Quản trị các nghiệp vụ văn phòng của các doanh nghiệp Ban hành quy chế, nội quy về tổ chức hành chính .... Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa rằng: “ Doanh nghiệp là một tổ chức
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Sơ lược về tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp dân doanh
1.1.1 Khái niệm a Doanh nghiệp là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa rằng: “ Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”
Quá trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hay cung ứng dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi Như vậy, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi Mặc dù thực tế, có một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn vì mục tiêu lợi nhuận b Doanh nghiệp dân doanh là gì?
Hiện tại, pháp luật Việt Nam không có quy định nào đưa ra về khái niệm doanh nghiệp dân doanh Thực chất đây là loại hình doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp năm 1999, Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Doanh nghiệp
2020 Cách gọi này có tác dụng phân biệt các doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Đồng thời cũng để phân biệt các doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước nói chung với doanh nghiệp tư nhân vì doanh nghiệp tư nhân chỉ là một loại hình doanh nghiệp dân doanh
Doanh nghiệp dân doanh (còn gọi là doanh nghiệp ngoài nhà nước, doanh nghiệp quốc doanh) là thuật ngữ dùng để chỉ doanh nghiệp không thuộc sở hữu của nhà nước, toàn bộ vốn, lợi nhuận đều thuộc sở hữu tư nhân hay tập thể người lao động, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất và toàn quyền quyết định phân phối lợi nhuận mà không có sự can thiệp từ các quyết định của Nhà nước hay cơ quan quản lý
1.1.2 Các tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp dân doanh a Về tổ chức
Khi phân loại xét theo tiêu chí:
- Nguồn vốn kinh doanh thì ta có: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài
- Theo tổ chức: doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp hợp danh
- Theo khu vực công, tư: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp dân doanh Doanh nghiệp dân doanh được thể hiện bằng:
Theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cổ phần là vốn điều của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau Cổ đông có thể là cá nhân, tổ chức, số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa, có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp
Công ty cổ phần có cơ cấu vốn, khả năng huy động vốn cao thông qua phát hành cổ phiếu và có thời gian hoạt động vô hạn sẽ mang lại tính ổn định cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, loại hình này tạo điều kiện di chuyển, tăng tính linh hoạt trong cạnh tranh và phân tán bớt rủi ro thông qua đầu tư vào nhiều công ty khác nhau với mục đích tối đa hóa lợi nhuận thu được cho nhà đầu tư
- Công ty trách nhiệm hữu hạn
Công ty trách nhiệm hữu hạn được chia làm 2 loại: TNHH Một thành viên và TNHH Hai thành viên trở lên
Căn cứ Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020 đặc điểm của công ty TNHH 1 thành viên: là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu Loại hình giúp chủ sở hữu công ty chỉ chịu trách nhiệm hữu về phần tài sản và nợ trong phạm vi số vốn điều lệ đã đăng ký Được phép huy động vốn từ việc phát hành trái phiếu, tận dụng được nguồn vốn bên ngoài, phát triển hoạt động kinh doanh củacông ty Doanh nghiệp được quyền nhân danh mình tham gia góp vốn vào các loại hình doanh nghiệp khác, việc này như một cách thức để đầu tư, mang lợi nhuận cho doanh nghiệp
+ TNHH Hai thành viên trở lên
Căn cứ tại Điều 46 luật doanh nghiệp 2020, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân Sự liên kết giữa các thành viên trong công ty thông qua cơ chế góp vốn nhằm đáp ứng tốt cho nhu cầu kinh doanh ở quy mô lớn hoặc vừa phải Nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động sản xuất Thành viên của công ty chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp Loại hình này có thể huy động được nguồn vốn lớn và nhân lực từ thành viên của công ty và tự do phát hành trái phiếu để đáp ứng nhu cầu vốn trong hoạt động kinh doanh
Theo Điều 177 của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty hợp danh là công ty có ít nhất
02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùngnhau kinh doanh với một tên chung Ngoài thành viên hợp danh, công ty còn có thể có thêm thành viên góp vốn
Tùy thuộc vào loại hình hợp danh, với công ty hợp danh có trách nhiệm hữu hạn (LLP) không thuộc doanh nghiệp dân doanh vì nó chỉ được thành lập bởi một cá nhân hay một tổ chức và không chia lợi nhuận cho các thành viên Trong khi công ty hợp danh có trách nhiệm không giới hạn (LLLP) thuộc doanh nghiệp dân doanh do được thành lập bởi các cá nhân, tổ chức thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ kinh doanh để thu lợi nhuận và chia lợi nhuận cho các thành viên phụ trách b Về hoạt động
Doanh nghiệp dân doanh là một loại hình kinh doanh với mục đích kiếm lợi nhuận, được điều hành và bởi các cá nhân hoặc gia đình Các hoạt của doanh nghiệp dân doanh tập trung vào việc sản xuất, mua bán và cung cấp các sản phẩm, thương mại và dịch vụ cho khách hàng Tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của công ty, văn phòng dân doanh có thể có kích thước và cơ cấu tổ chức khác nhau.
Nhiệm vụ cơ bản của văn phòng doanh nghiệp
1.2.1 Nhiệm vụ của văn phòng
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của hội đồng quản trị, tổng giám đốc Theo dõi đôn đốc
- Tổ chức, thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý điều hành của hội đồng quản trị và tổng giám đốc
- Truyền đạt các nghị quyết của hội đồng quản trị, các quyết định, các chỉ thị của tổng giám đốc đến mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp
- Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được hội đồng quản trị và tổng giám đốc giao
- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của hội đồng quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Thực hiện công tác bảo vệ
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hội đồng quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp và cơ quan doanh nghiệp làm việc
- Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, văn hóa, tinh thần cho cán bộ nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho mọi người.
- Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn phòng có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác
Ví dụ: với văn phòng của các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực hiện các nhiệm vụ như sau: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch, thống kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông,
1.2.2 Cơ cấu tổ chứccủa văn phòng doanh nghiệp
- Các tổ chức doanh nghiệp dân doanh bao gồm:
Căn cứ Điều 188 luật doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào Đặc biệt, đối với mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh và thành viên hợp danh của công ty hợp danh Doanh nghiệp tư nhân không được quyền góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần
+ Công ty TNHH Một thành viên
Căn cứ Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020: Công ty TNHH 1 thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu Phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty và công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Về cổ phần, công ty sẽ không được phát hành cổ phần, ngoài trừ khi chuyển đổi thành công ty cổ phần và công ty được phát hành trái phiếu
+ Công ty TNHH Hai thành viên trở lên
Căn cứ tại Điều 46 luật doanh nghiệp 2020: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, trừ trường hợp có thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký thay 4 đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ phần vốn góp theo quy định tại khoản 2 Điều này Phần vốn góp của thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại các Điều 51, 52 và 53 của Luật này
Căn cứ tại Điều 111 Luật doanh nghiệp 2020: Cổ phần là vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau Quy định về cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân
Số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này + Hợp tác xã
Căn cứ Luật hợp tác xã 2012: Hợp tác xã là tổ chức kinh tế tập thể, đồng sở hữu, có tư cách pháp nhân, do ít nhất 07 thành viên tự nguyện thành lập Trong hợp tác xã các thành viên hợp tác tương trợ lẫn nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung của thành viên, trên cơ sở tự chủ, tự chịu trách nhiệm, bình đẳng và dân chủ trong quản lý hợp tác xã tuân theo pháp luật Khi hợp tác xã phát triển đến trình độ cao hơn thì sẽ hình thành các doanh nghiệp của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; doanh nghiệp của hợp tác xã; liên hiệp hợp tác xã hoạt động theo Luật doanh nghiệp.
1.2.3 Các chức danh của quản trị văn phòng doanh nghiệp
Trong văn phòng, việc phân cấp chức vụ, chức danh những người làm công việc này tùy thuộc vào yếu tố:
- Tính phức tạp của công việc
- Mức độ trách nhiệm đối với công việc
- Mức độ giám sát theo yêu cầu
- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
- Mức độ trách nhiệm đối với người khác
Trong bối cảnh đó, chúng ta có thể chia ra làm 3 loại cấp bậc hành chính văn phòng: Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng, cấp quản trị hành chính văn phòng, cấp bậc thư ký
1.2.3.1 Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng chỉ cần đòi hỏi phải có kinh nghiệm trong công tác đánh máy, lưu trữ hồ sơ, lễ tân và hành chính văn phòng tổng quát Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn Bao gồm:
+ Nhân viên tiếp thị (Marketing Staff): Là những nhân viên giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp
+ Nhân viên tài chính (Finance Staff): Là những nhân viên đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến kế toán, tài chính và hỗ trợ cho các bộ phận khác của doanh nghiệp + Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support Staff): Là những nhân viên đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên trong doanh nghiệp + Nhân viên hành chính (Administrative Staff): Là nhân viên hỗ trợ trong các công việc văn phòng như quản lý tài liệu, hồ sơ, lịch trình và cung cấp hỗ trợ khác
Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Muốn trở thành nhà thư ký họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn, có đầu óc sáng tạo và khả năng phân tích tốt về thời gian Ngoài ra họ phải có nhiều kinh nghiệm và trình độ học vấn cao Thông thường, nhân viên thư ký thường thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành
+ Công việc hành chính văn phòng tổng quát;
+ Công việc quản trị hồ sơ;
+ Công việc nghe và nhận điện thoại;
+ Công việc đánh máy và sao lưu lại hồ sơ;
+ Sắp xếp lịch làm việc;
- Thư ký tổng quát (thư ký cho quản đốc cấp trung hoặc cấp cao)
- Chuyên viên xử lý thông tin: thư ký hành chính hoặc thư ký thư từ liên lạc
Nhà quản trị phải có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòng thường là trợ lý hành chính, trưởng phòng thông tin, trưởng phòng hồ sơ, trưởng phòng hành chính,… Ở doanh nghiệp, quản trị văn phòng (Office Management) là một vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp
Dưới đây là một số chức danh phổ biến trong lĩnh vực quản trị văn phòng:
- Giám đốc quản trị văn phòng (Office Manager): Là người đứng đầu phòng quản trị văn phòng và chịu trách nhiệm về việc quản lý hoạt động văn phòng
- Trợ lý giám đốc quản trị văn phòng (Assistant Office Manager): Là người giúp đỡ giám đốc quản trị văn phòng trong các nhiệm vụ quản lý văn phòng
- Chuyên viên hành chính (Administrative Specialist): Là những nhân viên đảm nhiệm các nhiệm vụ đặc biệt trong các công việc văn phòng như quản lý hệ thống máy tính, phục vụ bữa ăn, hoặc chăm sóc khách hàng
ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH CỦA CÁC DOANH NGHIỆP
Quản trị văn phòng doanh nghiệp là quản trị bộ phận (quản trị cơ sở)
Văn phòng được xem là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ Ở đây, văn phòng được hiểu là một bộ phận của một cơ quan, doanh nghiệp Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều có bộ phận văn phòng đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, chức năng trong tổ chức như xử lý văn bản; quản lý con dấu; lập kế hoạch; tham mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện các quy định đó; phối hợp với các bộ phận khác thực hiện các hoạt động nghiệp vụ; phối hợp với các bộ phận khác điều hành hoạt động của tổ chức thông qua các kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức thực hiện kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo nguồn lực của tổ chức; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng và củng cố bộ máy chuyên nghiệp, vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng và phát triển hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp… Thông qua quản trị văn phòng, các công việc sẽ được xử lý và đưa qua các bộ phận khác cũng như đưa lên các cấp quản trị cao hơn Các bộ phận chuyên môn khác đều có chức năng và quyền hạn độc lập nhưng không thể tách rời với hoạt động văn phòng, chính vì vậy có thể nói hoạt động quản trị văn phòng là không thể thiếu trong mỗi đơn vị, cơ quan, tổ chức, bất kể quy mô lớn nhỏ
Từ đây chúng ta thấy rằng văn phòng là một bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, là một bộ phận cơ sở quan trọng giải quyết các công việc để làm tiền đề cho các hoạt động của một số hoạt động khác trong cơ quan; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; tổ chức thực hiện và hỗ trợ công tác cho các đơn vị chức năng, giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung nhằm hoàn thành các mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Thông qua mối quan hệ tác động lẫn nhau giữa bộ phận văn phòng và các bộ phận khác nên chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể doanh nghiệp
Do vậy, quản trị văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả
Nói tóm lại quản trị văn phòng là quản trị bộ phận của một doanh nghiệp, là cấp quản trị cơ sở ban đầu để xử lý các vấn đề cấp thấp, liên kết với các bộ phận khác để tạo ra tiến hành thực hiện các hoạt động cấp cao hơn và là một bộ phận không thể thiếu trong bất kì cơ quan nào.
Quản trị văn phòng là một nội dung của quản trị doanh nghiệp
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả
Công việc hành chính hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan xí nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng nhân sự, tài vụ, kinh doanh Tất cả khối gián tiếp, từ cấp quản trị cao cho đến nhân viên cấp dưới ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng như sắp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán và ghi chép lại mọi loại hồ sơ, công văn, giấy tờ Mỗi người tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ
Quản trị văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp
Hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó hành chính văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc là bộ não cho một doanh nghiệp.
Tham mưu về quản lý hành chính nội bộ phục vụ kinh doanh
Tham mưu được hiểu theo ý nghĩa đơn giản nhất là việc tham gia đóng góp các ý kiến, sáng kiến, kế hoạch cho các cấp lãnh đạo Còn hiểu theo hướng đầy đủ hơn, thì tham mưu sẽ là việc tham gia đề xuất ý tưởng, chương trình, kế hoạch… và đồng thời đưa ra các phương hướng thực hiện ý tưởng, kế hoạch do mình đề xuất ra
Tham mưu là một trong những nhiệm vụ, chức năng chính của văn phòng, việc tham mưu về quản lý hành chính nội bộ phục vụ kinh doanh sẽ góp phần giúp lãnh đạo trong việc ban hành các văn bản quyết định phù hợp với chức vị, quyền hạn và tuân thủ pháp lý, quy định của doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu quả tổ chức thực hiện các quyết định
Với vị trí là bộ phận giúp việc cho lãnh đạo, văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Đặc biệt đối với doanh nghiệp thì tham mưu của bộ phận văn phòng thường phục vụ kinh doanh Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo, văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất trong công tác quản lý và điều hành Trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế văn phòng cùng các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự,… Trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, đề nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo
Bộ phận văn phòng là bộ phận thực hiện trực tiếp với văn bản, thông tin vì vậy phương pháp giúp văn phòng tham mưu cho lãnh đạo chủ yếu là phương pháp bằng văn bản Thông qua quá trình tiếp nhận, thu thập, xử lý văn bản, tổ chức công tác soạn thảo, quản lý văn thư, lưu trữ, quản lý thông tin, xây dựng kế hoạch và chương trình hoạt động, bộ phận văn phòng sẽ có thể chọn lọc, xử lý các thông tin cần thiết cho việc tham mưu về quản lý hành chính nội bộ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Văn phòng sẽ đưa ra các ý kiến, kiến nghị về các quy định, quy chế, các văn bản pháp lý có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp để làm cho hoạt động doanh nghiệp tiến hành một cách thuận lợi, tránh các sai sót về mặt thông tin, pháp lý, quyền hạn.
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
QUẢN TRỊ CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP
Quản trị các nghiệp vụ văn phòng của các doanh nghiệp Ban hành quy chế, nội
nội quy về tổ chức hành chính
Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc
Quy chế doanh nghiệp cần đảm bảo 02 yếu tố sau:
- Tính hợp pháp: Quy chế của doanh nghiệp phải phù hợp với pháp luật, không được trái với các pháp luật hiện hành
- Tính thực tiễn: Quy chế của doanh nghiệp cần đảm bảo phù hợp với các hoạt động tổ chức cũng như mục tiêu phát triển của lĩnh vực phát triển trong doanh nghiệp
Bản quy chế thường có các nội dung sau:
- Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, vai trò của văn phòng (phòng Hành chính)
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và các đơn vị nghiệp vụ của văn phòng
- Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn phòng
- Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức
- Mối quan hệ giữ văn phòng với cơ quan lãnh đạo cao nhất và với các bộ phận khác trong cơ quan.
- Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại, thắc mắc…
- Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ…
- Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động
Việc ban hành quy chế cần phải tuân thủ các văn bản pháp luật hoặc văn bản dưới luật do nhà nước ban hành và phù hợp với doanh nghiệp Chẳng hạn như: Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định số 03/2000/NĐ-CP, Nghị định số 47/2021/NĐ-CP, Luật Phòng cháy chữa cháy 2001, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP,…
Nội quy là văn bản do cá nhân, cơ quan, tổ chức ban hành, quy định về những nguyên tắc xử sự chung, các hành vi vi phạm kỷ luật, biện pháp xử lý vi phạm và trách nhiệm về vật chất.
Nội quy là văn bản thực sự cần thiết cho các đơn vị sử dụng lao động và mang ý nghĩa thiết thức đối với bản thân người lao động, nội quy thường quy định liên quan đến thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo vệ tài sản, antoàn lao động…Nội dung nội quy không được trái với các quy định của pháp luật
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định một số yêu cầu về việc ban hành nội quy lao động doanh nghiệp như sau:
- Thứ nhất , doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản Trường hợp sử dụng dưới
10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động
- Thứ hai , nội quy của doanh nghiệp không được trái với pháp luật và bao gồm một số nội dung chủ yếu như:
+ Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi
+ Trật tự tại nơi làm việc
+ An toàn, vệ sinh lao động nơi làm việc
+ Phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
+ Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
+ Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
+ Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm
- Thứ ba , trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
- Thứ tư, nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Việc xây dựng một bản quy chế, nội quy về tổ chức hành chính sẽ góp phần hạn chế sự lạm quyền của người sử dụng lao động đối với những người lao động, mặt khác tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước, từ đó góp phần xây dựng một doanh nghiệp văn minh, chuyên nghiệp và phát triển vững mạnh.
Tổ chức các hoạt động chuyên môn của văn phòng
3.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo.
Tham mưu giúp nhà lãnh đạo quản lý, điều hành công tác hành chính quản trị văn thư lưu trữ và văn phòng điện tử; thư ký tổng hợp Ban Giám đốc; Truyền thông; Quan hệ quốc tế; Thanh tra bảo vệ và pháp chế; An ninh, quốc phòng và phòng chống khủng bố; Chăm sóc sức khỏe và y tế Cơ quan;
3.2.2 Công tác thư kí tổng hợp.
Tổng hợp, lập chương trình, lịch công tác tuần, tháng, năm của doanh nghiệpvà của lãnh đạo doanh nghiệp;
Soạn thảo, ban hành thông báo kết luận cuộc họp do lãnh đạo doanh nghiệp chủ trì;
Rà soát, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ, các hoạt động chung của doanh nghiệp
Theo dõi tiến độ, chất lượng thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo doanh nghiệp giao cho các phòng và các đơn vị;
Thực hiện công tác thư ký tổng hợp và trợ lý lãnh đạo doanh nghiệpbao gồm: Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý, thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
3.2.3 Công tác văn phòng điện tử
Khai thác, hướng dẫn sử dụng, ứng dụng các phần mềm được trang bị trên hệ thống văn phòng điện tử; Đôn đốc việc áp dụng triệt để văn phòng điện tử trong công tác chỉ đạo điều hành của các phòng/đơn vị;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng/đơn vị thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của cơ quan trên cổng thông tin điện tử;
Thống kê tổng hợp báo cáo về công tác văn phòng điện tử hàng tuần/tháng/năm để báo báo cơ quan;
Triển khai thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến văn phòng điện tử theo chỉ đạo của Giám đốc doanh nghiệp;
3.2.4 Công tác văn thư, lưu trữ
Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo đúng quy định;
Văn bản đến: Điều phối việc xử lý các văn bản, tài liệu, các thông báo…gửi đến Văn phòng;
Văn bản đi: Thực hiện việc rà soát, ghi số, đóng dấu và phát hành các tài liệu, công văn, quyết định (do các Phòng soạn thảo) từ doanh nghiệp các cơ quan, đơn vị khác, bảo đảm đúng thủ tục và thể thức hành chính theo quy định của cơ quan và doanh nghiệp;
Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy định của cơ quan và các quy định của pháp luật có liên quan về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến doanh nghiệp; Quản lý thư viện;
Hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc, thu thập, phân loại chỉnh lý tài liệu theo quy định Sắp xếp, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
Khai thác chương trình E-Office để điều phối, xử lý các công văn, công việc trong doanh nghiệp.
Quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại, phòng truyền thống, hệ thống thông tin liên lạc…của doanh nghiệp;
Sắp xếp, bố trí nơi làm việc, sửa chữa và trang bị mới các phương tiện(trừ các phương tiện làm việc do phòng Kế hoạch chủ trì mua sắm), công cụ, dụng cụ, phòng làm việc;
Quản lý, giám sát công tác trật tự, trị an, an toàn, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc tại trụ sở doanh nghiệp; thực hiện các quy định của chính quyền địa phương nơi doanh nghiệp đóng trụ sở; thay mặt lãnh đạo doanh nghiệp làm việc với chính quyền địa phương để giải quyết các công việc có liên quan;
3.2.6 Công tác Quan hệ Quốc tế.
Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn thu thập các thông tin chuyên ngành về các hoạt động của các tổ chức kinh tế nước ngoài, khảo sát năng lực và kinh nghiệm của đối tác, giúp Lãnh đạo doanh nghiệpphân tích, lựa chọn đối tác, giải quyết công việc liên quan với bên đối tác khi ký biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận hợp tác với đối tác nước ngoài;
Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác với đối tác nước ngoài trên cơ sở chiến lược hợp tác quốc tế của cơ quan;
Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề trong nước của doanh nghiệp với các tổ chức nước ngoài; làm đầu mối đề xuất và tham gia hội chợ, triển lãm trong và ngoài nước;
Giải quyết các thủ tục hộ chiếu, visa cho các đoàn đi công tác nước ngoài của doanh nghiệp; tổ chức thu xếp thủ tục và chương trình đi công tác nước ngoài của lãnh đạo doanh nghiệp; hỗ trợ thủ tục visa cho các đoàn nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp trong các chương trình/dự án đã thỏa thuận;
Lập lịch công tác và cùng các phòng chức năng liên quan chuẩn bị nội dung làm việc với các đoàn khách nước ngoài, đón tiếp và tham gia làm việc;
Chủ trì, phối hợp các phòng chuyên môn tổ chức biên soạn ấn phẩm ngoại ngữ: Báo cáo thường niên, giới thiệu doanh nghiệp
3.2.7 Công tác truyền thông. Đầu mối tiếp nhận và xử lý, trao đổi thông tin với các phương tiện thông tin truyền thông đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình, internet ); tham mưu cho Lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức họp báo, nội dung trả lời phỏng vấn, phát ngôn trước công luận Đầu mối tổng hợp, soạn thảo và phát hành các thông cáo báo chí của doanh nghiệp;
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các cơ quan quản lý báo chí, các cơ quan thông tin truyền thông;
Cập nhật, bảo tồn và quảng bá giá trị truyền thống của doanh nghiệp, ghi chép, xây dựng kỷ yếu;
Chủ trì xây dựng chương trình tuyên tuyền, quảng bá phát triển thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp của doanh nghiệp;
Theo dõi các thông tin liên quan đến doanh nghiệp trên báo chí, các phương tiện phát thanh, truyền hình để báo cáo Lãnh đạo doanh nghiệpxử lý;
Chủ trì và phối hợp với các Phòng trong doanh nghiệp cập nhật các thông tin, biên soạn, cung cấp nội dung tuyên truyền của doanh nghiệp;
Nghiên cứu, đề xuất kế hoạch thực hiện nội dung tuyên truyền phục vụ các phong trào thi đua trong doanh nghiệp
Chủ trì việc lấy ý kiến góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi lấy ý kiến thuộc chức năng nhiệm vụ được giao;
Kiểm tra đánh giá các hoạt động chuyên môn văn phòng
Kiểm tra các phòng trong việc chấp hành chính sách pháp luật của nhà nước, các quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp;
Xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra - thanh tra trong doanh nghiệp; Đầu mối tổ chức và phối hợp với các phòng tổ chức thực hiện công tác kiểm tra – thanh tra định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp;
Phối hợp với phòng, đơn vị trong doanh nghiệp tiến hành tổng kết đánh giá hoạt động kiểm tra – thanh tra, thực hiện báo cáo định kỳ Tập đoàn công tác kiểm tra – thanh tra trong doanh nghiệp;
Là đầu mối tiếp nhận, xử lý và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật, cơ quan và quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp, kiến nghị Giám đốc doanh nghiệp giải quyết theo thẩm quyền;
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật theo quy định của nhà nước và doanh nghiệp; Đầu mối làm việc, cung cấp các tài liệu có liên quan cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các tổ chức, cá nhân có liên quan về lĩnh vực phụ trách khi được sự chấp thuận của Giám đốc doanh nghiệp; Đề xuất với Ban chỉ đạo Phòng, chống tham nhũng của doanh nghiệp và lãnh đạo doanh nghiệp trong việc: triển khai thực hiện chống tham nhũng; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phòng, chống tham nhũng trong từng giai đoạn và trong các lĩnh vực thường xảy ra tham nhũng; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện và thực hiện các báo cáo về công tác phòng, chống tham nhũng theo quy định;
Theo dõi, đôn đốc, giám sát các đơn vị việc thực hiện kết luận, kiến nghị, quyết định xử lý về thanh tra, kiểm tra của cơ quan và lãnh đạo cơ quan Đầu mối tiếp nhận, xử lý và tham mưu Lãnh đạo công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo trong doanh nghiệp Thực hiện tổng kết báo cáo đánh giá công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của doanh nghiệp.