Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Quá trình tổ chức làm hình thành cấu tổ chức – khn khổ hoạt động tổ chức phân chia, nguồn lực xếp, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch 1.1.2 Các thuộc tính cấu tổ chức 1.1.2.1 Chun mơn hóa công việc Thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, chun mơn hóa cơng việc (cịn gọi phân chia lao động) có lợi làm tăng suất lao động nhóm Khơng người phương diện tâm sinh lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết Ngược lại chuyên môn hóa cơng việc tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực Tuy nhiên chuyên mơn hóa có hạn chế làm giảm khả sáng tạo người lao động làm cho họ nhanh chóng cảm thấy cơng việc nhàm chán Bên cạnh tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng Để khắc phục nhà quản lý thường tìm cách tăng mức độ tổng hợp hóa cơng việc đến mức cao cách sử dụng kỹ thuật phạm vi cơng việc, phong phú hóa cơng việc ln chuyển 1.1.2.2 Hình thành phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức Nếu phân chia tổ chức thành phận làm hạn chế quy mô tổ chức Trong thực tế, phận hình thành theo tiêu chí khác nhau, cụ thể: • Mơ hình tổ chức theo chức Là hình thức tạo nên phận số cá nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị cấu Ưu điểm: đơn giản, rõ ràng mang tính logic cao; phát huy lợi chun mơn hóa; trọng vào tiêu chuẩn nghề nghiệp; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao nhất; Nhược điểm: dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức năng; thiếu hành động phận; tạo nhìn hạn hẹp nhà quản lý; đổ trách nhiệm cho cấp lãnh đạo cao • Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư Là hình thức tạo nên phận cá nhân thực hoạt động tạo loại sản phẩm, phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu, khu vực địa lý hợp nhóm đơn vị cấu Ưu điểm: Cho phép tập trung vào sản phẩm khách hàng, khu vực địa lý định; có khảnăng thích nghi nhanh với thay đổi Nhược điểm: Trùng lắp nguồn lực bộphận; khó phối hợp; khó kiểm sốt • Mơ hình tổ chức ma trận Là kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức phận khác Ưu điểm: định hướng hoạt động theo kết cuối cùng; tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; kết hợp lực quản lý chuyên gia; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng thay đổi môi trường Nhược điểm: tượng song trùng lãnh đạo; quyền hạn trách nhiệm nhà quản lý tạo xung đột; cấu phức tạp k bền vững; gây tốn • Mơ hình tổ chức theo nhóm Ưu điểm; loại trừ khó khăn truyền thông định; phá bỏ rào cản phận; tập trung ý nâng cao tận tâm công việc Nhược điểm: mâu thuẫn người nhóm; vấn đề quản lý thời gian trình phát triển nhóm • Cơ cấu mạng lưới Là cấu mối quan hệ thành viên thực sở bình đẳng • Cơ cấu khơng ranh giới 1.1.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý Nguyên nhân có cấp quản lý tổ chức giới hạn tầm quản lý – số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với nhà quản lý định Trong tổ chức, cần phải định xem nhà quản lý kiểm sốt thuộc cấp số khác tổ chức khác Muốn xác định tầm quản lý phù hợp cần phải xác định quan hệ: - Tầm quản lý lực nhà quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận - Tính phức tạp hoạt động quản lý tầm quản lý có mói quan hệ nghịch - Năng lực ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có mối quan hệ tỷ lệ thuận - Tầm quản lý rõ ràng xác định nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận - Năng lực hệ thống thơng tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý Căn vào số cấp quản lý tồn hai mơ hình cấu tổ chức cấu nằm ngang cấu hình tháp 1.1.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ hành động, q trình định địi hỏi tn thủ định gắn liền với vị trí( hay chức vụ) quản lý định tổ chức Khi nhà quản lý trao quyền hạn, họ phải chịu trách nhiệm - bổn phận phải hồn thành hoạt động phân cơng đạt ục tiêu xác định Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng tạo hooij cho lạm dụng ngược lại để nhà quản lý phải chịu trách nhiệm việc khơng có đủ quyền hạn để thực Có loại quyền hạn tổ chức: - Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép nhà quản lý định giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ quyền hạn giwuax cấp cấp trực tiếp trải dài từ cấp cao xuống tới cấp thấp tổ chức - Quyền hạn tham mưu: quyền cung cấp lời khuyên dịch vụ cho nhà quản lý khác Họthường gọi nhà cố vấn, tham mưu chuyên gia…Họ ln phảinhận thức nhân vật thứ với trách nhiệm tạo đượcnhiều lời khuyên có giá trị sử dụng phải đặc biệt trung thành ln bảo vệ bí mật thơng tin - Quyền hạn chức năng: quyền giao cho cá nhân hay phận đưuọc định kiểm soát hoạt động định phận khác 1.1.2.5 Tập trung phi tập trung quản lý Tập trung phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức Phi tập trung phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định, hành động tự chịu trách nhiệm phạm vi định Tồn hai dạng phi tập trung quản lý tổ chức: uy quyền trao quyền Ủy quyền quản lý tổ chức hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định Trao quyền hành vi cấp cho phép cấp thực công việc định cách độc lập 1.1.2.6 Phối hợp phận tổ chức Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có hiệu lực hiệu mục tiêu chung tổ chức Mục tiêu phối hợp đạt thống hoạt động phận bên với bên tổ chức Phạm vi cần thiết phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính nhiệm vụ mức độ độc lập người phận thực nhiệm vụ Khi nhiệm vụ đòi hỏi tương tác đơn vị, tốt đạt mức độ phối hợp cao PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NHÀ MÁY XI MĂNG LƯU XÁ THÁI NGUYÊN 2.1 Giới thiệu nhà máy xi măng lưu xá Thái Nguyên Tên giao dich: Nhà máy Xi măng Lưu Xá Địa chỉ: Phường Phú Xá- Thành phố Thái Nguyên Điện thoại: 02803 855 113 fax: 02803 857 622 Email: nmxmlx-tnn@vnn.vn Giám đốc: Nguyễn Công Bằng • Lĩnh vực sản xuất: sản xuất vật liệu xây dựng • Sản phẩm kinh doanh: chuyên sản xuất xi măng PCB 30 theo tiêu chuẩn 6260:1997 • Mơ hình cấu tổ chức nhà máy: Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phịng kỹ thuật sản xuất Quản đốc phân xưởng nguyên liệu Phó giám đốc điện Trưởng phịng tổ chức hành Trưởng phịng thị trường Trưởng phịng hành kế tốn Xưởng khí Phịng điện- điện tử Quản đốc phân xưởng lò nung Phòng kỹ thuật điện Quản đốc phân xưởng thành phẩm Phịng kỹ thuật an tồn mơi trường Quản đốc phân xưởng bao bì Xưởng nước Qua sơ dồ ta thấy cấu tổ chức Nhà máy tổ chức theo mơ hình cấu trực tuyến – chức năng, mơ hình áo dụng rộng rãi, phôt biến doanh nghiệp Hệ thống quyền lực phân bổ theo hướng trực tuyến từ xuống Trong giám đốc người có quyền lực cao nhất, đại diện theo pháp luật nhà máy, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà máy chịu trách nhiệm trước Công ty Tổng công ty việc thực quyền nhiệm vụ giao Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc việc định, chịu điều hành giám đốc chịu điều hành giám đốc Ngồi phó giám đốc giúp việc cho giám đốc cịn có phịng chức đạo trực tiếp xuống phân xưởng Việc áp dụng mơ hình có ưu điểm đạt thống mệnh lệnh, tuân thủ theo nguyên tắc chế độ thủ trưởng, phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phân quyền cho phó giám đốc quản đốc phân xưởng để huy kịp thời chức năng, chuyên môn, không chồng chéo, đảm bảo chuyên sâu nghiệp vụ, có sở cho việc định, hướng dẫn thực định, nâng cao chất lượng quản lý, giảm bớt gánh nặng cho giám đốc Phân bố chức phù hợp với đặc điểm Nhà máy Tuy nhiên bộc lộ nhiều hạn chế khơng sử dụng chuyên gia định quản trị, thông tin chậm thiếu xác Để mơ hình hoạt động có hiệu địi hỏi đội ngũ cán quản lý có tri thức, lực tiếp thu kiến thức quản lý Nhà máy yếu khâu 2.2 Cơ cấu tổ chức Nhà máy xi măng Lưu Xá xét theo đặc trưng cấu tổ chức 2.2.1 Chun mơn hóa cơng việc Một doanh nghiệp dù quy mơ hoạt động lớn hay nhỏ, để có thẻ hoạt động tốt lĩnh vực phải có thực tốt lĩnh vực quản lý Để làm điều địi hỏi phải có phối hợp nhịp nhàng phận chức cấu tổ chức phân chia chức quản lý Mỗi đơn vị phận, phòng ban đảm nhiệm chức quản lý định Nhà máy xi măng Lưu Xá có cấu tổ chức có tính chun mơn hóa tương đối cao Hiện Nhà máy chia thành chức sau • Phó giám đốc • - Điều hành sản xuất: Chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất nhà máy; phụ trách cơng tác an tồn lao động; xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật; hàng tuần báo cáo với giám đốc tình trạng thiết bị nhà máy đề xuất giải pháp thay nhằm đảm bảo cho việc sản xuất ln ổn định • - Điều hành hệ thống quản lý chất lượng: Phụ trách công tác chất lượng sản phẩm, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng giám sát việc thực hệ thống này, phối hợp hoạt động phòng ban phân xưởng để thực mục tiêu chất lượng định • Chức sản xuất: quy định cụ thể cho đơn vị phòng ban phòng ky thuật sản xuất, quản đốc phân xưởng nguyên liệu, quản đốc phân ưởng lị nung, quản đốc phân xưởng bao bì, quản đốc phân xưởng thành phẩm Phòng kỹ thuật sản xuất lập kế hoạch mua sắm vật tư phụ tùng thay thế, kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị nhà máy, đôn đốc phối hợp đơn vị tổ chức thực theo kế hoạch, kiểm soát việc thực hướng dẫn vận hành, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị Theo dõi kiểm tra tình trạng hoạt động thiết bị Khi thiết bị xảy cố phải lập biện pháp sửa chữa thay với chất lượng tiến độ sửa chữa tốt Quản đốc phân xưởng quản lý lao động, theo dõi kiểm tra việc ghi chép khối lượng sản phẩm, chấm điểm tổ sản xuất, chịu trách nhiệm hoạt động đơn vị trước nhà máy • Chức điện: quy định cụ thể cho phịng ban xưởng nước, xưởng khí, xưởng điện – điện tử, phòng kỹ thuật điện, xưởng kỹ thuật an tồn mơi trường, xưởng nước Chức có nhiệm vụ nắm bắt tồn thiết bị điện khí dây chuyền sản xuất để có kế hoạch gia cơng, sửa chữa, thay thiết bị bảo đảm ổn định cho hoạt động sản xuất Nhà máy Xưởng nước quản lý hệ thống cấp nước phục vụ hoạt động sản xuất nhà máy, đảm bảo thiết bị hoạt động liên tục, an toàn phục vụ nước sinh hoạt cán bộ, cơng nhân viên Xưởng khí thực cơng tác gia công, chế tạo chi tiết, phục hồi, lắp đặt sửa chữa thiết bị thuộc lĩnh vực khí Xưởng Điện – điện tử tổ chức vận hành, sửa chữa thiết bị thuộc hệ thống cung cấp điện dùng cho sản xuất Phòng kỹ thuật điện quản lý chuyên sâu kỹ thuật điện, xây dựng, lắp đặt mới, sửa chữa, bảo dưỡng, vận hành máy móc, thiết bị điện phịng ky thuật an tồn mơi trường kiểm tra theo dõi tình hình an tồn lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh mơi trường, an tồn thiết bị sản xuất • Chức hành chính: giao cụ thể cho phịng tổ chức hành Có nhiệm vụ tổ chức xếp lao động nhà máy cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh, thực đầy đủ chế độ sách theo quy định luật lao động Xây dựng định mức lao động đơn giá tiền lương, phân bổ tiền lương Tổ chức tốt công tác phục vụ đời sống nhân viên, công tác hành phục vụ, đảm bảo hoạt động nhà máy tiến hành thuận lợi • Chức kinh doanh: Trưởng phòng thị trường tham mưu cho giám đốc nhà máy chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường, tiêu thụ sản phẩm, điều hành hoạt động tiêu thụ sản phẩm Nghiên cứu thông tin thị trường đối thủ cạnh tranh, đề xuất phương án mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng tháng thống kê phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm nhà máy • 10 2.2.2 Hình thành phận Bên cạnh việc chun mơn hóa chức quản lý Nhà máy phân chia thành phận, phân hệ chi tiết cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng ban Cụ thể như: • Giám đốc: Chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhà máy Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn cho nhà máy Xác lập hệ thống tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ phận phòng ban Quyết định phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư nhà máy Phê duyệt nhà cung ứng, ký kết hợp đồng kinh doanh, hợp đồng tín dụng, hợp đồng tiêu thụ sản phẩm • Phó giám đốc: Điều hành sản xuất chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất nhà máy; phụ trách công tác an toàn lao động; xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật; hàng tuần báo cáo với giám đốc tình trạng thiết bị nhà máy đề xuất giải pháp thay nhằm đảm bảo cho việc sản xuất ổn định Điều hành hệ thống quản lý chất lượng: Phụ trách công tác chất lượng sản phẩm, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng giám sát việc thực hệ thống này, phối hợp hoạt động phòng ban phân xưởng để thực mục tiêu chất lượng định • Phịng kỹ thuật sản xuất: Quản lý chịu trách nhiệm công tác kỹ thuậ cơ, điện toàn nhà máy Lập kế hoạch mua sắm vật tư phụ tùng thay thế, kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị nhà máy, đơn đốc phối hợp đơn vị tổ chức thực theo kế hoạch Kiểm soát việc thực hướng dẫn vận hành, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị Theo dõi kiểm tra tình trạng hoạt động thiết bị Khi thiết bị xảy cố phải lập biện pháp sửa chữa thay với chất lượng tiến độ sửa chữa tốt • Phịng thị trường, phịng cơng nghệ,… • Quản đốc phân xưởng Nhà máy xi măng Lưu Xá có phân xưởng: Phân xưởng thành phẩm, phân xưởng lò nung, phân xưởng nguyên liệu 11 Chức nhiệm vụ quản đốc phân xưởng sau: Xây dựng mục tiêu kế hoạch chất lượng đơn vị, nhận kế hoạch sản xuất nhà máy giao lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng Báo cáo kịp thời vấn đề phát sinh trình thực nhiệm vụ với phòng ban liên quan lãnh đạo nhà máy Quản lý lao động, theo dõi kiểm tra việc ghi chép khối lượng sản phẩm, chấm điểm tổ sản xuất, chịu trách nhiệm hoạt động đơn vị trước nhà máy Tham mưu cho lãnh đạo việc cải tạo, đầu tư máy móc thiết bị, đề xuất giải pháp kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất để nâng cao hiệu hoạt động máy móc thiết bị Quản lý mạng Internet nội 2.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý Nhà máy khơng áp dụng mơ hình cấu nhiều cấp quản lý mà sử dụng mơ hình cấu tổ chức với tầm quản lý rộng Cơ cấu tổ chức với cấp quản lý giám đốc, phó giám đốc trưởng phịng Do sản xuất loại sản phẩm nên mơ hình giúp tiết kiệm chi phí quản lý Tuy nhiên địi hỏi đội ngũ cán quản lý phải có trình độ chun mơn cao kỹ quản lý 2.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức Việc bố trí cấu tổ chức theo mơ hình trực tuyến – chức cho thấy phân bổ quyền hạn từ xuống dưới, kết hợp với việc quản lý công việc theo chức Giám đốc người lãnh đạo cao nhất, giám sát phó giám đốc, trưởng phịng Quyền lực phân bổ từ giám đốc xuống phó giám đốc, xuống đơn vị, phòng ban Mối quan hệ giám đốc phó giám đốc cá trưởng phịng, đơn vị mối quan hệ mệnh lệnh kết hợp với mối quan hệ phối hợp Giữa đợn vị phịng ban phó giám đốc có phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin với Việc áp dụng mơ hình cấu tạo điều kiện cho việc đưa mệnh lệnh, thị cách nhanh chóng qn Tuy nhiên số lượng phịng ban tăng, việc quản lý cồng kềnh, phức tạp, giám sát đội ngũ cán bộ, công nhân viên gặp nhiều khó khăn 12 2.2.5 Tập trung phi tập trung quản lý Cơ cấu tổ chức nhà máy có tính tập trung cao Tính tập trung thể chỗ quyền quản lý, định vấn đề quan trọng Nhà máy tập trung vào ban giám đốc Trong giám đốc người lãnh đạo cao Nhà máy, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động Nhà máy Các phó giám đốc trưởng phịng có tác dụng tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc việc định điều hành hoạt động có cho phép giám đốc mà mà khơng có quyền tự chủ định Giám đốc có quyền định cuối Phó giám đốc thực theo mệnh lệnh, thị giám đốc sau giao nhiệm vụ cụ thể cho đơn vị phòng ban mà quản lý Đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên đơn vị, phịng ban có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ giao Các phó giám đốc trưởng phịng đóng góp ý kiến vào quản lý giám đốc nhiên định mang tính quan trọng có ảnh hưởng lướn đến Nhà máy người có quyền định giám đốc Với cách quản lý tập trung quyền lực cách cao lại khơng khuyến khích đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên đóng góp ý kiên, phát huy quyền dân chủ cá nhân 2.2.6 Phối hợp phận tổ chức Giữa đơn vị, phận, phịng ban người Nhà máy ln có phối hợp chặt chẽ với nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung Nhà máy Trong nội Nhà máy ln có trao đổi thông tin, phối hợp cao để giải vấn đề, cơng việc, cố xảy cách nhanh Sự phối hợp thể qua mục tiêu kế hoạch mà Nhà máy đưa Tất đơn vị phòng ban, đội ngũ cán bộ, công nhân viên chung sức để thực kế hoạch Nhà máy, mặt khác vượt tiêu kế hoạch đề Các hình thức quản lý giám đốc phó giám đốc, đơn vị, phịng ban khẳng định liên kết chặt chẽ phận Nhà máy Nhà máy thường uyên tổ chức hội thi văn nghệ quần chúng, giải bóng đã, cầu lơng cán bộ, cơng nhân viên… 13 ... có phối hợp nhịp nhàng phận chức cấu tổ chức phân chia chức quản lý Mỗi đơn vị phận, phòng ban đảm nhiệm chức quản lý định Nhà máy xi măng Lưu Xá có cấu tổ chức có tính chun mơn hóa tương đối... hai mơ hình cấu tổ chức cấu nằm ngang cấu hình tháp 1.1.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ hành động, trình định đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí( hay chức vụ) quản... tiếp thu kiến thức quản lý Nhà máy cịn yếu khâu 2.2 Cơ cấu tổ chức Nhà máy xi măng Lưu Xá xét theo đặc trưng cấu tổ chức 2.2.1 Chuyên môn hóa cơng việc Một doanh nghiệp dù quy mơ hoạt động lớn