Quy định sử dụng con dấu no

Biểu mẫu Quy định về quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp, công ty, công ty cổ phần và các tổ chức có sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước. Biểu mẫu Quy định về quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp, công ty, công ty cổ phần và các tổ chức có sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước

CƠNG TY …… …………………………… Số: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM /QĐ-AB.LS Độc lập – Tự – Hạnh phúc …………., ngày tháng năm ……… QUY ĐỊNH Việc quản lý sử dụng dấu công ty ………………… (Ban hành kèm theo định số: /QĐ-……… ngày …/… /……… Giám đốc Công ty cổ phần ……………………) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy định quy định số lượng, hình thức, nội dung mẫu dấu, việc quản lý sử dụng dấu Công ty ………………… (sau gọi tắt Công ty), bao gồm Cơ quan Cơng ty, Văn phịng đại diện Cơng ty đơn vị trực thuộc (sau gọi chung đơn vị trực thuộc) Con đấu Công ty đơn vị trực thuộc sử dụng trường hợp theo quy định pháp luật bên giao dịch có thỏa thuận việc sử dụng dấu Công ty đơn vị trực thuộc sử dụng dấu chữ ký, chữ ký điện tử người có thẩm quyền đề khẳng định tính pháp lý văn bản, giao dịch Công ty đơn vị trực thuộc Điều Hội đồng quản trị định số lượng, hình thức, nội dung mẫu dấu, việc quản lý sử dụng dấu Công ty đơn vị trực thuộc Chương II MẪU CON DẤU VÀ SỐ LƯỢNG CON DẤU Điều Mẫu, hình thức, kích cỡ, nội dung dấu Hình thể: a, Con dấu Công ty đơn vị trực thuộc hình trịn, mặt dấu dược tạo ba đường trịn đồng tâm theo thứ tự từ ngồi vào sau: đường tròn thứ nét đậm 0,5 mm; đường tròn thứ hai đường tròn thứ ba nét nhỏ 0,3 mm b, Khoảng cách đường tròn thứ đường tròn thứ hai 1mm; khoảng cách đường tròn thứ hai đường tròn thứ ba sau: - Con dấu Công ty 4mm; - Con dấu đơn vị trực thuộc 4mm Mẫu dấu Cơng ty: a, Đường kính: 35mm; b, Vành ngồi phía dấu: Mã số doanh nghiệp (M.S.D.N) (số thực), sau dãy số thực loại hình doanh nghiệp: Cơng ty Cổ phần (C.T.C.P); c, Vành ngồi phía dấu: Tên cấp huyện kèm theo cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính; d, Giữa dấu: Tên Công ty Mẫu dấu đơn vị trực thuộc (nếu có): Dấu vng a, Kích thước: 18x46mm b, Phía dấu: Tên cơng ty c, Phía dấu: Tên địa đơn vị trực thuộc; d, Giữa đấu: Tên đơn vị trực thuộc kèm theo tên Công ty 4.Từ ngữ, ký hiệu hình ảnh dấu: a, Chữ dấu chữ in hoa có đầy đủ dấu Tên Công ty, tên đơn vị trực thuộc dấu phải ghi tên ghi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Số định thành lập đơn vị b, Trường hợp nội dung dấu có nhiều chữ viết tắt, phải dễ hiểu Ngôi phân cách: Hai năm cánh đặt điểm khoảng phân cách vành ngồi phía vành ngồi phía dấu Địa danh dấu: a, Địa danh dấu Công ty nơi Công ty đặt trụ sở chính; b, Địa danh dấu đơn vị trực thuộc nơi Cơng ty đặt trụ sở Điều Số lượng dấu: Cơng ty có 02 dấu (01 trụ sở …………………… 01 dấu …………………… ) Mỗi đơn vị trực thuộc Cơng ty có dấu (dấu vng) riêng đơn vị (thực theo ý kiến đạo chủ tịch HĐQT thấy cần thiết) Điều Màu mực dấu Mực in dấu thống dùng màu đỏ Chương III QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều Trách nhiệm Công ty đơn vị sử dụng dấu Trước sử dụng, thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu dấu màu mực dấu, hủy mẫu dấu Công ty đơn vị trực thuộc, Công ty gửi thông báo đến quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở Cơng ty để đăng tải thông báo mẫu dấu cổng thông tin quốc gia đăng ký doanh nghiệp Trình tự, thủ tục hồ sơ thơng báo mẫu dấu thực theo quy định đăng ký doanh nghiệp Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng lưu giữ dấu Công ty Trưởng đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng lưu giữ dấu đơn vị (nếu có) Cơng ty có trách nhiệm kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu Công ty dấu đơn vị trực thuộc Con dấu Cơng ty phải để trụ sở Công ty phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Giám đốc, Phó Giám đốc định mang dấu khỏi trụ sở để sử dụng giải công việc Chỉ giao dấu cho người phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng để tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền Cơng ty đơn vị trực thuộc quy định Điều Quy định này; khơng đóng dấu khống đóng dấu trước ký Trong trường hợp nhân viên phụ trách giữ dấu vắng, phải bàn giao dấu cho Trưởng phịng Tổ chức – Hành để đảm bảo công việc, hoạt động Công ty đơn vị không bị gián đoạn Bảo quản dấu: Con dấu phải để hịm, tủ khóa chắn để nơi quy dịnh Con dấu lấy có u cầu cơng việc cần sử dụng, sau hồn thành việc đóng dấu phải cất lại chỗ cũ, không để bàn làm việc Con dấu phải bảo dưỡng theo hướng dẫn nơi sản xuất Trường hợp Công ty, Đơn vị bị dấu bị dấu phải thông báo văn cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu công an xã nơi xảy dấu Trường hợp có nhu cầu thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu dấu, màu mực dấu, hủy mẫu dấu Công ty đơn vị, trước sử dụng mẫu dấu mới, Công ty đơn vị lập báo cáo xin thay đổi gửi Hội đồng quản trị Sau Hội đồng quản trị định việc thay đổi mẫu dấu, Công ty đơn vị làm dấu thực việc thông báo theo quy định Khoản Điều Con dấu sử dụng bị biến dạng, mịn, hỏng có thay đổi tổ chức, đổi tên phải thực đăng ký lại mẫu dấu, nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký lại mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký dấu 10 Trường hợp có chuyển đổi tổ chức hay tên đơn vị, sau có định Hội đồng quản trị việc chuyển đổi tổ chức hay tên đơn vị, Tổng Giám đốc, Giám đốc đơn vị chịu trách nhiệm thực thủ tục thay đổi mẫu dấu theo quy định pháp luật doanh nghiệp Điều Đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đống phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên đơn vị ban hành văn bản, tên phụ lục (đóng dấu treo) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Điều Người có thẩm quyền ký văn Người có thẩm quyền ký văn Cơng ty: a, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị; b, Trưởng ban Kiểm soát; c, Giám đốc Phó Giám đốc; d, Những người ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quy định Khoản Điều Những người ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền văn Công ty: a, Đối với ký thay mặt: Áp dụng cho tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt Cơng ty tổ chức khác có tên gọi bắt đầu chữ như: Ủy ban, Hội đồng,… Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ quan, tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức; b, Đối với ký thay: - Thành viên Hội đồng quản trị thay mặt tập thể, ký thay (KT) Chủ tịch Hội đồng quản trị văn theo ủy quyền Chủ tịch Hội đồng quản trị - Phó giám đốc ký thay (KT) Giám đốc văn thuộc lĩnh vực phân cơng phụ trách - Phó Trưởng phòng thay mặt Trưởng phòng ký thừa lệnh số văn trưởng phòng ủy quyền c, Đối với ký thừa lệnh: - Trưởng Phòng Tổ chức – Hành Cơng ty ký thừa lệnh (TL) văn sau: Xác nhận trích lục hồ sơ, lý lịch người lao động; giấy đường CBCNV Cơ quan Công ty; giấy mời họp; giấy giới thiệu; thông báo kết luận Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc họp, buổi làm việc, hội nghị giao ban… Công ty; y, lục; công văn đôn đốc, trả lời mang tính chun mơn, nghiệp vụ, phối hợp để thực định Công ty - Giám đốc nhà máy ký thừa lệnh Giám đốc phiếu chất lượng cấp cho khách hàng văn phản hồi, khiếu nại khách hàng d, Đối với ký thừa ủy quyền: Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phịng chun mơn, nghiệp vụ ký thừa ủy quyền (TUQ) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải văn giới hạn thời gian định Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký e, Người ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền chịu trách nhiệm trước người ủy quyền trước pháp luật nội dung văn ký sử dụng dấu Cơng ty Người có thẩm quyền ký văn đơn vị trực thuộc a, Các Giám đốc chun mơn, văn phịng đại diện có thẩm quyền ký tất văn đơn vị b, Giám đốc đơn vị, văn phòng đại diện quy định cụ thể văn việc ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền văn đơn vị theo nguyên tắc quy định Khoản Điều Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều Điều khoản thi hành Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Trưởng phòng Tổ chức – Hành Cơng ty có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Trong quà trình quản lý sử dụng dấu, trường hợp phát sinh vấn đề giải theo Quy định này, Giám đốc người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm báo cáo Hội đồng quản trị xem xét, giải Ban Giám đốc, trưởng phó đơn vị, Trưởng phịng ban, đơn vị Cơng ty, người đứng đầu đơn vị có sử dụng dấu chịu trách nhiệm thi hành Quy định này./ Nơi nhận: - Như điều 9; HĐQT (để báo cáo); Các đoàn thể; Lưu VT CÔNG TY (GIÁM ĐỐC) …………… ... Bảo quản dấu: Con dấu phải để hịm, tủ khóa chắn để nơi quy dịnh Con dấu lấy có u cầu cơng việc cần sử dụng, sau hồn thành việc đóng dấu phải cất lại chỗ cũ, không để bàn làm việc Con dấu phải... việc sử dụng lưu giữ dấu Công ty Trưởng đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng lưu giữ dấu đơn vị (nếu có) Cơng ty có trách nhiệm kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu Công ty dấu. .. hành Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Trưởng phòng Tổ chức – Hành Cơng ty có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Trong quà trình quản lý sử dụng dấu,