quan hệ báo cáo với trưởng nhóm. Trưởng nhóm khơng phải là cấp trên của họ, khơng
có quyền kiểm sốt lương bổng của họ và thậm chí có thể giữ chức vụ thấp hơn một số thành viên trong nhóm. Hãy xem ví dụ sau: Khi Lew Veraldi lập nhóm Taurus tại Cơng ty Ơ tơ Ford vào cuối thập niên 1970, nhóm của ơng có cả một số nhân vật chủ chốt tại công ty như giám đốc hoạch định sản phẩm xe hơi, kỹ sư trưởng, thiết kế trưởng. Khơng ai trong số những người này có mối quan hệ báo cáo với trưởng nhóm và hầu hết các thành viên này có chức vụ cao hơn trưởng nhóm.
b. Sự chỉ đạo của trưởng nhóm sẽ trở nên đối nghịch với cơng việc mang tính hợp tác tập thể của nhóm. Nếu trưởng nhóm muốn thơng báo cho mọi
người về những việc phải làm, cách làm và theo tiêu chuẩn thực hiện thì phương pháp làm việc theo nhóm thật vơ nghĩa. Trưởng nhóm khơng thể hành động như một cấp trên để mong đạt được những kết quả của nhóm.
Trưởng nhóm tuy khơng phải là cấp trên, nhưng lại giữ bốn vai trò quan trọng quyết định sự thành cơng của nhóm, đó là: người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo và người huấn luyện. Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu từng vai trị một:
- Người khởi xướng
Trưởng nhóm khởi xướng mọi hành động của nhóm. Mặc dù người trưởng nhóm giỏi sẽ không yêu cầu các thành viên cần phải làm cụ thể những gì song trưởng nhóm phải thu hút và định hướng những hành động cần thực hiện để hồn thành các mục tiêu của nhóm. Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm thấy vị trí thuận lợi để khởi xướng hành động - một vị trí có phần hơi tách biệt với cơng việc bình thường của
-QUẢN LÝ NHĨM-
nhóm nhằm quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các mục tiêu cao hơn. Trong khi các thành viên thường chỉ quan tâm đến việc thực thi nhiệm vụ và giải quyết vấn đề thì trưởng nhóm là người hiểu được những kỳ vọng của nhà tài trợ, của cấp quản lý cao hơn và các thành phần liên quan bên ngoài. Bằng cách sử dụng bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích các thành viên tiến hành những bước đi cần thiết để đáp ứng kỳ vọng đó. Đây là một chức năng quan trọng, đặc biệt là khi những yêu cầu này lại mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân của các thành viên trong nhóm.
- Người làm gương
Cả nhà quản lý theo phong cách truyền thống lẫn trưởng nhóm đều có thể lấy phong cách ứng xử của mình để định hình hành vi và hiệu suất hoạt động của người khác. Nhưng sự khác biệt lớn ở đây là trưởng nhóm phải dựa vào chiến lược này nhiều hơn, vì họ khơng thể dùng các hình thức khuyến khích như thăng chức, tăng lương hay dọa sa thải để gây ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm.
Hành vi nêu gương của trưởng nhóm là một công cụ quản lý đầy sức thuyết phục. Hành vi đó thiết lập tiêu chuẩn để những người khác phấn đấu, dù đôi khi chỉ là để tránh cảm giác thiếu hiệu quả hay thấp kém, tự ti. Chẳng hạn như trong trường hợp của Carmen, sự chuyển hướng chú ý từ các mối quan tâm hạn hẹp, thiển cận sang những nguyên tắc và hành động phù hợp đã tác động tích cực đến lối cư xử của các thành viên. Nhóm đã chấm dứt việc cãi vã vì mục đích riêng để xem xét các phương án có lợi cho cả phịng ban lẫn cơng ty của họ.
Trưởng nhóm có thể làm gương bằng nhiều cách khác nhau. Nếu các thành viên trong nhóm cần ra khỏi văn phòng và tiếp xúc gần gũi với khách hàng, một trưởng nhóm hiệu quả sẽ khơng chỉ dẫn cho họ những việc cụ thể phải làm, mà thay vào đó, trưởng nhóm sẽ bắt đầu với một bài thực hành, thường là đến địa điểm của khách hàng, lập nhóm trọng điểm… Các thành viên trong nhóm sẽ được khuyến khích tham gia. Tóm lại, trưởng nhóm sẽ làm gương cho cách cư
xử của các thành viên khác và có tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của cả nhóm.