Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực

Các tiêu chuẩn này được xác lập từ việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và các bộ phận trong doanh nghiệp nội dung bên trong, sự thừa nhân của các bộ phận khác trong doanh nghiệp

I) Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực:

Kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực cần có những tiêu chuẩn thích đáng để đánh giá quá trình đó Các tiêu chuẩn này được xác lập từ việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và các bộ phận trong doanh nghiệp (nội dung bên trong), sự thừa nhân của các bộ phận khác trong doanh nghiệp đối với phòng

tổ chức nhân sự, thực tiễn quản lý nguồn nhân lực được chấp nhận phổ biến, các yêu cầu của pháp luật, so sánh trong ngành và so với thị trường, các yêu cầu quản

lý (vấn đề bên ngoài) Vì phát triển doanh nghiệp là quá trình thiết kế để tăng cường tính hiệu năng, hiệu quả và sức sống của doanh nghiệp, kết quả của phát triển doanh nghiệp có thể được đánh giá bằng việc thiết kế các tiêu chí đánh giá các yếu tố trên

Thứ nhất, đối với phòng tổ chức nhân sự: Tiêu chí để đánh giá xuất phát từ

hai nhóm: nhóm thứ nhất xuất phát từ các nội dung bên trong doanh nghiệp và nhóm thứ hai xuất phát từ vấn đề bên ngoài doanh nghiệp Như vậy, những vấn đề

cơ bản lien quan đến tiêu chí đánh giá hoạt động của phòng tổ chức nhân sự gồm:

Một là, thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và của phòng tổ chức nhân sự Đây là nội dung cơ bản phản ánh kết quả của phòng nên cần được đánh giá Các câu hỏi có thể sử dụng để đánh giá bao gồm:

- Phòng tổ chức nhân sự có các nhiêm vụ được xác định rõ rang không

- Những mục tiêu chủ yếu nào được xác lập cho phòng, các mục tiêu này có nhất quán với nhiệm vụ của phòng hay không

- Các mục tiêu chủ yếu ở trên được xác lập có hợp lý hay không về khái niêm, về nhân lực thực hiện và về kinh ph?

- Các mục tiêu có đạt được không? Đạt được như thế nào về mặt thời gian và kinh phí?

- Nếu các mục tiêu không đạt được thì nguyên nhân tại sao? Có ảnh hưởng đến các hoạt động khác không?

Hai là, sụ thừa nhận của các bộ phận khác trong doanh nghiệp đối với phòng: nội dung này là quan trọng vì phòng tổ chức nhân sự chỉ hoạt động hiệu quả nếu duy trì sự cộng tác của nhà quản lý cấp cao cũng như các bộ phận khác Các câu hỏi có thể sủ dụng là:

- Phòng tổ chức nhân sự có giúp thiết lập các chính sách và kế hoạch trong doanh nghiệp không?

- Các mục tiêu của phòng nhân sự và doanh nghiệp có hỗ trợ cho nhau không?

- Phòng tổ chức nhân sự có phản ứng hiệu quả đối với các vấn đề đặc biệt và các thay đổi trong các bộ phận khác của doanh nghiệp hay không?

- Những lĩnh vực ưu tiên của phòng có phản ánh nhu cầu của doanh nghiệp không?

- Các cấp quản lý thấp hơn có cộng tác và hỗ trợ phòng hay không?

- Các cán bộ nhân viên trong phòng tổ chức nhân sự có đủ năng lực để thực hiện công việc hay không?

- Phòng có được phân bổ đủ nguồn lực để hoạt động hiệu quả không?

- Nhà quản lý cấp cao có can thiệp quá sâu vào nhiệm vụ của phòng hay không?

Ba là, thực tiễ quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến: đây là cơ sỏ vững chắc để thiết kế tiêu chí đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp các tiêu chuẩn

để đánh giá có thể là:

- Công tác lập kế hoạch nhân sự được phát triển tốt đến mức nào? Trong khung thời gian nào? Kế hoạch nhân sự có phù hợp với kế hoạch hoạt động chung của doanh nghiệp hay không?

- Liệu có đủ dự trù về kĩ năng làm việc của nhân viên không?

- Thực tế tuyển dụng và đào tạo có mang lại cho doanh nghiệp những người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng hay không?

- Các chương trình đào tạo có trang bị cho lực lượng lao động các kĩ năng cần thiết không?

- Chính sách lương và phúc lợi có đáp ứng nhu cầu của người lao động

và doanh nghiệp không?

- Mối quan hệ giữa công đoàn và nhân viên phụ trách quan hệ lao động

có tốt không?

- Các chính sách nhân sự có dựa trên nguyên tắc tững chắc và hợp lý không?

Bốn là, các yêu cầu của luật pháp: đoàn kiểm toán có thể xác định mức tuân thủ các yêu cầu về tuyển dụng và bố trí công việc đối với người thiểu số, về giám sát khu vực làm việc về an toàn lao động, kiểm tra tài liệu để khẳng định việc tuân thủ chế độ lập và gửi báo cáo cần thiết về lao động

Năm là, so sánh với thị trường và so sánh với ngành: tiền lương và phúc lợi của doanh nghiệp có thể so sánh với các doanh nghiệp tương tự, với thị trường địa phương, và với mức quy định của lien đoàn lao động Tương tự như với chương trình đào tạo và phát triển nhân lực một dấu hiệu quan trọng cần quan sát khi phân tích những so sánh là chất lượng hoạt động đặc thù của doanh nghiệp, khi so sánh cần ý thức về những khác biệt giữa các doanh nghiệp để nhận định rút ra không bị sai lệch

Sáu là, yêu cầu điều tiết: Đánh giá quản lý nguồn nhân lực nên hướng vào các vấn đề sau:

- Quyết định liệu có tồn tại các cơ hội hiện tại hay tương lai để nhằm giảm thiểu chi phí nhân sự

- Định lượng các khoản tiết kiệm có thể và các kết quả có thể xảy ra làm giảm chi phí

- Tìm các cơ hội cải thiện mong đợi đối với dịch vụ

Thứ hai, đối với phát triển doanh nghiệp: đánh giá phát triển doanh nghiệp

nên tập trung vào các kết quả của doanh nghiệp đó Các tiêu chí đánh giá trong ngắn hạn bao gồm năng suất lao động, độ thỏa mãn (của nhân viên, của khách hang và cộng đồng) và tính linh hoạt của doanh nghiệp Nhóm tiêu chí thứ hai có ý nghĩa dài hạn đề cập đến tính thích nghi của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh

Một là, năng suất lao động: Năng suất lao động cao phản ánh hiệu quả lao động tốt xét về mặt chất lượng Các tiêu chí đánh giá xuất phát từ mục tiêu doanh nghiệp, sự thừa nhận của phòng tổ chức nhân sự, thực tế quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến và so sánh trong ngành Các câu hỏi có thể đặt ra là:

- Số liệu thống kê nào được sử dụng để đo lường năng suất lao động?

- Có những chương trình nào về năng suất lao động?

- Những người giám sát có được đào tạo thích đáng về phương pháp khuyến khích người lao động, việc áp dụng các quy định làm việc đúng và nhất

quán, và kiến thức về nhất trí đàm phán tập thể?

- Các chuẩn mực về năng suất đã được thiết lập chưa? Có các phương pháp đo lường theo chuẩn mực về năng suất chưa?

- Năng suất có được cải thiện qua thời gian hay không?

Hai là, độ thỏa mãn: một doanh nghiệp phát triển không chỉ dựa trên cơ sở

số lượng đầu ra (thong qua năng suất lao động) mà quan tâm đến chất lượng đầu ra (mang lại độ thỏa mãn cho khách hàng của doanh nghiệp), không tạo ra ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (mang lại độ thỏa mãn cho cộng đồng) và môi trường làm việc tốt cho người lao động trong doanh nghiệp Độ thỏa mãn bao gồm độ thỏa mãn của nhân viên trong doanh nghiệp, của khách hang và cộng đồng bên ngoài

- Độ thỏa mãn của nhân viên doanh nghiệp: mục tiêu cá nhân và mục tiêu doanh nghiệp cần thống nhất với nhau, khả năng giải quyết vẫn đề doanh nghiêp và cá nhân là tối đa, sự phát triển của cá nhân và doanh nghiệp đều được

nuôi dưỡng ví dụ: số liệu thống kê của doanh nghiệp về sự vắng mặt không có lý

do, tình trạng thôi việc, sự chẫm trễ và bất bình của người lao động? xu hướng của vấn đề này như thế nào? Các vấn đề này so với mục tiêu của doanh nghiệp, với thực tế doanh nghiệp khác, thái độ của nhân viên đối với doanh nghiệp như thế nào, điều gì cần để cải thiện độ thỏa mãn của người lao động?

Ba là, độ thỏa mãn của khách hàng và cộng đồng: độ thỏa mãn khách hàng

và cộng đồng được xem là song song với nhau Một số vấn đề có thể vận dụng trong đánh giá quản lý nguồn nhân lực như: ban quản lý khuyến khích nhân viên nâng cao độ thỏa mãn của cộng đồng như thế nào? Doanh nghiệp cần làm them gì

để nâng cao độ thỏa mãn?

Bốn là, tính linh hoạt: là khả năng chuyển đổi nguồn lực nhanh chóng để đáp ứng những thay đổi tạm thời nhưng đáng kể của môi trường Ví dụ như những

sự kiện không dự kiến trước như bão hay thảm họa thiên nhiên có thể làm hỏng các hoạt động, đòi hỏi thay đổi kế hoạch hay hủy bỏ các hoạt động đã dự kiến các tiêu chí có thể sử dụng:

- Các điều khoản hợp đồng lao động có inh hoạt không?

- Có các kế hoạch có thể sử dụng với tình huống khẩn cấp không?

- Các nhà quản lý có được đào tạo thích đáng và có đủ thẩm quyền để điều chỉnh các nguồn lực trước tình huống không dự kiến trước hay không?

- Các nhân viên có được đào tạo thích đáng để xử lý các tình huống khẩn cấp k?

- Các tổ chức của doanh nghiệp có sự phối hợp nhanh chóng các nguồn lực trước những tình huống khẩn cấp hay không?

Năm là, tính thích nghi: khả năng cảm nhận của doanh nghiệp về những thay đổi lâu dài và khả năng điều chỉnh của doanh nghiệp theo những điều kiện rang buộc mới là rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

II) Các kỹ thuật thu thập và các phương pháp phân tích dữ liệu:

1) Các kỹ thuật thu thập dữ liệu:

 Phỏng vấn: là những cuộc trao đổi được thiết kế theo trật tự nhất định phù hợp với mục tiêu thu thập dữ liệu

Ưu điểm: thu thập được các thực tế, thái độ và ý kiến của người được hỏi Người phỏng vấn có thể chi tiết hóa các câu hỏi, giải thích các câu hỏi rõ ràng, ghi chú các vấn đề xảy ra trong quá trình phỏng vấn hoăc linh hoạt tách các câu hỏi được chuẩn bị sẵn để đi theo những đầu mối mà người được hỏi cung cấp

Nhược điểm: tốn kém, mất thời gian Thường chỉ có hai người tham gia vào phỏng vấn và tốc độ chậm trong thu thập thong tin Chi phí về mặt thời gian đáng kể nếu người được hỏi là nhà quản lý cấp cao Do vậy không thể thực hiện với toàn bộ DN Vì thế chọn mẫu các nhân sự dể phỏng vấn được sử dụng

 Lập và gửi bảng hỏi: bảng câu hỏi là văn bản chứa các câu hỏi được trả lời bởi người được hỏi mà người phỏng vấn không cần có mặt các câu hỏi thuộc ba loại: Câu hỏi mở: người được hỏi viết ra câu trả lời; câu hỏi đóng: người được hỏi chọn trong số câu trả lời đã được liệt kê sẵn; câu hỏi xếp hạng: người trả lời định lượng các khái niêm trừu tượng

Ưu điểm: chí phí thấp, có khả năng thu thập được một khối lượng lớn dữ liệu

Nhược điểm: không có sự trao đổi giữa người hỏi và người được hỏi, tốn thời gian gửi trả bảng câu hỏi do không có sự hối thúc với người được hỏi

 Xem xét tài liệu:doanh nghiệp có các kế hoạch, chính sách và thủ tục, cũng như báo cáo, số liệu thống kê được chuẩn bị cho các mục đích quản lý và giám sát Kiểm toán viên có thể xem xét kế hoạch về nhân sự, tiền lương, chính sách trả lương, thủ tục tuyển dụng và giám sát lao động, các báo cáo về thời gian

và công việc hoàn thành, về tiền lương thực tế…

Ưu điểm: nguồn thong tin sẵn có, có giá trị

Nhược điểm: có thể có khó khăn để nhận thức được ý nghĩa mà dữ liệu mang lại Ngoài ra, dữ liệu cũng có thể ở dạng không phù hợp ngay đối với kiểm toán và cần được chỉnh lý trước khi sử dụng

 Quan sát: thông qua quan sát, có thể thẩm định liệu cacschinhs sách

và thủ tục có được thiết kế một cách logic, có hoạt động và được tuân thủ trong thực tế hay không Ví dụ như kiểm toán viên qun sát công tác chấm công xem việc chấm công có diễn ra đúng thời điểm đầu ca làm việc và đối với mọi nhân viên phân xưởng hay không

Ưu điểm: các kiểm toán viên có thể nắm bắt được toàn bộ sự việc tại thời điểm xảy ra, không phụ thuộc vào sự nhận biết dù có thể hạn chế của người quan sát

Nhược điểm: tốn thời gian, quan sát viên có thể quyết định dễ dàng các hoạt động được thể hiện, nhưng có thể không nhận thấy ẩn ý thái độ bên trong của người thực hiện hoạt động đó, ngoài ra quan sát mang tính thời điểm, không chắc chắn những lúc khác cũng vậy

 Thực nghiệm: các hệ thống và thủ tục trong quản lý nhân sự có thể được thể hiện lại với một vài hoạt động nhằm xem xét chúng có hoạt động giống như thiết kế và có mang lại các kết quả như mong đợi hay không Ví dụ để đánh giá xem máy đọc thẻ nhân viên kiểm soát thời gian làm việc có đúng không, kiểm toán viên có thể quẹt thử một vài thẻ và ghi lại thời gian quẹt thẻ, sau đó so sánh với thời gian mà máy đã ghi

2) Phân tích dữ liệu:

a) Phân tích thống kê: sử dụng thống kê mô tả và suy luận thống kê khi phân tích các lĩnh vực như năn suất, thống kê nhân sự và phân tích kết quả điều tra

 Thống kê mô tả: cung cấp số liệu tổng hợp về xu hướng chung của dữ liệu (số trung bình, mode, trung vị), về sự phân tán trong dữ liệu so với xu hướng chung (phương sai, độ lệch chuẩn…)

Ví dụ: Tài liệu phân tổ về năng suất lao động của công nhân trong một xí nghiệp trong kỳ báo cáo như sau:

Năng suất lao động

(sản phẩm/người/tuần)

Số công nhân

1 Năng suất lao động trung bình của công nhân?

6 Độ lệch tiêu chuẩn?

Thống kê mô tả sẽ cung cấp các thông tin: tiền lương trung bình và khoảng tiền lương khi phân loại theo phòng ban hay theo kinh nghiệm công tác; thời gian lãng phí trung bình một tháng của từng phòng ban hay nhà xưởng do công nhân vắng mặt không có lí do chính đáng, tác phong chậm chạp hay gặp phải tai nạn; chi phí trung bình cho bảo hiểm y tế và khoảng chi phí này; sự thỏa mãn của người lao động qua điều tra

 Suy luận thống kê: dữ liệu thu thập từ một mẫu chọn ra từ tổng thể được phân tích bằng các phương pháp toán học để ước lượng giá trị của tổng thể

Ví dụ kết quả quan sát năng suất của một số lao động có thể sử dụng để suy ra thời gian cần thiết để một lao động hoàn thành nhiệm vụ đó

Ưu điểm: cung cấp giá trị ước tính về tổng thể vói sự tiết kiệm về thời gian

và chi phí do không nghiên cứu hết toàn bộ tổng thể

Một cách thức khác của suy luận thống kê là kiểm định giả thuyết thống kê Kiểm toán viên hình thành một giả thuyết, ví dụ thời giant rung bình mà công nhân

có thể hoàn thành một nhiệm vụ ,sau đó ktv quan sát mẫu các nhân viên thực hiện

để thu thập số liệu thực tế số liệu tính được từ mẫu được so sánh với giả thuyết để xem xét liệu sai lệch có ở mức đáng kể hay không

Loại thứ ba của suy luận thống kê là phân tích tương quan và hồi quy Hai biến số được so sánh với nhau để tìm mối tương quan có thế Phân tích hồi quy thì giá trị một biến số được sủ dụng để ước lượng giá trị của một biến số khác Ví dụ ktv thu thập số liệu về thời gian làm việc và kết quả công việc sử dụng phân tích tương quan có thể thấy hai biến số có biến động cùng nhau hay không, cùng chiều hay ngược chiều, với phân tích hồi quy có thể thấy mức độ ảnh hưởng của thời gian làm việc đến kết quả công việc của nhân viên từng phân xưởng Từ đó tìm ra những vấn đề bất thường nếu có

b) Trình bày và biểu thị dữ liệu: kết quả phân tích dữ liệu từ các kỹ thuật nêu trên có thể được thể hiện ở bảng biểu hay đồ thị để cho thấy các xu hướng và giúp so sánh một cách dễ dàng Ví dụ dùng đồ thị để biểu thị năng suất lao động của các phân xưởng khác nhau qua thời gian để đánh giá tính hợp lý

III) Quy trình kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực:

1) Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:

 Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán:

Mục tiêu: đánh giá và nâng cao tính hiệu quả hiệu năng của hoạt động được kiểm toán Kiểm toán viên cần thu thập thông tin về thực trạng hoạt động được kiểm toán, so sánh thực trạng với các tiêu chuẩn đánh giá và nhận định về tính hiệu quả hiệu năng, xác định nguyên nhân tìm kiếm các giải pháp khắc phục hay nâng cao cho doanh nghiệp

Phạm vi kiểm toán đề cập đến hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực nào,

ở bộ phận nào cần được xem xét, trong khoảng thời gian nào

 Thu thập thông tin: kiểm toán viên cần xác định thời gian và phạm vi trao đổi với nhà quản lý phụ trách phòng tổ chức nhân sự, xem xét các báo cáo giấy tờ làm việc và kết quả theo dõi kiến nghị trong hồ sơ kiểm toán lần trước, xem xét tài liệu kế hoạch nhân sự, chính sách và thủ tục tuyển dụng, đào tạo, trả lương, khen thưởng và kỷ luật, quy định và thủ tục đánh giá công việc thực hiện, xác định liệu có nhân sự nào khác cần liên hệ ngoài nhà quản lý phòng tổ chức nhân sự và lien hệ phòng tổ chức nhân sự với nhân sự lien quan để thu thập thông tin

 Lập kế hoạch kiểm toán: là quá trình cân đối giữa nhu cầu và khả năng kiểm toán, bao gồm các công việc xác định thủ tục kiểm toán cần thực hiện, thời gian thực hiện các thủ tục đó và người thực hiện Cụ thể:

Đánh giá hoạt động tuyển dụng các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm xem xét tài liệu về qui định tyển dụng, kế hoạch tuyển dụng; phỏng vấn

Lập kế hoạch và bố trí nhân sự: xem xét tài liệu về mục tiêu và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, kế hoạch tuyển dụng, phỏng vấn

Đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển: xem xét tài liệu, phỏng vấn

Hệ thống đánh giá: xem xét tài liệu về thiết kế hệ thống đánh giá, so sánh với ngành về tính hợp lý; quan sát hoạt động của hệ thống đánh giá trong thực tế; phỏng vấn

Chính sách tiền lương, khen thưởng, phúc lợi: xem xét tài liệu; so sánh với doanh nghiệp trong cùng ngành; phỏng vấn về độ thỏa mãn với tiền lương và các khoản khen thưởng và phúc lợi

Quan hệ lao động: về y tế và bảo hộ lao động, kiểm toán viên xem xét tài liệu; quan sát thực tế môi trường làm việc; phỏng vấn nhân viên

Tuân thr các quy định pháp lý: phỏng vấn cán bộ nhân sự: xem xét tài liệu; quan sát thực tế; phỏng vấn nhân viên đơn vị