Chủ đề 3 trình bày chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quản trị văn phòng của văn phòng doanh nghiệp

Quản trị các nghiệp vụ văn phòng của các doanh nghiệp Ban hành quy chế, nội quy về tổ chức hành chính .... Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa rằng: “ Doanh nghiệp là một tổ chức

lOMoARcPSD|27827034 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN – ĐHQG TP.HCM KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KÌ MÔN: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHỦ ĐỀ 3: TRÌNH BÀY CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP NHÓM THỰC HIỆN : Nhóm Phản biện (Chủ đề 3) GVHD : TS Nguyễn Văn Báu TP Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 05 năm 2023 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 DANH SÁCH SINH VIÊN NHÓM 1 STT HỌ VÀ TÊN MSSV TỶ LỆ PHẦN TRĂM THAM GIA XÂY DỰNG BÀI 1 TRẦN THANH TRÚC 2156230147 100 % (Nhóm trưởng) 2 ĐẶNG THỊ THU HIỀN 2156230104 100 % 3 PHẠM THỊ MAI HUYÊN 2156230107 100 % 4 NGUYỄN HOÀNG LINH 2156230114 100 % 5 H LỢI MLO 2156230120 100 % 6 H THỊ MLO 2156230121 100 % 7 NGUYỄN HẠ VY 2056130109 100 % Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 MỤC LỤC I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1 1.1 Sơ lược về tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp dân doanh 1 1.1.1 Khái niệm 1 1.1.2 Các tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp dân doanh 1 1.2 Nhiệm vụ cơ bản của văn phòng doanh nghiệp 3 1.2.1 Nhiệm vụ của văn phòng 3 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 4 1.2.3 Các chức danh của quản trị văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.3.1 Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng 6 1.2.3.2 Cấp bậc thư ký 7 1.2.3.3 Cấp bậc quản trị 7 II ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 9 2.1 Quản trị văn phòng doanh nghiệp là quản trị bộ phận (quản trị cơ sở) 9 2.2 Quản trị văn phòng là một nội dung của quản trị doanh nghiệp 10 2.3 Tham mưu về quản lý hành chính nội bộ phục vụ kinh doanh 10 III QUẢN TRỊ CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 12 3.1 Quản trị các nghiệp vụ văn phòng của các doanh nghiệp Ban hành quy chế, nội quy về tổ chức hành chính 12 3.1.1 Quy chế 12 3.1.2 Nội quy 13 3.2 Tổ chức các hoạt động chuyên môn của văn phòng 14 3.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo 14 3.2.2 Công tác thư kí tổng hợp 14 3.2.3 Công tác văn phòng điện tử 15 3.2.4 Công tác văn thư, lưu trữ 15 3.2.5 Công tác quản trị 16 3.2.6 Công tác Quan hệ Quốc tế 16 3.2.7 Công tác truyền thông 17 3.2.8 Công tác pháp chế 18 3.3 Kiểm tra đánh giá các hoạt động chuyên môn văn phòng 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 LỜI MỞ ĐẦU Đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa môn học Tổng quan Quản trị văn phòng vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Văn Báu đã truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học của Thầy, chúng em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để chúng em vững bước trong công việc sau này Bộ môn là Tổng quan Quản trị văn phòng là môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn hạn chế, dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong Thầy xem xét và góp ý để bài tiểu luận của nhóm chúng em được hoàn thiện hơn Sau cùng, kính chúc Thầy và gia đình thật nhiều sức khỏe Chúc Thầy ngày càng thành công và phát triển hơn nữa trong sự nghiệp giảng dạy và công tác Nhóm xin chân thành cảm ơn! Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Sơ lược về tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp dân doanh 1.1.1 Khái niệm a Doanh nghiệp là gì? Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa rằng: “ Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh” Quá trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hay cung ứng dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi Như vậy, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi Mặc dù thực tế, có một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn vì mục tiêu lợi nhuận b Doanh nghiệp dân doanh là gì? Hiện tại, pháp luật Việt Nam không có quy định nào đưa ra về khái niệm doanh nghiệp dân doanh Thực chất đây là loại hình doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp năm 1999, Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Doanh nghiệp 2020 Cách gọi này có tác dụng phân biệt các doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Đồng thời cũng để phân biệt các doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước nói chung với doanh nghiệp tư nhân vì doanh nghiệp tư nhân chỉ là một loại hình doanh nghiệp dân doanh Doanh nghiệp dân doanh (còn gọi là doanh nghiệp ngoài nhà nước, doanh nghiệp quốc doanh) là thuật ngữ dùng để chỉ doanh nghiệp không thuộc sở hữu của nhà nước, toàn bộ vốn, lợi nhuận đều thuộc sở hữu tư nhân hay tập thể người lao động, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất và toàn quyền quyết định phân phối lợi nhuận mà không có sự can thiệp từ các quyết định của Nhà nước hay cơ quan quản lý 1.1.2 Các tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp dân doanh a Về tổ chức Khi phân loại xét theo tiêu chí: 1 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 - Nguồn vốn kinh doanh thì ta có: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài - Theo tổ chức: doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp hợp danh - Theo khu vực công, tư: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp dân doanh Doanh nghiệp dân doanh được thể hiện bằng: - Công ty cổ phần: Theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cổ phần là vốn điều của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau Cổ đông có thể là cá nhân, tổ chức, số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa, có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp Công ty cổ phần có cơ cấu vốn, khả năng huy động vốn cao thông qua phát hành cổ phiếu và có thời gian hoạt động vô hạn sẽ mang lại tính ổn định cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, loại hình này tạo điều kiện di chuyển, tăng tính linh hoạt trong cạnh tranh và phân tán bớt rủi ro thông qua đầu tư vào nhiều công ty khác nhau với mục đích tối đa hóa lợi nhuận thu được cho nhà đầu tư - Công ty trách nhiệm hữu hạn Công ty trách nhiệm hữu hạn được chia làm 2 loại: TNHH Một thành viên và TNHH Hai thành viên trở lên + TNHH Một thành viên Căn cứ Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020 đặc điểm của công ty TNHH 1 thành viên: là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu Loại hình giúp chủ sở hữu công ty chỉ chịu trách nhiệm hữu về phần tài sản và nợ trong phạm vi số vốn điều lệ đã đăng ký Được phép huy động vốn từ việc phát hành trái phiếu, tận dụng được nguồn vốn bên ngoài, phát triển hoạt động kinh doanh của công ty Doanh nghiệp được quyền nhân danh mình tham gia góp vốn vào các loại hình doanh nghiệp khác, việc này như một cách thức để đầu tư, mang lợi nhuận cho doanh nghiệp + TNHH Hai thành viên trở lên 2 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 Căn cứ tại Điều 46 luật doanh nghiệp 2020, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân Sự liên kết giữa các thành viên trong công ty thông qua cơ chế góp vốn nhằm đáp ứng tốt cho nhu cầu kinh doanh ở quy mô lớn hoặc vừa phải Nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động sản xuất Thành viên của công ty chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp Loại hình này có thể huy động được nguồn vốn lớn và nhân lực từ thành viên của công ty và tự do phát hành trái phiếu để đáp ứng nhu cầu vốn trong hoạt động kinh doanh - Công ty hợp danh Theo Điều 177 của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty hợp danh là công ty có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh với một tên chung Ngoài thành viên hợp danh, công ty còn có thể có thêm thành viên góp vốn Tùy thuộc vào loại hình hợp danh, với công ty hợp danh có trách nhiệm hữu hạn (LLP) không thuộc doanh nghiệp dân doanh vì nó chỉ được thành lập bởi một cá nhân hay một tổ chức và không chia lợi nhuận cho các thành viên Trong khi công ty hợp danh có trách nhiệm không giới hạn (LLLP) thuộc doanh nghiệp dân doanh do được thành lập bởi các cá nhân, tổ chức thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ kinh doanh để thu lợi nhuận và chia lợi nhuận cho các thành viên phụ trách b Về hoạt động Doanh nghiệp dân doanh là một loại hình kinh doanh với mục đích kiếm lợi nhuận, được điều hành và bởi các cá nhân hoặc gia đình Các hoạt của doanh nghiệp dân doanh tập trung vào việc sản xuất, mua bán và cung cấp các sản phẩm, thương mại và dịch vụ cho khách hàng Tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của công ty, văn phòng dân doanh có thể có kích thước và cơ cấu tổ chức khác nhau 1.2 Nhiệm vụ cơ bản của văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Nhiệm vụ của văn phòng - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của hội đồng quản trị, tổng giám đốc Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác 3 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 - Tổ chức, thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý điều hành của hội đồng quản trị và tổng giám đốc - Truyền đạt các nghị quyết của hội đồng quản trị, các quyết định, các chỉ thị của tổng giám đốc đến mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp - Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được hội đồng quản trị và tổng giám đốc giao - Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ - Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của hội đồng quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo - Thực hiện công tác bảo vệ - Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hội đồng quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp và cơ quan doanh nghiệp làm việc - Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, văn hóa, tinh thần cho cán bộ nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho mọi người - Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn phòng có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác Ví dụ: với văn phòng của các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực hiện các nhiệm vụ như sau: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch, thống kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông, 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp - Các tổ chức doanh nghiệp dân doanh bao gồm: + Doanh nghiệp tư nhân Căn cứ Điều 188 luật doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào Đặc biệt, đối với mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh và thành viên hợp danh của công ty hợp danh Doanh nghiệp tư nhân không được quyền góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần 4 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 + Công ty TNHH Một thành viên Căn cứ Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020: Công ty TNHH 1 thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu Phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty và công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Về cổ phần, công ty sẽ không được phát hành cổ phần, ngoài trừ khi chuyển đổi thành công ty cổ phần và công ty được phát hành trái phiếu + Công ty TNHH Hai thành viên trở lên Căn cứ tại Điều 46 luật doanh nghiệp 2020: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, trừ trường hợp có thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký thay 4 đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ phần vốn góp theo quy định tại khoản 2 Điều này Phần vốn góp của thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại các Điều 51, 52 và 53 của Luật này + Công ty cổ phần Căn cứ tại Điều 111 Luật doanh nghiệp 2020: Cổ phần là vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau Quy định về cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân Số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này + Hợp tác xã Căn cứ Luật hợp tác xã 2012: Hợp tác xã là tổ chức kinh tế tập thể, đồng sở hữu, có tư cách pháp nhân, do ít nhất 07 thành viên tự nguyện thành lập Trong hợp tác xã các thành viên hợp tác tương trợ lẫn nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung của thành viên, trên cơ sở tự chủ, tự chịu trách nhiệm, 5 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com) lOMoARcPSD|27827034 bình đẳng và dân chủ trong quản lý hợp tác xã tuân theo pháp luật Khi hợp tác xã phát triển đến trình độ cao hơn thì sẽ hình thành các doanh nghiệp của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; doanh nghiệp của hợp tác xã; liên hiệp hợp tác xã hoạt động theo Luật doanh nghiệp 1.2.3 Các chức danh của quản trị văn phòng doanh nghiệp Trong văn phòng, việc phân cấp chức vụ, chức danh những người làm công việc này tùy thuộc vào yếu tố: - Tính phức tạp của công việc - Mức độ trách nhiệm đối với công việc - Mức độ giám sát theo yêu cầu - Mức độ giao tiếp theo yêu cầu - Mức độ trách nhiệm đối với người khác Trong bối cảnh đó, chúng ta có thể chia ra làm 3 loại cấp bậc hành chính văn phòng: Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng, cấp quản trị hành chính văn phòng, cấp bậc thư ký 1.2.3.1 Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng chỉ cần đòi hỏi phải có kinh nghiệm trong công tác đánh máy, lưu trữ hồ sơ, lễ tân và hành chính văn phòng tổng quát Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn Bao gồm: + Nhân viên tiếp thị (Marketing Staff): Là những nhân viên giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp + Nhân viên tài chính (Finance Staff): Là những nhân viên đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến kế toán, tài chính và hỗ trợ cho các bộ phận khác của doanh nghiệp + Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support Staff): Là những nhân viên đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên trong doanh nghiệp + Nhân viên hành chính (Administrative Staff): Là nhân viên hỗ trợ trong các công việc văn phòng như quản lý tài liệu, hồ sơ, lịch trình và cung cấp hỗ trợ khác 6 Downloaded by Do Thuy Trang (tailieuvcu123@gmail.com)