Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng

ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ [ Nhóm ] [Giảng viên: Nguyễn Thị Mỹ] [HÀ NỘI - 2014] CHỦ ĐỀ: ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ KẾT CẤU BÀI THUYẾT TRÌNH: Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội hoạt động cung ứng Bài tập thảo luận MỤC LỤC ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ .1 CHỦ ĐỀ: ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM I ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG II ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG .8 2.1 Thứ nhất, ước tính nhu cầu 2.2 Xét duyệt yêu cầu mua .11 2.3 Tìm kiếm thị trường 14 2.4 Lựa chọn nhà cung ứng thức: 17 a, Những tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng: 17 b, Phương pháp đánh giá nhà cung ứng: 19 c) Vấn đề kết hợp phương án mua 21 2.5 Chuyển giao đơn đặt hàng 21 2.6 Theo dõi thực đơn đặt hàng .22 2.7 Tiếp nhận hàng 22 2.8 Thanh toán tiền mua: 23 III XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CUNG ỨNG 23 IV BÀI TẬP THẢO LUẬN : BÀI CHƯƠNG (SBT): 25 4.1 Thủ tục kiểm toán: 25 4.2 Tiêu chí đánh giá: 26 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM Nguyễn Thị Thu Hà CQ531050 Nguyễn Bích Hịa CQ531401 Lơ Diệu Thúy CQ533812 Nguyễn Thị Phương Thảo CQ533513 Nông Thị Thu Huệ CQ531581 Đinh Thị Thùy Dung CQ530609 Nguyễn Thị Hương CQ531838 I ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG Mục tiêu hoạt động cung ứng đáp ứng tốt yêu cầu hàng hóa đâu vào với đầy đủ số lượng, chủng loại, chất lượng giá thời điểm phù hợp với mục tiêu chương trình cụ thể Vì vậy, đánh giá quản trị nội tổ chức cung ứng cần làm rõ vấn đề sau: Thứ 1: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng Quyền hạn trách nhiệm phận cung ứng cần phân cấp phù hợp với yêu cầu quản lý Để thực việc phân cấp cần giải vấn đề:  Xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc đơn vị để hình thành mơ hình phân cấp: đầy đủ hay mặt  Trao quyền hạn trách nhiệm cụ thể cung ứng cho loại đơn vị: Với đơn vị thành viên độc lập, trao quyền độc lập kinh doanh, tài nên cung ứng cần trao quyền hạn trách nhiệm tương ứng Với đơn vị phụ thuộc cần trao quyền hạn trách nhiệm cụ thể việc xác định yêu cầu mua, tham gia số cơng việc có liên quan đến tìm kiếm thị trường, giám sát thực thời hạn cung ứng chất lượng hàng hóa, chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng hàng hóa đơn vị Thứ 2: Quan hệ phận vật tư với phận khác Đây mqh trực tiếp phận vật tư với bp chủ yếu sau:  Các phận trực tiếp dùng vật tư& DV từ phận cung ứng (đây phận trực tiếp đưa yêu cầu nên cần tham gia vào trình điều hành hoạt động cung ứng)  Các phận kĩ thuật nghiên cứu : Phụ trách vấn đề liên quan trực tiếp đến trình tự phương pháp điều hành công nghệ chất lượng vật tư , dịch vụ đầu vào sản phẩm đầu Thơng thường VN phận trùng với phận trực tiếp dung vật tư dịch vụ Chỉ có tách biệt rõ rang phận công ty trình nghiên cứu sản phẩm sử dụng nguyên vật liệu mới, phận yêu cầu phận vật tư cung cấp NVL theo tiêu chuẩn để làm sản phẩm mẫu  Bộ phận tiêu thụ có quan hệ chặt chẽ với bp cung ứng qúa trình xác định điều hành hđ cung ứng khối lượng tiêu thụ dự kiến qua thời kì chất lượng sản phẩm cần có quan hệ với nguyên liệu, vật liệu dịch vụ đầu vào  Bộ phận kế toán : có quan hệ tới việc xử lý thơng tin qua lần mua ,ngồi cịn tham gia kiểm soát suốt qt mua mạ liên quan đến nguồn tài , giá cả, tốn lợi ích liên quan đến q trình cung ứng  Hoạt động dự trữ : có quan hệ chặt chẽ với cung ứng , làm cầu nối trung gian cung ứng với hoạt động ban( sản xuất tiêu thụ) chiến lược dự trữ qh thị trường với nhu cầu hđ, ví dụ quản lí kho bãi Khi số lương hàng kho định mức cho phép phải báo cho phận cung ứng biết để có kế hoạch mua thêm, lượng dự trữ tải báo phận cung ứng ngừng kế hoạch thu mua… Thứ 3: Thống quản lí hoạt động cung ứng:  Hoạt động cung ứng trình phối kết hợp nhiều hoạt động cụ thể đạo thống nhiều phận đảm nhiệm  Mục tiêu tạo kết hợp tối ưu sở sd hữu hiệu quy trình cà pp kĩ thuật dự tính kquả n/cứu n/vụ ; giảm thiểu chi phí mua, nâng cao chất lượng ,hiệu toàn hoạt động ; tạo đươc đồng thuận nội tăng cường trách nhiệm , lực kĩ nhân viên Thứ Địa vị pháp lí người phụ trách hoạt động cung ứng cần  Đảm bảo khả tập hợp phận có liên quan đến hoạt động cung ứng  Có đủ khả thẩm quyền thu hút cá nhân có đủ lực  Tạo mức độ độc lập vị trí thích hợp cho quan hệ có hiệu với thành viên phận cung ứng nhân viên khác có liên quan Trong quan hệ người phụ trách chung hoạt động phải người thuộc máy lãnh đạo cao đơn vị Thứ Vấn đề bất kiêm nhiệm  Yêu cầu chung cách li thích hợp trách nhiệm trước nghiệp vụ có liên quan chu trình nghiệp vụ  Trong hoạt động cung ứng người không kiêm nhiệm nhiều bước công việc khác : + Giữa đặt hàng với cung ứng + Giữa cung ứng với nhận hàng + Giữa nhận hàng với lưu kho + Giữa cung ứng nhận hàng với toán II ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG Để đánh giá hiệu lực quản trị nội cung ứng có sở đánh giá hiệu hoạt động hiệu quản lý cần nghiên cứu quy tắc trình tác nghiệp qua bước: 2.1 Thứ nhất, ước tính nhu cầu Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu hoạt động hiệu quản lý cần khẳng định tính khoa học phương pháp ước tính nhu cầu trình tự phương pháp điều hành quan hệ với việc thông tin kịp thời cho phân cung ứng tính pháp lý việc xác định cầu • Những yếu tố làm xác định nhu cầu bao gồm: - Một là, chương trình mục tiêu hoạt động quan hệ với việc xác định quy mô, cấu thời gian cung ứng loại vật tư dịch vụ cụ thể; Mỗi hoạt động doanh nghiệp xây dựng chương trình, mục tiêu cụ thể với nhu cầu vật tư khác chủng loại, chất lượng Cung ứng vật tư đầu vào có đặc điểm nhều chủng loại với số lượng chất lượng, thời gian cung ứng khác nhu cầu sử dụng thời gian đáp ứng vật tư nhiều phận Cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu chất lượng, quy cách, kịp thời thời gian phải đồng tạo tiền đề cho liên tục hoạt động Ví dụ doanh nghiệp sản xuất, lập dự toán sản xuất kinh doanh tạo lập mối quan hệ phù hợp kế hoạch ngắn hạn dài hạn doanh nghiệp, hoạt động DN cụ thể hóa thành hệ thống tiêu dạng số lượng giá trị, số lượng số lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, yếu tố đầu vào nguyên vật liệu chất lượng, số lượng, thời gian cung ứng… Để thực trình sản xuất trơn chu địi hỏi phải đảm bảo thường xuyên, liên lục nguyên vật liệu máy móc thiết bị… có đảm bảo đủ số lượng, mặt hàng, chất lượng kịp thời loại vật tư trình sản xuất tiến hành bình thường sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đạt mục tiêu Những vi phạm, sai sót dù nhỏ q trình đảm bảo vật tư dẫn đến gián đoạn sản xuất, gây ứ đọng vốn hội kinh doanh - Hai là, định mức sử dụng dự trữ tiêu chuẩn kĩ thật làm xác định nhu cầu quan hệ với tính tiên tiến tiêu chuẩn trách nhiệm phận kĩ thuật, vật tư, dự trữ Định mức sử dụng lượng vật tư cần thiết phải hao phí để hồn thành đơn vị khối lượng cơng việc điều kiện định Như định mức nguyên vật liệu phản ánh lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm Nhờ vào định mức sử dụng dự trữ mà xác định nhu cầu nguyên vật kiệu nhằm thực kế hoạch sản xuất cung ứng kịp thời, hiệu Tiêu chuẩn để sản xuất sản phẩm : Nếu tiêu chuẩn sản xuất cao, đồng nghĩa chất lượng sản phẩm cao, khắt khe khâu đầu vào chất lượng đầu vào giá thành nguyên vật liệu đầu vào Tất nhiên nhà quản lý phải xem xét cân nhắc việc tiêu chuẩn mà phận Nc PT đặt có phù hợp với mục tiêu DN, quy chuẩn quốc tế (sự tiên tiến tiêu chuẩn) mặt khác,việc đặt tiêu chuẩn có tốt, áp đặ khung định mức dự trữ tốt đến đâucũng ko thể hoàn thành ko cân nhắc tới yêu tố thứ ngườimà người trực tiếp tham gia vào trình lên tiêu chuẩn định mức bảo quản nguồn lực đầu vào bao gồm: phận kỹ thuật phận vật tư phạn dự trữ, bến bãi, kho hàng - Ba là, dự án riêng cần đến vật tư, dịch vụ đặc biệt; Những dự án doanh nghiệp yêu cầu vật tư đặc biệt để toán, dự đoán số lượng, chủng loại cần mua, đáp ứng nhu cầu sử dụng - Bốn là, nhu cầu dự trữ bình thường đặc biệt tính tốn sở khoa hoc; doanh nghiệp sản xuất, lượng dự trữ quy định để đảm bảo cho trình sản xuất quy định để đảm bảo trình sản xuất diễn bình thường Yêu cầu dự trữ vừa đủ, khơng thừa tốn chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, khơng thiếu làm sản xuất gián đoạn, làm giảm uy tín doanh.Việc xác định nhu cầu dự trữ tính tốn dựa sở khoa học cụ thể - Năm là, nhu cầu khác phận đơn vị đặt • Việc xem xét q trình phối – kết hợp cung cấp sử dụng thông tin ước tính từ phương pháp đơn giản sử dụng thẻ kho đến phương pháp tự động hệ thống tin học đại việc chuyển tiếp thông tin liên quan đến xác định nhu cầu Hầu hết công ty sử dụng mẫu phiếu in sẵn đánh số cho nhu cầu từ phòng, ban, tổ sản xuất Người yêu cầu vật tư cần lập bản: gửi đến phòng cung ứng, lại lưu trữ hồ sơ phận có nhu cầu Ngày nay, doanh nghiệp tiên tiến giới người ta sử dụng hệ thống máy vi tính để quản lý vật tư xác định nhu cầu vật tư Trong mạnh nội có đầy đủ thơng tin loại vật tư thông dụng, lượng tồn kho, giá cả,… để phận có nhu cầu dễ dàng tham khảo có nhu cầu, phận lập phiếu yêu cầu (điện tử), qua mạng nội truyền trực tiếp cho phịng cung ứng chu trình mua hàng vào hoạt động Trong số cơng ty quản lý vật tư máy vi tính hầu hết sử dụng chương trình kiểm sốt hàng tồn kho tự động, chương trình giúp xác định mức dự trữ tới hạn loại vật tư – mà cơng ty cần phải mua hàng bổ sung Khi phát mức dự trữ tới hạn, máy tính tự động in phiếu yêu cầu bổ sung hàng dự trữ gửi thẳng đến phòng cung ứng Loại phiếu thay cho “phiếu đặt hàng lưu động” sử dụng hệ thống theo dõi tồn kho xử lý tay Trong phương pháp trên, cách thức cụ thể với phương tiện đặc thù quan trọng phải giúp ích cho việc xác định nhu cầu theo mục tiêu cụ thể Yêu cầu cần tiếp tục xem xét, giải bước kế tiếp: xét duyệt nhu cầu; • Ước tính nhu cầu cần xem xét khía cạnh pháp lý trách nhiệm, thủ tục xác định nhu cầu: 10 Nói chung mặt hàng thơng dụng thường có sẵn thị trường; Với mặt hàng đặc dụng thường phải đặt trước tìm mặt hàng thay thé gia công lại từ mặt hàng tương tự v.v Với tình đặc biệt này, phận cung ứng cần chủ động tìm hiểu trước thảo luận với bên yêu cầu để có phương án giải tốt có; Bốn là, việc xét trước khoản ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng yếu tố quan trọng để xem xét mua hàng Nếu mua hàng vượt ngân sách ảnh hưởng đến tình hình tài cơng ty, khả toán,yêu cầu đặt cần mua vật tư khoản ngân sách đồng thời đảm bảo hiệu đầu vào chất lượng, giá cả… Mọi nhu cầu mua có xét duyệt trước khoản ngân sách phương án tốn thích hợp Vấn đề trở nên hệ trọng với nhu cầu vượt khoản ngân sách duyệt; Năm là, nguồn tài cho việc chi trả tiền hàng: Mỗi hoạt động cung ứng gắn với nghĩa vụ tài bên mua với bên bán Với việc xem xét ủy quyền, vấn đề đặt cho thương vụ tính tốn trước nguồn tài vào thời điểm mua để kế hoạch mua hàng cụ thể, bên cạnh đó, khả tốn phương án tương thích để mua hàng hay đẩy lùi thời gian mua giảm số lượng mua… Sáu là, thủ tục ủy quyền Trên sở quy định đơn vị ủy quyền phê chuẩn, việc ủy quyền cần thể giấy tờ cụ thể đơn đặt hàng; giấy ủy quyền bổ sung Thông tin quỷ quyền xử lý qua phê duyệt bổ sung Mọi thủ tục phải hoàn tất trước thực hoạt động mua 2.3 Tìm kiếm thị trường Mục tiêu tìm kiếm thị trường định hướng việc chọn nhà cung cấp vào trọng điểm xác định sở hiểu biết chung ban đầu thị trường vật tư dịch vụ theo yêu cầu duyệt Có thể coi bước cơng việc khâu sở cho bước lựa chọn nhà 14 cung ứng thức Do vậy, bước này, kiểm tốn chủ yếu tập trung vào trình tự phương pháp tìm kiếm thị trường qua trình lựa chọn nhà cung ứng tiềm Những phương pháp chủ yếu bao gồm: Một là, tìm hiểu hồ sơ nhà cung ứng chiến lược đơn vị; Đối với tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, nhà cung ứng tốt thật tài ngun vơ giá, nhà cung ứng góp phần trực tiếp vào thành cơng DN Nhà cung ứng tốt không giao hàng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá hợp lý,… mà hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm, phân tích giá trị, sẵn sàng hợp tác chương trình giảm chi phí, giúp người mua đạt hiệu cao Lựa chọn nhà cung ứng tốt quản lý nhà cung ứng, điều kiện tiên giúp tổ chức có sản phẩm, dịch vụ chất lượng mong muốn với giá hợp lý, đủ sức cạnh tranh thương trường, bên cạnh cịn ln nhận hỗ trợ nhà cung cấp, để tiếp tục đạt thành tích cao Ngày nay, việc mua nguyên vật liệu với giá chấp nhận từ nhà cung ứng ngày trở nên khó khăn Việc DN giảm chi phí liên quan đến việc mua hàng tăng lợi nhuận mà tăng sản lượng bán giảm chất lượng sản phẩm, quản trị mối quan hệ nhà cung ứng (SRM) cách tiếp cận toàn diện để quản lý tương tác DN với tổ chức cung cấp hàng hóa dịch vụ mà DN sử dụng SRM hiểu “tập hợp phương pháp ứng dụng cần thiết việc tương tác với nhà cung ứng sản phẩm dịch vụ nhằm mang lại lợi nhuận cho DN” Theo đó, SRM mở rộng thêm cách thức xây dựng mối quan hệ gần gũi với nhà cung ứng chiến lược lựa chọn nhằm tìm đặc điểm tăng cường mối quan hệ đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh sở đơi bên có lợi tăng cường khả tạo nguồn lợi nhuận Hai là, cập nhật thông tin thị trường qua quảng cáo, niên giám thương mại, tin tạp chí chuyên ngành, hội nghị khách hành triển lãm….; 15 Không phải tất hàng hóa mua mua bạn hiểu rõ chúng, việc trước mua hàng bạn phải tìm hiểu thật kĩ hàng hóa mua thơng qua việc tự tìm hiểu/tìm kiếm thông tin Internet (đây công cụ hữu hiệu thông dụng) qua phận yêu cầu, phận thiết kế/kĩ thuật qua kênh nhà cung cấp/đại diện (vì nhà cung cấp/đại diện thường hiểu kĩ dòng sản phẩn họ nên họ tư vấn chi tiết cho chúng ta) tìm hiểu thơng tin qua bạn bè làm mua sắm/thương mại bạn họ nghiên cứu mua sản phẩm Bạn tìm hiểu kĩ hàng hóa mua rủi ro mua hàng khơng xác giảm nhiêu Tuy nhiên xác suất mua phải hàng không khơng có, đánh giá kĩ thuật hàng hóa trước định đặt hàng, nhờ tư vấn/giúp đỡ phận kĩ thuật liên quan Khi bạn có hiểu biết sâu sắc kĩ thuật bạn xuất thân từ dân kĩ thuật lợi lớn bạn thực việc mua hàng mà đặc biệt lô hàng phức tạp Kĩ tự nghiên cứu, kĩ giao tiếp với nhà cung cấp đặc biệt quan tâm công tác Tuy nhiên, làm để tìm hội công nghiệp? Tham khảo tài liệu trợ giúp xác định địa danh bạ hội, hội thương mại nghiệp vụ khác, tìm kiếm mạng Sử dụng trang web để tìm kiếm nhà cung cấp cách khai thác đặc biệt rẻ tiền hiệu Với công cụ tìm kiếm mạnh Google, tìm thấy nhà cung cấp tồn giới Các cơng ty khu vực, cửa hàng bán lẻ thành công khu vực địa lý nguồn hàng tốt Ba là, tiếp xúc với đại diện nhà cung cấp để tìm hiểu thơng tin sản phẩm hay kĩ thuật tạo thiện cảm với đại diện này; công dụng, tiêu kĩ thuật hay báo giá… Bốn là, tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin nhà cung ứng đối tác nhà cung ứng 16 Trên sở thông tin ban đầu, phân cung ứng chọn nhà cung cấp tiềm có đánh giá mặt mạnh yếu nhà cung cấp 2.4 Lựa chọn nhà cung ứng thức: Tìm kiếm nguồn cung ứng tốt, có khả đáp ứng yêu cầu công ty mối quan tâm nhiều doanh nghiệp Có nguồn cung bền vững doanh nghiệp trì hoạt động sản xuất liên tục, cạnh tranh với đối thủ, sản phẩm làm đạt chất lượng cao, giá thành hạ,…góp phần đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp Như vậy, lựa chọn nhà cung ứng thức vấn đề cần quan tâm; định cụ thể song lại liên quan trực tiếp đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu hoạt động hiệu quản lý Do vậy, kiểm toán viên hoạt động cần nghiên cứu tiêu chuẩn chính, phương pháp lựa chọn nhà cung ứng thức để làm để đánh giá hoạt động a, Những tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng: Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng bao gồm ba yếu tố bản: số lượng (chi tiết theo chủng loại), chất lượng giá - Với yếu tố số lượng vật tư khối lượng dịch vụ: Cần xem xét xem với số lượng cần thiết mua, nhà cung ứng có khả cung cấp số lượng theo thời gian yêu cầu hay không; số lượng phải tính cụ thể theo khoản mục, chi tiết đến kích cỡ, phẩm cấp tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể Đồng thời, số lượng cần chi tiết cho thời kỳ cụ thể trình hoạt động, đặc biệt hoạt động hoạt động theo chu kỳ xác định Ví dụ: Công ty sản xuất bánh Hoa Mai, đến trung thu tết, nhu cầu bánh tăng mạnh (do yếu tố mùa vụ), sản lượng tiêu thụ tăng mạnh, vào – tháng trước trung thu tết, DN cần phải thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất: cần 100,000 kg bột mỳ tương ứng 1000 bao với 100kg/bao Có nhà cung ứng: 17 A: có sẵn 900 bao đảm bảo cung cấp đủ 1000 bao sau tuần ký hợp đồng; giá 1.100.000/bao, chất lượng tốt Nhà cung ứng quen thuộc lâu dài doanh nghiệp B: có sẵn 1200 bao; giá 1.000.000 đồng/bao chất lượng tốt C: có 950 bao, gía 850.000 đồng/bao, chất lượng bình thường  Đầu tiên phòng thu mua cần xác định xem với số lương bột mỳ trên, Nhà cung ứng đáp ứng nhu cầu số lượng hoàn thành việc cung ứng thời hạn; xem xét xem với bao mẫu có đủ tiêu chuẩn số kg/bao hay khơng, có đóng gói kỹ thuật cịn thời hạn hay khơng Nếu đáp ứng lọc nhà cung ứng tiếp tục xem xét tiêu chuẩn chất lượng, giá  Loại nhà cung cấp C - Với yếu tố chất lượng vật tư dịch vụ cần mua: Chất lượng vật tư hàng hóa đầu vào cần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ đầu phù hợp với mục tiêu hoạt động Với ví dụ trên, Bột mỳ cần phải đáp ứng yêu cầu: màu sắc tiêu chuẩn: trắng ngà, mịn, đều, khơng bị vón cục hay bị ẩm…để đảm bảo sử dụng bột mỳ để làm bánh ngon hơn, hấp dẫn  Cả A B đạt yêu cầu - Với yếu tố giá quan hệ với dịch vụ kèm: Chính sách giá cần phải xem xét hàng loạt mối qua hệ mức giá với chất lượng vật tư dịch vụ cung ứng dịch vụ kèm; hiệu trước mắt hiệu lâu dài hoạt động đơn vị….Giải mối quan hệ sở cho việc đảm bảo hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu hoạt động hiệu quản lý qua mục tiêu phương thức thực sách giá Chẳng hạn, mối quan hệ với hoạt động hoạt động lâu dài đơn vị; quan hệ giá rẻ với mục tiêu lợi ích trước mắt với lợi ích lâu dài tạo uy tín thương hiệu sở quan hệ thường xuyên lành mạnh với đối tác vấn đề cân nhắc Các dịch vụ cung ứng kèm thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố: • Đặc điểm địa lý: ảnh hưởng trực tiếp đến cự li, địa hình, loại hình vận chuyển…và từ ảnh hưởng đến cước phí vận chuyển; • Khả sản suất: ảnh hưởng đến số lượng cung ứng đặc biệt vào giai đoạn khẩn trương; • Các dịch vụ gia tang theo gợi ý bên cung ứng như: thay đổi công nghệ hay gia công thêm cơng đoạn hay chi tiết địi hỏi hay làm tang chất lượng 18 tính hấp dẫn, tính cạnh tranh hang hóa; dịch vụ mới, kĩ thuật cao với số chun gia cung ứng; • Các dịch vụ bảo hành, dịch vụ sau bán hang khác; • Thỏa thuận nhà cung ứng tang trình tự phương pháp kiểm sốt để tránh rủi ro xảy hồn cảnh đột biến (kể khả đình cơng bên cung ứng); • Dịch vụ cho nhu cầu thơng tin nói chung phân tích tài nhà cung ứng nói riêng… Với tác động yếu tố trên, giá mua vật tư hang hóa dễ bị đẩy lên so với dự kiến yếu tố cần nghiên cứu đầy đủ q trình kiểm tốn hoạt động Ví dụ: Với mục tiêu lợi ích trước mắt, DN chọn B, giá rẻ, chất lượng tốt làm nhà cung cấp; Với mục tiêu hoạt động lâu dài DN chọn A, giá cao hơn, chất lượng tốt làm nhà cung cấp thức  Cả A B đáp ứng yếu tố số lượng, chất lượng, giá cả, chọn A B làm nhà cung ứng tùy theo mục tiêu DN Tuy nhiên A nhà cung ứng hợp tác năm với DN, DN có hiểu biết A nên giảm rủi ro trình mua vật tư hưởng sách ưu đãi, dịch vụ kèm tốt so với B, nên chọn A làm nhà cung ứng thức b, Phương pháp đánh giá nhà cung ứng: Doanh nghiệp sử dụng ba phương pháp để lựa chọn nhà cung ứng hiệu là: phân loại, hệ số chuẩn mức chi điều chỉnh Phương pháp phân loại nhà cung ứng: phân loại thành loại có chất lượng khác (tốt, trung bình, kém) kèm theo tiêu đánh giá khác Để khách quan, dùng bảng thăm dò người hiểu biết tất nhà cung ứng tiềm năng; bảng thăm dò cần có đủ tiêu chí để đánh giá nhà cung ứng Vì tiêu chí đánh giá định tính nên phương pháp có nhược điểm không rõ ràng phụ thuộc nhiều vào cảm nhận cách thức nhận định người Phương pháp chấm điểm có hệ số mức điểm tối đa (trọng số) theo tầm quan trọng tiêu: phương pháp áp dụng phổ biến cần xác định cụ thể vị trí nhà cung ứng theo tiêu chí có tầm quan trọng khác 19 Ví dụ: để đánh giá nhà cung ứng, Công ty STEVINA sử dụng phương pháp chấm điểm có trọng số với tiêu thức sau: STT TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ Chất lượng sản phẩm Thời gian giao hàng Giá bán Phương thức tốn 0,5-1 1,5-2 Có sai sót ngồi Sai sót quy định tạmchấp phạm vi cho nhận phép Chậm ngày Chậm ngày Gía bán lẻ Giá bán sĩ Giao kho bên giao hàng Sự phản hồi bán TP cố phát sinh Thời hạn giao dịch Quy mô sản xuất Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng u cầu cơng ty Tổng cộng Trả chậm 07 Trả Phương thức ĐIỂM đến 10 ngày Giao kho bên bán TP Từ đến Trên tiếng tiếng Dưới năm Từ 01 đến 03 Cơ sở sản Hàng chợ xuất Chỉ đáp ứng < Đáp ứng từ 50% số lượng 50 -< 100% TRỌNG 2,5-3 SỐ Đúng với thỏa thuận Giao thời gian yêu cầu Có chiết khấu theo số lượng Trả chậm 15 đến 20 ngày Giao cty Dưới tiếng Từ 03 năm trở lên Công ty Không giới hạn 19 Ghi chú: Đối với nhà cung ứng mới, không đánh giá tiêu chuẩn phần Số thứ tự Nhà cung ứng chọn phải đáp ứng đủ 02 điều kiện: 20 - Điểm trung bình > 1.5 điểm Điểm trung bình = (Tổng điểm * hệ số ) / tổng hệ số - Điểm chất lượng > 1.5 điểm c) Vấn đề kết hợp phương án mua Doanh nghiệp cần kết hợp phương thức mua kết hợp nhiều nhà cung ứng để khắc phục nhược điểm tính đơn phương Thường có hai loại kết hợp chính: Một là, kết hợp phương thức mua trực tiếp với phương thức mua từ bán buôn Mua trực tiếp có ưu điểm mua từ gốc nên vừa có lợi, vừa rủi ro khơng qua trung gian Nhược điểm:do cung ứng đơn phương dễ dẫn đến bị động vào nhà cung ứng  Cần kết hợp phương thức mua để hạn chế rủi ro Hai là, kết hợp nhà cung ứng khác Ưu điểm: đảm bảo tính an tồn hoạt động cung ứng tăng tính cạnh tranh nhà cung ứng Nhược điểm: nhiều nhà cung ứng =>nhiều mối quan hệ =>yêu cầu ứng xử phải linh hoạt hơn, trình tự phương pháp tiến hành cần tổ chức tốt hơn,…  Cần cân nhắc thận trọng số lượng nhà cung ứng, xem xét lợi ích lâu dài, tín nhiệm đối tác 2.5 Chuyển giao đơn đặt hàng Sau thực bốn bước trên, doanh nghiệp cần tiến hành lập đơn đặt hàng / hợp đồng cung ứng chuyển cho nhà cung ứng cách sau: Cách 1: doanh nghiệp lập đơn đặt hàng, trình giao dịch thư, email, fax,…=>nhà cung ứng chấp nhận đơn đặt hàng, kí hợp đồng 21 Cách 2: doanh nghiệp lập đơn đặt hàng, trình đàm phán, gặp mặt trực tiếp =>kí kết hợp đồng cung ứng Sau đó, nhà cung ứng làm xong thủ tục xác nhận chuyển lại đơn đặt hàng cho doanh nghiệp Cuối cùng, đơn đặt hàng luân chuyển theo quy trình doanh nghiệp 2.6 Theo dõi thực đơn đặt hàng Bộ phận cung ứng phải thực việc theo dõi đến nhận hàng để thực thời hạn cung ứng thỏa thuận Trình tự thực tùy thuộc vào mức độ hệ trọng việc cung ứng VD: giao dịch với số lượng hàng lớn, theo dõi thực đơn đặt hàng chia thành giai đoạn giai đoạn 1: nhà cung ứng sản xuất, tích lũy hàng hóa vật tư để cung ứng giai đoạn đơn vị gặp nhà cung ứng để nắm bắt tình hình thực số % sản lượng hàng hóa theo đơn đặt hàng Giai đoạn 2: vân chuyển hàng hóa vật tư từ nhà cung ứng đến đơn vị Trong giai đoạn nảy sinh rủi ro (mắc kẹt bão lũ, rủi ro phương tiện vận tải bị đắm, lật đổ, đâm va vào vật thể khác,… ) , phận cung ứng cần phải gặ gỡ nhà cung ứng để tháo gỡ khó khăn hạn chế khó khăn 2.7 Tiếp nhận hàng Bộ phận tiếp nhận hàng chịu trách nhiệm xem xét vật tư, dịch vụ cung ứng số lượng chất lượng Khi xảy vấn đề số lượng thiếu hụt vượt mức đơn đặt hàng; chất lượng, chủng loại không với thỏa thuận đơn hàng; hàng hóa bị hư hoảng trình vận chuyển,… Cần liên hệ với nhà cung ứng để đưa giải pháp thích hợp trả lại tồn hay phần lượng hàng hóa giao nhận, điều chỉnh lại giá cả, xử phạt người vận chuyển,…tùy tình nguyên nhân cụ thể 22 2.8 Thanh toán tiền mua: Đây bồ phận kiểm toán hoạt động tài Trên góc độ mua hang, giai đoạn này, phận vật tư cần tập hợp chuyển đủ cho thủ quỹ giấy tờ hợp lệ chững minh cho hoàn tất hoạt động: từ đơn yêu cầu mua giấy đặt hang qua phiếu nhận hang đến hóa đơn nhà cung ứng Bộ phận vật tư ( phối hợp với phận kế toán) kiểm tra lại chứng từ đồng lẫn tính hợp lý, xác thông tin chứng từ Sau thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt giao cho người có trách nhiệm tốn với nhà cung ứng Trên sở nghiên cứu tất mặt có liên quan nói trên, kiểm tốn hoạt động đưa đánh giá hiệu lực quản trị nội hoạt động cung ứng thự sở nghiên cứu đánh giá hiệu hoạt động hiệu quản lý III XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CUNG ỨNG Việc đánh giá hoạt động thực đồng cho tồn kiểm tốn Tuy nhiên tùy theo mục tiêu tính chất kiểm tốn việc xây dựng chương trình kiểm tốn thực đánh giá bao gồm  Đầy đủ nội dung đánh giá theo tiêu chí cụ thể (với kiểm tốn chun đề cung ứng )  Đánh giá sơ hoạt động cụ thể (của kiểm tốn tồn diện) Yêu cầu tiêu chí cần đặt mặt  Hiệu lực quản trị  Đánh giá chung toàn hoạt động Do tiêu chí cần cụ thể đồng thời quán với định hướng chung kiểm toán Với hoạt động cung ứng • I.01 Đánh giá hiệu lực điều hành • I.01.01 Mức sát thực, rõ ràng mục tiêu • I.01.01.01 Mức chi tiết, cụ thể cấp • “ Mức cụ thể, rõ ràng đơn đặt hàng (hay phiếu yêu cầu) đơn vị sử I Mức hiệu lực hệ thống quản trị nội I.01 Mức hiệu lực trình điều hành • I.01.01 Mức sát thực, rõ ràng mục tiêu 23 dụng” • I.01.01.01 Mức cụ thể, rõ ràng đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu) đơn vị sử dụng • I.01.01.02 Mức đảm bảo nhà cung ứng • I.01.01.02.01 Mức đảm bảo số lượng vật tư khối lượng dịch vụ • I.01.01.02.02 Mức đảm bảo chất lượng vật tư dịch vụ cần mua • I.01.01.02.03 Mức đảm bảo giá quan hệ với dịch vụ kèm theo • • • I.01.01.02.04 Mức đảm bảo thực thời hạn cung ứng I.01.01.03 Kết mục tiêu tương ứng nguồn lực I.01.01.03.01 Số lượng hàng hóa có thiếu hụt hay vượt mức đặt hàng • I.01.01.03.02 Chất lượng chủng loại có với thỏa thuận đơn hàng • I.01.01.03.03 Hàng hóa có bị hư hỏng q trình vận chuyển • I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực trình tự hoạt động cung ứng • I.01.02.01 Ước tính nhu cầu hình thành đơn đặt hàng • I.01.02.02 Xét duyệt nhu cầu • I.01.02.03 Tìm kiếm thị trường với nhà cung ứng tiềm • I.01.02.04 Lựa chọn nhà cung ứng thức • I.01.02.05 Chuyển giao đơn đặt hàng • I.01.02.06 Theo dõi thực đơn đặt hàng • I.01.02.07 Tiếp nhận hàng • I.01.02.08 Thanh toán khoản phải trả • I.01.03 Mức tuân thủ nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn • I.01.03.01 Việc khẳng định hàng hóa u cầu mua khơng có đơn vị • • • • • I.01.03.02 Khả SX chỗ loại hàng cần mua I.01.03.03 Khả mua mặt hàng theo yêu cầu I.01.03.04 Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua hàng I.01.03.05 Nguồn tài cho việc chi trả tiền hàng I.01.03.06 Thủ tục ủy quyền 24 I.02 Mức kiểm soát qua hệ thống thơng tin • I.02.01.Mức kiểm soat qua hệ thống chứng từ, hóa đơn • I.02.01.01 Có tập hợp chuyển đủ cho phận quĩ giấy tờ hợp lệ từ hóa đơn yêu cầu mua giấy đặt hàng qua phiếu mua hàng đến hóa đơn nhà cung cấp • I.02.01.02 Có thực kiểm tra lại chứng từ đồng hợp lý xác • I.02.02 Mức kiểm sốt qua hệ thống sổ chi tiết • I.02.03 Mức kiểm sốt thơng qua hệ thống sổ tổng hợp • I.02.04 Mức kiểm soát qua liên kết yếu tố hệ thống kế tốn I.03 Mức tồn dụng thơng tin cho q trình quản lý • I.03.01 Mức tồn dụng thơng tin qua đơn đặt hàng • I.03.01.01 Mức sử dụng đầy đủ thông tin chứng từ vào việc ghi sổ • I.03.01.02 Xử lý kịp thời tình trạng cung ứng vượt định mức • I.03.01.03 Sử dụng triệt để thơng tin khác có liên quan • I.03.02 Mức tồn dụng thơng tin tuần, kỳ qua sổ chi tiết • I.03.03 Mức tồn dụng thông tin định kỳ qua sổ tổng hợp IV BÀI TẬP THẢO LUẬN : BÀI CHƯƠNG (SBT): 4.1 Thủ tục kiểm toán: i, Đối chiếu trực tiếp phiếu nhập kho với đơn đặt hàng j, B1: xác định lượng hàng tồn kho cách kiểm kê, xác minh phiếu nhập xuất kho B2.so sánh lượng hàng tồn kho thực tế với kế hoạch, với năm trước k, Hai trường hợp: - Đặt mua loại A nhập có B,C – so sánh dơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng phiếu nhập kho kiểm kê - Mua A, nhập A chất lượng.+ phận cung ứng biết: xem xét tài liệu phận cung ứng + thực nghiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa 25 l, - Xác minh tài liệu phận cung ứng để biết đc có lô hàng không chủng loại - Xác minh việc chưa có ý kiến phản hồi nhà cung ứng - Xem xét phiếu nhập kho m, Trường hợp 1: ước tính đúng, nhập hàng muộn đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng so với ước tính nhu cầu Trường hợp 2: ước tính sai, nhập n, So sánh giá hóa đơn mua hàng với giá phổ biến nhà cung ứng (chào hàng nhà cung ứng) 4.2 Tiêu chí đánh giá: i.a Hiệu lực: I.01.01 Mức sát thực, rõ ràng mục tiêu - I.01.01.02 Mức đảm bảo từ phía nhà cung ứng + I.01.01.02.01 Mức đảm bảo chủng loại mặt hàng - I.01.01.03 Kết mục tiêu tương ứng nguồn lực + I.01.01.03.02 Chất lượng chủng loại có với thỏa thuận đơn hàng j.a Hiệu lực: • I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực trình tự hoạt động cung ứng – I.01.02.01 Ước tính nhu cầu hình thành đơn đặt hàng k.a Hiệu lực: – I.01.01.03 Kết mục tiêu tương ứng nguồn lực – I.01.01.03.02 Chất lượng chủng loại có với thỏa thuận đơn hàng 26 – I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực trình tự hoạt động cung ứng – I.01.02.03 Tìm kiếm thị trường với nhà cung ứng tiềm – I.01.02.04 Lựa chọn nhà cung ứng thức – I.01.02.07 Tiếp nhận hàng – III.02.05 Tổn thất tài cung ứng không mục tiêu; – III.02.05.02 Tổn thất tài cung ứng khơng chất lượng so với dự kiến; l.a Hiệu lực – I.01.01.02 Mức đảm bảo từ phía nhà cung ứng – I.01.01.02.02 Mức đảm bảo chất lượng vật tư dịch vụ cần mua • I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực trình tự hoạt động cung ứng – I.01.02.07 Tiếp nhận hàng m.a Hiệu lực – I.01.01.02 Mức đảm bảo từ phía nhà cung ứng – I.01.01.02.04 Mức đảm bảo thực thời hạn cung ứng – I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực trình tự hoạt động cung ứng – I.01.02.01 Ước tính nhu cầu hình thành đơn đặt hàng – I.01.02.05 Chuyển giao đơn đặt hàng – III.03.01 Số lần tổ chức thành công hội nghị khách hàng; – III.03.02 Số đại diện nhân viên cung ứng tiếp đón; n.a Hiệu lực 27 – I.01.01.02 Mức đảm bảo từ phía nhà cung ứng – I.01.01.02.03 Mức đảm bảo giá quan hệ với dịch vụ kèm theo – I.01.02 Mức cụ thể, thiết thực trình tự hoạt động cung ứng – I.01.02.03 Tìm kiếm thị trường với nhà cung ứng tiềm – I.01.02.04 Lựa chọn nhà cung ứng thức Nguyên nhân: i hệ thống thông tin không rõ rang siêu thị AD - bên cung cấp vận chuyển nhầm j -do phận ước tính nhu cầu sai - không đủ nguồn lực để đảm bảo cung ứng nhu cầu k.- tìm nhà cung cấp khơng tốt - sai sót khâu tiếp nhận hàng l –trình độ thủ kho nhân viên tiếp nhận hàng m q trình ước tính nhu cầu ko tốt - ko đủ nguồn lực đáp ứng nhu cầu cung ứng n.- chất lượng sản phẩm cao hơn, khối lượng đủ, thời gian cung ứng xác giá tăng - phận tìm kiếm thị trường , lựa chọn nhà cung cấp không đáp ứng đc yêu cầu 28 ... nghiệp hoạt động cung ứng Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội hoạt động cung ứng Bài tập thảo luận MỤC LỤC ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU... ĐỀ: ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ KẾT CẤU BÀI THUYẾT TRÌNH: Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng Đánh giá quản trị. .. Giữa cung ứng nhận hàng với toán II ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG Để đánh giá hiệu lực quản trị nội cung ứng có sở đánh giá hiệu hoạt động hiệu quản lý cần nghiên cứu quy tắc trình