Công tác động viên, khuyến khích tại trung tâm viễn thông khu vực 2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm GIẢNG VIÊN TS. HUỲNH THANH TÚ MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 1 LỜI MỞ ĐẦU .1 Theo Richard L.Draft "động viên được dùng để nói đến những ảnh hưởng có thể là từ bên trong hay bên ngoài lên một người nào đấy, khơi dậy lòng nhiệt tình và kiên trì để theo đuổi một công việc đã chọn”. Và do vậy, theo Richard M. Hodgetts, “động viên là tiến trình mà những mong muốn hay nhu cầu chưa được thỏa mãn sẽ là động lực dẫn dắt và định hướng nhân viên phấn đấu đạt mục tiêu mong đợi” nhằm thỏa mãn những mong muốn hay nhu cầu đó. Trong một công ty, nếu biết động viên sẽ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng, hứng thú hơn trong công việc, và hòan thành tốt các công việc được giao. Điều này giúp công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển trong môi trường cạnh tranh hiện nay 1 Nắm bắt được sự cần thiết của việc động viên, trung tâm viễn thông khu vực 2 (VTN 2) đã đề ra một số biện pháp động viên nhằm gây ảnh hưởng và thỏa mãn các nhu cầu của nhân viên. Để hiểu rõ các biện pháp này, nhóm chúng tôi đã thực hiện đề tài “Công tác động viên, khuyến khích tại Trung tâm viễn thông khu vực 2”. Do hiểu biết và thời gian có hạn, đề tài chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn để đề tài được hòan thiện hơn. 1 Chương 1: Cơ sở lý luận về động viên khuyến khích .2 0.1. Khái niệm động viên khuyến khích 2 0.2. Hệ thống phân cấp nhu cầu của con người theo Abraham Maslow: .2 0.3. Động lực thúc đẩy hành vi của con người : 4 0.4. Thuyết về bản chất con người của Mc. Gregor: 6 0.5. Thuyết hệ động cơ và nhân tố vệ sinh của Herzberg: .6 0.6. Nhân viên muốn gì từ công việc của họ? 9 Chương 2: Thực trạng về công tác động viên khuyến khích tại Trung tâm Viễn thông khu vực 2 11 2.1 Giới thiệu về Công ty Viễn Thông Liên Tỉnh (VTN) 11 2.1.1 Công ty Viễn thông Liên tỉnh (VTN) 11 2.1.2 Chức năng của Công ty Viễn thông Liên tỉnh .11 2.2 Giới thiệu về Trung tâm Viễn thông khu vực 2 (VTN 2) .12 2.2.1 Trung tâm Viễn thông khu vực 2 (VTN 2) 12 2.2.2 Chức năng của Trung tâm Viễn thông khu vực 2 .12 2.2.3 Cơ cấu tổ chức 13 2.3 Phân tích các yếu tố động viên khuyến khích tại Trung tâm Viễn thông khu vực 2 14 2.3.1 Tình hình lao động tại Trung tâm Viễn thông khu vực 2 14 2.3.2 Các yếu tố động viên khuyến khích tại VTN2 16 2.3.3 Đánh giá chung về công tác động viên khuyến khích tại TTVTKV2 28 Chương 3: Giải pháp cho công tác động viên khuyến khích tại trung tâm viễn thông khu vực 2 29 2 3.1 Hoàn thiện chế độ tiền lương .29 3.1.1 Mục đích .29 3.1.2 Giải pháp 29 3.2 Hoàn thiện chế độ thưởng 30 3.2.1 Mục đích .30 3.2.2 Giải pháp 30 3.3 Hoàn thiện chế độ bình bầu, thi đua khen thưởng .30 3.3.1 Mục đích .30 3.3.2 Giải pháp 30 3.4 Hoàn thiện công tác đào tạo .31 3.4.1 Mục đích .31 3.4.2 Giải pháp 31 3.5 Hoàn thiện chế độ phúc lợi 32 3.5.1 Mục đích .32 3.5.2 Giải pháp 32 KẾT LUẬN .32 3 LỜI MỞ ĐẦU Theo Richard L.Draft "động viên được dùng để nói đến những ảnh hưởng có thể là từ bên trong hay bên ngoài lên một người nào đấy, khơi dậy lòng nhiệt tình và kiên trì để theo đuổi một công việc đã chọn”. Và do vậy, theo Richard M. Hodgetts, “động viên là tiến trình mà những mong muốn hay nhu cầu chưa được thỏa mãn sẽ là động lực dẫn dắt và định hướng nhân viên phấn đấu đạt mục tiêu mong đợi” nhằm thỏa mãn những mong muốn hay nhu cầu đó. Trong một công ty, nếu biết động viên sẽ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng, hứng thú hơn trong công việc, và hòan thành tốt các công việc được giao. Điều này giúp công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển trong môi trường cạnh tranh hiện nay. Nắm bắt được sự cần thiết của việc động viên, trung tâm viễn thông khu vực 2 (VTN 2) đã đề ra một số biện pháp động viên nhằm gây ảnh hưởng và thỏa mãn các nhu cầu của nhân viên. Để hiểu rõ các biện pháp này, nhóm chúng tôi đã thực hiện đề tài “Công tác động viên, khuyến khích tại Trung tâm viễn thông khu vực 2”. Do hiểu biết và thời gian có hạn, đề tài chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn để đề tài được hòan thiện hơn. 1 Chương 1: Cơ sở lý luận về động viên khuyến khích 0.1. Khái niệm động viên khuyến khích - “Động viên là một quá trình tác động nhằm thỏa mãn nhu cầu của người khác hoặc của chính bản thân và phát huy hết động lực làm việc để đạt được mục đích của cá nhân và tổ chức” – DuBrin 1995 - Động viên được dùng khơi dậy lòng nhiệt tình và kiên trì để theo đuổi một công việc đã chọn, ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc của nhân viên, và vì vậy nó là một phần công việc của nhà quản lý nhằm giúp nhân viên hoàn thành mục tiêu của tổ chức. 0.2. Hệ thống phân cấp nhu cầu của con người theo Abraham Maslow: Thuyết phân cấp nhu cầu của Abraham Maslow cho rằng con người được thúc đẩy bởi nhiều nhu cầu khác nhau và những nhu cầu này được phân cấp theo thứ bậc như mô hình sau: Hình 1.1 Hệ thống phân cấp nhu cầu con người của Abraham Maslow Đặc điểm của hệ thống phân cấp nhu cầu là: Một nhu cầu nào đó đang là nhu cầu cấp thiết nó sẽ thúc đẩy và khống chế hành vi của cá nhân. Khi nhu cầu này được đáp ứng, thỏa mãn đến mức độ nào đó thì nhu cầu khác lại xuất hiện và tiếp tục như vậy tiến dần lên các nấc nhu cầu trên của hệ thống phân cấp. Lương, thưởng. Nhu cầu sinh lý Nhu cầu an toàn Nhu cầu xã hội Nhu cầu được tôn trọng Tự hoàn thiện Ăn, uống, mặc, ở. An toàn về con người, ô nhiễm, bạo lực. Gia đình, bạn bè, xã hội. Được gia đình, bạn bè, xã hội thừa nhận. An toàn làm việc, bảo đảm công việc, phúc lợi. Nhóm làm việc, đồng nghiệp, khách hàng. Sự thừa nhận, địa vị, trách nhiệm. Được đào tạo, cơ hội phát triển, trưởng thành. Văn hóa, thể thao, các sở thích cá nhân 2  Nhu cầu sinh lý: Đây là nhu cầu cơ bản của con người bao gồm: thức ăn, nước uống, quần áo, chốn ở… Nhu cầu này có sức mạnh cao nhất cho đến khi nó được đáp ứng đến mức cần thiết để cơ thể con người hoạt động. Phần lớn các hoạt động của con người có lẽ ở mức nhu cầu này trong khi các nhu cầu khác sẽ ít có tác động thúc đẩy. Trong hoạt động của tổ chức nhu cầu này được phản ánh thông qua sự thỏa nãm về nhiệt độ, không khí, điều kiện làm việc, tiền lương… nhằn duy trì cuộc sống của nhân viên.  Nhu cầu an toàn : Khi nhu cầu sinh lý là nhu cầu cơ bản nhất, bắt đầu thỏa mãn trở nên trội hơn. Nhu cầu này chủ yếu là nhu cầu không bị đe dọa thân thể và trước mắt các điều kiện cơ bản thoả mãn sinh lý. Người ta còn lo lắng đến tương lai có thể duy trì của cải và công việc để có thể tiếp tục cung cấp thức ăn và thức ăn cho ngày mai không? Nếu sự an toàn này bị đe dọa thì những nhu cầu khác dường như không quan trọng. Trong tổ chức nhu cầu này được phản ánh thông qua sự an toàn trong công việc, an toàn nghề ngiệp và bảo đảm an toàn tài sản…  Nhu cầu xã hội : Khi nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn được thỏa mãn khá tốt thì nhu cầu xã hội trở nên quan trọng. Vì mọi người đều là thành viên của xã hội do đó họ mong muốn các nhóm trong tổ chức chấp nhận, lúc này họ muốn có những mối quan hệ tốt đẹp với người khác. Trong tổ chức, những nhu cầu này được thể hiện qua mong muốn có mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp, với những thành viên trong cùng nhóm và với nhà quản trị…  Nhu cầu được tôn trọng (nhận biết): Khi cá nhân thỏa mãn nhu cầu hội nhập, họ mong muốn nhiều thứ khác nữa chứ không chỉ là thành viên của nhóm. Lúc này họ có nhu cầu được tôn trọng và sự nhận biết từ người khác. Khi thỏa mãn nhu cầu tôn trọng con người cảm thấy tự tin, uy tín quyền lực và sự kiềm chế. Con người cảm thấy mình có ích và ảnh hưởng tới môi trường chung quanh. 3 Tuy nhiên có những trường hợp nhu cầu này trở nên mạnh mà con người không thể đạt được bằng những hành vi xây dựng thì cá nhân đó có thể sử dụng những hành vi không chín chắn hoặc phá hoại để đạt được sự chú ý từ người khác. Trong tổ chức, những nhu cầu này phản ánh sự nỗ lực để có được sự thừa nhận, nâng cao ý thức trách nhiệm, địa vị cao hơn và sự thừa nhận về những đóng góp cho tổ chức.  Nhu cầu tự khẳng định mình : Những nhu cầu này biểu hiện cho sự tự hoàn thiện mình, nó là nhu cầu cao nhất của con người. Nhu cầu này hướng đến việc phát huy hết khả năng tiềm ẩn của một cá nhân, qua đó rèn luyện họ ngày càng hoàn thiện hơn. Những nhu cầu về sự tự hoàn thiện mình có thể được sử dụng trong các tổ chức bằng cách cung cấp cho nhân viên nhiều cơ hội phát triển qua sự tự do sáng tạo và được thử thách trong công việc. 0.3. Động lực thúc đẩy hành vi của con người :  Hành vi : Là toàn bộ một chuỗi hành động nhằm vào mục đích nào đó. Đối với nhà quản lý cần làm thế nào để có thể dự đoán và thậm chí phải kiểm soát được hành động hoặc biết được những hành động gì mà một người có thể thực hiện vào lúc nào đó. Để dự đoán được hành vi của con người, cần phải biết động cơ nhu cầu nào dẫn đến hành động nhất định tại một thời điểm của một con người. Người ta phân chia phạm trù hành động ra làm hai loại: Hành động hướng đích và hành động thực hiện đích.  Hành động hướng đích: về cơ bản đây là hành vi được hướng vào việc đạt tới mục đích. Ví dụ : Khát  muốn uống  hành động: đi tìm nước, đi mua nước, tìm đến những nơi có nước.  Hành động thực hiện mục đích: nó sẽ diễn ra vì chính mục đích đó. Trong trường hợp khát thì nước là mục đích, vậy hành động uống được gọi là hành động thực hiện mục đích. Quá trình diễn ra hành động hướng đích và hành động thực hiện mục đích là sự thách đố liên tục đối vơí người quản lý. Khi người lao động tăng được khả năng để 4 đạt mục đích thì cấp trên phải đánh giá lại và tạo môi trường cho phép được thay đổi liên tục các mục đích, tạo cơ hội tăng trưởng và phát cho nhân viên. Quá trình nhận biết và phát triển không phải là hiện tượng hạn chế trong một giai đoạn của một đời người. Do đó để thành công trong công việc sử dụng nguồn nhân lực, người quản lý không phải đơn thuần luôn luôn tạo mục đích cho công nhân mà quan trọng hơn là phải tạo được môi trường thuận lợi cho cấp dưới để họ có thể thiết lập mục đích riêng của mình. Khi con người được tham gia vào việc thiết lập mục đích riêng họ sẽ gắn bó vơí công việc hơn. Tuy nhiên người quản lý phải thiết lập các mục đích ở mức vừa đủ cao để người công nhân phải cố gắng mới đạt tới, nhưng lại phải đủ thấp để họ có thể thực hiện. Nghĩa là mục đích phải thực tế để cho người thực sự cố gắng mới đạt được. Nếu mục đích đề ra quá cao, cố gắng mấy cũng không thể đạt được thì công nhân sẽ không cố gắng nữa và họ chỉ có thể đạt đến những kết qủa thấp hơn mức họ có thể đạt được. Một mục đích thích hợp cho người công nhân này sẽ không có ý nghĩa đối với công nhân khác. Mục đích của người làm việc trong tổ chức lâu năm khác với mục đích người làm vài ba năm và hoàn toàn khác cho người mới vào.  Động lực thúc đẩy: Động lực là những nguyên nhân của hành vi nó thúc đẩy con người hành động dấn thân vào một công việc nào đó bằng ý muốn, nghị lực hoặc sự thôi thúc của cá nhân. Người ta có thể tăng cường hay làm giảm sút sức mạnh của động lực bằng cách tác động vào môi trường. Mối quan hệ giữa động cơ, mục đích và hành động được thể hiện qua sơ đồ sau Hình 1.2: Mối quan hệ giữa động cơ, mục đích và hành động. Động cơ Mục đích Hành vi Hành động hướng đích Hành động thực hiện mục đích Khát (Đồ uống) (Tình huống thúc đẩy) (Uống) 5 0.4. Thuyết về bản chất con người của Mc. Gregor: Theo Mc.Gregor bản chất con người phân hai loại: Tích cực (Y), Tiêu cực (X).  Đặc tính bản chất con người theo thuyết Y (Tích cực) :  Công việc tự nhiên như trò chơi nếu có điều kiện làm việc tốt.  Việc tự kiểm soát thường không cần thiết khi phấn đấu đạt các mục tiêu của tổ chức  Nhiều người có khả năng sáng tạo khi giải quyết vấn đề của tổ chức  Động cơ thúc đẩy phát sinh ở các cấp nhu cầu xã hội, được tôn trọng và tự khẳng định mình cũng như ở cấp nhu cầu sinh lý an toàn.  Mọi người có thể tự khẳng định hướng cho mình và có tính sáng tạo trong công việc nếu được thúc đẩy tốt.  Đặc tính bản chất của con người theo thuyết X (thụ động và tiêu cực):  Công việc không có gì thích thú đối với phần lớn mọi người  Hầu hết mọi người không có khát vọng ít mong muốn trách nhiệm và thích được chỉ bảo.  Mọi người ít có khả năng sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề của tổ chức.  Động cơ thúc đẩy chỉ phát sinh ở cấp sinh lý và an toàn.  Hầu hết mọi người đều phải được kiểm soát chặt chẽ và thường bị buộc phải đạt những mục tiêu của tổ chức. Việc rút ra kết luận như trên trên có thể dẫn đến suy nghĩ cho rằng: Những người thuộc nhóm (X) xấu, những nhóm người thuộc nhóm (Y) tốt. (Y) và (X) là các thái độ, các quan điểm định kiến đối với con người, do đó nhà quản trị có thể có quan điểm của thuyết (Y) về con người, nhưng phải xử sự theo phương thức chỉ đạo kiểm tra giống như khi theo quan điểm chủ đạo của thuyết (X) đối với một số người trong một thời gian ngắn nhằm giúp họ “lớn lên”, cho đến khi họ thực sự là những người như thuyết (Y) giả định. 0.5. Thuyết hệ động cơ và nhân tố vệ sinh của Herzberg: Herzberg cho rằng khi con người cảm thấy không thỏa mãn với công việc của mình, họ rất lo lắng về môi trường về môi trường đang làm việc. Trái lại khi cảm thấy hài lòng con người sẽ quan tâm đến chính công việc mình làm. 6  Nhu cầu thứ nhất là nhân tố vệ sinh, đây chính là môi trường để thực hiện công việc nó bao gồm các yếu tố:  Chính sách của công ty và công tác quản trị.  Sự giám sát của tổ chức.  Các điều kiện làm việc.  Các quan hệ liên nhân cách: là những mối quan hệ giữa công nhân với công nhân, công nhân với lãnh đạo trong công ty.  Tiền, vị thế, sự an toàn người ta còn gọi là nhân tố bảo trì.  Nhu cầu thứ hai là động cơ thúc đẩy, nó chính là bản thân công việc được bao gồm các yếu tố :  Những nhân tố làm thỏa mãn những cảm giác về thành tích.  Sự trưởng thành về sự nghiệp.  Công việc có tính chất uỷ thác.  Trách nhiệm cao.  Sự tăng trưởng và phát triển. Khi các nhân tố vệ sinh và các động cơ thúc đẩy được thoả mãn thì khả năng thực hiện của công nhân sẽ đạt được và vượt mức so với năng lực sẳn có của họ. Ngược lại hiệu quả công việc của họ sẽ đạt mức rất thấp so với năng lực sẳn có. Mối quan hệ giữa lý thuyết Herzberg và Malow về tình huống động cơ thúc đẩy: Hình 1.3: Mối quan hệ giữa lý thuyết Herzberg và Maslow về động cơ thúc đẩy. Qua lý thuyết của Maslow và Herzberg trong tình huống kích thích động cơ nếu ta biết được cái gì đang là nhu cầu bậc cao mạnh mẽ (Maslow) của những người mà ta muốn gây ảnh hưởng ta có thể xác định được mục đích (Herzberg) của họ. Từ đó Herzberg Động cơ nhu cầu Mục tiêu (tác nhân kích thích) Hành vi Maslow 7