Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhật Việt

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhật Việt

LỜI NÓI ĐẦU

Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén và không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng như trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

Trong quá trình SXKD, con người luôn là một nhân tố quan trọng, có vai trò quyết định từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc một chu trình hoạt động sản xuất Chính vì vậy tiền lương chính là cầu nối giữa người sử dụng lao động với người cung cấp sức lao động.

Đối với người lao động, tiền lương chính là động lực thúc đẩy họ hăng hái tham gia lao động sản xuất Do đó cần có những chính sách tiền lương thoả đáng để động viên khuyến khích người lao động phát huy khả năng sáng tạo, tăng năng suất lao động, gắn thu nhập của mình với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tiền lương có ý nghĩa rất to lớn về mặt kinh tế chính trị, cho nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp Làm tốt công tác này sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều tiết, sử dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trường

Qua hai tháng thực tập tại Công ty TNHH Nhật Việt, tiếp xúc với thực tiễn quản lý sản xuất đặc biệt là của Phòng kế toán-tài chính của công ty, dưới sự giúp đỡ tận tình của Giám đốc và các cán bộ, nhân viên phòng Kế toán, em

đã chọn đề tài “kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

TNHH Nhật Việt ”.luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, được chia thành 3

Chương 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và

các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhật Việt

Do vốn kiên thức của em còn hạn chê và thời gian thực tập cố hạn nên bài viêt của em không tránh khỏi những thiêu xot em rất mong nhận được những lời đong gop của các thầy cô và các bạn để bài viêt của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG, HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1 Những vấn đề chung về lao động, tiền lương:

- Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động và là nhân tố mang tính chất quyết định để tiến hành quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản, cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra Quản lý lao động là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý toàn diện các đơn vị sản xuất kinh doanh Sử dụng hợp lý lao động là tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống cho người lao động trong doanh nghiệp Nhằm thực hiện mục tiêu trên, các doanh nghiệp cần phải chú ý đến hai vấn đề là sử dụng lao động và bồi dưỡng lao động

1.1- Khái niệm về tiền lương, các khoản trích theo tiền lương

- Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động) Trong đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc con người, sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động mà con người bỏ ra cần phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động, đó là tiền lương.

- Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá Trong xã hội chủ nghĩa, tiền lương thực chất là “một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dưới hình thức tiền tệ được nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên chức phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến Tiền lương phản ánh việc trả công cho công nhân viên chức dựa trên nguyên tắc phân phối lao động nhằm tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ”.

2

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công viêc mà người lao động đã công hiến cho doanh nghiệp.

-Khái niệm: Tiền lương (tiền công) là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp.

Bản chất của tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động Chính vậy người sử dụng lao động phải trả cho người lao động một khoản tiền công theo nguyên tắc cung cầu, giá trị của thị trường và theo các qui định của nhà nước.

Theo những giác độ nghiên cứu về tiền lương, các nhà nghiên cứu còn sử dụng một số thuật ngữ như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế tiền lương tối thiểu

+Tiền lương danh nghĩa: Là số tiền người lao động nhận được theo hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động.

+ Tiền lương thực tế: Là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương của mình sau khi đóng các khoản thuế theo qui định của Nhà nước Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định.

Trong thực tế người lao động quan tâm đến tiền lương thực tế nhiều hơn tiền lương danh nghĩa, bởi nó quyết định đến đời sống sinh hoạt hàng ngày của họ cũng như năng suất lao động và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp Chính vì vậy Nhà nước qui định về mức lương tối thiểu chứ không đặt ra mức lương tối đa để giúp cho người lao động khỏi thiệt thòi và đáp ứng cho các doanh nghiệp trong khâu quản lý, hạch toán tiền công, chi phí vào đúng đối tượng chịu chi phí.

* Đặc điểm của tiền lương:

+Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá.

+ Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất-kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.

+Hệ thống thang, bậc lương, chế độ phụ cấp, thưởng đối với từng ngành nghề phù hợp chính là công cụ điều tiết lao động.

+ Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên chức phấn khởi, tích cực lao động, nâng cao hiệu quả công tác.

1.2 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước.

1.2.1 Phân loại lao động :

Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định Về mặt quản lý và hạch toán, lao động thường được phân theo các tiêu thức sau:

* Ph ân theo thời gian lao động:

Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành:+Lao động thường xuyên trong danh sách.

+Lao động ngoài danh sách.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với Nhà nước được chính xác.

* Ph ân theo quan hệ với quá trình sản xuất:

Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động doanh nghiệp thành hai loại:

+Lao động trực tiếp sản xuất: Đây chính là bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Lao động trực tiếp sản xuất bao gồm những người điều khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm, những người phục vụ quá trình sản xuất

+Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận tham gia lao động gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Lao động gián tiếp sản xuất bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp

4

lý của cơ cấu lao động và có biện pháp bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp.

* Ph ân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh:Theo cách phân loại này, toàn bộ lao động có thể chia thành 3 loại:

+Lao động thực hiện chức năng chế biến: bao gồm những người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng

+Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những người lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ như nhân viên tiếp thị, nghiên cứu thị trường

+Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản lý kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên hành chính

Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.

1.2.2 Phân loại tiền lương :

Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại tiền lương theo cách thức trả lương ( lương sản phẩm, lương thời gian), phân theo đối tượng trả lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý) Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, về mặt hạch toán, tiền lương được

chia làm 2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ.

+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian

người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo.

+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ

thực hiện nhiệm vụ khác, ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ.

Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với từng loại sản phẩm Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác phân tích kinh tế Để đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán:

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác số lượng, chất lượng lao động của cán bộ công nhân viên.

- Tính đúng số tiền công và các khoản phải trả cho người lao động và thanh toán kịp thời tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động.

- Phân bổ chi phí tiền công, các khoản trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào các đối tượng sử dụng lao động.

- Kiểm tra phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền công, quỹ BHXH, quỹ BHYT và kinh phí công đoàn.

1.3 Các hình thức tiền lương và các phương pháp chia lương.

Việc tính và trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý Trên thực tế thường áp dụng các hình thức tiền lương sau:

- Hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương tính theo thời

gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động Theo hình thức trả lương này, tiền lương theo thời gian phải trả được tính bằng: thời gian làm việc nhân với mức lương thời gian Có hai cách tính lương theo thời gian.

+ Tiền lương theo thời gian giản đơn:

Tiền lương được lĩnh = Mức lương x Số ngày làm việc trong tháng một ngày thực tế trong tháng Mức lương tháng theo chức vụ + Các khoản phụ cấpMức lương =

ngày Số ngày làm việc theo chế độ(22ngày)+ Tiền lương theo thời gian có thưởng:

Tiền lương theo thời = Tiền lương theo thời + Các khoản tiền thưởng

gian có thưởng gian giản đơn có tính chất thường xuyên Để áp dụng trả lương theo thời gian doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao độngvà có mức lương thời gian.

Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế, đó là chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động Do đó không khuyến khích được

6

người lao động hăng hái làm việc, cũng không phát huy được tính chủ động, sáng tạo đối với sản phẩm

- Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số

lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính theo một đơn vị sản phẩm, công việc đó

Các tính lương theo sản phẩm:+ Lương sản phẩm trực tiếp:

Tiền lương phải = Số lượng sản x Đơn giá tiền lương trả người lao động phẩm hoàn thành cho 1 đvị sản phẩm

+ Lương sản phẩm gián tiếp:

Tiền lương sản = Số lượng sản phẩm x Đơn giá tiền lương phẩm gián tiếp hoàn thành của CNSX sản phẩm gián tiếp

+ Lương sản phẩm tập thể : Được chia thành lương theo trình độ, thời gian, cấp bậc.

2 Quỹ tiền lương và các chế độ tiền lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý sử dụng.

Quỹ tiền lương bao gồm:

- Tiền lương thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán.

- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất

do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học.

- Các lại phụ cấp làm đêm, thêm giờ.

- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên.

Nhà nước đã qui định mức lương tối thiểu mà người lao động được hưởng khi tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh là 210.000đ\tháng Người lao động có quyền được hưởng theo năng suất lao động Người lao động có quyền làm việc gì, chức vụ gì thì được hưởng theo công việc chức vụ đó theo qui định của Nhà nước và tiền lương phải được trả đến tận tay người lao động.

Thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp thường gồm tiền lương và tiền thưởng Tiền lương và tiền thưởng trong các doanh nghiệp hiện nay thực hiện theo nghị định 26CP ngày 23/5/1993 của Chính phủ và thông tư liên bộ số 20/TTLB ngày 2/6/1993 của liên bộ Lao động-Thương binh –Xã hội và bộ Tài chính Theo đó, Nhà nước quản lý quĩ tiền lương của doanh nghiệp bằng cách qui định xét duyệt định mức chi phí tiền lương, nhằm đảm bảo quyền tự chủ của doanh nghiệp vừa bảo đảm chức năng quản lý của Nhà nước về tiền lương theo nguyên tắc gắn thu nhập của người lao động với hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng suất lao động.

+ Đơn giá tiền lương tính trên đơn vị sản phẩm ( hoặc sản phẩm qui đổi ) được xác định dựa trên yếu tố như hệ số và định mức lương theo cấp bậc công việc, định mức sản phẩm, định mức thời gian, định mức lao động của công nhân viên chức mà phụ cấp lương các loại theo qui định của Nhà nước.

Có 4 phương pháp đơn giá tiền lương:

Đơn giá tiền lương = Tiền x Mức lao động của đơn vị(đ\đơn vị hiện vật) lương giờ hoặc sản phẩm qui đổi Tiền lương giờ tính theo NĐ 197/CP ngày 31/12/1994

Tổng quỹ lương năm kế hoạch Đơn giá tiền lương=

(đơn vị tính đ\1000) Tổng doanh thu (DS) kế hoạch ∑ quỹ lương năm kế hoạchĐơn giá tiền lương =

∑ doanh thu năm KH - ∑ chi phí năm KH (không có lương) ∑ quỹ lương năm KH

Đơn giá tiền lương =

Lợi nhuận kế hoạch

8

3 Các khoản trích theo lương

3.1 Quỹ bảo hiểm xã hội:

Theo nghị định 12CP ngày 25/11/1995 quy định về BHXH của chính phủ, quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ của 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán, 15% người sử dụng lao động phải nộp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn 5% trừ vào thu nhập của người lao động Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, hưu trí Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở bộ Lao động thương binh xã hội thông qua hệ thống tổ chức BHXH thông qua ngành dọc Khi người lao động nghỉ hưởng lao động xã hội kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH ( theo mẫu 03-LĐTL chế độ chứng từ kế toán ) từ đó lập bảng thanh toán BHXH ( mẫu 04-LĐTL chế độ chứng từ kế toán).

3.2 Quỹ bảo hiểm y tế.

Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHYT được hình thành từ hai nguồn: Một do doanh nghiệp phải gánh chịu, phần còn lại người lao động phải nộp dưới hình thức khấu trừ vào lương và được phép trích 3% trên tổng mức lương cơ bản trong đó 2% trích chi phí kinh doanh còn lại 1% trừ vào thu nhập của người lao động.

Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên trách thông qua việc mua BHYT để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên như: khám chữa bệnh, viện phí trong thời gian ốm đau, sinh đẻ.

3.3 Kinh phí công đoàn.

KPCĐ là quỹ được sử dụng chi tiêu cho hoạt động công đoàn và được hình thành trên cơ sở trích lập theo tỉ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và tỉ lệ trích kinh phí công đoàn là 2%, số kinh phí công đoàn doanh nghiệp còn một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn của doanh nghiệp và nó cũng góp phần khích lệ về mặt tinh thần cho người lao động.

Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ là quỹ rất có lợi cho người lao động không những chỉ hiện tại mà còn trong tương lai sau này bởi khi nghỉ hưu người lao động vẫn được trợ cấp hàng tháng và được khám chữa bệnh theo chế độ bảo hiểm qui định.

Tiền lương phải trả cho người lao động, cùng các khoản trích BHXH, BHYT, KHCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.

Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh: thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến (lấy từ quỹ tiền lương).

4 Hạch toán lao động, tính tiền lương-BHXH phải trả cho người lao động.

4.1 Hạch toán lao động.

- Hạch toán về số lượng lao động do phòng tổ chức theo dõi quản lý số lượng lao động theo cấp bậc, trình độ và được phản ánh vào sổ danh sách lao động.

-Hạch toán về thời gian lao động: Được thực hiện trên bảng chấm công do các tổ bộ phận sản xuất, phòng ban nghiệp vụ ghi chép theo dõi, là cơ sở để tính lương theo thời gian.

- Hạch toán về kết quả lao động: Do các bộ phận sản xuất ghi chép số lượng sản phẩm hoàn thành đảm bảo đủ tiêu chuẩn chất lượng Các chứng từ bao gồm: Giấy báo sản phẩm công việc hoàn thành, hợp đồng làm khoán, phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ.

4.2 Tính lương cho người lao động

Việc tính lương phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghịêp.

- Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ hạch toán về thời gian lao động, kết quả lao động, kế toán tính lương cho từng cán bộ công nhân viên, căn cứ vào chế độ tiền lương hiện hành và hình thức trả lương đang áp dụng tại doanh nghiệp, tính ra số tiền lương phải trả cho từng công nhân viên trong tháng, sau đó lập bảng thanh toán lương.

10

+ TK334- “Phải trả công nhân viên”: Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên

Bên Nợ:

- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên và các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.

-Các khoản tiền công đã ứng trước, hoặc đã trả cho lao động thuê ngoài.

Bên Có:

-Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên, phải trả cho lao động thuê ngoài.

Dư Nợ (nếu có) : Số trả thừa cho công nhân viên.

Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.

TK334 có 2 TK cấp 2:

-TK3341- Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và

tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của các doanh nghiệp xây lắp về tiền lương, phụ cấp, báo hiểm

-TK3342- Phải trả lao động thuê ngoài: thanh toán các khoản phải

trả cho các lao động thuê ngoài không thuộc biên chế các doanh nghiệp xây lắp Kế toán tài khoản cần theo dõi riêng: Thanh toán tiền lương và thanh toán bảo hiểm xã hội.

+Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản công nợ phải trả

Bên Nợ:

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan.- BHXH phải trả cho CNV.

- KPCĐ chi tại đơn vị.

- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Các khoản đã trả đã nộp khác.

Bên Có:

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

- Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.- BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.- Các khoản phải trả phải nộp khác.

Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả phải nộp hoặc số BHXH, KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù

Dư Có : Các khoản phải trả, phải nộp khác và giá trị tài sản thừa chờ xử lýNội dung các khoản phải trả, phải nộp khác rất phong phú: được thực hiện trên các tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”, gồm có các TK nhỏ:

-TK3382: Kinh phí công đoàn-TK 3383: Bảo hiểm xã hội-TK3384: Bảo hiểm y tế

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

Ghi có TK

Đối tượngsử dụng

TK-334-Phải trả CNVTK338-Phải trả, phải nộp khácLương

Các khoản phụ cấp

Các khoản khác

Cộng Có TK 334

Kinh phí công đoàn3382

Bảo hiểm xã hội 3383

Bảo hiểm y tế 3384

Cộng Có TK 338

TK 335 Chi phí phải trả

Tổng cộng

1TK622- chi phí nhân công trực tiếp2TK627-chi phí

sản xuất chung-v.v

Ngoài các TK trên còn sử dụng một số TK khác như: TK622, TK627, TK642

5.2 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

PHỤ LỤC 1

Kế toán các khoản trích theo lương

12

TK334 TK338 TK622,627,641,642

Số BHXH thực tế phải

trả cho CNV Trích KPCĐ,BHXH,BHYT theo tỉ lệ qui định tính vào CPKD(19%) TK334

Trích BHXH,BHYT theo tỷ lệ qui

TK111,112 định tính vào thu nhập của CNV

Nộp BHXH,BHYT, KPCĐ TK111,112 Chi tiêu KPCĐtại cơ sở Số BHXH, KPCĐ vượt chi

nhập của CNV(tạm ứng , bồi thường vật chất )

TK627

NVPXSX

TK3383, 3384 TK641, 642

Phần đóng góp cho quỹ NVBH,QLDN BHXH,BHYT

TK3383

BHXH phải trả

14

CHƯƠNG II

THỰC TÊ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT VIỆT

I.TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Nhật Việt được thành lập theo số ĐKKD 05491 tháng 3 năm 2003, do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố ký duyệt

Trụ sở công ty: Thị trấn Xuân Trường, Nam Định Điện thoại: 0350.885308

- Từ năm 2005 đến nay:

Đây là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh Bên cạnh những hoạt động kinh doanh chủ yếu như kinh doanh, sản xuất, xuất nhập khẩu các loại máy nông nghiệp, Công ty còn tiến hành đẩy mạnh hoạt động sản xuất, các loại máy khác đạt tiêu chuẩn ISO2002.

2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty:

Công ty TNHH hoạt động chủ yếu ở các lĩnh vực sau:

- Kinh doanh, sản xuất các loại máy nông nghiệp phục vụ cho nhu cầu sản xuất nn của bà con nông dân bao gồm: đầu tư sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu và kinh doanh của Công ty

Xuất khẩu vật tư, nhập khẩu các thiết bị máy móc dùng trong công nghiệp

Sản phẩm dịch vụ chủ yếu: Công ty TNHH Nhật Việt là một trong những nhà sản xuất máy nông nghiệp có ưu thê là 1 trong những doanh nghiệp tư nhân sản xuất máy co sản phẩm tiêu thụ với số lượng lớn ở một số tỉnh miên bắc,miên trung Việt Namvà một số nước khác

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nhật Việt

Bộ máy của Công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Nhật Việt là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng

- Đứng đầu là Giám đốc Công ty: là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm tổ chức điều hành chung về mọi hoạt động của Công ty Là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật và cơ quan chủ quản Do vậy, Giám đốc phải xác định mục tiêu, nhiệm vụ và phải xác định phương hướng, cách thực hiện thành công mục tiêu nhiệm vụ của Công ty đã đề ra

- Phó Giám đốc: là người thay mặt Giám đốc có trách nhiệm theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và tổ chức kinh doanh, lên kế hoạch và trực tiếp điều hành Công ty trong lĩnh vực kinh doanh

Bộ máy giúp việc cho Giám đốc ngoài Phó Giám đốc còn có các phòng ban chức năng sau:

- Phòng tổ chức hành chính - Phòng kinh doanh.

- Phòng kế toán tài chính.- Phòng bảo hành và sửa chữa

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

PHÒNG BẢO HÀNH VÀ

SỬA CHỮA

4.Vốn kinh doanh:

- Vốn cố định : 12639000000 đồng- Vố lưu động : 6521000000 đồng- Vốn đi vay : 3.639.000.000đồng

- Kế toán tổng hợp: căn cứ vào bảng kê, nhật ký, chứng từ chi tiết, các bảng phân bổ hàng tháng, quý năm, tổng hợp cân đối kế toán Vào sổ cái và lập báo cáo tài chính theo qui đinh của Nhà nước

- Kế toán quỹ: tiến hành viết phiếu thu, phiếu chi, vào sổ kê chi tiết và lên nhật ký, báo cáo, tổ chức kiêm quỹ theo quy định

- Kế toán viên: hàng ngày tiến hành cập nhật các chứng từ, sổ chi tiết các tài khoản liên quan vào máy tính, thường xuyên đối chiếu số dư với thủ quỹ để kiểm tra được số dư tiền tại quỹ hàng tháng

2 hình thức kế toán áp dụng.

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ do kế toán phần hành lập cho từng chứng từ gốc hoặc nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có thể lập từ bảng chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ được lập hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5, 10 ngày một lần, tuỳ thuộc vào số lượng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Tại văn phòng Công ty việc tính lương được tính theo hình thức trả lương theo thời gian lao động, trong hình thức này được chia làm hai hình thức: Tiền lương thời gian và hình thức trả lương thời gian có thưởng thì Công ty áp dụng hình thức trả lương thời gian.

PHỤ LỤC 5: HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

18Chứng từ gốc

Sổ chi tiếtChứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Ghi chú Ghi hàng ngày (Định kỳ)

GHI VÀO CUỐI THÁNG HOẶC ĐỊNH KỲĐối chiếu kiểm tra

3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhật Việt.

* Niên độ toán kế bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác theo quy định của NH thực hiện chuyển đổi nguyên tệ vào cuối tháng Số dư tiền và các khoản có gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối tháng được chuyển đổi thành VND theo tỷ giá thống nhất của NHNo & PTNT Việt Nam thông báo.

- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp trực tiếp.

- Lập báo cáo tài chính bằng đơn vị tiền tệ VND

* Hình thức sổ kế toán áp dụng: hình thức chứng từ ghi sổ * Phương pháp kế toán TSCĐ:

- Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: nguyên giá TSCĐ được ghi chép và phản ánh theo nguyên tắc giá gốc.

- Phương pháp khâu hao, thời gian sử dụng, tỷ lệ khâu hao TSCĐHH, TSCĐVH: khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao, tỷ lệ khấu hao được xác định áp dụng theo quyết định số 206/2003/QĐ ngày 12/12/2003 của bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích KHTSCĐ.

* Phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK).

- Nguyên tắc đánh giá hàng nhập kho: hàng nhập kho được ghi chép và phản ánh theo nguyên tắc giá gốc.

- Phương pháp xác định giá HTK cuối kỳ: bình quân sau mỗi lần nhập kho, xuất kho.

- Phương pháp hạch toán HTK: theo phương pháp kê khai thường xuyên.- Hệ thống tài khoản công ty áp dụng: hệ thống tài khoản theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính sau đó được bổ sung thêm Công ty áp dụng hệ thống sổ sách đầy đủ.

4 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH Nhật Việt

Một trong những đặc trưng của hệ thống kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị.

Công ty TNHH Nhật Việt đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như: các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn XNK và hoá đơn bán hàng Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý.

* Các chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty - Chứng từ về tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi

- Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.- Hoá đơn GTGT

- Chứng từ về TSCĐ: Sổ theo dõi TSCĐ tăng giảm, sổ theo dõi tính khâu hao.

- Các chứng từ về lao động, tiền lương bao gồm:

+ Bảng theo dõi chấm công : theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho cán bộ CNV.

+ Bảng thanh toán tiền lương :là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong Công ty.

+ Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 05-LĐTL)+ Các loại phiếu thu, chi, uỷ nhiệm chi.

* Quy trình kế toán trong Công ty được tổ chức theo các bước sau:- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán

20

- Cập nhật chứng từ- Luân chuyển chứng từ- Lưu trữ chứng từ

III- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT VIỆT.

1 Phương pháp quản lý tiền lương tại Công ty TNHH Nhật Việt.

Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên và liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động Vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ một cách hợp lý.

Về công tác quản lý tiền lương Công ty quản lý theo hai loại:

- Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên.

- Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương thời gian nghỉ phép, hội họp, học tập.

2-Trình tự tính lương,BHXH và tổng hợp số liệu ở CT TNHH Nhật Việt.2.1- Hình thức trả lương.

- Hiện nay Công ty TNHH Nhật Việt đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian.

- Đối tượng trả lương thời gian: là tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty đều được hưởng lương thời gian đối với những ngày nghỉ lễ, phép, hội họp Công ty căn cứ vào thời gian làm việc, theo trình độ của người lao động để có bậc lương, thang lương thích hợp Mức lương tối thiểu Công ty đang áp dụng là 350.000 đồng.

- Công thức tính lương theo thời gian:

Lương tháng = Mức lương tối thiểu x (Hệ số lương + Tổng các khoản phụ cấp).Lương ngày = Lương tháng

26 ngày

Công ty áp dụng tính lương thời gian 26 ngày là không đúng theo quy định của Nhà nước ban hành là 22 ngày Như vậy sẽ không đảm bảo lợi ích cho người lao động trong Công ty.

- Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản phải trả cho người lao động là theo tháng.

- Hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động căn cứ vào bảng chấm công của từng phòng, đồng thời tính các khoản trích theo tiền lương như BHXH, BHYT Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận sau đó chuyển cho giám đốc Công ty ký duyệt Công ty tiến hành trả lương cho nhân viên làm 2 kỳ:

+ Kỳ I: tạm ứng lương cơ bản (V1) sau khi đã trừ đi các khoản BHXH, BHYT (vào các ngày mùng 5 hàng tháng).

+ Kỳ II: nhận số tiền lương kinh doanh (V2).

- Công ty thực hiện việc chi trả tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên thông qua TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).

Ví dụ: Anh Đinh Trọng Cường, trưởng phòng kế toán của Công ty có hệ

số lương là 5.3, phụ cấp là 0.3 Nên lương V1 (lương cơ bản) của anh Cường sẽ là:

V1 = (5.3 + 0.3) x 350.000 = 1.960.000 đồng/thángLương ngày = 1.960.000

26 ngày = 75.000 đồng/ngày

- Ngoài ra do hoạt động kinh doanh năm 2006 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương V2 của Công ty tuỳ theo cấp bậc, chức vụ của mình, với mức lương bình quân/người tạm tính là 250.000 đồng Theo bảng hệ số lương kinh doanh viên chức, chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ

22

(phụ lục 7) thì chức danh của anh Cường là kinh tế viên cao cấp bậc 1 nên anh được hưởng một hệ số theo quy định của Công ty là 10.80 theo quy chế trả lương áp dụng trong Công ty.

Vậy mức lương tháng V2 của anh Cường sẽ là:

V2 = 10.80 x 250.000 = 2.700.000 đồng/thángVậy tổng lương (V1 + V2) tháng 6 của anh Cường là:

1.960.000 x 1% = 19.600 đồngNên số tiền tạm ứng thực lĩnh kỳ I của anh Cường là:

1.960.000 - 98.000 - 19.600 = 1.842.400 đồngSố tiền thực lĩnh kỳ II của anh Cường là 2.700.000 đồng.Vậy tổng tiền lương cả 2 kỳ của anh Cường được:

1.842.400 + 2.700.000 = 4.542.400 đồng

Có thể thấy bảng thanh toán lương không chỉ phản ánh số tiền công phải trả cho công nhân viên mà còn phản ánh các khoản khác có liên quan đến thanh toán tiền lương như tiền lương trách nhiệm, các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động Căn cứ vào bảng thanh toán lương của các phòng ban, bộ phận trong Công ty, kế toán sẽ tổng hợp lại và lập bảng thanh toán lương cho toàn Công ty.

- Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tâp thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho Công ty.

2.2 Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty TNHH Nhật Việt.

- Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ y tế Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau:

+ Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH:

Dươi 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/nămTừ 15 - 30 năm được nghỉ 40 ngày/nămTrên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm

+ Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ Y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thời gian đóng BHXH.

+ Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản.

+ Công thức tính lương BHXH trả cho công nhân viên:Mức lương

BHXH trả thay lương

Mức lương cơ bản26 ngày

x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x

Tỷ lệ hưởng BHXH

Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương Công ty sử dụng bao gồm:

- Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của Công ty tiến hành tính BHXH Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của công ty, kế toán sẽ lập bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho từng phòng ban, bộ phận hay toàn Công ty Khi lập kế toán Công ty phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ ốm, con ốm, tai nạn lao động, thai sản

- Cuối tháng kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty Bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi Bảng này được lập thành hai liên: một liên gửi cho cơ quan quản lý quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, một liên lưu lại tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan.

- Ví dụ:

- Trong tháng 1/2007, anh Vũ Thành Long là nhân viên phòng hành chính nhân sự của Công ty bị bệnh có xác nhận của bác sỹ Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 11 ngày, anh nghỉ ốm 15 ngày Hệ số lương của anh là 3.6 Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau:

24